A gestão de orçamentos tem má reputação: as pessoas associam-na a planilhas enfadonhas e relatórios de despesas intermináveis. Mas gerenciar orçamentos de projetos é, na verdade, uma arte — e, para quem trabalha em agências, essencial para o modelo de negócios da sua empresa.
Um bom orçamento de projeto é mais do que apenas números – é contexto. É uma ferramenta para ajudar a contar a história do que sua equipe está fazendo e como está se saindo.
Essa abordagem à gestão do orçamento de projetos ajuda você a ver, em tempo real, o que está funcionando e o que não está. Sejam quais forem os métodos de orçamento de gestão de projetos que você preferir, eles precisam ajudá-lo a criar um orçamento de projeto que traga resultados. Aqui estão as etapas que você deve seguir para definir e acompanhar cada orçamento de projeto sob sua responsabilidade.
O que é um orçamento de projeto?
O orçamento de um projeto é um plano financeiro que descreve os custos estimados de todas as atividades necessárias para a conclusão bem-sucedida do projeto. Ele inclui todos os recursos necessários para o projeto, como materiais, equipamentos, mão de obra e outras despesas.
O orçamento de gerenciamento de um projeto não é simplesmente “US$ 20.000”. É uma discriminação clara de como você gastará esses US$ 20.000 e por que os gastará dessa forma.
Em teoria, um novo funcionário deveria ser capaz de chegar ao seu escritório ou agência e executar o orçamento que você criou sem precisar de orientações adicionais. Infelizmente, gerenciar orçamentos de projetos não é exatamente fácil sem a abordagem e as ferramentas certas.
O que deve ser incluído no orçamento de um projeto?
Como ponto de partida, seu orçamento deve incluir três coisas:
- Custos totais do projeto: mão de obra, materiais e equipamentos
- Como os recursos serão alocados: As alocações do orçamento do projeto são normalmente divididas por entregas
- Um cronograma do projeto : ele detalha quando você espera gastar o dinheiro associado a cada entrega do projeto
Em breve, abordaremos com mais detalhes como incorporar cada um desses componentes ao seu orçamento.
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Por que é importante gerenciar o orçamento de um projeto?
Como seu orçamento inclui informações sobre o contexto do seu projeto, ele pode ser usado para orientar e acompanhar sua equipe. Uma boa gestão do orçamento pode ajudá-lo a:
- Controle do escopo do projeto: Todos os gerentes de projeto de agências já lidaram com aquele cliente que vive mudando suas expectativas. A gestão ativa do orçamento permite que você veja se essas modificações se encaixam no escopo original do projeto ou se é necessário ter uma conversa para redefinir as expectativas.
- Controle de custos do projeto: Acompanhar seus gastos à medida que o projeto avança permitirá identificar excedentes antecipadamente, antes de chegar a um ponto em que você não tenha dinheiro suficiente para concluir o projeto. Muitas vezes, as variações de custo estão fora do seu controle (ou do controle da sua equipe), mas a maneira como você lida com elas está sob seu controle — se você as detectar a tempo.
- Acompanhamento do progresso: Quando os itens do orçamento do projeto estão vinculados aos resultados esperados, fica fácil ver em que ponto você está em cada tarefa. Se você ainda não gastou o dinheiro, digamos, nas fontes necessárias para a página da web, saberá que a fase de design ainda não está concluída.
- Planejamento de projetos futuros: Acompanhar o andamento do orçamento do seu projeto ajudará você a fazer uma estimativa mais precisa para o seu próximo projeto. Você poderá identificar onde suas projeções não correspondem à realidade e aprimorar suas habilidades de previsão.
Como gerenciar o orçamento de um projeto em 7 etapas
Agora que você sabe como a gestão do orçamento de projetos é complexa, talvez se sinta um pouco intimidado. Não se preocupe! Com um pouco de planejamento, qualquer pessoa pode se destacar na gestão de orçamentos de projetos. Vamos ver, passo a passo, como elaborar e gerenciar um orçamento.
1. Elabore um esboço passo a passo do projeto
Você deve começar com um plano de projeto completo, elaborado em colaboração com sua equipe de projeto e todas as partes interessadas. Nesta fase, você nem mesmo terá números para trabalhar — e tudo bem!
Um bom orçamento de projeto exige que você conheça todo o escopo do projeto e cada entrega pela qual sua equipe será responsável.
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💡 Dica profissional: A visualização do cronograma no ClickUp oferece uma visão geral ideal para ajudar a planejar o orçamento do seu projeto.
Só porque estamos chamando isso de “esboço”, não significa que seja superficial. Você precisará dividir cada entrega em uma sequência passo a passo para poder ver todos os recursos necessários.
Digamos que seu projeto seja um pacote de publicidade em redes sociais. Para gerenciar os orçamentos do projeto, você precisará que os membros da equipe:
- Conceba a campanha
- Escreva e edite o texto
- Selecione e adquira imagens de banco de imagens
- Execute a campanha
- Acompanhe e relate o desempenho
Reúna os membros da sua equipe para revisar as subtarefas de cada entrega. Eles criam essas entregas de projeto rotineiramente, portanto sabem tudo o que é necessário para produzir o produto final.
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2. Liste todos os recursos necessários
Tempo é dinheiro, assim como recursos como freelancers, treinamento e pesquisa. Cada passo que sua equipe der exigirá pelo menos um desses itens.
Em cada subtarefa, faça uma lista de todos os recursos necessários. Aqui estão alguns recursos comuns de projetos:
- Membros da equipe: Quantos funcionários internos trabalharão no projeto e por quanto tempo? Você precisará contratar freelancers também?
- Equipamentos e licenças: Você precisará de acesso a algum equipamento físico ou ferramentas online? Você vai comprá-los diretamente ou pagar uma taxa de licença — e, se for o último caso, por quanto tempo?
- Treinamento: Quais habilidades seus funcionários precisarão adquirir que ainda não possuem? Que recursos eles usarão para aprender essas habilidades e quanto tempo isso levará?
- Pesquisa: Você precisará adquirir pesquisas do setor ou estudos-piloto para saber como seu público-alvo reagirá?
- Viagens e representações: Alguém está planejando viajar até o local de um cliente, organizar almoços de negócios ou solicitar um serviço de transporte compartilhado para cumprir tarefas relacionadas ao projeto?
- Serviços profissionais: Você vai contratar consultores ou outros especialistas para orientar seu projeto?
Você pode ter outras despesas, como compras e TI, vinculadas ao orçamento do seu projeto, mas a lista acima abrange os recursos mais comuns necessários para equipes como a sua.
💡 Dica profissional: liste todos os requisitos de recursos em colaboração com as partes interessadas nos quadros brancos virtuais do ClickUp
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3. Atribua um custo a cada recurso
Depois de dividir seu projeto em todos os recursos necessários, é hora de calcular quanto custarão todos esses recursos.
Existem quatro maneiras de estimar o orçamento de um projeto. Leia as descrições dos métodos abaixo e escolha um com base na estrutura da sua agência e nas ferramentas disponíveis.
Processo 1: A abordagem de cima para baixo
Se você já tem o valor em dinheiro alocado para o projeto, sua tarefa é determinar o que pode ser alcançado com o dinheiro disponível. Atribua um determinado valor a cada entrega com base no nível de recursos necessários para cada etapa. Em seguida, os gerentes de projeto devem distribuir todas as subtarefas.
A elaboração do orçamento com uma abordagem de cima para baixo pode exigir que você reduza o escopo do projeto e pense em maneiras mais econômicas de atingir seus objetivos.
Processo 2: A abordagem de baixo para cima
Atribua um valor em dinheiro a cada recurso listado na etapa anterior e, em seguida, some tudo para obter o orçamento final do projeto. Você precisará estimar as horas de trabalho, as taxas dos freelancers e os custos das ferramentas para chegar a um valor preciso. Peça ajuda à sua equipe (ou aos gerentes de projeto) se não tiver certeza do que é razoável para um determinado item.
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Processo 3: Análogo
Encontre um projeto anterior semelhante ao que você está orçando agora e use os custos reais desse projeto como estimativas do que será necessário para este projeto. Esse método só funciona se 1) os custos do projeto anterior incluíram comparações entre custos estimados e reais, além de anotações sobre despesas inesperadas, e 2) os dois projetos forem praticamente idênticos em escopo.
Processo 4: A abordagem em três pontos
Este método pede que você elabore três orçamentos diferentes e, em seguida, calcule a média entre eles. Você precisará calcular:
- Um orçamento no melhor dos casos: cada etapa é concluída no menor tempo possível e todos os recursos necessários podem ser encontrados pelo menor preço justo.
- Um orçamento para o pior cenário possível: você fica atrasado e precisa pagar horas extras ou taxas de urgência, precisa comprar equipamentos mais caros e assim por diante.
- Um cenário de orçamento provável: as pessoas cumprem o cronograma em grande parte, embora algumas etapas demorem um pouco mais do que o planejado, e você não consiga os preços mais baixos, mas também não paga taxas excessivas.
Pegue esses três números e calcule a média para determinar seu orçamento total. Considere atribuir maior peso a um deles em relação aos outros, dependendo de qual cenário você acredita ser o mais provável.
Se você está em dúvida entre os métodos de estimativa de orçamento de projeto, não se preocupe! Você sempre pode combiná-los. Por exemplo, você pode usar estimativas bottom-up para elaborar o orçamento do seu projeto para o método dos três pontos.
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4. Adicione uma reserva para imprevistos
As contingências são o fundo de emergência para o caso de você realmente atingir o pior cenário possível para o orçamento. É uma parte essencial do seu plano de gestão de riscos de custos.
Normalmente, seu fundo de contingência será de 5% a 10% do orçamento total do projeto. Talvez você não precise recorrer ao fundo de contingência com frequência, o que é ótimo!
Mas todo orçamento de projeto deve contá-los, por precaução. Gerenciar orçamentos de projeto é um pouco menos estressante quando você sabe que tem um plano B!
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5. Documente seu orçamento
Depois de ter todos os seus resultados esperados e os valores associados a eles, é hora de elaborar um documento oficial de orçamento. Adoramos usar o ClickUp para o orçamento de projetos (e compartilhamos alguns modelos úteis abaixo!).
💡 Dica profissional: O Clickup Docs ajuda você a documentar o orçamento do seu projeto de forma segura e colaborativa.
Se você ainda não usa o ClickUp, recomendamos que utilize um software gratuito de gerenciamento de projetos em vez de uma planilha. Um bom aplicativo facilita a organização e a atualização de todas as informações que você precisa incluir.
E, por falar nisso, seu documento de orçamento do projeto deve incluir:
- Cada entrega (e todas as subtarefas de cada uma), juntamente com as datas de entrega finais e os prazos internos.
- Itens de linha abaixo de cada subtarefa com todos os recursos necessários e seu custo previsto.
- Quando você prevê gastar o dinheiro para cada recurso com base no cronograma do projeto.
- Um espaço para listar os custos reais e as datas das despesas, para que você possa atualizar seu orçamento à medida que o projeto avança.
- Quem é responsável por cada item: quem vai recolher os recibos de viagem? Quem vai supervisionar as faturas dos freelancers?
Depois de ter todas essas informações, some os custos totais de cada entrega ou marco para calcular o orçamento projetado do projeto.
E, como última etapa, peça aos membros da equipe que estão trabalhando no projeto para revisar o orçamento (novamente) para garantir que nada tenha sido esquecido. É muito melhor detectar um erro nesta fase do que no meio do processo de elaboração do orçamento do projeto.
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Com o ClickUp, você transforma metas em tarefas práticas de maneira integrada, permitindo que você as conquiste passo a passo. Além disso, nossos painéis sem código oferecem representações visuais claras do seu progresso, mostrando o que você já realizou e proporcionando mais controle e visibilidade sobre o seu trabalho. Porque “esperar pelo melhor” não é uma estratégia confiável.
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6. Obtenha a aprovação do orçamento do seu projeto
Você pode apresentar seu orçamento a um cliente ou simplesmente enviá-lo ao seu chefe ou a outras partes interessadas. Adapte sua proposta ao público-alvo.
Mas certifique-se de incluir detalhes que mostrem como seu orçamento levará aos resultados desejados do projeto — e como qualquer redução no financiamento exigirá alterações no escopo. O trabalho que você realizou nas etapas anteriores facilitará a justificativa de sua solicitação de orçamento para o projeto.
7. Monitore (e ajuste) seu orçamento
Seu orçamento só poderá ajudá-lo a acompanhar seu progresso e controlar custos e escopo se você mantiver ele atualizado. Você não precisa atualizar seu orçamento logo após cada compra, mas deve reservar um tempo para adicionar despesas e avaliar se está se desviando muito dos custos estimados.
A frequência ideal de atualização varia de acordo com a duração de cada etapa e/ou o intervalo entre cada entrega. Um orçamento que inclua muitos gastos com publicidade nas redes sociais pode precisar ser atualizado a cada poucos dias; já o orçamento de um projeto para um site de 200 páginas pode ser suficiente com uma revisão semanal ou quinzenal.
💡 Dica profissional: Os campos personalizados no ClickUp ajudam você a identificar rapidamente as variações entre os gastos do projeto e o orçamento.
Se você perceber discrepâncias significativas entre os gastos orçados e os gastos reais, entre em modo de mitigação. Primeiro, descubra o que deu errado. Você esqueceu uma subtarefa que levou um dia inteiro para o freelancer concluir? O cliente alterou o plano do projeto no meio do trabalho, obrigando você a voltar atrás?
Sempre que identificar um erro, verifique se ele se repetiu em outras etapas e entregas. Por fim, verifique se sua reserva para imprevistos cobrirá o excedente inesperado. Caso contrário, você pode realocar recursos ou encontrar uma maneira de usar menos recursos para quaisquer outras subtarefas que sua equipe ainda não tenha iniciado?
Ou você precisa discutir outras opções?
Essas conversas podem envolver seus chefes ou o cliente, e não são nada divertidas. Mas quanto mais cedo você as tiver, mais provável será encontrar uma solução que, pelo menos, funcione para todos, mesmo que não seja a ideal.
Certifique-se de que todas as alterações sejam registradas no orçamento do projeto, juntamente com notas, para que você possa lembrar o que deu errado e planejar os gastos com precisão no futuro.
Confira estes modelos de razão geral!
7 modelos para gerenciar orçamentos de projetos
A esta altura, você já sabe que a gestão do orçamento de projetos é complexa — então, por que não facilitar sua vida com um modelo? Você economizará tempo com toda a configuração e terá acesso aos excelentes painéis do ClickUp para ajudar a visualizar o orçamento e o andamento do seu projeto.
Aqui estão sete dos nossos modelos gratuitos favoritos de orçamento de projeto do ClickUp que vão transformar você em um profissional de gerenciamento de orçamento em pouco tempo:
1. Modelo de esboço de projeto do ClickUp
Como o processo de orçamento começa com um esboço completo do projeto, por que não iniciar seu processo com o modelo de esboço de projeto do ClickUp? Ele tem espaço para você adicionar tudo o que precisa para o planejamento pré-orçamentário:
- Contexto do projeto
- Introdução ao projeto
- Objetivos
- Restrições e premissas
- Cronograma
- Principais resultados esperados
- Orçamento e Investimentos
Este não será o único modelo de que você precisará para elaborar o orçamento de um projeto, mas será o primeiro modelo que você deve usar durante o seu processo de orçamento.
Ideal para: Criar um plano de projeto abrangente no qual basear seus cálculos de orçamento.
2. Modelo de Matriz de Recursos do Projeto ClickUp
Estimativas de custos exigem matemática… muita matemática. O modelo de matriz de recursos do projeto do ClickUp orienta você nesses cálculos, indicando onde inserir os números e calculando os valores finais com campos de fórmula.
Use-o para estimar custos para todos os tipos de recursos (mão de obra, equipamentos, despesas gerais, ferramentas SaaS e matérias-primas), portanto, não tenha medo de usá-lo mesmo para os projetos mais improváveis. As visualizações deste modelo incluem:
- Guia de Introdução
- Quadro Kanban
- Formulário de entrada de recursos
- Lista de recursos
- Tabela de custos
- Cronograma
Esses recursos facilitam a inserção de estimativas de custos, o planejamento do gerenciamento de recursos e a visualização da situação orçamentária em qualquer ponto do cronograma.
Ideal para: Calcular com eficiência todos os custos de recursos para a elaboração do orçamento do seu projeto.
3. Modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp
O modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp foi criado para ajudar você a manter o orçamento e o cronograma em dia.
Com este modelo, você poderá:
- Organize as tarefas em fases sequenciais
- Priorize as tarefas de acordo com as restrições orçamentárias
- Acompanhe o andamento e os custos em tempo real
Categorize e adicione nove atributos, como Orçamento Remanescente, Orçamento do Projeto, Fase do Projeto, Dentro do Orçamento e Notas.
A Visualização do Cronograma do Projeto permite que você planeje o cronograma e os marcos do projeto. A Visualização do Orçamento ajuda você a gerenciar e acompanhar as despesas associadas ao projeto.
Ideal para: Gerenciar orçamentos e rentabilidade de projetos com facilidade.
4. Modelo de análise de custos do ClickUp
Com o modelo de análise de custos do ClickUp, você pode avaliar de forma rápida e precisa o impacto dos custos no sucesso de um projeto, acompanhando-os e analisando-os em um único lugar.
Abra seis visualizações diferentes em configurações distintas do ClickUp, como Variáveis de Custo, Variáveis de Benefício, Perfil de Custo do Ano Corrente, Análise e Guia de Introdução, para que você possa analisar tudo rapidamente.
O modelo oferece aos gerentes de projeto uma maneira simplificada de acompanhar despesas e identificar áreas de economia potencial.
Ideal para: Analisar os custos do projeto para identificar oportunidades de melhorar a eficiência.
5. Modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp
Se você deseja um rastreador mais avançado e detalhado do que o modelo de Entregáveis do Projeto, recorra ao modelo de Solicitação e Aprovação de Projeto do ClickUp.
- Ele vem com visualizações pré-definidas de Lista, Kanban e Gantt para que você possa organizar sua lista de tarefas e ver seu cronograma rapidamente.
- A lista pré-salva requer apenas que você adicione detalhes, para que você não precise construir seu projeto do zero.
- Existem seis campos personalizados no ClickUp, incluindo orçamento, gastos e saldo restante do orçamento.
Você pode definir prazos e prioridades — o que pode ajudar a orientar ajustes no orçamento, caso sejam necessários.
Ideal para: Acompanhar e gerenciar todas as solicitações e aprovações do projeto.
6. Modelo de gerenciamento de custos de projeto do ClickUp
Se você tem muitos orçamentos de projetos para gerenciar, use o modelo de gerenciamento de custos de projetos do ClickUp para ter uma visão geral de tudo. Esse modelo vem com seis status (para abranger tudo, desde novos projetos até orçamentos em evolução e projetos concluídos) e seis visualizações:
- Lista de projetos
- Tabela de custos do projeto
- Quadro do Processo de Aprovação
- Guia de Introdução
- Calendário
- Formulário de Solicitação de Custos do Projeto
É o modelo de gestão de orçamento de projetos que domina todos os outros — e vai mantê-lo incrivelmente organizado.
Ideal para: Acompanhamento e visualização do orçamento de projetos em vários projetos.
7. Modelo de Entregáveis do Projeto ClickUp
A esta altura, você já sabe como é importante dividir o orçamento do projeto por entrega (e, em seguida, por subtarefa). O modelo de entregas do projeto do ClickUp inclui campos personalizados para orçamento, saldo restante e despesas até o momento.
Ele oferece seis visualizações — incluindo uma visualização de Gantt e uma lista de orçamento do projeto — e automação que publica um comentário quando qualquer campo personalizado é alterado por um líder de equipe ou gerente de projeto.
Em outras palavras, este modelo é um rastreador de orçamento em tempo real pronto para uso em agências. Gerenciar orçamentos de projetos será muito fácil com este modelo ao seu lado.
Ideal para: Acompanhamento em tempo real dos orçamentos dos projetos por entregáveis.
Gerenciamento de orçamentos de projetos: melhores práticas para o sucesso
- Seja realista: use dados de projetos anteriores e insights dos membros da equipe para criar um orçamento realista e viável. Crie um documento (ou use o modelo de análise pós-projeto do ClickUp ) para acompanhar seus insights. Isso ajuda a estimar os custos com precisão e alinhá-los às metas do projeto
- Destaque as restrições: Defina limites orçamentários gerais e restrições específicas para tarefas individuais, a fim de garantir o uso eficiente dos recursos
- Mantenha a transparência dos custos: Divida o projeto em tarefas menores e faça uma estimativa dos custos para cada uma, incluindo mão de obra, materiais e despesas gerais. Essa transparência ajuda a acompanhar possíveis economias ou excedentes
- Tenha uma reserva para imprevistos: Ao planejar o projeto, reserve 10% a 20% do orçamento total para despesas inesperadas, a fim de manter a estabilidade financeira
- Monitore e faça ajustes conforme necessário: Compare regularmente as despesas reais com o orçamento para identificar variações antecipadamente. Além disso, atualize regularmente as previsões orçamentárias para refletir mudanças no escopo do projeto ou custos inesperados, garantindo o alinhamento com o andamento do projeto
- Comunique-se em excesso: Mantenha canais de comunicação abertos com as partes interessadas sobre a situação do orçamento, despesas futuras e quaisquer ajustes necessários. Isso promove a transparência e ajuda a gerenciar as expectativas. Realize reuniões frequentes de revisão do orçamento com elas para validar suposições e confirmar estimativas
- Defina bem o escopo: Um escopo bem definido evita o aumento gradual do escopo, o que pode levar a estouros no orçamento. Implemente também um processo formal de controle de mudanças para gerenciar quaisquer modificações no escopo do projeto que possam afetar o orçamento
- Aproveite a tecnologia: use um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp para otimizar o acompanhamento e a geração de relatórios sobre os gastos orçamentários, aumentando a precisão e a eficiência
Ao seguir essas práticas recomendadas, os gerentes de projeto podem gerenciar seus orçamentos de forma eficaz, garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e dentro das restrições financeiras, mantendo os padrões de qualidade.
Simplifique a gestão do orçamento do projeto com o ClickUp
O sucesso na gestão do orçamento significa o sucesso do projeto... portanto, dedique tempo para criar um processo de orçamento de projeto completo e bem planejado. No entanto, não termina aí.
O sucesso vem da gestão dos orçamentos ao longo do projeto para garantir que não haja desvios significativos. Quando há muitas coisas acontecendo, isso pode consumir um tempo precioso. É por isso que os gerentes de projeto contam com ferramentas especializadas como o ClickUp.
Combine seu conhecimento com nossas excelentes ferramentas, disponíveis em várias faixas de preço convenientes, para elaborar orçamentos que levarão ao sucesso dos projetos.
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