A chave para o gerenciamento bem-sucedido do desalinhamento do escopo é encontrar o equilíbrio entre estabelecer limites e incentivar a exploração.
Combinando o pensamento criativo e a disciplina organizacional, as equipes estão em posição de aproveitar o desvio de escopo a seu favor
O aumento do escopo geralmente resulta em projetos mais interessantes para você e sua equipe. Portanto, em vez de ficar desanimado, por que não aceitar o desvio de escopo para nos ajudar a permanecer ágeis e adaptáveis? É uma oportunidade de desenvolver nossas habilidades criativas e apresentar soluções que levarão o projeto ao próximo nível. ⚡️
Vamos falar sobre o que causa o desvio de escopo e aprender dicas práticas para mantê-lo sob controle sem limitar a inovação. Ao longo do caminho, vamos apresentar gratuitamente gerenciamento de projetos modelos e recursos que você pode usar, desde pequenos projetos criativos para as principais atualizações de software!
O que é Scope Creep?
O desvio de escopo é um fenômeno que ocorre quando são feitas alterações ou adições aos objetivos originais de um projeto, com ou sem a aprovação das principais partes interessadas e dos gerentes de projeto
Em um contexto positivo, o desvio de escopo pode ajudar a expandir os parâmetros de um projeto, permitindo que ele se torne mais ambicioso e explore novas possibilidades. Em um contexto negativo, pode gerar atrasos significativos, aumento de despesas e insatisfação dos clientes ou de outras partes interessadas.
Obter clareza quando se depara com demandas em constante evolução pode ser um desafio. Mas se nos lembrarmos de que essa é uma parte necessária do processo, estaremos no controle. É importante manter o foco e ser curioso quando confrontado com mudanças no cronograma do projeto ou orçamento. Para cada desvantagem, há uma vantagem!
tabela que explica as desvantagens e vantagens do aumento do escopo do projeto | Desvantagens do aumento do escopo ❌ | Vantagens do aumento do escopo ✅ | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Desvia a atenção do objetivo inicial do projeto, tornando difícil a realização de tarefas prioritize | Promove a colaboração entre os membros da equipe | | Aumenta os custos e sobrecarrega os orçamentos devido a requisitos novos ou modificados | Abre possibilidades para soluções mais criativas à medida que as ideias são construídas sobre os componentes existentes | | Introduz recursos adicionais que podem causar conflitos entre partes interessadas com interesses diferentes | | Aumenta a satisfação do cliente, pois ele tem a oportunidade de ter suas necessidades atendidas de forma mais eficaz quando é incluído no processo | | Insights para ajudar a refinar o projeto e torná-lo mais eficiente ou econômico no futuro | | Estende o cronograma do projeto e leva à perda de prazos devido à adição de novos trabalhos ou ao ajuste das cargas de trabalho atuais |
O que causa o desvio de escopo?
O desvio de escopo ocorre quando um projeto começa a se tornar mais complexo, desnecessariamente grande ou leva mais tempo do que o esperado durante o processo de desenvolvimento. Ele pode se originar da falta de requisitos e objetivos claros do projeto e de um planejamento formal processo de gerenciamento de mudanças .
Mas mesmo o mais bem planejado plano de projeto s correm o risco de ter o escopo alterado. Você pode tomar todas as decisões certas com as melhores intenções. Então, surge o inesperado e você precisa navegar por níveis mais altos de ambiguidade no escopo do projeto . 🔍
A boa notícia é que, se você perceber os sinais cedo, terá mais chances de evitar o alcance indesejável!
Vamos examinar os sinais internos e externos mais comuns de desvios de escopo do projeto .
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Sinais internos
Mais solicitações de reuniões de equipe para alinhar o propósito do projeto
Eu queria entrar em contato porque a equipe está se sentindo um pouco sobrecarregada com o projeto e realmente precisaria de outra reunião. Gostaríamos de dedicar algum tempo para entender melhor o que o projeto envolve, onde podemos encontrar informações e quais são nossas funções.
Ao responder às solicitações de reunião da equipe, não deixe de considerar os alinhamentos com o objetivo geral do projeto. Pergunte a si mesmo: "O que essa reunião contribuiria para o panorama geral? "
Ligue os pontos e mostre como cada item da agenda tem um vínculo lógico com a missão do projeto. Além disso, tenha uma noção de quanto tempo a conversa precisa durar para alcançar o resultado desejado. Se você acha que a reunião deve durar uma hora, tente 40 minutos! 🧑💻
Seja flexível e use seu bom senso ao oferecer ideias ou soluções alternativas que possam ajudar a equipe a se aproximar da meta. E, por fim, não deixe de acompanhar os membros da equipe após cada reunião para garantir que todos estejam na mesma página e apoiem o progresso contínuo em direção à meta final do projeto.
Saiba como discutir os resultados esperados em sua próxima reunião reunião inicial do projeto !
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O número de tarefas "apressadas" ou "urgentes" com estimativas de tempo agressivas aumenta
Quando um projeto tem tarefas urgentes e apressadas a cada poucos dias, isso afeta significativamente o cronograma porque enfatiza a velocidade e a precisão ao mesmo tempo. Isso significa que as equipes precisam encontrar maneiras de concluir as tarefas rapidamente e com o mais alto nível de qualidade. 🤩
Isso geralmente é mais difícil do que parece e pode fazer com que as equipes concluam as tarefas além do horário estimado, encontrem obstáculos ou estimem incorretamente o tempo necessário para concluir a tarefa. Uma porta giratória para comunicação abre o espaço de trabalho de um membro da equipe para constantes dings e pings.
Para minimizar o número de tarefas aceleradas, trabalhe com as partes interessadas para definir prazos adequados e gerenciar suas expectativas. Em seguida, documente um processo para filtrar as solicitações e delegar tarefas aos membros da equipe. (Mas falaremos mais sobre isso depois!)
Gerencie o cronograma do projeto com datas de início e de vencimento no ClickUp
Comunicação deficiente/Não há documentação
Ter uma documentação clara de cada fase de um projeto é essencial para o seu sucesso. Sem ela, a equipe pode ignorar detalhes e processos cruciais para o cumprimento dos prazos e das expectativas orçamentárias. As partes interessadas não conseguirão entender por que certas decisões foram tomadas ou acompanhar o progresso do projeto, o que dificulta fazer escolhas informadas ou avaliar o sucesso. 🏆
Informações e instruções bem escritas permitem que os novos membros da equipe comecem a trabalhar rapidamente sem prejudicar a produtividade de outros membros ou gerentes do projeto
Sinais externos
Um escopo mal definido e aberto a interpretações
Escopos de projetos mal definidos causam dores de cabeça para todos os envolvidos e afetam negativamente os prazos e os orçamentos. Faça perguntas sobre quaisquer itens que não estejam claros para que o escopo do projeto seja claro, conciso e detalhado.
É essencial estabelecer barreiras para maximizar a produtividade da sua equipe e o clima do escritório
Elevar a processo de integração de clientes ou partes interessadas é a primeira etapa.
Integre os clientes ou o patrocinador do projeto com uma declaração de escopo do projeto no ClickUp Docs
Eventos imprevistos
Nenhum projeto está imune a interrupções e eventos inesperados que podem ter um grande impacto no andamento:
- Ausências não planejadas da equipe
- Desastres naturais
- Problemas técnicos ou jurídicos imprevistos
- Mudanças repentinas no mercado
- Mudanças de fornecedores
- Atualizações automáticas do Microsoft Windows que ninguém pediu
Nessas situações, usar um plano de contingência minimiza qualquer dano potencial para que o projeto possa permanecer no alvo o máximo possível. Também é importante que todos os envolvidos sejam flexíveis e estejam dispostos a fazer mudanças para que o projeto continue avançando.
Os participantes adicionais são incluídos tardiamente
Quando novas partes interessadas entram em um projeto no final do processo, isso pode introduzir complexidade devido à sua falta de conhecimento sobre as decisões que já foram tomadas.
Isso pode levar à introdução de novos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e marcos do projeto o que pode acabar alterando as entregas existentes. (Abordaremos planos de sucessão mais tarde!)
**DICA PRO Usando um documento de escopo de trabalho ajuda você a ter uma compreensão clara dos resultados da sua equipe. Baixar Modelo de escopo de trabalho do ClickUp e use nossa plataforma gratuita para gerenciar qualquer projeto!
7 dicas para gerenciar e evitar o desalinhamento do escopo
O gerente de projeto é a primeira e a última pessoa envolvida em um projeto. Ele não apenas supervisiona cada fase do projeto mas são os guardiões do processo. 🔑
Os processos são o que mantém tudo e todos organizados - mesmo nas situações de maior pressão. Se você estiver entrando em um projeto sem os sistemas mínimos em vigor, será difícil aproveitar o aumento do escopo.
Aqui estão sete dicas para gerenciar o desvio de escopo:
Dica nº 1: Exija um formulário de admissão preenchido para cada solicitação de projeto
Crie um processo de aprovação de escopo com o ClickUp Forms
A caixa de entrada de e-mail é uma das portas preferidas dos desvios de escopo para entrar e assumir o controle do seu projeto. O tempo gasto com o envio de e-mails de ida e volta está consumindo valiosas horas de trabalho profundo. Você está enviando uma lista de perguntas, interpretando fragmentos de informações e aguardando respostas para elaborar um briefing formal.
Com um formulário de admissão de projeto como o ClickUp Forms, você protege proativamente a produtividade da sua equipe 24 horas por dia.
Os formulários são previsíveis. Os formulários armazenam dados. Os formulários economizam dinheiro
Quando um cliente ou parte interessada passa pelas perguntas do formulário, ele vê refletido o seu próprio processo de pensamento. Isso o ajuda a obter as informações necessárias para que você, como gerente de projeto, entenda a solicitação antes de a equipe iniciar qualquer trabalho. 👥
Essas perguntas foram elaboradas para lhe dar alguma orientação e inspiração para o seu formulário de solicitação de projeto:
- Há algum elemento visual existente (fotos, infográficos, logotipos etc.) que precisa ser usado no projeto?
- Há algum conteúdo existente (textos, relatórios, pesquisas, resultados de estudos, etc.) que precise ser usado no projeto?
- Como o sucesso será medido? Liste todos os dados relevantesoKRs e KPIs relevantes da empresa.
- Você tem uma lista das principais mensagens ou pontos a serem incluídos no projeto?
- Há algum aspecto técnicorestrições ou considerações de que se deve estar ciente?
- Há alguma diretriz de marca ou estética que deva ser considerada?
- Existem normas legais ou padrões de conformidade a serem cumpridos?
- Há conteúdo ou recursos visuais a serem excluídos do projeto?
- Qual é o objetivo desse projeto?
- Qual é o cronograma e o orçamento do projeto?
- Quem é o público-alvo do projeto?
- Quem são as partes interessadas no projeto?
- Quando você precisa que o projeto seja entregue?
- Trata-se de um projeto novo ou atualizado?
Bônus:_ Modelos de declaração de trabalho !
Dica nº 2: Prepare as tarefas no backlog antes de atribuí-las
Defina prioridades no ClickUp para distinguir o que precisa ser feito agora e o que pode esperar
Quando todas as tarefas têm a mesma nível de prioridade pode ser difícil para os membros da equipe saberem em quais tarefas devem se concentrar primeiro. A atribuição de níveis de prioridade permite que as equipes de projeto organizem o trabalho com base em seu conhecimento, experiência e habilidades individuais para que cada tarefa seja concluída da melhor maneira possível. 🎯
As prioridades nos lembram de olhar além do momento imediato e planejar o futuro. Ao delinear nossos principais objetivos, criamos clareza e foco sobre como atingir nossas metas de longo prazo. Isso pode nos ajudar a priorizar tarefas, eliminar distrações e manter a motivação ao buscar metas importantes.
Para que um sistema de prioridade para causar um impacto positivo nas equipes multifuncionais, faça deste um processo fundamental em seu fluxo de trabalho. **Comunique à sua equipe de projeto os indicadores de prioridade que os ajudarão a gerenciar sua energia e tempo nas tarefas certas todos os dias
No entanto, se estiver gerenciando um projeto complexo com várias partes móveis, a atualização manual de cada tarefa não é um bom uso do seu tempo. (Dica: desvio de escopo!) É aí que entra a automação. 🤖
Dica nº 3: automatize o trabalho repetitivo o máximo possível
As tarefas rotineiras e administrativas não estão descritas no plano do projeto e, por isso, muitas vezes não são levadas em consideração. Arquivar, organizar e atualizar manualmente as tarefas todos os dias adiciona tempo a um projeto
A automação permite que as equipes de projeto se concentrem no trabalho criativo, para que não fiquem atoladas em tarefas tediosas, mas necessárias e repetitivas. 🔁
Novo na automação? Veja aqui como começar:
- Defina um cronômetro para 30 minutos
- Escolha um fluxo de trabalho no plano de projeto da sua equipe
- Anote todas as etapas do processo, mesmo as menores tarefas
- Destaque as tarefas que consomem mais tempo no fluxo de trabalho para que sejam retiradas de seu prato (por exemplo, marcar gerentes para revisão de ativos)
- Confira a seçãoGuia de automação do ClickUp para começar a automatizar seu fluxo de trabalho hoje mesmo! Saiba mais sobre a automação do ClickUp
Dica nº 5: Estabeleça um processo de gerenciamento de mudanças
Descreva o plano do projeto e o processo de gerenciamento de mudanças em um ClickUp Doc
Um processo de controle de mudanças é uma parte essencial do gerenciamento de projetos e envolve a definição de procedimentos padrão para lidar com solicitações de mudanças. Sem esse processo, o aumento do escopo causará confusão no projeto.
Veja a seguir como estabelecer um processo de controle de mudanças:
1. Desenvolva um formulário de solicitação de mudança: Comece criando um formulário que inclua todos os detalhes necessários para enviar uma solicitação de mudança
2. Identifique um comitê de controle de mudanças: Selecione os indivíduos responsáveis pela aprovação ou rejeição da solicitação de mudança. Esse comitê deve incluir membros da equipe de vários departamentos que possam ser afetados pela alteração
3. Crie fluxos de trabalho de controle de alterações: Determine quais etapas precisam ser seguidas para avaliar uma solicitação de mudança, como coletar feedback das partes interessadas relevantes, avaliar os riscos da mudança proposta e considerar seu efeito no cronograma e no orçamento
4. Implementar um sistema de controle de mudanças: Configure um sistema eficiente para rastrear cada solicitação juntamente com a documentação, como aprovações, modificações, itens de ação e o impacto
5. Documente e compartilhe as diretrizes: Todas as partes interessadas envolvidas devem ter acesso à documentação
6. Comunique as alterações à sua equipe: Explique por que a mudança é necessária para o projeto, como ela tornará o trabalho deles melhor e onde encontrar os recursos da mudança
Bônus:_ Software de gerenciamento de mudanças !
Dica nº 6: envolva a equipe do projeto
A visualização de bate-papo armazena todos os seus comentários no ClickUp para localizar rapidamente qualquer conversa
Ter uma equipe ativamente envolvida nas decisões e na estratégia é essencial para o sucesso do gerenciamento de projetos. Quando todos os membros da equipe podem dar sua contribuição, isso cria um senso de propriedade e aumenta o compromisso e a motivação com o projeto
Várias perspectivas podem levar a novas soluções e ideias criativas. Convidar a equipe para a tomada de decisões e discussões estratégicas permite atingir mais rapidamente as metas do projeto. Isso também facilita as conversas sobre decisões difíceis, pois o contexto foi apresentado em primeira mão. 🤝
Há desafios que vão além das habilidades de um gerente de projeto. Conte com a experiência e a orientação de sua equipe para delegar o trabalho certo . Eles informarão o nível de esforço necessário e minimizarão o desvio de escopo!
Dica nº 7: Estabeleça um ciclo de feedback semiestrito
Alinhe a equipe do projeto com as ferramentas de anotação do ClickUp
Obter feedback em tempo hábil garante que as equipes possam se antecipar a quaisquer problemas antes que eles se transformem em grandes problemas nos momentos mais críticos das revisões do projeto.
Se não estabelecermos pontos de controle ao longo do caminho, as chances de aumento do escopo aumentam.
Um ciclo de feedback viável deve ser um diálogo entre o gerente de projeto, os membros da equipe que estão fazendo o trabalho e as partes interessadas
O resultado? Uma estrutura estruturada para avaliar o progresso, discutir mudanças e determinar se são necessários novos objetivos.
5 Exemplos de desvios de escopo
Esses cinco cenários são exemplos de desvios de escopo no gerenciamento de projetos:
- Mudança nos requisitos: Quando os requisitos iniciais de um projeto são alterados no meio do caminho, resultando em trabalho e custo adicionais para todas as partes interessadas envolvidas. Um exemplo disso seria quando um desenvolvedor de software é encarregado de criar um aplicativo móvel que requer uma integração de API, mas depois que o projeto está em andamento, o cliente solicita recursos adicionais, como a incorporação do reconhecimento facial na API.
- Mudança nos contatos: Quando o contato designado para o projeto muda durante o andamento do mesmo e ele tem requisitos diferentes dos especificados originalmente. Um exemplo disso seria quando uma equipe de engenharia é contratada para construir uma ponte, mas, no meio da construção, o gerente muda o responsável pela supervisão do projeto e quer que sejam adicionados determinados recursos que não estavam incluídos no escopo original.
- Mudança nos recursos: Quando os recursos alocados para um projeto mudam, levando a custos extras ou restrições de tempo. Um exemplo disso seria quando uma empresa de web design é solicitada a criar um site do zero, mas, depois de já ter começado a trabalhar nele, o cliente solicita a compra de software adicional que não estava incluído no orçamento inicial.
- Mudança no cronograma: Quando o cronograma de um projeto é alterado no meio do caminho, resultando em trabalho ou custos extras para todos os envolvidos. Um exemplo disso seria quando uma equipe de desenvolvimento de software é solicitada a criar um aplicativo que precisa ser concluído em um prazo específico, mas depois são adicionados mais recursos que consomem mais tempo e recursos.
- Mudança nas especificações: Quando as especificações técnicas de um projeto são modificadas depois que ele já foi iniciado, resultando em trabalho ou custo extra para todas as partes interessadas envolvidas. Um exemplo disso seria quando uma equipe de construção é solicitada a construir um prédio de escritórios que atenda a determinados requisitos de tamanho e design, mas depois o cliente solicita recursos adicionais, como uma piscina coberta e um teatro, que não estavam originalmente incluídos no escopo.
Ferramentas essenciais para gerenciar o desvio de escopo
Agora que você tem um recurso disponível de dicas para aproveitar o desvio de escopo, o que vem a seguir?
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