Você tem ouvido falar muito sobre diagramas de fluxo de trabalho, mas não tem ideia do que eles são?
Bem, a confusão acaba aqui. ✋
À primeira vista, os diagramas de fluxo de trabalho podem parecer esboços complicados que você tentará evitar a todo custo. Ou você pode pensar que é necessário um tipo especial de pessoa para entender os diagramas de fluxo de trabalho.
Mas se você passar apenas alguns minutos aprendendo sobre o que torna os diagramas de fluxo de trabalho tão úteis para equipes e organizações, há grandes chances de que você fique viciado em criá-los.
Se estiver procurando aumentar sua produtividade e criar mais sistemas de fluxo de trabalho eficazes para garantir que a sua equipe envie o melhor trabalho possível, você vai querer marcar este guia como favorito.
👉 Leia este artigo relacionado em Os 7 principais softwares de fluxo de trabalho (2022 avaliações) para saber mais.
Vamos nos aprofundar no assunto!
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Talvez você já tenha ouvido falar deles como diagramas de processo ou mesmo negócios mapeamento de processos . Independentemente disso, a ideia subjacente é a mesma.
Os diagramas de fluxo de trabalho são projetados para serem roteiros visuais de um processo. Geralmente são criados para ajudar as equipes a delinear e melhorar seus processos de trabalho. Por exemplo, uma equipe de RH pode precisar criar um diagrama de fluxo de trabalho para refinar sua estratégia de integração de novos funcionários ; enquanto o Departamento de gerenciamento de TI pode usar um diagrama de fluxo de trabalho para melhorar seu processo de verificação de fornecedores.
O conceito de um diagrama de fluxo de trabalho foi criado no final do século XIX por Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor. O motivo? Muito antes de software de diagrama as empresas industriais estavam usando a ciência da administração para controlar a eficiência e garantir que a qualidade de seus produtos fosse alta. Como? Criando diagramas de processos.
A beleza dos diagramas de processo é que eles não apenas descrevem as tarefas que compõem um processo (como uma lista de tarefas com início e fim), mas também podem ajudá-lo a visualizar dados, jornadas de tomada de decisão e até mesmo marcos importantes em um determinado processo . Incrível, não é? E a visualização é apenas um dos muitos benefícios.
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Os benefícios de usar diagramas de fluxo de trabalho
Agora, parte da adoção dos diagramas de fluxo de trabalho é familiarizar-se com todos os benefícios que eles oferecem. Em essência, eles têm tudo a ver com a promoção de melhorias.
Melhorar a comunicação da equipe
Se há uma coisa que as equipes precisam fazer, é estar na mesma página. Elas também precisam de toda a clareza que puderem obter.
Os diagramas de fluxo de trabalho são uma maneira perfeita para equipes colaborarem na visualização dos sistemas que os ajudarão a levar o projeto até a linha de chegada. Isso torna os processos mais rápidos e diminui muito o desperdício de recursos. Também ajuda a aliviar os irritantes gargalos. ⌛
Descubra os gargalos do processo
Surpresa! Você provavelmente tem mais gargalos de processos e áreas problemáticas ou conflitos em suas estratégias que poderiam ser eliminados. . Mas é difícil dizer isso se você não tiver um layout visual que o ajude a identificar as áreas problemáticas.
Quanto mais gargalos você descobrir, mais poderá criar sistemas eficientes por meio dos quais sua equipe poderá fazer o melhor trabalho possível. E quem não quer isso?
Documentar seus sistemas
Dizem que a história se repete se não aprendermos com ela. O mesmo acontece quando você não documenta o que funcionou no passado.
Não importa se a sua equipe é uma agência digital que lida com muitas partes móveis e revisões de clientes ou se você é uma empresa de software de transporte rodoviário que usa um sistema repetitivo para integrar Ferramentas SaaS rapidamente, você deseja documentar o que funciona para sua equipe.
Os diagramas de fluxo de trabalho são uma forma acessível para que qualquer pessoa da sua equipe se familiarize com os processos e as tarefas da empresa. Sem mencionar que eles passarão menos tempo fazendo perguntas e tentando resolver a confusão (ei, isso acontece!).
Dê uma olhada nestes_ Modelos de fluxo de trabalho_ !
Aqui estão 5 exemplos de diagramas de fluxo de trabalho
Nem todo diagrama de fluxo de trabalho é criado da mesma forma. Se você está se perguntando como eles são, aqui está um resumo de alguns dos mais populares que você pode começar a usar, bem, já hoje.
1. Diagrama de raia
via Vivian Tej/ClickUp
Imagine uma raia de natação em uma piscina. Em seguida, imagine um esboço com tarefas, bem como a marcação dos membros da equipe responsáveis por essas tarefas, em uma configuração vertical. Isso é o que você chama de diagrama de raias .
É um diagrama de fluxo de trabalho útil quando se está tentando descobrir onde as tarefas entram em conflito umas com as outras. Além disso, é uma maneira sólida de manter os membros da equipe responsáveis e estabelecer a propriedade das principais tarefas em um determinado processo.
2. Diagrama de linha do tempo
via Vivian Tej/ClickUp
Esse diagrama é exatamente o que parece: ele mapeia visualmente uma sequência de eventos em ordem. Os diagramas de linha do tempo o ajudam a ter uma visão geral mais precisa do escopo de um processo.
Ele pode ajudá-lo a descobrir para onde o seu tempo está indo e onde você está perdendo mais tempo. Os processos que consomem muitos recursos, inclusive tempo, podem se beneficiar do uso de um diagrama de linha do tempo. Gerentes de projeto e diretores de operações de armazém podem achar esse diagrama útil.
3. Diagrama de fluxo de trabalho ágil
via Vivian Tej/ClickUp
Este diagrama permite que você visualize todo o processo necessário para criar um produto ou serviço. É um dos melhores diagramas para tornar cada parte de seu processo altamente visível. Ele também destaca quem na sua equipe está designado para cada tarefa.
Os diagramas ágeis são melhores para projetos mais complexos. Equipes de engenharia ou coordenadores de eventos podem usar diagramas ágeis para se manterem enxutos e altamente eficientes ao organizarem equipes e cumprirem prazos.
Bônus:_ **Software de diagrama UML !
4. Diagrama de fluxo de trabalho do processo
via Vivian Tej/ClickUp
Você pode usar o diagrama de fluxo de trabalho do processo para ilustrar a relação entre as tarefas que compõem um processo. É ótimo para padronizar um processo que você usa com frequência. Por exemplo, se você trabalha no RH e precisa documentar seu processo de contratação e integração. Um diagrama pode ser uma das melhores maneiras de organizar e otimizar esse processo.
O diagrama de fluxo de trabalho do processo é direto, o que o torna o diagrama perfeito para impulsionar a tomada de decisões e aprimorar um sistema já estabelecido.
5. Diagrama de fluxo de trabalho de dados
via Vivian Tej/ClickUp
Um diagrama de fluxo de trabalho de dados funciona melhor quando você está tentando visualizar o fluxo de dados em um processo, em vez de apenas listar as tarefas necessárias para concluí-lo do início ao fim.
De onde vêm os dados? Para onde eles irão quando uma tarefa específica for concluída? Como um ponto de dados entra em conflito com um ponto de tomada de decisão? Todas essas são perguntas que você terá mais facilidade para responder depois de mapear um diagrama de dados.
Os diagramas de dados também são ótimos para delinear como os dados fluem dentro das equipes e se haverá conflito no processamento de dados com equipes adjacentes. É uma ótima maneira de mapear um sistema que você já está usando para torná-lo mais eficiente.
Confira nosso_ Guia de exemplos e modelos de diagramas_ !
Como criar seu primeiro diagrama de fluxo de trabalho
Embora você possa usar o método analógico tradicional de caneta e papel para criar seus diagramas de fluxo de trabalho, aqui vai um conselho: ignore isso. É muito melhor usar uma ferramenta digital para criar seus diagramas.
Eles são compartilháveis, facilmente editáveis e você pode armazená-los em seu laptop até o fim dos tempos. Recurso de quadro branco do ClickUp oferece um canva no qual você pode começar a criar e compartilhar facilmente seus diagramas de fluxo de trabalho.
1. Familiarize-se com os símbolos do diagrama de fluxo de trabalho
Os diagramas de fluxo de trabalho têm uma rima e um motivo. Em outras palavras, eles são criados com formas padronizadas às quais é atribuído um significado, para que todos que leiam um diagrama de fluxo de trabalho estejam na mesma página. Aqui está um resumo rápido:
- Seta/linha: São usadas para indicar a direção e o fluxo do diagrama. Também são usados como símbolos de conexão que ligam determinadas formas/tarefas. ➡️
- Paralelogramo: Você pode usá-los para mostrar exatamente onde novos dados entram em um processo. 📒
- Diamante: Essa forma é usada para mostrar uma decisão em seu fluxo de trabalho que é necessária para passar para a próxima etapa. 🔶
- Retângulo: Você pode usar um retângulo para simbolizar uma única etapa em um diagrama de fluxo de trabalho 🟪
- Cilindro: Quer adicionar dados ao seu fluxo de trabalho? É para isso que serve um cilindro. 🔋
- Oval: Marca os pontos inicial e final de um fluxo de trabalho. 🏉
Agora que você já conhece os símbolos do fluxo de trabalho, veja como escolher o diagrama certo.
2. Escolha seu diagrama de acordo com seu objetivo final
A escolha do diagrama de fluxo de trabalho certo para você começa com o objetivo final em mente. Por exemplo, decida se você deseja:
- Visualizar um novo processo para um projeto futuro
- Executar umanálise de fluxo de trabalho para identificar ineficiências em um sistema antigo
- Otimizar o uso de todos os seus recursos em um processo
- Definir as expectativas da equipe para um fluxo de trabalho específico e melhorar a forma de comunicação
- Desmembrar um processo altamente complexo com muitas tarefas diferentes, pontos de tomada de decisão e dados
Em seguida, cada tarefa pode ser mapeada com um tipo diferente de fluxo de trabalho. Digamos que você seja um escritório de arquitetura que precisa otimizar o processo de integração de novos clientes . Como criar um diagrama de mapeamento de processos (consulte nossa lista acima) pode ser útil.
Então, agora você já escolheu o diagrama de fluxo de trabalho que funcionará para você. Mas não é possível criá-lo sem as ferramentas certas à sua disposição. 🛠️
3. Inscreva-se no ClickUp (o recurso de quadro branco é gratuito!) 👀 🙌
Se você está procurando uma das maneiras mais fáceis de começar a criar seu diagrama de fluxo de trabalho, não precisa procurar mais ClickUp .
É o Recurso de quadro branco tem todas as ferramentas de que você precisa para criar fluxos de trabalho nos quais sua equipe pode colaborar e compartilhar conforme necessário.
Depois de se registrar, basta navegar até + View, rolar para baixo e clicar em Whiteboard
Você verá uma tela limpa e agradável onde poderá começar a esboçar o diagrama de sua preferência.
via Vivian Tej/ClickUp
4. Crie um rascunho no quadro branco e convide os membros da sua equipe
Você não precisa criar seu diagrama de fluxo de trabalho sozinho! Você pode convidar os membros da sua equipe para colaborar e fazer parte do processo.
Para isso, navegue até Space Setting, clique em Sharing & Permissions e você poderá adicionar membros ao seu espaço. Depois de integrar os membros da sua equipe, você poderá começar a trabalhar no seu diagrama em tempo real.
Cada um de vocês poderá ver os cursores dos outros à medida que criam formas e conectam tarefas.
Faça uma ponte perfeita entre a ideação e a execução, criando tarefas ClickUp diretamente de seus quadros brancos
5. Crie seu diagrama de fluxo de trabalho com a ferramenta de forma
De agora em diante, o quadro branco é sua ostra. Você pode criar quantos diagramas de fluxo de trabalho precisar e salvá-los, compartilhá-los, mostrá-los em uma apresentação ou modificá-los sempre que necessário.
Você pode criar formas intuitivamente, conectá-las à medida que avança e usar o recurso Texto para rotular cada uma delas adequadamente. Você pode até mesmo carregar suas próprias formas e imagens exclusivas por meio da ferramenta de upload de imagens.
via Vivian Tej/ClickUp
Bônus:_ **Exemplos de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos !
Crie sistemas incríveis com diagramas de fluxo de trabalho
Embora esta não seja uma lista de todos os possíveis diagramas de fluxo de trabalho que você poderia usar, ela é um sólido ponto de partida para o mundo dos diagramas de fluxo de trabalho.
Use-a para guiá-lo em seu próximo sessão de brainstorming ou reunião de equipe.
Os diagramas de fluxo de trabalho colocam você e sua equipe no comando, garantindo que todos estejam na mesma página.
Eles são uma maneira confiável de melhorar a comunicação, processar gargalos e documentar seus sistemas com eficiência.
Para começar a ler todos os benefícios de um diagrama de fluxo de trabalho, basta escolher o melhor com base em seu objetivo final. Quando você estiver pronto para montar seu diagrama, comece a usar o recurso Whiteboard do ClickUp gratuitamente aqui!