Já ouviu falar muito sobre diagramas de fluxo de trabalho, mas não tem ideia do que são?
Bem, a confusão acaba aqui. ✋
À primeira vista, os diagramas de fluxo de trabalho podem parecer esquemas complicados que você fica tentado a evitar a todo custo. Ou você pode pensar que é preciso ser uma pessoa especial para entender diagramas de fluxo de trabalho.
Mas se você dedicar alguns minutos para aprender o que torna os diagramas de fluxo de trabalho tão úteis para equipes e organizações, é provável que você se interesse em criá-los.
Se você deseja aumentar sua produtividade e criar sistemas de fluxo de trabalho mais eficazes para garantir que sua equipe entregue o melhor trabalho possível, marque este guia como favorito.
👉 Leia este artigo relacionado sobre Os 15 melhores softwares de fluxo de trabalho (2024 avaliações) para saber mais.
Vamos mergulhar no assunto!
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Você já deve ter ouvido falar deles como diagramas de processo ou até mesmo mapeamento de processos de negócios. Independentemente disso, a ideia subjacente é a mesma.
Os diagramas de fluxo de trabalho são projetados para serem roteiros visuais de um processo. Eles geralmente são criados para ajudar as equipes a delinear e melhorar seus processos de trabalho. Por exemplo, uma equipe de RH pode precisar criar um diagrama de fluxo de trabalho para refinar sua estratégia de integração de novos funcionários, enquanto o departamento de gerenciamento de TI pode usar um diagrama de fluxo de trabalho para melhorar seu processo de seleção de fornecedores.
O conceito de diagrama de fluxo de trabalho foi criado no final do século XIX por Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor. O motivo? Muito antes do surgimento dos softwares de diagramação, as empresas industriais já utilizavam a ciência da gestão para otimizar a eficiência e garantir a alta qualidade de sua produção. Como? Criando diagramas de processos.
A beleza dos diagramas de processos é que eles não apenas descrevem as tarefas que compõem um processo (como uma lista de tarefas com início e fim), mas também podem ajudar a visualizar dados, jornadas de tomada de decisão e até mesmo marcos importantes em qualquer processo. Incrível, não é? E a visualização é apenas um dos muitos benefícios.
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Os benefícios de usar diagramas de fluxo de trabalho
Agora, parte da adoção dos diagramas de fluxo de trabalho é familiarizar-se com todos os benefícios que eles oferecem. Em essência, eles têm como objetivo promover melhorias.
Melhore a comunicação da equipe
Se há uma coisa que as equipes precisam fazer, é estar em sintonia. Elas também precisam da maior clareza possível.
Os diagramas de fluxo de trabalho são uma maneira perfeita para as equipes colaborarem na visualização dos sistemas que as ajudarão a levar seus projetos até a linha de chegada. Isso torna os processos mais rápidos e reduz muito o desperdício de recursos. Também ajuda a aliviar gargalos irritantes. ⌛
Descubra os gargalos do processo
Surpresa! Provavelmente, você tem mais gargalos de processo e áreas problemáticas ou conflitos em suas estratégias que poderiam ser eliminados. Mas é difícil saber se você não tem um layout visual que o ajude a identificar as áreas problemáticas.
Quanto mais gargalos você descobrir, mais poderá criar sistemas eficientes através dos quais sua equipe poderá realizar seu melhor trabalho. E quem não quer isso?
Documente seus sistemas
Dizem que a história se repete se não aprendermos com ela. O mesmo acontece quando não documentamos o que funcionou no passado.
Seja sua equipe uma agência digital que lida com muitas partes móveis e revisões de clientes ou uma empresa de software de transporte rodoviário que usa um sistema repetível para integrar ferramentas SaaS rapidamente, você deseja documentar o que funciona para sua equipe.
Os diagramas de fluxo de trabalho são uma maneira acessível para qualquer pessoa da sua equipe se atualizar sobre os processos e tarefas da empresa. Sem mencionar que eles passarão menos tempo fazendo perguntas e tentando esclarecer dúvidas (ei, isso acontece!).
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Aqui estão 5 exemplos de diagramas de fluxo de trabalho
Nem todos os diagramas de fluxo de trabalho são criados da mesma forma. Se você está se perguntando como eles são, aqui está um resumo de alguns dos mais populares que você pode começar a usar, bem, ainda hoje.
1. Diagrama de raias
Imagine uma raia de natação em uma piscina. Em seguida, imagine um esboço com tarefas, bem como a identificação dos membros da equipe responsáveis por essas tarefas, em uma configuração vertical. Isso é o que se chama de diagrama de raias.
É um diagrama de fluxo de trabalho útil quando você está tentando descobrir onde as tarefas entram em conflito umas com as outras. E também é uma maneira sólida de manter os membros da equipe responsáveis e estabelecer a propriedade das tarefas principais em qualquer processo.
2. Diagrama de linha do tempo
Este diagrama é exatamente o que o nome indica: ele mapeia visualmente uma sequência de eventos em ordem. Os diagramas de linha do tempo ajudam você a ter uma visão geral mais precisa do escopo de um processo.
Isso pode ajudá-lo a descobrir onde seu tempo está sendo gasto e onde você está perdendo mais tempo. Processos que consomem muitos recursos, incluindo tempo, podem se beneficiar do uso de um diagrama de linha do tempo. Gerentes de projeto e diretores de operações de armazém podem achar esse diagrama útil.
3. Diagrama de fluxo de trabalho ágil
Este diagrama permite visualizar todo o processo necessário para criar um produto ou serviço. É um dos melhores diagramas para tornar cada parte do seu processo altamente visível. Ele também destaca quem da sua equipe está designado para cada tarefa.
Os diagramas ágeis são ideais para projetos mais complexos. Equipes de engenharia ou coordenadores de eventos podem usar diagramas ágeis para se manterem enxutos e altamente eficientes ao organizar equipes e cumprir prazos.
Bônus: software de diagramas UML!
4. Diagrama de fluxo de trabalho do processo
Você pode usar o diagrama de fluxo de trabalho do processo para ilustrar a relação entre as tarefas que compõem um processo. É ótimo para padronizar um processo que você usa com frequência. Por exemplo, se você trabalha em RH e precisa documentar seu processo de contratação e integração. Um diagrama pode ser uma das melhores maneiras de organizá-lo e otimizá-lo.
O diagrama de fluxo de trabalho do processo é simples, o que o torna o diagrama perfeito para orientar a tomada de decisões e melhorar um sistema já estabelecido.
5. Diagrama de fluxo de trabalho de dados
Um diagrama de fluxo de trabalho de dados funciona melhor quando você está tentando visualizar o fluxo de dados em um processo, em vez de apenas listar as tarefas necessárias para concluí-lo do início ao fim.
De onde vêm os dados? Para onde vão quando uma tarefa específica é concluída? Como um ponto de dados entra em conflito com um ponto de tomada de decisão? Todas essas são perguntas que você terá mais facilidade em responder depois de mapear um diagrama de dados.
Os diagramas de dados também são ótimos para descrever como os dados fluem dentro das equipes e se haverá conflitos no processamento de dados com equipes adjacentes. É uma ótima maneira de mapear um sistema que você já está usando para torná-lo mais eficiente.
👉 Confira nosso guia de exemplos e modelos de diagramas!
Como criar seu primeiro diagrama de fluxo de trabalho
Embora você possa usar o método analógico tradicional de caneta e papel para criar seus diagramas de fluxo de trabalho, aqui vai um conselho: não faça isso. É muito melhor usar uma ferramenta digital para criar seus diagramas.
Eles podem ser compartilhados, são facilmente editáveis e você pode armazená-los em seu laptop para sempre. O recurso Whiteboard do ClickUp oferece uma tela na qual você pode facilmente começar a criar e compartilhar seus diagramas de fluxo de trabalho.
1. Familiarize-se com os símbolos dos diagramas e gráficos de fluxo de trabalho
Os diagramas de fluxo de trabalho têm uma lógica e uma razão de ser. Em outras palavras, eles são construídos com formas padronizadas às quais é atribuído um significado, para que todos que leem um diagrama de fluxo de trabalho estejam em sintonia. Aqui está um resumo rápido:
- Seta/linha: são usadas para indicar a direção e o fluxo do seu diagrama. Também são usadas como símbolos de conexão que ligam determinadas formas/tarefas. ➡️
- Paralelogramo: você pode usá-los para mostrar exatamente onde novos dados entram em um processo. 📒
- Diamante: essa forma é usada para mostrar uma decisão em seu fluxo de trabalho que é necessária para avançar para a próxima etapa. 🔶
- Retângulo: você pode usar um retângulo para simbolizar uma única etapa em um diagrama de fluxo de trabalho 🟪
- Cilindro: Quer adicionar dados ao seu fluxo de trabalho? É para isso que serve um cilindro. 🔋
- Oval: Marca o início e o fim de um fluxo de trabalho. 🏉
Agora que você já está familiarizado com os símbolos de fluxo de trabalho, veja como escolher o diagrama certo.
2. Escolha seu diagrama de acordo com seu objetivo final
A escolha do diagrama de fluxo de trabalho certo para você começa com o objetivo final em mente. Por exemplo, decida se você deseja:
- Visualize um novo processo para um projeto futuro
- Execute uma análise do fluxo de trabalho para identificar ineficiências em um sistema antigo.
- Otimize a forma como você usa todos os seus recursos ao longo de um processo.
- Defina as expectativas da equipe para um fluxo de trabalho específico e melhore a forma como você se comunica.
- Divida um processo altamente complexo com uma infinidade de tarefas diferentes, pontos de tomada de decisão e dados.
Em seguida, cada tarefa pode ser mapeada com um tipo diferente de fluxo de trabalho. Digamos que você seja uma empresa de arquitetura que precisa otimizar o processo de integração de novos clientes. Criar um diagrama de mapeamento de processos (veja nossa lista acima) pode ser uma boa ideia.
Então, agora você escolheu o diagrama de fluxo de trabalho que funcionará para você. Mas você não pode criar um sem as ferramentas certas à sua disposição. 🛠️
3. Inscreva-se no ClickUp (o recurso Whiteboard é gratuito!) 👀 🙌
Se você está procurando uma das maneiras mais fáceis de começar a criar seu diagrama de fluxo de trabalho, não procure mais: o ClickUp é a solução.
O recurso Whiteboard tem todas as ferramentas necessárias para criar fluxos de trabalho nos quais sua equipe pode colaborar e compartilhar conforme necessário.
Depois de se inscrever, basta navegar até + Exibir, rolar para baixo e clicar em Quadro branco.
Você encontrará uma tela em branco onde poderá começar a esboçar o diagrama de sua preferência.
4. Crie um rascunho no quadro branco e convide os membros da sua equipe
Você não precisa criar seu diagrama de fluxo de trabalho sozinho! Você pode convidar os membros da sua equipe para colaborar e fazer parte do processo.
Para fazer isso, navegue até Configurações do espaço, clique em Compartilhamento e permissões e você poderá adicionar membros ao seu espaço. Depois de integrar os membros da sua equipe, você pode começar a trabalhar no seu diagrama em tempo real.
Cada um de vocês poderá ver os cursores uns dos outros enquanto criam formas e conectam tarefas.
5. Crie seu diagrama de fluxo de trabalho com a ferramenta de formas
A partir de agora, o quadro branco é seu. Você pode criar quantos diagramas de fluxo de trabalho precisar e salvá-los, compartilhá-los, mostrá-los em uma apresentação ou modificá-los sempre que precisar.
Você pode criar formas intuitivamente, conectá-las à medida que avança e usar o recurso Texto para rotular cada uma adequadamente. Você pode até mesmo enviar suas próprias formas e imagens exclusivas por meio da ferramenta de envio de imagens.
Bônus: exemplos de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos!
Crie sistemas incríveis com diagramas de fluxo de trabalho
Embora esta não seja uma lista de todos os diagramas de fluxo de trabalho possíveis que você poderia usar, é um ponto de partida sólido para o mundo dos diagramas de fluxo de trabalho.
Use-o para orientá-lo em sua próxima sessão de brainstorming ou reunião de equipe.
Os diagramas de fluxo de trabalho colocam você e sua equipe no comando, garantindo que todos estejam em sintonia.
Eles são uma maneira confiável de melhorar a comunicação, resolver gargalos nos processos e documentar seus sistemas com eficiência.
Para começar a ler sobre todos os benefícios de um diagrama de fluxo de trabalho, basta escolher o melhor com base no seu objetivo final. Quando estiver pronto para montar seu diagrama, comece a usar o recurso Whiteboard do ClickUp gratuitamente aqui!