Documentação de gerenciamento de projetos são recursos inegociáveis que influenciam diretamente o resultado final de um projeto. Para alcançar uma alta taxa de sucesso, o plano do projeto serve como um roteiro confiável e eficaz no qual as equipes confiam durante todo o ciclo de vida do projeto, desde o início até a conclusão. 📍
Este guia está repleto de recursos necessários para colocar um projeto no caminho certo. Vamos detalhar as etapas para criar planos de projeto eficazes, otimizar recursos e coordenar os esforços de comunicação.
Sabemos que você é uma abelha ocupada, portanto, aqui está um recurso para dar início ao seu processo de planejamento de projeto agora mesmo: O Exemplo de modelo de plano de projeto do ClickUp . As visualizações de lista e quadro já estão configuradas com os principais campos de requisitos, portanto, tudo o que você precisa fazer é adicionar as tarefas do projeto!
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Antes de começarmos, vamos explicar o que é um plano de projeto. Porque fica caótico com uma porta giratória de documentação de projeto..
Se formos honestos, gostamos de um pouco de caos. Mas só se a organização vier antes do caos 😊
O que é um Plano de Projeto?
**O plano do projeto é um documento vivo que fornece uma compreensão clara dos objetivos do projeto, para que as partes interessadas possam alinhar seus esforços em direção a uma meta coletiva escopo do projeto especificando o que está incluído e o que não está, para evitar desvios de escopo e cumprir os prazos estabelecidos.
Na melhor das hipóteses, ele fornece aos membros da equipe o contexto para dedicar seu tempo às coisas certas, inclusive:
- Avaliação de riscos e estratégias de mitigação
- Responsabilidades individuais e da equipe
- Estratégias de gerenciamento de recursos
- Dependências de tarefas
- Principais marcos
Documentar o escopo do projeto, a equipe do projeto e os principais participantes, criando um plano de execução de projeto personalizado
Benefícios de escrever um plano de projeto
Um plano de projeto bem preparado não serve apenas como um roteiro para execução do projeto mas também traz várias vantagens que contribuem para o sucesso geral de um projeto. Melhor gerenciamento de riscos : Um plano de projeto cuidadosamente escrito oferece espaço para identificação de riscos e estratégias de mitigação desde o início. Ao visualizar os riscos com antecedência, você pode estruturar medidas proativas para enfrentá-los com eficácia e minimizar seu impacto no resultado do projeto.
Aumento da eficiência da equipe: Um plano de projeto descreve as funções e responsabilidades de cada membro da equipe, promovendo clareza sobre o que exatamente se espera deles. Isso não apenas aumenta a produtividade individual, mas também torna a equipe mais coesa e eficiente.
Alocação eficaz de recursos e controle de custos: Com um plano de projeto concreto em mãos, os gerentes de projeto podem otimizar a alocação de recursos minimizando desperdícios e garantindo que os custos permaneçam dentro do limite orçamentário. Ele serve como ponto de referência para a gestão financeira, permitindo que os gerentes acompanhem e controlem as despesas de forma eficaz.
Alta satisfação do cliente: Um plano de projeto estrutura o caminho para os resultados desejados, melhorando assim a qualidade dos produtos finais. Quando os clientes recebem resultados orientados por valor dentro do prazo estabelecido, é mais provável que fiquem satisfeitos, o que leva a
Como criar um plano de projeto em 5 etapas
Desde o estabelecimento de um projeto claro objetivos até a criação do cronograma do projeto, abordaremos insights práticos e práticas recomendadas para orientá-lo na elaboração de planos de projeto.
Basicamente, esta é a versão supercafeinada de como criar um plano de projeto à prova de falhas em 2023. 🏆
Etapa 1: especifique os entregáveis esperados e os resultados finais do projeto
Nem todas as solicitações na fila devem ser projetos em grande escala. Ao priorizar os projetos certos, as equipes podem maximizar suas chances de sucesso e otimizar a utilização de recursos para obter os melhores resultados possíveis.
**Quando as partes interessadas percebem a relevância e o alinhamento de um projeto com os KPIs da organização, elas ficam mais inclinadas a participar ativamente, fornecer os recursos necessários e defender o sucesso do projeto. (Mais sobre partes interessadas no projeto na próxima etapa!)
**Quem serão os principais usuários ou destinatários dos entregáveis? Os clientes ou usuários finais podem ter preferências, expectativas ou níveis de conhecimento distintos, e a compreensão de suas características permite que a equipe do projeto crie entregáveis que atendam efetivamente às suas necessidades exclusivas.
**Existem requisitos, modelos ou diretrizes específicos para os entregáveis? Essa pergunta antecipada economiza o tempo de todos ao fornecer uma estrutura ou ponto de partida estruturado, de modo que a equipe do projeto possa se concentrar no conteúdo e nos aspectos de valor agregado dos entregáveis, em vez de gastar esforços desnecessários em formatação ou apresentação.
Colete metas e detalhes do projeto com um ClickUp Form
Agora que você já está preparado com o entregáveis do projeto e metas, é hora de começar a elaborar o plano do projeto. 📃
Dependendo de sua preferência metodologia de gerenciamento de projetos no planejamento do projeto, o formato varia. Documentos, tabelas e gráficos de Gantt são algumas opções populares. Desde que forneça uma descrição clara de cada elemento em um plano de projeto, você está no caminho certo!
Aqui está o que você deve ter até agora:
- Título do projeto: Indique claramente o nome ou o título para capturar a essência do projeto. Se estiver usando um acrônimo, forneça o termo completo
- Descrição do projeto: Escreva uma descrição concisa da finalidade, dos objetivos e do escopo do projeto
- Gerente de projeto e equipe: Identifique o gerente de projeto responsável por supervisionar o projeto e liste os principais membros da equipe do projeto (por exemplo, oequipe de marketing)
- Datas de início, término e entrega do projeto: Distinguir entre a conclusão das atividades internas do projeto e a entrega dos resultados finais às partes interessadas
- Objetivos do projeto: Indique as metas e os resultados específicos do projeto. Contextualize seu impacto sobre os objetivos da organizaçãoKPIs eOKRs Discover ferramentas de planejamento de projetos para dar suporte a qualquer tipo de fluxo de trabalho!
Sincronize suas reuniões de outras ferramentas de trabalho com o ClickUp para gerenciar todo o seu dia na visualização Calendar
Etapa 2: Identificar as principais partes interessadas e estimar as despesas orçamentárias
Os participantes do projeto normalmente incluem indivíduos ou grupos diretamente afetados ou que têm interesse nos resultados do projeto. Parte do seu plano de projeto nesta seção deve incluir abordagens para a comunicação, o envolvimento e a participação das partes interessadas. 🧑💻
Essas partes interessadas podem incluir os patrocinadores do projeto, os usuários finais, os clientes, os principais membros do projeto e o parceiro de contabilidade.
Sim, os parceiros contábeis são partes interessadas. Veja por quê:
Um pequeno projeto de design para uma agência pode custar alguns milhares de dólares, enquanto um grande projeto de infraestrutura para uma corporação multinacional pode envolver milhões de dólares.
Em tempos recentes de mudanças nas condições de mercado, é mais importante do que nunca dar às partes interessadas uma ideia das despesas relacionadas a recursos, equipamentos, materiais e quaisquer outros custos relevantes. O plano também inclui processos para rastrear e gerenciar os custos durante todo o ciclo de vida do projeto.
Isso nos leva ao próximo recurso de produtividade que você deve ter em seu radar. Há uma maneira mais rápida de deixar de criar uma planilha de relatório orçamentário, linha por linha, toda sexta-feira à tarde:
**Dar transparência
into
**Utilização do orçamento do projeto
**Onde o trabalho está acontecendo
Use ferramentas gratuitas como Campos personalizados no ClickUp para categorizar os recursos de tarefas do projeto, como empreiteiros, software de gerenciamento de projetos e compras únicas. (Por exemplo, a compra de uma licença para uma música em um vídeo de marca)
E isso não exige esforço extra e, o que é mais importante, cadeias de e-mail de sua parte. Com o ClickUp, todas as tarefas e recursos do seu projeto são registrados em um só lugar. @Mencione uma parte interessada para aprovação de compra, carregue uma imagem de recibo e atualize o campo personalizado para refletir o valor restante do financiamento. 💰
Quando os campos personalizados são atualizados, os observadores de tarefas (incluindo parceiros de contabilidade) são notificados das alterações. Eles têm a conveniência de consultar a trilha digital sempre que precisarem!
Adicione vários responsáveis, delegue comentários e crie cálculos usando campos personalizados de suas tarefas do ClickUp
Agora que temos os participantes do projeto e o orçamento adicionados ao plano do projeto, vamos passar para a próxima etapa!
Etapa 3: criar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS)
A estrutura analítica do trabalho (WBS) representa o escopo do projeto, dividindo-o em tarefas ou atividades individuais e de equipe.
Começando com o entregável mais importante do projeto, a EAP o divide progressivamente em pacotes de trabalho e subtarefas menores. Cada pacote de trabalho representa uma tarefa ou atividade distinta a ser atribuída, programada e monitorada. A divisão hierárquica continua até que os pacotes de trabalho estejam em um nível em que possam ser facilmente compreendidos e executados. 🤩
A EAP é um processo colaborativo. Conecte-se com os principais membros da equipe do projeto para preencher o que está faltando nos requisitos e entregas do projeto. Como gerente de projeto, seu foco está no projeto como um todo, incluindo planejamento estratégico , programação de projetos orçamento e comunicação com as partes interessadas.
Aqui está um esboço geral do formato da EAP se você quiser criar um modelo simples de plano de projeto:
Uma tabela que descreve os quatro níveis de uma estrutura analítica do trabalho | Nível | Descrição | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Nível 1: Meta/Objetivo do Projeto | A meta ou o objetivo geral do projeto | Nível 2: Principais entregas: um resultado específico, mensurável e tangível que é produzido ou alcançado como parte de um projeto | Nível 3: Pacotes de trabalho: tarefas que são distintas, gerenciáveis e atribuíveis a indivíduos ou equipes. Definir o escopo e as dependências de cada pacote de trabalho | Nível 4: Subtarefas: fornece tarefas mais detalhadas e específicas, facilitando a estimativa do esforço, a atribuição de responsabilidades e o acompanhamento do progresso
A equipe do projeto é a especialista no assunto em suas áreas. Suas perspectivas sobre quanto tempo uma tarefa levaria e o que eles precisariam dos outros membros da equipe para concluir o trabalho são inestimáveis para um projeto bem-sucedido.
Os quadros brancos virtuais são uma ótima opção para uma sessão de brainstorming remota ou presencial. Com a edição em tempo real, é uma maneira não intimidadora de incentivar a participação de todos. Adicione à sua próxima sessão de planejamento de projeto o Modelo de estrutura analítica de trabalho do ClickUp . Uma ferramenta amigável para iniciantes com edição de texto avançada, recursos de incorporação e tarefas acionáveis! 🎯
Configure as etapas de planejamento do projeto para organizar as tarefas em um documento do ClickUp
Quando você estiver em uma boa posição com a EAP, ela estará pronta para ser adicionada a um cronograma de projeto.
Bônus:_ **Estrutura Analítica do Trabalho do Software !
Etapa 4: adicionar marcos importantes em um cronograma detalhado do projeto
O cronograma será atualizado semanalmente ou mensalmente à medida que o projeto avança. Para acompanhar as mudanças e, o mais importante, comunicá-las, o uso de ferramentas intuitivas como gráficos de Gantt, quadros Kanban e cronogramas tornará o gerenciamento das mudanças em andamento menos tedioso.
Gráficos de Gantt
Oferecem uma representação visual do cronograma do projeto, permitindo que os gerentes de projeto acompanhem facilmente as dependências, as durações e os marcos das tarefas. Quando são necessárias atualizações, eles podem modificar rapidamente o gráfico, reorganizando as tarefas ou ajustando os cronogramas com uma simples ação de arrastar e soltar.
Quadros Kanban
Fornecem uma visão simplificada do fluxo de trabalho, permitindo que os gerentes de projeto visualizem as tarefas em vários estágios de conclusão. À medida que ocorrem mudanças, eles podem mover facilmente as tarefas entre colunas diferentes, refletindo o progresso e as prioridades atualizadas.
Linhas do tempo
Mostre uma visão cronológica clara dos eventos, prazos e marcos do projeto. Isso permite que os participantes se mantenham informados sobre datas importantes e garante que todos estejam na mesma página com relação ao andamento do projeto.
Confira nosso guia para criar uma linha do tempo do projeto ! Ele está repleto de mais modelos e exemplos para ajudá-lo a criar um visual de projeto eficiente. 🎨
Bônus:_ **Software de programação de construção !
Chegamos à etapa final do processo de planejamento do projeto!
Etapa 5: Definir expectativas para a comunicação
Acompanhar o status das tarefas e responder a e-mails pontuais de status consomem muito tempo e energia da semana de trabalho de um gerente de projeto.
É provável que todos estejam trabalhando em vários projetos simultaneamente. Portanto, responder a mensagens diretas às vezes é adiado até o final do dia. Ou se perde em algum lugar no vazio por dias.
Os relatórios de status são essenciais para a tomada de decisões. Eles fornecem um registro digital das atividades do projeto, das decisões tomadas e dos resultados, que podem ser úteis para referência futura, auditorias ou lições aprendidas.
**DICA PRO Use IA do ClickUp para resumir os tópicos de comentários e ver rapidamente os pontos principais de um longo tópico ou comentário! Depois que o conteúdo é gerado, você tem a opção de tentar uma resposta de IA ligeiramente diferente, copiar o texto, fechar o modal Summarize thread ou dizer à IA o que fazer em seguida.
Obtenha um resumo do tópico de comentários ou de um único comentário com o ClickUp AI
Substitua longas cadeias de e-mail por tarefas do ClickUp para seus relatórios de status. Com uma única tarefa do ClickUp, todas as atualizações semanais são armazenadas em um só lugar. Essa simples mudança para a comunicação baseada em tarefas elimina a necessidade de pesquisar em vários aplicativos. 🔍
No entanto, se a sua equipe depende de plataformas de mensagens como o Slack para atualizações urgentes e solução de problemas em tempo real, use o Integração do Slack com o ClickUp . Transforme mensagens em tarefas e comentários do aplicativo Slack e notificações sobre tarefas para os canais do Slack de sua escolha!
Pegue comunicação do projeto um passo adiante, fornecendo um relatório de status do projeto modelo a ser seguido para que todas as atualizações sejam organizadas e uniformes para as partes interessadas:
- Realizações da equipe: Liste os principais marcos ou tarefas concluídos durante a semana
- Status atual: Forneça uma visão geral do progresso do projeto e de quaisquer desafios ou gargalos enfrentados
- Próximas tarefas e prazos: Anote todos os prazos importantes que se aproximam na semana seguinte
- Tarefas em risco: Destaque quaisquer problemas ouriscos identificados e seu impacto potencial
- Atualizações de recursos: Mencione quaisquer alterações ou atualizações relacionadas à alocação de recursos
- Próximas etapas: Resumir as próximas etapas e prioridades imediatas
- Assistência necessária: Especifique qualquer apoio ou assistência necessária dos membros da equipe ou das partes interessadas
Bônus: crie uma tarefa ClickUp de "Coordenação", que serve como o canal principal onde as equipes podem esperar as últimas atualizações suas!
Alterne entre enviar um comentário para colegas de equipe internos e enviar um e-mail para qualquer pessoa fora do ClickUp
Exemplos de planos de projeto
Diferentes departamentos podem ter fluxos de trabalho e requisitos exclusivos, portanto, são necessários diferentes tipos de planos de projeto. Aqui estão alguns exemplos de planos de projeto para você começar:
1. Exemplo de plano de projeto da equipe de marketing
Meta: Aumentar o tráfego do site em 30% no primeiro trimestre.
Funções e responsabilidades: O gerente de SEO lidera a pesquisa de palavras-chave e a otimização de conteúdo; o executivo de mídia social lida com a promoção; o gerente de marketing por e-mail configura campanhas de gotejamento por e-mail; o analista de marketing acompanha e relata o progresso.
Orçamento: US$ 10.000 para software, criação de conteúdo, promoção e análise.
Entregáveis: Publicações de blog otimizadas para SEO, campanhas de mídia social, boletins informativos por e-mail e um relatório analítico detalhado.
Cronograma: 3 meses, com verificações semanais.
Plano de comunicação: Reuniões semanais para atualizações e relatórios de fim de mês; reuniões ad-hoc conforme necessário; toda a comunicação documentada no ClickUp.
2. Exemplo de plano de projeto de equipe de produto
**Meta: desenvolver um novo recurso para o aplicativo em seis meses.
Funções e responsabilidades: O gerente de produto define os requisitos do recurso; o designer esboça a interface; o desenvolvedor cria o recurso; o testador de controle de qualidade verifica se há defeitos; o feedback é monitorado pelos analistas de produto.
Orçamento: US$ 50.000 para pesquisa, design, desenvolvimento, testes e lançamento.
Entregáveis: Um recurso de aplicativo novo, testado e totalmente funcional.
Cronograma: 6 meses, com revisões quinzenais de sprint.
Plano de comunicação: Reuniões diárias para atualizações; reuniões quinzenais de revisão do sprint; Reuniões ad-hoc conforme necessário toda a comunicação documentada no ClickUp.
3. Exemplo de plano de projeto de equipe de design
Meta: Redesenhar o site da empresa para melhorar a experiência do usuário e aumentar as conversões em quatro meses.
Funções e responsabilidades: O pesquisador de UX realiza pesquisas com usuários; o designer de UI cria modelos; o desenvolvedor front-end codifica o design; o analista de qualidade realiza testes de UX; o gerente de projeto supervisiona todas as operações.
Orçamento: US$ 20.000 para pesquisa, design, desenvolvimento, testes e implementação.
Produtos a serem entregues: Um site totalmente responsivo, testado e ativo que ofereça uma experiência superior ao usuário.
Cronograma: 4 meses, com iterações mensais.
Plano de comunicação: Reuniões semanais para atualizações; reuniões mensais de revisão; Reuniões ad-hoc conforme necessário; toda a comunicação documentada no ClickUp.
Lembre-se de que esses são apenas exemplos e que o seu plano de projeto real pode variar com base em muitos fatores, como o escopo do projeto, o tamanho da equipe e outras necessidades específicas.
Gerencie sua equipe com planos de projeto
Aproveite o ClickUp para eliminar as tarefas administrativas de sua carga de trabalho para que você possa fazer o que faz de melhor. Você é capaz de lidar com todas as solicitações ou perguntas que surgem em seu caminho, mas não deveria ser necessário. Sua equipe precisa de você em sua forma mais presente, conduzindo o projeto para o sucesso. Crie um espaço de trabalho ClickUp gratuito e convide os membros da equipe para experimentar um melhor planejamento de projeto. Se precisar de suporte para criar fluxos de trabalho de projeto, estamos apenas a uma mensagem de distância. Bom planejamento! ✍️