Quase 60% dos gerentes de projetos trabalham simultaneamente em dois a cinco projetos ao mesmo tempo.
Garantir o mesmo nível de foco, produtividade e qualidade de resultado em todos os projetos é uma superpotência que os gerentes de projeto precisam ter. O baixo desempenho do projeto pode levar a um desperdício colossal de investimento — 114%, para ser exato.
Felizmente, os gerentes de projetos podem conciliar projetos com um sistema robusto em vigor.
Neste artigo, apresentaremos os desafios comuns que você provavelmente enfrentará e estratégias para ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, melhorar a eficiência e gerenciar vários projetos com eficácia. Mas, primeiro, vamos entender por que o gerenciamento eficiente de vários projetos é tão importante.
Riscos decorrentes do gerenciamento inadequado de vários projetos
A incapacidade de gerenciar bem vários projetos pode levar a uma série de riscos que afetam cronogramas, orçamentos, desempenho da equipe e sucesso organizacional. Abaixo estão os principais riscos a serem considerados:
- Prazos não cumpridos: uma coordenação e priorização inadequadas podem resultar em atrasos em um ou mais projetos. Isso não só reduziria a confiança do cliente, mas também teria potenciais implicações financeiras
- Excedentes orçamentários: A alocação ineficiente de recursos e a falta de supervisão podem levar a gastos excessivos. Isso não apenas reduz a rentabilidade do projeto, mas também pode dificultar a obtenção de financiamento futuro ou aprovações de projetos
- Falta de clareza: comunicação inadequada e prioridades pouco claras podem deixar as equipes inseguras sobre o que focar. Isso pode afetar o moral e a produtividade
- Sobrecarga da equipe: um portfólio mal gerenciado pode sobrecarregar os membros da equipe, distribuindo-os por muitos projetos. Isso aumenta o risco de erros e também pode causar esgotamento e desgaste na equipe
- Aumento do escopo: o gerenciamento inadequado do escopo de projetos em várias iniciativas pode levar a alterações e acréscimos descontrolados, resultando em prazos prolongados, orçamentos esticados e membros da equipe frustrados
- Resultados abaixo do esperado: a falta de foco e prazos apertados podem comprometer a qualidade. Não cumprir o que foi prometido pode gerar custos de retrabalho, sem falar na insatisfação dos clientes e na reputação negativa.
- Redução do envolvimento das partes interessadas: A comunicação ineficaz e as expectativas não atendidas entre os projetos podem prejudicar as relações com as partes interessadas e levar à perda de oportunidades de negócios futuras
- Baixa visibilidade: um acompanhamento inadequado do projeto pode impedir que a equipe identifique gargalos, atrasos, problemas de conformidade ou qualquer possível escassez de recursos. Isso pode fazer com que o projeto saia do curso
- Desalinhamento estratégico: se mal planejados e gerenciados, os projetos correm o risco de não se alinharem com os objetivos organizacionais e, portanto, causar um desperdício de recursos
- Riscos aumentados: sem um gerenciamento proativo de riscos, os problemas em um projeto podem se agravar e se agravar em outros. Isso aumenta a chance de falhas e possíveis danos financeiros ou à reputação
- Oportunidades perdidas: uma má priorização e alocação de recursos podem fazer com que alguns projetos fiquem paralisados ou inacabados
- Perda de inovação: equipes sobrecarregadas por ter que lidar com vários projetos podem não ter tempo para pensar de forma criativa ou inovar
O gerenciamento eficaz de vários projetos é fundamental para manter a eficiência operacional, entregar resultados de qualidade e proteger a reputação e a lucratividade da organização.
12 estratégias para gerenciar com sucesso vários projetos
Antes de entrarmos nas estratégias que mostrarão como gerenciar vários projetos e na ferramenta ideal de gerenciamento de projetos para ajudar, veja este vídeo rápido explicando isso.
1. Use um software de gerenciamento de projetos
77% das equipes de gerenciamento de projetos bem-sucedidas usam software para gerenciar projetos e tarefas. No entanto, apenas 46% das organizações priorizam uma cultura que valoriza o gerenciamento de projetos.
Softwares de gerenciamento de projetos como o ClickUp podem ajudá-lo a superar muitos dos desafios associados ao gerenciamento de vários projetos.
O ClickUp é uma ferramenta centralizada de gerenciamento de projetos que pode hospedar vários projetos simultaneamente e ajudá-lo a alternar facilmente entre tarefas — uma vantagem decisiva para quando as coisas saem do controle (como costuma acontecer, várias vezes ao dia!).
Os portfólios no ClickUp foram projetados para simplificar o gerenciamento de vários projetos. Da estratégia à execução, você pode acompanhar seu projeto em um só lugar.
Uma fonte única de verdade significa visibilidade total sobre gargalos, riscos, dificuldades de alocação de recursos e muito mais. Com mais de 15 maneiras diferentes de visualizar seu trabalho, desde gráficos de Gantt até linhas do tempo, listas, quadros e calendários, você pode encontrar uma visualização que funcione para todos.
Além disso, os painéis do ClickUp mostram o progresso em tempo real para que você esteja sempre um passo à frente.
O ClickUp para gerentes de projetos oferece recursos que podem ajudá-lo a:
- Crie estratégias e planeje
- Visualize seu fluxo de trabalho
- Distribua tarefas
- Acompanhe o tempo e gerencie recursos
- Colabore com sua equipe
- Preveja os resultados
💡Dica profissional: use os modelos gratuitos de gerenciamento de projetos do ClickUp e dê um impulso inicial ao planejamento de cada projeto.
2. Concentre-se, em vez de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, para aumentar a produtividade
Normalmente, os gerentes de projetos lidam com três a quatro projetos simultaneamente — e qual é o maior desafio deles? Concentração.
Aprender a se concentrar é mais complicado do que você imagina. Experimente estas dicas para melhorar suas habilidades de concentração:
- Diga não às tarefas que estão no fim da sua lista de prioridades. Quanto mais você realiza várias tarefas ao mesmo tempo, maiores são as chances de erros
- Automatize suas tarefas administrativas e repetitivas com o ClickUp Brain, seu assistente de IA sempre pronto, que pode criar agendas para você, elaborar listas de verificação, editar conteúdo e muito mais
- Implemente o timeboxing — uma estratégia em que você treina conscientemente sua mente para concluir uma tarefa dentro de um período de tempo específico
- Pratique a atenção plena e desligue as notificações incômodas que podem atrapalhar seu foco. Você também pode usar aplicativos de foco para orientar sua mente e ajudar a manter níveis estáveis de concentração
3. Priorize as tarefas corretamente
Você está trabalhando até tarde da noite, mas não está conseguindo realizar muito? Talvez você esteja priorizando tarefas de baixo valor que podem estar consumindo seu tempo, energia e esforço.
A priorização de tarefas no ClickUp permite definir prioridades com o mínimo de esforço. Veja como funciona:
- Escolha entre quatro níveis (bandeiras) de prioridade: Urgente, Alta, Normal e Baixa
- Classifique suas tarefas por tempo para ver as tarefas mais críticas dentro do seu fluxo de trabalho
- Coloque seus itens de alta prioridade na bandeja de tarefas, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Combine suas tarefas priorizadas com dependências. (como “aguardando” ou “bloqueando”)
- Defina filtros para datas de vencimento e salve-os ou compartilhe-os com a equipe
Você também pode fazer isso de forma mais eficiente usando modelos de priorização.
💡Dica profissional: use o modelo de matriz de prioridades do ClickUp para categorizar tarefas com base no impacto e no esforço.
4. Comunique-se com clareza
Manter uma linha de comunicação constante é fundamental para o sucesso do projeto por vários motivos:
- As partes interessadas podem compartilhar suas expectativas com os membros da equipe para alinhar melhor o trabalho. Os clientes podem compartilhar feedback instantâneo se algo der errado
- Crie um ciclo de feedback para sua equipe e ajude-a a atingir as metas mais rapidamente, sem comprometer a qualidade
- Realize reuniões de equipe para redefinir estratégias e analisar o status do projeto. Uma abordagem proativa é muito útil
- Gerencie as expectativas dos clientes em relação aos resultados e prazos do projeto e evite o temido aumento do escopo
Mas como você pode se comunicar com clareza? Comunicando onde o trabalho está sendo realizado.
Um ótimo ponto de partida seria investir em uma ferramenta que priorize a comunicação, semelhante ao ClickUp Chat:
Conversas dispersas em várias ferramentas levam a confusão e erros. Com o Chat, você pode compartilhar atualizações em tempo real exatamente onde o trabalho é feito e obter visibilidade entre equipes sobre quem está trabalhando em quê.
Você também pode organizar suas interações com contexto visual e melhorar a compreensibilidade. Adicione links, anexos, arquivos, GIFs, imagens, vídeos e tudo o que for necessário para transmitir a mensagem.
Adicione qualquer pessoa às suas conversas de trabalho com @menções, atribua comentários a membros individuais e mantenha as ações em andamento.
💡Dica profissional: adote ferramentas de comunicação e modelos para economizar tempo e esforço
5. Limite a alternância de contexto
Na sua busca por gerenciar vários projetos e aumentar a produtividade, a “mudança de contexto” pode atrapalhar.
Muitas vezes confundida com multitarefa, a alternância de contexto é o menor dos dois males. Com a alternância de contexto, você alterna entre aplicativos e inicia novas tarefas, deixando as tarefas anteriores pela metade.
Infelizmente, seus efeitos prejudiciais vão além da produtividade. Um estudo da Universidade da Califórnia, em Irvine, relatou que apenas 20 minutos de interrupções repetidas podem causar mais estresse, pressão e frustração no trabalho.
Então, como você lida com a mudança de contexto?
Substitua todos os seus aplicativos e ferramentas diferentes por uma única plataforma, permitindo que sua equipe acesse tudo ao alcance dos dedos.
O ClickUp, por exemplo, reúne todas as suas tarefas, conversas e projetos em uma plataforma fácil de usar. Desde o gerenciamento do trabalho e a comunicação até a colaboração, tudo acontece em um único espaço compartilhado.
Além disso, o ClickUp oferece suporte a mais de 1.000 integrações de aplicativos de terceiros, permitindo que você implemente uma solução para toda a organização que inclua suas ferramentas favoritas. E você livra a equipe da troca inconsciente de contexto.
6. Quando as prioridades mudarem, seja flexível
Sua equipe de projeto não consegue acompanhar as mudanças nas prioridades? A incapacidade de se adaptar conforme a situação exige é uma deficiência significativa para os gerentes de projeto.
Isso geralmente acontece quando você usa várias listas de tarefas e planilhas para acompanhar o andamento do projeto.
As duas grandes soluções?
- Implemente um processo de controle de mudanças: isso permitirá que você gerencie solicitações de mudanças no projeto. Se uma parte interessada solicitar uma mudança no projeto, você poderá visualizá-la instantaneamente no cronograma do projeto. Você também pode aproveitar esse processo para permitir que as partes interessadas aprovem/recusem solicitações de mudança conforme acharem adequado.
- Compartilhe uma fonte central de informações: use uma ferramenta para acompanhar as mudanças nas solicitações do projeto e certifique-se de que essa ferramenta esteja disponível para os membros da equipe usarem offline e online.
Quando os membros da sua equipe têm visibilidade da capacidade e do status das tarefas da equipe em tempo real, eles podem mudar de marcha e trabalhar com eficiência. Além disso, você também poderá acompanhar a equipe quando as coisas ficarem apertadas.
7. Equilibre a carga de trabalho da sua equipe
Distribuir uniformemente a carga de trabalho da sua equipe promove o crescimento dos negócios e o bem-estar dos funcionários.
Sobrecarregue um funcionário com várias tarefas e você obterá, na melhor das hipóteses, um trabalho incompleto e, na pior, um trabalho de baixa qualidade. Mesmo a subutilização dos funcionários pode deixá-los desmotivados e estressados.
Não é de surpreender que os EUA gastem US$ 300 bilhões por ano com dias de trabalho perdidos e problemas de saúde decorrentes do estresse relacionado ao trabalho.
Conclusão: em ambos os cenários, a organização sai perdendo.
Encontrar o ponto ideal pode elevar o moral da equipe e manter o projeto fluindo sem problemas.
Plataformas de gerenciamento de recursos de projetos, como o ClickUp, entendem como o gerenciamento adequado da carga de trabalho é fundamental para os projetos.
Para garantir que todos tenham uma carga de trabalho equilibrada, você precisará ter visibilidade total de todas as tarefas, pessoas e projetos envolvidos. A Visualização da Carga de Trabalho do ClickUp torna isso possível. Veja a planilha de tarefas e o calendário de cada membro e verifique quem está trabalhando em quê.
Com base no andamento do seu projeto, você pode personalizar a visualização, acompanhar o nível de esforço da tarefa, reajustar a capacidade da sua equipe e trabalhar sem interrupções ou atrasos.
8. Defina metas claras, mensuráveis e alcançáveis para cada projeto
Definir metas e KPIs é fundamental para medir o progresso dos funcionários. Mas definir metas tem efeitos colaterais mais profundos e psicológicos.
A Forbes afirma que as pessoas que visualizam claramente seus objetivos têm 1,2 a 1,4 vezes mais chances de alcançá-los.
Assim, quando você começar a ver as metas como parte da criação de seu plano de projeto estruturado , estará em melhor posição para alcançá-las.
No contexto dos negócios, as metas assumem a forma de marcos. Gerentes de projeto experientes adotam o seguinte processo de definição de metas:
- Primeiro, eles trabalham no estabelecimento dos objetivos do projeto
- Em seguida, elas se concentram em dividir os projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis
- Em seguida, eles atribuem tarefas aos membros apropriados da equipe
- Por fim, eles estabeleceram metas mensuráveis, realistas e claras
💡Dica profissional: O ClickUp Goals é ótimo para organizar todas as suas metas (pense em ciclos de sprint, scorecards semanais de funcionários, OKRs, etc.) em pastas fáceis de usar. Você pode criar metas em diversos formatos — número, verdadeiro/falso, tarefa, monetário, descrições, etc. Além disso, você não precisa se preocupar em acompanhar o andamento do seu projeto. A ferramenta pode fazer isso por você.
9. Delegue com eficácia
Você não pode gerenciar todas as tarefas sozinho, e a delegação adequada capacita os membros da equipe. Se você não tem certeza de como delegar tarefas e responsabilidades para o seu projeto, aqui estão algumas etapas que você pode seguir:
- Avalie os pontos fortes e as capacidades de cada membro da equipe
- Atribua tarefas com base na experiência, capacidade e carga de trabalho de cada membro da equipe
- Confie na sua equipe e concentre-se em fornecer orientação, em vez de microgerenciar
- Adote sistemas e processos robustos que promovam a responsabilidade
💡Dica profissional: O software de gerenciamento de tarefas facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso durante todo o projeto
10. Crie modelos para fluxos de trabalho recorrentes e economize um tempo valioso
Você está constantemente reconstruindo os mesmos fluxos de trabalho cada vez que um novo projeto começa?
Essa não é a maneira mais produtiva de usar seu tempo. Se todos os seus projetos costumam ter um conjunto comum de entregas ou processos, crie seus próprios modelos para os fluxos de trabalho e processos usados com frequência.
Isso irá acelerar seu trabalho e evitar lacunas no fluxo de trabalho.
💡Dica profissional: atualize seus modelos regularmente com insights e melhores práticas para garantir uma entrega de qualidade.
11. Mantenha-se organizado com a documentação
Gerenciar vários projetos pode exigir muito. Muitos processos, fluxos de trabalho, equipes e cronogramas. Mantenha-se atualizado sobre tudo isso com uma documentação estruturada do projeto.
Documentação precisa e atualizada evita confusão e mantém os projetos no caminho certo.
Mantenha uma documentação separada, mas padronizada, para cada projeto (por exemplo, requisitos, cronogramas, registros de riscos) e use ferramentas de gerenciamento de documentos para garantir a acessibilidade para todas as partes interessadas.
💡Dica profissional: Gere a documentação do projeto com o ClickUp Brain e compartilhe-a com segurança usando o ClickUp Docs
12. Antecipe e gerencie riscos
A melhor maneira de gerenciar vários projetos juntos com eficiência é se preparar bem. Um dos aspectos críticos dessa preparação é planejar com antecedência os riscos. Softwares de gerenciamento de riscos, como o ClickUp, podem ajudar.
Projetos sobrepostos multiplicam o potencial de riscos e interrupções. Além disso, atrasos em um projeto podem ter um efeito cascata nos outros. Portanto:
- Faça uma avaliação de riscos para cada projeto e documente planos de contingência
- Identifique as interdependências entre os projetos e alinhe os cronogramas de acordo com elas
- Analise regularmente os riscos durante as atualizações do projeto e resolva possíveis problemas com antecedência
💡Dica profissional: os modelos de avaliação de riscos podem eliminar as suposições na estimativa de riscos
Gerencie vários projetos facilmente com o ClickUp
Qual é o dilema mais comum que os gerentes de projetos enfrentam? Como gerenciar vários projetos simultaneamente sem perder a sanidade.
É compreensível. Os gerentes de projetos têm muito trabalho pela frente.
Como gerente de projetos, você pode frequentemente se ver atolado em entregas que deveriam ter sido feitas ontem. Você também pode estar lidando com clientes exigentes e uma equipe sobrecarregada. E não podemos esquecer de manter as expectativas das partes interessadas em meio a orçamentos apertados para os projetos.
Um software robusto de gerenciamento de projetos como o ClickUp é a ferramenta ideal para essa tarefa.
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