Todo gerente de projeto sonha em trabalhar com um cliente ou parte interessada que diga coisas como "Tome todo o tempo que precisar" e "O dinheiro não é um problema"
Ao mesmo tempo, todo gerente de projeto sabe que esses cenários são realmente sonhos impossíveis. Infelizmente, a maioria se depara com restrições de projeto que podem causar uma ondulação no ciclo de vida do projeto.
Essas limitações incômodas afetam a forma como você aborda seus projetos, o que você pode entregar, quando pode entregá-los e qual será a qualidade dos entregáveis. Gerenciar as restrições do projeto é essencial para planejar um projeto bem-sucedido.
A boa notícia é que as restrições do gerenciamento de projetos podem ser abordadas, corrigidas ou totalmente evitadas. Você precisa das ferramentas e dos processos certos para garantir que tudo esteja dentro do prazo e do orçamento, e que os entregáveis do projeto atendam às expectativas do cliente.
Apresentaremos as restrições de projeto mais comuns e compartilharemos dicas e ferramentas para gerenciá-las, de modo que você possa preparar sua equipe para o sucesso.
O que são restrições de projeto?
Restrições de projeto são quaisquer fatores que limitam os líderes de equipe ou os gerentes de projeto a alcançar a conclusão do projeto com êxito. Os tipos mais comuns de restrições de projeto giram em torno de: Cronogramas do projeto ou o triângulo de ferro, que sabemos que soa como o nome da ilha particular de um vilão de Bond. 🦹
Além das restrições triplas, há três restrições de projeto mais comuns, incluindo recursos, risco e padrões de qualidade. Veja a seguir todas as seis restrições comuns e como elas afetarão seu projeto:
1. Escopo do projeto
O escopo de um projeto descreve o que o projeto deve realizar e quanto trabalho precisa ser feito. Você precisa ter uma compreensão clara da restrição do escopo para determinar se as outras restrições do projeto - como o cronograma e o orçamento - são razoáveis.
Compreender o escopo do projeto pode ajudá-lo a evitar o temido desvios de escopo -quando mais e mais tarefas continuam sendo adicionadas ao seu projeto.
Um documento de escopo de trabalho mantém todos alinhados com o requisitos do projeto Por exemplo, digamos que seu projeto seja criar um site de 10 páginas e, de repente, seu cliente queira adicionar mais duas páginas. Como isso está fora do escopo original do projeto, você sabe que precisa voltar ao cliente para discutir como a adição dessas duas páginas afetará o controles do projeto (ou o cronograma e o orçamento do projeto).
É por isso que documentos como o Modelo de escopo de trabalho do ClickUp são essenciais para registrar tudo sobre o projeto. Você e seu cliente devem concordar com um documento de escopo do projeto com o entendimento de que quaisquer mudanças alterarão outras restrições principais do projeto.
2. Linha do tempo do projeto
O cronograma do projeto é a quantidade de tempo que você tem para concluir um projeto. Seu cronograma precisa levar em conta quanto tempo levará para concluir todo o ciclo de vida do projeto - desde o início, passando pelo planejamento, até a conclusão e o encerramento do projeto. ⏰
Às vezes, as partes interessadas virão até você com um cronograma específico em mente. Mas alguns podem explicar o escopo do projeto e pedir que você faça uma nova estimativa do tempo que a sua equipe precisará para concluí-lo.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas, acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
Quando estiver elaborando o cronograma do projeto, lembre-se das dependências. Embora algumas tarefas possam ser concluídas simultaneamente, outras podem precisar ser concluídas antes que você possa passar para a próxima etapa do fluxo de trabalho.
3. Orçamento do projeto
O orçamento do projeto é a quantidade de dinheiro que você pode gastar para realizar essa tarefa. Ao trabalhar na alocação do seu orçamento, lembre-se de que os salários dos membros da equipe fazem parte dos custos do projeto (e geralmente são a maior parte). 💸
Da mesma forma, se você tiver assinaturas de SaaS e ferramentas que sua equipe usa para fazer o trabalho, talvez seja necessário considerar esses custos no seu orçamento também. Para os gerentes de projeto que trabalham em um ambiente com todas as partes interessadas internas, talvez seja necessário confirmar se os salários dos funcionários entram no orçamento ou não.
Obtenha uma visão geral de alto nível do orçamento do seu projeto enquanto gerencia tarefas e status com o modelo de gerenciamento de projeto com orçamento do ClickUp
Se você tem uma quantia específica para concluir um projeto e não precisa levar em conta os salários da equipe, pode aplicar o orçamento em equipamentos essenciais. No entanto, se tiver que considerar os salários, será preciso levar em conta os custos de execução de um projeto nesse cronograma exato.
Usando o Modelo de gerenciamento de projeto orçado do ClickUp pode ajudá-lo a controlar suas despesas e possíveis gastos para evitar essa restrição onerosa.
4. Recursos do projeto
Os recursos incluem tudo o que você precisa para concluir o projeto, além de tempo e dinheiro. Podem ser os membros da equipe necessários para criar aquele site de 10 páginas - queremos dizer, 12 páginas.
Você pode precisar de um desenvolvedor, designer e redator, mas alguns recursos podem estar trabalhando em outros projetos no momento ou logo após o projeto do seu novo website. Isso coloca muita ênfase em evitar restrições de recursos dentro de um cronograma de projeto.
Use a visualização da carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Portanto, o que você realmente precisa é de uma visão de alto nível das cargas de trabalho de suas equipes para que possa planejar ou fazer ajustes rapidamente. Felizmente, os gerentes de projeto podem usar alocação de recursos ferramentas para gerenciar cargas de trabalho e tempo entre as tarefas para garantir que você não atribua trabalho em excesso ou em falta.
5. Risco do projeto
Alguns projetos são mais arriscados do que outros, mas quase todos os projetos têm riscos. Para gerenciamento de projetos de construção os riscos podem incluir lesões no local ou perda de equipamentos. Mas para gerenciamento de projetos de sites se o site estiver fora do ar, há riscos de falhas no site, links quebrados, alterações de última hora na cópia ou perda de receita enquanto o site estiver fora do ar.
Para garantir que seu projeto seja bem-sucedido, crie um estratégia de gerenciamento de riscos antes de começar.
Você pode reduzir os riscos em um canteiro de obras garantindo que todos os membros da sua equipe sejam treinados em protocolos de segurança e que o local tenha seguro. E você pode reduzir os riscos da migração de um site fazendo alterações mais tarde, à noite, quando o tráfego no site é mínimo.
Obtenha uma representação visual dos riscos potenciais do seu projeto com o modelo de quadro branco de análise de riscos do ClickUp para que sua equipe possa colaborar na mitigação
Mesmo que você ache que um projeto tem poucos riscos, reserve um tempo para perguntar aos membros da equipe o que eles acham que pode dar errado e elabore um plano de contingência. Com o Modelo de quadro branco de análise de risco do ClickUp com o modelo de quadro branco visual do ClickUp, você pode começar a encontrar qualquer problema em potencial ou restrição de projeto.
Esse modelo de restrição de projeto também economiza tempo e esforço em seus projetos, garantindo que todos os riscos potenciais do projeto sejam avaliados usando os mesmos critérios. Isso significa que você obtém estratégias de gerenciamento de riscos mais eficazes - mais rapidamente.
6. Qualidade do projeto
A restrição final é a qualidade do seu projeto - ou o calibre do seu execução do projeto . Os membros da sua equipe e as partes interessadas vão querer criar e ver os melhores entregáveis com qualidade de projeto.
Mas todas as outras restrições do projeto afetarão a qualidade que você pode obter. E, como gerente de projeto, talvez você tenha que decidir quais compensações está disposto a fazer na qualidade do projeto para concluí-lo mais rapidamente ou por menos dinheiro.
Como gerenciar as restrições do projeto
Gerenciar as restrições do projeto é um ato de malabarismo constante. (Não sabemos por que essas analogias circenses continuam caindo de nós - talvez seja porque ser um gerente de projeto é como ser o líder do circo do escritório) 🎪
Mas com as ferramentas certas, você pode trabalhar dentro das restrições do seu projeto e entregar um produto final de alto nível. Aqui estão 10 ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar as restrições.
1. Entenda o escopo completo do projeto
Suas escopo de trabalho o documento de escopo do trabalho precisa descrever as metas, o escopo e os resultados exatos do projeto que seu partes interessadas no projeto esperar. Isso servirá de referência durante todo o projeto e o ajudará a evitar desvios de escopo.
2. Crie uma carta de projeto
O termo de abertura do projeto é uma referência de alto nível que mostra as informações mais importantes do projeto
Um termo de abertura de projeto serve como uma referência rápida que descreve os participantes, os membros da equipe, os recursos, as metas, o escopo, os entregáveis, os marcos, os riscos e o processo de aprovação de um projeto. Ele dará a todos os membros da sua equipe uma visão de alto nível e ajudará a manter o rumo certo.
E com o Modelo de Carta de Projeto ClickUp com esse modelo, você tem acesso a um documento gratuito e fundamental para autorizar formalmente a existência de um projeto. Trabalhar com base nesse modelo proporcionará aos gerentes de projeto a capacidade de criar e alocar recursos organizacionais para as atividades do projeto. 🛠️
3. Organize uma reunião inicial
Organize e planeje uma reunião inicial para obter a adesão da sua equipe de projeto
Depois de ter uma visão de alto nível do projeto, é hora de reunir a equipe do projeto. Uma reunião inicial permite que você explique o projeto e suas restrições a todos os envolvidos. Você pode simplificar sua lista de verificação com a ajuda de Modelo de reunião inicial do projeto do ClickUp .
Os membros essenciais da equipe poderão apontar os possíveis riscos do projeto ou problemas com o cronograma ou o orçamento para que você possa resolvê-los com as partes interessadas o mais cedo possível.
Bônus: confira nosso top_ 10 modelos de início de projeto para reuniões em documentos e PPT
4. Organizar uma estrutura de divisão de trabalho
Em sua estrutura analítica do trabalho, você organizará seu projeto em todas as tarefas que sua equipe de projeto precisa realizar para concluir seus entregáveis. Isso o ajudará a começar a programar as atividades e a criar seu cronograma.
As estruturas analíticas de trabalho permitem que você veja suas atividades em uma lista, quadro de status ou gráfico de Gantt para realmente visualizar como você alcançará o sucesso do projeto. Isso evitará que qualquer restrição do projeto assuma o controle de todo o processo.
5. Crie seu plano de gerenciamento de projetos
Um plano de projeto permite que você comece a atribuir tarefas e a monitorar o progresso
Seu plano de projeto colocará oficialmente o projeto em movimento. Comece a programar atividades, adicione dependências e monitore o progresso como parte do seu tempo estratégia de gerenciamento .
Você pode usar o Exemplo de modelo de plano de projeto do ClickUp para começar ou explore mais modelos que correspondam às suas metodologias preferidas de gerenciamento de projetos - desde Ágil para Cachoeira para Kanban .
6. Criar um detalhamento do orçamento
Com um detalhamento do orçamento, você pode alocar uma parte do seu orçamento para cada atividade do seu plano de projeto. Em seguida, acompanhe os gastos à medida que o projeto avança para saber se a sua equipe está dentro do orçamento ou se está gastando demais.
7. Realizar uma análise de risco
Comece a gerenciar os riscos desde o início de seu projeto. Isso permite que você analise os riscos potenciais e os organize em termos de gravidade. Assim, você pode criar um plano de contingência e abordar os riscos mais graves rapidamente.
8. Obter uma visão geral da carga de trabalho
O gerenciamento do trabalho é um componente essencial do gerenciamento de recursos. Com Visualização de carga de trabalho do ClickUp você pode ver instantaneamente a largura de banda dos membros da sua equipe para evitar que eles fiquem sobrecarregados, o que pode ajudar a evitar a perda de prazos ou trabalhos de qualidade inferior.
9. Automatize tarefas repetitivas
Use receitas de automação pré-criadas ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
Uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tempo disponíveis para você e sua equipe são automação do fluxo de trabalho . Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode concluir projetos mais rapidamente e liberar sua equipe para tarefas mais importantes.
10. Adicione controles de qualidade
Uma lista de verificação de controle de qualidade e um processo de aprovação garantem o cumprimento da restrição de qualidade O modelo de lista de verificação de controle de qualidade do ClickUp pode ajudá-lo a entregar produtos de maior qualidade. Cada membro da sua equipe pode usá-lo para monitorar o próprio trabalho, e os revisores podem garantir que tudo esteja de acordo com o padrão. Assim, quando seu projeto chegar ao processo de aprovação, tudo correrá bem. ⛵️
Está se sentindo limitado? Experimente o ClickUp
O software de gerenciamento de projetos correto pode ajudá-lo a ficar por dentro de todas as restrições do projeto, desde o cronograma e o orçamento até os riscos e os controles de qualidade. Assim, você pode gerenciar um projeto vencedor. 🏆
O ClickUp é a ferramenta definitiva para equipes de gerenciamento de projetos . Ele ajuda você a se organizar com painéis de projetos, automação e integrações com as ferramentas que você já usa. Além disso, com milhares de modelos para escolher, você pode planejar e monitorar todas as restrições do seu projeto.
Portanto, mesmo que o seu stakeholder não seja um bilionário excêntrico, o ClickUp pode fazer com que você sinta que o orçamento do projeto e o restrições de tempo não são problema.
E por falar em orçamento, você pode começar a usar o ClickUp gratuitamente. Isso definitivamente se encaixa nas restrições do projeto.