O que conferências de trabalho, casamentos e a festa de aniversário do seu cachorro têm em comum?
Eles começaram com um modelo flexível de planejamento de eventos... provavelmente! Planejamento de eventos não é pouca coisa. Como no gerenciamento de qualquer projeto complexo, há uma tonelada de peças móveis que devem se encaixar perfeitamente para realizar um evento bem-sucedido - mesmo os virtuais!
Seja para garantir o local do evento, o serviço de bufê, gerenciar o orçamento se você não estiver preparado para o casamento, para formar a lista de convidados ou para enviar os convites, precisará de mais do que uma lista de verificação comum para organizar tudo isso sem deixar alguns cabelos brancos no processo. 👴🏼
Os melhores modelos o ajudarão a executar todos esses elementos e mais alguns. Com várias exibições, status de tarefas e recursos personalizáveis incorporados, o modelo perfeito aliviará a dor durante o processo de planejamento para que você possa simplesmente aproveitar o evento quando ele chegar!
E estamos aqui para ajudar! Com 10 modelos detalhados de planejamento de eventos para tudo, desde happy hours virtuais até sua próxima conferência para toda a empresa .
Por que o planejamento de eventos é importante?
Eventos bem planejados podem fazer maravilhas para a sua reputação, o moral da empresa, o envolvimento da comunidade e muito mais!
E um evento mal planejado? Bem, isso pode fazer mais mal do que bem para todos os envolvidos.
Os eventos são uma ótima maneira de se conectar com a comunidade, retribuir aos funcionários, incentivar o networking e atrair mais negócios. Eles são uma extensão de sua empresa e cada pequeno detalhe reflete os valores e as filosofias essenciais de sua marca como um todo.
Sem pressão, certo? 😅
Mas isso não é para assustá-lo! É para lembrá-lo de que os melhores eventos vêm do coração e, por mais estressante que o processo de planejamento possa ser, os eventos devem ser divertidos. Mostrar que você dedicou tempo e esforço para criar uma experiência significativa para um grupo de pessoas que você aprecia é um gesto realmente impactante.
Pode ser algo tão grande quanto um conferência virtual ou tão pequena quanto um almoço de equipe com serviço de bufê, mas sua próxima ocasião exigirá um gerenciamento de projetos de eventos processo.
10 modelos gratuitos de planejamento de eventos para 2024
Com listas de convidados, fornecedores, ingressos, palestrantes e arranjos de assentos para supervisionar, você precisará de um poderoso software de planejamento de eventos para gerenciar seu progresso, ficar em dia com as tarefas e visualizar datas críticas em um calendário personalizável.
O modelo perfeito aprimorará os recursos da sua ferramenta de planejamento de eventos com elementos pré-criados e personalizáveis, como calendários, listas, status de tarefas e visualizações de fluxo de trabalho. Sem mencionar que seu modelo ideal também será 100% gratuito.
Aqui estão 10 dos nossos modelos favoritos de planejamento de eventos para o ClickUp, Microsoft Office e Excel que marcam todas as caixas. 📦
1. Modelo de resumo de evento da ClickUp
O Event Brief Template da ClickUp o ajudará a obter o alinhamento de todas as partes interessadas e a dar o pontapé inicial no planejamento do seu evento.
O modelo Modelo de resumo de projeto de evento da ClickUp ajuda as equipes de eventos a planejar, monitorar e organizar projetos. Com esse modelo, sua equipe de eventos pode criar um esboço de projeto de forma rápida e eficiente.
O modelo inclui tarefas para cada fase do evento, desde o pré-planejamento até a avaliação pós-evento. Cada tarefa e subtarefa é estruturada com responsáveis, datas de vencimento e horas estimadas para controle do esforço. O modelo garante que cada fase do evento seja planejada minuciosamente, sem perder etapas importantes ou pontos de comunicação.
Além disso, você poderá atribuir responsabilidades e definir prazos para cada tarefa. Essa é a maneira perfeita de garantir que todas as tarefas Faça o download deste modelo
2. Modelo de planejamento de evento grande da ClickUp
Modelo de planejamento de eventos de grande porte da ClickUp
Embora o modelo anterior seja um excelente recurso para planejadores de eventos que lidam com vários eventos, este Modelo de planejamento de eventos grandes da ClickUp foi criado para quem planeja grandes eventos independentes, como eventos esportivos, festivais de música, conferências e muito mais.
Com 16 status de tarefas personalizados e quatro tipos de visualização de projeto incluídos, esse modelo de Folder tem tudo o que você precisa para executar eventos de médio porte com Listas separadas para gerenciar seus fornecedores abrangentes listas de verificação, RSVPs e orçamentos.
Além disso, como é de praxe no ClickUp, esse modelo aplica automaticamente um Guia de Introdução para cobrir os detalhes e as tarefas obrigatórias para que esse modelo realmente brilhe. Faça o download deste modelo
3. Modelo de orçamento de evento da ClickUp
Modelo de planejamento de orçamento de eventos da ClickUp
É quase assustador como é fácil estourar o orçamento do seu evento. 👻🥲
Especialmente quando você está ansioso para retribuir à sua equipe ou planejar vários eventos ao mesmo tempo, as faturas começam a voar! As Modelo de orçamento de eventos da ClickUp pode parecer uma chatice, mas na verdade é uma parte essencial (e profundamente satisfatória) da realização do seu próximo evento.
Esse modelo ajuda a manter o controle dos seus gastos, estabelecendo datas de vencimento, definindo os principais itens de ação e gerenciando o processo de seleção do local em listas pré-criadas.
Você também pode ficar de olho nas despesas futuras com três status personalizados para compras deixadas Para fazer, Em andamento ou Concluídas. 💸 Faça o download deste modelo
4. Modelo de gerenciamento de eventos da ClickUp
Modelo de gerenciamento de eventos da ClickUp
O modelo Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp é o ponto de partida para o modelo de planejamento de eventos (consulte a recomendação nº 1). 🤪
Com listas de eventos separadas, três status personalizados, tags e seis visualizações de fluxo de trabalho incluídas nessa pasta, você pode organizar vários eventos ao mesmo tempo - e entregá-los dentro do orçamento!
É nos campos personalizados que esse modelo realmente se destaca, com oito categorias para filtrar, classificar e agrupar tarefas por vários itens relacionados ao orçamento. Você pode até mesmo adicionar dados como porcentagens de progresso, status de pagamento e localização à visualização do seu fluxo de trabalho para obter mais informações a qualquer momento. Faça o download deste modelo
5. Modelo de documento de planejamento de eventos da ClickUp
Modelo de documento de planejamento de eventos da ClickUp
Repita comigo: Esta é a sua lista de verificação definitiva de planejamento de eventos. 🗣
Você encerrou suas tarefas, finalizou as faturas, enviou os convites e, agora, está pronto para participar do evento pelo qual trabalhou tanto! Esse Modelo de documento de planejamento de eventos da ClickUp é a lista de verificação para o dia do evento que abrange tudo - sério, tudo.
Em seu documento, você encontrará páginas separadas por categorias, incluindo Informações gerais, Detalhes da configuração, Lista de convites e Lista de fornecedores . Precisa de uma página extra? Não tem problema! Copie facilmente páginas, adicione novas páginas ou crie subpáginas para personalizar ainda mais seu modelo em uma hierarquia visual organizada.
Em cada página, a formatação é criada automaticamente para ajudá-lo a distribuir e acessar as informações essenciais o mais rápido possível. Com listas de verificação que podem ser riscadas quando concluídas (mesmo em seu dispositivo móvel), tabelas pré-criadas para sua lista de convidados e dicas do Slash Command, este ClickUp Doc é o guia definitivo para acalmar o nervosismo do planejamento de eventos. Faça o download deste modelo
6. Modelo de rastreador de planejamento de eventos do Microsoft Office
via Microsoft Office Esse modelo de evento ajuda você a ficar por dentro das informações do evento em um Excel com diferentes planilhas para os parâmetros do projeto, detalhes do projeto e totais do projeto. Cada planilha tem uma tabela ou gráfico modificável para determinar quantos recursos ou quanto do seu orçamento você já usou por evento.
Esse é um ótimo modelo para comparar o resultado final de vários projetos, caso você precise apresentar os resultados às partes interessadas ou reavaliar seu orçamento. É menos um ferramenta de gerenciamento de tarefas e mais como um atalho para comparar rapidamente os totais gerais com os custos planejados inicialmente, incluindo tempo, equipe, orçamento geral e logística. Faça o download deste modelo
7. Modelo de planejador de eventos e festas para Excel
via Modelos do Office Online Se você prefere ver todas as informações do seu evento organizadas em um formato de planilha, este modelo de planejador de eventos e festas para Excel é ideal para você. Melhor para eventos de pequeno e médio porte, esse modelo de planilha única é dividido em seções para adicionar informações sobre convidados, arranjos musicais, decorações, suprimentos, notas e muito mais. Cada seção tem várias colunas relacionadas para indicar se um item foi concluído ou não, bem como um detalhamento cumulativo do seu orçamento e dos custos esperados. Faça o download deste modelo
8. Modelo de planejador de eventos do Word do Microsoft Office
via Microsoft Office
Não gosta de planilhas? Não tem problema! Este modelo de planejador de eventos para Microsoft Word ajudará você a obter a mesma quantidade de estrutura em um documento formatado. Esse é um modelo fácil de configurar e editar para cada evento em seu calendário e é melhor usado para rastrear marcos ou atualizações importantes no processo de planejamento do evento. Ao apresentar o progresso do evento aos gerentes ou às partes interessadas, você pode usar esse modelo para expressar o ponto em que se encontra no processo de planejamento do evento linha do tempo do projeto e as principais tarefas que ainda não foram concluídas. Faça o download deste modelo
9. Modelo de marketing de eventos da ClickUp
Faça o download deste modelo
Este modelo Modelo de marketing de eventos do ClickUp fornece uma visão geral clara das metas e dos objetivos do seu evento, bem como uma estrutura organizada para acompanhar os detalhes do evento, como o público-alvo, cronograma do evento gerenciamento de orçamento e muito mais. É possível atribuir tarefas a membros específicos da equipe e monitorar o progresso em uma interface fácil de navegar.
Além disso, o modelo de planejamento de eventos do ClickUp vem com recursos como lembretes, tags e campos personalizados para garantir que seu evento ocorra sem problemas. Com todos os detalhes essenciais de planejamento de eventos em um só lugar, você pode ter certeza de que seu evento será bem-sucedido. Faça o download deste modelo
10. Modelo de programação de eventos de cinco dias em Excel
via Microsoft Office
Este evento de cinco dias Modelo de programação da Microsoft é tão útil para os convidados quanto para o planejador de eventos. As conferências e os eventos de networking geralmente duram vários dias e podem ter dezenas de palestrantes, almoços programados, atividades e intervalos mínimos.
Esse modelo gratuito de planejamento de eventos pode ser mantido à mão durante o evento e usado pelos organizadores do evento para garantir que cada elemento comece e termine conforme o esperado. E para os convidados, esse modelo pode ser editado durante o evento ou usado com antecedência para planejar cada dia com base nos palestrantes ou sessões mais esperados. Faça o download deste modelo
O que procurar em um modelo de planejamento de eventos?
Durante o processo de planejamento de eventos, um modelo de planejamento de eventos pode ser um divisor de águas. Ele agiliza seu fluxo de trabalho, mantém tudo organizado e garante que nenhum detalhe seja esquecido. Mas nem todos os modelos são iguais. Veja a seguir o que procurar ao escolher um modelo de planejamento de eventos:
Abrangência: Um bom modelo de planejamento de eventos deve cobrir todos os aspectos da organização do evento. Isso inclui detalhes do evento, como orçamento, programação, seleção do local, gerenciamento da lista de convidados, marketing e análise pós-evento. Se um modelo não abordar uma área-chave do planejamento de eventos, poderá deixá-lo com dificuldades no último minuto.
Personalização: Como cada evento é único, o modelo de planejamento de eventos deve ser flexível o suficiente para atender às suas necessidades específicas. Procure modelos que permitam adicionar, remover ou modificar seções conforme necessário.
Facilidade de uso: Um modelo de planejamento de eventos deve simplificar o seu trabalho, não complicá-lo. Deve ser fácil de entender e navegar. Ele deve ser fácil de entender e navegar, com um layout claro e intuitivo. Se você passa mais tempo tentando descobrir como usar o modelo do que realmente planejando o evento, essa não é a ferramenta certa para você.
Recursos de colaboração: Se estiver trabalhando com uma equipe, você desejará um modelo que ofereça suporte à colaboração. Isso significa que várias pessoas podem visualizar e editar o modelo simultaneamente, facilitando a coordenação de esforços e mantendo todos na mesma página.
Acessibilidade: Seu modelo de planejamento de eventos deve ser acessível de qualquer lugar, a qualquer momento. Isso é especialmente importante se você ou os membros da sua equipe estiverem sempre em trânsito. Procure modelos baseados na nuvem que possam ser acessados de qualquer dispositivo com conexão à Internet.
Escalabilidade: Por fim, considere se o modelo pode lidar com o tamanho e a complexidade do seu evento. Se você estiver planejando uma conferência grande, de vários dias, por exemplo, precisará de um modelo mais robusto do que se estiver organizando uma reunião pequena e informal.
Planeje um evento bem-sucedido com modelos gratuitos de planejamento de eventos
O planejamento eficiente de eventos começa com o evento software gratuito de gerenciamento de projetos que pode acompanhar seu processo, estabelecer os detalhes importantes do evento e ajudá-lo a comunicar as atualizações a todos os envolvidos.
Pense no seu modelo ideal de planejamento de eventos como uma estrutura a ser colocada sobre a sua ferramenta de gerenciamento de projetos para dar a você e à equipe um ponto de partida claro desde o início.
Os modelos são mais do que apenas um recurso "plug-and-play" para verificar novamente o seu trabalho. Para aproveitá-los ao máximo, seus modelos de planejamento de eventos devem oferecer suporte durante todas as tarefas relacionadas ao evento com recursos dinâmicos, como automação do fluxo de trabalho, status de tarefas personalizáveis e visualizações flexíveis do projeto.
Além disso, o planejamento de eventos é um trabalho colaborativo. Portanto, um modelo que não possa ser sincronizado em vários dispositivos ou compartilhado com colaboradores fora do seu espaço de trabalho causará alguns obstáculos ao longo do caminho.
Em resumo, o planejamento de eventos pode ser estressante. Mas com o modelo certo? há esperança. 💜
Os melhores modelos são personalizáveis, totalmente gratuitos e anexados a um software de gerenciamento de eventos projetado para centralizar seu trabalho, reunir a equipe e manter as coisas em andamento.
Como ClickUp . 🙂
O ClickUp é a plataforma de produtividade completa para que planejadores de eventos, equipes e partes interessadas possam fazer brainstorming, colocar suas ideias em prática e dar vida aos eventos usando um único espaço de trabalho colaborativo. Com um rico conjunto de recursos totalmente personalizáveis 15 visualizações exclusivas de fluxo de trabalho e mais de 1.000 integrações o ClickUp ajuda as equipes a acessar o trabalho em todos os aplicativos e a simplificar qualquer processo.
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