Lembra-se do show and tell? Aquele dia em que você finalmente pôde levar seu peixinho para a escola e apresentá-lo aos seus colegas da primeira série? Que tempos bons. 😌
Como profissionais, enfrentamos hoje situações semelhantes na hora de apresentar ideias, fazer brainstorming e executar projetos em equipe.
Desde então, aprendemos que mostrar é mais eficaz do que apenas dizer, e criamos maneiras diversificadas e envolventes de transmitir nossas ideias. Essa é uma grande conquista para as pessoas que processam informações de maneira diferente, incluindo os 65% da nossa população que se identificam como aprendizes visuais.
Conheça: os quadros Kanban.
Os quadros Kanban são uma abordagem de gerenciamento de projetos ágil e altamente visual para ajudar as equipes a otimizar seu fluxo de trabalho, promover a transparência, identificar gargalos e mudar rapidamente de rumo, se necessário. Embora o objetivo seja começar a economizar tempo o mais rápido possível, criar um do zero pode ser demorado e até contraproducente até certo ponto — é aí que os modelos se tornam úteis. 🤓
As equipes funcionam de forma mais rápida e eficiente com os modelos de quadro Kanban certos, adaptados às suas necessidades específicas — mas quem tem tempo para testar e errar com todos os modelos de Kanban que inundam a pesquisa do Google? Nós temos. 🙋🏼♀️
Considere este artigo como seu curso intensivo sobre tudo relacionado ao Kanban, incluindo estrutura, perguntas frequentes, dicas, benefícios e, claro, 11 modelos gratuitos de Kanban para atingir suas metas de fluxo de trabalho!
O que é um modelo de quadro Kanban?
Os modelos de quadro Kanban são quadros personalizáveis e pré-construídos que agilizam as fases de preparação e configuração envolvidas na criação do seu quadro, para que você possa começar a economizar tempo imediatamente. Essencialmente, são quadros Kanban prontos para uso, do tipo “preencha os espaços em branco”, que você pode ajustar ou editar conforme necessário.
E como o método Kanban pode ser usado em diversos departamentos e setores, um modelo bem estruturado garante que sua equipe o utilize da maneira mais eficiente possível. No entanto, isso é apenas a ponta do iceberg quando se trata dos benefícios de um modelo flexível de quadro Kanban!
Benefícios do uso de modelos de quadro Kanban
Mais do que apenas uma economia de tempo, os modelos de quadro Kanban ajudam você a começar com o pé direito, com uma interface organizada e bem mantida, garantindo que seu quadro esteja sempre pronto para ser apresentado — mesmo em cima da hora — a partes interessadas, gerentes ou outros departamentos.
Eles também estimulam a inovação por meio de personalizações, automações e status de tarefas mais eficazes. Como a abordagem Kanban pode beneficiar uma variedade de casos de uso, ter um modelo específico pode servir como um guia inicial, mostrando quais status, limites de trabalho em andamento e automações são comumente úteis para o seu setor.
Além disso, há um modelo para cada nível de habilidade. Se você é novo no mundo dos quadros Kanban, há muitos modelos voltados para iniciantes para facilitar sua introdução a essa metodologia ágil. Ou, se você já usa quadros há anos e precisa de uma nova perspectiva ou está buscando maneiras de inovar seu processo Kanban, os modelos são uma excelente maneira de ensinar como aprimorar seu quadro.
A principal lição aqui é que os modelos de quadro Kanban estão aqui para ajudá-lo. Deixe que um modelo bem elaborado faça o trabalho pesado por você, para que você possa se concentrar no seu projeto e na equipe que o está levando adiante.
Bônus: modelos de storyboard!
11 modelos gratuitos de quadros Kanban
Estamos falando de algo grandioso aqui — vamos ver esses modelos poderosos em ação! Aqui estão 11 dos nossos modelos favoritos de quadro Kanban para ClickUp, OneNote e Excel, e como eles podem levar sua equipe a um novo patamar.
1. Modelo de quadro Kanban
Aplique o modelo ClickUp Simple Kanban Board ao seu Espaço de Trabalho ClickUp e comece a otimizar seu ciclo de lançamento em um piscar de olhos. Esta pasta contém cinco status para dividir suas tarefas e um documento de ajuda com dicas e uma descrição detalhada de cada recurso. Ela ainda oferece recursos adicionais para configurar a automação de tarefas, criar listas de verificação para tarefas menores e integrações sugeridas para tornar sua transição para a visualização em quadro no ClickUp ainda mais tranquila.
Os status das tarefas são versáteis o suficiente para se adequarem a praticamente qualquer fluxo de trabalho, especialmente se você precisar de edições ou feedback sobre suas tarefas — desde marketing até desenvolvimento de produtos, passando pela edição de blogs ou design gráfico. Embora este seja um modelo de nível mais intermediário, seu documento de ajuda passo a passo é direto e fácil de seguir, independentemente da sua experiência com Kanban.
2. Modelo de quadro Kanban para gestão ágil
O modelo de quadro Kanban para gestão ágil da ClickUp ajuda você a configurar um fluxo de trabalho complexo rapidamente.
A abordagem ágil pode parecer um pouco assustadora no início, mas este modelo cria um Espaço no ClickUp com tudo o que você precisa para implementar um fluxo de trabalho ágil básico em poucos minutos.
Para equipes ágeis que trabalham em sprints, você tem a opção de ativar 13 ClickApps diferentes para personalizar a forma como organiza seu backlog, gerencia cargas de trabalho e trabalha com sua equipe. Isso inclui Limites de Trabalho em Andamento, Marcos, dependências, Pontos de Sprint e muito mais!
Com 30 status personalizados, um campo personalizado, oito tags, seis visualizações e quatro automações, este modelo traz todos os recursos necessários para fornecer feedback, redirecionar recursos e começar a entregar resultados mais rapidamente.
3. Modelo de quadro Kanban para sprints simples
Dê os primeiros passos no mundo dos sprints com o modelo de quadro Kanban Simple Sprints da ClickUp! Menos complexo e mais adequado para usuários intermediários do que o modelo anterior de gerenciamento ágil, este modelo adiciona um Espaço ao seu Workspace da ClickUp com nove status, nove ClickApps e visualizações pré-definidas de quadro e lista.
Este modelo abrange todos os fundamentos do sprint para que equipes ágeis lancem produtos mais rapidamente e oferece um documento útil para mostrar como alinhar este modelo ao seu fluxo de trabalho e aproveitar ao máximo sua barra de ferramentas multitarefa.
4. Modelo de quadro Kanban para gerenciamento de contas
Se você é gerente de escritório, consultor financeiro, trabalha com vendas ou simplesmente alguém tentando controlar seu orçamento, este modelo é para você.
O modelo de quadro Kanban para Gerente de Contas da ClickUp acompanha tudo, desde a última atividade de um usuário até renovações de contas, contatos e riscos. Esta pasta adiciona 19 status úteis — conte-os! — incluindo Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding e muito mais — perfeito para clientes em potencial e para manter relacionamentos com os clientes atuais.
Este também é um ótimo modelo para se conectar com novos clientes, com sete tipos de visualização para cultivar o engajamento com leads e a visualização de formulário para cadastrar novos clientes em uma pesquisa com respostas que podem ser convertidas em tarefas acionáveis no ClickUp. E já mencionamos que este modelo é rico em campos personalizados? Com 10 opções à sua escolha, você tem ainda mais maneiras de classificar, filtrar e agrupar seu quadro Kanban.
5. Modelo de quadro Kanban para solicitações da equipe
Os quadros Kanban são uma ferramenta popular de gerenciamento ágil de projetos, mas são realmente confiáveis e utilizados por equipes de todos os departamentos — incluindo o RH!
O modelo de quadro Kanban de solicitações da equipe da ClickUp é uma ferramenta essencial para gerentes de RH, TI e de escritório responsáveis por acompanhar e organizar as solicitações de suas equipes remotas.
Esta pasta adiciona quatro visualizações ao seu Espaço de Trabalho, incluindo um quadro Kanban separado para os diferentes tipos de solicitações recebidas e um Formulário de Solicitação Interna com respostas que podem ser transformadas diretamente em tarefas do ClickUp que aparecem no seu quadro. Além disso, cinco status garantem que nenhuma solicitação seja esquecida.
6. Modelo de quadro Kanban para produção de vídeo
O modelo de quadro Kanban para produção de vídeo da ClickUp é um exemplo perfeito de como os quadros Kanban podem ser versáteis. Planeje sua programação de filmagens, da pré-produção à pós-produção, com este modelo ideal para iniciantes. Visualize sua programação em uma lista ou mova as tarefas ao longo do fluxo de produção arrastando-as e soltando-as no seu quadro Kanban.
Além disso, este modelo básico de quadro Kanban vem com um documento de ajuda para melhorar sua organização e levar seus projetos criativos até a linha de chegada sem esforço.
7. Modelo de quadro Kanban para gerenciamento de projetos
Se todos esses modelos parecem ótimos, mas talvez sejam um pouco complicados demais para o seu nível de experiência com Kanban até agora, este é o modelo ideal para você.
Seja para gerenciar um projeto ou organizar suas tarefas semanais, este modelo de quadro de gerenciamento de projetos da ClickUp, ideal para iniciantes, abrange todos os fundamentos do Kanban. Comece com um quadro já dividido em cinco status que se aplicam a praticamente qualquer fluxo de trabalho: Aberto, Em andamento, Revisão, Bloqueado e Fechado.
8. Modelo de quadro Kanban para acompanhamento de campanhas
Este é o modelo com que sua equipe de marketing sempre sonhou. ✨
Entre lidar com diferentes ferramentas, várias campanhas, manter-se dentro do orçamento e a pressão pelo desempenho, é fácil se sentir sobrecarregado pelo seu fluxo de trabalho de marketing — mas o modelo de Acompanhamento e Análise de Campanhas da ClickUp foi projetado para acompanhar todas essas variáveis.
Este modelo vem com 10 campos personalizados para que você possa incluir todos os detalhes necessários em cada tarefa e visualizar suas campanhas da maneira que for melhor para você. Com várias campanhas e tarefas trabalhando em conjunto, seu quadro Kanban garante que ninguém carregue mais peso do que pode suportar. Além do seu quadro, você encontrará suas campanhas agendadas em uma visualização de calendário organizada e uma lista de todas as campanhas para evitar sobreposições.
9. Modelo de roteiro do Kanban
O desenvolvimento de produtos não tem uma abordagem única que sirva para todos. Cada empresa possui suas necessidades específicas, e cabe a cada equipe traçar seu próprio caminho. Eleve seu processo com esta ferramenta Kanban. O modelo de roteiro Kanban do ClickUp permite que você gerencie suas tarefas e objetivos, priorize elementos críticos e, por fim, obtenha uma visão clara de suas atividades de desenvolvimento.
10. Modelo de fluxo cumulativo Kanban para Excel
Mencionamos que os quadros Kanban podem ter formas e tamanhos variados — e este modelo do Excel é um ótimo exemplo disso! As equipes adoram os quadros Kanban porque eles se concentram em um fluxo contínuo e consistente de trabalho para concluir projetos dentro do prazo, uma tarefa de cada vez. Com os Limites de Trabalho em Andamento, as equipes podem controlar o número de tarefas nas quais estão trabalhando, garantindo que não assumam mais trabalho do que podem dar conta. Este modelo de quadro Kanban do Excel se concentra nesse aspecto dos quadros Kanban.
Basta preencher a data associada à sua tarefa ou processo e o número de tarefas em andamento permitidas por dia para ver seu fluxo de trabalho ser exibido em um gráfico de fluxo cumulativo visual no Excel, com cores associadas a cada tarefa.
Este quadro Kanban no Excel é uma ótima ferramenta para quem aprende melhor visualmente e precisa ver como as tarefas se comparam entre si a cada dia!
Você confia cegamente nos seus fluxos de trabalho baseados no Excel? Temos a ferramenta perfeita para você! Aprenda a
11. Modelo de quadro Kanban do OneNote
Da mesma forma que você pode estruturar seu quadro Kanban no Excel ou em um quadro branco digital, também é possível criar um quadro no OneNote! Crie colunas para gerenciar seu fluxo de trabalho no escritório ou em casa com a flexibilidade de adicionar quantas colunas, cores e detalhes forem necessários.
Mais recursos de modelos de gerenciamento de projetos:
Melhores práticas para quadros Kanban
Com suas origens na indústria automotiva na década de 1940, os quadros Kanban se adaptaram e se expandiram para beneficiar equipes de diversos setores, oferecendo uma estrutura simples, mas flexível, para visualizar fluxos de trabalho.
As equipes voltam aos quadros Kanban porque eles são simples, intuitivos e consistentes. São flexíveis o suficiente para atender a praticamente qualquer caso de uso — e, depois de aprender a interpretar um quadro Kanban, você basicamente consegue ler todos eles.
Quando usados corretamente, os quadros Kanban criam um fluxo de trabalho suave e contínuo, promovem a transparência e definem claramente os responsáveis por cada tarefa.
Embora não se limitem a apenas um “formato”, os quadros Kanban geralmente começam com pelo menos três colunas — ou status — que representam as etapas até a conclusão, e cartões de tarefa que se movem pelo quadro até que o projeto seja concluído.
Mas como eles realmente se parecem? Bem, vamos criar um!
Como usar quadros Kanban? Com exemplos de quadros Kanban
Você pode montar seu quadro na vida real em uma superfície como um quadro de cortiça ou um quadro branco pessoal — ou com a ajuda de um software Kanban dinâmico projetado para essa abordagem. Mas, quer você prefira o quadro na sua mesa ou na tela, acompanhe enquanto detalhamos as características essenciais que todo quadro Kanban eficiente deve ter:
1. Colunas
As colunas do seu quadro Kanban representam os status pelos quais cada tarefa deve passar antes de ser considerada concluída. Se você está apenas começando com a abordagem Kanban, mantenha as coisas simples com três colunas semelhantes a A Fazer, Em Andamento e Concluído, mas, idealmente, você deve ter o mesmo número de colunas que as etapas do seu fluxo de trabalho.
Esta também é sua primeira oportunidade de personalizar o quadro para se adequar ao processo da sua equipe.
Se sua equipe trabalha regularmente com um conjunto diferente de status personalizados ou etapas adicionais para pesquisa, desenvolvimento ou feedback, basta adicionar mais colunas para representar essas etapas no seu fluxo de trabalho.
Agrupe tarefas por status, responsáveis, prioridade e muito mais com a visualização de quadro intuitiva e flexível do ClickUp, semelhante ao Kanban
2. Tarefas
É aqui que você preenche todas as tarefas relacionadas ao seu projeto — sim, todas elas. Essa é uma das maneiras pelas quais os quadros Kanban promovem a transparência.
Classifique as tarefas de acordo com seu status atual para ter uma ideia mais clara do status geral do seu projeto — quantas tarefas ainda não foram iniciadas, o número de tarefas em andamento e as tarefas que você já concluiu.
As tarefas — ou cartões de tarefa — movem-se pelo quadro da esquerda para a direita, começando no status A fazer até serem concluídas e chegarem à coluna Concluído.
Suas colunas vão se encher rapidamente, mas você quer que seu quadro permaneça organizado e claro para que qualquer pessoa possa lê-lo facilmente a qualquer momento. Ao dar uma olhada no seu quadro, você vai querer ver todas as informações básicas da tarefa, incluindo o nome, os responsáveis, a data de vencimento e a imagem (se aplicável).
Dica profissional: se você estiver usando um software flexível de gerenciamento de tarefas como o ClickUp, não precisa ficar selecionando quais informações de tarefa compartilhar! Ele faz isso por você. 😎
Adicione à sua tarefa links, campos personalizados, prioridades, descrições detalhadas, vários responsáveis, observadores e muito mais para cada tarefa, mantendo seu quadro organizado e com boa aparência.
📮ClickUp Insight: 92% dos profissionais utilizam métodos inconsistentes para acompanhar itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e atrasos na execução. Seja enviando notas de acompanhamento ou utilizando planilhas, o processo costuma ser disperso e ineficiente.
A solução de gerenciamento de tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas — para que sua equipe possa agir rapidamente e manter o alinhamento.
3. Limites de trabalho em andamento
Essa é uma das principais maneiras pelas quais os quadros Kanban mantêm um fluxo de trabalho consistente. Para evitar que os membros tenham que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, os limites de trabalho em andamento (WIP) restringem o número de tarefas que podem passar de A fazer para Em andamento de uma só vez.
4. Pistas
Enquanto as colunas adicionam uma estrutura vertical ao seu quadro, as raias dividem o quadro horizontalmente para ajudar você a visualizar vários fluxos de trabalho em um único quadro. Se você estiver gerenciando vários projetos ou supervisionando vários membros da equipe, as raias criam seções no seu quadro para mostrar quais tarefas pertencem a qual membro da equipe ou projeto.
Se você usa planilhas, pode pensar nas raias como linhas que contêm apenas as tarefas relacionadas a uma categoria específica de informação.
Ta-da!
Depois de adicionar essas informações, sua equipe estará pronta para entrar em ação usando a abordagem Kanban! Parece bastante simples, mas a desvantagem de criar seu quadro do zero é que cada uma dessas quatro etapas exige um pouco de planejamento, tempo e esforço. Especialmente se você for novo em quadros Kanban ou estiver lidando com fluxos de trabalho complicados — é fácil esquecer tarefas e informações importantes.
Mas isso não é tudo. Sem um modelo ou um software de gerenciamento de projetos flexível, a manutenção necessária para manter seu quadro atualizado pode atrapalhar o projeto mais do que ajudá-lo.
É por isso que muitos gerentes de projeto recorrem a modelos como uma solução pronta para uso, a fim de começar a utilizar quadros Kanban o mais rápido possível.
Gerencie seu próximo projeto com um modelo Kanban
Embora existam inúmeros modelos disponíveis em qualquer pesquisa no Google, nem todos os quadros Kanban são iguais.
Como eles têm o poder de otimizar processos em todos os departamentos e setores, é importante escolher um modelo já adaptado às suas necessidades. Dessa forma, você pode se inspirar nos status e nas automações que ele oferece e usá-los como um trampolim para que você e sua equipe levem sua abordagem Kanban ainda mais longe.
Nossa sugestão? Escolha um modelo criado por e para um poderoso software de gerenciamento de tarefas como o ClickUp.
Como suas tarefas, seu trabalho, sua equipe e seu processo já existem no seu Workspace, seus quadros Kanban também existirão! Isso não só economiza tempo na configuração do seu fluxo de trabalho, mas também ajuda a avançar o processo em um quadro que se mantém automaticamente atualizado à medida que você trabalha.
Mas a melhor parte? É grátis! 💸
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