Quase 60% dos gerentes de projeto trabalham simultaneamente em dois a cinco projetos.
Garantir o mesmo nível de foco, produtividade e qualidade de resultados em todos os projetos é um superpoder que os gerentes de projetos precisam ter. O desempenho ruim do projeto pode levar a um desperdício colossal de investimento 114% para ser exato.
Felizmente, os gerentes de projeto podem fazer malabarismos com um sistema robusto.
Aqui estão dez estratégias para ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, aumentar a eficiência e gerenciar vários projetos.
10 Estratégias para gerenciar vários projetos com sucesso
1. Um software de gerenciamento de projetos é seu melhor amigo
Enquanto 77% das equipes de gerenciamento de projetos bem-sucedidas usam software para gerenciar projetos e tarefas. Somente 46% das organizações priorizam uma cultura que valoriza o gerenciamento de projetos.
Mas nem toda esperança está perdida.
Você pode promover uma mudança em gerenciamento de projetos investindo em um software como o ClickUp - uma ferramenta que pode gerenciar todos os aspectos de um projeto:
Visualizações do ClickUp para planejar, acompanhar e gerenciar o trabalho
Recursos como Mapas mentais do ClickUpControle de tempo do ClickUp e Painéis do ClickUp podem ajudá-lo a:
- Criar estratégias e planejar
- Visualizar seu fluxo de trabalho
- Alocar tarefas
- Controlar o tempo e gerenciar recursos
- Colaborar com a sua equipe
- Prever resultados
Planeje e organize projetos, ideias ou tarefas existentes usando o ClickUp Mind Maps
O ClickUp é um sistema centralizado de ferramenta de gerenciamento de projetos que pode hospedar vários projetos e ajudá-lo a alternar facilmente entre as tarefas - uma vantagem decisiva para quando as coisas saem do controle (como geralmente acontece, várias vezes ao dia!).
Você também pode acessar gratuitamente modelos de gerenciamento de projetos e inicie seu planejamento de projeto com cada projeto.
2. Com grande foco, vem grande produtividade
Normalmente, os gerentes de projeto lidam com três a quatro projetos simultaneamente - e seu maior desafio? Foco.
Aprendizado como se concentrar é mais complicado do que você imagina. Para treinar seu músculo mental, você deve primeiro analisar por que sua mente está se desviando.
Depois de descobrir o motivo, experimente estas dicas para aprimorar suas habilidades de concentração:
- Diga não às tarefas que não estão em sua lista de prioridades. Quanto mais você realizar multitarefas, maiores serão as chances de ocorrerem contratempos
- Automatize suas tarefas administrativas e tarefas repetitivas com oAssistente de IA do ClickUp que pode criar agendas para você, criar listas de verificação, editar conteúdo e muito mais
- Implemente o timeboxing - uma estratégia em que você treina conscientemente sua mente para concluir uma tarefa em um determinado período de tempo
- Pratique a atenção plena e desative as notificações incômodas que podem atrapalhar seu foco. Você também pode usaraplicativos de foco para orientar sua mente e ajudar a manter níveis de concentração estáveis
- Delegue e confie em seus colegas e subordinados diretos em vez de microgerenciar cada pequena tarefa, mas também não seja um gerente ausente
**3. Pergunte: Você está priorizando as tarefas corretamente?
Você se vê queimando o óleo da meia-noite, mas não está conseguindo fazer muita coisa. A culpa é sua.
Você pode estar priorizando tarefas de baixo valor que podem estar consumindo seu tempo, energia e esforço.
Embora a criação de uma lista de tarefas e a priorização de tarefas seja um caminho a seguir, podemos sugerir outra mudança radical?
Modelos de priorização do ClickUp
Use o modelo de matriz de priorização do ClickUp para avaliar as tarefas com base em seus níveis de impacto e esforço
Dica Profissional: Antes de usar a Matriz de Priorização, categorize as tarefas com base na prioridade usando o modelo 4D: Do, Defer (planejar), Delegate e Delete (eliminar).
Por exemplo, digamos que você queira que sua equipe saiba o que fazer e quando. Gerenciamento de tarefas do ClickUp pode ajudar a criar uma hierarquia para o que é importante.
Ele oferece recursos visuais ricos em dados, como Quadros Kanban e Gráficos de Gantt, que fornecem uma visão geral de alto nível de suas tarefas em um piscar de olhos:
Classifique suas tarefas de forma rápida e fácil e crie exibições em cascata com um único clique para ficar à frente do jogo e priorizar o que é importante
O Prioridade da tarefa ClickUp permite que você priorize tarefas sem erros. Veja como ela funciona:
- Escolha entre quatro níveis (sinalizadores) de prioridade: Urgente, Alto, Normal e Baixo
- Classifique suas tarefas por tempo para ver as tarefas mais críticas em seu fluxo de trabalho
- Coloque os itens de alta prioridade em sua bandeja de tarefas, que fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Combine suas tarefas priorizadas com dependências. (como "aguardando" ou "bloqueando")
- Defina filtros para datas de vencimento e salve-os ou compartilhe-os com a equipe
4. Comunique-se com clareza
A manutenção de uma linha de comunicação constante é fundamental para o sucesso do projeto por vários motivos:
- As partes interessadas podem compartilhar suas expectativas com os membros da equipe para alinhar melhor seu trabalho. Os clientes podem compartilhar feedback instantâneo se as coisas derem errado
- Crie um ciclo de feedback para a sua equipe e ajude-a a atingir as metas mais rapidamente sem comprometer a qualidade
- Realize reuniões de equipe para reformular estratégias e analisar o status do projeto. Uma abordagem proativa é muito útil
- Gerencie as expectativas e os cronogramas do cliente e evite o temido desvio de escopo
Mas como você pode se comunicar com clareza? Comunicando onde o trabalho está acontecendo.
Um ótimo ponto de partida seria investir em uma ferramenta que priorize a comunicação, semelhante a ClickUp Chat :
Coloque sua comunicação sob o mesmo teto com o ClickUp Chat
Conversas dispersas que ocorrem em várias ferramentas geram confusão e erros. Considerando o quanto usamos aplicativos de mensagens em nossa vida pessoal, o bate-papo no local de trabalho não seria o mais conveniente?
Você pode compartilhar atualizações em tempo real e obter visibilidade de toda a equipe sobre quem está trabalhando em quê.
Você também pode adicionar contexto visual às suas interações e melhorar a compreensão. Adicione links, anexos, arquivos, GIFs, imagens, vídeos e tudo o que for necessário para transmitir a mensagem.
Compartilhe incorporações, links, anexos e muito mais
Como no Instagram ou no Facebook, você pode adicionar qualquer pessoa às suas conversas de trabalho com @menções. Não perca mais tempo enviando e-mails ou fazendo ligações para alertar os membros da equipe.
Além disso, você pode atribuir comentários a membros individuais e manter os itens de ação em movimento. O membro da sua equipe será notificado instantaneamente e poderá começar a trabalhar na tarefa sem perder tempo.
Sim, há muito tempo a comunicação é uma habilidade essencial para os gerentes de projeto. Mas está mais do que na hora de analisarmos o "como" se comunicar bem.
5. Limitar a troca de contexto
Ficar alternando entre aplicativos e plataformas é uma perda de tempo.
Em sua busca para gerenciar vários projetos e aumentar a produtividade, a "alternância de contexto" pode atrapalhá-lo.
Muitas vezes confundida com multitarefa, alternância de contexto é o menor dos dois males. Você está alternando entre aplicativos e iniciando novas tarefas, deixando tarefas mais antigas no meio do caminho.
Infelizmente, seus efeitos prejudiciais vão além da produtividade. Um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, relataram que apenas 20 minutos de interrupções repetidas podem causar maior estresse, pressão e frustração no trabalho.
Então, como você lida com a mudança de contexto?
Você pode lidar com isso de duas maneiras:
1. Integre todos os aplicativos e ferramentas em uma plataforma, permitindo que sua equipe acesse tudo na ponta dos dedos.
O ClickUp, por exemplo, suporta mais de 1.000 integrações de aplicativos de terceiros permitindo que você implemente uma solução para toda a organização que abriga suas ferramentas favoritas. Além disso, você se livra da equipe da troca inconsciente de contexto.
2. Use Visualizações ClickUp para manter todo o seu trabalho em um só lugar, seu lar sagrado de produtividade pessoal.
Você também pode personalizar a visualização do fluxo de trabalho, o acompanhamento de projetos e o gerenciamento de tarefas por meio de três visualizações: Lista, Calendário e Quadro:
Veja as mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades
Uma visão panorâmica de todos os seus projetos pode economizar tempo e esforço que, de outra forma, seriam gastos no gerenciamento de vários arquivos e no fechamento de guias do navegador.
6. Quando as prioridades mudarem, seja flexível
Sua equipe não consegue acompanhar as mudanças de prioridades? A incapacidade de mudar conforme a situação exige é uma deficiência significativa para os gerentes de projeto.
E isso acontece principalmente quando você está usando várias listas de tarefas e planilhas para acompanhar o que está acontecendo nos projetos.
Você não consegue reprogramar os recursos dentro do prazo. Isso pode inviabilizar seus projetos em andamento e gerar atrasos.
As duas grandes soluções?
1. Implementar um processo de controle de mudanças: Isso permitirá que você gerencie solicitações de mudanças no projeto. Se um participante solicitar uma alteração em um projeto, você poderá visualizá-la instantaneamente no cronograma do projeto. Você também pode aproveitar esse processo para permitir que os participantes aprovem/recusem as solicitações de mudança conforme julgarem adequado.
2. Compartilhe uma fonte central da verdade: Use uma ferramenta para monitorar as solicitações de mudança do projeto e garanta que essa ferramenta esteja disponível para os membros da equipe usarem off-line e on-line.
Quando os membros da sua equipe têm visibilidade da largura de banda da equipe e do status das tarefas em tempo real, eles podem mudar de marcha e trabalhar com eficiência. Além disso, você também poderá verificar a equipe quando as coisas ficarem apertadas.
7. Uma carga de trabalho equilibrada leva a uma equipe mais feliz (leia-se produtiva)
Distribuir uniformemente a carga de trabalho da sua equipe promove o crescimento dos negócios e o bem-estar dos funcionários.
Sobrecarregue um funcionário com tarefas e, na melhor das hipóteses, você terá um trabalho incompleto e, na pior, um trabalho de baixa qualidade.
Até mesmo a subutilização dos funcionários pode deixá-los desmotivados e estressados. Não é de surpreender que os EUA gastem uS$ 300 bilhões todos os anos em dias de trabalho perdidos e problemas de saúde decorrentes do estresse relacionado ao trabalho.
O resultado final: Em ambos os cenários, a organização tem a perder.
Encontrar esse ponto ideal pode impulsionar o moral da equipe e manter o projeto em andamento sem problemas.
Mas como? Entenda o impacto de gerenciamento da carga de trabalho sobre gerenciamento de dados.
Ao gerenciar vários projetos e equipes, os dados devem fluir por meio de canais que se cruzam. É preciso gerenciar a carga de trabalho adequadamente para manter o controle dos dados.
Veja a seguir como é um processo típico de gerenciamento de carga de trabalho:
- Comece alinhando suas tarefas com as pessoas certas, garantindo que todos tenham uma carga de trabalho uniforme. Você precisará de visibilidade total das pessoas, dos projetos e das tarefas envolvidas
- Analise os recursos, as habilidades e a experiência da sua equipe para entregar no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada
- Em seguida, você desejará digitalizar o processo "inteligente" de distribuição da carga de trabalho. Por exemplo,Visualização da carga de trabalho do ClickUp permite que você veja a planilha de tarefas e o calendário de cada membro e analise quem está trabalhando em quê:
Classifique as tarefas por status e para seus responsáveis e entenda as cargas de trabalho semanais nessa visualização
Com base no andamento do seu projeto, você pode personalizar a visualização, acompanhar o nível de esforço da tarefa, reajustar a capacidade da sua equipe e trabalhar sem interrupções ou atrasos.
8. Ao programar projetos, visualize o portfólio inteiro
Os funcionários costumam ficar com excesso de reservas ou bloqueados para as datas erradas quando a programação do projeto não é coordenada.
Para tornar a programação do seu projeto infalível, você precisa ter visibilidade da carga de trabalho da equipe durante todo o ano (e não apenas nas semanas que antecedem o prazo final do projeto).
Digamos que você esteja lançando dois microsites. Infelizmente, o primeiro lançamento é atrasado devido a problemas de produção e começa a entrar em conflito com o lançamento do segundo microsite.
Se o cronograma do seu projeto não refletir esse atraso no tempo, você acabará reservando demais os recursos e o projeto será atrasado.
Aqui estão algumas dicas que você pode seguir para programar seus projetos mantendo o escopo completo em mente:
- Distribua as datas de início e término do projeto para as pessoas que estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo
- Programe as dependências de seus projetos - por exemplo, você precisa terminar o design do site antes de escrever o conteúdo?
- Consolide as tarefas duplicadas entre os projetos para que o trabalho seja feito mais rapidamente. Por exemplo, digamos que você precise comprar imagens de banco de imagens para seus materiais de marketing e de vendas; faça-os juntos
- Ao definir datas de vencimento, trabalhe de trás para frente para entender quanto tempo cada tarefa levará para ser concluída
9. Defina metas claras, mensuráveis e atingíveis para cada projeto
Definir metas e KPIs é fundamental para medir o progresso dos funcionários. Mas o estabelecimento de metas tem efeitos posteriores mais profundos e psicológicos.
A Forbes afirma que as pessoas que imaginam vividamente suas metas são 1.2 a 1,4x mais chances de realizá-las.
Portanto, quando você começa a ver as metas como um processo mais estruturado plano de projeto você estará mais bem posicionado para alcançá-los.
No contexto dos negócios, as metas assumem a forma de marcos. Os gerentes de projeto experientes adotam o seguinte processo de definição de metas:
- Primeiro, eles trabalham na definição deobjetivos do projeto* Depois, concentram-se em dividir os projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis
- Em seguida, atribuem tarefas aos membros apropriados da equipe
- Por fim, estabelecem metas mensuráveis, realistas e claras
Mas não pare por aí. Use a automação a seu favor com
Metas do ClickUp
Use o ClickUp para acompanhar o progresso com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso e de tarefas
O ClickUp Goals é ótimo para organizar todas as suas metas (pense em ciclos de sprint, scorecards semanais de funcionários, OKRs, etc.) em pastas fáceis de usar.
Você pode criar metas em diversos formatos - numérico, verdadeiro/falso, tarefa, monetário, descrições, etc.
Além disso, você não precisa se preocupar em acompanhar o progresso do seu projeto. A ferramenta pode cuidar disso para você.
10. Salve seus fluxos de trabalho recorrentes e economize um tempo inestimável
Você está constantemente reconstruindo os mesmos fluxos de trabalho toda vez que um novo projeto começa?
Imagine o seguinte: Você acabou de trabalhar em um e-mail trimestral sobre o lançamento de novos produtos. Depois de algumas semanas, é hora de começar a trabalhar no entregáveis para o novo trimestre.
Mas espere um pouco.
A ferramenta de design que você estava usando foi desativada. Você precisará usar uma nova versão e começar do zero. Mas o problema é que você não se lembra dos componentes do e-mail anterior.
Essa não é uma atitude inteligente, do ponto de vista produtivo. Você pode perder componentes essenciais e seus assinantes podem receber um e-mail de baixa qualidade.
O que você pode fazer para evitar isso no próximo trimestre? Que tal criar um modelo para seu fluxo de trabalho e usá-lo como está no próximo trimestre?
No início do novo trimestre, você pode começar com o modelo personalizado que criou.
Isso acelerará seu processo de trabalho e evitará lacunas no fluxo de trabalho.
Dica profissional: Atualize seus modelos rotineiramente com insights e práticas recomendadas para garantir uma entrega de qualidade.
Gerencie vários projetos facilmente com o ClickUp
Qual é o dilema mais comum enfrentado pelos gerentes de projeto? Como gerenciar vários projetos sem perder a sanidade mental.
É compreensível. Os gerentes de projeto têm muito trabalho pela frente.
Como gerente de projetos, muitas vezes você se vê atolado em entregas que devem ser entregues ontem. Você também pode estar lidando com clientes sob alta pressão e uma equipe sobrecarregada. E não vamos nos esquecer de manter as expectativas das partes interessadas e os orçamentos crescentes do projeto.
Fazer isso em um único projeto já é bastante difícil.
Imagine o que acontece quando você inclui vários projetos na mistura - isso pode levar ao esgotamento e à infelicidade dos funcionários.
Um projeto robusto software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, é a ferramenta certa para o trabalho. Saiba mais sobre o gerenciamento de vários projetos com o este vídeo perspicaz .