O guia definitivo para o gerenciamento de projetos de eventos

"Por que não há pratos veganos?" "A banda está reclamando do microfone e da iluminação." "Há um convidado que diz ter confirmado a presença, mas não consigo encontrá-lo na lista!"_

Imagine ter que lidar com todos esses problemas enquanto gerencia um evento inteiro!

É exatamente isso que os gerentes de projetos de eventos têm de fazer, portanto, não é de surpreender que eles precisem de um pouco de ajuda para gerenciar tudo isso.

Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de projetos de eventos e destacaremos oito dicas que os planejadores de eventos podem aprender com os gerentes de projetos, além de o melhor aplicativo de eventos para ajudá-lo a fazer tudo isso .

Vamos começar a festa! 🥳

O que é gerenciamento de projetos de eventos?

O gerenciamento de projetos de eventos tem tudo a ver com planejamento, organização e manutenção de um evento bem-sucedido .

Esses eventos podem ser eventos de tapete vermelho, festas, convenções, feiras comerciais e qualquer outra coisa que você possa comemorar.

Embora os eventos sempre pareçam divertidos e descontraídos, é necessário muito trabalho para chegar a esse ponto.

O processo de planejamento de eventos requer orçamento, agendamento, reservas, coordenação de transporte e, o mais importante, boa comida!

Afinal de contas, você não quer que seus convidados se sintam assim:

Quais são os principais componentes do planejamento de eventos de gerenciamento de projetos?

A data do evento e o número de convidados são os dois fatores mais importantes do planejamento de eventos. Mesmo que você esteja planejando um evento menor, ter um número estimado de convidados pode ajudá-lo a planejar o serviço de bufê, os planos de evacuação e muito mais.

Aqui estão alguns outros componentes cruciais que precisam ser incluídos em seu plano de evento:

• O evento: escolha um tipo específico de evento e tema
• **Local: selecione um local adequado ao evento, aos convidados e ao tema
• Orçamento: estimar todas as despesas do evento e criar umorçamento para o projeto *Patrocinadores: eventos especiais podem ser caros e atrairpatrocinadores pode ajudá-lo a gerenciar todos esses custos
• Voluntários: selecionam uma equipe qualificada e organizam contratos, funções,itineráriose reuniões
• Marketing: aqui, você precisará atrair pessoas para o evento. Isso pode ser feito por e-mail marketing, campanhas de mídia social ou anúncios impressos
• Entretenimento: selecione uma banda, um orador principal, dançarinos ou qualquer tipo de apresentação para manter os convidados entretidos
• Produção: se o evento for transmitido ao vivo, você precisará organizar as gravações audiovisuais e a transmissão
• **Equipamentos: certifique-se de que o Wi-Fi, os microfones, a iluminação, os projetores, as telas e os cabos estejam funcionando corretamente
• Participantes: forneça informações sobre o evento, como processos de pagamento, detalhes de contato e instruções para todos os participantes. Você também deve distribuir passes de acesso para evitar que os invasores da festa entrem sorrateiramente

Quais são as semelhanças entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de eventos?

Aqui estão três semelhanças entre o gerenciamento de eventos e o gerenciamento de projetos:

1. Ambos usam marcos para acompanhar o progresso

Os gerentes de eventos e de projetos usam marcos do projeto para garantir que tudo seja entregue no prazo.

O que são marcos?

Os marcos são basicamente pontos de verificação que mostram quando você concluiu eventos ou tarefas importantes. No gerenciamento de projetos, isso poderia ser a finalização do plano do projeto .

Como os eventos têm muitas partes móveis, os marcos ajudam os gerentes de eventos a garantir que tudo esteja ocorrendo conforme o planejado.

Aqui estão alguns marcos de planejamento de eventos marcos de gerenciamento de projetos :

• Seleção do local
• Envio de convites
• Abertura do evento
• Avaliação pós-show

2. Ambos usam listas de tarefas para se manterem organizados

As listas de tarefas são simples listas de afazeres que geralmente contêm metas de curto prazo. Ao concluir essas metas, você se aproxima um pouco mais de seus marcos.

Os gerentes de projeto e planejadores de eventos usam listas de tarefas para garantir que nenhuma tarefa seja deixada de lado. Imagine se esquecer de organizar a música e deixar seus convidados com essa sensação:

Aqui está um exemplo de uma lista de tarefas de planejamento de eventos:

• Reunir-se com o cliente
• Verificar alguns locais
• Definir um orçamento
• Determinar as datas do evento
• Criar o site do evento
• Organizar os artistas
• Organizar os patrocinadores
• Criar uma lista de verificação no local
• Pesquisa pós-evento

3. Ambos exigem colaboração entre equipes

O gerenciamento de projetos depende do esforço combinado da equipe de projeto, da equipe financeira, da equipe de marketing, da equipe de produção e de muitas outras para entregar um projeto no prazo.

Da mesma forma, para criar um evento de sucesso, você precisa de:

• A equipe financeira para elaborar orçamentos precisos
• A equipe de gerenciamento de relacionamento com o cliente para determinar o que os convidados querem
• A equipe de vendas para gerenciar pagamentos e ingressos
• A equipe de vendasequipe de marketing para promover o evento

Você precisa de todas as mãos no convés se não quiser que seu evento entre para a história (ou para o oceano) como um dos piores eventos de todos os tempos!

O que faz um gerente de projetos de eventos?

Os gerentes de projetos de eventos precisam gerenciar o evento desde a concepção inicial até a conclusão bem-sucedida do evento.

Um planejador de eventos é basicamente um super-herói, pois tem de lidar com coisas que estão fora de seu controle, como condições climáticas adversas repentinas, voos atrasados e quedas de energia.

Além de seus deveres de super-herói, aqui estão algumas outras responsabilidades de um gerente de eventos:

• Definir marcos, cronogramas e prazos do projeto
• Organizar um evento que atenda aos objetivos da empresametas e objetivos da empresa* Selecionar o local, as decorações, os fornecedores e o entretenimento 🎸
• Negociar contratos com fornecedores e clientes
• Manter os orçamentos do evento
• Resolver quaisquer problemas dos clientes que ocorram durante o evento. Por exemplo, convidados que reclamam do conteúdo do comediante

se ao menos o gerente do evento tivesse nos contratado... 😉

8 dicas que os planejadores de eventos podem aprender com os gerentes de projetos

Um planejador de eventos tem funções semelhantes às de um gerente de projetos. A única diferença é que um gerente de eventos precisa ter mais paciência, pois precisa manter as pessoas alimentadas, aquecidas, felizes e entretidas!

Para evitar que sua paciência se esgote, aqui estão oito dicas que podem ser emprestadas dos gerentes de projeto:

**Dica 1: crie um plano de projeto

Primeiro, você precisará criar um conceito de evento.

Isso inclui determinar o tipo de evento que será realizado, quais são as metas do evento, restrições de tempo específicas e uma análise detalhada das tarefas e dos membros da equipe envolvidos.

A. Metas

Você pode definir uma meta tangível, como conseguir que 500 convidados participem do evento, ou pode definir metas intangíveis, como criar conscientização para a sustentabilidade ambiental. #SaveThePlanet 🌳

Seja qual for sua escolha, você precisará usar uma ferramenta como o ClickUp para medir seu progresso em direção a essas metas.

**Espere... O que é ClickUp?

O ClickUp é um dos aplicativos mais populares do mundo mais bem avaliadas do mundo software de produtividade e gerenciamento de eventos usado por equipes altamente produtivas em pequenas e grandes empresas.

Com recursos como Documentos que permitem que você crie belos programas de eventos para ajudar Lembretes que garantem que você nunca se esquecerá de pegar o bolo, o ClickUp é o aplicativo mais completo para eventos ferramenta de gerenciamento de projetos existentes.

Agora, vamos voltar a falar sobre como o ClickUp pode ajudá-lo a definir metas de eventos. Metas no ClickUp são objetivos de alto nível que podem ser divididos em metas menores Metas. Toda vez que você completa uma Target, fica mais perto de atingir sua meta.

O ClickUp também exibe o progresso de sua meta em porcentagens, para que você saiba exatamente em que ponto está.

Interessado em definir metas de equipe? Veja mais em_ como usar o ClickUp para definir metas para sua equipe. B. Restrições

Ao planejar um evento, é provável que você se depare com algumas restrições.

Podem ser restrições de orçamento, um local pequeno, um prazo difícil ou membros limitados da equipe.

É fundamental identificar essas restrições para que você possa organizar o evento com elas em mente.

Um ótimo organizador de eventos usará as restrições como uma oportunidade para ser criativo! Por exemplo, se o espaço no local do evento for limitado, você poderá abrir as portas laterais para criar uma área extra com tendas. 🎪

O ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar essas restrições usando gráficos de gerenciamento de projetos , modelos de planejamento de eventos e visualizações:

• Visualização do gráfico de Gantt **Programe tarefas, gerencie prazos e lide com gargalos nessa visualização
• Modelo de orçamento Visualize as despesas de seu evento e elabore um orçamento
• Visualização de mapa **Escolha um local para seu próximo evento e verifique o tamanho do local

C. Delegação de tarefas

Para gerenciar eventos adequadamente, você precisa dividir tarefas grandes em partes menores de trabalho e atribuir datas de vencimento a elas.

Por exemplo, para garantir um local, você precisa:

• Pesquisar os locais
• Realizar visitas presenciais
• Assinar contratos
• Enviar pagamentos

Aqui, você também deve selecionar uma equipe de projeto de evento e atribuir tarefas específicas aos membros da equipe.

Felizmente, o ClickUp pode ajudá-lo com todos os itens acima.

Tudo o que você precisa fazer é criar uma tarefa no ClickUp e atribuir tarefas a um cessionário único , vários responsáveis ou um Equipe. Você também pode adicionar datas de vencimento para suas tarefas.

O ClickUp também permite que você crie Listas de verificação de tarefas e atribua tarefas a um membro específico da equipe.

A delegação eficaz de tarefas ajuda as equipes a evitar erros graves, como reservar o orador principal para o voo errado.

**Dica 2: defina marcos

Agora que você tem suas tarefas e prazos alinhados, precisa definir alguns marcos .

Seu marco pode ser a venda de 400 ingressos uma semana antes da data do evento ou a conquista de 250 seguidores no Twitter duas semanas após o término do evento.

Quando você liga o Marcos do ClickUp ClickApp **As tarefas são transformadas em marcadores de progresso.

Você também pode ver seus Milestones na seção Visualização do gráfico de Gantt . Eles serão representados como formas de diamante para que você possa ver facilmente todos os eventos grandes e brilhantes que precisam ser concluídos.🔶

**Dica 3: o trabalho em equipe faz o evento funcionar

Para organizar um evento bem-sucedido, você precisa garantir que todos conheçam suas responsabilidades.

Comunicar o plano do projeto a todos os departamentos e estabelecer reuniões semanais com a equipe manterá todos na mesma página e aumentará a produtividade a colaboração da equipe .

Dessa forma, se você estiver organizando um evento com tapete vermelho, sua equipe poderá trabalhar em conjunto com facilidade para realizar um evento fantástico:

Com o ClickUp, você também pode definir Funções personalizadas para cada projeto.

Dessa forma, todos têm acesso aos documentos certos e sabem qual é a função que precisam desempenhar.

Sua equipe de eventos também precisa de uma maneira de se comunicar rapidamente. Com Visualização de bate-papo do ClickUp sua equipe pode discutir qualquer coisa, desde as próximas tarefas até a empolgação com o evento.

Precisa criar e compartilhar listas de fornecedores ? Documentos no ClickUp são o lugar perfeito para você criar qualquer documento digital que possa ser compartilhado com os membros da equipe e partes interessadas internas .

Às vezes, uma reunião presencial não é necessária. É por isso que o ClickUp tem um Integração com o Zoom que permite que você participe rapidamente de chamadas do Zoom sem precisar sair do ClickUp!

Mas, se você preferir reuniões à moda antiga, basta definir tarefas recorrentes para suas reuniões semanais, para que você nunca se esqueça delas:

**Dica 4: sempre acompanhe o progresso

Os profissionais de eventos entendem a importância de acompanhar o progresso das tarefas e dos prazos do projeto.

Acompanhar o progresso ajudará a sua equipe de eventos a determinar quanto trabalho ainda resta e se os prazos serão cumpridos. Além disso, isso o ajudará a manter seus clientes informados sobre eventuais atrasos.

O ClickUp facilita muito o controle do progresso.

Com Status personalizados , você pode adicionar diferentes estágios ao seu projeto de evento, como "logística", "convites" e "dia do evento" Dessa forma, você pode criar um fluxo de trabalho de evento que funcione para você.

_Precisa acompanhar de perto o andamento do seu evento corporativo de alto nível? Painéis de controle fornecem uma visão geral de alto nível do seu evento. Aqui, você pode monitorar o progresso do projeto o desempenho dos funcionários e os gargalos em seu fluxo de trabalho.

Você também pode adicionar Widgets do Sprint como Gráficos de burnups , Gráficos de burndown , Diagramas de fluxo cumulativo , e Gráficos de velocidade em seu Dashboard para garantir que você organize o melhor evento de gala:

**Dica 5: demonstre liderança e confiança

Demonstrar excelentes habilidades de liderança e confiança o ajudará a manter sua equipe motivada.

Isso é especialmente importante para o gerenciamento de riscos.

_O que queremos dizer?

Os eventos sempre têm muita coisa acontecendo e, às vezes, as coisas podem dar errado. Por exemplo, pode ocorrer um incêndio ou uma briga.

Seja qual for o desastre, você não pode deixar seus convidados e sua equipe correndo para cima e para baixo como galinhas sem cabeça.

O truque é manter a calma e a concentração para que sua equipe possa seguir o exemplo.

Não tem certeza de como lidar com a agitação do gerenciamento de projetos? Aqui estão 3 dicas de gerenciamento de projetos para gerentes ocupados ._

**Dica 6: seja flexível

Ser um gerente de eventos flexível significa que você será capaz de lidar com atrasos, gargalos e outros desafios.

E ser um colega de equipe flexível significa que você ouvirá as opiniões de outras pessoas para obter os melhores resultados. Isso é extremamente importante para o gerenciamento de eventos, pois tudo pode mudar no último minuto e você não terá outra opção a não ser se adaptar.

Mas com uma ferramenta flexível de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, você pode lidar com qualquer coisa que apareça em seu caminho.

O ClickUp tem inúmeras opções de visualizações flexíveis para cada departamento de sua organização:

• Visualização de lista: visualize suas tarefas em uma lista sofisticada e filtre, classifique e agrupe colunas com facilidade
• Visualização do quadro: tem uma equipe ágil de gerenciamento de eventos? Use essa visualização para mover tarefas em sua equipe de gerenciamento de eventosfluxo de trabalho ágil* Visualização de caixa**Veja no que todos estão trabalhando, o que já foi feito e quem tem espaço para mais coisas em seu prato
• Visualização da carga de trabalho: gerencie a capacidade de trabalho da sua equipe para garantir que ninguém fique esgotado
• Visualização da linha do tempo: veja sua programação para um evento futuro

Arraste e solte para agendar tarefas na visualização Timeline do ClickUp.

**Dica 7: entregue um ótimo produto acabado

Lembra-se de quando mencionamos que um gerente de projetos de eventos precisa monitorar os eventos desde sua concepção até a conclusão?

Pois é, os gerentes de projetos precisam fazer o mesmo. Talvez esse seja um truque que os gerentes de projetos aprenderam com os planejadores de eventos. 😉

Não importa se um pequeno incêndio começou na cozinha ou se um dos DJs teve de ser substituído no último minuto. A única coisa que importa é o sucesso e a qualidade do evento.

O resultado do evento é o que seus convidados levarão consigo por semanas e meses após o evento.

Uma maneira fantástica de garantir que seus eventos futuros sejam ainda mais bem-sucedidos é coletar feedback de seus convidados e funcionários. Visualização do formulário do ClickUp permite que você crie belos formulários personalizados. Esses formulários podem ser compartilhados por meio de um link ou incorporados a páginas. As respostas dos formulários são automaticamente transformadas em tarefas e podem ser movidas por um fluxo de trabalho quando você estiver pronto.

**Dica 8: debriefing

O debriefing só acontece após o término do evento.

Todos os artistas estão voltando para sua cidade natal, as fotos do evento estão em todas as mídias sociais e os pedidos estão sendo processados.

Agora, você precisará agendar uma reunião com a equipe do projeto e os clientes para discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Para facilitar esse processo, peça aos seus funcionários que anotem todos os problemas que encontrarem durante o processo de planejamento do evento.
Por falar em fazer anotações, Bloco de notas do ClickUp é um espaço on-line gratuito para sua equipe de eventos anotar ideias e problemas em tempo real. Você pode até mesmo converter suas anotações em tarefas para a sessão de debriefing.

Vocês pensaram que este era o fim do evento? _Bem, prepare-se para a pós-festa porque ainda não terminamos.

Aqui estão outras maneiras pelas quais o ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar seus eventos:

• Modelos: use oModelo de gerenciamento de eventos,Modelo de planejamento de festaseModelo de planejamento de eventos para realizar eventos consistentes
• Revisão e anotações colaboração em anúncios para o evento e trabalho com os clientes para acelerar a aprovação de contratos
• Mapas mentais : faça um brainstorming de belos temas de eventos e mapeie o fluxo de trabalho de seu evento
• Prioridades de tarefas: classifique as tarefas como urgentes, de alta, normal ou baixa prioridade para que a equipe do evento conclua as tarefas na ordem correta
• Envie um e-mail para a ClickApp: mantenha contato com um interessado que prefere e-mail, enviando e recebendo e-mails diretamente das tarefas do ClickUp

O evento final 🎭

Embora os eventos sejam muito divertidos, fazer com que tudo funcione sem problemas é um evento totalmente diferente!

Felizmente, o evento ferramentas de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a gerenciar tudo sem transformar o evento em um circo.

Mas, se quiser que seus eventos sejam um sucesso, você precisa usar um software abrangente de planejamento de eventos como o ClickUp.

O ClickUp tem recursos como dependências de tarefas , preciso estimativas de tempo e poderosas aplicativos móveis que o ajudarão a lançar eventos bem organizados e bem-sucedidos. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo para experimentar uma ferramenta que pode ajudá-lo a organizar o evento de sua vida!