Como definir objetivos de projeto eficazes (com exemplos)

Você é um gerente de projetos em ascensão? Ou talvez seja um diretor experiente com dezenas de projetos bem-sucedidos em seu currículo?

De qualquer forma, é bom se atualizar sobre as práticas recomendadas de gerenciamento de projetos. Afinal de contas, é difícil avaliar o sucesso de seu projeto se você não tiver clareza, objetivos mensuráveis em vigor.

Pode parecer uma etapa extra, mas definir objetivos do projeto antes de começar a trabalhar é a melhor maneira de economizar tempo e incômodo no futuro - e talvez até mesmo alguns dólares. 💸

Neste guia, vamos nos aprofundar nos objetivos de gerenciamento de projetos, por que eles são tão úteis e como definir objetivos eficazes que levem sua equipe à linha de chegada.

Quais são os objetivos do projeto?

Os objetivos do projeto são um tipo de meta específica, mensurável, alcançável, relevante e com limite de tempo (SMART). Sua finalidade é definir o que seu projeto realizará antes de começar a trabalhar.

Pense nos objetivos SMART do projeto como um tipo de roteiro que conduz a sua equipe de projeto pelo ciclo de vida do projeto. Eles também funcionam como uma declaração de visão que mantém todos na tarefa e alinhados com o objetivo do projeto escopo do projeto . (Porque a última coisa de que você precisa é desvios de escopo .)

A maior diferença entre objetivos e metas é que os objetivos são mais acionáveis e específicos. Por exemplo, uma meta pode ser algo como "Quero aumentar a receita" Mas um objetivo seria "A equipe de marketing aumentará as fontes de referência da mídia social em 10% até o final do segundo trimestre" Está vendo a diferença?

Organize as metas por departamento em uma lista do ClickUp

Há inúmeras maneiras de escrever objetivos de projetos. Em última análise, o objetivo que você escreve se resume à finalidade do projeto. Você poderia criar objetivos comerciais para:

• Melhorar a experiência do usuário
• Lançamento de um novo produto
• Sucesso financeiro
• Implementação de recursos

A maioria dos projetos terá vários objetivos, portanto, é uma boa ideia monitorar seus metas usando software de objetivos e principais resultados (OKR) ou aplicativos de controle de metas . Essas ferramentas manterão sua cabeça no lugar enquanto você faz malabarismos com diferentes membros da equipe, tarefas e projetos. 🤹

Adicione documentos, tarefas e muito mais em um quadro branco do ClickUp para criar visualmente um caminho claro para o sucesso do projeto, desde o início até a entrega

Benefícios da definição dos objetivos do projeto

A definição dos objetivos do projeto ajuda a estabelecer metas desde o início. Assim, você pode fazer uma retrospectiva do projeto e provar - geralmente com dados concretos - que o projeto foi um sucesso. Ou, se não foi, você pode identificar o quanto se distanciou dos resultados desejados. 🎯

A definição dos objetivos do projeto pode ajudá-lo de várias maneiras, mas esses são os maiores benefícios:

• Faça um plano de projeto sólido: Como líder da equipe, cabe a você desenvolver objetivos de gerenciamento de projetos. Com os objetivos SMART em mãos, você criará um ótimoplano de projeto que mantém o projeto geral dentro do prazo e do orçamento
• Criar documentação: Os objetivos do projeto fornecem um rastro de papel muito necessário para produzirdocumentação do projeto para seus chefes à medida que o projeto avança. A documentação também o ajudará a elaborar projetos melhores no futuro
• meça seu desempenho: "Fizemos um bom trabalho?" é uma pergunta que tira o sono dos gerentes de projetos. Felizmente, os objetivos do projeto deixam bem claro se você se saiu bem ou se precisa mudar alguma coisa
• Faça o trabalho que importa: Você já construiu algo que sua empresa não usou? Isso é uma grande perda de tempo. Os objetivos do projeto garantem que seuresultados do projeto estejam alinhados com as metas comerciais. Por exemplo, se a sua organização deseja aumentar a receita de comércio eletrônico de compradores internacionais, mas a sua equipe de marketing está se concentrando nas vendas domésticas, isso é um descompasso com o qual o CEO não ficará muito entusiasmado

Criar e rastrear metas no ClickUp

Tipos de objetivos do projeto

Os projetos não são únicos, e os objetivos do seu projeto também não devem ser. Dependendo do seu projeto, talvez seja necessário criar uma meta que contemple uma ou mais dessas categorias:

• Objetivos de qualidade : Esse objetivo de projeto tem tudo a ver com qualidade. Defina um objetivo focado em benchmarks, métricas ou determinados padrões. Pode ser o índice de satisfação do atendimento ao cliente ou o índice de rejeição do site
• Objetivos financeiros: As metas financeiras fazem o mundo girar. Esses tipos de objetivos de projeto enfatizam a lucratividade e a eficiência de custos. Essa também é uma boa maneira de acompanhar os orçamentos do projeto
• Objetivos de tempo: Se você tiver vários projetos em atraso, precisará concluir tudo o mais rápido possível. Os objetivos de tempo podem ajudá-lo a gerenciar melhor os prazos do projeto, mas também podem monitorar os marcos do projeto
• Objetivos de processo: Com os objetivos de processo, a equipe trabalha em conjunto para melhorar um determinado fluxo de trabalho ou encontrar novas maneiras de aumentar a eficiência. Esse é um objetivo muito comum para equipes de desenvolvimento da Web que seguem uma metodologia Agile
• Objetivos de aprendizagem: Quer melhorar as habilidades da sua equipe? Acompanhe suas capacidades com objetivos de aprendizagem. Eles medem os níveis de certificação e conhecimento da sua equipe
• Objetivos de desempenho: Esses são os resultados desejados do projeto, como velocidade ou eficiência. Use os objetivos de desempenho para monitorar os indicadores de desempenho da equipe, do projeto ou do produto
• Objetivos de conformidade: Ninguém quer receber uma carta do departamento jurídico. Os objetivos de conformidade mantêm sua empresa no caminho certo para atender a determinados padrões legais ou do setor

Gerencie diferentes grupos de objetivos de conformidade em uma única exibição de lista do ClickUp

Dependendo do projeto, talvez seja necessário criar um objetivo de projeto híbrido. Por exemplo, talvez você precise melhorar o seu processo de cotação e economizar tempo (um objetivo combinado de processo e tempo).

Você pode personalizar o quanto quiser, desde que considere os objetivos claros e úteis.

Como não escrever objetivos de projeto

Sabemos que você é ocupado. Mas o objetivo dos objetivos do projeto é fazer com que sua equipe esteja na mesma página. Se você escrever objetivos vagos e inúteis com o objetivo de marcar rapidamente uma caixa, isso não ajudará sua equipe a escrever objetivos de projeto SMART.

Aqui estão alguns exemplos de objetivos de projeto inúteis:

• "Fazer um produto melhor. " O que significa "melhor"? É mais seguro? Mais barato? Como você sabe se o produto é "melhor" do que o que você tem agora?
• "Aumentar a satisfação do cliente . " Não estamos chateados com esse objetivo do projeto, mas ele ainda não é muito útil. Especifique onde você deseja aumentar a satisfação do cliente, quanto você precisa aumentar e até quando
• "Melhorar o desempenho da equipe. " O que significa "desempenho" para você? Especifique de qual equipe você está falando, as métricas de desempenho mais importantes, o quanto você espera que essas métricas melhorem e em que prazo

Embora um objetivo como "Concluir o projeto no prazo" pareça bom em teoria, ele não é muito útil.

Os objetivos do projeto devem seguir o acrônimo SMART para criar metas claras. Dessa forma, você (e sua equipe) saberão exatamente o que pretendem.

Por exemplo, o objetivo de projeto SMART de "concluir o projeto no prazo" poderia ser:

• Específico: Nomear o projeto específico, especialmente se você executa vários projetos ao mesmo tempo (sorte sua)
• Mensurável : Defina uma métrica quantificável com uma porcentagem ou outra métrica calculável
• Alcançável: Você não pode reverter umplano de marketing empresarial em um dia, portanto, escolha uma meta razoavelmente atingível
• Relevante: Personalize a meta especificamente para o projeto
• Limitada no tempo: Defina uma data de vencimento firme

Exemplos de objetivos de projeto claramente definidos a seguir

Neste ponto, você sabe o que não deve fazer. Você pode escrever os objetivos do projeto como quiser, mas a maioria dos gerentes de projeto os escreve como "declarações de objetivos"

Seguindo a estrutura SMART, vamos converter alguns objetivos de projeto pouco úteis em objetivos acionáveis:

• "Fazer um produto melhor" se torna "Aumentar a potência do gerador em 5% a tempo para o lançamento do produto no quarto trimestre"
• "Aumentar a satisfação do cliente" se torna "Aumentar nosso Net Promoter Scores (NPS) em 20% para clientes de alimentos e bebidas"
• "Melhorar o desempenho da equipe" passa a ser "Treinar a equipe em habilidades de gerenciamento para aumentar a retenção de funcionários em 45% nos próximos dois anos"

Está vendo a diferença?

Esses novos objetivos são muito mais claros. É fácil olhar para eles no final do projeto e determinar se você atingiu ou não sua meta. Esse é um objetivo claro em comparação com uma declaração frágil como "Vamos ganhar mais dinheiro"

Aqui estão mais alguns exemplos de objetivos de projetos, caso esteja procurando inspiração:

• "Aumentar o tráfego da Web em 20% no próximo trimestre com uma estratégia de marketing de conteúdo direcionada"
• "Reduzir os tempos de resposta do atendimento ao cliente em 30% nos próximos seis meses com um novo CRM"
• "Reduzir os custos de produção em 15% no próximo ano fiscal, automatizando o processo de renderização de produtos"
• "Aumentar as vendas em 10% no próximo trimestre, visando nossas novas personas de clientes em uma campanha de marketing de mídia social"
• "Configurarnovo software gratuito de gerenciamento de projetos até o final do ano para reduzir o tempo de conclusão do projeto em 25%"
• "Aumentar o tamanho da nossa lista de boletins informativos em 30% em seis meses, adicionando um botão de adesão à página de checkout do comércio eletrônico"

Visualize e acompanhe as entregas do projeto em uma visualização ClickUp Board

Como definir e acompanhar os objetivos do projeto

OK, então você domina os fundamentos da redação de objetivos de projetos de primeira linha. Você teve todo esse trabalho para escrevê-los. Agora é hora de torná-los tão acionáveis e perceptíveis quanto possível.

Siga estas dicas para monitorar os objetivos do seu projeto e ficar sempre em dia com suas metas. 🏆

Alinhe-se com as metas organizacionais mais amplas

Converse com a diretoria executiva ou com outras pessoas importantes de sua empresa antes de definir gerenciamento de projetos objetivos. Pergunte a eles quais são as metas da organização para o ano.

Mesmo que seja uma meta genérica como "economizar dinheiro", isso lhe dará uma direção clara para trabalhar. Por exemplo, este não é o momento de definir objetivos como "Aumentar os gastos com marketing em 50%"

Quando você conhece as metas maiores da sua organização, escolhe objetivos de projeto que sejam mais relevantes para o projeto em questão.

Além disso, é muito mais fácil obter partes interessadas no projeto quando você puder provar que seus objetivos estão relacionados às metas anuais da organização.

Use modelos para economizar tempo

Não tem tempo para definir seus próprios objetivos de projeto? Não se preocupe. Entendemos que é preciso tempo para definir esses objetivos - e, às vezes, esse é um tempo extra que você não tem.

Quando chegar a hora da crise, use modelos para seus OKRs e objetivos . Eles precisarão ser personalizados, mas só a formatação já economiza várias horas por mês.

Experimente o Modelo de metas e OKRs da empresa ClickUp para criar uma estrutura organizacional que reflita a visão e os valores da sua empresa - tudo em um só lugar!

Crie uma hierarquia de metas de equipe, departamento e empresa com o modelo de metas e OKRs da empresa do ClickUp

Defina objetivos como uma equipe

Quem disse que você tem que assumir todo o trabalho sozinho? Aproveite a experiência dos membros da sua equipe para definir os objetivos do projeto em conjunto.

Duas cabeças são melhores do que uma, e a colaboração em equipe pode fazer uma grande diferença. A combinação de sua capacidade intelectual possibilita pensar em metas maiores e melhores que, de outra forma, talvez não fossem consideradas.

Monitore seus KPIs com as metas do ClickUp

Você criou objetivos de projeto incríveis, mas como manter sua equipe responsável por eles? Entre Metas do ClickUp .

Com o ClickUp Goals, defina os objetivos do seu projeto e acompanhe-os com eficiência lado a lado com suas tarefas e fluxos de trabalho. Em vez de alternar entre diferentes ferramentas e plataformas, tudo o que você precisa está em um só lugar.

Isso é que é economia de tempo. ⏱️

As Metas do ClickUp tornam seus cronogramas e metas mais claros do que um sino. Defina diferentes tipos de metas para:

• Metas numéricas
• Metas monetárias
• Metas de verdadeiro/falso
• Tarefas

Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso

Precisa converter uma tarefa em uma meta? Faça isso no ClickUp com apenas um clique - você nunca mais precisará fazer dupla entrada.

O sistema de pastas Goals organiza e rastreia todas as metas do seu projeto em um único painel . Você pode até mesmo atribuir metas a determinadas equipes e pessoas para manter todos responsáveis.

Sabemos que você não tem tempo para ficar perseguindo sua equipe para obter atualizações do projeto.

Basta atribuir um prazo às suas metas, e o ClickUp enviará atualizações de progresso por meio de scorecards semanais. Com o acompanhamento automático, você não precisa se preocupar com o status de todos. Em vez disso, a equipe se concentra mais no trabalho real e não em relatórios.

Armazenar e categorizar de forma organizada metas semelhantes em pastas de metas no ClickUp

Coloque o sucesso do projeto no piloto automático

Os objetivos do projeto são essenciais para qualquer projeto estratégico. O trabalho em equipe e os modelos o levarão longe. Mas quando você precisar reunir seu trabalho e estratégias de alto nível na mesma plataforma, use o ClickUp.

O ClickUp injeta uma dose de sanidade nos processos de gerenciamento de projetos para tornar seu trabalho - ousamos dizer? - divertido.

Mas não acredite em nossa palavra. Registre-se no ClickUp para simplificar seu processo e começar a definir objetivos de projeto acionáveis.