Às vezes, a aquisição parece um labirinto complicado. As empresas precisam navegar por inúmeras opções para chegar à linha de chegada, ou seja, escolher o fornecedor perfeito. Sem os modelos de QRF, os tomadores de decisão ficariam facilmente perdidos e sobrecarregados. 😵
Um modelo de RFQ padroniza o processo e ajuda você a reunir as informações relevantes para decidir sobre um fornecedor. Embora raramente recebam crédito, eles são uma parte essencial das compras e dos negócios em geral.
Para homenagear esses heróis desconhecidos, elaboramos uma lista com os 10 principais modelos de RFQ favoritos. Eles são os melhores do mercado, e a boa notícia é que a maioria deles é gratuita.
O que são modelos de RFQ?
Uma RFQ ou solicitação de cotação é um processo no qual as empresas buscam preços, ofertas e outras informações importantes de fornecedores e empreiteiros que desejam participar de um projeto. Os modelos de RFQ são documentos que permitem que as empresas coletem informações de maneira uniforme, o que as ajuda a analisá-las e a tomar uma decisão mais fácil.
O processo de RFQ pode ser mais ou menos específico, dependendo das necessidades da empresa. Além da cotação de preços, eles normalmente incluem informações de contato, condições de pagamento, cronograma e expectativas do projeto.
Elas são uma parte importante de todos os negócios, independentemente do setor e do tamanho, mas são particularmente significativas para empresas que precisam de um suprimento constante de determinados produtos.
Uma RFQ não deve ser confundida com uma RFP (solicitação de proposta). Embora semelhantes, esses documentos têm finalidades diferentes. Enquanto as RFQs têm como objetivo fornecer informações sobre preços, as RFPs geralmente incluem outros detalhes não relacionados a preços. As RFQs podem ser anteriores ou posteriores às RFPs.
O que faz um bom modelo de RFQ?
Não existe uma fórmula universal. Uma boa solicitação de modelo de citação ou um modelo de precificação é o que faz o trabalho e permite uma comunicação eficaz entre você e o fornecedor . Mas, em geral, um modelo de solicitação de cotação deve:
- Contenha todas as informações necessárias: Informações de contato, especificações exatas, informações de entrega e termos e condições
- Incluir diretrizes de envio: Prazo, formato preferido e método de entrega
- Ser claro e conciso: Com tabelas e outros elementos visuais para ajudar na legibilidade
- Ser flexível: Os fornecedores devem ter espaço de manobra em seuslista de fornecedores para o caso de quererem propor soluções alternativas
- Aparência profissional: Uniforme e visualmente atraente
10 modelos de RFQ para usar em 2024
Faça um favor a si mesmo e use um desses 10 modelos eficazes de RFQ em ClickUp , Word ou Excel. Eles fornecem uma base sólida para sua processo de aquisição mas também simplificá-lo, garantir a consistência e, por fim, levar a uma colaboração bem-sucedida entre você e os fornecedores. 🤝
Lembre-se: você sempre pode modificar os modelos para refletir suas necessidades comerciais específicas!
1. Modelo de solicitação de orçamento do ClickUp
Modelo de solicitação de orçamento do ClickUp
A Modelo de solicitação de orçamento do ClickUp é o mais simples e eficaz que um modelo de RFQ pode ter. Ele é curto, mas abrange todos os principais aspectos de uma RFQ, apresentando-os de forma clara e lógica. Depois de fornecer ao fornecedor um documento descrevendo sua proposta, você poderá plano estratégico orçamento e cronograma, envie a eles este documento de RFQ para coletar informações específicas e avaliar a oferta.
Esse documento de cotação do ClickUp começa com o nome e o logotipo de sua empresa. Para personalizá-lo ainda mais, adicione uma imagem de capa, altere a fonte e escolha os elementos que deseja exibir.
A próxima seção contém as informações de contato da empresa, a data e os números do cliente e da cotação, seguidos pelos detalhes da pessoa de contato responsável, a data de validade e as informações da pessoa que escreveu a solicitação.
Na seção seguinte, denominada Instruções especiais, é possível listar requisitos específicos para o fornecedor, como método de pagamento ou condições. O modelo termina com duas tabelas:
- A primeira resume as informações mais importantes sobre o pedido e a remessa, incluindo o número da caixa postal, a data da remessa, a empresa de remessa e o ponto F.O.B
- A segunda é uma lista dos itens solicitados, incluindo a quantidade e o preço
2. Modelo de formulário de cotação ClickUp
Modelo de formulário de orçamento do ClickUp
Se você estiver do outro lado da cadeia de oferta e demanda e precisar de um modelo para coletar e gerenciar clientes solicitações, dê uma olhada na seção Modelo de formulário de cotação do ClickUp . Ele é simples e fácil de usar e, ao abri-lo, você verá instruções detalhadas e sugestões de uso.
Esse modelo gratuito de solicitação de cotação consiste em várias exibições, a saber:
- Formulário de cotação: Um formulário para coletar os dados de seus clientes potenciais. Lembre-se de que o compartilhamento de formulários está disponível para assinantes do plano Unlimited ou superior
- New Quote Requests List: A visualização básica que exibe todas as solicitações e permite que você as agrupe, filtre e classifique. Ela contém colunas como nome da empresa, data de vencimento, status e custo do projeto, mas você pode personalizá-las de acordo com suas preferências
- Quadro do processo de criação de cotação: Essa exibição permite a visualização clara das tarefas. Você pode agrupá-las e reordená-las conforme achar conveniente
- Tabela de todas as solicitações: Se você for um entusiasta do Excel, essa visualização lhe parecerá familiar. É simples, rápida e permite a edição em massa e a exportação de dados
Além dessas visualizações principais, o modelo inclui um quadro simplificado, bem como um Gráfico de Gantt e uma visualização de carga de trabalho para facilitar o gerenciamento de tempo e projetos.
3. Modelo de formulário de orçamento de serviço ClickUp
Modelo de formulário de orçamento de serviço do ClickUp
Com o Modelo de formulário de orçamento de serviço com o modelo de formulário de solicitação de serviço da Microsoft, você pode criar um formulário de solicitação de cliente para governar todos eles. Você terá tudo o que precisa para fornecer aos seus clientes cotações precisas e chegar rapidamente a um acordo comercial . O formulário transforma automaticamente as solicitações em tarefas, simplificando o processo de planejamento.
Embora você possa editar o formulário mesmo como convidado (desde que tenha permissão), você deve estar inscrito no Plano ilimitado se quiser compartilhá-lo ou criá-lo do zero.
Por padrão, o Visualização de formulário contém os seguintes campos:
- Nome e nome da empresa
- Serviço escolhido
- Número de funcionários
- Data de início
- Informações de contato
Você pode editar o texto introdutório e as perguntas individuais e adicionar Campos personalizados arrastando e soltando-os do menu à esquerda para o formulário. Se optar pelo plano Business, você poderá personalizar a aparência do formulário, adicionar sua marca e dar um toque pessoal a ele. 💫
Como o modelo de cotação anterior desta lista, ele contém outras exibições, como Lista e Quadro Kanban para ajudá-lo a gerenciar solicitações e tarefas.
4. Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
Assim como a RFQ, a proposta de orçamento é outro elemento crucial do planejamento do projeto. Esses dois elementos estão intimamente ligados e dependem um do outro. A solicitação de cotação ajuda você a escolher um fornecedor e a reunir informações sobre preços. Isso lhe permite planejar seus recursos e criar um orçamento eficaz e proposta de projeto para apresentar às partes interessadas.
A Modelo de proposta orçamentária do ClickUp é bastante simples, mas tem tudo o que você precisa para um planejamento financeiro bem-sucedido, incluindo diferentes subpáginas e seções. Em seu processo de RFQ, esse documento pode funcionar como um modelo de preços para gerenciar vários itens no orçamento do projeto.
A página inicial contém as informações básicas do projeto: nome da empresa, informações de contato, título do projeto, descrição e data de início/fim. As subpáginas incluem:
- Pessoal, ou seja, equipe/participantes do projeto
- Materiais e equipamentos
- Detalhes logísticos
- Execução do evento
Cada seção tem uma tabela dedicada na qual você pode revisar e calcular os custos. Você pode editar todos os elementos do modelo, como o texto e as colunas da tabela, e adicionar novos elementos.
O modelo termina com uma subpágina Summary (Resumo). Ela contém uma seção Detalhamento do orçamento com um gráfico de pizza, os Termos e condições do contrato e uma seção em que o autor e a pessoa responsável pela aprovação podem colocar suas assinaturas para confirmar a aceitação da oferta.
5. Modelo de proposta de subsídio do ClickUp
Modelo de proposta de subsídio do ClickUp
Se precisar de ajuda para financiar fornecedores e outros participantes do orçamento do seu projeto, você deverá apresentar o projeto e solicitar um subsídio às partes interessadas. Para fazer isso, você deve elaborar uma proposta de subsídio eficaz para fazer o convencimento por você. Mais uma vez, o ClickUp tem tudo o que você precisa!
A proposta Modelo de proposta de subsídio do ClickUp é sua melhor aposta quando se trata de solicitações de financiamento. Ele é fácil de usar para iniciantes e começa com um documento instrutivo que serve como legenda e explica como usar melhor todos os elementos.
A visualização de lista é onde a maior parte da ação acontece. Ela é um banco de dados para todas as outras visualizações que contêm todas as partes da proposta, organizadas em grupos, como Geral, Definição do problema e Orçamento. Você pode personalizar esses grupos de acordo com suas preferências.
As colunas incluem responsável, data de vencimento, rótulo de prioridade, custo do primeiro ano e medição de desempenho, mas você também pode modificá-las de acordo com seu processo de gerenciamento de projetos. Outras visualizações têm um quadro Kanban e um cronograma de projeto Visualização do calendário que oferece uma visão geral da linha do tempo dos elementos programados da proposta.
6. Modelo de proposta comercial do ClickUp
Modelo de proposta comercial do ClickUp
Em um mar de propostas comerciais, a sua deve se destacar para ser bem-sucedida e atrair os clientes certos. 🎣
A Modelo de proposta comercial do ClickUp é possuído de ferramentas e recursos para agilizar a criação de propostas e comunicação comercial . Como todos os Modelos do ClickUp o site do ClickUp Templates, que começa com um documento de instruções que descreve os elementos mais importantes e a melhor maneira de usá-los.
O modelo contém várias visualizações. A principal delas é a lista de etapas da proposta comercial, que serve como lembrete e lista de verificação durante o processo de criação e licitação. As colunas padrão incluem:
- Status
- Data de início e de vencimento
- Etiqueta de prioridade
- Complexidade da tarefa
- Nível de esforço
- Nível de conclusão
- Últimos comentários
Ao clicar em etapas/tarefas individuais, você pode visualizar informações adicionais sobre elas, como subtarefas, dependências e anexos. É fácil criar o processo de licitação com as partes interessadas internas no ClickUp Documentos .
Outras exibições incluem uma lista de prioridades que agrupa as tarefas por seus rótulos de urgência, um documento de modelos de e-mail onde você pode armazenar e-mails para uso posterior, um quadro de tarefas, um gráfico de Gantt e uma exibição de carga de trabalho.
O ClickUp permite a automação da criação de propostas e muitas outras processos de negócios . Ele rastreia automaticamente o progresso das tarefas e atualiza a coluna de status. Você também pode adicionar ações automatizadas personalizadas .
7. Modelo de proposta de serviços ClickUp
Modelo de proposta de serviços do ClickUp
Quando você vende serviços em vez de itens, geralmente é necessária uma abordagem diferente. O Modelo de proposta de serviços do ClickUp foi criado para ajudá-lo a assegurar aos clientes potenciais sua competência e capacidade de resolver os problemas deles e, consequentemente, conseguir um contrato.
O modelo começa com os detalhes de contato de ambas as partes. Nas duas seções seguintes, Descrição do projeto e Histórico da empresa, você pode escrever com toda a sinceridade, descrevendo sua empresa e seu projeto e como eles surgiram. ✍️
A seção seguinte diz respeito aos objetivos pré-acordados, aos serviços propostos e a uma estimativa aproximada de tempo para cada um deles. Depois disso, você pode definir os escopo do trabalho ou seja:
- Abordagem e metodologia: O que precisa ser feito
- Resultados do projeto: Quanto e quando deve ser feito
- Dependências: O que as outras partes precisam fazer para permitir a produção
Abaixo, você pode listar as taxas e os preços de todos os serviços propostos e coletar assinaturas para finalizar o documento.
Como os modelos anteriores do ClickUp, ele permite que você adicione um toque pessoal incorporando imagens e alterando a fonte.
8. Modelo de solicitação de projeto ClickUp
Modelo de solicitação de projeto ClickUp
Enquanto os modelos anteriores eram fáceis de usar para iniciantes, este exige mais esforço para ser dominado devido à sua complexidade. Afinal, quando se trata de recursos, o Modelo de solicitação de projeto do ClickUp é como um bufê à vontade. 🍽️
Depois de pegar o jeito, você pode fazer todas as suas planejamento do projeto em uma única plataforma. Ela permite que você colete e gerencie solicitações, atribua-as como tarefas e supervisione seu progresso.
Esse modelo é uma pasta que consiste em duas listas: Formulário de Solicitação & Backlog e Projetos Aprovados. Na primeira, você pode encontrar várias exibições:
- Submit Project Request Form (Enviar formulário de solicitação de projeto): Permite que você colete uniformemente o feedback do cliente
- Lista de solicitações: Fornece um resumo de todas as solicitações/tarefas, agrupadas por status
- Quadro de solicitações: Permite que você visualize e organize as tarefas, no estilo ágil
- Gantt: Cria uma linha do tempo de tarefas para facilitar agerenciamento de tempo5. Carga de trabalho: Mostra as tarefas do ponto de vista dos responsáveis para uma gestão eficaz do tempoalocação de recursos6. Chat: Facilita a comunicação entre os colegas de equipe
Na lista de projetos aprovados, você pode destacar e se concentrar na solicitação inicial (ou nas solicitações) que estão prontas para produção e ver seus projetos florescerem à medida que se concretizam. 🌼
9. Modelo de solicitação de cotação do Word por Template.net
Use o modelo de RFQ em Word da Template.net para fazer uma solicitação simples e eficaz
Se o Word for sua arma preferida, essa opção pode ser adequada para você. O modelo de RFQ em Word da Template.net é minimalista e direto, exigindo pouco esforço tanto da empresa quanto do fornecedor.
Ele consiste em apenas três seções - informações de contato do remetente e do destinatário, plano de fundo e detalhes da solicitação. O plano de fundo é a descrição do documento e menciona brevemente o produto solicitado e o prazo.
A tabela de detalhes da solicitação permite que você entre nos detalhes e informe à outra parte exatamente o que você precisa. Ela contém informações como:
- Número da solicitação de cotação
- Responsável pela instrução
- Período para envio
- Marcos
- Número preferencial de funcionários
- Requisitos legais e de segurança
- Solicitações adicionais
Além do Word, esse modelo também funciona no Google Docs e no Apple Pages. Lembre-se de que você precisa ser um assinante pago do Template.net para fazer o download.
10. Modelo de solicitação de cotação do Excel por Vertex42
Crie solicitações profissionais em formato de planilha com o Excel RFQ Template da Vertex42
Use o modelo de solicitação de cotação gratuito da Vertex42 no Excel ou no Google Sheets e confirme a transformação de seu processo de aquisição de mundano para excelente.
Além do formato, ele não é muito diferente dos modelos que listamos anteriormente. Ele contém seções para informações de contato de clientes e fornecedores, bem como detalhes de cotação e solicitação.
A seção de descrição permite listar todos os itens ou serviços necessários e seus preços e adicionar uma marca para indicar que o valor é tributável. Um dos benefícios mais significativos do Excel é que ele pode fazer cálculos para você, o que economiza tempo e reduz o risco de erros. Você também pode gerar rapidamente relatórios detalhados.
A seção final do modelo são os Termos e Condições. Use-a como uma oportunidade para especificar detalhes técnicos e preferências. Você também pode adicionar uma assinatura. Como recomenda o Vertex42, exporte o modelo como um arquivo PDF antes de distribuí-lo entre os fornecedores.
Os 10 principais modelos de RFQ - uma visão geral
Para obter um breve resumo de todos os modelos e o que eles oferecem, consulte a tabela abaixo:
Elevando o processo de RFQ com modelos - considerações finais
Não deixe que suas solicitações de cotação sejam uma reflexão tardia. Dedique um pouco de cuidado a elas e você abrirá portas para inúmeras oportunidades de fornecedores. 🚪
Felizmente, com esses práticos modelos de solicitação de cotação, você não precisa dedicar muito tempo e esforço para dar a eles uma aparência profissional. Você só precisa preencher os espaços em branco e personalizá-los conforme necessário, e pronto - você pode desfrutar de uma aquisição simplificada e bem-sucedida!