Como planejar um evento de conferência virtual

Então, você quer realizar uma conferência virtual. ótimo!

Os eventos virtuais estão ganhando um grande impulso e você provavelmente já participou de pelo menos uma dúzia deles - sim, aqueles happy hours do WFH e as aulas de ioga transmitidas ao vivo ainda contam.

Os eventos on-line criam uma solução econômica e inclusiva para aqueles que enfrentam restrições de viagem, e provavelmente continuarão existindo muito tempo depois que o mundo voltar a entrar em tempos "precedentes".

Mas por onde você começa ? E como você faz seu reunião virtual seja um sucesso ?

Nós ouvimos você e também já passamos por isso! ClickUp realizou recentemente sua própria conferência na Web em grande escala, LevelUp gerenciado inteiramente no próprio ClickUp! Mas, quer você esteja planejando a melhor conferência de produtividade ou o chá de bebê Zoom da sua irmã, há cinco etapas essenciais para planejar o evento virtual dos seus sonhos.

5 etapas para o sucesso virtual

Quando você resume a lista de verificação de qualquer evento virtual, há algumas etapas que muitos planos bem-sucedidos têm em comum.

Portanto, aperte os cintos e prepare seu Extensão ClickUp para Chrome pronto para algumas anotações, pois estamos aqui para compartilhar essas etapas com você agora mesmo... agora!

NBA/ Tenor

Etapa 1: Escolha seu evento

Antes de iniciar o planejamento, é necessário definir o tipo de evento virtual que será realizado. Talvez seja uma conferência ou um webinar? E qual é a diferença? Há quatro tipos principais de eventos virtuais nos quais seu evento provavelmente se enquadrará.

Uma conferência virtual é ideal para um evento virtual mais longo e de grande escala com um agenda da conferência que cada participante pode escolher para organizar seu dia. Em geral, uma conferência virtual é realizada em tempo real e é o tipo de evento perfeito para gerar leads e fazer networking on-line.

Um Webinar é mais curto que uma conferência e é um evento virtual autônomo que serve ao propósito de uma aula ou de um "como fazer" Um webinar não oferece muitas oportunidades de networking, pois esse tipo de evento geralmente é gravado para ser reproduzido sempre que o participante quiser, mas normalmente inclui uma sessão de perguntas e respostas, se e quando o evento foi realizado em tempo real.

Eventos híbridos internos e externos são eventos que acontecem on-line e pessoalmente, ao mesmo tempo.

_Entre: casamentos virtuais e festas de noivado

Muitas reuniões, festas de fim de ano e eventos de equipe também acontecem nesse formato! Se o evento for limitado apenas aos membros da equipe de uma empresa, será um evento híbrido interno. Mas se clientes potenciais, usuários ou outras empresas forem convidados para a festa, ela será considerada um evento híbrido externo - e uma ótima oportunidade de networking!

Etapa 2: Escolha sua plataforma de conferência virtual

Depois de decidir qual tipo de evento virtual atende melhor ao seu objetivo, considere como você transmitirá o evento.

Existem inúmeras plataformas de streaming para todos os orçamentos, portanto, antes de se comprometer com uma opção com base apenas no preço, considere primeiro o objetivo e o escopo do seu evento.

Pergunte a si mesmo:

• **Qual é o objetivo do seu evento? Volte ao tipo de evento virtual e observe as qualidades que o levaram a escolher o melhor formato para você e por quê
• **Quantos participantes você espera? Haverá milhares de convidados ou dez de seus amigos mais próximos?
• **Se a participação do público for uma grande parte do seu evento, procure plataformas que permitam que os membros conversem, levantem a mão ou falem com seus colegas. Se o seu evento for um tutorial de dez minutos sobre como virar e pintar as sobrancelhas em casa, talvez você deva se concentrar em uma plataforma que permita a transmissão ao vivo e a gravação para uso posterior

Fazer essas perguntas a si mesmo pode levantar algumas novas perguntas que não estão listadas aqui. E isso é bom! No mínimo, essas três perguntas farão com que sua mente trabalhe na direção certa para escolher a plataforma de streaming ideal.

Disney/ GIPHY

Algumas de nossas principais opções de plataformas de streaming:

À medida que o mundo dos eventos virtuais cresce, cresce também o conjunto de plataformas de streaming para você escolher! Escolha com cuidado, pois esse será essencialmente o seu local virtual - e lembre-se, não há necessidade de se acomodar! Algumas de nossas favoritas incluem:

• Brandlive : A Brandlive é única, pois oferece três produtos de streaming diferentes, dependendo do tipo de evento de conferência virtual que você está planejando. Seus produtos incluem Allhands, Streams e Showrooms, permitindo que você escolha a experiência personalizada para a categoria do seu evento virtual - tudo, desde reuniões de trabalho diárias até lançamentos de produtos virtuais. Isso garante que você obtenha os recursos de que precisa!
• HeySummit : Essa plataforma de streaming também o ajudará a criar uma página de destino para o site da conferência antes do evento, a fim de rastrear as inscrições e dar um impulso no marketing da conferência. Se estiver planejando uma série de palestras ou várias sessões de palestrantes, talvez valha a pena considerar o HeySummit.
• AirMeet : Uma plataforma semelhante criada para cúpulas e workshops virtuais. Ela enfatiza o aspecto social da realização de um evento on-line ou webinar e promete uma experiência rica em networking.
• Zoom : Ah, o testado e aprovado. O Zoom se tornou um nome conhecido no último ano e você provavelmente já atingiu o limite de 40 minutos uma ou duas vezes, mas com suas opções pagas, o Zoom pode hospedar eventos de todos os tamanhos. Seu recurso de sessão de discussão oferece oportunidades de networking para participantes e organizadores, e o recurso de dispositivo móvel permite que os usuários participem de qualquer lugar.

Etapa 3: mantenha seu público envolvido

Um grande desafio da conferência virtual é que o evento é, de fato, virtual.

Há uma certa energia que se acumula em uma sala durante uma conferência presencial bem organizada, quando o dia está correndo exatamente como você imaginou e todos estão animados.

Mas não se preocupe, essa sensação ainda é possível com eventos on-line

Você só precisa ser um pouco mais criativo na maneira de manter os participantes grudados no seu conteúdo.

Ao estruturar seu evento, divida a forma como você está fornecendo as informações e considere a possibilidade de usar uma combinação de conteúdo ao vivo e pré-gravado.

Especialmente para eventos mais longos, como conferências ou cúpulas, o conteúdo misto dá aos apresentadores uma breve pausa na fala e pode funcionar como um plano de contingência no caso de um erro tecnológico ou de tempo.

O conteúdo misto também altera a maneira como os participantes absorvem as informações e pode ajudá-los a se lembrar de ideias importantes e dos principais momentos do dia!

Isso pode significar incorporar vídeos feitos por sua empresa, que sejam relevantes para o tópico do evento, ou até mesmo um ótimo gif. E quem não gosta de um bom gif?

Pop TV/ GIPHY dica profissional:_ Compartilhe e discuta ideias de conteúdo com sua equipe durante todo o processo de planejamento armazenando-as no ClickUp! Incorporar vídeos do YouTube, URLs do Vimeo, arquivos do Google Drive e gravações de tela diretamente dentro de descrições de tarefas e comentários para que você nunca esteja a mais de um segundo do conteúdo de que precisa.

Outra maneira de manter as pessoas atentas? Escolha um anfitrião ou palestrantes relevantes que possam manter a agenda em andamento.

Um bom palestrante pode ajudar a atrair mais vendas de ingressos para o seu evento e manter os convidados atentos! Especialmente personalidades convidadas especializadas no tópico do seu evento ou especialistas do setor, que sejam nomes conhecidos na empresa ou que sejam oradores profissionais que saibam como preencher qualquer espaço morto inesperado.

Assim como Amy Poehler e Tina Fey têm foram as anfitriãs do Globo de Ouro quatro vezes e como o ClickUp trouxe o psicólogo organizacional de renome mundial, Adam Grant, como Palestrante principal do LevelUp 2021. 😉

Mesmo com um excelente palestrante ou anfitrião, considere estas opções para preencher sua agenda com oportunidades significativas de ampliar seus conhecimentos:

• Ofereça sessões de discussão ou painéis de discussão durante o dia para que os participantes aprendam com um moderador e discutam juntos. Essa é uma ótima maneira de seus convidados se conhecerem e fazerem contatos de ambos os lados
• Se possível, habilite recursos de bate-papo em sua plataforma para que os participantes possam interagir e fazer contatos entre si a qualquer momento. viva um pouco
• Reserve um tempo para as sessões de perguntas e respostas ao vivo no final de cada seção. A conferência virtual parecerá mais pessoal e seus convidados se sentirão mais envolvidos se souberem que estão participando da conversa. Peça a outro membro da sua equipe que monitore o bate-papo do evento para que nenhuma pergunta fique sem resposta

Etapa 4: gerencie todas as partes móveis em um só lugar

Não é preciso dizer que uma conferência virtual de qualquer tamanho exige MUITO planejamento e, se você chegou a esse estágio do jogo, provavelmente já está sentindo isso. Acompanhe seu progresso na linha do tempo do evento virtual organizando suas tarefas em um arquivo on-line plataforma de gerenciamento de projetos .

Ou seja, você deve usar ClickUp .

ClickUp é a cola que manterá o planejamento do seu evento virtual unido e um de seus principais recursos é a capacidade de personalização. Isso significa que todos os membros da equipe podem trabalhar da maneira que desejarem.

Como usamos nossa própria plataforma para planejar o LevelUp? Aqui estão algumas pequenas coisas que devem ser feitas e que causam um grande impacto:

• Criar um únicoLista para todos os itens relacionados à sua próxima conferência e adicione campos personalizados à sua listatarefas para cada departamento, a fim de mostrar a quais participantes e organizadores a tarefa está relacionada
• Localize rapidamente as tarefas atribuídas a você em cada lista comfiltros eModo Eu. Encontre suas tarefas imediatas e mais urgentes, eliminando todas as distrações e observando as tarefas que dizem respeito a determinados organizadores de eventos ou apenas a você
• UsePainel de controle para ver facilmente um resumo não filtrado de quão perto você está de concluir seu projeto. Basicamente, essa é a visão geral de como as coisas estão indo. Use o Dashboard em reuniões ao apresentar relatórios às partes interessadas ougerentes de projeto* Organize suas reuniões diretamente no ClickUp! Transforme qualquer reunião em uma reunião Zoom com oIntegração com o Zoom em sua tarefa ClickUp

Etapa 5: comercialize o máximo que puder

Você está quase lá! Você tem:

✅ O tipo de evento

o serviço de streaming

a agenda

a ferramenta definitiva de gerenciamento de projetos. Cough, cough, ClickUp.

Agora, é hora de colocar os traseiros virtuais nos assentos virtuais implementando um sistema abrangente de estratégia de marketing para atingir seu objetivos .

As conferências virtuais lhe dão a flexibilidade de atrair públicos de todo o mundo, desde que você saiba como alcançá-los! O ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar suas publicações nas mídias sociais, vídeos para o canal da sua empresa no YouTube, marketing por e-mail e estratégias de relações públicas, e muito mais .

Use Campos personalizados para acessar rapidamente publicações, formulários, documentos, URLs e até mesmo informações básicas para revisão ou referência. Eles permanecem com suas tarefas e subtarefas em todas as etapas do seu processo de planejamento e o céu é o limite quando se trata de tudo o que os campos personalizados podem conter! Portanto, divirta-se com eles. 🤓

Se sua estratégia de marketing inclui adicionar um status VIP à sua lista de convidados, acordos com influenciadores para promover seu evento ou patrocínios, então é hora de usar Central de modelos do ClickUp .

Criar ou aplicar um modelo pré-criado modelo de planejamento de eventos do ClickUp's Template Center

Escolha um dos modelos pré-fabricados do ClickUp criados para o planejamento de eventos ou crie seu próprio modelo para cobrir rapidamente todas as bases necessárias para tarefas recorrentes.

Pronto, preparado, pronto!

Lembre-se, isso é apenas o começo!

Essas podem ser as cinco etapas essenciais para planejar seu próximo evento de conferência virtual mas as possibilidades são infinitas e o mercado de eventos on-line só está crescendo! Então, vamos lá ClickUp faz o trabalho pesado na parte organizacional, depois deixe sua criatividade correr solta!

Raposa/ GIPHY