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Hoje em dia, as equipes usam o termo “resultados do projeto” com muita frequência. Às vezes, é difícil determinar o que seu cliente ou os membros da equipe interna querem dizer quando usam esse termo.
E é ainda mais desafiador entrar em acordo se você não tiver um processo claramente definido para determinar e gerenciar os resultados do projeto. Sem um gerenciamento estratégico de projetos, o Project Management Institute afirma que 67% mais projetos fracassam completamente.
Não é de se admirar que seu gerente de projeto provavelmente sinta náuseas sempre que alguém adiciona outro resultado a um projeto já mal planejado.
Não tenha medo! Estamos aqui para ajudar!
Ajudaremos você a descobrir como entregar valor de forma consistente aos seus clientes, priorizar tarefas para gerenciamento de escopo e otimizar a distribuição de recursos.
Este guia detalha como alinhar equipes internas e externas em relação aos resultados esperados do projeto, para que você mantenha os clientes satisfeitos, as equipes mais eficientes e as margens de lucro positivas.
O que são os resultados do projeto?
Os resultados do projeto são as tarefas individuais que cumprem o escopo total do projeto e contribuem para os objetivos do projeto.
Assim como Roma não foi construída em um dia, você não pode concluir projetos sem contribuir com informações. É isso que são os resultados do projeto: os blocos de construção do seu plano de projeto.
Tipos de resultados do projeto
Os tipos de resultados são determinados pela função e pela equipe responsável por entregá-los. Por exemplo:
Interno x externo
Os resultados não são apenas para os clientes. Eles também funcionam como uma forma de ajudar suas equipes internas a permanecerem no caminho certo.
Por exemplo, um resultado interno pode ser um rascunho de blog que um redator de conteúdo envia para sua equipe de edição. Um resultado externo seria o rascunho final do blog que o redator de conteúdo apresenta ao cliente.
Processo versus produto
Os resultados do processo são tarefas procedimentais que ajudam a levar o projeto adiante (por exemplo, lista de verificação de auditoria da marca). Por outro lado, os resultados do produto atendem às especificidades dos serviços descritos no escopo do projeto (por exemplo, guia de branding concluído).
Grande vs. pequeno
É fundamental dividir os resultados de acordo com seu tamanho ou impacto no andamento do projeto, para que você possa estimar com precisão as cargas de trabalho e priorizar a alocação de recursos. Por exemplo, um grande resultado para um projeto de desenvolvimento de site seria a conclusão do banco de dados do catálogo de produtos.
Por outro lado, um pequeno resultado pode ser a criação de modelos para páginas de produtos individuais.
Tangível vs. Intangível
Alguns elementos do projeto não exigem uma entrega física. No entanto, esses recursos ainda são essenciais para o sucesso do projeto. Isso se refere aos resultados intangíveis do projeto.
Por exemplo, a transferência de conhecimento na forma de um programa de integração e treinamento do cliente é vital para o sucesso de um projeto. No entanto, isso pode não incluir a entrega física de documentos.
Resultados tangíveis são partes de um projeto que têm forma e substância. Por exemplo, um resultado tangível seria um manual de treinamento.
Exemplos de resultados esperados do projeto para diferentes equipes
Os resultados do projeto variam de acordo com sua equipe. Para você ter uma ideia melhor dos resultados do projeto, veja aqui quatro exemplos de resultados de projetos de equipes:
Equipes de marketing:
- Calendário de conteúdo de mídia social
- Campanha de marketing por e-mail
- Diretrizes para mensagens da marca
Equipes de design:
- Maquetes para reformulação do site
- Design de logotipo
- Design de embalagem do produto
Equipes de produto:
- Roteiro do produto
- Histórias de usuários
- Especificações dos recursos
Equipes de RH:
- Programa de integração para novos contratados
- Resultados da pesquisa de engajamento dos funcionários e plano de ação
- Manual da cultura da empresa
O que não são resultados do projeto?
Em cada sacola de doces de desfile, provavelmente há pelo menos alguns que se disfarçam de doces (olhando para você, Tootsie Rolls). Da mesma forma, às vezes as pessoas têm dificuldade em distinguir entre os resultados do projeto e outras partes do projeto, como:
- Marcos do projeto: são etapas de um projeto, mas não resultados reais. Um resultado do projeto pode contribuir para alcançar os marcos do projeto. Por exemplo, um guia de branding (resultado do projeto) pode sinalizar a conclusão do “desenvolvimento de ativos da marca” (marco) em um projeto de branding e marketing.
- Metas e objetivos do projeto : eles medem o destino ou os resultados que você deseja alcançar por meio do trabalho da sua equipe. No entanto, eles não são o que você usa para chegar lá. Uma meta do projeto pode ser aumentar os leads inbound em 20%, enquanto o conteúdo de SEO pode ser um resultado do projeto que contribui para o sucesso desse KPI.
- O produto final: ele é composto por peças que contribuem para ele (ou seja, os resultados do produto), mas não é igual a essas peças individuais. O produto final pode ser um aplicativo totalmente desenvolvido, mas os principais resultados que contribuíram para esse produto final foram os wireframes da interface do usuário, os elementos de design e muito mais.
Esses aspectos são partes importantes de um projeto, mas não são resultados do projeto.
Como escolher os resultados do projeto para sua equipe
Agora que você sabe o que se qualifica como resultados esperados internos e externos do projeto, talvez esteja se perguntando como escolher os resultados esperados para um determinado projeto.
Primeiro, não há um número definido de resultados do projeto; o número de resultados depende dos requisitos do projeto, do cronograma, do orçamento e dos termos acordados. No entanto, esses elementos devem ser submetidos à hierarquia do seu projeto (também conhecida como Estrutura Analítica do Projeto ou EAP ) antes de passar para a identificação dos resultados do projeto.
Isso ajudará sua equipe interna a manter a continuidade do fluxo de trabalho entre os projetos.
Para determinar os resultados esperados para o projeto do seu cliente, divida a tarefa em partes menores. Comece perguntando a si mesmo quais são os objetivos do projeto e como o seu produto contribui para atingi-los.
Em seguida, veja quais tarefas do ClickUp precisam ser realizadas para entregar esse produto ou serviço e atingir a meta do projeto. Essas tarefas são os resultados esperados do seu projeto.
Digamos que um cliente contrate sua equipe para uma campanha de marketing no Instagram. Através de conversas com o cliente, você concorda que o escopo do trabalho incluirá 10 posts estáticos e reels para atingir os objetivos da campanha.
Para seus redatores, designers e produtores de vídeo, haverá 10 imagens estáticas, legendas e videoclipes. Essas descrições detalhadas dos resultados esperados do projeto proporcionam a você e à sua equipe uma noção clara do trabalho a ser realizado, ajudando-os a alocar recursos, permanecer dentro do escopo e do orçamento e entregar no prazo.
Etapas para gerenciar os resultados do projeto
Se você já trabalhou com clientes, sabe que tarefas aleatórias surgem o tempo todo. Na verdade, o Rebel’s Guide to Project Management descobriu que 59% dos gerentes de projeto afirmam gerenciar entre dois e cinco projetos ao mesmo tempo.
Então, como você ou seu gerente de projetos lidam com os resultados esperados do projeto ao conciliar vários projetos de clientes simultaneamente? Estabeleça prioridades claras e responsáveis pelas tarefas desde o início e delegue o trabalho mais pesado à IA.
1. Estabeleça o escopo do trabalho e obtenha um acordo por escrito de todas as partes interessadas.
Não deixe seu projeto ao acaso. Comece cada projeto definindo seus requisitos com o cliente na reunião inicial. Determine o tipo de projeto, a prioridade, as horas úteis e o orçamento de cada tarefa.
Depois de determinar os resultados esperados do seu projeto, é fundamental que as partes interessadas internas e externas concordem com eles e assinem um acordo comercial por escrito (também conhecido como carta do projeto).
Este documento fornece uma fonte central de informações confiáveis caso surjam disputas ao longo do caminho e une você e seu cliente em direção a um objetivo comum. O termo de abertura do projeto descreverá as expectativas e autorizações e delegará responsabilidades às partes interessadas internas e externas.
Assinar um contrato não significa que seus projetos não podem evoluir; isso simplesmente permite que você revise o escopo do trabalho do projeto e proteja sua equipe contra excesso de trabalho e remuneração insuficiente.
2. Determine a capacidade da equipe e distribua o trabalho de acordo com ela
Distribua a carga de trabalho de acordo com as habilidades e a capacidade individual de sua equipe. Monitore o que as equipes e os indivíduos estão fazendo, as demandas de cada resultado do projeto e as prioridades da equipe para distribuir as tarefas de maneira uniforme.
É mais fácil falar do que fazer quando você está afogado em vários projetos! Mas com a visualização de gerenciamento de carga de trabalho do ClickUp, é tão fácil quanto abrir seu painel.
O ClickUp facilita sua vida ao acompanhar a carga de trabalho nas métricas de produção específicas da sua equipe, em vez de medições genéricas de produtividade. A carga de trabalho totalmente personalizável do ClickUp possui campos personalizados para que você possa acompanhar a carga de trabalho da equipe da maneira que melhor se adapte à dinâmica da sua equipe e aos resultados do processo.
Algumas equipes podem preferir medir a carga de trabalho em pontos de sprint, enquanto outras podem medir a carga de trabalho em volume de tarefas ou estimativas de tempo. O uso de uma ferramenta centralizada de gerenciamento de projetos é fundamental para o gerenciamento eficiente da equipe, independentemente de como sua organização mede a carga de trabalho da equipe.
Por exemplo, 93% dos funcionários da STANLEY Security afirmaram que a mudança para o ClickUp os ajudou a organizar melhor e priorizar o seu trabalho. Além disso, 72% dos funcionários relataram uma redução na sobrecarga de trabalho e no estresse.
3. Automatize as tarefas rotineiras para aumentar o foco nas atividades críticas
É fácil que a qualidade do projeto seja prejudicada quando você está sobrecarregado com o trabalho administrativo do cliente e as comunicações da equipe. A boa notícia é que a automação pode tirar esse trabalho pesado das suas mãos.
No ClickUp, as equipes podem usar tags para notificar automaticamente outras pessoas quando os resultados internos ou externos estiverem prontos e manter os objetivos do projeto em andamento. As tags de automação também deixam um rastro de auditoria claro com links diretos para os resultados, reduzindo a necessidade de constantes trocas de mensagens solicitando atualizações do projeto.
As empresas que utilizam o ClickUp nos dizem que têm mais espaço para se concentrar em tarefas de alto nível graças à nossa ferramenta. Na verdade, o mesmo estudo da STANLEY Security descobriu que 86% dos funcionários passaram mais tempo se concentrando em atividades críticas de alto nível com a ajuda da automação do ClickUp e 80% observaram uma melhora no trabalho em equipe.
O impacto da automação também não se limita às experiências dos funcionários. Um relatório da McKinsey descobriu que dois terços das empresas veem vários benefícios nos fluxos de trabalho automatizados, incluindo, entre outros, a melhoria da qualidade do produto, a redução de custos e o aumento da satisfação do cliente.
4. Mitigue os problemas do projeto antes que eles afetem os resultados esperados
Um gerente de projetos eficiente antecipa e mitiga problemas antes que eles afetem os resultados do projeto. Mas essa abordagem proativa é quase impossível se você não tiver as ferramentas certas.
O ClickUp resolve isso fornecendo uma visão abrangente do status do projeto em tempo real com um único clique. Um gerente de projeto pode acompanhar de perto o andamento do projeto por meio de várias métricas para mitigar atrasos antes que sua equipe perca marcos no cronograma do projeto ou exceda o orçamento.
Quando você consegue ver rapidamente se um projeto está indo na direção errada, o ClickUp facilita a intervenção com um plano de mediação para o escopo do projeto antes que ele saia do seu controle. Na verdade, você pode até mesmo verificar o status dos projetos com base no orçamento restante, horas restantes, status e muito mais.
7 modelos de resultados do projeto para você começar
Quer gerenciar todas as tarefas do seu projeto mais rapidamente? Nós cuidamos do escopo do seu projeto.
Use um (ou vários!) dos nossos sete modelos principais de resultados do projeto para ver o ClickUp em ação. Já está em outra plataforma?
Tudo bem!
Facilitamos a importação de seus projetos e tarefas para o ClickUp, então veja qual modelo ou modelos melhor atendem às suas necessidades e prepare-se para nunca mais olhar para trás!
1. Modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp
Precisa de uma visão geral das suas tarefas por tipo de projeto, status, responsável, taxa de conclusão ou orçamento restante? Você vai adorar o modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp, que é fácil de usar.
Comece com algumas tarefas e subtarefas predefinidas para ver como o orçamento do seu projeto pode ser gerenciado por tarefas no ClickUp.
2. Modelo ClickUp Getting Things Done
Quais resultados do projeto você tem em espera, prontos para serem executados, programados ou delegados? O modelo ClickUp Getting Things Done (GTD), baseado no sistema GTD de David Allen, permite que você organize todos os seus projetos e tarefas, registrando-os e dividindo-os em itens de trabalho acionáveis.
Este modelo simplifica:
- Use campos personalizados pré-criados para organizar tarefas.
- Priorize as tarefas por data de entrega, esforço, orçamento, tempo e muito mais.
- Forneça acesso a documentos colaborativos para toda a sua equipe.
3. Modelo de matriz de impacto e esforço do ClickUp
Colabore entre equipes e garanta o alinhamento antes de iniciar um projeto, considerando o valor e o risco da tarefa neste modelo de lista do ClickUp. O modelo de matriz de impacto e esforço do ClickUp funciona como uma lista visual para mostrar o nível de “jurisdição” necessário para avançar com a atividade antes de concluir um projeto.
A visualização em lista do ClickUp permite que as equipes colaborem criando campos personalizados e configurações de priorização para simplificar seu fluxo de trabalho, independentemente de você estar lidando com resultados externos ou internos.
4. Modelo de carta de projeto ClickUp
O modelo de carta de projeto do ClickUp é a solução simples para documentar tudo o que você precisa para o seu projeto, do início ao fim. Neste documento do ClickUp, você pode gerenciar facilmente o escopo do projeto com a capacidade de:
- Atribua comentários no documento às partes interessadas internas.
- Trabalhem juntos simultaneamente no mesmo documento.
- Forneça acesso por link privado ou público a partes interessadas externas.
5. Modelo de equipes PMO do ClickUp
Procurando uma introdução simples ao gerenciamento de projetos em uma plataforma de gerenciamento de tarefas? Use o modelo de equipe PMO do ClickUp para ver suas tarefas em fases, juntamente com prazos, níveis de prioridade, equipes e colaboradores designados e orçamento do projeto.
Com este modelo, você pode avançar rapidamente no processo de gerenciamento do projeto com:
- Visão rápida das subtarefas
- Vários responsáveis pelas tarefas
- Visão completa das fases do projeto (personalizável de acordo com suas necessidades)
- Recursos simples de arrastar e soltar para ajustar e planejar tarefas
6. Modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp
Se você deseja acelerar o processo de acompanhamento da carga de trabalho dos funcionários, o modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp é o ponto de partida perfeito. Esse modelo ajudará você a adicionar membros à equipe, atribuir projetos, adicionar estimativas de tempo, usar o volume de tarefas ou acompanhar por pontos de sprint para saber quem está trabalhando em quê.
Nossos recursos de gerenciamento de carga de trabalho permitem que os líderes gerenciem os recursos e a carga de trabalho da equipe para que você possa planejar facilmente novos projetos e alocar tarefas ou projetos com base na capacidade da equipe. Agora, você terá uma visão geral dos seus colaboradores individuais para saber quanto trabalho está realmente sendo atribuído.
7. Modelo de quadro branco de divisão do trabalho do ClickUp
Tenha uma visão geral com este modelo do ClickUp Whiteboard para garantir que tudo corra bem. Usar este modelo de divisão de trabalho do ClickUp ajuda você a acompanhar os resultados externos ou internos para cada etapa e fase da equipe envolvida.
Um dos melhores passos iniciais que você pode dar para desenvolver um projeto maior no ClickUp é dividir o escopo geral em resultados menores do projeto.
Bônus: Software WBS
Gerencie os resultados do projeto de forma eficaz com o ClickUp
O ClickUp é o único aplicativo que substitui todos os outros. Tarefas, documentos, bate-papo e muito mais estão reunidos em um único software de gerenciamento de projetos com mais de 1.000 integrações para que você possa gerenciar com eficácia os resultados do projeto.
A capacidade de todas as equipes colaborarem em um único sistema cria uma transparência sem precedentes em toda a organização, para uma execução mais eficiente do projeto. Permita que sua equipe identifique rapidamente a capacidade, planeje projetos gerais com mais precisão e, por fim, impulsione os resultados do projeto, em vez de apenas acompanhá-los.
Você não precisa mais viver com medo dos relatórios de progresso para seus clientes. Experimente a sensação de gerenciar os resultados do projeto, em vez de eles gerenciarem você.
Escolha entre uma infinidade de modelos de gerenciamento de projetos em nossa biblioteca e comece a usar o ClickUp para gerenciar os resultados do seu projeto hoje mesmo!