10 modelos gratuitos de CRM para Excel, Google Sheets e ClickUp

Um modelo de CRM geralmente deixa de funcionar no momento em que uma segunda pessoa começa a usá-lo. O problema não são as colunas. O que dá errado é a responsabilidade. Os dados ficam confusos, os acompanhamentos são esquecidos e o processo de vendas deixa de ser compartilhado.

O Relatório de Falhas de CRM de 2025, de Johnny Grow, estima a taxa geral de falhas de CRM em 55%. Os modelos falham em menor escala pelas mesmas razões.

Este guia apresenta 10 modelos de CRM gratuitos para Excel, Google Sheets e ClickUp. O modelo de CRM que você escolher deve corresponder à forma como seu processo de vendas realmente funciona. Se uma única pessoa é responsável pelo seu funil de vendas, um modelo de planilha provavelmente será suficiente. Se várias pessoas precisam registrar chamadas, atualizar contatos, atribuir acompanhamentos e relatar o que está acontecendo, os cinco modelos do ClickUp foram criados para isso.

O que é um modelo de CRM?

Um modelo de CRM é uma estrutura pronta para uso destinada ao acompanhamento de contatos de clientes, negócios, conversas, acompanhamentos e responsáveis. Geralmente inclui campos para nome, empresa, estágio do negócio, valor do negócio, próxima ação, responsável e notas.

O modelo certo depende de três fatores:

Um freelancer que acompanha 30 clientes potenciais pode precisar apenas de um CRM em planilha. Uma equipe de vendas de cinco pessoas que faz previsões de receita trimestral precisa de responsabilidades, estágios e acompanhamento de follow-ups mais claros.

10 modelos de CRM gratuitos em resumo

Explicação sobre os 10 modelos de CRM gratuitos

Alguns dos modelos abaixo são simples rastreadores de contatos. Outros são espaços de trabalho de vendas com etapas, responsáveis, painéis e acompanhamentos automatizados. Comece com o modelo mais simples que possa atender ao seu processo de vendas atual. Mudar para um CRM complexo muito cedo gera trabalho desnecessário. Permanecer por muito tempo em uma planilha leva a acompanhamentos perdidos, responsabilidades pouco claras e registros desatualizados.

1. Modelo de CRM do ClickUp

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O modelo de CRM do ClickUp foi criado para equipes que já não se satisfazem mais com planilhas. Ele reúne contatos, negócios, tarefas e trabalhos com clientes em um único espaço de trabalho, para que as atividades de vendas não fiquem mais espalhadas por abas, documentos e threads do Slack.

A principal diferença em relação a uma planilha é a ação. Um registro de negócio pode estar vinculado a tarefas, responsáveis, automações, painéis, etapas de integração e entregas para o cliente. Quando um negócio avança de estágio, o próximo acompanhamento pode se tornar uma tarefa, em vez de uma nota que alguém precisa lembrar.

Caso de uso: Sua equipe acompanha leads no Google Sheets, tarefas de integração no Asana, notas de clientes no Docs e atualizações de negócios no Slack. Ninguém tem uma visão completa. Use este modelo para reunir tudo e ter uma única fonte de verdade compartilhada. Use-o para gerenciar contatos, contas, negócios, responsáveis e acompanhamentos no ClickUp e, em seguida, use os painéis para ver negócios paralisados, tarefas atrasadas e a atividade do funil de vendas.

Por que usar este modelo de CRM?

2. Modelo simples de CRM do ClickUp

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O modelo Simple CRM do ClickUp fica entre uma planilha desorganizada e um CRM completo. Ele acompanha clientes, negócios, acompanhamentos, responsáveis e estágios em uma única lista do ClickUp.

Você ainda tem acesso à atribuição de tarefas e às visualizações do ClickUp. Você dispensa hierarquias de contas, fluxos de trabalho de integração e relatórios de vendas mais complexos. Essa troca torna a ferramenta útil para o acompanhamento simples de relacionamentos.

Caso de uso: Você é um designer freelancer com 15 clientes em potencial, 10 clientes ativos e alguns clientes antigos que podem retornar no próximo trimestre. Um CRM completo seria um exagero. Use este modelo para acompanhar todos os contatos, datas de acompanhamento, valor dos negócios e próximas etapas em uma única lista.

Por que usar este modelo de CRM?

3. Modelo de CRM de vendas do ClickUp

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O modelo de CRM de vendas do ClickUp foi criado para gerentes de vendas que precisam acompanhar leads, oportunidades, estágios de negócios, atividades dos representantes e negócios estagnados antes das revisões do funil de vendas.

Isso funciona melhor quando o processo de vendas já está definido e a equipe precisa de maior visibilidade sobre o que mudou, quais negócios estão ficando para trás e onde os representantes precisam de apoio.

Caso de uso: Você gerencia uma equipe de vendas de cinco pessoas. Os negócios passam pelas etapas de descoberta, demonstração, proposta, negociação e fechamento. Você precisa ver a atividade de cada representante, a próxima etapa de cada negócio, a probabilidade de fechamento e as mudanças semanais no funil. Use este modelo para acompanhar o trabalho de vendas como tarefas, mover negócios entre as etapas e revisar os painéis antes de cada reunião de funil.

Por que usar este modelo de CRM?

4. Modelo de funil de vendas do ClickUp

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Use o modelo de funil de vendas do ClickUp quando cada negócio precisar de um estágio, responsável, valor e data de fechamento bem definidos. Cada tarefa é um negócio, e o fluxo de trabalho se concentra na movimentação dos negócios entre os estágios.

Este modelo funciona melhor quando o armazenamento de contatos não é o principal problema. A questão principal é: em que estágio cada negócio se encontra no momento?

Caso de uso: Sua equipe tem 40 oportunidades ativas e um processo de vendas claro. Você ainda não precisa de complexidade no nível da conta. Você precisa de um quadro visual que mostre quais negócios são novos, qualificados, em proposta, em negociação e fechados. Use este modelo para arrastar negócios entre as etapas, acompanhar o valor, designar responsáveis e identificar oportunidades inativas.

Por que usar este modelo de CRM?

5. Início rápido: modelo de vendas e CRM do ClickUp

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O modelo “Quick Start: Sales & CRM” do ClickUp oferece aos novos usuários do ClickUp uma estrutura pronta para leads, negócios, contas, contatos e documentação de vendas.

É a melhor opção quando seu processo de vendas já existe, mas o sistema em torno dele ainda está sendo desenvolvido.

Caso de uso: Você está montando a equipe de vendas de uma pequena startup. Os leads vêm de indicações, demonstrações, conteúdo e ações de prospecção. As anotações sobre os clientes estão espalhadas por vários documentos. Seu processo de vendas fica, em grande parte, na cabeça das pessoas. Use este modelo para criar um espaço de trabalho de vendas compartilhado com leads, negócios, contas, contatos e um wiki da equipe.

Por que usar este modelo de CRM?

6. Modelo gratuito de planilha de CRM da HubSpot

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O modelo gratuito de planilha de CRM da HubSpot funciona bem quando dados de contato dispersos são seu principal problema. Ele oferece às equipes pequenas estrutura suficiente para contatos, atividades de vendas e acompanhamentos, sem exigir uma configuração completa de CRM.

Caso de uso: Você é um consultor freelancer com 40 clientes ativos e antigos. Você precisa de um único lugar para armazenar detalhes de contato, última conversa, data do próximo acompanhamento, status do negócio e notas. Adicione todos os contatos, classifique-os pela data do próximo acompanhamento todas as segundas-feiras e use a planilha como um rastreador de acompanhamento simples.

Uma regra prática útil: quando os representantes se esquecem de registrar chamadas, negócios são contabilizados duas vezes ou a revisão do funil leva 45 minutos, a planilha não é mais suficiente.

Por que usar este modelo de CRM?

7. Modelo de CRM do Pipedrive para Excel

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O modelo de CRM do Pipedrive para Excel é útil para equipes que desejam um CRM no Excel de uma empresa de software de vendas. Ele oferece aos dados de clientes, leads e negócios uma estrutura mais organizada do que uma pasta de trabalho em branco.

Caso de uso: Você administra uma pequena agência B2B, e o rastreador de leads do fundador ficou desorganizado. Alguns negócios têm datas de fechamento. Alguns têm notas. Alguns têm apenas nomes e e-mails. Use este modelo para atribuir a cada lead os mesmos campos, estágios e notas de negócio.

Por que usar este modelo de CRM?

8. Modelo de CRM do Zapier para o Google Sheets

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O modelo de CRM do Zapier para o Google Sheets funciona bem quando sua equipe precisa de um CRM compartilhado no Google Sheets. Ele abrange dados de clientes, acompanhamento de interações, validação de dados e painéis básicos.

Caso de uso: Você faz parte de uma equipe remota de três pessoas que gerencia leads recebidos por indicações, LinkedIn e formulários do site. Todos precisam dos mesmos registros de clientes sem precisar trocar arquivos por e-mail. Use este modelo para acompanhar contatos, registrar chamadas e e-mails e revisar as atividades em uma planilha compartilhada.

Por que usar este modelo de CRM?

9. Modelo gratuito de funil de vendas do OnePageCRM

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O modelo gratuito de funil de vendas do OnePageCRM é útil quando as etapas do funil são mais importantes do que um banco de dados completo de clientes. Ele acompanha um processo de vendas claro no Excel ou no Google Sheets.

Caso de uso: Sua equipe usa cinco etapas: Novo Lead, Qualificado, Proposta Enviada, Negociação e Fechado. O armazenamento de contatos não é o problema. O problema é que ninguém consegue identificar quais negócios estão paralisados. Use este modelo para adicionar cada negócio, definir sua etapa, inserir o valor do negócio e revisar o funil semanalmente.

Por que usar este modelo de CRM?

10. Modelo gratuito de CRM de vendas para pipeline

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O modelo gratuito de CRM de vendas Pipeline CRM é a opção de planilha mais completa desta lista. Ele abrange contatos, contas, leads, oportunidades, cotações, faturas e painéis em abas separadas.

Caso de uso: Você é responsável pelas vendas de uma pequena empresa de serviços e precisa de contatos, contas, leads, oportunidades, cotações e faturas em uma única planilha. Uma planilha básica de CRM parece insuficiente. Uma plataforma de CRM paga parece muito complexa. Use este modelo para gerenciar cada tipo de registro em uma guia separada sem precisar começar do zero.

Por que usar este modelo de CRM?

Qual modelo de CRM você deve usar primeiro?

Quando você deve usar um modelo de CRM do ClickUp em vez de um modelo de CRM em planilha?

Use uma planilha enquanto uma única pessoa for responsável pelo funil e o número de registros permanecer gerenciável. Quando várias pessoas começarem a atualizar contatos, atribuir acompanhamentos ou analisar a saúde do funil, mude para um modelo de espaço de trabalho com responsáveis, lembretes e relatórios em tempo real.

Um modelo de CRM do ClickUp faz mais sentido quando várias pessoas precisam atualizar registros, as negociações precisam de responsáveis e acompanhamentos, os painéis precisam de dados em tempo real, as negociações inativas precisam de lembretes ou o trabalho com o cliente continua após a venda.

Use esta divisão:

Em uma avaliação do ClickUp no G2, um usuário verificado de uma pequena empresa descreveu a mudança da seguinte forma:

A capacidade de ter uma visão geral completa de todo o meu negócio em um único espaço de trabalho. Posso acompanhar todos os projetos em andamento em várias marcas, monitorar minhas finanças, acompanhar metas de longo prazo e gerenciar clientes potenciais por meio de um CRM integrado, tudo isso sem precisar trocar de ferramenta. Depois que tudo estiver devidamente configurado, ele se torna um verdadeiro centro de comando para um profissional criativo que trabalha sozinho.

Essa é a verdadeira diferença. O CRM fica onde o resto do trabalho já acontece, em vez de ficar em um arquivo separado que alguém precisa se lembrar de abrir.

Por que a maioria dos modelos de CRM fracassa no primeiro trimestre

A maioria das falhas de CRM não começa com a falta de recursos. Elas começam quando uma equipe adota um sistema, mas continua contornando-o.

A implementação do Siebel CRM, SAP e Manugistics pela Hershey em 1999 mostra como essa questão afeta gigantes corporativos. A empresa apressou um grande projeto de sistemas antes do Y2K e colocou o sistema em operação antes da corrida por doces do Halloween. Conforme documentado pela revista CIO Magazine, a Hershey não conseguiu atender a US$ 100 milhões em pedidos de Kisses e Jolly Ranchers durante um de seus maiores períodos de vendas.

A lição ainda se aplica a equipes menores: um novo sistema muda a forma como as pessoas trabalham. Se o fluxo de trabalho em torno dele permanecer pouco claro, o CRM se transforma em uma agenda de contatos obsoleta.

Bill Band, analista principal da Forrester Research, descreveu o padrão diretamente:

Muitas empresas, após implementarem uma solução de software de CRM online, assumem imediatamente que seus níveis de vendas e eficiência aumentarão. Elas conduzem suas operações comerciais como de costume, esperando para ver o que acontece. Após alguns meses, quando os resultados esperados não se concretizam, o CRM é descartado como um fracasso. Ele cai no esquecimento ou se torna uma agenda de contatos supervalorizada.

Os representantes de vendas descrevem a mesma situação na linha de frente. Em um tópico do r/sales, um gerente territorial responsável por cerca de 1.100 lojas descreveu a mudança das anotações no Excel para um CRM que, na verdade, atrasou o trabalho:

Levo 10 segundos só para chegar à página inicial e, quando procuro coisas que estão CLARAMENTE no nosso sistema, elas não aparecem imediatamente.

Outro comentarista no r/CRMSoftware foi ainda mais direto: proprietários de pequenas empresas frequentemente se deparam com dificuldades “porque tentam configurá-lo como um sistema corporativo muito cedo”. No início, etapas simples e hábitos consistentes são mais importantes do que recursos.

Três tipos de falhas se repetem constantemente:

Os modelos de CRM funcionam quando os hábitos relacionados a eles são claros: um responsável por negócio, definições de estágios compartilhadas, uma próxima ação para cada oportunidade e uma revisão semanal.

Para um guia mais detalhado, veja como erros na configuração do CRM transformam sistemas úteis em listas de contatos obsoletas:

Como fazer com que um modelo de CRM seja adotado?

Os modelos de CRM falham por motivos previsíveis: estágios pouco claros, registros desatualizados, acompanhamentos perdidos e responsabilidade fraca. Essas soluções funcionam independentemente de você usar o Excel, o Google Sheets ou o ClickUp.

1. Defina as etapas do negócio antes de abrir o modelo

A maioria dos modelos vem com etapas genéricas. Renomeie-as para que correspondam ao seu processo de vendas real antes que a equipe comece a usar o modelo.

Um modelo que reflete seu processo de vendas é utilizado. Um modelo que obriga sua equipe a seguir o processo de outra pessoa é rapidamente abandonado.

2. Adicione um campo “Próxima ação” a cada negócio

O campo mais útil em qualquer modelo de CRM é “Próxima ação” com uma data de vencimento.

Sem isso, seu CRM é um registro do que aconteceu. Com isso, seu CRM é uma lista do que fazer hoje.

3. Defina uma frequência semanal para a revisão do funil

Um modelo de CRM só permanece preciso quando alguém o revisa. Reserve um tempo todas as semanas para atualizar as etapas do funil, descartar negócios sem perspectiva e verificar as próximas ações.

O valor do funil, a taxa de sucesso, o ciclo médio de negócios e as taxas de conversão só importam quando os dados por trás deles estão atualizados.

4. Use menus suspensos para cada campo de categoria

Campos de texto livre tornam os relatórios confusos. “Fechado”, “Fechado com venda”, “Venda concretizada” e “Fechado” podem significar a mesma coisa para uma pessoa, mas prejudicam os filtros, as fórmulas e os painéis.

Use a validação de dados no Excel ou no Google Sheets. Use os campos personalizados do ClickUp com opções definidas dentro do ClickUp.

5. Exclua os campos que você não vai usar

Cada campo do seu modelo de CRM deve servir de base para uma decisão ou ação. Se você coleta o campo “Setor”, mas nunca o utiliza para classificar, gerar relatórios ou priorizar, exclua-o.

Um CRM organizado é melhor do que um cheio de informações.

6. Automatize primeiro os acompanhamentos

Comece com uma automação.

No ClickUp, crie uma tarefa de acompanhamento quando um negócio passar de fase ou alerte o responsável quando a data de fechamento estiver vencida.

Em planilhas, use formatação condicional para sinalizar contatos inativos, acompanhamentos atrasados e negócios de alto valor que estão esfriando.

7. Planeje seu caminho de migração com antecedência

Modelos de CRM em planilhas costumam ser um ponto de partida. Antes de chegar a algumas centenas de registros, decida o que fazer a seguir: continuar na planilha, migrar para o ClickUp ou investir em um software de CRM dedicado.

Não espere até que a planilha fique cheia de duplicatas, fórmulas incorretas e negócios encerrados. A migração fica mais difícil quando os dados estão desorganizados.

Crie um modelo de CRM que sua equipe vai continuar usando

Um modelo de CRM funciona quando ajuda sua equipe a responder rapidamente a quatro perguntas:

Modelos de planilhas podem responder a essas perguntas para equipes simples. Os modelos do ClickUp respondem a elas enquanto conectam registros de CRM a tarefas, responsáveis, painéis, documentos e mensagens.

Use uma planilha quando seu CRM for basicamente um registro. Use o ClickUp quando seu CRM precisar gerenciar o trabalho subsequente.

Crie seu CRM no ClickUp. Comece agora gratuitamente.

Perguntas frequentes sobre modelos de CRM

1. Qual é a diferença entre um modelo de CRM e uma ferramenta de CRM?

Um modelo de CRM é uma estrutura pré-definida para acompanhar contatos, negócios, acompanhamentos e notas de clientes. Ele pode ser usado em uma planilha, no espaço de trabalho do ClickUp ou em uma pasta de trabalho.

Uma ferramenta de CRM é um software dedicado com recursos mais avançados, como acompanhamento de e-mails, pontuação de leads, automação e relatórios de receita. Os modelos são mais rápidos para começar. As ferramentas de CRM são mais eficazes quando seu processo está maduro.

2. Preciso de um CRM se tiver apenas alguns clientes?

Talvez você não precise de uma ferramenta de CRM completa se tiver apenas alguns clientes. Um modelo simples de CRM geralmente é suficiente para acompanhar detalhes de contato, últimas conversas, próximos acompanhamentos e oportunidades em aberto.

Mude para um CRM mais estruturado quando você começar a perder acompanhamentos, compartilhar contas com colegas de equipe ou gerenciar vários negócios ao mesmo tempo.

3. O que um modelo de CRM deve incluir?

No mínimo, um modelo de CRM deve incluir nome do contato, empresa, e-mail, telefone, fonte do lead, estágio da negociação, valor da negociação, próxima ação, data da próxima ação e responsável.

Qualquer informação além desses campos deve servir de base para uma decisão específica. Rastrear o campo “setor” é um desperdício se você nunca filtrar, priorizar ou gerar relatórios com base nele. O campo mais negligenciado é “Próxima ação” com data de vencimento, pois ele transforma o CRM de um registro em um sistema de acompanhamento.

4. Como faço para criar meu próprio modelo de CRM do zero?

Comece com uma única planilha e adicione estas colunas: Contato, Empresa, Fase, Valor, Próxima ação, Data da próxima ação, Responsável, Notas. Use a validação de dados com menu suspenso para Fase e Responsável. Classifique por Data da próxima ação como sua visualização padrão. Adicione um bloco de revisão semanal ao seu calendário.

5. Qual é a diferença entre um modelo de CRM e um modelo de funil de vendas?

Um modelo de CRM acompanha todo o relacionamento com o cliente: contatos, contas, todas as interações e o trabalho pós-venda. Um modelo de funil de vendas acompanha apenas os negócios ao longo das etapas. Se você precisa saber exatamente com quem está falando, precisa de um CRM. Se você só precisa saber o status de cada negócio no momento, então um modelo de funil é mais rápido e simples.