Como gerenciar o orçamento de um projeto em 7 etapas fáceis

O gerenciamento orçamentário tem uma má reputação: As pessoas o associam a planilhas chatas e longas relatórios de despesas . Mas gerenciar orçamentos de projetos é, na verdade, uma forma de arte e, para quem trabalha em agências, é essencial para o modelo de negócios de sua empresa.

Um bom orçamento de projeto é mais do que apenas dólares e centavos - é contexto. É uma ferramenta que ajuda a contar a história do que a sua equipe está fazendo e o quanto ela está fazendo bem.

Essa abordagem de gerenciamento do orçamento do projeto ajuda você a ver, em tempo real, o que está funcionando e o que não está. Ela também fornece os números concretos para avaliar seu processo e aprimorar suas habilidades de orçamento ao longo do tempo. Aqui estão as etapas que você deve seguir para definir e monitorar todos os orçamentos de projetos pelos quais é responsável.

O que é um orçamento de projeto?

Um orçamento de projeto é um plano financeiro que descreve os custos estimados de todas as atividades necessárias para concluir um projeto específico. Ele inclui todos os recursos necessários para concluir um projeto, como materiais, equipamentos, mão de obra e outras despesas.

Um orçamento de projeto não é "US$ 20.000" É um detalhamento claro de como você gastará esses US$ 20.000 e por que você os gastará dessa forma.

Teoricamente, um novo contratado deveria ser capaz de entrar em sua agência e executar o orçamento que você criou sem nenhuma orientação adicional. Infelizmente, isso não é exatamente fácil sem a abordagem e as ferramentas certas.

O que deve ser incluído em um orçamento de projeto?

Criação de relatórios orçamentários com Dashboards no ClickUp

Como ponto de partida, seu orçamento deve incluir três itens:

• Custos totais do projeto: Mão de obra, materiais e equipamentos
• **Comoos recursos serão alocados: As alocações orçamentárias do projeto geralmente são divididas por entregáveis
• Uma linha do tempo do projeto : Isso detalha quando você espera gastar o dinheiro associado a cada projetoentregável do projeto Em breve, entraremos em mais detalhes sobre como incluir cada um desses componentes em seu orçamento.

Por que é importante gerenciar o orçamento de um projeto?

Como o seu orçamento inclui o contexto do seu projeto, ele pode ser usado para orientar e acompanhar a sua equipe. Um bom gerenciamento do orçamento pode ajudá-lo com:

• Escopo do projeto Controle: Todos os gerentes de projetos de agências já lidaram com aquele cliente que fica mudando suas expectativas. O gerenciamento ativo do orçamento permite que você veja se essas modificações se encaixam no escopo original do projetoescopo do projeto ou se você precisa ter uma discussão para redefinir as expectativas.
• Controle de custos do projeto :Controle de seus gastos à medida que você avança, sinalizará os excedentes antes de chegar a um ponto em que você não tenha dinheiro suficiente para concluir o projeto. As alterações de custo geralmente estão fora do seu controle (ou da sua equipe), mas a forma como você as aborda está sob seu controle - se você as perceber a tempo.
• Acompanhamento do progresso: Quando os itens de linha do orçamento do projeto estão vinculados aos resultados, é fácil ver onde você está em cada tarefa. Se você ainda não gastou o dinheiro para, por exemplo, as fontes necessárias para a página da Web, saberá que a etapa de design ainda não foi concluída.
• Planejamento de projetos futuros: Observar o progresso do orçamento do projeto o ajudará a fazer uma estimativa mais sólida para o próximo projeto. Você pode ver onde suas projeções não correspondem à realidade e melhorar suas habilidades de previsão.

Como gerenciar o orçamento de um projeto em 7 etapas

Agora que você sabe como o gerenciamento do orçamento do projeto é complexo, talvez se sinta um pouco intimidado. Não se preocupe! Com um pouco de planejamento, qualquer pessoa pode criar e gerenciar orçamentos de projetos. Vamos ver como criar e gerenciar um orçamento passo a passo.

1. Faça um passo a passo do projetoVocê deve começar com um

plano de projeto completo que é feito em colaboração com a equipe do projeto e todas as partes interessadas. Nesse ponto, você não terá nem mesmo números com os quais trabalhar - e tudo bem! Um bom orçamento de projeto exige que você conheça todo o escopo do projeto e todos os resultados pelos quais sua equipe será responsável.

Confira estes_ Modelos de relatórios de despesas !

A visualização da linha do tempo no ClickUp

O fato de estarmos chamando isso de "esboço" não significa que ele seja esquelético. Você precisará dividir cada entrega em uma progressão passo a passo para que possa ver todos os recursos que serão necessários.

Digamos que seu projeto seja um pacote de publicidade em mídia social. Você precisará de membros da equipe para:

• Conceber a campanha
• Escrever e editar o texto
• Selecionar e comprar imagens de banco de imagens
• Executar a campanha
• Acompanhar e relatar o desempenho

Chame os membros da sua equipe para verificar as subtarefas de cada entregável. São eles que criam rotineiramente esses entregáveis e, portanto, sabem tudo o que é necessário para criar o produto final.

Bônus *Modelos de escrituração* !

2. Listar todos os recursos necessários

Tempo é dinheiro, assim como recursos como freelancers, treinamento e pesquisa. Cada etapa da sua equipe exigirá pelo menos um desses recursos.

Em cada subtarefa, faça uma lista de todos os recursos necessários. Aqui estão alguns recursos comuns de projetos:

• Membros da equipe: Quantos funcionários internos trabalharão no projeto e por quanto tempo? Você também precisará contratar freelancers?
• Equipamentos e licenças: Você precisará de acesso a algum equipamento físico ou ferramentas on-line? Você os comprará imediatamente ou pagará uma taxa de licenciamento e, se for o último caso, por quanto tempo?
• Treinamento: Que habilidades seus funcionários precisarão aprender que ainda não possuem? Que recursos eles usarão para aprender essas habilidades e quanto tempo isso levará?
• **Pesquisa: Será necessário adquirir pesquisas do setor ou estudos-piloto para saber qual será a resposta do seu público-alvo?
• Viagens e hospitalidade: Alguém está planejando voar até o local de um cliente, organizar almoços de negócios ou pegar carona para lidar com tarefas relacionadas ao projeto?
• Serviços profissionais: Você traráconsultores ou outros especialistas para orientar seu projeto?

Use o Registro de Riscos do ClickUp para ver quais tarefas ou subtarefas correm o risco de ficar atrasadas ou incompletas

Você pode ter outras despesas, como compras e TI, vinculados ao orçamento do seu projeto, mas a lista acima abrange os recursos mais comuns necessários para equipes como a sua.

Relacionado:_ Modelos de lista de preços !

3. Atribuir um custo a cada recurso

Depois de dividir seu projeto em todos os recursos necessários, é hora de calcular quanto custarão todos esses recursos.

Há quatro maneiras de fazer uma estimativa para o orçamento de um projeto. Leia as descrições dos métodos abaixo e escolha um deles com base na estrutura de sua agência e nas ferramentas disponíveis.

Processo 1: A abordagem de cima para baixo

Se você já tem o valor em dólares alocado para o projeto, seu trabalho é determinar o que pode ser alcançado com o dinheiro que você tem. Atribua um determinado valor a cada entregável com base no uso intensivo de recursos de cada etapa. Em seguida, os gerentes de projeto devem alocar todas as subtarefas.

A elaboração do orçamento com uma abordagem de cima para baixo pode exigir que você reduza os escopo do projeto e pense em maneiras mais econômicas de atingir seus objetivos.

Processo 2: A abordagem de baixo para cima

Atribua um valor em dólares a cada recurso que você listou na última etapa e, em seguida, some tudo para obter o orçamento final do projeto. Você precisará estimar as horas de trabalho, as taxas dos freelancers e os custos das ferramentas para obter um número preciso. Peça ajuda à sua equipe (ou aos gerentes de projeto) se não tiver certeza do que é razoável para um determinado item.

Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos

Processo 3: Análogo

Encontre um projeto anterior semelhante ao que você está orçando agora e use os custos reais desse projeto como estimativas do que será necessário para este projeto. Esse método só funciona se 1) os custos de seu projeto anterior incluírem comparações entre os custos estimados e reais e anotações de quaisquer despesas inesperadas e 2) os dois projetos forem praticamente idênticos em termos de escopo.

Processo 4: A abordagem de três pontos

Esse método pede que você faça três orçamentos diferentes e, em seguida, faça a média deles. Você precisará calcular:

1. Um orçamento para o melhor cenário possível: Cada etapa é concluída no menor tempo possível, e todos os recursos necessários podem ser encontrados com a menor taxa justa.
2. O pior cenário orçamentário: Você fica para trás e precisa pagar horas extras ou taxas de urgência, precisa comprar equipamentos mais caros e assim por diante.
3. Um orçamento para o cenário mais provável: As pessoas cumprem principalmente o cronograma, embora algumas etapas demorem um pouco mais do que o planejado, e você não obtém os preços mais baixos, mas também não paga taxas excessivas.

Pegue esses três números e faça a média deles para calcular seu orçamento total. Considere ponderar um deles mais do que os outros, dependendo do cenário que você acha mais provável.

Se você estiver indeciso entre os métodos de estimativa de orçamento do projeto, não se preocupe! Você sempre pode combiná-los. Por exemplo, você pode usar estimativas de baixo para cima para criar o orçamento do projeto para o método de três pontos.

Bônus:_ Modelos de proposta orçamentária !

4. Adicionar uma contingência

As contingências são o fundo "oh não" para o caso de você realmente atingir o orçamento do pior cenário possível. É uma parte essencial de seu plano de gerenciamento de riscos de custos .

Normalmente, seu fundo de contingência será de 5% a 10% do orçamento total do projeto. Talvez você não precise usar seus fundos de contingência com frequência, o que é ótimo!

Mas todo orçamento de projeto deve contar com eles, por precaução.

Bônus:_ Modelo de tela do modelo de negócios

5. Documente seu orçamento

Depois que você tiver todos os seus entregáveis e os números associados a eles, é hora de fazer um documento oficial de orçamento. Adoramos usar o ClickUp para fazer o orçamento do projeto (e compartilhamos alguns modelos úteis abaixo!).

Se você não estiver usando o ClickUp (ainda), recomendamos que você use um software gratuito de gerenciamento de projetos em vez de uma planilha. Um bom aplicativo facilita a organização e a atualização de todas as informações que você precisa incluir.

E por falar nisso, o documento de orçamento do seu projeto deve incluir:

1. Cada entregável (e todas as subtarefas de cada um), juntamente com as datas de vencimento finais e os prazos internos.
2. Itens de linha abaixo de cada subtarefa com cada recurso necessário e seu custo esperado.
3. Quando você espera gastar o dinheiro de cada recurso com base no cronograma do projeto.
4. Um espaço para listar os custos reais e as datas de despesas, para que você possa atualizar seu orçamento à medida que o projeto se desenvolve.
5. Quem é responsável por cada item de linha: Quem reunirá os recibos de viagem? Quem estará supervisionando as faturas dos freelancers?

Depois de obter todas essas informações, some os custos totais de cada entrega ou marco para calcular o orçamento projetado.

Obtenha instantaneamente o progresso com base em marcos, tarefas, tempo, atividade e muito mais.

E, como última etapa, peça aos membros da equipe que trabalham no projeto que revisem o orçamento (novamente) para ter certeza de que não deixou passar nada. É muito melhor detectar um erro nesse estágio do que no meio do processo de orçamento do projeto.

6. Obtenha a aprovação do orçamento do seu projeto

Você pode apresentar seu orçamento a um cliente ou simplesmente enviá-lo ao seu chefe ou a outras partes interessadas. Adapte sua solicitação ao público.

Mas não se esqueça de incluir detalhes que mostrem como seu orçamento levará aos resultados desejados do projeto e como qualquer redução no financiamento exigirá mudanças no escopo. O trabalho que você fez nas etapas anteriores facilitará a justificativa da solicitação de orçamento do projeto.

Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar instantaneamente pensamentos em itens de ação

7. Monitore (e ajuste) seu orçamento

Seu orçamento só poderá ajudá-lo a acompanhar seu progresso e controlar os custos e o escopo se você o mantiver atualizado. Não é necessário atualizar seu orçamento logo após cada compra, mas você deve reservar um tempo para adicionar despesas e avaliar se está se afastando muito dos custos estimados.

A frequência ideal de atualização varia de acordo com a duração de cada estágio e/ou o tempo entre cada entrega. Um orçamento que inclua muitos gastos com anúncios em mídias sociais pode precisar ser atualizado a cada poucos dias; um orçamento de projeto para um site de 200 páginas pode ser adequado com um check-in semanal ou quinzenal.

Se você detectar sérias discrepâncias entre o orçamento e os gastos reais, passe para o modo de atenuação. Primeiro, descubra o que deu errado. Você perdeu uma subtarefa que levou um dia inteiro para ser concluída pelo seu freelancer? O cliente rasgou seu plano de projeto no meio da entrega, então você teve que voltar atrás?

É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle

Sempre que identificar um erro, verifique se ele foi replicado em outros estágios e entregas. Por fim, verifique se sua contingência cobrirá o excesso inesperado. Caso contrário, você pode realocar os recursos ou encontrar uma maneira de usar menos recursos para quaisquer outras subtarefas que sua equipe ainda não tenha iniciado?

Ou você precisa discutir outras opções?

Essas discussões podem envolver seus chefes ou o cliente, e não são divertidas de se ter. Mas quanto mais cedo você as tiver, maior será a probabilidade de encontrar uma solução que, pelo menos, funcione para todos, mesmo que não seja a ideal.

Certifique-se de que todas as alterações sejam registradas no orçamento do projeto, juntamente com as anotações, para que você possa se lembrar do que deu errado e planejar os gastos com precisão no futuro.

Verifique estes_ Modelos de livros contábeis !

5 Modelos para gerenciar orçamentos de projetos

A esta altura, você já sabe que os orçamentos são complexos - então, por que não facilitar sua vida com um modelo? Você terá economizar tempo com toda a sua configuração e tenha acesso a Os excelentes Dashboards do ClickUp para ajudar a visualizar o orçamento e o progresso de seu projeto.

Aqui estão cinco dos nossos modelos gratuitos favoritos do ClickUp que o tornarão um profissional de gerenciamento de orçamento em pouco tempo:

1. Modelo de esboço de projeto do ClickUp

Este modelo do ClickUp Doc facilita o esboço de projetos do início ao fim

Como o processo orçamentário começa com um esboço completo do projeto, por que não iniciar seu processo com Modelo de esboço de projeto do ClickUp ? Ele tem espaço para você adicionar tudo o que precisa para o planejamento pré-orçamentário:

• Histórico do projeto
• Introdução ao projeto
• Objetivos
• Restrições e suposições
• Linha do tempo
• Principais resultados
• Orçamento e investimentos

Este não será o único modelo que você precisará usar para um orçamento de projeto, mas será o primeiro modelo a ser usado durante o processo de orçamento. Faça o download deste modelo

2. Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp

Mantenha-se dentro do orçamento com este modelo detalhado de matriz de recursos de projeto do ClickUp

As estimativas de custo requerem matemática... muita matemática. Modelo de matriz de recursos de projeto do ClickUp orienta você nesses cálculos, informando onde colocar os números e calculando os valores finais com campos de fórmula .

Use-o para estimar os custos de todos os tipos de recursos (mão de obra, equipamentos, despesas gerais, ferramentas SaaS e matérias-primas), portanto, não tenha receio de usá-lo até mesmo para os projetos mais improváveis. As visualizações deste modelo incluem:

• Guia de Introdução
• Quadro Kanban
• Formulário de entrada de recursos
• Lista de recursos
• Tabela de custos
• Linha do tempo

Esses recursos facilitam a inserção de estimativas de custo, o planejamento do projeto e a criação de um cronograma gerenciamento de recursos e veja onde você deve estar em termos de orçamento em qualquer ponto do cronograma orçamentário. Faça o download deste modelo

3. Modelo de entregáveis do projeto ClickUp

Tenha uma visão geral de todas as suas entregas, proprietários designados, cronogramas e orçamento para manter-se no caminho certo

A esta altura, você já sabe como é importante dividir o orçamento do projeto por entregável (e depois por subtarefa). Modelo de entregáveis de projeto do ClickUp do ClickUp inclui campos personalizados para orçamento, orçamento restante e despesas até o momento.

Ele oferece seis exibições - incluindo uma exibição de Gantt e uma lista de orçamento de projeto - e uma automação que publicará um comentário quando qualquer campo personalizado for alterado por um líder de equipe ou gerente de projeto.

Em outras palavras, esse modelo é um rastreador de orçamento ao vivo pronto para agências. Gerenciar orçamentos será muito fácil com esse modelo ao seu lado. Faça o download desse modelo

4. Modelo de solicitação e aprovação de projeto ClickUp

Este modelo do ClickUp ajuda a dividir o processo de aprovação em fases específicas

Se você quiser um rastreador mais avançado e detalhado do que o modelo Project Deliverables, consulte Modelo de solicitação e aprovação de projeto do ClickUp .

• Ele vem com visualizações pré-construídas de Lista, Kanban e Gantt para que você possa organizar sua lista de tarefas e ver sua linha do tempo em um relance.
• A lista pré-salva requer apenas que você adicione detalhes, portanto, não é necessário criar o projeto do zero.
• Há seisCampos personalizados no ClickUpincluindo orçamento, gasto e orçamento restante.

Você pode definir datas de vencimento e prioridades, o que pode ajudar a orientar ajustes no orçamento, caso sejam necessários. Faça o download deste modelo

5. Modelo de gerenciamento de custos do projeto ClickUp

Obtenha uma visão de nível superior de todo o seu orçamento e gerencie tudo com este modelo do ClickUp

Se você tiver muitos orçamentos de projetos para gerenciar, use Modelo de gerenciamento de custos de projeto do ClickUp para ter uma visão de alto nível de tudo. Esse modelo vem com seis status (para cobrir tudo, desde novos projetos até orçamentos em evolução e projetos concluídos) e seis visualizações:

• Lista de projetos
• Tabela de custos do projeto
• Quadro do processo de aprovação
• Guia de Introdução
• Calendário
• Formulário de solicitação de custos do projeto

Este é o único modelo de gerenciamento de orçamento de projeto que domina todos eles - e o manterá ridiculamente organizado. Faça o download deste modelo

Gerenciando orçamentos de projetos: Práticas recomendadas para o sucesso

Depois que tudo tiver sido entregue e todas as contas tiverem sido pagas, é hora de revisar o orçamento e fazer anotações sobre quaisquer alterações feitas durante o projeto. Você pode esperar que as lições aprendidas sejam aplicadas a projetos semelhantes no futuro.

Falamos sobre como cada orçamento conta a história do trabalho da sua equipe. Um orçamento claro e detalhado ajuda você a se lembrar dos detalhes de um projeto, mesmo que não faça a revisão imediatamente.

Veja os itens de linha que você adicionou após o fato, as tarefas do projeto que exigiram mais recursos do que o esperado e os ajustes que você fez no meio do caminho para manter todos dentro do orçamento. Crie um documento (ou use O modelo Project Post Mortem do ClickUp ) para manter o controle de suas percepções.

Revise essas informações antes de iniciar cada orçamento para não cometer o mesmo erro duas vezes. O sucesso do gerenciamento orçamentário significa o sucesso do projeto... portanto, dedique um tempo para criar um processo de orçamento de projeto que seja completo e cuidadoso.

Combine seu conhecimento com nossas excelentes ferramentas para criar orçamentos que levarão a projetos bem-sucedidos Comece agora com o ClickUp hoje mesmo!