Então, você deseja organizar uma conferência virtual. Ótimo!
Os eventos virtuais estão em alta e você provavelmente já participou de pelo menos uma dúzia deles — sim, aqueles happy hours em casa e aulas de ioga ao vivo ainda contam.
Os eventos online são uma solução econômica e inclusiva para quem enfrenta restrições de viagem e provavelmente continuarão existindo mesmo depois que o mundo voltar aos tempos “pré-pandêmicos”.
Mas por onde começar? E como fazer com que sua reunião virtual seja um sucesso?
Nós entendemos você, já passamos por isso também!
O ClickUp realizou recentemente sua própria conferência virtual em grande escala, a LevelUp, gerenciada inteiramente no próprio ClickUp! Mas, quer você esteja planejando a conferência definitiva sobre produtividade ou o chá de bebê da sua irmã no Zoom, há cinco passos essenciais para planejar o evento virtual dos seus sonhos.
5 passos para o sucesso virtual
Quando você resume a lista de verificação para qualquer evento virtual, há algumas etapas que muitos planos bem-sucedidos têm em comum.
Então, prepare-se e deixe sua extensão do ClickUp para o Chrome pronta para algumas anotações, porque estamos aqui para compartilhar esses passos com você agora mesmo!
Etapa 1: Escolha seu evento
Antes de começar o planejamento, você precisa definir o tipo de evento virtual que irá organizar. Talvez seja uma conferência ou um webinar? E qual é a diferença? Existem quatro tipos principais de eventos virtuais nos quais o seu evento provavelmente se enquadrará.
Uma conferência virtual é ideal para um evento virtual de grande escala e longa duração, com uma agenda detalhada que cada participante pode escolher para organizar seu dia. Uma conferência virtual é normalmente realizada em tempo real e é o tipo de evento perfeito para gerar leads e networking online.
Um webinar é mais curto do que uma conferência e é um evento virtual independente que serve como uma aula ou um “tutorial”. Um webinar não oferece muitas oportunidades de networking, pois esse tipo de evento geralmente é gravado para ser reproduzido quando o participante quiser, mas normalmente inclui uma sessão de perguntas e respostas se e quando o evento for realizado em tempo real.
Eventos híbridos internos e externos são eventos que acontecem online e presencialmente, ao mesmo tempo.
Entre: casamentos virtuais e festas de noivado.
Muitas reuniões, festas de fim de ano e eventos de equipe também acontecem nesse formato! Se o evento for restrito apenas aos membros da equipe de uma empresa, ele será considerado um evento híbrido interno. Mas se clientes em potencial, usuários ou outras empresas forem convidados para a festa, ele será considerado um evento híbrido externo — e uma ótima oportunidade de networking!
Passo 2: Escolha sua plataforma de conferência virtual
Depois de decidir qual tipo de evento virtual melhor atende ao seu objetivo, considere como você transmitirá o evento.
Existem inúmeras plataformas de streaming para todos os orçamentos, portanto, antes de se comprometer com uma opção baseada apenas no preço, considere primeiro o objetivo e o escopo do seu evento.
Pergunte a si mesmo:
- Qual é o objetivo do seu evento? Volte ao tipo de evento virtual e anote as qualidades que o levaram a escolher o formato mais adequado para você e por quê.
- Quantos participantes você espera? Serão milhares de convidados ou dez dos seus amigos mais próximos?
- Quais recursos você realmente precisa? Se a participação do público é uma parte importante do seu evento, procure plataformas que permitam aos membros conversar, levantar a mão ou falar com seus colegas. Se o seu evento for um tutorial de dez minutos sobre como modelar e pintar as sobrancelhas em casa, talvez seja melhor se concentrar em uma plataforma que permita transmitir ao vivo e gravar para assistir mais tarde.
Fazer essas perguntas a si mesmo pode levantar outras novas que não estão listadas aqui. E isso é bom! No mínimo, essas três perguntas vão colocar sua mente na direção certa para escolher a plataforma de streaming perfeita para você.
Algumas das nossas principais opções de plataformas de streaming:
À medida que o mundo dos eventos virtuais cresce, também cresce o número de plataformas de streaming à sua escolha! Escolha com cuidado, pois este será essencialmente o seu local virtual — e lembre-se, não há necessidade de se contentar com menos! Algumas das nossas favoritas incluem:
- Brandlive: O Brandlive é único, pois oferece três produtos de streaming diferentes, dependendo do tipo de evento de conferência virtual que você está planejando. Seus produtos incluem Allhands, Streams e Showrooms, permitindo que você escolha a experiência personalizada para a categoria do seu evento virtual — tudo, desde reuniões de trabalho diárias até lançamentos virtuais de produtos. Isso garante que você obtenha os recursos de que precisa!
- HeySummit: esta plataforma de streaming também ajudará você a criar uma página inicial para o site da sua conferência antes do evento, a fim de acompanhar as inscrições e dar um impulso inicial ao marketing da sua conferência. Se você estiver planejando uma série de palestras ou várias sessões com palestrantes, vale a pena considerar o HeySummit.
- AirMeet: uma plataforma semelhante criada para cúpulas e workshops virtuais. Ela enfatiza o aspecto social da realização de um evento online ou webinar e promete uma rica experiência de networking.
- Zoom: Ah, o comprovado e confiável. O Zoom se tornou um nome conhecido no último ano e você provavelmente já atingiu o limite de 40 minutos uma ou duas vezes, mas com suas opções pagas, o Zoom pode hospedar eventos de todos os tamanhos. Seu recurso de sessões paralelas oferece oportunidades de networking para participantes e organizadores, e a capacidade de dispositivos móveis permite que os usuários participem de qualquer lugar.
Etapa 3: Mantenha seu público envolvido
Um dos principais desafios das conferências virtuais é que o evento é, de fato, virtual.
Há uma certa energia que se acumula em uma sala durante uma conferência presencial bem organizada — quando o dia está correndo exatamente como você imaginou e todos estão animados.
Mas não se preocupe, essa sensação ainda é possível com eventos online.
Você só precisa ser um pouco mais criativo na forma de manter os participantes interessados no seu conteúdo.
Ao estruturar seu evento, divida a forma como você está transmitindo as informações e considere usar uma combinação de conteúdo ao vivo e pré-gravado.
Especialmente para eventos mais longos, como conferências ou cúpulas, o conteúdo misto dá aos apresentadores uma breve pausa na apresentação e pode funcionar como um plano de contingência em caso de erro tecnológico ou de tempo.
O conteúdo misto também agita a maneira como os participantes absorvem as informações e pode ajudá-los a lembrar ideias importantes e momentos-chave do dia!
Isso pode significar incorporar vídeos feitos pela sua empresa, que sejam relevantes para o tema do seu evento, ou até mesmo um ótimo gif. E quem não gosta de um bom gif?
Dica profissional: compartilhe e discuta ideias de conteúdo com sua equipe durante todo o processo de planejamento, armazenando-as no ClickUp! Incorpore vídeos do YouTube, URLs do Vimeo, arquivos do Google Drive e gravações de tela diretamente nas descrições e comentários das tarefas para que você nunca fique a mais do que alguns segundos do conteúdo de que precisa.
Outra maneira de manter as pessoas atentas? Escolha um apresentador ou palestrantes relevantes que possam manter a agenda em andamento.
Um palestrante sólido pode ajudar a atrair mais vendas de ingressos para o seu evento e manter seus convidados atentos! Especialmente personalidades convidadas que são especialistas no tema do seu evento ou especialistas do setor, são nomes conhecidos na empresa ou são palestrantes profissionais que sabem como preencher qualquer espaço morto inesperado.
Assim como Amy Poehler e Tina Fey apresentaram o Globo de Ouro quatro vezes e o ClickUp trouxe o psicólogo organizacional de renome mundial Adam Grant como palestrante principal do LevelUp 2021. 😉
Mesmo com um excelente palestrante ou apresentador, considere estas opções para preencher sua agenda com oportunidades significativas de demonstrar seu conhecimento:
- Ofereça sessões paralelas ou painéis de discussão durante o dia para que os participantes aprendam com um moderador e discutam juntos. Essa é uma ótima maneira de seus convidados se conhecerem e fazerem networking entre si.
- Se possível, habilite os recursos de bate-papo em sua plataforma para que os participantes possam interagir e se conectar entre si a qualquer momento. Viva um pouco
- Reserve um tempo para perguntas e respostas ao vivo no final de cada seção. A conferência virtual parecerá mais pessoal e seus convidados se sentirão mais envolvidos se souberem que fazem parte da conversa. Peça a outro membro da sua equipe para monitorar o chat do evento para que nenhuma pergunta fique sem resposta.
Etapa 4: Gerencie todas as partes móveis em um só lugar
Não é preciso dizer que uma conferência virtual de qualquer tamanho exige MUITO planejamento e, se você chegou a esta fase do jogo, provavelmente já está sentindo isso. Acompanhe o progresso do seu evento virtual organizando suas tarefas em uma plataforma online de gerenciamento de projetos.
Em outras palavras, você deve usar o ClickUp.
O ClickUp é o elemento que vai manter o planejamento do seu evento virtual coeso, e um dos seus principais trunfos é a capacidade de personalização. Isso significa que todos na equipe podem trabalhar da maneira que quiserem.
Como usamos nossa própria plataforma para planejar o LevelUp? Aqui estão algumas pequenas ações obrigatórias que causam um grande impacto:
- Crie uma única lista para tudo relacionado à sua próxima conferência e adicione campos personalizados às suas tarefas para cada departamento, a fim de mostrar a quais partes interessadas e organizadores a tarefa se refere.
- Encontre rapidamente as tarefas atribuídas a você em cada lista com filtros e o Modo Eu. Encontre suas tarefas imediatas e mais urgentes, eliminando qualquer distração e analisando as tarefas que dizem respeito a determinados organizadores de eventos ou apenas a você.
- Use o Painel para ver facilmente um resumo sem filtros de quão perto você está de concluir seu projeto. Basicamente, essa é uma visão geral de como as coisas estão indo. Use o Painel em reuniões ao reportar-se a partes interessadas ou gerentes de projeto.
- Realize suas reuniões diretamente no ClickUp! Transforme qualquer reunião em uma reunião Zoom com a integração do Zoom na sua tarefa do ClickUp.
Passo 5: Divulgue ao máximo
Você está quase lá! Você tem:
✅ O tipo de evento
✅ O serviço de streaming
✅ A agenda
✅ A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos. Ahem, ahem, ClickUp.
Agora, é hora de colocar os participantes virtuais nessas cadeiras virtuais, implementando uma estratégia de marketing abrangente para atingir seus objetivos.
As conferências virtuais oferecem a flexibilidade de atrair públicos de todo o mundo, desde que você saiba como alcançá-los! O ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar suas publicações nas redes sociais, vídeos no canal do YouTube da sua empresa, marketing por e-mail, estratégias de relações públicas e muito mais.
Use campos personalizados para acessar rapidamente postagens, formulários, documentos, URLs e até mesmo informações básicas para revisão ou referência. Eles permanecem com suas tarefas e subtarefas em todas as etapas do seu processo de planejamento, e o céu é o limite quando se trata de tudo o que os campos personalizados podem conter! Então, divirta-se com eles. 🤓
Se sua estratégia de marketing inclui adicionar um status VIP à sua lista de convidados, acordos com influenciadores para promover seu evento ou patrocínios, então é hora de usar o Centro de Modelos do ClickUp.
Crie ou aplique um modelo pré-construído de planejamento de eventos do Centro de Modelos do ClickUp.
Escolha um dos modelos pré-criados do ClickUp projetados para o planejamento de eventos ou crie o seu próprio para cobrir rapidamente todas as bases necessárias para tarefas recorrentes.
Preparar, apontar, partir!
Lembre-se, isso é apenas o começo!
Esses podem ser os cinco passos essenciais para planejar seu próximo evento de conferência virtual, mas as possibilidades são infinitas e o mercado de eventos online só está crescendo! Então, deixe o ClickUp fazer o trabalho pesado na parte organizacional e dê asas à sua criatividade!
