{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "O que é um fluxo de trabalho de CRM?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Enquanto o CRM é uma estratégia para gerenciar relacionamentos com clientes, um fluxo de trabalho de CRM representa ações relacionadas ao CRM realizadas em uma sequência cuidadosamente projetada. Cada ação dentro dessa sequência é iniciada em um sistema de CRM somente quando as condições definidas são atendidas e tem como objetivo aproximá-lo de uma meta específica. " } } ] }
“Relacionamentos são difíceis” provavelmente foi o pensamento que ficou na sua cabeça depois do seu primeiro rompimento no ensino fundamental. Agora que você está mais velho, o mesmo pensamento pode surgir na sua cabeça ao tentar construir e manter relacionamentos com os clientes. 😅
Felizmente, hoje em dia, a maioria das empresas pode acessar softwares de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e, mais importante, criar fluxos de trabalho de CRM!
Esses fluxos de trabalho facilitam e automatizam uma série de tarefas de suporte ao cliente, gerenciamento de contas, vendas e até mesmo tarefas realizadas pelas equipes de marketing, permitindo que os funcionários sejam mais produtivos e dediquem sua energia e esforço a tarefas que não sejam repetitivas.
Neste artigo, vamos nos aprofundar no que são fluxos de trabalho de CRM e nos benefícios de implementar uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de CRM para dar à sua empresa e às suas equipes a vantagem competitiva de que precisam para conquistar clientes e trabalhar da melhor maneira possível.
Portanto, se você deseja saber mais, continue lendo!
O que é um fluxo de trabalho de CRM?
Embora o CRM seja uma estratégia para gerenciar o relacionamento com o cliente, um fluxo de trabalho de CRM representa ações relacionadas ao CRM realizadas em uma sequência cuidadosamente projetada. Cada ação dentro dessa sequência é iniciada em um sistema de CRM somente quando as condições definidas são atendidas e tem como objetivo aproximá-lo de uma meta específica.
O que é especialmente bom nessa abordagem é o fato de permitir que você tenha uma visão geral de todo o processo e, assim, acompanhe o progresso. Em outras palavras, com um fluxo de trabalho de CRM, você saberá exatamente quais ações precisam ser realizadas para fechar uma venda, mas também quando poderá remover certas ações da sua lista de tarefas.
E embora alguns fluxos de trabalho de CRM ainda possam existir apenas na forma de diagramas ou gráficos, a maioria deles está codificada em software de CRM, servindo como base para a conclusão eficiente dos processos de negócios.
O que é automação de fluxo de trabalho de CRM?
Até agora, abordamos o aspecto teórico dos fluxos de trabalho de CRM, mas há mais uma coisa que precisamos abordar antes de entrarmos em quaisquer etapas ou explicações técnicas, que é a automação do fluxo de trabalho de CRM.
Com a automação do fluxo de trabalho de CRM, você pode automatizar parcial ou totalmente os processos ou partes do fluxo de trabalho, de acordo com regras de fluxo de trabalho predefinidas. Isso tem se mostrado benéfico para aumentar a produtividade e a eficiência, bem como para reduzir a quantidade de intervenção humana necessária para concluir os processos.
Bons exemplos de automação do fluxo de trabalho de CRM podem ser vistos na automação dos processos de vendas, que normalmente consistem em várias tarefas, desde a geração de leads até a criação de perfis de clientes e a expressão das necessidades dos clientes, bem como reclamações ocasionais de clientes a outros membros da sua equipe de vendas.
Aqui está um exemplo de fluxo de trabalho descrito nos quadros brancos do ClickUp:
Quando aprimorado com a automação do fluxo de trabalho de CRM, o processo de vendas pode passar de agitado para uma estrutura baseada em gatilhos, como a descrita abaixo:
- Um cliente potencial entra em contato com sua empresa preenchendo um formulário
- Seu software de CRM envia uma comunicação para essa pessoa.
- Caso não seja recebida nenhuma resposta, o software de CRM enviará um acompanhamento.
- Caso seja recebida uma resposta, o software de CRM procederá à pontuação do lead e, em seguida, notificará a equipe apropriada sobre o lead potencial.
Quando usar a automação do fluxo de trabalho
Agora você deve estar pensando: “Ótimo! Então, devo usar a automação do fluxo de trabalho sempre que possível, certo?”
A resposta é: depende, porque nem todos os processos são iguais. Você terá que avaliar quais processos e equipes poderiam se beneficiar da automação de fluxos de trabalho e quais não.
A automação do fluxo de trabalho só funciona em processos de negócios maduros, não naqueles que são ineficientes ou desperdiçadores. Se aplicada onde um processo de negócios não está otimizado, essa abordagem pode, na verdade, causar mais danos do que benefícios.
Portanto, antes de mergulhar de cabeça na automação do fluxo de trabalho, certifique-se de que essa é a decisão certa. Se sim, você terá à sua disposição maneiras quase ilimitadas de criar e personalizar fluxos de trabalho automatizados de CRM!
Os benefícios da automação do fluxo de trabalho de CRM
Aumentar a produtividade e a eficiência e reduzir o uso de recursos humanos são os principais benefícios da automação do fluxo de trabalho de CRM que já estabelecemos. Mas há mais? Sim, muito mais!
- 👩💻 Menos erros humanos: a automação do fluxo de trabalho de CRM pode eliminar quase completamente os erros cometidos por humanos ao realizar tarefas e atividades repetitivas. Esses erros podem variar de pequenos erros de transcrição a esquecer de entrar em contato com um cliente.
- ⚡️Maior produtividade: tarefas repetitivas não só são propensas a erros, como também podem prejudicar a produtividade. Com a automação do fluxo de trabalho de CRM, você pode se livrar das tarefas repetitivas para ter tempo e energia para se concentrar em atividades mais críticas, estimulantes e/ou criativas.
- 🙋Mais transparência e responsabilidade: em equipes grandes ou mesmo médias que lidam com muitas tarefas, pode ser um desafio acompanhar a conclusão das tarefas e o desempenho individual dos membros da equipe. Com a ajuda de ferramentas de automação de fluxo de trabalho de CRM, gerentes e supervisores podem fornecer uma visão geral transparente de todas as tarefas, e os membros da equipe se beneficiarão de notificações, lembretes e gatilhos automatizados para mantê-los atualizados com suas tarefas e criar um ambiente que apoie o desempenho ideal 💪🏻
- 🤝 Melhor comunicação e engajamento com o cliente: manter uma boa linha de comunicação com os clientes pode ser complicado, especialmente quando se gerencia várias contas ao mesmo tempo. A automação do fluxo de trabalho de CRM pode ajudá-lo a interagir com eles automaticamente, no momento certo e em todas as etapas da jornada do cliente.
- 😌 Mais satisfação no trabalho: nem é preciso dizer que os membros da equipe e os funcionários ficam muito mais satisfeitos quando têm menos tarefas rotineiras e repetitivas para realizar. Dê à sua equipe o presente do tempo para que possam se dedicar à parte mais importante e criativa do trabalho.
- 💰Custos mais baixos: a automação do fluxo de trabalho de CRM também pode ajudar a reduzir custos, diminuindo ineficiências e permitindo que as empresas realoquem fundos para desenvolvimento de produtos, campanhas de marketing e assim por diante.
- 🚀 Mais escalabilidade: a automação do fluxo de trabalho de CRM permite que você crie processos consistentes e se concentre em alcançar mais clientes e expandir seus negócios.
Como criar fluxos de trabalho de CRM em quatro etapas simples
Agora que abordamos os aspectos mais importantes dos fluxos de trabalho de CRM, é hora de seguir as etapas necessárias para criá-los.
1. Decida quais processos de CRM precisam de automação de fluxo de trabalho e comece a planejar seu fluxo de trabalho ideal
Como mencionado anteriormente, nem todos os processos são passíveis de automação, portanto, o primeiro passo no processo de criação do fluxo de trabalho do CRM é decidir quais você deseja automatizar. Como regra geral, tente evitar automatizar processos que exijam uma contribuição humana considerável, pois a automação é mais adequada para tarefas repetitivas realizadas no início do funil ( funil de vendas, funil de marketing, etc. ) .
Para ajudá-lo a tomar essa decisão, aqui está uma lista de alguns processos que valem a pena automatizar e que você pode querer ter em mente:
- Geração e qualificação de leads
- Geração e gestão de contatos
- Integração do cliente e jornada do cliente
- Gestão do ciclo de vida do cliente
- Gerenciamento de negócios
- Marketing por e-mail
- Vendas externas
- E muito mais
Depois de determinar quais processos você gostaria de automatizar, é hora de planejar seu fluxo de trabalho para identificar possíveis obstáculos e garantir que todas as etapas sejam cobertas. Você pode usar o recurso Quadro Branco do ClickUp para criar seu diagrama de fluxo de trabalho do zero ou usar o Modelo de CRM do ClickUp para ajudá-lo a mapear seus processos.
2. Crie e personalize seu CRM
Antes de implementar seu fluxo de trabalho de CRM, você precisa selecionar uma ferramenta de CRM que facilite isso e atenda às necessidades da sua empresa. Se você não fizer isso, não alcançará o nível de eficiência e produtividade que almejava.
Nossa recomendação para todos que desejam criar o CRM perfeito é o ClickUp, uma poderosa plataforma de produtividade e um programa de software de gerenciamento de projetos gratuito e completo. O ClickUp oferece centenas de recursos avançados e uma plataforma totalmente personalizável.
Isso dá às equipes de todos os tamanhos e setores a flexibilidade necessária para configurar o ClickUp de acordo com suas necessidades. E isso inclui a criação de um processo eficaz de gestão de relacionamento com o cliente.
Para criar seu próprio CRM no ClickUp, basta escolher a visualização personalizada de sua preferência, entre Lista, Kanban, Tabela ou outras visualizações personalizadas no ClickUp. Em seguida, crie tarefas para cada um de seus clientes potenciais e atuais, adicione Campos Personalizados para incluir detalhes importantes sobre cada cliente e Status Personalizados para organizar e acompanhar a jornada de seus clientes.
Precisa de um exemplo ou ajuda para começar? Use nossos modelos de CRM personalizáveis, como o Modelo de CRM Simples do ClickUp, para ter uma boa base para começar.
Depois de começar a usar o ClickUp para gerenciamento de projetos de CRM, organizar e cultivar relacionamentos com clientes se tornará mais fácil do que nunca. Mais importante ainda, à medida que sua empresa cresce e desenvolve novas necessidades, você poderá ajustar o ClickUp para atender às suas necessidades crescentes. Não há necessidade de recomeçar do zero e nunca mais perder informações de clientes!
3. Configure a automação do seu fluxo de trabalho para reduzir as tarefas manuais mais frequentes
Você tem o plano e tem a ferramenta. Agora é hora de configurar seus fluxos de trabalho de CRM personalizados.
Esse processo varia de acordo com a ferramenta. E embora não possamos abordar tudo o que pode estar incluído em cada conjunto de instruções, aqui está uma lista das etapas mais comuns que precisam ser concluídas:
- Criando tarefas
- Criação de automação
- Configurar alertas e notificações
Dentre as tarefas listadas, a automação é a etapa mais importante, por isso deve ser feita usando uma ferramenta que facilite a automação de tarefas rotineiras.
O ClickUp vem com um recurso de automação que pode definir o trabalho manual no piloto automático e, assim, ajudar a criar um fluxo de trabalho de CRM contínuo. Com o ClickUp, a automação pode ser configurada usando ações e gatilhos personalizados.
E o número de ações que você pode automatizar é bastante impressionante, ultrapassando 50 no momento da redação deste artigo.
Você tem a opção de criar sua automação personalizada ou usar modelos de automação personalizáveis que consistem em gatilhos e ações predefinidos que podem ser aplicados a qualquer Espaço, Pasta ou Lista para economizar tempo!
No geral, implementar um fluxo de trabalho nas ferramentas de fluxo de trabalho de CRM mais avançadas não deve levar mais do que alguns minutos e algumas etapas. E caso você não fique satisfeito com o resultado final, não se preocupe, pois tudo é flexível e pode ser ajustado conforme necessário.
Confira estas ferramentas de software de CRM para Mac!
4. Teste os fluxos de trabalho primeiro para evitar o caos
📣 “Testando 1, 2. Testando, 1, 2, 3... O fluxo de trabalho de todos está funcionando bem?” 📣
A única maneira de obter uma resposta precisa para essa pergunta é realizar testes! Depois de implementar seu fluxo de trabalho de CRM, execute-o para identificar possíveis falhas e determinar a eficácia de cada automação.
Caso contrário, você corre o risco de ter automações inúteis e confusão em toda a sua equipe.
Teste os e-mails enviados pelo seu fluxo de trabalho de CRM.
Dentro do seu fluxo de trabalho de CRM, os e-mails certamente assumirão um papel importante, pois são uma parte crucial do próprio CRM. Ao usar o ClickUp como sua ferramenta de gerenciamento de projetos e CRM, você poderá enviar e receber e-mails diretamente das tarefas do ClickUp usando o recurso Email ClickApp.
Mas antes de enviar e-mails, certifique-se de testá-los com ferramentas como o Mailtrap — uma plataforma de entrega de e-mails que permite aos usuários testar, enviar e controlar seus e-mails. ☝️
Com o Teste de E-mail do Mailtrap, você pode visualizar e-mails, analisar seu conteúdo em busca de spam, validar seu HTML/CSS e muito mais. Além disso, como o Teste de E-mail do Mailtrap funciona com base no princípio de usar caixas de entrada virtuais, ele cria um ambiente seguro, sem risco de enviar e-mails de teste indesejados aos usuários.
Bônus: alternativas ao e-mail!
Para começar a testar seus e-mails de fluxo de trabalho de CRM com o Mailtrap Email Testing, basta criar uma conta Mailtrap e usar o endereço de e-mail dedicado da sua caixa de entrada virtual como endereço do destinatário.
Depois de clicar em enviar, o e-mail deve chegar à caixa de entrada virtual em poucos instantes, onde você poderá prosseguir com a inspeção e a depuração.
Melhores práticas de fluxo de trabalho de CRM a serem lembradas
Ótimos fluxos de trabalho de CRM não são resultado de apenas copiar e colar. Em vez disso, para criá-los, você precisa de uma abordagem exclusiva para o seu negócio e aderência às melhores práticas. ✅
Abaixo, descrevemos algumas das melhores práticas que acreditamos que tornarão todo o processo um pouco menos assustador e aumentarão as chances de seu fluxo de trabalho de CRM ser fácil de usar, economizar tempo e ser uma ferramenta para gerar mais receita.
Saiba o que procurar em uma ferramenta de CRM 👀
Falamos sobre a seleção de ferramentas de CRM na seção “Como criar um fluxo de trabalho de CRM” deste artigo, então, a esta altura, você já deve estar ciente da importância de escolher a ferramenta certa.
Mas, como entendemos que saber o que procurar em uma ferramenta de CRM pode ser um desafio para muitos, dadas todas as opções disponíveis, compilamos uma lista de recursos de ferramentas de CRM que facilitam a criação de bons fluxos de trabalho:
- Facilidade de uso: intuitivo e requer pouco ou nenhum conhecimento técnico.
- Acessibilidade: Acessível a partir de diferentes dispositivos
- Personalização: pode ser adaptado para atender às necessidades específicas da sua empresa.
- Flexibilidade: capacidade de se adaptar e mudar para atender às necessidades do negócio
- Escalabilidade: permite que você cresça, crie e execute processos consistentes.
- Integração: pode ser conectado a outras ferramentas de trabalho para uma experiência perfeita.
- Automação personalizada: oferece a você o poder de criar uma automação personalizada que se adapta a qualquer caso de uso.
- Suporte e treinamento: fornece suporte ao cliente e recursos de treinamento
É claro que você pode adicionar outros itens à lista de recursos acima e torná-la tão abrangente quanto necessário para ajudá-lo em sua busca por soluções eficientes de CRM.
Lembre-se de que existem inúmeras opções no mercado e, se você tiver clareza sobre o que precisa, será fácil filtrar as boas das ruins.
Integre aplicativos de terceiros 🤝
Nada melhora a eficiência do fluxo de trabalho como a integração de aplicativos de terceiros com sua ferramenta de CRM.
Dependendo da ferramenta que você estiver usando, juntamente com integrações de aplicativos de terceiros, você também poderá ter acesso a APIs e webhooks, que sincronizam informações entre sistemas.
Não tenha medo de conectá-los ao seu sistema para permitir que você e sua equipe realizem o trabalho com o mínimo possível de distrações.
Analise regularmente a eficácia do seu fluxo de trabalho 🔎
Independentemente de quão perfeito um fluxo de trabalho possa ter sido quando você o criou, devido a mudanças na empresa e até mesmo no mercado, ele precisará ser atualizado em algum momento. Para encontrar o momento certo para fazer as atualizações necessárias, é essencial realizar auditorias regulares do fluxo de trabalho.
Ao realizar as auditorias, fique atento a todos os detalhes, dos menores aos maiores, identifique gargalos e pergunte à sua equipe como o fluxo de trabalho está funcionando para eles.
Fluxos de trabalho de CRM eficientes começam com as ferramentas certas e a ajuda da automação
Criar um fluxo de trabalho pode parecer intimidante, mas acredite quando dizemos que implementar fluxos de trabalho de CRM valerá o tempo e o esforço, pois permitirá que você aproveite ao máximo seus relacionamentos com os clientes.
Como último conselho, seus fluxos de trabalho de CRM serão e devem ser únicos, assim como sua empresa também é única. Portanto, agora cabe a você descobrir quais são as necessidades da sua empresa e implementar fluxos de trabalho que atendam a essas necessidades usando uma ferramenta de CRM como o ClickUp. 😊
Autor convidado:
Dzenana Kajtaz é redatora de conteúdo técnico na Mailtrap, com anos de experiência como redatora, editora e profissional de marketing de conteúdo. Ela é especializada em temas relacionados à tecnologia, mas também adora criar conteúdos divertidos e envolventes para outros nichos.