A criação de orçamentos para eventos pode ser uma aventura louca. Você está comparando cotações de fornecedores, gerenciando planilhas intermináveis e buscando as aprovações dos clientes - tudo isso enquanto tenta se ater a um orçamento que parece ter vontade própria.
E quando você pensa que tem tudo sob controle, os cronogramas mudam e seu planejamento de recursos voa pela janela.
Felizmente, os modelos de orçamento para eventos podem simplificar todo o processo. Eles oferecem uma maneira clara e fácil de controlar tudo - despesas, categorias, itens de linha e custos estimados - sem perder a sanidade mental.
Nesta postagem do blog, reunimos 11 modelos gratuitos de orçamento de eventos para aliviar sua carga. Então, vamos encontrar o modelo perfeito para facilitar a elaboração do seu orçamento!
O que são modelos de orçamento de eventos?
Os modelos de orçamento para eventos são planilhas ou documentos estruturados que ajudam os planejadores e coordenadores de eventos a criar um orçamento para o evento e a acompanhar as finanças do evento. Esses modelos incluem várias categorias personalizáveis e fórmulas incorporadas para estimar as despesas e a receita do evento.
Alguns modelos de orçamento de eventos permitem que você compare as estimativas com as despesas reais. Eles incluem gráficos para ajudá-lo a visualizar tarefas, despesas e lucros ou perdas projetados em comparação com os reais.
Também é possível planejar os recursos de forma eficaz com os modelos de orçamento de eventos. Eles identificam as necessidades de recursos com base nas prioridades das tarefas e ajudam você a tomar decisões informadas.
O que faz um bom modelo de orçamento de evento?
Os modelos de orçamento de eventos consideram todos os custos associados a um evento. Do local e do serviço de bufê ao marketing, entretenimento, honorários de palestrantes, custos de acomodação e custos de transporte, eles ajudam a calcular os custos totais com precisão.
Aqui estão alguns recursos que você deve observar ao selecionar um modelo de orçamento de evento:
- Facilidade de uso: Escolha um modelo que tenha um layout intuitivo. Personalizar o modelo, inserir dados e gerar gráficos deve ser fácil
- Categorias abrangentes para eventos: Certifique-se de que você pode usar o modelo para diferentes eventos. Verifique se há despesas, receitas, cálculos de lucro e outras categorias que se alinham com suas necessidades
- Cálculos automatizados: Escolha modelos com fórmulas incorporadas para calcular custos reais, custos estimados, receita e a diferença entre despesas estimadas e reais
- Visualização de dados: Procure modelos que forneçam painéis abrangentes para representar visualmente os custos e a receita de seu evento em gráficos ou tabelas de pizza
- Personalização: Obtenha modelos que ofereçam personalizações úteis. Eles devem permitir que você adicione campos personalizados, modifique categorias de custos e ajuste os estágios do evento com base em suas necessidades
- Colaboração e compartilhamento: Um bom evento oumodelo de orçamento de projeto também deve oferecer funcionalidades de colaboração em tempo real para que sua equipe possa atualizar os detalhes do orçamento
- Gerenciamento de fornecedores: Selecione uma planilha de orçamento de eventos que ofereça recursos de gerenciamento de despesas de fornecedores e rastreamento de faturas para que você saiba que pode monitorar todas as despesas e fazer pagamentos pontuais
11 Modelos de orçamento para eventos
Compilamos uma lista de modelos inteligentes de orçamento para eventos modelos de orçamento que podem ser usados gratuitamente!
Dê uma olhada e baixe o modelo de orçamento de evento gratuito que melhor atenda às suas necessidades! ⚡
1. Modelo de orçamento de evento do ClickUp
modelo de orçamento de evento clickup
No que diz respeito aos orçamentos de eventos, uma boa regra geral é alocar fundos em categorias-chave e reservar de 10 a 20% do orçamento para contingências. Modelo de orçamento de eventos do ClickUp do ClickUp é a ferramenta perfeita para ajudá-lo a seguir essa regra e manter o orçamento alocando os recursos de forma otimizada.
Você pode usar esse modelo simples de orçamento de evento para definir as metas e os orçamentos do evento, controlar todas as despesas em um só lugar alocar recursos e analisar custos para tomar decisões informadas. Esse modelo de orçamento de evento da ClickUp é tudo o que você precisa para:
- Planejar as finanças do seu evento do zero
- Identificar oportunidades de economia de custos
- Avaliar os esforços de marketing de seu evento
- Aumentar a responsabilidade financeira
Para começar, calcule os custos necessários para seu evento e deixe que o modelo faça o resto.
Dica profissional: Você pode usar Documentos do ClickUp para fazer um brainstorming de ideias para eventos, definir estimativas de custo e adicionar notas úteis junto com sua equipe.
2. Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
modelo de proposta orçamentária clickup
Imagine que você está planejando o retiro corporativo anual da sua empresa. Você iniciou o planejamento - contatando fornecedores, contratando fornecedores de refeições e encomendando produtos da empresa. Mas quando você apresenta o resumo dos custos às partes interessadas, elas dizem que o custo excedeu o orçamento do evento que haviam planejado.
Agora você terá que renegociar contratos e encontrar novos fornecedores, desperdiçando tempo e esforço.
Um erro grave, certo? Evento modelos de proposta orçamentária ajudam você a evitar essas situações.
Com Modelo de proposta orçamentária do ClickUp com o modelo de proposta orçamentária do ClickUp, você pode dividir os custos do evento com bastante antecedência e apresentar uma visão geral de todas as despesas do evento às partes interessadas para aprovação. Ele também ajuda a visualizar os custos para que todos os envolvidos entendam o plano do evento e tomem decisões informadas.
Esse modelo oferece:
- Uma visão geral dos custos detalhados do projeto
- Um roteiro detalhado para acompanhar as despesas do evento
- Recursos visuais para comunicar facilmente a proposta orçamentária do evento
O modelo de proposta de orçamento permite que você mantenha uma documentação precisa e consistente dos custos do evento. Ele reduz os erros e melhora sua capacidade de comunicar sua proposta às partes interessadas.
Dica profissional: Você pode usar Cérebro ClickUp para gerar uma proposta orçamentária detalhada. Basta inserir seus requisitos, estimativas de custo e formato desejado, e esse assistente de IA fará o resto.
Gere propostas orçamentárias detalhadas com o ClickUp Brain
3. Modelo de planejamento de eventos do ClickUp
modelo de planejamento de eventos clickup
Se você ainda estiver em dúvida sobre a compra de software de planejamento de eventos , você pode tentar Modelo de planejamento de eventos do ClickUp .
Esse modelo pronto para uso ajuda você a agilizar o processo de planejamento do evento -desde o planejamento do aluguel do local até o pagamento de fornecedores e a criação de listas de convidados. Ele tem listas pré-salvas para atividades de eventos, instalações e faturamento para uma organização tranquila do evento.
Você pode usar o modelo de planejamento de eventos para:
- Planejar reservas de locais de eventos e propostas de custos de fornecedores
- Alinhar sua equipe e recursos para um processo eficiente de planejamento de eventos
- Acompanhar o orçamento do evento
4. Modelo de plano de marketing de eventos ClickUp
modelo de plano de marketing para eventos clickup
É claro que você quer que o evento de marketing da sua empresa seja o próximo grande evento para que sua marca se destaque. No entanto, planejar eventos tão grandes com vários convidados externos pode ser assustador. Você precisará criar listas de verificação de planejamento de eventos organizar orçamentos, reunir equipes e recursos e coordenar com os fornecedores para realizar o evento.
É aí que você precisa Modelo de plano de marketing de eventos do ClickUp .
Esse modelo tem tarefas, orçamentos e cronogramas para ajudá-lo a monitorar quem é responsável pelo quê e como está o andamento do planejamento do evento. Ele tem um quadro de fases para organizar seus itens de ação com base nas fases do evento - planejamento, implementação e avaliação. Além disso, você pode adicionar fases personalizadas para pesquisa de mercado, orçamentos de marketing, medição de KPIs e muito mais.
Dica profissional: Use Quadros brancos ClickUp para fazer um brainstorming de ideias para eventos de marketing. Você pode colaborar com a sua equipe, adicionar ideias, desenhar fluxogramas e fazer anotações sem problemas.
Faça um brainstorming de ideias para eventos de marketing com o ClickUp Whiteboards
5. Modelo de promoção de evento do ClickUp
modelo de promoção de eventos clickup
A promoção de eventos é parte integrante do gerenciamento de eventos. Você precisa encontrar a maneira mais eficiente e eficaz de criar um burburinho em torno do seu evento para que ele seja um sucesso estrondoso. Modelo de promoção de eventos do ClickUp reúne todas as suas tarefas e despesas relacionadas à promoção em um só lugar, desde a configuração de campanhas de mídia social até a reserva de fotógrafos e o contato com influenciadores.
Você pode criar uma lista separada para despesas de promoção de eventos e adicionar subtarefas para canais de promoção, como publicidade, marketing de mídia social, marketing de influenciadores, campanhas de e-mail, anúncios digitais, anúncios impressos e muito mais. Depois de criar os itens de ação, insira o custo no campo Valor para capturar o custo total de uma determinada tarefa de promoção de evento.
Dica profissional: Use Automações do ClickUp para enviar e-mails promocionais aos hóspedes e definir lembretes para sua equipe a fim de garantir que todos os prazos sejam cumpridos.
Envie e-mails de marketing de eventos automatizados com o ClickUp Automations
6. Modelo de documento de planejamento de eventos do ClickUp
modelo de documento de planejamento de eventos clickup
Planejamento de um evento de conferência virtual ? Excelente! As conferências virtuais são uma ótima maneira de alcançar mais pessoas em diferentes regiões geográficas e manter os custos do evento baixos. Mas como realizar um evento de sucesso com um orçamento apertado?
Entre Modelo de documento de planejamento de eventos do ClickUp ! Ele fornece uma estrutura abrangente para gerenciar todos os detalhes do evento e garantir um planejamento financeiro tranquilo. Você pode usar esse modelo para criar orçamentos para eventos virtuais e controlar as despesas.
Para criar uma tabela para gerenciar o orçamento do evento, basta digitar/table e pressionar enter.
Aqui está um exemplo de tabela que você pode usar:
| Category | Allocated Budget | Actual Cost | Variance | Percentage Spent | Notes/Comments | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Local | $10.000 | $9.500 | -$500 | 95% | Desconto para reserva antecipada | |
| Marketing | $3000 | $3300 | +$300 | 110% | Custos adicionais para anúncios em mídias sociais | |
| US$ 8.000 | US$ 8.200 | + US$ 200 | 102% | Ligeiro aumento no número de participantes |
O modelo de documento de planejamento de eventos ajuda você a:
- Manter-se em dia com suas estimativas de custos e prazos
- Garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página
- Simplificar o controle de despesas e o orçamento
7. Modelo de gerenciamento de eventos ClickUp
modelo de gerenciamento de eventos clickup
Você tem grandes planos para seu próximo grande evento? Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp pode ajudá-lo a transformá-las em realidade.
Esse modelo ajuda você com todos os tipos de gerenciamento de projetos de eventos sejam eles festas corporativas ou uma série de webinars. **Você pode gerenciar orçamentos de eventos com eficiência preenchendo campos personalizados, como "Orçamento", "Orçamento gasto", "Orçamento restante" e "Status do pagamento"
O Event Management Template também o ajuda a gerenciar o tempo e os recursos de forma eficaz. Ele reduz o risco de perder detalhes e aprimora a experiência do evento para os convidados.
a melhor parte?_ O modelo tem uma visualização de mapa para ajudá-lo a visualizar o local do evento e planejar a logística.
Dica profissional: Planeje eventos de forma eficiente com Gerenciamento de tempo do ClickUp ferramentas. Ele ajuda a controlar o tempo gasto em cada atividade e a estimar quanto tempo levará para concluir a tarefa.
8. Modelo de gerenciamento de projeto orçado do ClickUp
modelo de gerenciamento de projeto orçado do clickup
Embora você queira encantar todos os seus convidados, alugar um local sofisticado e incluir comida gourmet no cardápio, pode ser difícil manter o seu orçamento. Modelo de gerenciamento de projeto com orçamento do ClickUp ajuda a mantê-lo no caminho certo. Use-o para planejar os recursos, as prioridades e os cronogramas do seu evento e manter-se dentro do orçamento. Você pode organizar as tarefas em fases consecutivas e priorizá-las, considerando as restrições orçamentárias.
O modelo ajuda você a:
- Obter uma visão clara dos custos do projeto, garantindo previsões orçamentárias precisas
- Identificar possíveis problemas
- Comparar os custos reais com os orçados
9. Modelo de orçamento de casamento do Microsoft 365
via Microsoft "É impossível se ater ao orçamento do casamento. Esteja preparado para exceder suas despesas previstas." Isso é o que a maioria das pessoas diz.
No entanto, Modelo de orçamento de casamento da Microsoft ajuda a controlar as despesas do seu casamento. Ele fornece um gráfico de explosão solar para controlar exatamente para onde seu dinheiro está indo - para a floricultura, o bufê, o fotógrafo ou o vestido de noiva. Veja as setas de cada item para saber se eles estão acima ou abaixo do orçamento.
Você pode editar o modelo de casamento no Excel, Word e PowerPoint. Além disso, você pode carregá-lo no OneDrive e compartilhá-lo com seu parceiro, família e amigos.
10. Modelo de orçamento de evento corporativo por Fliplet
via FlipletModelo de orçamento para eventos corporativos do Fliplet é um modelo simples de Modelo de orçamento de evento em Excel que permite listar suas despesas, comparar os custos estimados com os reais e calcular as margens de lucro esperadas.
Ele tem um formato simples e claro com diferentes categorias de despesas para eventos corporativos. Você só precisa preencher os detalhes do subtotal projetado e do subtotal real, e ele calculará automaticamente o custo total projetado e o custo real.
11. Modelo de orçamento do planejador de eventos da GooDocs
via GooDocsModelo de orçamento do planejador de eventos GooDocs ajuda você a visualizar os orçamentos e as tarefas do evento. Você pode usar gráficos e diagramas de pizza para rastrear os fundos alocados nas categorias. Isso o ajudará a identificar as áreas que consomem a maior parte do dinheiro, para que você possa realocar recursos para reduzir as despesas gerais e agilizar gerenciamento orçamentário .
Ao visualizar os dados, você também pode rastrear antecipadamente os custos excedentes e tomar medidas corretivas. O modelo automatiza o cálculo do orçamento e permite que você acompanhe seus gastos para ver quanto do seu orçamento está esgotado. Isso lhe dá um roteiro financeiro claro para o seu evento.
Aceite o gerenciamento de eventos com modelos personalizáveis de orçamento de eventos
Manter-se dentro do orçamento durante o planejamento do evento pode ser difícil. É por isso que você precisa dedicar muita atenção ao planejamento e ao acompanhamento das despesas.
Nossa lista de modelos gratuitos de orçamento de eventos ajuda você a trabalhar. Eles têm tudo o que você precisa para criar um orçamento de evento, incluindo maneiras de acompanhar o progresso do evento, priorizar despesas, gerenciar fornecedores, seguir cronogramas e identificar riscos potenciais de gastos excessivos e atrasos.
Os modelos do ClickUp se encaixam perfeitamente em seu fluxo de trabalho, para que você tenha um trabalho organizado e nada fique perdido durante a elaboração do orçamento e a execução do evento.
Independentemente de suas necessidades, pessoais, profissionais, de grande escala ou íntimas, o ClickUp tem um modelo para ajudá-lo a planejar seu evento do início ao fim. Registre-se no ClickUp para baixar esses modelos fáceis de usar agora mesmo! 🏃♀️➡