Imagine um cruzamento movimentado na hora do rush. Centenas de carros estão enfileirados e todos os motoristas estão com pressa para chegar ao trabalho a tempo. Sem regras de trânsito adequadas, o caos total se instalaria. 🚨
A priorização aborda questões semelhantes, mas agora estamos falando de prazos iminentes e clientes exigentes, em vez de engarrafamentos. Ela fornece diretrizes para uma organização eficiente ao lidar simultaneamente com muitas tarefas com diferentes níveis de urgência.
Para dominar o jogo da priorização, você deve encontrar a ferramenta adequada para o trabalho. Confira a lista dos nossos modelos de prioridades favoritos do ClickUp e escolha o seu companheiro! Vamos explorar o que cada um oferece e como você pode usá-lo para aumentar a produtividade.
⏰ Resumo de 60 segundos
Está se sentindo sobrecarregado por uma montanha de tarefas? Priorizar de forma eficaz pode ser um divisor de águas. O ClickUp oferece uma variedade de modelos gratuitos para ajudar você e sua equipe a se concentrarem no que realmente importa.
- ClickUp Modelo simples de matriz de priorização: classifique rapidamente as tarefas por urgência e importância, garantindo que você lide primeiro com os itens de alta prioridade.
- Modelo de matriz de prioridades de ação do ClickUp: avalie as tarefas com base no esforço e no impacto, ajudando você a se concentrar em ganhos rápidos que proporcionam resultados significativos.
- ClickUp Modelo de quadro branco com matriz de prioridades 2×2: organize visualmente as tarefas em quatro quadrantes, facilitando a identificação do que precisa de atenção imediata.
- ClickUp Modelo de matriz de priorização de projetos: avalie e classifique projetos para alocar recursos de forma eficaz e atingir objetivos estratégicos.
- Modelo de quadro branco de priorização do ClickUp: colabore com sua equipe em tempo real para decidir as prioridades das tarefas e otimizar os fluxos de trabalho.
- ClickUp Modelo de plano de ação diário: planeje seu dia com objetivos claros, garantindo que você permaneça no caminho certo e produtivo.
- ClickUp Modelo de plano de ação SMART: defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado para aumentar o foco e a responsabilidade.
- ClickUp Modelo de backlogs e sprints: gerencie o desenvolvimento de produtos organizando tarefas em backlogs e planejando sprints com eficiência.
- ClickUp Modelo Iniciar-Parar-Continuar: reflita sobre os processos atuais para identificar o que iniciar, parar ou continuar fazendo para obter melhorias contínuas.
- ClickUp Modelo simples de tarefas a realizar: acompanhe as tarefas diárias com uma lista de tarefas simples, garantindo que nada seja esquecido.
O que é um modelo de matriz de priorização?
Os modelos de prioridades são estruturas pré-construídas para ajudá-lo a organizar tarefas com base em sua urgência e níveis de impacto nos negócios.
Com todas as suas tarefas organizadas, você e sua equipe podem trabalhar mais rápido e com confiança. Você sabe exatamente o que, quando e por que precisa ser feito, para que seus esforços sejam direcionados e alinhados com os objetivos da empresa e da equipe.
Usar um modelo de priorização de projetos traz muitos benefícios, incluindo:
- Maior foco, eficiência e produtividade
- Melhoria na tomada de decisões estratégicas
- Alocação eficaz de recursos
- Reduza o estresse e melhore o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
- Cumprimento de prazos e realização de metas em tempo hábil
Assim como as técnicas de priorização, os modelos de prioridades vêm em várias formas, com diferentes critérios para avaliar tarefas, e podem ser usados em vários contextos por pessoas em cargos organizacionais específicos.
O que torna um modelo de prioridades bom?
Em geral, um modelo de prioridades eficaz deve atender aos seguintes requisitos:
- Visualização: Possui uma estrutura clara e um design atraente, com cores e elementos interessantes para ajudar a dar vida aos seus planos.
- Acessibilidade: permite que você acesse e edite a partir de qualquer dispositivo, possibilitando o planejamento em qualquer lugar.
- Intuitividade: apresenta uma interface limpa e é simples de usar para todos os membros da equipe, novos ou experientes.
- Flexibilidade: acomoda diferentes tipos de projetos e equipes e permite que você amplie à medida que o negócio cresce.
- Integração: Compatível com suas ferramentas favoritas de gerenciamento de projetos, permitindo otimizar o fluxo de trabalho.
- Colaboração: permite que todos da sua equipe participem da priorização, oferecendo recursos avançados de compartilhamento, controle do usuário e comunicação.
10 modelos gratuitos de priorização de projetos
Um plano sólido de priorização de tarefas pode preparar o terreno para os trabalhos futuros, para que vários projetos sejam executados sem problemas. Ao dedicar um esforço extra antecipadamente, você pode economizar tempo durante as etapas de produção mais exigentes, evitando falhas de comunicação, atrasos, erros e outros contratempos que prejudicam a confiança do cliente. ⏰
Não sabe por onde começar? Use um destes 10 modelos do ClickUp e otimize seu processo de priorização de tarefas em pouco tempo. Eles são gratuitos, então você pode explorar diferentes opções sem compromisso!
1. Modelo simples de matriz de priorização do ClickUp
Se você prefere seguir a comprovada matriz de prioridades de Eisenhower, o modelo de matriz de prioridades simples da ClickUp pode ser a ferramenta ideal para priorizar projetos.
O modelo tem uma estrutura 2×2 e inclui variáveis de Urgência e Importância. Assim como a adição anterior à nossa lista, você pode usar a estrutura adicionando notas adesivas às suas quatro células.
Dependendo de suas posições, as tarefas podem ser classificadas como:
- Alta importância, alta urgência: Faça primeiro
- Baixa importância, alta urgência: Fazer a seguir
- Alta importância, baixa urgência: Fazer mais tarde
- Baixa importância, baixa urgência: Faça por último
Você sabia que pode usar o ClickUp para lidar com quase todas as suas operações nos bastidores, não apenas com a priorização?
Transforme as notas adesivas em tarefas com um clique e gerencie-as todas na visualização Lista. Você pode avaliar a capacidade dos funcionários, atribuir tarefas e acompanhar o progresso ou adicionar subtarefas, listas de verificação, anexos e qualquer outra coisa que ajude na conclusão das tarefas.
2. Modelo de matriz de prioridades de ação do ClickUp
Outra matriz 2×2, o Modelo de Matriz de Prioridades de Ação do ClickUp permite que os gerentes de projeto avaliem as tarefas com base no esforço necessário e no impacto potencial.
Antes de decidir sua prioridade, liste todas as tarefas no retângulo cinza no lado direito do modelo usando notas adesivas. Sinta-se à vontade para alterar suas cores para introduzir informações adicionais. Por exemplo, a cor pode indicar o responsável, o departamento ou outro fator de avaliação.
Você pode organizar as tarefas em quatro células diferentes, que têm nomes inteligentes:
- Grandes projetos: alto impacto + alto esforço
- Resultados rápidos: alto impacto + baixo esforço
- Preenchimentos: baixo impacto + alto esforço
- Tarefas ingratas: baixo impacto + baixo esforço
Assim como nos outros modelos do ClickUp Whiteboard, você pode personalizar quase todos os elementos com perfeição. Sinta-se à vontade para deixar sua imaginação fluir com imagens, vídeos, rabiscos e diagramas. 🎨
3. Modelo de quadro branco com matriz de prioridades 2X2 da ClickUp
Como o próprio nome sugere, o modelo ClickUp 2X2 Priority Matrix Whiteboard é uma matriz 2×2 padrão na qual você pode arrastar e soltar tarefas.
Apesar de sua aparência familiar, o modelo tem uma abordagem única em comparação com as recomendações anteriores da nossa lista. Além da importância, ele inclui a prioridade como uma das variáveis. Esse tipo de estrutura é útil quando a prioridade da tarefa foi determinada, mas não se alinha com sua importância geral.
Embora uma tarefa possa ser classificada como de alta prioridade, isso não significa que ela deva ser sua principal preocupação. Use este modelo para descobrir onde você deve alocar seu tempo, considerando o contexto mais amplo.
4. Modelo de matriz de priorização de projetos ClickUp
O modelo de matriz de priorização do ClickUp é uma excelente maneira de visualizar a complexa hierarquia das tarefas futuras.
É uma matriz 3×3 com dois eixos que representam as variáveis Impacto e Esforço. Uma tarefa pode ter uma pontuação baixa, média ou alta nessas variáveis. As células são estrategicamente codificadas por cores para ajudá-lo a avaliar a prioridade geral das atribuições rapidamente:
- Vermelho: Faça agora
- Laranja: Fazer a seguir
- Verde: Faça por último
Para adicionar conteúdo a um quadro branco do ClickUp, crie uma nova nota adesiva em algum lugar do quadro e descreva brevemente a tarefa. Depois de avaliar seu impacto e níveis de esforço, arraste e solte-a na célula que melhor representa seu status de prioridade. Você pode usar o posicionamento exato da nota dentro da célula para introduzir uma camada adicional de classificação.
Na visualização Quadro Branco, o modelo permite liberdade e criatividade. Você pode adicionar imagens e vídeos, vincular tarefas e documentos e fazer rabiscos para expressar ideias à sua equipe de maneira divertida. 💥
5. Modelo de quadro branco para priorização do ClickUp
O modelo de quadro branco de priorização da ClickUp oferece uma maneira colorida e inovadora de gerenciar tarefas, ideias e propostas dentro da sua organização. 🌈
Embora semelhante a uma matriz com seus dois eixos, o modelo se afasta das categorias rígidas e introduz um sistema de camadas mais flexível. Dependendo de onde você as posiciona no diagrama, as tarefas podem ter os seguintes status:
- Deve ser feito/viável: Altamente alcançável e altamente significativo
- Ótimo ter/precisa de revisão: Altamente alcançável ou altamente significativo
- Não funcionará/Impossível: Pouco significativo ou dificilmente alcançável
Comece listando todas as suas tarefas como notas adesivas na seção Pool de Ideias, à direita. Este modelo de priorização permite envolver os funcionários de forma multifuncional, atribuindo uma cor de nota a cada departamento. Após criar a lista, avalie a importância e a viabilidade das tarefas e mova-as para suas respectivas posições.
Lembre-se de atualizar a legenda à esquerda para ajudar os outros a entenderem o diagrama mais facilmente! 🧭
6. Modelo de plano de ação diário do ClickUp
Estamos mudando da estrutura simples do modelo de matriz de priorização de projetos para uma mais abrangente e interativa. O modelo de plano de ação diário do ClickUp oferece todas as ferramentas necessárias para aumentar a produtividade e atingir com eficiência as metas diárias da sua equipe. 📅
Com este modelo, você pode:
- Centralize todos os dados para torná-los facilmente acessíveis a todos.
- Organize tarefas e acompanhe seu progresso
- Programe e atribua tarefas e obtenha uma visão holística do cronograma do projeto.
A primeira coisa que você deve fazer é definir a meta final. Você pode fazer isso na pequena tabela na parte superior da visualização da lista do modelo. Em seguida, defina as tarefas e subtarefas para cada departamento. Use as colunas do lado direito para definir o prazo, indicar a complexidade da tarefa ou introduzir um campo personalizado com outras informações relevantes.
Se você é fã de quadros Kanban, talvez ache mais conveniente organizar as tarefas na visualização Quadro. Seja qual for o layout, sinta-se à vontade para personalizar o agrupamento, os filtros e outros elementos para adaptar o modelo às necessidades da sua equipe.
Graças à visualização da linha do tempo, você pode gerenciar o tempo com eficácia. Ao definir as dependências das tarefas, garanta que elas sempre sigam a ordem mais lógica e eficiente, mesmo no caso de reprogramas frequentes.
7. Modelo de plano de ação SMART da ClickUp
O modelo de plano de ação SMART da ClickUp oferece a você a oportunidade de analisar suas metas em profundidade. Você pode especificar os meios para alcançá-las e medir o sucesso. 📐
Como você provavelmente já trabalhou no Word, Google Docs ou um programa semelhante, este modelo deve lhe parecer familiar! 🔔
Anote suas ideias nas caixas de texto designadas, exclua os banners e pronto.
Comece por definir seu objetivo final. Na seção seguinte, aborde os aspectos específicos do seu plano de ação, seguindo o princípio SMART:
- Específico: O que você precisa fazer para atingir a meta? Quem são as outras pessoas responsáveis e quais são suas funções?
- Mensurável: quais métricas você usará para acompanhar o progresso e determinar o sucesso de seus esforços? Há algum marco que você deve atingir?
- Alcançável: Como você planeja atingir a meta? Quais ferramentas você precisa? Quais habilidades ou conhecimentos você precisa aprimorar?
- Relevante: Por que essa meta é importante? Como ela se encaixa no panorama geral e nos objetivos da empresa?
- Prazo determinado: há algum prazo pré-definido que você precisa cumprir? Se não, quanto tempo você acha que precisa para atingir sua meta?
Na tabela de acompanhamento no final, relate seu progresso após intervalos de tempo pré-definidos. Descreva as principais realizações, deficiências e áreas que requerem apoio adicional.
8. Modelo de backlogs e sprints do ClickUp
Líderes de equipes de desenvolvimento de software, prestem atenção: este modelo é para vocês! O modelo ClickUp Backlogs & Sprints é uma ferramenta de produtividade abrangente baseada nas metodologias Scrum e Agile.
Ele ocupa todo um espaço do ClickUp e oferece várias visualizações e recursos, permitindo que você gerencie todo o processo a partir de um único aplicativo. Pode ser desafiador para iniciantes, mas o documento de instruções incluído deve fornecer orientações suficientes.
O modelo vem com várias visualizações, incluindo:
- Lista épica para uma visão geral abrangente de todas as histórias dos usuários
- Lista de priorização de backlog para ajudá-lo a organizar histórias de usuários e bugs
- Lista de sprints e quadro de reuniões diárias para planejamento de longo prazo
- Novo formulário de solicitação épica para coletar feedback dos usuários
- Exibições de calendário, cronograma e carga de trabalho para programação
- Documentos retrospectivos para resumir e obter feedback das equipes
Quando se trata de gerenciamento de prioridades, a Lista de Priorização de Backlog oferece várias colunas personalizadas para ajudá-lo a avaliar as tarefas. Você pode atribuir Pontos Sprint, usar o método de classificação MoSCoW, designar uma etiqueta de prioridade ou introduzir seus próprios critérios de projeto.
9. Modelo Iniciar-Parar-Continuar do ClickUp
De tempos em tempos, você deve reavaliar seus fluxos de trabalho para identificar áreas que precisam ser melhoradas. Afinal, a ordem das tarefas não importa muito se seus processos estiverem desatualizados e ineficazes em sua essência.
O modelo Iniciar-Parar-Continuar do ClickUp fornece uma estrutura para otimizar os processos dentro da sua equipe ou organização. É outro modelo de quadro branco, portanto, as opções de personalização são amplas.
Primeiro, estabeleça o objetivo principal, ou seja, o que você deseja alcançar. Por exemplo, isso pode ser melhorar o atendimento ao cliente ou otimizar o processo de integração.
Crie uma lista de tarefas envolvidas no referido processo usando notas adesivas. Através de discussão com seus colegas de equipe ou partes interessadas, decida a qual categoria cada tarefa pertence:
- Início: Tarefas que você não está realizando, mas deveria estar
- Pare: tarefas ineficazes que consomem muito tempo, mas agregam pouco valor ao negócio.
- Continuar: tarefas que se mostraram impactantes e devem permanecer no processo
Arraste e solte as notas que simbolizam as tarefas nas posições apropriadas. Você pode transformar os planos em ação criando tarefas na visualização Lista, desbloqueando muitas outras funcionalidades. Certifique-se de avaliar e atualizar o processo novamente após um determinado período para garantir sua relevância.
10. Modelo simples de tarefas pendentes do ClickUp
Em alguns casos, a solução mais simples é a mais eficaz. O modelo Simple To-Dos da ClickUp é um exemplo perfeito disso. Ele oferece uma maneira direta de gerenciar tarefas sem complexidades ou distrações desnecessárias.
Use a visualização Lista como sua lista de tarefas principal. Por padrão, as colunas mostram o responsável, a data de vencimento, a etiqueta de prioridade, comentários e muito mais. A coluna de status apresenta um menu suspenso com categorias personalizáveis.
Você também pode personalizar as colunas, escolhendo entre 20 opções de campos, incluindo:
- Texto
- Data
- Barra de progresso
- Caixa de seleção
- Classificação
- Fórmula
Expanda as informações adicionando subtarefas, listas de verificação e anexos. Sinta-se à vontade para explorar outras visualizações, como Quadro e Gantt, e brincar com os filtros para encontrar a variante de exibição ideal.
Modelos de prioridades principais: uma visão geral
Não sabe qual modelo experimentar? Consulte a tabela a seguir para obter um resumo de todas as opções:
| Modelo | Benefícios |
| Modelo de matriz de priorização do ClickUp | Oferece uma estrutura 3×3 exclusiva que permite avaliar com precisão a prioridade de uma tarefa. |
| Modelo simples de matriz de prioridades do ClickUp | Segue o formato tradicional da matriz de Eisenhower, com importância e urgência como variáveis. |
| Modelo de matriz de prioridades de ação do ClickUp | Ajuda você a priorizar facilmente as tarefas de acordo com seu impacto e nível de esforço, usando uma estrutura 2×2. |
| Modelo de quadro branco com matriz de prioridades 2X2 da ClickUp | Garanta que seus esforços sejam focados nas tarefas mais relevantes para economizar tempo. |
| Modelo de quadro branco de priorização do ClickUp | Permite priorizar tarefas que envolvem diferentes departamentos da sua organização. |
| Modelo de plano de ação diário do ClickUp | Otimize seu planejamento diário e centralize todos os dados relacionados às tarefas. |
| Modelo de plano de ação inteligente ClickUp | Oferece uma estrutura simples para ajudá-lo a definir seus objetivos e realmente alcançá-los. |
| Modelo de backlogs e sprints do ClickUp | Prepare sua equipe de desenvolvimento para o sucesso com um sistema abrangente de gerenciamento de tarefas. |
| Modelo ClickUp Iniciar-Parar-Continuar | Ajuda você a identificar áreas que precisam de melhorias e a criar planos de otimização. |
| Modelo simples de tarefas pendentes do ClickUp | Simplifica a priorização e a delegação de tarefas com uma estrutura clássica de lista de afazeres. |
Aumente sua produtividade com modelos de prioridades
Um sistema de priorização sólido aumenta o desempenho da sua equipe, levando a resultados mais rápidos e de maior qualidade. Ele também estabelece as bases para trabalhos futuros, permitindo um planejamento eficiente a médio e longo prazo. Tarefa por tarefa, projeto por projeto, sua equipe pode se tornar uma das mais produtivas da empresa.
Ao usar um desses incríveis modelos de prioridades, você pode ganhar vantagem e atingir suas metas de produtividade em pouco tempo! 🏁