Você está cansado de se perder no caos de seus novos projetos? Como gerente de projetos, gostaria de poder tornar seu trabalho mais organizado e eficiente? Está procurando uma solução que simplifique as tarefas de suas equipes e garanta que todos estejam na mesma página?
Não procure mais, pois os modelos de plano de trabalho o ajudarão a fazer exatamente isso. Eles funcionam como seu plano de ação durante todo o projeto, ajudando-o a visualizar o panorama geral, as datas de vencimento e quaisquer dependências que possam impedi-lo de atingir suas metas.
Nesta publicação do blog, falaremos sobre o que são modelos de plano de trabalho e o que faz um bom modelo. Em seguida, compartilharemos nossos 10 principais modelos para ClickUp, Microsoft e Google Docs. Pronto para otimizar seus planos de trabalho como nunca antes? Vamos mergulhar de cabeça!
O que é um plano de trabalho no gerenciamento de projetos?
Um modelo de plano de trabalho é uma ferramenta que descreve as tarefas e atividades específicas necessárias para atingir metas específicas. É uma estrutura que ajuda indivíduos ou equipes a organizar, planejar, comunicar e priorizar seu trabalho de forma eficaz. Os modelos de plano de trabalho geralmente incluem seções como metas do projeto e objetivos, prazos, alocação de recursos indicadores de desempenho e possíveis obstáculos ou riscos.
Os modelos de plano de trabalho são comumente usados em gerenciamento de projetos, pesquisa, educação, negócios e muitos outros campos. Eles podem ser personalizados de acordo com as necessidades de diferentes projetos ou tarefas de grande porte e ajudam indivíduos ou equipes a projetar metas alcançáveis, criar etapas de ação, acompanhar o progresso e fazer os ajustes necessários para garantir a conclusão bem-sucedida.
O uso de um modelo de plano de trabalho pode economizar tempo e esforço, pois fornece uma visão clara plano de projeto para a tarefa em questão. Ele também melhora a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, pois todos podem ver as tarefas e os prazos e têm um entendimento compartilhado do que precisa ser realizado.
Um modelo de plano de trabalho é um valioso ferramenta de gerenciamento de projetos que facilita o planejamento e a execução eficazes de tarefas ou projetos. Ao usar um modelo de plano de trabalho, indivíduos ou equipes podem aumentar sua produtividade, eficiência e desempenho geral.
O que faz um bom modelo de plano de trabalho de projeto?
Um bom modelo de plano de trabalho deve ser abrangente e adaptado ao projeto ou tarefa específica. Ele deve incluir todas as etapas e prazos necessários, bem como as responsabilidades atribuídas e os recursos necessários para concluir a tarefa. Ele também deve permitir flexibilidade e adaptabilidade em caso de transições ou obstáculos inesperados .
- Apresentação clara e concisa Deve ser fácil de ler, visualmente atraente e estruturada de maneira lógica. Isso melhora a comunicação e garante que os membros da equipe estejam na mesma página em relação a cronogramas, objetivos e estratégias.
- **Alocação adequada de recursos: mostrar como distribuir tempo, pessoal e materiais também é essencial. Um bom modelo deve prever tempo suficiente para cada atividade e dividir tarefas complexas em subtarefas gerenciáveis.
- Monitoramento e avaliação contínuos. O progresso e o desempenho devem ser avaliados regularmente em relação ao plano e os ajustes devem ser feitos de acordo. Isso ajuda a identificar obstáculos e áreas de melhoria, garantindo a conclusão bem-sucedida da tarefa.
Uma boa ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho deve ser abrangente, clara e estruturada, fornecer recursos e cronogramas suficientes e ser atualizada regularmente para obter os melhores resultados.
10 Modelos e exemplos de planos de trabalho
Seja você um gerente, líder de equipe ou empresário, ter um plano de trabalho bem elaborado é essencial para o sucesso. Um bom plano de trabalho o ajudará a se manter no caminho certo e a manter seus projetos organizados, permitindo que você tome melhores decisões sobre a melhor forma de alocar recursos e gerenciar cronogramas.
Porém, criar planos eficazes do zero pode ser demorado e difícil. É por isso que compilamos esta lista dos principais modelos de planos de trabalho - para que, independentemente do tipo de projeto ou empreendimento comercial que você tenha em mente, haja uma solução fácil à mão.
De simples listas de tarefas a roteiros mais elaborados com marcos, esses modelos oferecem todos os recursos necessários para um planejamento eficiente sem nenhum esforço ou despesa extra.
1. Modelo de plano de trabalho ClickUp
O modelo de plano de trabalho simples ajuda a organizar tarefas em grupos, definir prioridades, prazos e status e marcar as equipes responsáveis.
Quando você está começando a usar modelos como parte do seu processo de planejamento de trabalho, às vezes é melhor começar com o básico. É por isso que adoramos o Modelo de plano de trabalho simples do ClickUp .
Esse modelo é o lugar perfeito para começar quando você estiver usando o ClickUp pela primeira vez para o planejamento de projetos. Ele o ajuda a visualizar facilmente as atividades que devem ser realizadas antes de o projeto ser considerado concluído.
Você pode optar por importar itens e datas de uma lista existente ou começar do zero. Cada atividade pode ser sinalizada com um nível de prioridade, e há locais para inserir datas de início e de vencimento para que todos possam ver facilmente o que deve ser priorizado e quando.
Esse modelo inclui vários campos personalizáveis diferentes para que você possa criar o modelo certo para cada tarefa gerenciamento de carga de trabalho estrutura para seus projetos. A personalização oferecida nesse modelo faz dele o ponto de partida perfeito para praticamente qualquer projeto ou tarefa. Faça o download deste modelo
2. Modelo de plano de trabalho anual do ClickUp
Este modelo o ajuda a definir metas de longo prazo, incluindo as principais tarefas necessárias para atingir cada uma delas.
Se você é adepto da expressão "Se você não planeja, planeja falhar" Modelo de plano de trabalho anual do ClickUp pode ser seu novo melhor amigo. Para garantir que você, sua equipe ou sua empresa sejam bem-sucedidos ao longo do ano, é preciso uma abordagem focada no processo de planejamento de longo prazo com muitos marcos ao longo do caminho.
Este modelo tem 5 seções para ajudar a orientar a definição de metas de longo prazo e acompanhar o seu progresso à medida que avança. O modelo ajudará você e sua equipe a se manterem responsáveis por suas metas ao longo do tempo. Dessa forma, você estará plantando as sementes do sucesso desde o início, o que levará a marcos do projeto e alcançar seus objetivos de longo prazo. Faça o download deste modelo
3. Modelo de plano de trabalho do projeto ClickUp
O modelo de plano de trabalho do projeto mostra uma lista de tarefas, mas também ajuda a visualizar os atrasos, o nível de esforço e os locais onde o projeto está fora do caminho.
Às vezes, gerenciar um projeto é mais complexo do que apenas escrever uma lista das atividades que precisam ser concluídas e o status de cada uma delas. Quando você precisa de um pouco mais de detalhes, Modelo de plano de trabalho de projeto do ClickUp pode ajudar.
Pense nesse modelo de plano de projeto como uma versão ampliada do nosso modelo Plano de trabalho simples. Além dos campos padrão, como nome da tarefa, data de início e de vencimento e duração, esse modelo também oferece uma visão detalhada sobre se a sua equipe está ou não atingindo os marcos.
Os campos adicionais desse modelo mostram como a sua equipe está se saindo no cumprimento do cronograma definido.
- Atrasos (dias): Rastreia quais marcos têm pontos de atrito;
- Campo Cronograma: exibe verde (dentro da meta), âmbar (pequenos atrasos) ou vermelho (atrasos significativos); e
- Esforço: Mostra o nível de esforço para concluir a tarefa, de 1 a 5.
Os campos de agendamento desse modelo o tornam especialmente útil ao analisar retroativamente um projeto para ver onde você pode ter calculado mal o tempo ou o esforço necessário para concluir uma determinada atividade. Dessa forma, você pode ajustar e criar um cronograma mais preciso para o próximo projeto. Faça o download deste modelo
4. Modelo de plano de trabalho remoto do ClickUp
O modelo de plano de trabalho remoto ajuda as equipes remotas a permanecerem conectadas enquanto colaboram em projetos.
As equipes remotas têm características únicas desafios quando se trata de colaborar em projetos em grupo. Modelo de plano de trabalho remoto do ClickUp só para eles.
Sem trabalharem próximas umas das outras, as equipes remotas precisam ser mais intencionais para manter todos na mesma página com o gerenciamento de projetos. Também pode ser complicado descobrir quais solicitações de projeto são importantes para a empresa como um todo e quais seriam boas de se ter, mas não são importantes no esquema maior das coisas. Isso faz com que encontrar o projeto certo ferramentas para trabalhar em casa essenciais para o sucesso da equipe remota.
Esse modelo classifica cada projeto com base em seu impacto organizacional para mostrar sua importância para a empresa.
- Projetos de baixa importância: Podem ou não ser realizados, dependendo da carga de trabalho da equipe, uma vez que não causam impacto significativo na organização.
- Projetos de alta importância: Devem ser perseguidos, pois têm impacto significativo na organização.
O modelo também tem um local para escrever a meta do projeto ("aumentar a participação da equipe em 90%" ou "gerar 200 novos clientes", por exemplo), o orçamento do projeto e o custo real, o nível de esforço e um link para os principais resultados do projeto, de modo que cada pessoa que trabalha na tarefa tenha total visibilidade do contexto do trabalho e dos arquivos relevantes. Faça o download deste modelo
5. Modelo de quadro branco do plano de trabalho do ClickUp
O modelo de quadro branco do plano de trabalho oferece um espaço de trabalho digital para a criação de quadros brancos com a sua equipe, quer estejam na mesma sala ou do outro lado do país.
O quadro branco é uma ótima maneira de visualizar ideias, discutir estratégias e colaborar com os colegas .
O uso de quadros brancos durante as reuniões de equipe oferece uma oportunidade para que todos possam expressar suas ideias e trabalhar juntos na solução de problemas. Porém, nos ambientes de trabalho modernos de hoje, sua equipe nem sempre está no mesmo local físico para fazer uma reunião de quadro branco e pode ser necessário acessar as anotações do quadro branco em qualquer lugar. É por isso que criamos o Modelo de quadro branco de plano de trabalho do ClickUp .
Ele fornece uma referência visual planejada para um projeto em formato digital, mas, assim como um quadro branco físico, você pode "pendurar" notas, anotar tarefas e mover atribuições.
O quadro branco tem vários recursos que o tornam igual a um quadro físico, mas melhor!
- Ferramentas de desenho: Use marcadores de diferentes cores e tamanhos, adicione formas e notas adesivas, texto, setas e mapas mentais e até mesmo carregue imagens e fotos.
- Biblioteca de modelos: Comece com 9 modelos pré-fabricados diferentes para organizar e adicionar rapidamente ao seu quadro branco.
- Tarefas, documentos, pessoas e listas: Solte ou marque qualquer um desses itens de outros quadros ou listas em seu espaço de trabalho do ClickUp.
- Links: Inclua rotas clicáveis para arquivos Figma, sites, Google Docs, planilhas e slides, e Youtube.
Quer esteja fazendo brainstorming de ideias ou mapeando processos complexos, este modelo de quadro branco pode ser uma ferramenta útil para levar seu trabalho ao próximo nível.
Bônus:_ **Modelos de plano de comunicaçãoFaça o download deste modelo
6. Modelo de plano de 12 semanas do ClickUp
Use o modelo de plano de 12 semanas para registrar todas as suas tarefas, suas datas de vencimento, o responsável e o nível de prioridade.
Muitas empresas funcionam em ciclos trimestrais de 12 semanas cada. Para aqueles que usam essa abordagem, criamos Modelo de plano de 12 semanas do ClickUp para garantir que seu próximo trimestre seja ainda melhor que o anterior. Mas a diversão não para por aí! Esse modelo pode ser usado para gerenciar todos os aspectos de sua vida, ajudando-o a equilibrar suas metas pessoais e profissionais com o mais eficiente plano de produtividade possível.
Nosso modelo de plano de projeto simples para 12 semanas funciona como uma lista de tarefas gigante, na qual você pode inserir uma descrição detalhada da tarefa, adicionar subtarefas e criar listas de verificação. O modelo também inclui dois campos personalizados:
- Planejar e monitorar o progresso: Preenche automaticamente os campos que mostram o quanto você está adiantado na conclusão da tarefa
- Categoria de atividade: Marque cada categoria com um grupo relevante (por exemplo, pessoal, trabalho, família ou finanças)
Use esse modelo para fazer um "brain dump" de tudo o que você precisa fazer nas próximas 12 semanas. Em seguida, use os campos do ClickUp para atribuir pessoas relevantes às tarefas, criar datas de vencimento e priorizar sua lista de acordo com o que precisa ser feito e quando. Faça o download deste modelo
7. Modelo de plano de processo ClickUp
Nosso modelo de plano de processo o ajuda a organizar as especificidades do seu projeto, incluindo os métodos, critérios e ações de melhoria necessários.
Um plano de processo é essencialmente seu roteiro passo a passo para alcançar um resultado específico.
Ele inclui as etapas que você seguirá para concluir uma meta, as medidas de qualidade e de resposta que serão implementadas e quaisquer planos de reação relevantes. É a melhor maneira de garantir que suas expectativas (ou as do seu cliente) sejam atendidas, e é por isso que criamos Modelo de plano de processo do ClickUp .
Os planos de processo geralmente são necessários para fins de conformidade em trabalhos em que o produto ou serviço exige inspeções para garantir sua qualidade. Este documento oferece campos para detalhar as especificidades das operações de sua empresa.
- Seção para listar ações de melhoria: Inclui uma descrição, a entrada e a saída, os métodos usados, os critérios e as ações que precisam ser tomadas se os critérios não forem atendidos.
- Seção para detalhes de revisão do plano de processo: Inclui a data da revisão, o histórico da revisão e uma lista de pessoas que aprovaram e reconheceram o plano.
Quer esteja lançando um novo produto ou implementando uma nova estratégia de vendas, é fundamental ter um plano de processo em vigor. Ele o ajudará a se manter organizado e garantirá que você esteja seguindo as melhores práticas e protocolos para alcançar o sucesso. Além disso, ter um plano claro pode lhe dar tranquilidade quanto à sua capacidade de executar sua visão. Faça o download deste modelo
8. Modelo de plano de trabalho do Microsoft Excel
Via Microsoft
Embora acreditemos que a biblioteca de modelos do ClickUp ofereça tudo o que uma empresa poderia precisar para se organizar e se manter organizada, sabemos que nem sempre é possível escolher as soluções que você gostaria de usar. Para as organizações que exigem o uso de produtos da Microsoft e para aquelas que preferem planilhas a documentos do Word, estas Modelos de plano de trabalho em Excel são para você.
O Excel oferece algumas linhas do tempo personalizáveis e modelos de roteiro para ajudá-lo a organizar seus projetos.
- Cronograma do projeto:Criar uma linha do tempo para rastrearcronogramas de projetosmostrando em que mês cada tarefa ocorrerá. Inclui uma tabela com o nome da atividade e as datas de início e término. O Excel fornece três tabelas detalhadaslinha do tempo do projeto e um modelo de quatro semanasmodelo de cronograma de projeto.
- Modelo de plano de trabalho: Mostre seus projetos em 4 fases, incluindo as atividades necessárias em cada uma delas. Os dados são inseridos em outra planilha e, em seguida, preenchidos automaticamente no roteiro visual.
Esses modelos não foram criados especificamente para o gerenciamento de projetos, mas, em caso de necessidade, eles permitem que você organize as tarefas mais urgentes do projeto e as apresente visualmente. E se você preferir documentos a planilhas, aqui está como criar uma linha do tempo usando o Word em vez disso. Faça o download deste modelo
9. Microsoft Project Modelo de linha do tempo do plano do projeto
Via Microsoft
Se você precisa manter o planejamento do seu projeto dentro do pacote Microsoft, mas deseja uma solução mais abrangente do que os modelos do Excel, considere estes Modelos de plano de trabalho do Microsoft Project .
O Microsoft Project é um programa de software que ajuda a planejar, programar e gerenciar projetos complexos. Com recursos como Gráficos de Gantt , gerenciamento de recursos e controle de tarefas, o Microsoft Project facilita a organização e o cumprimento dos prazos.
O Project também se integra a outros programas da Microsoft, como o Excel e o Outlook, para que você possa compartilhar facilmente informações e colaborar com sua equipe. Quer esteja planejando um casamento, construindo um prédio ou lançando um novo produto, o Microsoft Project pode ajudá-lo a se manter no caminho certo e a realizar o trabalho.
Este modelo de planejamento de projeto pode ajudá-lo a organizar tarefas e marcos de uma forma que seja fácil de compartilhar com vários membros da equipe e partes interessadas. Mas para utilizar esses modelos, você terá que se inscrever no serviço. Faça o download deste modelo
Modelos eFinancial Models Planilhas Google Modelo simples de planejamento de projeto
Via eFinancial Models
Para aqueles que não podem escolher suas próprias plataformas de gerenciamento de projetos e cujas empresas usam o Google Workspace, há Modelos de plano de trabalho do Google Sheets para você também!
A boa notícia sobre o Google Sheets é que, se você já usou o Microsoft Excel, vai se sentir em casa. Trata-se de uma ferramenta de planilha baseada na nuvem que permite criar, editar e compartilhar pastas de trabalho com outras pessoas em tempo real. O Planilhas Google permite que você colabore com a sua equipe em um local centralizado, sem a necessidade de salvar e enviar arquivos para lá e para cá.
Para o planejamento do trabalho, você pode usar o Planilhas Google para definir prazos, acompanhar o andamento do projeto, atribuir tarefas e muito mais. Quer esteja trabalhando em um projeto com várias pessoas, em uma apresentação ou simplesmente precise organizar sua lista de tarefas diárias, o Planilhas Google pode ajudar agilizar o processo e tornar sua vida profissional muito mais fácil. Faça o download deste modelo
Otimize seu fluxo de trabalho com um modelo de planejamento de trabalho hoje mesmo
Priorizar sua carga de trabalho e fazer planos para cumprir suas responsabilidades é fundamental para obter a melhor produção possível. Felizmente, há muitos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis para ajudá-lo, quer você esteja procurando uma maneira de organizar o trabalho anualmente, por projeto ou por trimestre.
O espaço de trabalho do ClickUp permite que você visualize facilmente suas tarefas, e nossos modelos ajudam a organizá-las de forma rápida e intuitiva, quer você esteja trabalhando sozinho ou como parte de uma equipe maior. E quando você precisar colaborar com outros colaboradores, o ClickUp simplifica a obtenção de feedback.
É grátis começar a usar o ClickUp, portanto experimente hoje mesmo para ver como um pouco de planejamento antecipado pode maximizar sua produção a longo prazo.