Como gerenciar vários projetos com sucesso

Quase 60% dos gerentes de projeto trabalham simultaneamente em dois a cinco projetos.

Garantir o mesmo nível de foco, produtividade e qualidade de resultados em todos os projetos é um superpoder que os gerentes de projetos precisam ter. O desempenho ruim do projeto pode levar a um desperdício colossal de investimento 114%, para ser exato.

Felizmente, os gerentes de projeto podem fazer malabarismos com um sistema robusto.

Neste artigo, daremos uma ideia dos desafios comuns que você provavelmente enfrentará e das estratégias que o ajudarão a trabalhar de forma mais inteligente, aumentar a eficiência e gerenciar vários projetos. Mas, primeiro, vamos entender por que um gerenciamento de projetos eficiente para vários projetos é tão vital.

Riscos apresentados pelo gerenciamento inadequado de vários projetos

A incapacidade de gerenciar bem vários projetos pode levar a uma série de riscos que afetam os cronogramas, os orçamentos, o desempenho da equipe e o sucesso da organização. Abaixo estão os principais riscos a serem considerados:

• Prazos perdidos: A coordenação e a priorização ruins podem resultar em atrasos em um ou mais projetos. Isso não apenas reduziria a confiança do cliente, mas também teria possíveis implicações financeiras
• Excesso de orçamento: A alocação ineficiente de recursos e a falta de supervisão podem levar a gastos excessivos. Isso não apenas reduz a lucratividade do projeto, mas também pode dificultar a obtenção de financiamento futuro ou aprovações de projetos
• Falta de clareza: A comunicação inadequada e as prioridades pouco claras podem deixar as equipes sem saber em que se concentrar. Isso pode afetar o moral e a produtividade
• Sobrecarga da equipe: Um portfólio mal gerenciado pode sobrecarregar os membros da equipe, espalhando-os por muitos projetos. Isso aumenta o risco de erros e também pode causar esgotamento e desgaste na equipe
• Desvio de escopo: O gerenciamento inadequado dos escopos dos projetos em várias iniciativas pode levar a mudanças e acréscimos descontrolados, resultando em cronogramas estendidos, orçamentos sobrecarregados e membros da equipe frustrados
• Resultados abaixo da média: A falta de foco e os prazos apressados podem comprometer a qualidade. A falta de entrega conforme o esperado pode levar a custos de retrabalho, sem mencionar clientes insatisfeitos e uma reputação negativa
• Envolvimento reduzido das partes interessadas: A comunicação ineficaz e as expectativas não atendidas em todos os projetos podem prejudicar os relacionamentos com as partes interessadas e levar à perda de futuras oportunidades de negócios
• Baixa visibilidade: O mau acompanhamento do projeto pode fazer com que a equipe não perceba gargalos, atrasos, problemas de conformidade ou qualquer possível falta de recursos. Isso pode fazer com que o projeto saia do curso
• Desalinhamento estratégico: Se forem mal planejados e gerenciados, os projetos correm o risco de não se alinharem com as metas organizacionais e, portanto, causarem desperdício de recursos
• Aumento dos riscos: Sem um gerenciamento proativo dos riscos, os problemas em um projeto podem aumentar e se agravar em outros. Isso aumenta a chance de fracasso e possíveis danos financeiros ou à reputação
• Oportunidades perdidas: A má priorização e a alocação de recursos podem fazer com que alguns projetos fiquem parados ou inacabados
• Perda de inovação: Equipes sobrecarregadas com o malabarismo de vários projetos podem não ter espaço para pensar de forma criativa ou inovar

O gerenciamento eficaz de vários projetos é fundamental para manter a eficiência operacional, fornecer resultados de qualidade e proteger a reputação e a lucratividade da organização.

12 Estratégias para gerenciar com sucesso vários projetos

1. Use o software de gerenciamento de projetos 77% das equipes de gerenciamento de projetos bem-sucedidas usam software para gerenciar projetos e tarefas. No entanto, apenas

46% das organizações priorizam uma cultura que valoriza o gerenciamento de projetos.

Um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudá-lo a superar muitos dos desafios associados ao gerenciamento de vários projetos.

O ClickUp é um sistema centralizado de ferramenta de gerenciamento de projetos que pode hospedar vários projetos e ajudá-lo a alternar facilmente entre as tarefas - uma vantagem decisiva para quando as coisas saem do controle (como geralmente acontece, várias vezes ao dia!). Portfólios no ClickUp foram criados para simplificar o gerenciamento de vários projetos. Da estratégia à execução, você pode acompanhar seu projeto em um só lugar.

ClickUp para planejar, monitorar e gerenciar o trabalho em vários projetos

Uma fonte de verdade significa visibilidade máxima de gargalos, riscos, dificuldades de recursos e muito mais. Com mais de 15 maneiras diferentes de visualizar seu trabalho, desde gráficos de Gantt a linhas do tempo, listas, quadros e calendários, você pode encontrar uma visualização que funcione para todos.

E mais, Painéis do ClickUp exibem o progresso em tempo real para que você esteja sempre um passo à frente. ClickUp para gerentes de projeto oferece recursos que podem ajudá-lo a:

• Criar estratégias e planejar
• Visualizar seu fluxo de trabalho
• Alocar tarefas
• Controlar o tempo e gerenciar recursos
• Colaborar com a sua equipe
• Prever resultados

dica profissional: **Use o recurso de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos e dê início ao seu planejamento de projeto com cada projeto.

2. Foco, em vez de multitarefa, para obter produtividade

Normalmente, os gerentes de projeto lidam com três a quatro projetos simultaneamente - e seu maior desafio? Foco.

Aprendizado como se concentrar é mais complicado do que você imagina. Experimente estas dicas para melhorar suas habilidades de concentração:

• Diga não às tarefas que não estão em sua lista de prioridades. Quanto mais você realizar multitarefas, maiores serão as chances de ocorrerem contratempos
• Automatize suas tarefas administrativas e tarefas repetitivas comCérebro ClickUpseu assistente de IA sempre pronto, que pode criar agendas para você, criar listas de verificação, editar conteúdo e muito mais
• Implemente o timeboxing - uma estratégia em que você treina conscientemente sua mente para concluir uma tarefa em um determinado período de tempo
• Pratique a atenção plena e desative as notificações incômodas que podem atrapalhar seu foco. Você também pode usaraplicativos de foco para orientar sua mente e ajudar a manter níveis de concentração estáveis

3. Priorize as tarefas corretamente

Você se vê queimando o óleo da meia-noite, mas não está conseguindo fazer muita coisa? Talvez você esteja priorizando tarefas de baixo valor que podem estar consumindo seu tempo, energia e esforço. Priorização de tarefas no ClickUp permite que você defina prioridades com o mínimo de esforço. É assim que funciona:

• Escolha entre quatro níveis (sinalizadores) de prioridade: Urgente, Alto, Normal e Baixo
• Classifique suas tarefas por tempo para ver as tarefas mais críticas em seu fluxo de trabalho
• Coloque os itens de alta prioridade em sua bandeja de tarefas, que está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Combine suas tarefas priorizadas com dependências. (como "aguardando" ou "bloqueando")
• Defina filtros para datas de vencimento e salve-os ou compartilhe-os com a equipe

Você também pode fazer isso com mais eficiência usando modelos de priorização .

Faça o download deste modelo

Modelo de matriz de prioridades do ClickUp

💡Dica profissional: Use o botão Modelo de matriz de prioridades do ClickUp para categorizar as tarefas com base no impacto e no esforço.

4. Comunique-se com clareza

A manutenção de uma linha de comunicação constante é fundamental para o sucesso do projeto por vários motivos:

• As partes interessadas podem compartilhar suas expectativas com os membros da equipe para alinhar melhor seu trabalho. Os clientes podem compartilhar feedback instantâneo se as coisas derem errado
• Crie um ciclo de feedback para a sua equipe e ajude-a a atingir as metas mais rapidamente sem comprometer a qualidade
• Realize reuniões de equipe para reformular estratégias e analisar o status do projeto. Uma abordagem proativa é muito útil
• Gerencie as expectativas e os cronogramas do cliente e evite o temido desvio de escopo

Mas como você pode se comunicar com clareza? Comunicando onde o trabalho está acontecendo.

Um ótimo ponto de partida seria investir em uma ferramenta que priorize a comunicação, semelhante a ClickUp Chat :

Mantenha todo o seu trabalho e as conversas em um só lugar com o ClickUp Chat

Conversas dispersas que acontecem em várias ferramentas geram confusão e erros. Com o Chat, você pode compartilhar atualizações em tempo real, exatamente onde o trabalho acontece, e obter visibilidade de toda a equipe sobre quem está trabalhando em quê.

Você também pode adicionar contexto visual às suas interações e melhorar a compreensibilidade. Adicione links, anexos, arquivos, GIFs, imagens, vídeos e tudo o que for necessário para transmitir a mensagem.

Adicione qualquer pessoa às suas conversas de trabalho com @menções, atribua comentários a membros individuais e mantenha a itens de ação mudança.

dica profissional: **Adotar ferramentas de comunicação e modelos para economizar seu tempo e esforço

5. Limitar a troca de contexto

Em sua busca para gerenciar vários projetos e aumentar a produtividade, a "troca de contexto" pode atrapalhar.

Muitas vezes confundida com multitarefa, a alternância de contexto é o menor dos dois males. Com a alternância de contexto, você alterna entre aplicativos e inicia novas tarefas, deixando as tarefas mais antigas no meio do caminho.

Infelizmente, seus efeitos prejudiciais vão além da produtividade. Um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, relataram que apenas 20 minutos de interrupções repetidas podem causar maior estresse, pressão e frustração no trabalho.

Então, como você lida com a mudança de contexto?

Substitua todos os seus aplicativos e ferramentas diferentes por uma_ plataforma, permitindo que sua equipe acesse tudo na ponta dos dedos.

O ClickUp, por exemplo, reúne todas as suas tarefas, conversas e projetos em uma plataforma fácil de usar. Do gerenciamento do trabalho e da comunicação à colaboração, tudo acontece em um único espaço compartilhado.

Além disso, o ClickUp oferece suporte a mais de 1.000 integrações de aplicativos de terceiros permitindo que você implemente uma solução para toda a organização que abriga suas ferramentas favoritas. E você livra a equipe da troca inconsciente de contexto.

6. Quando as prioridades mudarem, seja flexível

Sua equipe não consegue acompanhar as mudanças de prioridades? A incapacidade de se movimentar conforme a situação exige é uma deficiência significativa para os gerentes de projeto.

Isso acontece principalmente quando você usa várias listas de tarefas e planilhas para acompanhar o progresso do projeto.

As duas grandes soluções?

• Implementar um processo de controle de mudanças: Isso permitirá que você gerencie as solicitações de mudanças no projeto. Se uma parte interessada solicitar uma alteração em um projeto, você poderá visualizá-la instantaneamente no cronograma do projeto. Você também pode aproveitar esse processo para permitir que os participantes aprovem/recusem as solicitações de mudança conforme acharem adequado.
• Compartilhe uma fonte central da verdade: Use uma ferramenta para monitorar as solicitações de mudança do projeto e certifique-se de que essa ferramenta esteja disponível para os membros da equipe usarem off-line e on-line.

Quando os membros da sua equipe têm visibilidade da largura de banda da equipe e do status da tarefa em tempo real, eles podem mudar de marcha e trabalhar com eficiência. Além disso, você também poderá verificar a equipe quando as coisas ficarem apertadas.

7. Equilibre a carga de trabalho da sua equipe

Distribuir uniformemente a carga de trabalho da sua equipe promove o crescimento dos negócios e o bem-estar dos funcionários.

Sobrecarregue um funcionário com tarefas e, na melhor das hipóteses, você terá um trabalho incompleto e, na pior, um trabalho de baixa qualidade. Até mesmo a subutilização dos funcionários pode deixá-los desmotivados e estressados.

Não é de surpreender que os EUA gastem US$ 300 bilhões todos os anos em dias de trabalho perdidos e problemas de saúde decorrentes do estresse relacionado ao trabalho.

O resultado final: Em ambos os cenários, a organização tem a perder.

Encontrar esse ponto ideal pode impulsionar o moral da equipe e manter o projeto em andamento sem problemas.

As plataformas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, entendem a importância de uma equipe adequada para o projeto gerenciamento da carga de trabalho é para projetos.

Para garantir que todos tenham uma carga de trabalho uniforme, você precisará de visibilidade total das pessoas, dos projetos e das tarefas envolvidas. Visualização da carga de trabalho do ClickUp torna isso possível. Veja a folha de tarefas e o calendário de cada membro e analise quem está trabalhando em quê.

Classifique as tarefas por status e para seus responsáveis e entenda as cargas de trabalho semanais com o ClickUp

Com base no andamento do seu projeto, você pode personalizar a visualização, acompanhar o nível de esforço da tarefa, reajustar a capacidade da sua equipe e trabalhar sem interrupções ou atrasos.

8. Defina metas claras, mensuráveis e atingíveis para cada projeto

Definir metas e KPIs é fundamental para medir o progresso dos funcionários. Mas o estabelecimento de metas tem efeitos posteriores mais profundos e psicológicos.

A Forbes afirma que as pessoas que imaginam vividamente suas metas são 1.2 a 1,4x mais chances de realizá-las.

Portanto, quando você começa a ver as metas como parte da criação de seu plano de projeto estruturado, você estará mais bem posicionado para alcançá-los.

No contexto dos negócios, as metas assumem a forma de marcos. Os gerentes de projeto experientes adotam o seguinte processo de definição de metas:

• Primeiro, eles trabalham na definição deobjetivos do projeto
  • Depois, concentram-se em dividir os projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis
• Em seguida, atribuem tarefas aos membros apropriados da equipe
• Por fim, estabelecem metas mensuráveis, realistas e claras

dica profissional: Metas do ClickUp é excelente para organizar todas as suas metas (pense em ciclos de sprint, scorecards semanais de funcionários, OKRs etc.) em pastas fáceis de usar. Você pode criar metas em diversos formatos - numérico, verdadeiro/falso, tarefa, monetário, descrições, etc. Além disso, você não precisa se preocupar em acompanhar o progresso do seu projeto. A ferramenta pode cuidar disso para você.

Defina e acompanhe objetivos claros sem esforço com o ClickUp Goals para impulsionar o sucesso da sua equipe

9. Delegue com eficiência

Você não pode gerenciar todas as tarefas sozinho, e a delegação adequada capacita os membros da equipe. Se não tiver certeza de como delegar responsabilidades para o seu projeto, aqui estão algumas etapas que você pode seguir:

• Avalie os pontos fortes e as capacidades de cada membro da equipe
• Atribua tarefas com base na experiência, capacidade e carga de trabalho de cada membro da equipe
• Confie na sua equipe e concentre-se em fornecer orientação em vez de microgerenciamento
• Adotar sistemas e processos robustos que aumentem a responsabilidade

dica profissional: Software de gerenciamento de tarefas facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso durante todo o projeto

10. Crie modelos de fluxos de trabalho recorrentes e economize um tempo inestimável

Você está constantemente reconstruindo os mesmos fluxos de trabalho toda vez que um novo projeto começa?

Esse não é o uso mais produtivo de seu tempo. Se seus projetos geralmente têm um conjunto comum de entregáveis do projeto ou processos, crie seus próprios modelos para os fluxos de trabalho e processos comumente usados.

Isso acelerará seu trabalho e evitará lacunas no fluxo de trabalho.

dica profissional: **Atualize seus modelos rotineiramente com insights e práticas recomendadas para garantir uma entrega de qualidade.

11. Mantenha-se organizado com a documentação

Gerenciar vários projetos pode exigir muito. Muitos processos, fluxos de trabalho, equipes e cronogramas. Fique por dentro de tudo isso com uma documentação estruturada documentação do projeto .

Uma documentação precisa e atualizada evita confusão e mantém os projetos sob controle.

Mantenha uma documentação separada, mas padronizada, para cada projeto (por exemplo, requisitos, cronogramas, registros de riscos) e use ferramentas de gerenciamento de documentos para garantir a acessibilidade de todas as partes interessadas.

Gere ideias, roteiros de produtos, resumos de produtos, automatize a documentação, SOPs e muito mais com o ClickUp Brain

dica profissional: Gere a documentação do projeto com o ClickUp Brain e compartilhe-a com segurança usando o Documentos do ClickUp

12. Antecipar e gerenciar riscos

A melhor maneira de gerenciar vários projetos juntos de forma eficiente é se preparar bem. Um dos aspectos essenciais dessa preparação é planejar os riscos. Software de gerenciamento de riscos como o ClickUp, pode ajudar.

A sobreposição de projetos multiplica o potencial de riscos e interrupções. Além disso, atrasos em um projeto podem ter um efeito cascata em outros. Portanto:

• Realize uma avaliação de riscos para cada projeto e documente os planos de contingência
• Identifique as interdependências entre os projetos e alinhe os cronogramas de acordo
• Analise regularmente os riscos durante as atualizações do projeto e trate os possíveis problemas com antecedência

💡Dica profissional: Modelos de avaliação de risco podem eliminar as suposições da estimativa de riscos

Gerencie vários projetos facilmente com o ClickUp

Qual é o dilema mais comum enfrentado pelos gerentes de projeto? Como gerenciar vários projetos sem perder a sanidade mental.

É compreensível. Os gerentes de projeto têm muito trabalho pela frente.

Como gerente de projetos, muitas vezes você se vê atolado em entregas que devem ser entregues ontem. Você também pode estar lidando com clientes sob alta pressão e uma equipe sobrecarregada. E não vamos nos esquecer de manter as expectativas das partes interessadas em meio a orçamentos de projeto apertados.

Um projeto robusto software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, é a ferramenta ideal para o trabalho. Registre-se gratuitamente hoje mesmo e elimine a dificuldade de gerenciar vários projetos.