Ninguém quer se atrasar para uma reunião ou entregar uma tarefa muito além do prazo original. Essas coisas são ruins e têm um efeito negativo sobre as pessoas ao nosso redor. Muitas vezes, esses contratempos não são intencionais - são apenas o resultado de uma má administração do tempo.
Embora não seja possível passar de não confiável para ultraconfiável da noite para o dia, mudar suas técnicas de gerenciamento de tempo é um grande passo para ser mais feliz, mais produtivo e mais realizado no trabalho.
O que você realmente precisa é das técnicas corretas de gerenciamento de tempo. É hora de dizer adeus à sensação de sobrecarga e olá para a sensação de organização, foco e capacidade. ✨
Vamos nos aprofundar.
Por que as técnicas de gerenciamento de tempo são importantes?
Todos nós precisamos de meios que nos ajudem a gerenciar o tempo de forma eficaz. Seja em casa ou no trabalho, as habilidades de gerenciamento de tempo são imprescindíveis se você quiser cumprir sua lista de tarefas.
O gerenciamento do tempo no local de trabalho é especialmente importante. Quando você se depara com várias tarefas, pessoas que dependem de você e prazos críticos, você precisa de uma maneira de manter o foco e a produtividade.
Isso se torna ainda mais relevante quando se trabalha em equipe.
Benefícios das técnicas eficazes de gerenciamento de tempo para equipes
Ser capaz de cumprir sua lista de tarefas no prazo não afeta apenas você. É uma grande vitória para o restante da sua equipe também. O oposto também é verdadeiro - ficar para trás pode ter um efeito dominó no restante da equipe ou do projeto.
Seja melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, priorizando tarefas ou usando alguns métodos simples de bloqueio de tempo, os efeitos positivos do gerenciamento adequado do tempo são muito benéficos.
As equipes que adotam estratégias para gerenciar seu tempo desfrutam de benefícios como
- Entrega de trabalho de maior qualidade e mais focado em tarefas urgentes
- Sentimentos de confiança e confiabilidade em sua programação diária
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- Menos procrastinação com bloqueio de tempo eficaz
- Relações de trabalho mais fortes em todas as suas tarefas
- Níveis mais altos de produtividade para priorizar tarefas
- Menor probabilidade de esgotar seus níveis de energia em trabalhos profundos
Quando a sua equipe consegue priorizar todas as tarefas, fazer tudo e trabalhar de forma produtiva, ela se torna um ativo importante para a sua organização. Se você ou os membros da sua equipe estão com dificuldades para manter a produtividade ou estão ficando para trás, considere tentar
ferramentas de gerenciamento de tempo
.
O software certo, aliado a algumas técnicas eficientes de gerenciamento de tempo, pode fazer toda a diferença.
15 das técnicas mais eficientes de gerenciamento de tempo
Não há escassez de técnicas de gerenciamento de tempo por aí. Para algumas pessoas, marcar as tarefas em blocos de tempo funciona; para outras, o importante é enfrentar primeiro a tarefa mais desafiadora.
Para ajudá-lo a encontrar as dicas e ferramentas certas para você, aqui estão algumas das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes que existem.
1. Defina metas SMART
Sem um objetivo real em mente, é fácil se distrair, procrastinar e depois ter que correr para terminar sua tarefa dentro do prazo. Definir metas SMART ajuda você a entender em que se concentrar, para que possa trabalhar com as tarefas de forma lógica. 🎯
Defina metas com a estratégia SMART em mente:
- Específica: Saiba qual meta ou resultado você deseja alcançar
- **Mensurável: ser capaz de acompanhar o progresso da meta
- Atingível: Realizável com os recursos que você tem (ou aos quais pode ter acesso)
- Relevante: Ajuda você a atingir uma meta ou prioridade geral
- Limitado no tempo: Ter um prazo realista que você possa alcançar
Definição de uma data de vencimento na visualização de lista do ClickUp
É fácil criar metas no ClickUp.
ajuda você a definir metas SMART em que é possível visualizar o progresso. Você também pode usar o ClickUp para
adicionar datas de vencimento às tarefas
para que você possa ver rapidamente o que está acontecendo com suas tarefas e metas.
2. Tente bloquear o tempo para trabalhar em suas tarefas mais importantes
A maioria de nós tem uma ideia aproximada de quanto tempo uma tarefa pode levar. Use isso a seu favor e use
para ajudá-lo a se manter produtivo e organizado.
O bloqueio de tempo funciona atribuindo blocos de tempo a tarefas específicas. Durante esse tempo específico, você trabalha somente nessa tarefa e evita distrações de outras áreas. Essa é uma ótima maneira de manter o foco, evitar a procrastinação e entrar na melhor mentalidade para o trabalho profundo. 👀
Muitas pessoas consideram o bloqueio de tempo útil quando realmente precisam de períodos de trabalho profundo. Você pode programar um tempo em seu calendário para se concentrar em uma tarefa desafiadora e, em seguida, preencher outras áreas ao redor dela com tarefas menos desafiadoras.
Mantenha o controle de reuniões ou eventos atuais, passados e futuros com o modelo de bloqueio de agenda do ClickUp
Concentrar-se no trabalho profundo também o ajuda a trabalhar com seus níveis de energia - tenha um bloco de tempo dedicado quando estiver mais energizado e deixe as tarefas administrativas ou menores para quando estiver se sentindo cansado ou precisar de uma pausa.
Aqui no ClickUp, temos vários modelos úteis de
. Você encontrará modelos que o ajudarão a
planejar seus dias, semanas e meses
com visualizações de calendário e lista que complementam a forma como você gosta de ver sua agenda.
3. Coma esse sapo
Eat that frog é uma estratégia de gerenciamento de tempo que tem tudo a ver com priorização. Com essa técnica, você se concentra primeiro nas tarefas mais importantes ou exigentes e não passa para nenhuma outra até que ela esteja concluída.
Se você é um procrastinador, essa pode ser a estratégia ideal para você. Ao se forçar a enfrentar a tarefa mais valiosa primeiro, você não conseguirá evitá-la.
Em vez disso, você gasta seus níveis de energia mais valiosos para concluí-la primeiro e, em seguida, obtém a satisfação de saber que já fez o trabalho mais difícil e pode relaxar mentalmente pelo resto do dia fazendo tarefas mais fáceis. 🏖️
Defina prioridades no ClickUp para distinguir melhor o que precisa ser feito agora e o que pode esperar
Atalhos para o sucesso com esse método, usando
Recurso Prioridades do ClickUp
. Analise sua lista de tarefas e dê a elas um sinal de prioridade. Atribua uma única tarefa em sua agenda diária como urgente e faça dela o seu "sapo" para o dia de trabalho.
4. Experimente a Matriz de Eisenhower
A
foi introduzida pelo presidente Dwight Eisenhower como uma forma de categorizar as tarefas para entender sua importância. Ela continua sendo uma técnica popular de gerenciamento de tempo, pois ajuda a visualizar o que é mais importante.
Essa abordagem de gerenciamento de tempo envolve a divisão de suas tarefas nos seguintes quadrantes:
- Urgentes e importantes
- Não urgentes, mas importantes
- Urgente, mas não importante
- Não urgente e não importante
Considerar se sua tarefa é urgente e/ou importante o ajuda a saber se deve priorizá-la ou não. As tarefas urgentes devem ser feitas primeiro, especialmente se também forem importantes.
Analise as tarefas por ordem de urgência e saiba que é improvável que você consiga realizar todas elas. Esse exercício também pode ajudá-lo a identificar onde você precisa delegar ou pedir mais recursos. 🙌
Classifique facilmente as pesadas listas de tarefas com o Eisenhower Matrix Template da ClickUp
Criando sua própria
pode ser demorado, mas, felizmente, já criamos um poderoso
Modelo de matriz ClickUp Eisenhower
para ajudar a acelerar o processo. Adicione-o à sua lista de tarefas e você estará no caminho certo para melhorar o gerenciamento do tempo e das tarefas.
5. Tente fazer as coisas (GTD)
Nossas mentes estão constantemente ocupadas, o que pode dificultar a compreensão do que fazer em seguida. O popular livro de David Allen
(GTD) ajuda a processar suas metas e tarefas, para que você possa descobrir uma maneira de agir.
O processo GTD ocorre em cinco etapas:
- Capturar ideias e tarefas
- Esclarecer e processar se elas são acionáveis
- Organizar em acionáveis e não acionáveis e, em seguida, agrupar por tarefa
- Refletir para ter certeza de que sua lista ainda é relevante
- Envolva-se com sua lista de tarefas e faça as coisas
O modelo Getting Things Done (GTD), baseado no sistema GTD de David Allen, ajuda a organizar tarefas e projetos, registrando-os e dividindo-os em itens de trabalho acionáveis
Esse é um sistema de gerenciamento de tempo com muitos processos que exige manutenção, mas pode ser uma maneira valiosa de ajudá-lo a priorizar e seguir em frente se você tiver dificuldades com isso.
Use sua
para ajudá-lo a trabalhar com o processo GTD. Quando terminar, converta facilmente suas anotações em tarefas, adicione-as à sua lista de tarefas e priorize-as adequadamente. ✅
Ou use
software de execução de tarefas
com campos personalizados pré-criados para categorizar itens de trabalho em diferentes contextos. Priorize as tarefas com base no contexto, data de vencimento, esforço necessário e muito mais, ao mesmo tempo em que simplifica o processo com documentos colaborativos acessíveis à equipe.
Bônus:_ Confira nossa lista completa de Modelos GTD
6. Usar um quadro Kanban
Para ser realmente eficaz no gerenciamento de projetos, você precisa saber exatamente em que estágio suas tarefas estão. É aí que entra a abordagem Kanban. Com um quadro Kanban, você pode visualizar onde suas tarefas estão
estão no processo - para que você possa lidar proativamente com obstáculos e desafios. 🤩
Um quadro Kanban tem diferentes colunas relacionadas ao status do projeto, como:
- Não iniciado
- Iniciado
- Em andamento
- Em revisão
- Pronto
Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro semelhante ao Kanban do ClickUp
No seu quadro, é possível atribuir tarefas a cada seção ou arrastar e soltar uma tarefa específica na coluna correta. Assim, é possível ver rapidamente onde você está, identificar bloqueios e verificar com os membros da equipe se eles estão no caminho certo.
Adicione um quadro Kanban ao seu fluxo de trabalho se quiser ter uma visão melhor do que está acontecendo com seus projetos. Use um de nossos
e insira seus dados ou personalize-o ainda mais para criar uma maneira totalmente personalizada de gerenciar todas as tarefas e o tempo.
7. Controle seu tempo
Você pode achar que é superprodutivo ou saber que está ficando para trás, mas a única maneira de realmente medir isso é controlar seu tempo. O controle do seu tempo fornece dados valiosos que podem ser usados para mudar a maneira como você trabalha para melhor.
Ao longo do dia, você está trabalhando em tarefas importantes, mas pequenas tarefas e distrações também aparecem. O monitoramento do seu tempo ajuda a ver quanto tempo você gasta fazendo check-in nas mídias sociais, respondendo a e-mails, ajudando colegas de trabalho e todas as outras tarefas que talvez você não contabilize. 📚
Acompanhe o tempo, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios de seu tempo de qualquer lugar com o cronômetro global no ClickUp
Se você já é um usuário do ClickUp, não precisa de uma ferramenta de controle de tempo dedicada para ajudá-lo a ver o tempo gasto em cada tarefa.
Nosso
Recurso de controle de tempo de projeto do ClickUp
oferece uma maneira rápida e simples de controlar seu tempo, criar
, set
e visualizar relatórios sobre como você está gastando seu tempo. Você também pode usar nosso
para apresentar uma nova maneira de visualizar o tempo gasto pela sua equipe.
8. Aplicar o princípio de Pareto
Há uma regra popular que diz que 80% de seus resultados vêm de 20% de seus esforços. Isso é conhecido como análise de Pareto ou princípio de Pareto, e é outra maneira de abordar seus hábitos de gerenciamento de tempo.
Entender que apenas uma pequena minoria do seu trabalho o faz avançar o incentiva a identificar as tarefas que mudam o jogo. Quando as encontrar, você saberá que deve se dedicar totalmente a elas e se concentrar nelas para obter os melhores resultados. Dicas de gerenciamento de tempo, como o princípio de Pareto, ajudam você a manter o foco e evitar distrações no trabalho profundo. 👀
O recurso TIML (Tasks in Multiple Lists) do ClickUp permite que os desenvolvedores conectem tarefas com outras equipes em toda a organização
O ClickUp é um local útil não apenas para registrar sua lista de tarefas, mas também para priorizar suas tarefas importantes. Nosso
está repleto de opções personalizáveis para ajudá-lo a visualizar o que é relevante, marcar suas tarefas mais valiosas e marcá-las quando terminar.
9. Limitar a troca de contexto
Embora algumas pessoas afirmem ser excelentes em multitarefas, geralmente você precisa de períodos de foco profundo para atingir seus objetivos. A alternância de contexto, em que você pula de uma tarefa para outra, introduz momentos de procrastinação e baixa produtividade.
Para algumas pessoas, isso acontece com mais frequência do que outras, portanto
que o ajudam a limitar a mudança de contexto tornam-se inestimáveis. Encontre maneiras de permanecer na zona e limitar a mudança de contexto.
Incorpore ClickUp Docs ao vivo diretamente nos quadros brancos para acessar documentos importantes do projeto, pesquisas e contexto sem sair do quadro
Coloque seu telefone em outro lugar, desative as notificações, feche janelas e aplicativos e torne-se indisponível para os outros. Crie o tipo de ambiente que promove o trabalho profundo. ✨
Há várias maneiras pelas quais o ClickUp pode ajudá-lo a manter o foco e limitar a troca de contexto. Recupere seu foco
abra tarefas no modo de tela cheia para evitar distrações e trabalhe off-line para permanecer no modo de foco por mais tempo.
10. Aprenda a dizer não
Essa não é apenas uma técnica de gerenciamento de tempo para o trabalho, mas se aplica a toda a sua vida. Aprenda a dizer não, para que você não fique sobrecarregado e não consiga concluir nada.
Sempre há mais trabalho a ser feito e sempre há um colega de trabalho que precisa de sua ajuda por apenas cinco minutos. Sempre há mais reuniões, mais projetos e mais oportunidades relacionadas ao trabalho. Aprenda a dizer não, proteja seu tempo e dedique sua energia às tarefas que mais importam. 🙌
Nem sempre é fácil dizer não - especialmente para seu gerente ou para alguém que você quer ajudar, mas não tem tempo. Tente dizer: "Eu adoraria ajudar, mas não posso até a data X" ou "Claro, posso pegar isso, mas o que devo deixar para lá?"
Essas respostas reforçam o valor de seu tempo e dão ao responsável pela tarefa a oportunidade de redefinir a prioridade de sua própria lista de tarefas.
11. Experimente a caixa de entrada zero
Algumas pessoas usam suas caixas de entrada como uma lista de tarefas. Embora isso funcione às vezes, para outras pessoas a caixa de entrada pode ser uma fonte de pavor. Solicitações concorrentes de informações, distrações intermináveis e conversas que simplesmente não precisam de sua atenção.
Para ajudar a combater a procrastinação, tente realizar
.
Faça uma análise detalhada de suas notificações no ClickUp para receber apenas atualizações ou menções que sejam mais importantes para você
Caixa de entrada zero é aquela em que você limpa sua caixa de entrada até o final do dia e tenta mantê-la assim. Comece o dia revisando sua caixa de entrada e categorize cada item.
Se for uma tarefa pequena, faça-a imediatamente e, em seguida, exclua ou arquive o e-mail. Para outras tarefas que precisam de uma resposta, mas não imediatamente, arquive-as em uma pasta para lidar com elas mais tarde. Dessa forma, sua caixa de entrada parecerá organizada e intencional, e não um lugar onde você está sempre lutando para se atualizar. 🌻
12. Use a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo, continua sendo uma das maneiras mais populares de fazer as coisas e permanecer produtivo. Essa ferramenta de gerenciamento de tempo envolve trabalhar em blocos de tempo focados e, em seguida, fazer pausas antes de retornar ao que estava fazendo.
Essa técnica de gerenciamento de tempo promove a necessidade de intervalos e tempo para descanso entre as tarefas e pode ajudá-lo a evitar a procrastinação.
Acompanhe o tempo da técnica Pomodoro automaticamente com o aplicativo Pomodone + integração com o ClickUp
Com a técnica Pomodoro, você trabalha por 25 minutos e depois faz um intervalo de 3 a 5 minutos. Depois de fazer isso quatro vezes, você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos para descansar, relaxar e se sentir revigorado. Em seguida, você pode optar por continuar essa técnica de gerenciamento de tempo ao longo do dia ou passar a trabalhar em algo diferente.
Se você seguir o método usual
se o timing não funcionar para você, experimente o timeboxing. Ele segue um princípio semelhante de trabalhar em blocos de tempo, mas você tem liberdade para atribuir limites de tempo e a duração dos intervalos de descanso.
Graças ao nosso
integração com o aplicativo Pomodone
com a integração com o aplicativo Pomodoro, usar a técnica Pomodoro enquanto estiver trabalhando no ClickUp é ainda mais fácil. Use a integração para monitorar seu tempo nas tarefas, fazer pausas naturais e ver relatórios sobre como você está trabalhando. 👀
13. Use o método de planejamento rápido
Para as pessoas que querem sair de sua zona de conforto e considerar uma abordagem mais abrangente para o gerenciamento do tempo, o método de planejamento rápido de Tony Robbins
(RPM) vale a pena considerar.
Essa abordagem o incentiva a explorar seus desejos, objetivos e requisitos, de modo que você possa agir para torná-los realidade. RPM significa:
- Orientado para resultados
- Orientado para o propósito
- Plano de ação maciço
É uma técnica que o leva a analisar a maneira como as tarefas se encaixam em seu plano geral
plano de trabalho (ou de vida)
. Com o tempo, ele pode ajudá-lo a priorizar as tarefas e os projetos que o levam ao seu destino e a dizer não ou delegar as tarefas que não o fazem. 👋
14. Experimente o agrupamento de tarefas
Se você trabalha com muitas tarefas pequenas, o agrupamento de tarefas pode revolucionar sua produtividade e ajudá-lo a fazer mais. O agrupamento de tarefas envolve agrupar tarefas semelhantes e, em seguida, trabalhar com todas elas de uma só vez. ⚒️
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
O agrupamento de tarefas é um antídoto útil se você tem tendência a mudar de contexto. Em vez de alternar entre tarefas diárias por capricho, você pode atribuir tarefas específicas a um período de tempo e entrar na zona.
Isso não funciona apenas para tarefas - tente agrupar chamadas telefônicas ou agendar todas as suas reuniões em um dia da semana. Isso é ideal para equipes de vendas que tentam atender a várias chamadas telefônicas ou e-mails ao mesmo tempo.
15. Use inteligência artificial (IA)
Há centenas de aplicativos de IA surgindo todos os dias. Embora isso possa ser esmagador, também apresenta uma oportunidade interessante: o que você pode automatizar, acelerar ou melhorar com a ajuda da inteligência artificial?
Há aplicativos com tecnologia de IA que o ajudam a gerar imagens, escrever conteúdo, resumir chamadas de vídeo e muito mais. Embora nenhuma IA seja perfeita ainda, esses aplicativos ajudam muito a remover tarefas de sua lista de afazeres. Com essas tarefas menores fora de sua lista, você fica livre para se concentrar nas áreas que causam mais impacto.
As funções de IA do ClickUp simplificam para as equipes de marketing a produção rápida de importantes
documentos importantes, como um estudo de caso
Ferramentas e recursos com tecnologia de IA, como
ajuda você a elevar sua produtividade a novos níveis. Crie itens de ação, resuma anotações de reuniões, edite textos, formate conteúdo e faça brainstorming de ideias com a ajuda da inteligência artificial.
Em vez de passar horas pensando na linha de assunto perfeita para um e-mail, peça à nossa IA que faça sua mágica e lhe apresente algumas opções. Estamos apenas no começo, e há muito mais potencial pela frente para as equipes que investem no poder da IA. 🤩
Prepare-se para o sucesso com estas dicas de gerenciamento de tempo
Mudar a maneira como você pensa e usa o tempo não acontece em um instante. Dedique algum tempo para considerar essas técnicas de gerenciamento de tempo, descubra quais provavelmente funcionarão para você e experimente.
Você não encontrará a abordagem certa imediatamente, mas sempre aprenderá algo novo sobre si mesmo.
Se você estiver pronto para transformar seus novos hábitos de gerenciamento de tempo em uma tendência para ser mais produtivo, não se preocupe,
experimente o ClickUp gratuitamente
.
O ClickUp não é apenas um lugar para monitorar seu tempo ou marcar a prioridade de suas metas - é o centro de produtividade definitivo. Gerencie seu trabalho, colabore com os membros da equipe e adote uma abordagem mais organizada para o trabalho.