Vamos preparar o cenário. 🎭
Você é um gerente de projeto cuja equipe está pronta para dar o próximo passo em um projeto de processo de planejamento de projeto . Vocês trabalharam juntos para desenvolver o conceito e criar o projeto perfeito estratégia de gerenciamento de projetos para dar vida à sua ideia.
Agora, é hora de agir. 🥳
Uma vez que cada etapa de sua plano de projeto está mapeado e à sua frente, ele está pronto para entrar na fase de execução do projeto. Porém, antes de recolher US$ 200 e dar o "Go", é importante estar ciente dos desafios e das mudanças que podem atrasar o projeto ou até mesmo interrompê-lo indefinidamente.
Deixe que este guia faça fluir sua energia estratégica para que você possa vencer a execução do projeto como um verdadeiro profissional. Acompanhe tudo o que você precisa saber sobre a execução bem-sucedida de projetos, as lacunas que podem prejudicar seu progresso e 10 estratégias de execução de gerenciamento de projetos para ajudar os gerentes a se manterem no caminho certo.
O que é execução de projetos?
A execução do projeto acontece depois que você conclui o estágio de ideação por meio de seu
roteiro do projeto
. É a parte boa - quando você está pronto para realmente colocar as coisas em movimento e levar o projeto a bom termo. Essa também pode ser a fase mais assustadora, pois é a mais longa, mais exigente e complexa.
Os gerentes de projeto precisam manter o foco, estar prontos para mudar e saber quando se trata do progresso e dos retrocessos do projeto. Enquanto a equipe está agindo de acordo com as etapas que todos criaram, você, como gerente de projeto, supervisiona e apoia o progresso da equipe:
- Supervisionar, incentivar e comemorar a equipe à medida que ela executa asescopo do projeto* Gerenciar o progresso à medida que ele acontece
- Sugerir correções de curso ou alterações no cronograma
- Gerenciar os relacionamentos e a correspondência com as partes interessadas
- Documentar e registrar todos os problemas, alterações e atualizações importantes
É mais fácil falar do que fazer, certo? 😅
Mas, como regra geral, se você simplesmente se limitar a priorizar suas pessoas, processos e comunicação, estará em boa forma! Não importa o tipo de projeto se o projeto for bem-sucedido, o gerenciamento eficaz dessas três áreas garante que o projeto permaneça no caminho certo, dentro do orçamento e atinja seus principais marcos.
Isso é fundamental, pois também é responsabilidade do gerente de projeto ajudar os membros a recuperar o tempo perdido, redirecionar ou mudar de direção se alguma parte do plano der errado - também conhecido como lacunas na execução do projeto.
O que são lacunas na execução do projeto
Também conhecidas como lacunas de estratégia, as lacunas de execução do projeto ocorrem quando o plano do projeto que você criou não sai como esperado.
Quer seu projeto tenha sido interrompido devido à falta de clareza, à redução dos cronogramas, à diminuição dos recursos ou à mudança de metas, tudo isso é considerado lacuna na execução do projeto.
Embora a falta de recursos seja a culpada pela maioria das lacunas - incluindo orçamento, materiais e largura de banda -, há alguns outros obstáculos importantes dos quais você deve estar ciente antes da fase de execução do projeto:
- Falta de apoio ou adesão de superiores ou partes interessadas
- Cronogramas grandiosos ou irrealistas
- Uma visão de projeto indefinida
- Falta de priorização, o que leva a gargalos
E muito mais. 🫣
Como gerente de projetos, pode ser difícil encontrar o equilíbrio entre supervisionar a execução do projeto para evitar lacunas sem microgerenciar sua equipe ou ficar pairando sobre ela fluxos de trabalho . Em última análise, isso é improdutivo porque passa a mensagem de que os membros não são confiáveis para gerenciar seu trabalho e, simplesmente, isso não é bom para o moral.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Estamos aqui para remediar esse problema com 10 estratégias para ajudar os gerentes de projeto a contornar possíveis lacunas de execução e entregar projetos sem problemas.
Bônus:_ Planejamento de contingência_
O que acontece durante uma fase de execução de projeto bem-sucedida?
- Atribuição de tarefas: O gerente de projeto atribui tarefas específicas aos membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos.
- **Implementação do trabalho: os membros da equipe executam as tarefas atribuídas, seguindo o plano e o cronograma do projeto.
- Acompanhamento do progresso: O gerente de projeto monitora o progresso de cada tarefa, garantindo que o trabalho esteja sendo concluído conforme planejado.
- Comunicação e colaboração: Os membros da equipe se comunicam regularmente para compartilhar atualizações, enfrentar desafios e coordenar esforços.
- Controle de qualidade: Os processos de garantia de qualidade são implementados para garantir que os resultados do projeto atendam aos padrões desejados.
- Gerenciamento de riscos: A equipe do projeto identifica e aborda os possíveis riscos que podem surgir durante a execução para minimizar seu impacto.
- **Gerenciamento de recursos: O gerente de projeto garante que os recursos necessários, como equipamentos, materiais e pessoal, estejam disponíveis e sejam efetivamente utilizados.
- Envolvimento das partes interessadas: A equipe do projeto mantém comunicação regular com as partes interessadas, mantendo-as informadas e abordando quaisquer preocupações.
- Gerenciamento de mudanças: Se houver mudanças no escopo ou nos requisitos do projeto, elas serão documentadas, avaliadas e gerenciadas de acordo com os procedimentos estabelecidos.
- Documentação e relatórios: O progresso, os marcos e os problemas encontrados são documentados e relatados às partes interessadas relevantes.
- Resolução de problemas: A equipe do projeto identifica e resolve quaisquer problemas ou conflitos que surjam durante a execução, garantindo um andamento tranquilo do projeto.
- Monitoramento e ajuste contínuos: O gerente de projeto monitora continuamente o andamento do projeto, fazendo os ajustes necessários para mantê-lo no caminho certo.
10 Estratégias de execução de projetos
Há muitas medidas proativas a serem tomadas antes da fase de execução do projeto para preencher a lacuna entre quaisquer metas, estratégias ou tarefas desalinhadas. O segredo é implementá-las em seu processo de gerenciamento de projetos bem antes da hora de agir! Aqui estão 10 de nossas estratégias favoritas de execução de projetos bem-sucedidos para manter sua equipe motivada, no caminho certo e sempre avançando.
1. Utilize o software de gerenciamento de projetos
Se você está em dúvida se deve ou não utilizar um software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos é necessário para executar projetos com eficácia - é sim.
Especialmente se você passa uma quantidade significativa de tempo se conectando com as partes interessadas, trabalhando com equipes multifuncionais ou gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, essas ferramentas ajudarão a trazer transparência total do projeto para todos os envolvidos sem precisar enviar um único e-mail.
Visualize suas tarefas de todos os ângulos com mais de 15 visualizações no ClickUp, incluindo List, Board e Calendar
O software de gerenciamento de projetos é essencial até mesmo para que gerentes de projeto experientes possam supervisionar o tempo, as cargas de trabalho, os projetos e, para dizer a verdade, sua sanidade mental da maneira mais produtiva possível. Essas ferramentas são projetadas para eliminar o trabalho pesado e agilizar os processos de planejamento de projetos por meio de automação do fluxo de trabalho , dependências de tarefas interfaces de arrastar e soltar e muito mais. 😍
Os melhores ferramenta de gerenciamento de projetos as ferramentas de gerenciamento de projetos de alta qualidade são escalonáveis, flexíveis e intuitivas - portanto, não importa o tamanho da sua equipe ou a complexidade do seu projeto, o software sempre gerará resultados. Os principais recursos específicos que devem ser procurados em um software de gerenciamento de projetos de alta qualidade incluem:
- Várias exibições para dar suporte aQuadros Kanban,gráficos de Gantt tradicionais, seu calendário,diagramas, listas de tarefas e muito mais
- No aplicativocolaboração recursos como comentários, @menções, bate-papo, tarefas atribuídas e observadores
- Painéis de controle e relatórios instantâneos para dar aos gerentes de projeto uma compreensão de alto nível da saúde geral de seus projetos
- Status de tarefas personalizadas para transmitir de forma clara e visual o progresso de qualquer item de ação
- Várias integrações para se alinhar com sua pilha de tecnologia atual e trazer informações mais valiosas para sua plataforma de gerenciamento de projetos
Obtenha rapidamente dados importantes em uma única tela com Dashboards no ClickUp
Embora esses sejam apenas alguns de nossos recursos favoritos de gerenciamento de projetos, há outros que devem ser observados, dependendo de sua situação específica. A facilidade de uso, o orçamento da sua equipe e as ferramentas nas quais você já investiu são pontos críticos a serem considerados antes de escolher a solução certa. Mas nesse setor em crescimento, é importante saber que você tem muitas opções!
2. Use modelos de planejamento e execução de projetos
Você pode encontrar um modelo para qualquer coisa hoje em dia.
É sério! Não é segredo que toda ferramenta avançada de gerenciamento de projetos vem com um conjunto robusto de recursos a serem adotados. No fim das contas, esses recursos serão seus melhores amigos. Mas e agora? Aprender uma nova ferramenta pode ser um processo em si mesmo. Os modelos reduzem esse problema com uma estrutura pré-construída e personalizável para dar o pontapé inicial em seu processo de execução de projetos da maneira mais produtiva possível.
Além disso, os modelos são uma ótima maneira de mostrar a você para que foram criados os recursos do seu software de gerenciamento de projetos. Status pré-criados, tabelas quase completas, listas de tarefas de planejamento de projetos e documentos de ajuda são algumas das muitas maneiras pelas quais os modelos podem orientar a sua equipe para o sucesso.
A melhor dica de modelo que podemos lhe dar é começar aqui, com o Modelo de plano de execução de projeto da ClickUp .
Defina o escopo, os requisitos, os recursos e muito mais do seu projeto usando o modelo de plano de execução de projeto do ClickUp
Esse documento do ClickUp, de fácil utilização para iniciantes, contém sete páginas de seções personalizáveis para definir o escopo do projeto de forma estratégica e completa definir o escopo do seu projeto objetivos, requisitos, cronograma, plano de comunicação e muito mais_. É o recurso ideal para ajudar os gerentes de projeto a padronizar o processo de execução do projeto usando o editor de documentos colaborativo e dinâmico do ClickUp - e já mencionamos que é gratuito? 💸
Aqui estão alguns dos recursos que mais gostamos Documentos do ClickUp :
- O texto de seu documento do ClickUp pode ser transformado diretamente em uma tarefa acionável
- Os comentários podem ser delegados a outros membros com uma simples menção ou tag
- A equipe pode visualizar e editar lado a lado sem sobreposição usandodetecção colaborativa ao vivo E como os documentos do ClickUp Docs são atualizados automaticamente e salvam seu histórico de versões, seu modelo de execução de projeto sempre funcionará como uma fonte confiável de verdade para a equipe do projeto consultar a qualquer momento. 😍
3. Alinhe-se às metas de execução do projeto
Não se trata apenas de concordar com os objetivos finais do projeto resultados do projeto é saber como o projeto se vincula à visão de longo prazo de sua organização.
Compreender o "porquê" do seu projeto manterá a equipe do projeto alinhada à estratégia geral e garantirá que as tarefas certas sejam priorizadas. A comunicação clara começa com o alinhamento das coisas antes do início da execução. Reuniões iniciais do projeto , Definição de metas SMART e atualizações de progresso são ótimas para promover a transparência e a confiança em toda a equipe quando se trata de alcançar metas de curto e longo prazo . Além disso, reforça a colaboração em todas as etapas do seu projeto, garantindo que cada membro da equipe não fique preso em seus próprios silos dia após dia.
4. Seja inovador
Quando se trata de novas ideias, nunca há muitos cozinheiros na cozinha - é fundamental, como gerente de projeto, capacitar os membros a compartilhar seus pensamentos.
Os membros da sua equipe são os que estão no meio do processo - navegando pelo roteiro, seguindo o cronograma e cumprindo suas promessas. Eles sabem do que estão falando!
Ao entrar na fase de execução, você pode se sentir hesitante em aceitar novas ideias por medo de colocar em risco a estratégia que acabou de criar. Mas a mudança de direção é uma parte natural do processo do projeto. Você e sua equipe compartilham os mesmos resultados, e será muito importante para eles saberem que têm o poder de expressar seus pensamentos, sugestões e possíveis preocupações enquanto ainda há tempo para fazer algo a respeito.
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Formulários de ideias, sessões de brainstorming a presença de um líder de equipe, de um líder de equipe e de canais de comunicação designados incentiva a discussão aberta entre a equipe e mostra que você se importa com o que eles têm a dizer, dando o primeiro passo. Em vez de simplesmente dizer a eles que você é receptivo aos pensamentos deles, dê-lhes a oportunidade de apresentar ideias ou problemas que estejam enfrentando em qualquer ponto da fase de execução - seu projeto sempre será melhor por isso no longo prazo.
5. Incentive o compartilhamento de ideias
Isso vale para os dois lados! Incentivar a equipe a compartilhar suas ideias é tão importante quanto garantir que ela se sinta ouvida. Como gerente de projeto, você tem o poder de ajudar sua equipe a fazer mudanças positivas por meio de suas ideias. Seja receptivo e flexível com suas ideias, mesmo que sejam diferentes da estratégia original.
Além disso, a equipe se sentirá mais responsável pelo trabalho se souber que suas ideias são seriamente levadas em consideração durante todo o processo.
6. Delegar tarefas para a execução do projeto
Ao contrário da crença popular, os gerentes de projeto não devem carregar o peso do mundo em seus ombros. Eles já têm muito com que se preocupar e, como líder do projeto, delegar tarefas a outros membros promoverá o crescimento e a confiança ao compartilhar a responsabilidade com toda a equipe.
Ao dividir até mesmo as pequenas responsabilidades, os gerentes de projeto têm mais tempo para entender o panorama geral das coisas, inclusive o progresso do projeto, cargas de trabalho da equipe e status.
7. Incentive a colaboração da equipe
É responsabilidade do gerente de projeto manter todos informados, desde os outros membros da equipe até as partes interessadas.
Personalização das configurações de privacidade e compartilhamento nas permissões do ClickUp
O discurso construtivo e aberto é outra maneira pela qual o software de gerenciamento de projetos pode ajudar os gerentes a economizar tempo e ser mais eficiente em seus dias, mas isso nem sempre precisa ser reservado para reuniões e e-mails. Mantenha o status do seu projeto totalmente transparente, concedendo aos principais participantes acesso para visualizar, comentar ou até mesmo editar relatórios de alto nível ou documentos de progresso, conforme achar necessário.
8. Identificar dependências de tarefas
Saber quais tarefas devem ser concluídas em uma ordem específica ajuda os projetos a permanecerem no caminho certo e os recursos a serem alocados adequadamente. Considerando que a maioria das lacunas de estratégia se resume a uma falta de gerenciamento de recursos em algum nível, mantendo-se no topo das dependências de suas tarefas, marcos e o caminho crítico pode, às vezes, ser a diferença entre o fato de um projeto passar ou não pela fase de execução.
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9. Acompanhe o progresso da execução do projeto
É melhor errar pelo lado do mais soluções visuais de gerenciamento de projetos quando se trata de painéis, relatórios e percepções. Há muitas maneiras de determinar o status geral do seu projeto, até mesmo em nível granular, quando se usa o software certo.
Recursos como status de tarefas personalizadas são excelentes para entender rapidamente as atualizações de tarefas individuais, mas para o progresso de alto nível, painéis, diagramas e quadros brancos digitais são a opção preferida de todo gerente de projeto. Outra vantagem de usar formas altamente visuais de relatórios é que eles são mais fáceis de ler e mais acessíveis para as partes interessadas, os superiores e outros chefes de departamento entenderem em um piscar de olhos.
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10. Revisar os resultados com as partes interessadas
Seguindo qualquer um desses estratégias levam a um melhor gerenciamento do tempo e ao aumento da produtividade e, ao mesmo tempo, evitam falhas de execução no gerenciamento de projetos. Então, o que você deve fazer com o tempo recém-descoberto que economizou? Use-o para garantir que as principais partes interessadas fiquem satisfeitas em cada etapa do processo!
Embora nem sempre seja necessário ou possível, a revisão dos entregáveis do projeto com os participantes durante toda a fase de execução garante que eles ficarão satisfeitos quando o projeto estiver concluído. Além disso, você fica bem visto!
Especialmente se você estiver trabalhando com novos clientes, esse gesto promove um relacionamento mais forte com eles relações com as partes interessadas e garante à sua equipe que ela está indo na direção certa.
Como o software de gerenciamento de projetos ajuda na execução do projeto
Se você tirar alguma conclusão deste guia, que seja a importância de um software dinâmico de gerenciamento de projetos para simplificar e automatizar o processo de execução do projeto.
Investir seu tempo e seus recursos no software certo o ajudará a seguir todas essas 10 estratégias de execução com facilidade e eficiência, independentemente do tipo ou da complexidade do seu projeto.
Com uma vasta Biblioteca de modelos para complementar sua rica conjunto de recursos , ClickUp é o software ideal para ajudar gerentes e equipes a executar projetos, simplificar processos e alinhar-se às principais metas. É a única plataforma de produtividade poderosa o suficiente para centralizar seus trabalho em todos os aplicativos em um único hub colaborativo.
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