Se você já se sentiu sobrecarregado pela tarefa tediosa de gerenciar fornecedores e suas informações cruciais manualmente, este guia é para você! Vamos explorar o poder e a simplicidade do uso de modelos de lista de fornecedores para otimizar suas operações comerciais e elevar sua eficiência a novos patamares.
No mundo acelerado e dinâmico dos negócios, é indispensável ter uma lista de fornecedores bem organizada e atualizada. No entanto, acompanhar uma infinidade de fornecedores, seus detalhes de contato, catálogos de produtos e métricas de desempenho pode rapidamente se tornar uma tarefa difícil.
Seja você uma pequena startup ou uma empresa bem estabelecida, gerenciar seus fornecedores de maneira eficaz é fundamental para operações tranquilas, gerenciamento contínuo da cadeia de suprimentos e execução bem-sucedida de projetos!
⏰ Resumo de 60 segundos
Aqui estão 10 modelos de lista de fornecedores para simplificar acordos, auditorias, contatos e gerenciamento de eventos:
- Modelo de lista de fornecedores do ClickUp
- Modelo de lista de verificação para gerenciamento de fornecedores do ClickUp
- Modelo de contrato com fornecedor da ClickUp
- Modelo ClickUp Vendor Retro
- Modelo de tarefa de auditoria de fornecedores do ClickUp
- Modelo de espaço de compras do ClickUp
- Modelo de pasta ClickUp Run of Show
- Modelo de documento para planejamento de eventos do ClickUp
- Modelo de lista de contatos da empresa ClickUp
- Modelo de lista de fornecedores do Excel da Spreadsheet.com
O que é um modelo de lista de fornecedores?
Um modelo de lista de fornecedores registra e organiza todas as empresas que você paga para produzir trabalhos, fornecer suprimentos ou oferecer serviços em seu nome. Dependendo das suas necessidades, os melhores modelos de fornecedores podem ajudá-lo a atingir objetivos como:
- Classifique fornecedores potenciais em categorias padronizadas, como preços e capacidade de trabalhar com você.
- Criar um formulário de contrato mais padronizado para fornecedores novos e atuais
- Avalie os fornecedores atuais com base em trabalhos anteriores realizados para sua organização.
- Padronize suas auditorias de fornecedores para criar um ambiente justo e previsível para os fornecedores.
- Organize os contatos dos fornecedores em uma única folha de referência
- Simplifique o gerenciamento de eventos por meio de um recurso central para o planejamento de eventos e o gerenciamento de fornecedores.
Imagine como a execução do seu projeto se torna mais fácil quando você padroniza todos esses recursos em um modelo de lista de fornecedores, especialmente para trabalhos que dependem da parceria com fornecedores. Assim como os modelos de SOP, esse nível de padronização economiza tempo para todos e permite parcerias mais estratégicas.
Mas, é claro, isso só será verdade se você encontrar o modelo de lista de fornecedores certo para sua organização.
O que torna um modelo de lista de fornecedores bom?
Os melhores modelos de lista de fornecedores têm algumas características em comum:
- Facilidade de uso: o tempo desnecessário de integração diminui sua produtividade, portanto, qualquer pessoa da sua equipe deve ser capaz de começar a usar ou atualizar o modelo imediatamente.
- Integração: modelos que não se integram às suas ferramentas de gerenciamento de trabalho e priorização correm o risco de ficar isolados, onde ninguém pode encontrá-los, e se tornarem difíceis de atualizar.
- Flexibilidade: os melhores modelos de lista de fornecedores são mais do que apenas planilhas e devem ser flexíveis o suficiente para ajustar seu formato de forma a se adequar melhor às informações que contêm.
- Personalização: procure modelos que permitam atualizar e personalizar campos e colunas individuais para que correspondam à sua situação e organização.
- Minimalismo: quanto menos informações desnecessárias o modelo incluir, mais fácil será para você e sua equipe encontrarem rapidamente as informações de que precisam.
Um modelo de lista de fornecedores só é bom se eliminar o trabalho repetitivo. Ao avaliar modelos de lista de fornecedores, procure essas características para garantir que a sua implementação irá melhorar a sua produtividade.
10 modelos de lista de fornecedores
Não existem dois modelos de lista de fornecedores iguais. Cada modelo de lista de fornecedores abaixo abrange o leque de informações de que você pode precisar, desde acordos padrão a tarefas de auditoria modeladas, listas de contactos e modelos de gestão de eventos.
Mas eles têm uma coisa em comum: um foco preciso em ajudá-lo a realizar uma tarefa específica relacionada ao gerenciamento de fornecedores com mais eficiência sempre que ela surgir. É por isso que os adoramos e os escolhemos para esta lista.
1. Modelo de lista de fornecedores ClickUp
Embora os dois primeiros modelos sejam essenciais para compras, você também precisa gerenciar seus relacionamentos atuais com fornecedores. É aí que entra o modelo de lista mestre de fornecedores do ClickUP.
A lista principal de fornecedores começa com um formulário onde você insere informações gerais, como nome e informações de contato. A partir daí, a lista de contatos de fornecedores preenche sua lista principal de parceiros potenciais e futuros em uma visualização simples em forma de tabela. É claro que você ainda pode fazer ajustes nessa visualização à medida que as informações dos fornecedores mudam.
Você também não precisa tratar todos os fornecedores da sua lista principal da mesma forma. Se você tiver fornecedores aprovados ou preferenciais, marque essas organizações individuais como prioridades e elas aparecerão na visualização Fornecedores prioritários.
Procurando parceiros específicos para uma determinada localização? A visualização Localização do fornecedor pode ajudá-lo com base nas informações de endereço postal que você inserir.
O modelo de lista de fornecedores também inclui campos personalizados para que você possa organizar suas listas de fornecedores usando categorias como qualidade do serviço e tipo de suprimentos. Por fim, você pode atribuir um status a cada fornecedor com base em seu relacionamento com você, incluindo fornecedores novos, ativos, concluídos ou desligados.
Tal como acontece com qualquer funcionalidade do ClickUp, pode personalizar este modelo de fornecedor para se adequar às necessidades específicas da sua empresa.
2. Modelo de lista de verificação para gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Quer avaliar vários fornecedores para determinar sua viabilidade de parceria com sua empresa? O modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp está aqui para ajudar.
Este modelo de lista de fornecedores é uma planilha simples projetada para ajudá-lo a avaliar diferentes fornecedores com base em critérios padrão, como estrutura organizacional, viabilidade, logística, pontualidade e capacidade de resposta. Você pontua cada fornecedor para esses critérios usando uma escala de 1 a 5 e, em seguida, os move por diferentes estágios de revisão antes de fechar o negócio.
A vantagem deste modelo de lista de fornecedores é a sua personalização. Por exemplo, você pode substituir dinamicamente diferentes critérios com base no que é mais importante para a sua organização e processos individuais. Ele também funciona como um modelo de lista de contatos de fornecedores, permitindo que você adicione um e-mail, número de contato e site para cada fornecedor para agilizar o acompanhamento.
Na verdade, ele permite que você vá ainda mais fundo. Você pode solicitar que membros individuais da equipe enviem suas opiniões sobre um determinado fornecedor por meio do formulário de avaliação de fornecedores. O modelo então soma esses números para fornecer uma visão geral abrangente de todos os parceiros potenciais em potencial.
3. Modelo de contrato com fornecedor da ClickUp
Todos os fornecedores com quem você trabalha precisam de um contrato formal. O contrato deve descrever o escopo do trabalho, prazos, condições de pagamento e outros detalhes importantes. A melhor parte do modelo de contrato de fornecedor do ClickUp é que você não precisa criar nenhum desses elementos do zero.
Em vez disso, você pode usar um formulário padrão para especificar os termos de suas relações comerciais. Adicione a identidade visual da sua empresa na parte superior, ajuste o modelo para corresponder ao serviço que você deseja adquirir e pronto.
Flexibilidade é a palavra-chave. Por exemplo, você pode ajustar o modelo de lista de fornecedores para lidar com situações em que precisará envolver diferentes fornecedores, como patrocinadores em uma feira comercial. A partir daí, a duplicação requer apenas ajustes individuais mínimos.
Não deixe que a complexidade dos contratos com fornecedores atrapalhe a eficiência de seus relacionamentos com eles. Use o modelo de contrato de fornecedor para começar com o pé direito com todos os parceiros com quem você se relaciona.
4. Modelo ClickUp Vendor Retro
A avaliação de fornecedores é tão importante para relacionamentos anteriores e contínuos quanto para a contratação de novos prestadores de serviços. O modelo ClickUp Vendor Retro facilita a realização dessas avaliações.
Com este modelo de lista de fornecedores, você pode avaliar facilmente os serviços que um determinado fornecedor prestou à sua organização. Além de fornecer uma visão geral básica do contrato, ele conecta a declaração de trabalho original e os resultados prometidos com os resultados e resultados reais entregues.
Use este modelo para:
- Crie estudos de caso sobre relacionamentos com fornecedores para referência futura.
- Negocie melhores condições antes de uma renovação com base nos resultados reais.
- Mostre a novos parceiros em potencial como é um relacionamento bem-sucedido com fornecedores para o processo de compra deles.
- Mantenha um registro do trabalho que um fornecedor realizou para eles.
Sua retrospetiva de fornecedores pode se tornar uma peça qualitativa crucial para avaliar seus fornecedores e gastar os recursos da sua organização de forma inteligente.
5. Modelo de tarefa de auditoria de fornecedores do ClickUp
Especialmente útil para empresas que dependem de vários fornecedores regulares, o modelo de tarefa de auditoria de fornecedores do ClickUp se tornará um recurso inestimável. Ele garante que seus fornecedores atendam aos padrões de qualidade da sua organização e mereçam seu lugar na sua cadeia de suprimentos.
Use este modelo de lista de fornecedores para padronizar o processo de auditoria dos seus fornecedores. Siga e documente o plano de auditoria para que você possa dedicar menos tempo ao progresso e mais tempo à avaliação qualitativa necessária para otimizar as relações com os fornecedores.
Organizações em setores altamente regulamentados podem personalizar o modelo para atender às necessidades específicas de sua área. Auditorias de conformidade, processos e produtos podem ser realizadas como metas de acompanhamento depois que você instalar este modelo de tarefa e atribuir os responsáveis certos dentro do ClickUp.
6. Modelo de espaço de compras do ClickUp
O modelo de compras do ClickUp é complexo, mas cada parte dessa complexidade tem seu lugar e continua sendo fácil de usar. Seus recursos incluem:
- Um diretório com a lista principal de fornecedores que inclui informações básicas de contato em uma lista de contatos de fornecedores, além de campos personalizados, como Risco do Fornecedor e Nível do Fornecedor.
- Um centro de armazenamento para todos os procedimentos operacionais padrão de compras que a equipe pode facilmente encontrar e consultar.
- Uma visualização personalizada para fornecedores essenciais, para que você possa sempre ver seus fornecedores de serviços e produtos mais importantes.
- Uma visualização em lista para sua equipe de compras acompanhar tarefas importantes relacionadas ao gerenciamento de fornecedores.
- Status personalizados de tarefas e fornecedores, como “Esclarecimento necessário”, “Aberto”, “Em andamento” e “Aguardando assinatura”.
Por se integrar ao ClickUp, este modelo de lista de fornecedores também se combina perfeitamente com seus modelos de ordens de compra e modelos de solicitações de cotação. Ele se torna o centro de operações de toda a sua equipe de compras, facilitando significativamente a cadeia de gerenciamento de fornecedores.
7. Modelo de pasta ClickUp Run of Show
Organizar um evento requer um relacionamento especial com os fornecedores para que o evento seja um sucesso. O modelo ClickUp Run of Show simplifica esse processo.
Embora não seja estritamente uma lista de fornecedores, o modelo Run of Show ajuda você a realizar seu evento da maneira mais tranquila possível, incluindo o trabalho com os fornecedores necessários para que ele aconteça.
Além do esboço do evento, o modelo de lista de fornecedores apresenta visualizações personalizadas para tarefas de fornecedores que incluem quaisquer parceiros do evento, juntamente com as tarefas que eles precisarão concluir. Uma visualização de Logística de Materiais se conecta diretamente a ele, para situações em que os materiais vêm de fontes externas.
Esses recursos se ampliam quando você usa o ClickUp como seu software de planejamento de eventos. Sua equipe pode acompanhar tarefas e colaborar no mesmo espaço, com o modelo Run of Show também conectando-se diretamente a outros modelos de fornecedores nesta lista.
8. Modelo de documento para planejamento de eventos ClickUp
Por falar em planejamento de eventos, se você estiver procurando uma visão geral mais abrangente dos fornecedores do seu evento, o modelo de planejamento de eventos do ClickUp pode ser a sua melhor opção.
É um documento simples que inclui uma lista de fornecedores em formato narrativo, como fornecedores de locais, catering, entretenimento e muito mais.
O modelo mantém tudo em um espaço centralizado, fácil de compartilhar com qualquer pessoa envolvida no planejamento do evento. Você pode até criar listas de verificação simples para contato e gerenciamento de fornecedores, a fim de otimizar o planejamento e a execução do seu evento.
Este é apenas um dos muitos modelos de planejamento de eventos que você pode usar para aumentar a eficiência. É mais adequado para eventos menores, onde é mais fácil manter uma visão geral, ou para o planejamento de conferências virtuais, onde os fornecedores têm um papel menos importante no fluxo geral do evento.
9. Modelo de lista de contatos da empresa ClickUp
Às vezes, você só precisa de um modelo básico de lista de contatos de fornecedores para manter sua agenda virtual atualizada e precisa. É exatamente isso que o modelo de lista de contatos da empresa ClickUp faz.
É uma alternativa poderosa a uma lista de contatos estática. Além de armazenar e acessar facilmente as informações de contato, você obtém uma única fonte de verdade que todos os membros da equipe podem consultar. As opções de personalização aprimoram ainda mais o modelo, incluindo:
- Atributos personalizados que permitem adicionar campos, como tipo de fornecedor e principal ponto de contato.
- Status, como novo funcionário, regular e probatório, que correspondem aos tipos de fornecedores com os quais você trabalha.
- Campos de data que ajudam você a acompanhar a origem e a duração de seus relacionamentos com fornecedores.
Se você terceiriza partes da sua organização para fornecedores, essa lista pode realmente ajudar a otimizar suas parcerias. Ela pode até mesmo funcionar como uma lista de fornecedores preferenciais ou aprovados. Sua simplicidade intencional pode beneficiar todos no processo de gerenciamento de fornecedores, desde a alta liderança até aqueles que estão na linha de frente.
10. Modelo de lista de fornecedores do Excel da Spreadsheet.com
Por último, mas não menos importante, o modelo de lista de fornecedores do Excel da Spreadsheet.com oferece outra maneira de gerenciar facilmente seus relacionamentos com fornecedores.
Cada linha do modelo é destinada a um fornecedor específico, com campos personalizados, como os produtos ou serviços que fornecem, informações de contato e valor médio dos pedidos, facilitando a personalização e a classificação de acordo com o tipo de fornecedor. Além disso, você pode anexar itens de inventário individuais e faturas ao modelo para conectar seus fornecedores aos produtos que fornecem.
Criado no Microsoft Excel, este modelo é relativamente estático e inflexível em comparação com algumas das alternativas do ClickUp listadas abaixo. Ainda assim, é uma ferramenta útil de gerenciamento de fornecedores para qualquer empresa que procure um modelo básico de lista de contatos de fornecedores, modelo de lista de preços de fornecedores ou lista de fornecedores aprovados.
Pronto para otimizar a gestão de seus fornecedores?
Mesmo os melhores fornecedores podem se tornar um problema quando você não tem uma maneira fácil de gerenciar seus relacionamentos. Não deixe chegar a esse ponto. Em vez disso, deixe que o modelo de lista de fornecedores faça o trabalho pesado para otimizar e melhorar o gerenciamento de seus fornecedores.
Mas não pare por aí. Você deve ter notado que a maioria dos modelos acima vai diretamente para o ClickUp. Há uma razão para isso.
Inscreva-se no ClickUp e você terá um sistema de gerenciamento de trabalho abrangente, projetado para atender às suas necessidades. Gerenciamento de projetos, colaboração em tempo real, acompanhamento de SOP ou gerenciamento de fornecedores — o que você precisar, o ClickUp pode ajudar!