Você é um gerente de projetos em ascensão? Ou talvez seja um diretor experiente, com dezenas de projetos bem-sucedidos em seu currículo?
De qualquer forma, é bom revisar as melhores práticas de gerenciamento de projetos. Afinal, é difícil avaliar o sucesso do seu projeto se você não tiver objetivos claros e mensuráveis.
Pode parecer um passo a mais, mas definir os objetivos do projeto antes de começar a trabalhar é a melhor maneira de economizar tempo e aborrecimentos no futuro — e talvez até mesmo algum dinheiro. 💸
Neste guia, vamos nos aprofundar nos objetivos de gerenciamento de projetos, por que eles são tão úteis e como definir objetivos eficazes que levem sua equipe até a linha de chegada.
O que são objetivos de projeto?
Os objetivos do projeto são um tipo de meta específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado (SMART). Seu propósito é definir o que seu projeto irá realizar antes de você começar a trabalhar.
Pense nos objetivos SMART do projeto como um tipo de roteiro que leva sua equipe de projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. Ele também atua como uma declaração de visão que mantém todos focados na tarefa e alinhados com o escopo do projeto. (Porque a última coisa que você precisa é um aumento do escopo. )
A maior diferença entre objetivos e metas é que os objetivos são mais práticos e específicos. Por exemplo, uma meta pode ser algo como “Quero aumentar a receita”. Mas um objetivo seria “A equipe de marketing aumentará as fontes de referência das mídias sociais em 10% até o final do segundo trimestre”. Percebe a diferença?
Existem inúmeras maneiras de definir os objetivos do projeto. Em última análise, o objetivo que você definir se resume ao propósito do projeto. Você pode criar objetivos comerciais para:
- Melhorando a experiência do usuário
- Lançamento de um novo produto
- Sucesso financeiro
- Lançamento de recursos
A maioria dos projetos terá vários objetivos, por isso é uma boa ideia acompanhar suas metas usando um software de objetivos e resultados-chave (OKR) ou aplicativos de acompanhamento de metas. Essas ferramentas vão ajudar você a manter a cabeça no lugar enquanto lida com diferentes membros da equipe, tarefas e projetos. 🤹
Benefícios de definir objetivos para o projeto
Definir os objetivos do projeto ajuda a estabelecer metas desde o início. Você pode então analisar o projeto e comprovar, muitas vezes com dados concretos, que ele foi um sucesso. Ou, se não foi, você pode identificar o quanto ficou aquém dos resultados desejados. 🎯
Definir objetivos para o projeto pode ajudá-lo de várias maneiras, mas estes são os maiores benefícios:
- Elabore um plano de projeto sólido: como líder da equipe, cabe a você desenvolver os objetivos de gerenciamento do projeto. Com os objetivos SMART em mãos, você criará um ótimo plano de projeto que manterá o projeto geral dentro do prazo e do orçamento.
- Crie documentação: os objetivos do projeto fornecem um registro documental muito necessário para produzir a documentação do projeto para seus superiores à medida que o projeto avança. A documentação também ajudará você a elaborar projetos melhores no futuro.
- Avalie seu desempenho: “Fizemos um bom trabalho?” é uma pergunta que mantém os gerentes de projeto acordados à noite. Felizmente, os objetivos do projeto deixam bem claro se você fez um bom trabalho ou se precisa mudar alguma coisa.
- Faça um trabalho que faça a diferença: você já criou algo que sua empresa não usou? Isso é uma grande perda de tempo. Os objetivos do projeto garantem que os resultados do projeto estejam alinhados com as metas da empresa. Por exemplo, se sua organização deseja aumentar a receita do comércio eletrônico proveniente de compradores internacionais, mas sua equipe de marketing está focada nas vendas domésticas, essa é uma incompatibilidade que não agradará muito ao seu CEO.
Tipos de objetivos do projeto
Os projetos não são padronizados, e seus objetivos também não devem ser. Dependendo do seu projeto, talvez seja necessário criar uma meta que aborde uma ou mais dessas categorias:
- Objetivos de qualidade: este objetivo do projeto tem tudo a ver com qualidade. Defina um objetivo focado em referências, métricas ou determinados padrões. Podem ser índices de satisfação do atendimento ao cliente ou taxas de rejeição do site.
- Objetivos financeiros: As metas financeiras fazem o mundo girar. Esses tipos de objetivos de projeto enfatizam a lucratividade e a eficiência de custos. Essa também é uma boa maneira de acompanhar os orçamentos do seu projeto.
- Objetivos de tempo: se você tem vários projetos em atraso, precisa concluir tudo o mais rápido possível. Os objetivos de tempo podem ajudá-lo a gerenciar melhor os prazos do projeto, mas também podem acompanhar os marcos do projeto.
- Objetivos do processo: Com os objetivos do processo, a equipe trabalha em conjunto para melhorar um determinado fluxo de trabalho ou encontrar novas maneiras de aumentar a eficiência. Esse é um objetivo muito comum para equipes de desenvolvimento web que seguem uma metodologia ágil.
- Objetivos de aprendizagem: Quer melhorar as habilidades da sua equipe? Acompanhe as capacidades deles com objetivos de aprendizagem. Eles medem os níveis de certificação e conhecimento da sua equipe.
- Objetivos de desempenho: são os resultados almejados para o projeto, como velocidade ou eficiência. Use os objetivos de desempenho para acompanhar os indicadores de desempenho da sua equipe, projeto ou produto.
- Objetivos de conformidade: ninguém quer receber uma carta do departamento jurídico. Os objetivos de conformidade mantêm sua empresa no caminho certo para atender a determinados padrões legais ou do setor.
Dependendo do projeto, talvez seja necessário criar um objetivo híbrido. Por exemplo, talvez você precise melhorar seu processo de cotação e economizar tempo (um objetivo combinado de processo e tempo).
Você pode personalizar o quanto quiser, desde que os objetivos sejam claros e úteis.
Como não escrever objetivos de projeto
Sabemos que você está ocupado. Mas o objetivo dos objetivos do projeto é fazer com que sua equipe esteja em sintonia. Se você escrever objetivos vagos e inúteis apenas para marcar uma caixa rapidamente, isso não ajudará sua equipe a escrever objetivos SMART para o projeto.
Aqui estão alguns exemplos de objetivos de projeto inúteis:
- “Crie um produto melhor. ” O que significa “melhor”? Mais seguro? Mais barato? Como você sabe se o produto é “melhor” do que o que você tem agora?
- “Aumentar a satisfação do cliente. ” Não temos nada contra esse objetivo do projeto, mas ele ainda não é muito útil. Especifique onde você deseja aumentar a satisfação do cliente, quanto você precisa aumentar e até quando.
- “Melhorar o desempenho da equipe. ” O que significa “desempenho” para você? Especifique de qual equipe você está falando, as métricas de desempenho mais importantes, o quanto você espera que essas métricas melhorem e em que prazo.
Embora um objetivo como “Concluir o projeto dentro do prazo” pareça bom na teoria, ele não é muito útil.
Os objetivos do projeto devem seguir a sigla SMART para criar metas claras. Dessa forma, você (e sua equipe) saberão exatamente o que estão buscando.
Por exemplo, o objetivo SMART do projeto “concluir o projeto dentro do prazo” poderia ser:
- Específico: Nomeie o projeto específico, especialmente se você estiver executando vários projetos ao mesmo tempo (que sorte a sua).
- Mensurável: defina uma métrica quantificável com uma porcentagem ou outra métrica calculável.
- Alcançável: não é possível mudar um plano de marketing empresarial em um dia, então escolha uma meta razoavelmente alcançável.
- Relevante: Personalize a meta especificamente para o projeto
- Prazo definido: defina uma data de conclusão firme
Exemplos de objetivos de projeto claramente definidos a serem seguidos
Neste ponto, você sabe o que não fazer. Você é livre para escrever os objetivos do projeto da maneira que quiser, mas a maioria dos gerentes de projeto os escreve como “declarações de objetivos”.
Seguindo a estrutura SMART, vamos converter alguns objetivos de projeto pouco úteis em objetivos viáveis:
- “Criar um produto melhor” se torna “Aumentar a potência do gerador em 5% a tempo para o lançamento do produto no quarto trimestre”.
- “Aumentar a satisfação do cliente” torna-se “Aumentar nossos índices de recomendação líquida (NPS) em 20% para clientes do setor de alimentos e bebidas”.
- “Melhorar o desempenho da equipe” se torna “Treinar a equipe em habilidades de gerenciamento para aumentar a retenção de funcionários em 45% nos próximos dois anos”.
Percebe a diferença?
Esses novos objetivos são muito mais claros. É fácil analisá-los no final do projeto e determinar se você atingiu ou não sua meta. Esse é um objetivo claro, em comparação com uma afirmação vaga como “Vamos ganhar mais dinheiro”.
Aqui estão mais alguns exemplos de objetivos de projeto, caso você esteja procurando inspiração:
- “Aumente o tráfego da web em 20% no próximo trimestre com uma estratégia de marketing de conteúdo direcionada”
- “Reduzir o tempo de resposta do atendimento ao cliente em 30% nos próximos seis meses com um novo CRM”
- “Reduzir os custos de produção em 15% no próximo ano fiscal, automatizando o processo de renderização do produto”.
- “Aumentar as vendas em 10% no próximo trimestre, visando nossos novos perfis de clientes em uma campanha de marketing nas redes sociais”.
- “Configurar um novo software gratuito de gerenciamento de projetos até o final do ano para reduzir o tempo de conclusão dos projetos em 25%”.
- “Aumentar o tamanho da nossa lista de newsletter em 30% em seis meses, adicionando um botão de adesão à página de checkout do e-commerce”.
Como definir e acompanhar os objetivos do projeto
OK, então você já domina os fundamentos da redação de objetivos de projeto de primeira linha. Você se dedicou a escrevê-los. Agora é hora de torná-los o mais práticos e visíveis possível.
Siga estas dicas para acompanhar os objetivos do seu projeto e manter-se sempre alinhado com suas metas. 🏆
Alinhe-se com metas organizacionais mais amplas
Converse com a diretoria executiva ou outros executivos importantes da sua empresa antes de definir os objetivos de gerenciamento de projetos. Pergunte a eles quais são as metas da organização para o ano.
Mesmo que seja uma meta genérica como “economizar dinheiro”, isso lhe dá uma direção clara para trabalhar. Por exemplo, este não é o momento de definir objetivos como “Aumentar os gastos com marketing em 50%”.
Quando você conhece os objetivos gerais da sua organização, escolhe objetivos de projeto mais relevantes para o projeto em questão.
Além disso, é muito mais fácil obter a adesão das partes interessadas no projeto quando você pode provar que seus objetivos estão alinhados com as metas anuais da sua organização.
Use modelos para economizar tempo
Não tem tempo para definir seus próprios objetivos de projeto? Não se preocupe. Entendemos que definir esses objetivos leva tempo — e, às vezes, esse é um tempo extra que você não tem.
Quando chegar a hora decisiva, use modelos para seus OKRs e objetivos. Eles precisarão ser personalizados, mas só a formatação já economiza várias horas por mês.
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Defina objetivos como uma equipe
Quem disse que você precisa fazer todo o trabalho sozinho? Aproveite a experiência dos membros da sua equipe para definir os objetivos do projeto em conjunto.
Duas cabeças pensam melhor do que uma, e a colaboração em equipe pode fazer uma grande diferença. Combinar sua capacidade intelectual torna possível pensar em metas maiores e melhores que você talvez não tivesse considerado de outra forma.
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Sabemos que você não tem tempo para ficar cobrando atualizações do projeto da sua equipe.
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