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Immagina questa situazione: stai organizzando una festa. La tua casa è piena di ospiti festanti. Qualcuno dice: "Mi sta venendo fame... Ordiniamo delle pizze!"
Stai cercando di capire quante pizze ordinare. Se ne ordini troppe, ti ritroverai a mangiare peperoni avanzati per giorni. Se ne ordini troppo poche, alcuni dei tuoi ospiti non ne avranno nemmeno una fetta.
Ma sei anche limitato dallo spazio sul bancone e dai soldi nel portafoglio.
Come si fa a soddisfare tutti ottenendo al contempo il massimo valore dal proprio investimento?
Proprio come gli organizzatori di feste, ogni project manager dovrebbe sapere come allocare le risorse in modo oculato. Nessun progetto ha un budget illimitato o un numero illimitato di membri del team, ma puoi utilizzare l'allocazione delle risorse per massimizzare la produttività e l'esito positivo del progetto.
Tutto sta in una preparazione accurata e in un piano strategico volto a sfruttare al meglio ciò che hai a disposizione.
Scopri come allocare risorse sufficienti a tutti i tuoi progetti in modo da far terminare il lavoro e far sì che tutti abbiano una fetta di pizza. Festeggiamo!
Che cos'è l'allocazione delle risorse?
L'allocazione delle risorse è il processo che consiste nell'identificare tutte le risorse disponibili per un progetto, siano esse umane o finanziarie, e poi assegnarle strategicamente alle attività che consentono loro di fare il loro meglio.
Per le agenzie che gestiscono più progetti per diversi clienti, l'allocazione delle risorse è fondamentale per dare un senso al caos creativo. Abbinare la persona giusta, o la risorsa giusta, al progetto giusto rende tutti più felici alla fine. Il tuo staff può lavorare sui progetti per cui è più adatto, così i clienti riceveranno probabilmente risultati e prodotti finali di alta qualità.
Man mano che i progetti evolvono e le aspettative dei clienti cambiano, le risorse vengono riallocate per mantenere lo stato dei progressi in linea con le tempistiche del progetto.
Cosa si intende per risorse?
Le tue risorse sono tutte le risorse aziendali necessarie per completare attività o progetti. Queste possono includere:
- Singoli individui
- Team o reparti
- Budget
- Tempo
- Hardware e software
- Settore immobiliare
- Processi
- Proprietà intellettuale
- Tecniche e competenze
Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse?
Di solito, i project manager sono responsabili dell'allocazione delle risorse perché hanno la maggiore visibilità e il controllo sui budget di progetto, sull'ambito di lavoro e sulla gestione delle attività. Tuttavia, le grandi organizzazioni potrebbero distribuire queste responsabilità tra diversi ruoli o disporre di reparti dedicati alla gestione delle risorse.
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I vantaggi di un'allocazione efficace delle risorse
Non allocare bene le risorse è come mandare una sola persona a ritirare dieci pizze da sola mentre le altre 15 chattano a Home. Ci vorrà molto più lavoro richiesto e tempo a quella persona per andare a prendere quelle pizze, con il rischio che tutti finiscano per mangiare peperoni freddi.
Che peccato!
Perché non mandare tre persone a dare una mano, così tutti potranno gustarsi una fetta calda al più presto?
L'allocazione delle risorse ti consente di sfruttare al massimo la manodopera, il denaro e le risorse a tua disposizione, in modo che i clienti possano ricevere un lavoro di alta qualità. Allo stesso tempo, la tua agenzia riduce al minimo il burnout del team attraverso una distribuzione uniforme del lavoro.
Altri vantaggi dell'allocazione delle risorse includono:
- Massimizza l'efficienza. L'allocazione delle risorse aiuta l'agenzia ad accettare tutti i progetti che i tuoi team sono in grado di gestire: niente più opportunità perse a causa di un eccesso di personale, né fallimenti dei progetti dovuti a carenza di personale
- Favorisce la collaborazione . Il client e il tuo team sanno chi sta lavorando a cosa perché hai suddiviso chiaramente attività e responsabilità all'interno del team
- Aumenta i margini di profitto della tua agenzia. Ottieni il massimo dal budget di ogni progetto e controlla i costi del personale
- Aumenta la soddisfazione dei clienti. Ottieni risultati migliori mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi e assegnando le persone giuste a ogni incarico
Come gestire le risorse e definire le aspettative dei clienti
Poiché l'allocazione delle risorse fa il punto sulle risorse disponibili per un progetto in un determinato momento, si tratta di un piano a breve termine, ma con effetti di lungo raggio. È uno strumento fondamentale per la pianificazione della capacità e la gestione delle aspettative dei clienti. Con un'allocazione efficace delle risorse, il tuo progetto avrà tutto ciò che serve per avere un esito positivo, comprese le risorse giuste e un calendario realistico.
Bonus: Strumenti per la pianificazione della capacità & Modelli per la pianificazione della capacità
Definisci l'ambito del tuo progetto
Nessuno chef inizia a cucinare senza immaginare cosa cucinerà, giusto?
Allo stesso modo, il primo passaggio nel project management è definire l'ambito del tuo progetto. Senza comprendere l'ambito del tuo progetto, è impossibile prendere decisioni sull'allocazione delle risorse!
Nell'ambito dell'ambito del tuo progetto, devi definire quanto segue:
- Il capitolato d'oneri: quali attività sono necessarie e quali sono fuori dall'ambito del progetto
- Vincoli del progetto quali budget e scadenze
- Calendario e sequenza del progetto con le attività cardine
- Risultati o output del progetto
L'ambito del progetto ti aiuta a pianificare e comprendere un nuovo progetto a livello generale. Utilizza queste informazioni per:
- Pianifica quante risorse ti serviranno per completare il tuo progetto entro i tempi previsti
- Suddividi il progetto in attività più piccole
- Decidi come assegnare tali attività ai membri del tuo team
Fai il punto sulle tue risorse
Prima di scegliere i condimenti per la tua pizza, devi sapere quali sono disponibili e quali sono le preferenze di tutti. Allo stesso modo, per scegliere le risorse migliori per un lavoro, devi prima capire in cosa eccelle ogni persona e che tipo di lavoro preferisce svolgere.
Quando pianifichi un progetto, dovresti comprendere le capacità del tuo team e la qualità delle risorse a tua disposizione. In questo modo potrai allocare tali risorse dove saranno più efficaci.
Quali sono i loro punti di forza e le principali aree di competenza? Abbina i requisiti del tuo progetto alle risorse in grado di soddisfarli.
Esempio di piano per la pianificazione delle risorse in un'agenzia
Supponiamo che il tuo progetto preveda la gestione di una campagna pubblicitaria pay-per-click per un cliente SaaS B2B nel settore della business intelligence. Nella tua agenzia ci sono due responsabili PPC: Jason, che ha già lavorato con altri clienti tecnologici B2B, e Sara, che ha lavorato principalmente con clienti B2C nel settore della vendita commerciale.
Sara dice di sentirsi meno a suo agio nel gestire il PPC per questo client perché non conosce bene il software B2B, tanto meno un settore altamente tecnico come quello della BI. Jason, invece, è sicuro di essere la persona giusta per questo lavoro grazie alla sua precedente esperienza nel B2B.
Per questo progetto, dovresti assolutamente affidare l'incarico all'account di Jason!
Qual è la disponibilità e la capacità delle tue risorse? I membri del team raramente lavorano su una sola cosa alla volta, ma tutti sono limitati dal numero di ore settimanali o giornaliere che possono dedicare al lavoro. Devi assicurarti che il tuo team disponga di ore di lavoro sufficienti da assegnare a questo specifico progetto.
Ricorda che le assenze, sia pianificate che impreviste, incidono sulla disponibilità, quindi assegna le attività ai dipendenti tenendo conto dei periodi di contingenza. I dipendenti possono (e dovrebbero) prendere ferie retribuite o congedi per malattia, il che significa che in quei giorni non sono disponibili.
Le riunioni possono distogliere i dipendenti dalle attività del progetto anche durante le normali giornate lavorative. Inoltre, tutti hanno bisogno di almeno 15 minuti al giorno per portare a spasso il cane o prendersi un latte macchiato alla zucca!
Non allocare mai risorse in eccesso. Un'allocazione eccessiva può portare al burnout e a una minore produttività. L'esito positivo del tuo progetto non vale mai la pena di sacrificare la felicità e l'efficacia del tuo team.
Quando allochi le risorse, fai riferimento a calendari e programmi e adatta le sequenze di conseguenza per tenere conto della disponibilità delle risorse. Ottimizza l'utilizzo delle risorse in modo che i tuoi progetti abbiano sempre esattamente ciò di cui hai bisogno.
Assegna direttamente le attività ai membri del team per una visibilità completa
Una volta che sai cosa può realizzare il tuo team di progetto, il passaggio successivo è delegare le attività giuste a ciascuna persona in base alle sue competenze e disponibilità.
Prepara il tuo team al successo! Fornisci quante più informazioni possibili per assicurarti che tutti capiscano cosa ci si aspetta da loro. Chiarisci tutti i dettagli essenziali per ogni attività: le responsabilità, i risultati attesi e le date di scadenza.
In ClickUp, è facile suddividere il tuo progetto in parti più piccole con attività, attività secondarie e liste di controllo. Puoi quindi assegnare rapidamente ogni elemento ai membri del tuo team con pochi clic!
Ecco una panoramica più dettagliata:
- Attività di ClickUp : Suddividi i tuoi progetti in attività e attività secondarie realizzabili, che puoi facilmente assegnare ai membri del tuo team. Il tuo team potrà così lavorare all'intero progetto un passaggio alla volta.
- Lista di controllo ClickUp: crea semplici elenchi di cose da fare che il tuo team può spuntare rapidamente man mano che porta a termine le attività. Usa queste liste per pianificare i passaggi, eseguire controlli di qualità e tenere traccia dell'andamento del tuo progetto.
Per alcune attività, una sola persona non basta, specialmente quando le scadenze sono strette.
Fortunatamente, grazie alla possibilità di assegnare più assegnatari a un'attività di ClickUp, puoi aggiungere rapidamente altri assegnatari a un'attività se necessario. Così, la prossima volta che un'attività richiede una mano in più, potrai assegnarla in un batter d'occhio.
Pianifica tenendo conto delle dipendenze per evitare un uso eccessivo delle risorse limitate
Il fattorino della pizza non arriverà alla tua porta se prima non riesce a parcheggiare. Se il tuo vialetto è pieno, la serata pizza salta – e questo semplicemente non è un'opzione.
Allo stesso modo, i progetti presentano intrinsecamente delle dipendenze, ovvero relazioni tra attività e risorse che influenzano la disponibilità di tali risorse.
Considera le dipendenze delle risorse, ovvero quando più attività richiedono la stessa risorsa con limite. Supponiamo che tu abbia bisogno di 10 nuove grafiche entro venerdì, ma nel team ci sia un solo grafico che è già assegnato ad altri progetti fino a mercoledì.
In questo caso, dovresti adeguare la pianificazione del progetto per tenere realisticamente conto della disponibilità limitata del tuo team. Oppure valuta l'assunzione di un altro grafico, a tempo pieno o freelance, per fornire l'assistenza necessaria a rispettare le scadenze.
Le dipendenze tra attività si verificano anche quando lo stato di avanzamento di un'attività dipende da quello di un'altra attività. Ad esempio, devi attendere il feedback dei clienti prima di completare le revisioni del progetto in linea con le loro richieste. È come stendere un impasto per pizza fino a ottenere una base perfetta prima di aggiungere i condimenti!
Distribuisci e pianifica le attività in base a queste dipendenze. Tieni d'occhio eventuali colli di bottiglia e assicurati che nessuno debba aspettare gli altri troppo a lungo. Mantieni una comunicazione costante sulle attività in sospeso e sugli elementi da intraprendere, e adegua le aspettative di conseguenza in caso di ritardi nel progetto.
Valuta l'adozione di una metodologia di project management Agile o Scrum per eliminare o aggirare le dipendenze.
Le dipendenze di ClickUp ti aiutano a mappare i collegamenti tra attività e risorse. In questo modo, puoi tenere sotto controllo tutte le dipendenze del tuo progetto prima che abbiano la possibilità di diventare ostacoli.
Ecco altri modi in cui le dipendenze aiutano il tuo team a rimanere concentrato:
- Tutti sanno sempre a cosa dare la priorità, cosa può aspettare e quali sono i prossimi passi da compiere. Meno malintesi, più risultati!
- ClickUp avvisa gli assegnatari quando le loro attività vengono sbloccate o quando vengono aggiunte o rimosse delle dipendenze. Questo elimina i tempi di attesa, consentendo ai membri del team di concentrarsi esclusivamente sulle attività da svolgere nel frattempo.
- Avvisa gli utenti prima di chiudere attività che dipendono da altre attività, impedendo loro di saltare o dimenticare requisiti fondamentali
Puoi aggiungere dipendenze alle singole attività manualmente o visivamente, tracciando collegamenti tra le attività su un grafico Gantt.
Effettua il monitoraggio dello stato e riassegna le risorse di conseguenza
Idealmente, si assegnano le risorse a un progetto e tutto procede secondo il piano. Tuttavia, in caso di ritardi o cambiamenti, potrebbe essere necessario riallocare le risorse.
Niente panico! La riallocazione è una parte normale della gestione delle risorse.
Il primo passaggio è tenere sotto stretta osservazione la capacità del team in relazione al soddisfacimento dei requisiti del progetto. Poniti queste domande quando valuti la tua capacità attuale:
- Alcuni membri del team sono sovraccarichi di lavoro?
- Alcuni dipendenti sono improvvisamente diventati indisponibili a causa di fattori incontrollabili come interruzioni di Internet, dimissioni o riassegnazione a un altro progetto?
- Rischiate di non raggiungere le attività cardine?
- L'ambito del tuo progetto è cambiato, richiedendo un lavoro aggiuntivo e inaspettato?
In tal caso, il passaggio successivo è comunicare i cambiamenti al client o agli stakeholder del progetto. Tienili aggiornati sull'andamento del progetto il prima possibile e con la massima frequenza, includendo eventuali cambiamenti nell'ambito di lavoro o ritardi.
Questo aiuta a gestire le aspettative, in modo che gli stakeholder siano meno inclini a farsi cogliere alla sprovvista, a rimanere delusi o sorpresi da cambiamenti o contrattempi.
Il processo di allocazione delle risorse può comportare una ridefinizione dell'ambito del progetto e la ricerca di membri aggiuntivi del team che possano aiutare con il lavoro extra. Alcune aziende creano un piano di allocazione delle risorse di backup, individuando dipendenti con competenze rilevanti che possano subentrare all'occorrenza o mantenendo un pool di liberi professionisti in grado di fornire supporto immediato.
Potrebbe inoltre essere necessario adeguare le sequenze e le scadenze di tutte le attività del progetto per riflettere la capacità del tuo team e tenere conto di ritardi imprevisti.
L'allocazione delle risorse di per sé, oltre alla riassegnazione delle attività a valle, può richiedere molto lavoro, ma non deve necessariamente essere un lavoro difficile!
Valuta l'utilizzo di strumenti di gestione delle risorse che mantengano il tuo team in linea con gli obiettivi grazie a una visibilità centralizzata. Non dovrai più cercare tra i vari fogli di calcolo, documenti e post-it, né passare continuamente da un calendario all'altro di tutti i membri del team.
Potremmo essere di parte, ma crediamo che ClickUp sia un ottimo (osiamo dire il migliore?) strumento di allocazione delle risorse. Riunisce tutte queste informazioni in un unico posto, così puoi tenere traccia dei tuoi progressi e della capacità del team in tempo reale. Puoi creare dashboard personalizzabili per vedere come sta andando il tuo team e dove potresti rimanere indietro.
Questo è uno dei modi in cui Diggs utilizza ClickUp per tenere sotto controllo i propri progetti. I risultati? Maggiore trasparenza nella gestione del carico di lavoro, meno tempo speso in comunicazioni avanti e indietro e un uso più produttivo del tempo di tutti.
Per noi è un successo!
Riduci al minimo lo scope creep
Puoi fare un ordine per quella che ritieni sia una quantità sufficiente di pizza per tutti gli invitati alla tua festa, ma non puoi sempre prevedere quanto mangeranno. Cosa succede se inaspettatamente finisci la pizza?
A parte versare qualche lacrima (comprensibilmente), ora devi cambiare marcia per raggiungere il tuo obiettivo di sfamare tutti i tuoi ospiti.
Si tratta di un caso di scope creep, ovvero un progetto che si espande oltre l'ambito originario e richiede risorse aggiuntive, tra cui tempo, denaro e personale extra. Lo scope creep minaccia l'esito positivo del tuo progetto aggiungendo lavoro extra senza estendere la tempistica del progetto, creando ulteriore pressione sui membri del tuo team affinché facciano di più in meno tempo.
Puoi fare del tuo meglio per prevenire lo scope creep definendo limiti ben precisi nella dichiarazione dell'ambito del progetto, ma a volte è inevitabile. In questi casi, una buona gestione del cambiamento mette in atto strutture e processi per mitigare lo scope creep.
Ciò garantisce che i responsabili delle decisioni ti informino al più presto in merito alle modifiche dell'ambito e ti diano lo spazio e il tempo necessari per riallocare o aggiungere risorse di conseguenza.
Seguire il flusso è importante, ma lo è anche evitare il sovraccarico di lavoro del tuo team! Dopotutto, devono andare a una festa con la pizza.
Esempi e modelli di allocazione delle risorse
Supponiamo che tu sia un project manager incaricato di lanciare una campagna di influencer marketing per Marinara, un'app mobile per la produttività basata sul metodo Pomodoro. Ecco un esempio di come potrebbe presentarsi il tuo piano di allocazione delle risorse:
- Definisci l'ambito del tuo progetto: promuovi Marinara su 10 account TikTok incentrati sulla produttività con oltre 50.000 follower nel quarto trimestre.
- Comprendi le tue risorse: il budget del progetto è di 10.000 $. Il tuo team è composto da un responsabile dell'influencer marketing, un responsabile del marketing di prodotto, uno specialista IT e uno specialista delle buste paga.
- Assegnazione delle attività: Il responsabile dell'influencer marketing identificherà gli influencer e comunicherà con loro. Il responsabile del marketing di prodotto definirà il messaggio relativo al prodotto e creerà un kit del marchio a cui gli influencer potranno fare riferimento. Nel frattempo, il responsabile IT concederà l'accesso all'app e risolverà eventuali problemi tecnici. Il responsabile delle risorse umane raccoglierà i documenti relativi alle buste paga e si assicurerà che gli influencer vengano pagati per il loro lavoro.
- Pianifica tenendo conto delle dipendenze: il responsabile del marketing di prodotto sta lavorando anche al lancio di una nuova funzionalità/funzione prevista per ottobre, quindi pianificherai in modo che completi le proprie attività entro settembre. Il PM creerà un elenco di influencer di backup da contattare nel caso in cui uno di loro dovesse rinunciare.
- Monitoraggio dei progressi: questa campagna di marketing si svolgerà da agosto a novembre con cinque attività cardine. Se una persona è sovraccarica di lavoro, aggiungi risorse al team o estendi la sequenza del progetto di conseguenza. Monitorerai i progressi in ClickUp tramite i dashboard e comunicherai se qualche scadenza rischia di non essere rispettata.
- Riduci al minimo lo scope creep: supponiamo che Marinara voglia 15 TikTok o, in alternativa, influencer con oltre 100.000 follower. Dovrebbero richiedere modifiche all'ambito del progetto entro la fine di agosto per rimanere in linea con l'attuale Sequenza del progetto. Altrimenti, dovrai accettare di modificare la Sequenza del progetto per adattarla al cambiamento di ambito. Il PM identificherà quindi e contatterà ulteriori influencer che soddisfino tali requisiti.
Sei pronto a identificare e allocare le tue risorse? ClickUp è qui per aiutarti! Iscriversi ed iniziare a utilizzarlo è completamente gratis e richiede solo pochi secondi. Inizia subito con questi modelli di allocazione delle risorse, progettati per dare una marcia in più al tuo project management oggi stesso!
Il modello di allocazione delle risorse di ClickUp
Il modello di allocazione delle risorse di ClickUp ti aiuta a tenere traccia della capacità e della disponibilità di tutte le risorse della tua organizzazione in un unico posto. Include queste comode visualizzazioni:
- Vista Elenco: visualizza tutte le attività in un unico elenco. Raggruppa, ordina e filtra le cose da fare con facilità. Organizzale nel modo che preferisci, che sia per clienti, progetti o altro!
- Vista Bacheca: visualizza e sposta le attività su questa bacheca in stile Kanban che organizza gli elementi da intraprendere in base allo stato.
- Vista Carico di lavoro: visualizza la quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team in un determinato periodo di tempo, ad esempio una settimana, due settimane o un mese. Confronta il carico di lavoro assegnato a ciascuna persona con la sua capacità complessiva.
Questo modello è completamente personalizzabile per adattarsi ai tuoi flussi di lavoro di gestione delle risorse . Sfrutta questo modello per ottenere una panoramica completa della capacità del tuo team e dello stato dei progressi verso il completamento del progetto e il raggiungimento dei risultati attesi.
Il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp
Il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp offre una varietà di modi per visualizzare e allocare le risorse all'interno del tuo team.
Oltre alle viste incluse nel primo modello, questo modello offre altre due viste:
- Sequenza: visualizza il tuo programma in modo lineare su una sequenza temporale. Perfetta per la pianificazione delle risorse e le roadmap!
- Vista Gantt: visualizza le tue attività e le loro dipendenze su una sequenza del diagramma di Gantt. Valuta rapidamente eventuali ostacoli o colli di bottiglia per far progredire il tuo progetto.
Questo modello ti aiuta a pianificare in modo proattivo in base alle risorse disponibili, inclusi i budget e gli orari dei membri del team. Come tutti i nostri modelli, è personalizzabile, quindi puoi adattarlo alle tue esigenze e renderlo tuo.
Correlato: Software di pianificazione delle risorse aziendali
L'allocazione delle risorse è un processo in corso
Non basta allocare le risorse prima dell'inizio del progetto e considerare il lavoro concluso. Devi tenere sotto controllo i tuoi progetti, bilanciando attentamente la capacità del tuo team con i requisiti del progetto. Poiché i fattori che possono influire sull'esito positivo del tuo progetto cambiano continuamente, devi anche essere abbastanza flessibile da adeguare la tua strategia di allocazione delle risorse in base alle necessità.
ClickUp è il miglior software di project management per i team, con una solida serie di funzionalità che ti aiutano a gestire le risorse, a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e a portare a termine le attività rapidamente. Aiutiamo i project manager e i principali responsabili delle decisioni ad allocare le risorse e a supervisionare l'intero ciclo di vita del progetto come dei veri professionisti.
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E tieni il tuo ristorante di pizza preferito tra le chiamate rapide: con il nostro aiuto non rimarrai mai a corto di bontà al formaggio!
Domande frequenti (FAQ)
L'errore più comune è assegnare il lavoro in base alla disponibilità anziché alle competenze. Questo porta a rielaborazioni, ritardi e burnout. Usa uno strumento per la gestione del carico di lavoro come ClickUp Vista Carico di lavoro per abbinare le persone alle attività in base alla capacità e alle competenze.
Capirai che il tuo team è sovraccarico se le scadenze vengono superate, le attività si accumulano dietro una sola persona o la qualità del lavoro cala. Una panoramica in tempo reale della capacità, come la vista Carico di lavoro e Sequenza di ClickUp, può evidenziare il sovraccarico prima che diventi un problema.
Gli strumenti che offrono visibilità su capacità, tempistiche, dipendenze e budget sono i più efficaci. ClickUp combina tutte queste funzionalità con la vista Carico di lavoro, i diagrammi di Gantt, il monitoraggio del tempo e i riepiloghi basati sull'IA, così non avrai bisogno di fogli di calcolo o di più app.
Centralizza ogni progetto, carico di lavoro e scadenza in un unico posto. Una vista unificata, come la combinazione Portfolio + Carico di lavoro di ClickUp, ti consente di individuare conflitti, sovrapposizioni e capacità inutilizzata tra tutti i clienti o i flussi di lavoro.