Como escrever um caso de negócios: a fórmula para obter a aprovação do projeto pelas partes interessadas

Você acha que encontrou uma solução para um dos problemas mais urgentes de sua empresa? Quer ir direto aos seus superiores e contar a eles sobre a sua ideia, desfrutando da glória do seu momento eureca? 💡

Antes de fazer isso, respire fundo e considere se a sua solução exige um compromisso financeiro significativo ou uma mudança para a funções críticas de negócios . Se isso acontecer, você deve aprender a escrever um caso de negócios para apresentar adequadamente sua ideia aos superiores.

Nunca fez isso antes? Não se preocupe. Neste artigo, exploraremos:

• O conceito de umcaso de negócios* A diferença entre um business case e um plano de negócios
• O processo de criação de um caso de negócios convincente
• Algunsexemplos da vida real para entender como os casos de negócios ajudam a obter a aprovação do projeto

O que é um caso de negócios?

Um caso de negócios explica como as recompensas de investir em uma ideia ou iniciativa de negócios superam os riscos e os custos.

É um dos muitos documentos de gerenciamento de projetos (como um carta de projeto ou um plano de projeto ) que você pode ter de criar ao buscar o sinal verde para prosseguir com um projeto. Um business case bem elaborado pode ser crucial para obter a aprovação de seu cliente, da gerência ou de outras partes interessadas nos estágios iniciais de seu projeto ciclo de vida do projeto . 🟢

Importância de um caso de negócios no gerenciamento de projetos

A principal função de um caso de negócios é justificar um investimento. Ele desempenha outras funções importantes que tornam o gerenciamento de projetos mais eficiente . Algumas delas incluem:

• Dar clareza: A elaboração de um caso de negócios requer planejamento e pesquisa cuidadosos, o que traz clareza de pensamento e melhora sua compreensão da iniciativa ou do projeto que você vai propor
• Otimização de recursos: Um business case ajuda a garantir que os recursos da empresa estejam sendo usados de forma produtiva e contribuindo para seus objetivos estratégicos de longo prazo
• Eliminação de dúvidas: Ao comparar diferentes soluções, o documento elimina qualquer dúvida de que uma forma alternativa de resolver um problema de negócios seja melhor do que a que você está propondo

A preparação de um business case pode exigir muito tempo e esforço, portanto, só faz sentido quando um projeto ou uma iniciativa exige um compromisso financeiro significativo. Para todas as outras aprovações, você pode usar o termo de abertura do projeto. Alguns cenários em que um business case pode fazer sentido incluem:

• Um novo projeto
• Nova linha de produtos
• Introdução de um novopersona do cliente para suaestratégia de marketing* Grandes mudanças na cadeia de suprimentos, como a introdução de novos fornecedores ou distribuidores

Qual é a diferença entre um business case e um plano de negócios?

Embora um caso de negócios possa parecer um sinônimo de um plano de negócios, ele não é um plano de negócios embora o plano de negócios seja um documento de negócios, com base em sua definição, conteúdo e nome, há grandes diferenças entre eles. As mais notáveis são:

1. Caso de uso: Um plano de negócios é feito para um negócio totalmente novo, enquanto um caso de negócios é criado quando se solicita um compromisso financeiro substancial em um negócio existente
2. Propósito: Um plano de negócios tem como objetivo definir a estratégia completa do negócio, enquanto um business case tenta explicar as vantagens de uma iniciativa específica
3. Conteúdo: Um plano de negócios inclui informações sobre:
   
   • A missão e visão da empresa
     • Projeções financeiras
   • Análise SWOT
     • Análise de mercado
   • Estratégia de entrada no mercado
     • Perfil da equipe

Um caso de negócios, por outro lado, inclui apenas projeções financeiras, riscos e custos de um projeto

1. Nível de detalhe: Dado o escopo de informações que precisam cobrir, os planos de negócios tendem a ser muito mais detalhados do que os casos de negócios

Elementos-chave de um caso de negócios

Embora a estrutura exata de um caso de negócios varie de acordo com uma situação específica, aqui estão alguns dos componentes essenciais:

1. Resumo executivo

O sumário executivo fornece uma visão geral rápida dos detalhes críticos abordados em seu caso de negócios.

Como os gerentes e executivos geralmente não têm muito tempo, o sumário executivo geralmente será a única parte do documento que eles realmente lerão. É por isso que é fundamental acertar nessa parte do documento e deixar uma primeira impressão poderosa.

2. Definição do projeto

A definição do projeto estabelece o contexto do seu caso de negócios, explicando o problema que você pretende resolver. Ela destaca um requisito comercial não atendido, descreve por que ele não está sendo atendido e, por fim, apresenta a sua solução para resolver as deficiências mencionadas.

3. Avaliação financeira

Este é o ponto crucial da questão - a parte da avaliação financeira descreve o ROI que a iniciativa ou o projeto proposto provavelmente gerará para a empresa. Ela também abrange o custo esperado de execução de seu projeto ou implementando sua solução.

4. Metas do projeto e critérios de sucesso

Essa parte do caso de negócios define todos os objetivos e principais resultados (OKRs) que você deseja alcançar com o projeto ou a solução proposta. Ele também explica como essas metas se alinham com as metas de curto e longo prazo da empresa. Por fim, ele estabelece critérios de sucesso para seu projeto na forma de KPIs e métricas-chave .

5. Escopo e cronograma do projeto

O escopo do projeto define limites e fronteiras para o seu projeto, alocando recursos e orçamentos e desenvolvendo um cronograma para a conclusão.

6. Riscos e estratégias de atenuação

Um caso de negócios deve listar todos os riscos associados à implementação da solução proposta e as estratégias de mitigação para lidar com eles. Ele também pesa as abordagens alternativas e seus respectivos riscos para explicar por que sua iniciativa deve ser a opção preferida.

Como escrever um caso de negócios em 8 etapas

A redação de um business case é uma tarefa elaborada que exige uma pesquisa extensa e várias análises, desde a análise SWOT e de custo-benefício até a análise das partes interessadas. Não é um passeio no parque, mas se torna muito mais fácil com um excepcional plataforma de gerenciamento de projetos como Clique emUp .

O ClickUp fornece aos gerentes de projeto e profissionais de negócios todas as ferramentas de que precisam para elaborar um caso de negócios que conquistará os corações e mentes de seus superiores - desde modelos prontos até recursos de gerenciamento de documentos com tecnologia de IA. Vamos descobrir como escrever um caso de negócios em oito etapas com a ajuda do ClickUp.

Etapa 1: Identificação do problema

Muitos empreendimentos comerciais fracassam porque criam soluções para problemas inexistentes. Para evitar esse cenário, certifique-se de considerar o seguinte:

• Objetivo(s) que sua empresa deseja alcançar. Exemplos incluem alcançar ummeta de receitaatender a uma necessidade não atendida do cliente ou obter uma vantagem competitiva
• Problema(s) que impede(m) sua empresa de atingir os objetivos desejados. Os exemplos incluem a falta deeficiência operacionaldirecionamento incorreto de clientes eproblemas na cadeia de suprimentos* A solução que você deseja propor para resolver o problema e atingir os objetivos
• Evidência eestudos de caso para provar que sua solução proposta pode de fato resolver o problema

Uma maneira estruturada de identificar os problemas de sua empresa é usar o Modelo de análise de causa raiz do ClickUp . Classifique tudo o que está acontecendo de errado em sua empresa em várias colunas "Por que" e, em seguida, adicione suas causas-raiz nos blocos com códigos de cores relevantes. Depois de analisar as causas-raiz, você pode personalizar sua solução para direcioná-las e corrigi-las.

Use o modelo de análise de causa raiz do ClickUp para identificar problemas de negócios e suas causas e desenvolver planos de ação corretiva

Etapa 2: Identificação das partes interessadas

Depois de identificar o problema, a próxima etapa é identificar as partes interessadas para as quais você apresentará seu caso de negócios. Uma parte interessada é qualquer pessoa que tenha uma palavra a dizer na aprovação de seu caso de negócios. Dependendo do escopo e da complexidade do seu caso de negócios, uma ou todas as partes interessadas a seguir podem desempenhar um papel na sua aprovação:

• ODiretor executivo (CEO) da empresa
• O chefe do departamento financeiro
• O diretor de operações comerciais
• O chefe do departamento de marketing e vendas
• O representante de um cliente

Discuta sua iniciativa com as partes interessadas para ver se elas estão interessadas nela ou não. Isso também pode ajudá-lo a entender a perspectiva deles sobre o problema que você pretende resolver. Afinal, você não quer se esforçar em um caso de negócios completo para que as partes interessadas o rejeitem. 🙅‍♂️

A maneira mais fácil de identificar as principais partes interessadas é aproveitar a Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp . Essa estrutura pode ajudá-lo a avaliar a influência e o nível de apoio de todas as partes interessadas que desempenharão um papel na aprovação do seu caso de negócios. Essas informações também podem ser úteis quando você quiser coletar feedback de uma parte interessada.

Identifique os principais participantes de um projeto e seu nível de apoio usando o modelo de análise de partes interessadas do ClickUp

Etapa 3: Elaboração de informações básicas e definição do projeto

Depois de identificar o seu problema e as partes interessadas envolvidas, é hora de começar a redigir o seu caso de negócios.

A primeira parte é a seção de definição do projeto, que prepara o contexto para a apresentação do seu caso às partes interessadas. Ela aborda o problema que você caso de negócios propõe para resolver e explica por que a solução do problema é importante. A seção deve abranger o seguinte:

• O problema que você identificou e seu impacto nas funções de negócios
• Como seu projeto ou solução pode resolver o problema
• As metas que seu projeto ou iniciativa deseja atingir
• Comoobjetivos do projeto se alinham com os objetivos de curto prazo da empresa
• Os critérios de sucesso de seu projeto ou iniciativa
• Como o sucesso do projeto levará a empresa a atingir suas metas estratégicas de longo prazo

A melhor ferramenta para redigir essa parte do documento é Documentos do ClickUp -O editor de texto integrado e a plataforma de gerenciamento de documentação do ClickUp.

Com as possibilidades de edição colaborativa do ClickUp Docs, você e as partes interessadas podem trabalhar no documento do caso de negócios em tempo real, garantindo sua conclusão rápida e precisa. As partes interessadas também podem fazer comentários sobre áreas de melhoria . Por fim, você pode adicionar uma imagem de capa para tornar seu caso de negócios mais atraente ou usar comandos de barra para adicionar rapidamente blocos atraentes de texto formatado.

Use o ClickUp Docs para formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência

Etapa 4: Análise de custo-benefício e avaliação financeira

Depois de definir o contexto, a próxima etapa é a parte da avaliação financeira. Essa seção será examinada cuidadosamente durante a sua apresentação e serve para capturar o interesse das partes interessadas no seu caso de negócios. Para obter o máximo de precisão, consulte um colega do departamento financeiro ao redigir essa parte do documento.

Algumas das informações que você pode querer cobrir aqui incluem:

• Projeções sobre ganhos financeiros
• Custos a serem incorridos pelo projeto
• Previsão de fluxo de caixa
• Análise de custo-benefício e retorno sobre o investimento (ROI)
• Análise de sensibilidade para explicar a margem de erro em seus números

Além dos aspectos financeiros, esta seção também trata de análise de risco . Informações sobre todos os possíveis fatores de risco identificados por meio da análise SWOT, da análise de Monte Carlo e de outras análises de risco estratégias de identificação de riscos são descritas juntamente com suas respectivas estratégias de atenuação . Será melhor discutir os riscos do projeto com as partes interessadas identificadas na primeira etapa - elas podem, muitas vezes, compartilhar percepções e perspectivas ocultas.

O ClickUp fornece várias ferramentas para ajudá-lo a realizar cada uma dessas análises. Por exemplo, você pode usar a ferramenta Modelo de análise de custo-benefício do ClickUp para concluir sua análise de custo-benefício.

Realize uma análise visual de custo e benefício de seu projeto para identificar as atividades e funções que geram ROI para sua empresa

Da mesma forma, a tag Modelo de análise SWOT do ClickUp pode evitar que você anote linhas de dados para identificar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças da sua iniciativa. É um modelo visualmente rico que permite identificar facilmente atividades e funções de alto impacto.

Realize uma análise SWOT acionável com o modelo de análise SWOT do ClickUp para tomar decisões informadas

Etapa 5: avaliação de alternativas

Nesta seção, você deve avaliar as alternativas para sua solução proposta no business case. Destaque os prós e os contras de cada opção para que as partes interessadas possam ter uma visão geral completa de todas as soluções possíveis. Certifique-se de incluir sua solução proposta na comparação, bem como de explicar por que ela é melhor do que todas as alternativas.

Se você precisar de ajuda para examinar e comparar as alternativas, recorra ao Modelo de matriz de comparação do ClickUp . Use-o para registrar todas as informações sobre cada alternativa possível em diferentes campos e, em seguida, compare-as em um quadro Kanban. Seu formato visual facilita a tomada de decisões, enquanto seus campos totalmente personalizáveis permitem registrar quantos parâmetros de comparação desejar.

Use o Modelo de Matriz de Comparação e as visualizações de Quadro e Lista do ClickUp para analisar e comparar as alternativas mais importantes para sua iniciativa

Etapa 6: descrever o escopo do projeto e a abordagem de implementação

Depois de detalhar todos os aspectos financeiros do seu projeto e compará-lo com as alternativas, defina um escopo do projeto em seu caso de negócios. Essa seção define os limites do trabalho pendente e as limitações dos recursos necessários para concluí-lo. As informações cruciais abordadas nela incluem:

• Orçamento e alocação de recursos: Recursos financeiros e outros, como membros da equipe, espaço de trabalho, equipamentos etc., que devem ser alocados para o projeto
• Prazos: Tempo necessário para concluir cada parte do projeto
• Dependências e relacionamentos **Detalhes das funções de negócios atuais que podem ser afetadas pelo projeto
• Entregáveis: O que você planeja entregar até o final do seu projeto
• Exclusões: O que não faz parte do seu projeto

Depois de definir o escopo do projeto, descreva as etapas exatas para implementá-lo. A maneira mais fácil de fazer isso é usar o Modelo de escopo de trabalho do ClickUp . Ele permite que você registre todos os aspectos do escopo do projeto de forma bem organizada para compartilhar com as partes interessadas e obter suas opiniões.

O modelo de escopo de trabalho do ClickUp pode ajudá-lo a delinear todos os detalhes de um projeto

Etapa 7: elaboração do sumário executivo

Depois que todas as principais seções do seu caso de negócios estiverem concluídas, você precisará redigir um resumo executivo para digerir os detalhes cruciais de cada seção. Esse resumo deve ser conciso e, de preferência, não deve ter mais de duas páginas. Ele aparecerá como o primeiro item do seu caso de negócios, fornecendo às partes interessadas uma visão geral rápida do projeto proposto.

Se precisar de ajuda para redigir seu sumário executivo, junte-se a ClickUp Brain o ClickUp Brain é um assistente de redação de rede neural e IA incorporado ao ClickUp Docs. Em poucos segundos, ele pode gerar um resumo perfeito de qualquer documento de caso de negócios preparado até o momento.

Aproveite a IA do ClickUp para resumir suas reuniões e criar itens de ação

Quando você tiver o rascunho do resumo executivo, use a função Modelo de sumário executivo do ClickUp para formatá-lo e organizá-lo de forma estruturada e apresentável.

Crie uma recapitulação convincente de seu caso de negócios com o modelo de resumo executivo do ClickUp

Etapa 8: Colocar tudo junto

Agora, é hora de reunir e estruturar todas as seções elaboradas até este ponto para finalizar o seu caso de negócios. É aí que a seção Modelo de análise de caso de negócios do ClickUp pode ser um salva-vidas.

O modelo inclui seções dedicadas para registrar cada parte do caso de negócios. Todas as seções são organizadas de forma estruturada para garantir que, quando você apresentar o seu caso, ele cause um impacto duradouro nas partes interessadas.

O modelo de análise de caso de negócios do ClickUp foi criado para ajudá-lo a analisar o impacto potencial de uma decisão para sua empresa.

Exemplos reais de casos de negócios

Agora que você já sabe como escrever um caso de negócios, vamos ver alguns exemplos reais de como os casos de negócios permitem que as empresas aprovem projetos importantes e tomem decisões estratégicas:

Exemplo de startup enxuta

Uma startup enxuta que opera no setor de saúde está enfrentando problemas com a força de trabalho, o que a impede de lançar seu produto a tempo. O chefe da equipe de desenvolvimento de produtos quer contratar mais três engenheiros para acelerar o processo processo de desenvolvimento do produto .

No entanto, como se trata de uma startup enxuta com restrições orçamentárias o chefe da equipe precisa da aprovação dos fundadores da startup antes de tomar a decisão. Assim, a equipe de produto compila um caso de negócios para a contratação de mais funcionários, e aqui estão os principais elementos da proposta:

• Uma breve visão geral de como o número insuficiente de funcionários está atrasando o desenvolvimento do produto e empurrando o lançamento do produto para além do prazo planejado
• Elaboração de como três novos engenheiros podem trazero desenvolvimento do produto de volta aos trilhos
• Análise de custo-benefício da mudança
• Exploração dos riscos envolvidos
• Apresentação de alternativas e seus riscos associados
• Escopo da mudança, como a natureza do trabalho que os novos engenheiros realizarão

Exemplo de financiamento de capital de risco

Uma startup de fintech financiada por capital de risco decide lançar uma nova linha de produtos de cartões de crédito. Isso permitirá que a startup integre um grande número de novos clientes, mas também exigirá um investimento financeiro significativo investimento em marketing e para fins de empréstimo. Assim, a empresa prepara um caso de negócios para essa nova linha de produtos em um esforço para obter financiamento para ela. Veja o que eles detalham em seu caso de negócios:

• A necessidade dessa nova linha de produtos e como ela complementa as outras ofertas da empresa
• A oportunidade de mercado com projeções de receita e análise de custo-benefício
• Os riscos envolvidos no projeto, como concorrência, inadimplência em massa e análise regulatória
• Alternativas disponíveis, como o lançamento de cartões de débito pré-pagos, que provavelmente não seriam tão úteis paraaquisição de clientes* Escopo do projeto, como os membros da equipe que trabalham nele, o orçamento alocado, o cronograma de lançamento e a linha do tempo

Exemplo de terceirização

A Software SaaS com sede no Vale do Silício quer reduzir os gastos com atendimento ao cliente sem comprometer a qualidade do serviço . O gerente de produto de um de seus principais produtos tem a ideia de terceirizar o atendimento ao cliente. Assim, ele decide preparar um caso de negócios antes de propor a solução à gerência. O caso de negócios descreve:

• O problema, que é uma parcela significativa da receita destinada às operações de atendimento ao cliente, e como a terceirização pode ajudar a reduzi-lo
• Os riscos associados ao serviço terceirizado de atendimento ao cliente e as estratégias de mitigação para eles, como ter um mecanismo de escalonamento para tíquetes de suporte não resolvidos
• Alternativas e seus riscos, como o uso deChatbots com IA para automatizar o atendimento ao clienteo que pode ser frustrante para os clientes que precisam de orientação humana
• Análise de custo-benefício para fazer a mudança
• Escopo da mudança, como quantos funcionários do suporte ao cliente serão demitidos

Exemplo de cadeia de suprimentos

Uma empresa de construção na Virgínia está enfrentando problemas de fornecimento de matéria-prima. O fornecedor de cimento com o qual trabalham repetidamente não consegue atender à demanda, de modo que o supervisor do projeto decide adicionar alguma redundância ao integrar um novo fornecedor.

Essa mudança pode influenciar muito o projeto, portanto, o supervisor prepara um caso de negócios para propor a iniciativa à gerência. O caso aborda o seguinte:

• Como o novo fornecedor de cimento pode evitar o atraso do projeto
• A confiabilidade do fornecedor, conforme demonstrado pelos anos de presença no setor, as principais empresas para as quais forneceu cimento, etc.
• Fornecedores alternativos, sua capacidade e informações de confiabilidade
• Análise de custo-benefício da mudança, uma vez que as taxas desse fornecedor são ligeiramente mais altas do que as do fornecedor atual
• Escopo da mudança, incluindo a quantidade de suprimentos que será entregue pelo novo fornecedor, por quanto tempo e a que preço

Desafios potenciais do caso de negócios e como superá-los

Há vários erros que os gerentes de projeto cometem ao elaborar um business case, o que pode comprometer a aprovação de todo o projeto ou iniciativa. Agora que já abordamos todo o processo de elaboração de um business case convincente, vamos examinar as armadilhas mais comuns e explorar maneiras de evitá-las.

1. Redigi-lo sozinho

Os detalhes de um caso de negócios exigem ampla pesquisa e conhecimento de diferentes funções de negócios. Não gerente de projetos não pode fazer tudo sozinho sem cometer erros ou falhas de julgamento, portanto, procure ajuda de diferentes departamentos de sua empresa, sejam eles financeiros, de marketing ou de operações. 💁

2. Não aceitar o feedback das partes interessadas

Outro erro crucial na criação de um business case é apresentar o documento às partes interessadas do nada. Quando você não envolve as partes interessadas relevantes em nenhum estágio do processo de desenvolvimento do business case, aumenta o risco de ele ser rejeitado. Isso acontece porque:

• Você nãoconhece suas expectativas* Eles não tiveram nenhuma função em seu caso de negócios, o que os mantém distantes de seu trabalho

Para evitar esse cenário, envolva as partes interessadas em diferentes estágios do processo de elaboração do seu caso de negócios e obtenha suas progresso revisado regularmente.

3. Não revisar ou revisar

A última coisa que você quer ao apresentar o seu caso de negócios é um erro de digitação ou uma deturpação dos fatos. Isso pode deixar uma má impressão nas partes interessadas que estão ouvindo a sua apresentação. Eles podem não levá-lo a sério e, em última análise, rejeitar seu caso de negócios proposta de projeto .

Para garantir um documento à prova de balas, você deve sempre revisar e revisar todo o seu caso de negócios antes de enviá-lo. Preste atenção especial aos números e fatos e verifique novamente se estão corretos. Em seguida, apresente sua proposta.

Crie um caso de negócios convincente com o ClickUp

Um caso de negócios sólido é a primeira etapa para obter a aprovação do projeto por seus acionistas. No entanto, criá-lo requer um planejamento cuidadoso e as ferramentas certas para agilizar todo o processo. Felizmente, o ClickUp fornece tudo o que você precisa em cada etapa da criação de seu caso de negócios - desde modelos prontos e ferramentas de documentação até assistência de redação com tecnologia de IA. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e elabore um caso de negócios que ganhará apoio e confiança para seu projeto ou iniciativa.