Administrar uma empresa ou um projeto pode ser uma aventura completa. Embora não se trate de mergulho ou parapente, muitas vezes você se vê pressionado a agir rapidamente diante de novos desafios e oportunidades. Então, o que você faz - toma uma decisão precipitada ou assume um risco calculado? 😅
Qualquer gerente de projeto lhe dirá o quanto podem ser caras as decisões baseadas em estimativas de risco ruins. Você está diante de operações malfeitas, lucratividade reduzida, reputação comprometida e até mesmo o fracasso total do projeto.
Felizmente, é fácil manter o controle das possíveis ameaças e oportunidades de qualquer empreendimento por meio de um projeto bem estabelecido identificação de riscos processo. É por isso que muitas empresas bem-sucedidas incorporam práticas detalhadas de identificação em seu exercício de gerenciamento de riscos, independentemente de seu tamanho, escala ou setor.
Neste blog, aprenderemos sobre o que o processo de identificação de riscos implica para uma equipe de projeto, explorando:
- Conceitos básicos do ciclo de vida da identificação de riscos
- Erros comuns na identificação de riscos
- Estratégias e exemplos úteis de identificação de riscos
Identificação de riscos e sua função no gerenciamento de riscos
A maioria de nós tenta intuitivamente identificar novos riscos, tanto nos negócios quanto na vida cotidiana. Por exemplo, os praticantes de parapente avaliam fatores como as condições climáticas e o estado do equipamento de segurança para planejar melhor e evitar acidentes. O termo identificação de riscos visa simplesmente formalizar esse processo no gerenciamento de projetos.
**A identificação de riscos permite que os gerentes de projeto planejem todas as possíveis incertezas e
**O impacto pode ser em termos de viabilidade operacional, lucratividade e reputação, portanto, o exercício abrange a identificação dos riscos envolvidos de todas essas perspectivas.
A identificação de riscos é um
que dá início ao gerenciamento de riscos de um negócio ou projeto. Aqui estão os quatro estágios de um plano regular de gerenciamento de riscos:
- Identificar os riscos potenciais
- Realizar avaliação quantitativa ou qualitativa dos riscos identificados
- Tratar o risco com base na gravidade aceitar, mitigar, transferir ou evitar
- Monitorar e relatar as estratégias de tratamento
Como é o ciclo de vida padrão da identificação de riscos?
De acordo com o Project Management Institute, o ciclo de vida da identificação de riscos deve incluir as seguintes etapas:
- Especificar um Template ou uma Risk Statement para definir o que abrange um "risco"
- Identificação básica dos riscos de acordo com o modelo
- Identificação detalhada de cada risco em termos de danos esperados
- Validação dos riscos em relação ao escopo do projeto e aos fatores externos
- Apresentação final do risco geral por meio de fluxogramas, matrizes ou outros diagramas
Com base nos resultados finais,
estratégias de gerenciamento de riscos
como
e hedging são implementados para minimizar o impacto de riscos importantes.
Embora caiba ao gerente de projeto determinar como deve ser sua declaração de risco ou exercício de identificação, há vários
modelos de avaliação de riscos
disponíveis que podem agilizar o processo.
Por exemplo, o
Modelo de quadro branco de análise de risco do ClickUp
pode oferecer a visibilidade necessária para todo o seu ciclo de vida de identificação de riscos. Ele vem com um mapa personalizável codificado por cores, no qual você e sua equipe de projeto podem identificar riscos potenciais e documentar sua probabilidade e magnitude, tudo em um só lugar.
Obtenha uma representação visual dos possíveis riscos do seu projeto com o modelo de quadro branco de análise de riscos do ClickUp para que sua equipe possa colaborar na atenuação
Lembre-se de que sua declaração de risco deve ser muito abrangente, oferecendo, de preferência, uma visão de 360º dos fatores internos e externos que influenciam o negócio, como
- Operações internas, fluxos de trabalho e processos
- Tendências de mercado
- Inovações disruptivas dos concorrentes
- Riscos de segurança cibernética
A maioria dos riscos identificados são riscos negativos_, ou seja, riscos (como escassez de recursos) que podem prejudicar seus negócios. No entanto, alguns gerentes de projeto também usam o termo riscos positivos_ para identificar oportunidades, ou seja, riscos (como a entrega antecipada de um projeto) que podem ser explorados em seu benefício.
Por que a identificação de riscos do projeto é importante? Principais vantagens
Além da identificação oportuna das vulnerabilidades do negócio, a identificação de riscos oferece as seguintes vantagens principais:
- Tomada de decisões mais ágil: A ação decorre da informação. Estar ciente dos riscos do projeto lhe dá uma melhor vantagem ao tomar decisões estratégicas
- Priorização de ameaças: Como a identificação dos riscos do projeto ajuda a medir cada evento de risco, fica mais fácil priorizar as ameaças potenciais por ordem de probabilidade ou gravidade
- Melhor gerenciamento de custos: O conhecimento dos riscos envolvidos em diferentes elementos do projeto permite que você aloque recursos e orçamentos de forma estratégica. Por exemplo, você não se compromete demais com iniciativas arriscadas, minimizando riscos de custo do projeto e perdas
- Conformidade com os requisitos legais: Em setores como o financeiro e o de saúde, a identificação de riscos geralmente faz parte da conformidade com os requisitos estatutários
9 Estratégias de identificação de riscos para o sucesso dos negócios e dos projetos
Há várias estratégias e técnicas que você pode usar para identificar riscos durante todo o ciclo de vida do projeto. **Nas seções a seguir, exploraremos nove métodos de identificação de riscos eficazes e amplamente utilizados
Bônus: A identificação e o gerenciamento de riscos são mais fáceis quando você tem uma
software de gerenciamento de projetos
para ajudá-lo. É por isso que apresentaremos alguns modelos e funções dentro do
uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a melhor classificação, para ajudá-lo a implementar estratégias de detecção de riscos com mais precisão.
1. Revisões regulares da documentação
Os riscos do projeto geralmente surgem devido à documentação inconsistente ou incompleta que deixa suas equipes bloqueadas no final da linha. A prática recomendada aqui é fazer uma microanálise de seus documentos em busca de referências incompatíveis, mapas de processos incompletos, requisitos pouco claros ou desatualizados, erros de programação e estimativas imprecisas.
Os documentos que você pode querer inspecionar incluem:
- Plano do projeto
- Documento de requisitos do produto
- Objetivos, escopo e declarações de valor do projeto
- Estimativas de custo
- Estrutura analítica do trabalho (WBS)
Agora você pode manter os dados do seu projeto e as declarações de risco em um local unificado
. Crie uma rede conectada de documentos de projeto, cronogramas e SOPs. Vincule seus itens de recursos ou crie tags para garantir que tudo seja facilmente acessível. Você pode até usar
para gerar documentos de projeto livres de erros humanos.
O ClickUp AI pode gerar inúmeros tipos de documentos, como resumos de projetos, planos de aula e outros documentos para acelerar seu fluxo de trabalho
**A melhor parte é que o ClickUp Docs é amigável à colaboração
,
,
e
ferramentas durante o exercício de identificação de riscos para identificar inconsistências para o gerente de projeto ou o proprietário do risco.
2. Análise SWOT
é a técnica de identificação e mapeamento de riscos mais utilizada pelas empresas em todo o mundo. Seu objetivo é listar os Fortes, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças em seu empreendimento
Os pontos fracos e as ameaças apontam os riscos negativos que tornam sua empresa vulnerável; as oportunidades indicam os riscos positivos, enquanto os pontos fortes incluem os recursos que sua empresa pode usar para combater os riscos e capitalizar as oportunidades.
Você pode realizar esse exercício facilmente usando os vários
eles são adaptados às necessidades de empresas, projetos individuais e outros casos de uso. Nossas melhores opções incluem:
- Modelo de análise SWOT pessoal do ClickUp
- Modelo de análise SWOT de gerenciamento de operações do ClickUp
- Modelo de resumo executivo da análise SWOT do ClickUp
Se você é um
você pode usar
para identificar possíveis riscos durante seu processo de análise SWOT.
Os quadros brancos permitem
entre as equipes. Basta que a equipe de gerenciamento de riscos participe, e eles poderão usar ferramentas como notas adesivas, conectores, marcadores e formas para discutir os componentes do projeto contextualmente. 🧐
Identifique os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças do projeto em um quadro branco colaborativo com o ClickUp
3. Brainstorming
Outra maneira de identificar riscos em qualquer empreendimento é fazer um brainstorming com a sua equipe. Isso permite que colegas de diferentes departamentos se reúnam, analisem o projeto a partir da perspectiva de seus nichos e descubram riscos anteriormente desconhecidos. 🧠
Existem vários
que ajudam a identificar possíveis riscos. No entanto, o mapeamento mental é o que melhor atende a esse propósito, pois não só permite que você identifique riscos comuns, mas também visualize as relações entre eles.
Você pode começar a criar um
com o ClickUp em segundos. Basta navegar até
faça com que os membros da sua equipe participem e use o conhecimento coletivo para mapear os fluxos de processos contínuos. Adicione nós para possíveis eventos de risco e ajuste o mapa com simples movimentos de arrastar e soltar.
A rede visual o ajuda a prever se um fator de risco pode se transformar em grandes bloqueios. Quando sua
estiver concluída, salve o mapa mental no espaço de trabalho do projeto e reutilize-o para outras análises de tratamento de riscos.
Divida as ideias em tarefas e atribua-as aos membros da sua equipe com o ClickUp Mind Maps
4. Entrevistas com as partes interessadas
Se você quiser detectar possíveis riscos a partir de várias perspectivas, pode valer a pena obter a opinião dos principais interessados no projeto, como seu cliente, usuários finais, funcionários operacionais e gerentes de produtos e ativos. Isso o ajuda a evitar decisões que possam afetar negativamente um dos principais interessados.
Idealmente, você pode detectar um risco de projeto por meio de entrevistas bem estruturadas com os participantes - prefira sessões individuais para obter respostas mais diretas. Como alternativa, você também pode usar
para entrar em contato com eles por meio de questionários detalhados específicos para seu produto ou projeto.
5. Opinião de especialistas
Além das partes interessadas, você também pode consultar especialistas no domínio para obter orientações relacionadas a riscos em seu projeto. Em geral, eles têm especialização no setor e anos de experiência prática, o que lhes dá uma vantagem ao analisar qualquer dado de risco. Eles podem detectar muitos riscos potenciais que as startups e os novos proprietários de empresas tendem a não perceber.
A melhor maneira de obter a opinião de especialistas sobre qualquer risco de projeto é usar a técnica Delphi. É um método que envolve várias rodadas de questionários com um painel de especialistas - o objetivo final é chegar a um consenso livre de preconceitos pessoais.
6. Análise de causa raiz
Embora a maioria das abordagens de detecção de riscos conecte um risco a um impacto,
aqui, você primeiro identifica o impacto (resultado indesejável) e depois o rastreia até os fatores de risco que o desencadearam.
É tudo uma questão de intrincado
-Digamos que o resultado indesejável seja um projeto atrasado. Nesse caso, você visualizará o cronograma do seu projeto para descobrir problemas como uma dependência não resolvida ou um pedido de fornecimento perdido que atrapalhou o cronograma.
O
Modelo de análise de causa raiz do ClickUp
é indispensável para expor e solucionar riscos em projetos em andamento. Ele ajuda a categorizar os problemas como Porquês até chegar à Solução Vencedora, tudo bem empilhado em
.
Analise as causas-raiz de falhas e eventos de risco com o modelo de análise de causa-raiz do ClickUp
Mas se você ainda estiver planejando o cronograma do seu projeto, terá um tempo mais proativo para identificar os riscos com o
e
. Você pode criar dependências para tarefas interconectadas com apenas alguns cliques e visualizar todas elas no gráfico de Gantt
Visualização do gráfico de Gantt
.
O resultado é uma linha do tempo flexível, na qual é fácil manter o controle sobre gargalos no processo ou problemas de entrega externos. Você precisa acomodar um novo risco? Você pode criar novas dependências com uma simples ação de arrastar e soltar, e o restante do cronograma se ajusta automaticamente.
Agrupe, filtre ou oculte tarefas nos gráficos de Gantt do ClickUp 3.0 para rastrear e conectar fluxos de trabalho em todo o seu trabalho
7. Análise de suposições
Cada projeto é construído com base em determinadas suposições, que inerentemente acrescentam risco e incerteza ao resultado. Exemplos comuns incluem o cronograma estimado do projeto, a disponibilidade dos membros da equipe e o prazo de entrega das matérias-primas. A probabilidade de qualquer uma dessas suposições dar errado é um risco. 🫠
Agora, para a análise de suposições, tente identificar todas as suposições em seu plano de projeto e a extensão do desvio tolerável. Por exemplo, você supõe que os suprimentos de matéria-prima chegarão no dia 10 de cada mês. Mas, sem uma entrega pontual, seu estoque de reserva duraria apenas três dias. Seu processo de fabricação será bloqueado se os suprimentos atrasarem por mais de três dias, o que exige arranjos alternativos.
A questão é: como você controla todas as suposições em sua empresa?
Felizmente, com o
você pode implementar sem esforço um sistema de monitoramento para todas as suas suposições. Use-o para
configurar fluxos de trabalho totalmente automatizados
sem nenhum conhecimento de programação - basta definir um evento de acionamento e a ação a ser executada.
Por exemplo, para configurar um fluxo de trabalho para monitorar suposições relacionadas à disponibilidade da equipe, você pode:
- Definir uma contagem de indisponibilidade como o evento de acionamento. Digamos que você defina o acionador para quando três dos membros da equipe estiverem indisponíveis ao mesmo tempo
- Especificar a ação, que, nesse caso, pode ser exibir uma notificação no ClickUp Workspace - o alerta o ajudará a tomar medidas oportunas para evitar atrasos
Configure automações personalizadas no ClickUp para tarefas repetitivas
8. Análise de Monte Carlo
A análise de Monte Carlo consiste em quantificar a possibilidade de um evento de risco por meio de simulação. Você precisa de um
programa gerado por computador baseado em um modelo matemático
-ele executa várias simulações com base em variáveis de entrada e saída para prever a possibilidade de cada risco.
A maneira mais fácil de realizar essa análise é por meio de
ou ferramentas semelhantes de identificação de riscos. Quando tiver os riscos detectados, você poderá importar os dados para o ClickUp e visualizar os relatórios em um
por meio de opções como cartões e gráficos.
Crie Dashboards detalhados e adicione Cards facilmente para visualizar o progresso do ponto de sprint, tarefas por status e bugs por visualização
9. Identifique riscos com um registro de riscos
Um registro de riscos é uma das melhores ferramentas para organizar sistematicamente os dados de riscos. Ele permite que você registre todos os possíveis eventos de risco, seu impacto, probabilidade e outras informações cruciais, como proprietário, fonte e classificação do risco. Essas informações agilizam o processo de mapeamento de riscos e servem como uma única fonte de verdade para qualquer curso de ação futuro.
O ClickUp oferece recursos de simples a sofisticados
para apoiar todos os tipos de projetos. Se você precisa documentar os riscos em um formato fácil de entender, o
Modelo de registro de riscos do ClickUp
é sua melhor aposta.
Se precisar de um modelo mais extenso que abranja todo o seu plano de gerenciamento de riscos, você vai adorar o
Modelo de análise de riscos do gerenciamento de projetos do ClickUp
. Sua seção de registro de riscos inclui células codificadas por cores para registrar o impacto, a probabilidade e as classificações de cada risco e até colunas designadas para registrar o impacto financeiro estimado.
O modelo de análise de riscos do ClickUp Project Management permite que você analise com agilidade os riscos com base no nível de ameaça e, em seguida, crie um plano apropriado para atenuar a ameaça
Exemplos de identificação de riscos
Fortaleça seu conhecimento navegando por três exemplos robustos de identificação de riscos baseados em cenários abaixo.
1. Exemplo de desenvolvimento de aplicativos
Uma empresa especializada em desenvolvimento de software empresarial consegue seu primeiro projeto para criar um aplicativo de jogos voltado para o consumidor. Esse projeto promissor pode gerar uma receita substancial, mas é relativamente mais arriscado, pois é um novo nicho para a empresa.
Aqui, o gerente de projeto realiza um exercício de avaliação de risco, digamos, análise SWOT, com os membros da equipe e realiza entrevistas com as partes interessadas. Após uma avaliação adequada, eles identificam os seguintes riscos principais:
- Estimativa vaga do cronograma do projeto
- A indisponibilidade de funcionários importantes em pontos cruciais leva a bugs e problemas não resolvidos
- Desvio de escopo (mudança significativa no objetivo do projeto e nos requisitos de entrega)
- Demandas em constante mudança dos usuários finais
A equipe do projeto prepara um registro de riscos para delinear soluções contra riscos individuais como parte de um plano de gerenciamento de riscos eficaz. Por exemplo, o gerente de projeto:
- Finaliza o escopo e o prazo do projeto
- Projeta um fluxo de trabalho ágil no ClickUp para acomodar a indisponibilidade da equipe
- Começa a usar o Modelo de rastreamento de bugs e problemas do ClickUp com automações integradas e formulários de admissão personalizados, permitindo que a equipe do projeto fique alinhada com as necessidades do usuário
Otimize o rastreamento de bugs e problemas com a solução colaborativa do ClickUp
2. Exemplo de processo de fabricação de produtos
Um fabricante de produtos eletrônicos de consumo concluiu recentemente um de seus trimestres mais lucrativos. Embora os negócios estejam indo bem, a empresa também passou por algumas turbulências em suas operações de fabricação e, por isso, seus gerentes de risco começaram a trabalhar.
Os gerentes trabalham com uma equipe de consultores de gestão para identificar os seguintes riscos comerciais que podem afetar os resultados da empresa:
- Atraso no fornecimento de matéria-prima
- Aumento no preço dos principais componentes
- Máquinas depreciadas aumentam o risco de acidentes na fábrica
- Possível roubo de propriedade intelectual
Os gerentes de risco entram em contato com o gerente de operações para identificar as fontes reais de risco. O gerenciamento dos riscos potenciais aqui pode envolver:
- Negociações com fornecedores
- Substituição de máquinas
- Medidas mais rigorosas de segurança cibernética e no local
3. Exemplo de projeto de construção
Uma empresa ganhou um contrato para construir um complexo residencial com mais de 100 apartamentos. Como se trata de um projeto de construção em grande escala, os gerentes usam vários métodos de identificação de riscos para identificar proativamente todos os riscos antes de iniciar o trabalho no local. Os riscos potenciais incluem:
- Atraso na liberação regulatória
- Excesso de orçamento devido a greve trabalhista
- Inadimplência do empreiteiro ou do subempreiteiro
- Risco de segurança devido ao mau funcionamento de uma valetadeira
O gerente de projeto planeja direções alternativas para reduzir os níveis de risco de cada item. A equipe pode eliminar riscos relevantes em movimento e manter o orçamento à medida que o projeto avança, graças ao plano alternativo refinado e centrado na solução.
Problemas comuns na identificação de riscos e como superá-los
Para que o processo de identificação de riscos atenda à finalidade pretendida, há certos problemas aos quais você precisa estar atento:
Confiança em riscos desatualizados
Muitos projetos fracassam porque os gerentes se baseiam apenas no risco geral avaliado no início da iniciativa. Na realidade, os parâmetros de risco tendem a mudar com as mudanças na dinâmica do mercado e do ambiente. De acordo com padrões globais de gerenciamento de riscos como ISO 31000 se você não tiver uma estratégia de tratamento adequada, deverá revisar regularmente os riscos identificados e ajustar sua estratégia de tratamento de acordo com eles.
Rastreamento deficiente da gravidade do risco
Os resultados da identificação de riscos são usados para definir o perfil de cada risco em termos de seu impacto potencial, e é aí que muitos gerentes de projeto se perdem. Eles não conseguem avaliar com precisão a gravidade de um risco, o que leva a um julgamento prejudicado.
A solução aqui é identificar cada fator de risco com pelo menos uma métrica detectável e mensurável que possa ser usada para quantificar sua gravidade. Por exemplo:
- Para riscos relacionados a uma tecnologia disruptiva, a métrica mensurável pode ser sua participação no mercado ou taxa de adoção
- Para riscos de processos internos que podem afetar o resultado, a métrica pode ser os níveis de produtividade monitorados por meio de planilhas de horas da equipe do projeto
Erros humanos durante o processo de identificação de riscos do projeto
Por fim, erros humanos podem ser cometidos durante a análise de ameaças internas e externas. Os membros da equipe podem deixar passar um fator de risco, registrar uma métrica de forma imprecisa e superestimar e subestimar os riscos, especialmente se também estiverem ocupados com outras tarefas.
Para evitar esse problema, contrate especialistas no domínio ou designe uma equipe dedicada para lidar com o processo de identificação de riscos com mais cuidado.
Reforce seu processo de gerenciamento de riscos com o ClickUp
A identificação de riscos é a base de qualquer processo de Gerenciamento de Riscos e, como você pode ver agora, é um exercício bastante complexo. Requer horas de planejamento cuidadoso e brainstorming e as ferramentas e modelos certos para concluir o processo sem erros.
Felizmente, o ClickUp reúne as ferramentas e os modelos necessários em um só lugar para que você identifique os riscos e os trate sistematicamente. Desde o rastreamento da escassez de recursos até o mapeamento visual dos riscos potenciais, ele pode ajudá-lo como nenhuma outra ferramenta. Registre-se no ClickUp gratuitamente e comece seus exercícios de identificação de riscos do projeto imediatamente! 💗