Parece que foi ontem que estávamos brincando sobre combinar nossas calças de moletom com camisas de botão para a empresa All Hands. Mas isso foi na época em que reuniões virtuais foram a exceção!
Desde então, participamos de mais discussões on-line, happy hours, chás de bebê e sessões de brainstorming do que podemos contar - a ponto de as reuniões virtuais serem a nova norma.
Principalmente em ambientes profissionais, a maioria das reuniões será realizada on-line, a menos que o convite indique o contrário. E com esse novo padrão, vem um código de conduta virtual para garantir que todos na chamada se sintam ouvidos, envolvidos e possam participar adequadamente de conversas significativas.
Não importa o quanto a sua equipe se sinta confortável e descontraída durante as reuniões regulares reuniões de revisão de sprint para que as reuniões virtuais sejam bem-sucedidas, a etiqueta das reuniões virtuais é fundamental para aumentar a produtividade, dar o melhor de si e construir relacionamentos profissionais.
Continue lendo enquanto nos aprofundamos nas regras fundamentais dos modos modernos de reunião, incluindo o que é etiqueta em reuniões virtuais, seus benefícios e 10 regras essenciais para qualquer ambiente profissional on-line.
O que é etiqueta em reuniões virtuais?
A etiqueta em reuniões virtuais define o padrão de como as equipes e os líderes devem se comportar e tratar os outros durante as reuniões on-line. Pense nela como um conjunto padronizado de diretrizes para manter o profissionalismo em todas as áreas. 🫱🏼🫲🏾
Se uma empresa quiser que todos os seus funcionários sigam um protocolo específico ao se conectar com outros departamentos, liderar reuniões iniciais do projeto ou participar de ambientes formais, sugerimos fornecer um recurso que documente exatamente o que é esperado. Nesse caso, você pode vincular a etiqueta da reunião on-line à etiqueta da sua empresa valores fundamentais da empresa , filosofias ou metas. 🎯
E se a sua empresa não tiver suas expectativas prontamente acessíveis, não há problema! Todas as dicas a seguir são boas regras para causar uma impressão duradoura e positiva em quem você encontrar. Mas falaremos mais sobre isso daqui a pouco. ⬇️
Lembre-se de que o respeito mútuo e a etiqueta comercial em geral não são novidade! Mas há algumas diferenças importantes entre as reuniões virtuais e as presenciais que você deve considerar para se manter no caminho certo, dentro do prazo e informado.
Por que a etiqueta das reuniões virtuais é importante?
A etiqueta das reuniões virtuais define o tom da reunião e promove relacionamentos de trabalho sólidos ao aderir a um grau consistente de profissionalismo.
É fácil perder minutos valiosos ou até mesmo horas da sua semana diante de uma reunião que "poderia ter sido um e-mail", em que alguns membros da equipe fazem projeção astral no espaço enquanto outros desviam a discussão do assunto.
O tempo gasto esperando que os outros participem, se envolvam na conversa ou se atualizem sobre os pontos de discussão perdidos realmente se acumula. E por mais agradável que seja ver os membros da nossa equipe pela tela, há maneiras mais intencionais de passarmos o tempo.
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Além de seu calendário diário, há outros benefícios significativos em manter uma etiqueta adequada para reuniões virtuais - começando pelo respeito aos seus colegas.
Quase todos os aspectos da etiqueta de reuniões de negócios estão relacionados ao simples fato de estar preparado.
Dedicar tempo, reflexão e esforço a uma reunião antes que ela ocorra mostra à sua equipe, aos líderes e aos clientes em potencial que você os respeita. Além disso, isso mantém as reuniões funcionando sem problemas, estabelecendo e orientando a conversa para melhorar a colaboração geral, a produtividade e a comunicação da equipe! ✅
Uma etiqueta de reunião virtual bem pensada deixa bastante tempo para ouvir, pensar e responder uns aos outros. Isso não só estabelece a confiança entre os participantes, mas também prepara todos para o sucesso, informando-os sobre o que podem esperar de você e o que você espera deles em troca.
10 regras de etiqueta para reuniões virtuais
Mesmo que você ache que, em geral, adota a etiqueta adequada para reuniões virtuais, os pequenos detalhes fazem toda a diferença.
No final das contas, a pessoa que aplica aquele 1% de esforço extra para reunião diária do scrum será sempre aquele que deixará um impacto duradouro. Ser pontual, educado e atencioso não é suficiente para mostrar aos seus colegas e organizadores exatamente quanto trabalho ou conhecimento você investiu em uma reunião.
Mas não precisa se preocupar! Nós o ajudamos com 10 regras de etiqueta para reuniões virtuais em qualquer ambiente de negócios on-line. Trate essas regras como sua etiqueta pessoal SOP compartilhe-os com a equipe ou verifique sua conduta atual em relação a eles para ver onde seus esforços são excelentes e onde podem ser melhorados.
Além disso, tons de recursos, modelos e dicas estão à sua frente para obter ainda mais suporte à medida que você domina essa nova habilidade - bem a tempo para o seu próximo Reunião ágil . 😎
1. Conheça sua plataforma de reunião
Da mesma forma que você visitaria as salas de aula antes do primeiro dia de aula ou localizaria a sala de conferência durante a visita a um novo escritório, é importante conhecer o software de videoconferência que você está usando para reuniões virtuais.
Se você for o anfitrião da reunião, estabeleça-se como um especialista em sua plataforma de reunião virtual, mostrando-se confiante no uso do software. Se estiver usando uma ferramenta com a qual as pessoas não estão familiarizadas, esteja preparado para responder às perguntas rapidamente e ajudá-las a se concentrar na reunião, não_ tendo que se concentrar na experiência técnica.
E já que estamos falando disso... se couber a você escolher a plataforma de reunião, escolha uma que as pessoas provavelmente já tenham usado antes ou que se familiarizem rapidamente, como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
Outra parte importante de conhecer sua plataforma de reunião virtual é conhecer seus recursos. Se a sua reunião exigir a capacidade de criar salas de descanso, compartilhamento de tela ou colaboração em um recurso compartilhado, certifique-se de que a plataforma seja compatível com isso.
Uso de recursos dinâmicos software de gerenciamento de reuniões como ClickUp é uma ótima maneira de garantir que sua experiência com ferramentas de videoconferência como o Zoom seja sempre perfeita e produtiva.
Inicie e participe de reuniões diretamente de suas tarefas com a integração do Zoom do ClickUp Integração com o Zoom do ClickUp ajuda você a comandar melhor seu espaço de reunião virtual, acompanhar sua agenda e conduzir discussões sem ter que sair do seu Espaço de trabalho .
Inicie reuniões no Zoom, assista à gravação mais tarde ou revise o resumo da reunião - tudo de dentro do seu Tarefa ClickUp ! E se sua reunião já estiver em andamento, o ClickUp publicará automaticamente um comentário com o link para que todos os envolvidos participem o mais rápido possível.
2. Venha preparado com uma pauta de reunião
Já mencionamos isso antes e não podemos enfatizar o suficiente - prepare-se, prepare-se, prepare-se!
Tenha um plano para a reunião antes de ela começar e crie uma pauta para dar à sua discussão uma direção clara do início ao fim. Para reuniões de equipe virtuais de alto nível, compartilhe sua pauta da reunião com os participantes bem antes da reunião para que eles tenham tempo de examiná-la, saber o que esperar e acrescentar o que for necessário.
Se houver algum material que os participantes precisem ler ou responder com antecedência para participar da discussão, trate a pauta como um conjunto de instruções e dê aos participantes a quantidade adequada de tempo e recursos para se prepararem.
A melhor maneira de garantir que você esteja pronto para qualquer reunião é com um modelo de pauta de reunião personalizável que cubra todas as suas bases. A vasta biblioteca de modelos do ClickUp está repleta de recursos gratuitos para todos os casos de uso, inclusive este!
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Prepare-se com uma pauta específica para sua situação usando este Modelo de reunião geral do ClickUp ou o Modelo de relatório de comitê para comunicar objetivos claros.
Ambos os modelos promovem a transparência em toda a sua equipe ou organização e alinham os membros aos principais objetivos ou metas usando recursos como Documentos do ClickUp , status personalizados e várias exibições de projeto para estabelecer clareza e incentivar a colaboração.
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Outra maneira de se preparar para a reunião? Saiba o que está na sua tela antes de compartilhá-la._ Ter 1.000 guias abertas não é uma boa aparência. E, embora não seja a primeira vez que alguém compartilha acidentalmente informações confidenciais da empresa, uma conversa particular no Slack ou sua lista de reprodução do Spotify Wrapped, você não quer que isso aconteça com você.
3. Respeitem o tempo uns dos outros
Em primeiro lugar, seja pontual. ⏱
Como anfitrião de uma reunião, nunca é uma boa etiqueta de reunião virtual deixar sua equipe esperando e, principalmente, os clientes em potencial.
Mas a mesma regra se aplica aos participantes da reunião - não deixe seu anfitrião esperando! Seu anfitrião provavelmente é um de seus colegas de equipe, um membro de outro departamento ou um gerente. Você provavelmente trabalha com ele diariamente ou até mesmo tem uma amizade com ele. Trate-o com o respeito que todos nós merecemos, aparecendo pronto para iniciar a reunião no horário planejado.
Se você é uma pessoa que às vezes tem dificuldades com o gerenciamento diário do tempo, use ClickUp para definir um lembrete ! Seu futuro eu lhe agradecerá pelo aviso. 🙌🏼
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Além disso, todos nós temos agendas lotadas, mas recursos como esse interativo Modelo de programação de equipe do ClickUp garantirá que todos os membros estejam informados sobre quando e quais reuniões devem ser realizadas nas próximas semanas. Como líder, você também verá como sua equipe itinerário da equipe está sendo preenchido para que você possa tomar decisões estratégicas sobre o melhor uso do tempo deles!
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4. Vista-se para o sucesso
Podemos brincar com a combinação de calça de moletom e camisa de botão, mas você ainda deve segui-la em todas as reuniões virtuais.
Seja no escritório ou on-line, vestir-se adequadamente é muito importante. A etiqueta adequada sugere que você use em sua videoconferência o mesmo que usaria em um ambiente de trabalho presencial. Mas a boa notícia é que há uma certa margem de manobra nas reuniões virtuais, pois a tela é cortada bem acima da cintura - o que significa que, sim, você pode_ usar aqueles Uggs!
Além da aparência agradável, seu guarda-roupa para reuniões virtuais deve estar alinhado com o tom da própria reunião. Evite joias que distraiam, padrões que não se traduzam bem em vídeo ou camisetas gráficas que os outros talvez não entendam.
5. Evite distrações
Evitar distrações inclui evitar o desejo de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Mantenha o foco na reunião em questão! Se o anfitrião preparou e compartilhou a pauta com antecedência, você pode presumir que cada ponto de discussão é intencional e pertinente à conversa. Antes da reunião, lembre-se de..
- Guardar seu celular
- Desligar a TV ou a música
- Silenciar todas as notificações
- Fechar suas guias extras
E, por favor, pelo amor de todas as coisas boas e produtivas, não coma durante a chamada.
Os ambientes caóticos são outro fator comum de perda de foco durante as reuniões virtuais. Se você estiver em uma cafeteria, tiver as crianças durante o dia ou compartilhar um espaço de escritório com seu parceiro, escolha um plano de fundo alternativo ou use um efeito de desfoque para manter você e todos os outros participantes da reunião conectados à sessão.
Procure algo limpo, minimalista e neutro. Assim, você poderá se concentrar em encontrar o local em sua casa com a melhor iluminação em vez da parede mais agradável esteticamente.
Não há necessidade de procurar na Web por um desses fundos perfeitos, no entanto!
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6. Saiba quando falar e quando ouvir
Os ouvintes ativos não apenas dão a cada indivíduo a chance de falar, mas mostram que você se importa com o que eles têm a dizer.
O anfitrião da reunião e os participantes devem encontrar o equilíbrio entre falar, ouvir e fazer perguntas para entender alguém - e não para derrubá-lo. Isso ajudará todos os envolvidos a tirar mais proveito da conversa, promovendo a abertura de espírito e a comunicação aberta!
Aqui estão mais algumas maneiras de incorporar a etiqueta de reuniões virtuais em seu estilo de discussão:
- Fale com confiança, mas seja conciso
- Evite ficar se repetindo ou insistir demais no assunto
- Mantenha o microfone no modo silencioso, a menos que lhe seja dito o contrário ou que esteja falando
- Guarde as perguntas para o final da discussão, a menos que o anfitrião as solicite
Outro problema com o qual todos nós já nos deparamos durante reuniões virtuais é o temido atraso de áudio. 🙄
Não importa o quão forte seja seu Wi-Fi, a conexão ainda cai às vezes durante as reuniões on-line! Para evitar falar por cima de alguém ou interromper o fluxo da conversa, use o recurso de mão levantada em sua plataforma, se possível, ou expresse seu interesse em falar no bate-papo. 🙋🏼♀️
7. Faça o mínimo de anotações
Mesmo que suas intenções estejam no lugar certo, evite tomar notas anotações detalhadas da reunião a menos que você seja instruído a fazer isso. Em vez disso, atenha-se aos principais pontos da conversa e revise as atas da reunião posteriormente, caso haja alguma falha evidente em suas anotações.
Uma grande vantagem das reuniões virtuais é a possibilidade de gravar a reunião inteira ou criar um resumo da reunião. Aproveite esses recursos para tornar a reunião o mais intensa possível - pausas frequentes na conversa interrompem o fluxo de informações, atrasam sua agenda e desperdiçam um tempo precioso.
Como anfitrião da reunião, designe um membro da sua equipe para registrar as atas da reunião e informe aos participantes que elas serão distribuídas imediatamente após o término da reunião. Isso ajuda você e os participantes a se manterem presentes e evita que você tenha que se repetir!
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As atas de reunião resumem a estrutura e as principais conclusões de reuniões importantes. Elas são compartilhadas com todos os envolvidos e mantêm seu progresso em mente para executar acompanhamentos e itens de ação mais rapidamente.
Recursos como este Modelo de ata de reunião do conselho de administração e o Modelo de ata de reunião do ClickUp torne esse processo mais organizado e eficiente com páginas personalizáveis e pré-criadas para gerenciar equipes, anotações e detalhes em um ClickUp Doc colaborativo!
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8. Reunião longa? Programe intervalos
Se você sabe que a reunião será muito longa, programe um tempo na pauta para um intervalo rápido.
Permita que você e seus colegas tenham um momento para se afastar da tela, fazer um lanche ou se alongar. Isso não atrapalhará a conversa, mas a melhorará muito! Pausas breves ajudarão todos a se manterem bem dispostos, sem enfrentar fadiga ou dores de cabeça.
Não precisa ser longo, basta definir seu temporizador no ClickUp por cinco minutos e abra uma água com gás porque você merece.
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E se a reunião da qual você estiver participando não informar se serão oferecidos intervalos, deixe um rápido "brb!" no bate-papo se precisar de uma pausa, simples assim. 💬
9. Deixe espaço para perguntas
Inclua a parte de perguntas e respostas de sua reunião na pauta para que seus colegas tenham o tempo adequado para preparar mentalmente as perguntas, expressar suas opiniões ou oferecer sugestões.
...Se você seguiu à risca todas essas regras de etiqueta para reuniões virtuais, provavelmente acabou de encerrar uma conversa intensa e envolvente - espere que as pessoas tenham algo a dizer sobre isso. 🙂
Dica profissional: incentive os participantes da reunião a entrar em contato com perguntas, ideias ou comentários, mesmo após o término da reunião.
10. Faça um comentário de encerramento
Sabe aquela sensação de pânico antes de tirar uma foto que faz você dizer "o que eu faço com as minhas mãos?" Bem, encerrar uma reunião virtual sem uma declaração final é o equivalente profissional a isso.
Antes de seus colegas encerrarem a reunião, faça um breve resumo das próximas etapas imediatas, como e quando você fará o acompanhamento, os resultados e o cronograma futuro.
Dica profissional: O ClickUp pode ajudá-lo a delegar itens de ação do Docs, Quadros brancos , comentários e muito mais, para que você possa começar a executar essas tarefas sem perder tempo! Transformar texto, gravações de tela e objetos em tarefas conectadas diretamente aos seus fluxos de trabalho para aumentar a eficiência e manter o ritmo da reunião.
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Em seguida, e o mais importante, agradeça à sua equipe pelo tempo dedicado! Todos vocês fizeram um ótimo trabalho hoje. 👏
FAQs e dicas de etiqueta para reuniões virtuais
O que fazer e o que não fazer em reuniões virtuais?
As reuniões virtuais geralmente têm expectativas de participação diferentes das reuniões presenciais. Para garantir que todos se mantenham no caminho certo e contribuam para a conversa, aqui estão algumas diretrizes de etiqueta a serem seguidas:
Do's
- **Ser pontual. O login na reunião virtual com alguns minutos de antecedência permite a configuração técnica necessária.
- Mantenha-se concentrado. Preste atenção ao palestrante como se estivesse em uma reunião presencial.
- **Tire o som quando não estiver falando. Isso ajuda a reduzir qualquer ruído de fundo.
- **Use vídeo quando possível. Isso ajuda a criar uma interação mais pessoal.
- **Faça a apresentação em uma sala silenciosa e bem iluminada. Um ambiente claro e sem distrações ajuda todos a se concentrarem.
- **Prepare-se com antecedência. Se for fazer uma apresentação, certifique-se de que todos os seus materiais estejam prontos antes do início da reunião.
Don'ts
- **Não faça várias tarefas ao mesmo tempo. Isso é desrespeitoso e pode fazer com que você perca informações importantes.
- **Não interrompa. Permita que os outros terminem seus pensamentos antes de você começar a falar.
- **Não coma durante a reunião. Isso pode distrair e ser pouco profissional.
- **Não se esqueça de verificar sua tecnologia. Verifique se a conexão com a Internet, o microfone e a câmera estão funcionando corretamente com antecedência.
- Não saia abruptamente. Se precisar sair da reunião mais cedo, informe o anfitrião com antecedência.
Como você faz um meet and greet virtual?
Uma reunião virtual é uma ótima maneira de estabelecer um relacionamento com seus colegas, mesmo trabalhando remotamente. Aqui estão algumas dicas para realizar reuniões e saudações virtuais bem-sucedidas:
- Cumprimente as pessoas individualmente. Inicie cada conversa se apresentando e perguntando à outra pessoa como ela está.
- **Mantenha a conversa curta e agradável. Tente manter o foco na conversa e evite desviar o assunto.
- **Seja um ouvinte ativo. Ouça com atenção e fique atento aos comentários da outra pessoa.
- Certifique-se de saber como usar a tecnologia para que todos possam se comunicar em tempo real sem interrupções ou dificuldades técnicas.
- Esteja atento à linguagem corporal, mesmo que vocês não possam se ver, a linguagem corporal ainda é importante. Certifique-se de manter uma boa postura e de estar atento às expressões faciais.
- Termine a conversa educadamente agradecendo à outra pessoa pelo tempo dispensado e expressando sua intenção de se conectar novamente no futuro.
Como ter uma boa etiqueta em uma reunião virtual como participante?
Os participantes da reunião têm uma função importante para garantir que as reuniões virtuais sejam bem-sucedidas. Aqui estão algumas dicas de etiqueta para uma boa reunião virtual como participante:
- **Leia todos os materiais que foram enviados antes da reunião e venha preparado com perguntas ou comentários.
- **Participe da discussão: Não tenha medo de falar e compartilhar suas ideias sobre o tópico em questão.
- **Mantenha-se concentrado. Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo, pois isso pode distrair todos os envolvidos3.
- Seja respeitoso. Ouça com atenção e seja cortês com os outros participantes da discussão.
- Compartilhe sua tela. Se tiver materiais que precisem ser compartilhados, compartilhe sua tela com todos para que possam acompanhar.
- **Use a tecnologia adequadamente. Certifique-se de que todos os participantes saibam como usar a tecnologia antes do início da reunião.
- Mantenha-se na tarefa e não tenha medo de trazer a conversa de volta aos trilhos se ela começar a se desviar muito do tópico em questão.
As reuniões virtuais modernas começam no ClickUp
Não importa quão formais ou frequentes sejam suas reuniões, essas 10 regras de etiqueta para reuniões virtuais garantirão que você esteja enviando a mensagem certa. Seu esforço será demonstrado a todos os envolvidos e, seja você um convidado ou o anfitrião, o tempo que você dedicou ao seu profissionalismo será apreciado e retribuído dez vezes mais!
Tudo isso simplesmente por ser respeitoso com seus colegas. 💜 Apoie-se no ClickUp acessíveis neste blog para aumentar sua produtividade geral e definir o padrão de etiqueta para reuniões virtuais que você e sua equipe devem manter sempre.
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