Se você estiver fazendo malabarismos com milhares de tarefas e sua lista de afazeres parecer interminável, mas você se sentir eternamente ocupado - você está realmente sendo produtivo? 🤔
Não se trata de uma pergunta capciosa!
De fato, muitas pessoas no mundo dos negócios atual descrevem a produtividade de forma diferente. Uma pesquisa recente Pesquisa da ClickUp com mais de 1.000 trabalhadores dos EUA perguntou como eles definem a produtividade no espaço de trabalho e três respostas se destacaram:
A pesquisa revelou que 58% dos entrevistados definiram produtividade como a conclusão de todas as suas tarefas, 51% a relacionaram ao sentimento de realização e 43% a compararam com a conclusão de mais tarefas em sua lista de afazeres. Quer se trate de grandes projetos difíceis, problemas com gerenciamento de tempo ou excesso de tarefas administrativas, há muitas coisas que podem nos impedir de nos sentirmos realmente produtivos.
E se você está constantemente preso nesse cenário, é hora de aumentar o nível de sua produtividade. Há maneiras de trabalhar mais rapidamente sem se esgotar. Portanto, comece agora a incorporar as estratégias a seguir em sua rotina diária para agilizar seu fluxo de trabalho e fazer mais.
Vamos nos aprofundar abaixo! 🏊
10 maneiras de trabalhar de forma mais rápida e inteligente para fazer mais
Trabalhar mais rápido significa encontrar atalhos simples ou usar pequenos truques para fazer mais em menos tempo. Mais importante ainda, você precisa adotar as dicas que funcionarão melhor para seu fluxo de trabalho e processo. Não existe uma abordagem única para todos.
Em vez disso, trata-se de praticar bons hábitos de trabalho e saber onde você pode estar perdendo tempo ou até mesmo fazendo trabalho repetido. Por isso, reunimos 10 dicas sobre como trabalhar mais rápido para economizar parte de sua largura de banda mental e usar seu tempo de forma adequada ao longo do dia.
1. Automatize seus fluxos de trabalho com o ClickUp Automations
Crie receitas de automação personalizadas ou pré-construídas para automatizar o trabalho de rotina e simplificar seu fluxo de trabalho complexo
Sabe o que é incrível? Automatizar seus fluxos de trabalho pessoais. Confie em nós, é um divisor de águas e uma habilidade valiosa saber como colocar o trabalho no piloto automático. Imagine economizar todo esse tempo e energia em tarefas repetitivas. Em vez disso, você se concentra nas tarefas diferentes que realmente importam - o trabalho criativo e estratégico que realmente mostra seus talentos.
O uso de ferramentas de automação também significa menos erros, pois você padroniza o processo e as etapas para chegar à conclusão do projeto, de modo que terá consistência, precisão e um trabalho de alto nível. Quem não gostaria de ter esse tipo de paz de espírito?
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante Recurso de automação do ClickUp permite que você configure fluxos de trabalho automatizados para eliminar o trabalho repetitivo em uma única tarefa. Por exemplo, é possível criar uma automação que atribua tarefas aos membros da equipe com base em suas funções ou que mova uma tarefa para um status diferente quando marcada como concluída.
Ao concluir tarefas com ferramentas de automação, você não apenas economiza tempo mas garanta que seus projetos permaneçam no caminho certo, eliminando todo o trabalho tedioso que pode atrapalhar os projetos no futuro.
2. Use modelos para obter consistência e eficiência
Crie seu próprio modelo ou use um modelo pré-fabricado do Centro de Modelos do ClickUp e salve-o para reutilizá-lo em projetos futuros
Quando se trata de trabalhar de forma mais rápida e inteligente, use modelos.
Quem não gosta da ideia de começar com o pé direito? Com a ajuda de modelos, você terá um ponto de partida sólido para poder mergulhar de cabeça no seu projeto. Não perca tempo pensando por onde começar. Em vez disso, pegue um modelo pré-fabricado, ajuste-o para atender às suas necessidades e você estará pronto para as corridas.
Os modelos também promovem a consistência. Não precisa mais se preocupar se seus documentos ou apresentações correspondem ao estilo de seus trabalhos anteriores. Com um modelo personalizável, você terá uma aparência unificada em todo o trabalho, o que não só economiza tempo, mas também dá um ar superprofissional.
Quer seja um modelo de estrutura analítica de trabalho ou um modelo de lista de tarefas se você não tiver um modelo de lista de tarefas, há algo que pode ser usado para manter todos na mesma página. Você está trabalhando com o mesmo formato e usando as mesmas diretrizes. Escolha entre A biblioteca de modelos pré-fabricados do ClickUp para personalizar, formatar e editar de acordo com suas necessidades.
3. Defina metas SMART e acompanhe o progresso no ClickUp
A visualização de caixa permite que você veja no que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela
Se precisar de ajuda para delinear suas tarefas sem importância e as tarefas importantes, para que saiba o que está sendo feito, você pode usar a visualização de caixa precisa ser priorizado considere seguir o modelo Metas SMART formato. É um acrônimo que significa Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Alcançável), Relevant (Relevante) e Time-bound (Limitado no tempo).
Em vez de definir metas vagas como "quero economizar tempo no trabalho" ou "quero ser mais produtivo", as metas SMART fornecem um roteiro claro para o sucesso, para que você saiba exatamente o que está tentando alcançar:
- Específica: A meta deve ser bem definida e clara, para que não haja ambiguidade sobre o que você deseja alcançar
- Mensurável: Acompanhe seu progresso e saiba quando alcançou sua meta
- Alcançável: Defina metas realistas que você possa realmente alcançar e alinhe as metas relevantes com seus valores gerais e objetivos de longo prazo
- Com limite de tempo: Defina um prazo para sua meta e dê um senso de urgência e motivação para realizá-la
Armazene e categorize de forma organizada metas semelhantes em Goal Folders no ClickUp
Usando Recurso de metas do ClickUp do ClickUp, você pode criar metas SMART e dividi-las em metas menores e gerenciáveis, além de organizá-las para facilitar o acesso. Ao acompanhar e organizar seu progresso na plataforma, você poderá manterá o foco e a motivação ao perceber que está se aproximando de seus objetivos muito mais rapidamente.
4. Use recursos de bloqueio de tempo em seu calendário
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize o trabalho da sua equipe em um calendário flexível que mantém todos na mesma página
O bloqueio de tempo é uma técnica básica, mas poderosa, que pode fazer maravilhas pelo tempo alocado a projetos ou tarefas específicas. Esse hábito que aumenta a produtividade consiste em programar períodos de tempo dedicados - seja em incrementos de uma hora ou meia hora - para tarefas específicas. Esse técnica de gerenciamento de tempo é um divisor de águas quando se trata de fazer mais em menos tempo.
Veja por que ela é tão incrível. Em primeiro lugar, o bloqueio de tempo ajuda você a manter o foco com precisão. Ao dedicar blocos específicos de tempo às tarefas, você tem menos probabilidade de ter problemas para se concentrar em e-mails, chamadas telefônicas ou alertas tentadores de mídia social no seu celular.
Além disso, com um prazo definido, você naturalmente trabalhará com mais eficiência para concluir a tarefa dentro do tempo alocado. É como dar a si mesmo um mini-prazo para cada tarefa, e todos nós sabemos como os prazos podem nos estimular, não importa se é uma tarefa simples ou um grande projeto.
Mantenha o controle de reuniões ou eventos atuais, passados e futuros com o modelo de bloqueio de horário do ClickUp
O bloqueio de tempo também é fantástico para reduzir a fadiga das decisões. É por isso que as equipes contam com Visualização do calendário do ClickUp para implementar o bloqueio de tempo e programar blocos dedicados para tarefas específicas. Além disso, Modelos de bloqueio de programação do ClickUp podem integrar sua agenda com outras ferramentas, como o Google Calendar ou o Outlook. Esses modelos o ajudam a manter o foco, minimizar as distrações e garantir que você aloque tempo suficiente para cada tarefa.
5. Aproveite o poder da IA do ClickUp
As funções de IA do ClickUp simplificam para as equipes de marketing a produção rápida de documentos importantes, como um estudo de caso
Digamos que você esteja redigindo um artigo no painel do ClickUp e precise de algumas ideias sobre como iniciar uma introdução - e pronto! Com A inteligência artificial integrada do ClickUp do ClickUp, você pode examinar a longa lista de ideias que ele gera para você assim que você o solicita.
Você pode gerar rascunhos, melhorar um rascunho existente ou fazer um brainstorming para uma tarefa com o recurso incorporado. ⏰
A inteligência artificial é o futuro - é o próximo passo para automatizar suas tarefas. Incorporá-la ao seu painel do ClickUp de gerenciamento de trabalho tem o potencial de economizar muito tempo, uma vez que você a incorpore ao seu fluxo de trabalho existente.
Procurando por mais Ferramentas de gerenciamento de projetos de IA ? Confira estas alternativas ao Copy AI & Ferramentas de marketing de IA
6. Divida as tarefas em partes menores com subtarefas e listas de verificação
Crie listas de tarefas claras e multifuncionais para gerenciar facilmente suas ideias e trabalhar em qualquer lugar, para que você nunca mais se esqueça de nada
No ClickUp, você pode dividir tarefas grandes em subtarefas menores e mais gerenciáveis ou criar listas de verificação dentro das tarefas. Isso permite que você acompanhe o progresso com mais facilidade, e é gratificante marcar os itens à medida que os conclui.
Além disso, você pode atribuir diferentes subtarefas a membros da equipe, promovendo a colaboração e a distribuição eficiente de tarefas. Acrescente um pouco de automação à mistura e não há como dizer com que eficiência você poderá realizar tarefas, concluir projetos e fazer atualizações conforme necessário.
7. Priorize sua carga de trabalho usando campos personalizados e prioridades
Encontre números precisos instantaneamente usando fórmulas simples ou avançadas nos campos personalizados do ClickUp
Às vezes, você deseja ter um pouco mais de controle sobre seu painel de produtividade. Para isso, existe o Campos personalizados do ClickUp que permite adicionar informações adicionais às tarefas ou definir níveis de prioridade mais granulares.
Os campos personalizados altamente personalizáveis do ClickUp facilitam a criação de fórmulas, o detalhamento de prioridades, a visualização e a atribuição de tarefas e muito mais. Os campos personalizados são ótimos para a criação de grandes painéis quando você precisa de uma visão panorâmica de tudo, sem a necessidade de entrar em detalhes.
Por exemplo. priorizar tarefas usando o recurso Prioridade que permite atribuir tarefas com prioridade Urgente, Alta, Normal ou Baixa. A execução das tarefas de alta prioridade primeiro garante que você esteja progredindo em suas metas mais importantes.
8. Limite as distrações com o modo de foco
Use a visualização do Modo de Foco no ClickUp Docs para remover as distrações da barra lateral e trabalhar em um espaço em branco simples
O Modo de Foco do ClickUp ajuda você a permanecer na zona, minimizando as distrações enquanto trabalha em uma tarefa específica. Ao ativar o Focus Mode, você será solicitado a definir um cronômetro para o período de tempo que deseja trabalhar sem interrupções.
O modo oculta informações desnecessárias, permitindo que você se concentre na tarefa em questão. Além disso, você pode integrar o ClickUp a bloqueadores de sites ou usar o modo software de controle de tempo para medir sua produtividade .
Isso é especialmente útil quando você está tentando trabalhar com conteúdo escrito, memorandos, blogs, e-mails, guias e qualquer outra coisa que precise ser escrita usando Documentos do ClickUp .
9. Delegue tarefas de forma eficaz com recursos de colaboração em equipe
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
Os recursos robustos de colaboração em equipe do ClickUp facilitam a delegação de tarefas e o compartilhamento de informações com seus colegas nas visualizações de Whiteboard. Por que fazer tudo isso sozinho se não é necessário?
Atribua tarefas aos membros da equipe com base em seus conhecimentos, adicione comentários às tarefas para esclarecimento ou use o recurso de bate-papo para se comunicar perfeitamente dentro da plataforma. Isso evita que você fique alternando constantemente entre uma coisa e outra. 🤓
Sem mencionar que é uma maneira incrível de manter o foco, porque você não precisa alternar constantemente o contexto. Ao delegar tarefas, você pode se concentrar em seus objetivos mais importantes prioridades e gerenciar sua carga de trabalho com mais eficiência. Confira nosso guia sobre projetos de terceirização!
10. Analise seus hábitos de trabalho com recursos de relatório
Reúna todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com os Dashboards
Quem disse que relatórios e análises são apenas para gerenciamento de projetos e números concretos? Os painéis do ClickUp ferramentas de produtividade permitem relatórios detalhados para obter informações valiosas sobre seus hábitos de trabalho.
Use recursos como controle de tempo, Box View e gráficos de velocidade para identificar tendências, identificar gargalos e descobrir áreas de melhoria. A beleza de tudo isso é que tudo pode acontecer em seu painel, que também é altamente personalizável.
Todas as suas informações, automação, relatórios, anotações e tarefas ficam em um só lugar. A centralização de todos os seus documentos, tarefas e lembretes mais importantes não apenas economiza seu tempo, mas também facilita o trabalho.
A revisão regular dos relatórios salvos automaticamente o ajudará a refinar suas estratégias, manter-se no caminho certo e, por fim, trabalhar mais rápido.
Como fazer mais em menos tempo
Ao integrar essas 10 dicas à sua rotina diária e usar o poder do ClickUp, você estará no caminho certo para trabalhar mais rápido e fazer mais. O segredo é ser disciplinado e adapte continuamente suas estratégias para otimizar seu fluxo de trabalho. Agrupe tarefas semelhantes para trabalhar em lotes ou programe blocos em seu calendário para evitar a perda de tempo com tarefas sem importância.
Com as ferramentas e a mentalidade certas, você verá melhorias significativas em sua eficiência, o que levará a um maior sucesso em sua vida pessoal e profissional.
Então, você está pronto para aumentar sua produtividade com o ClickUp?