A gestão de orçamentos tem má reputação: as pessoas associam-na a planilhas enfadonhas e relatórios de despesas intermináveis. Mas a gestão de orçamentos de projetos é, na verdade, uma forma de arte e, para quem trabalha em agências, essencial para o modelo de negócios da sua empresa.
Um bom orçamento de projeto é mais do que apenas dólares e centavos – é contexto. É uma ferramenta para ajudar a contar a história do que sua equipe está fazendo e como está se saindo.
Essa abordagem para o gerenciamento do orçamento do projeto ajuda você a ver, em tempo real, o que está funcionando e o que não está. Seja qual for o método de orçamento de gerenciamento de projetos que você preferir, ele deve ajudar você a criar um orçamento de projeto que traga resultados. Aqui estão as etapas que você deve seguir para definir e acompanhar cada orçamento de projeto pelo qual você é responsável.
O que é um orçamento de projeto?
O orçamento de um projeto é um plano financeiro que descreve os custos estimados de todas as atividades necessárias para a conclusão bem-sucedida do projeto. Ele inclui todos os recursos necessários para um projeto, como materiais, equipamentos, mão de obra e outras despesas.
O orçamento de gerenciamento de um projeto não é “R$ 20.000”. É uma descrição clara de como você gastará esses R$ 20.000 e por que os gastará dessa forma.
Teoricamente, um novo funcionário deve ser capaz de entrar no seu escritório ou agência e executar o orçamento que você criou sem orientações adicionais. Infelizmente, gerenciar orçamentos de projetos não é exatamente fácil sem a abordagem e as ferramentas certas.
O que deve ser incluído no orçamento de um projeto?
Como ponto de partida, seu orçamento deve incluir três coisas:
- Custos totais do projeto: mão de obra, materiais e equipamentos
- Como os recursos serão alocados: as alocações do orçamento do projeto são normalmente divididas por entregas
- Cronograma do projeto : ele detalha quando você espera gastar o dinheiro associado a cada entrega do projeto.
Em breve, entraremos em mais detalhes sobre como incorporar cada um desses componentes ao seu orçamento.
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Por que o gerenciamento do orçamento de um projeto é importante?
Como seu orçamento inclui o contexto do seu projeto, ele pode ser usado para orientar e acompanhar sua equipe. Uma boa gestão do orçamento pode ajudá-lo com:
- Controle do escopo do projeto: todos os gerentes de projeto da agência já lidaram com aquele cliente que muda constantemente suas expectativas. O gerenciamento ativo do orçamento permite que você veja se essas modificações se encaixam no escopo original do projeto ou se é necessário discutir para redefinir as expectativas.
- Controle de custos do projeto: acompanhar seus gastos à medida que você avança permitirá identificar excedentes antecipadamente, antes de chegar a um ponto em que você não tenha dinheiro suficiente para concluir o projeto. As mudanças nos custos geralmente estão fora do seu controle (ou do controle da sua equipe), mas a maneira como você lida com elas está sob seu controle — se você as detectar a tempo.
- Acompanhamento do progresso: quando os itens do orçamento do projeto estão vinculados a entregas, é fácil ver em que ponto você está em cada tarefa. Se você ainda não gastou o dinheiro para, digamos, as fontes necessárias para a página da web, saberá que a fase de design não está concluída.
- Planejamento de projetos futuros: acompanhar o andamento do orçamento do seu projeto ajudará você a fazer uma estimativa mais precisa para o seu próximo projeto. Você pode ver onde suas projeções não correspondem à realidade e melhorar suas habilidades de previsão.
Como gerenciar o orçamento de um projeto em 7 etapas
Agora que você sabe como a gestão do orçamento de projetos é complexa, pode se sentir um pouco intimidado. Não se preocupe! Com um pouco de planejamento, qualquer pessoa pode se destacar na gestão de orçamentos de projetos. Vamos ver como criar e gerenciar um orçamento passo a passo.
1. Faça um esboço passo a passo do projeto
Você deve começar com um plano completo do projeto, elaborado em colaboração com sua equipe e todas as partes interessadas. Nesta fase, você ainda não terá números para trabalhar — e tudo bem!
Um bom orçamento de projeto exige que você conheça todo o escopo do projeto e todos os resultados pelos quais sua equipe será responsável.
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💡 Dica profissional: a visualização do cronograma no ClickUp oferece uma visão geral ideal para ajudar a planejar o orçamento do seu projeto.
Só porque chamamos isso de “esboço”, não significa que seja algo superficial. Você precisará dividir cada entrega em uma progressão passo a passo para poder ver todos os recursos necessários.
Digamos que seu projeto seja um pacote de publicidade em mídias sociais. Para gerenciar os orçamentos do projeto, você precisará que os membros da equipe:
- Conceba a campanha
- Escreva e edite o texto
- Selecione e adquira imagens de banco de imagens
- Execute a campanha
- Acompanhe e relate o desempenho
Reúna os membros da sua equipe para verificar as subtarefas de cada entrega. Eles criam essas entregas rotineiramente, portanto, sabem tudo o que é necessário para produzir o produto final.
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2. Liste todos os recursos necessários
Tempo é dinheiro, assim como recursos como freelancers, treinamento e pesquisa. Cada passo que sua equipe der exigirá pelo menos um desses itens.
Em cada subtarefa, faça uma lista de todos os recursos necessários. Aqui estão alguns recursos comuns de projetos:
- Membros da equipe: Quantos funcionários internos trabalharão no projeto e por quanto tempo? Você precisará contratar freelancers também?
- Equipamentos e licenças: você precisará acessar algum equipamento físico ou ferramentas online? Você irá comprá-los ou pagar uma taxa de licenciamento? Se for o último caso, por quanto tempo?
- Treinamento: quais habilidades seus funcionários precisarão aprender que ainda não possuem? Que recursos eles usarão para aprender essas habilidades e quanto tempo isso levará?
- Pesquisa: Você precisará adquirir pesquisas do setor ou estudos-piloto para saber como seu público-alvo reagirá?
- Viagens e hospedagem: alguém está planejando viajar para o local do cliente, oferecer almoços de negócios ou solicitar um serviço de transporte compartilhado para lidar com tarefas relacionadas ao projeto?
- Serviços profissionais: Você vai contratar consultores ou outros especialistas para orientar seu projeto?
Você pode ter outras despesas, como compras e TI, vinculadas ao orçamento do seu projeto, mas a lista acima abrange os recursos mais comuns necessários para equipes como a sua.
💡 Dica profissional: liste todos os requisitos de recursos em colaboração com as partes interessadas nos quadros brancos virtuais do ClickUp.
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3. Atribua um custo a cada recurso
Depois de dividir seu projeto em todos os recursos necessários, é hora de calcular quanto custarão todos esses recursos.
Existem quatro maneiras de estimar o orçamento de um projeto. Leia as descrições dos métodos abaixo e escolha um com base na estrutura da sua agência e nas ferramentas disponíveis.
Processo 1: A abordagem de cima para baixo
Se você já tem o valor em dólares alocado para o projeto, sua tarefa é determinar o que pode ser alcançado com o dinheiro disponível. Atribua um determinado valor a cada entrega com base na quantidade de recursos necessários para cada etapa. Em seguida, os gerentes de projeto devem alocar todas as subtarefas.
O orçamento com uma abordagem de cima para baixo pode exigir que você reduza o escopo do projeto e pense em maneiras mais econômicas de atingir seus objetivos.
Processo 2: A abordagem ascendente
Atribua um valor em dólares a cada recurso listado na etapa anterior e some tudo para obter o orçamento final do projeto. Você precisará estimar as horas de trabalho, os valores cobrados pelos freelancers e os custos das ferramentas para obter um número preciso. Peça ajuda à sua equipe (ou aos gerentes de projeto) se não tiver certeza do que é razoável para um determinado item.
💡 Dica profissional: experimente a Visualização da carga de trabalho para um planejamento e uma utilização eficazes dos recursos.
Processo 3: Análogo
Encontre um projeto anterior semelhante ao que você está orçando agora e use os custos reais desse projeto como estimativas do que você precisará para este projeto. Esse método só funciona se 1) os custos do seu projeto anterior incluíram comparações entre custos estimados e reais e notas de quaisquer despesas inesperadas e 2) os dois projetos forem praticamente idênticos em escopo.
Processo 4: A abordagem de três pontos
Este método solicita que você faça três orçamentos diferentes e, em seguida, calcule a média deles. Você precisará calcular:
- Um orçamento ideal: todas as etapas são concluídas no menor tempo possível e todos os recursos necessários podem ser encontrados pelo menor preço justo.
- Um orçamento para o pior cenário possível: você fica para trás e precisa pagar horas extras ou taxas de urgência, precisa comprar equipamentos mais caros e assim por diante.
- Um orçamento para o cenário mais provável: as pessoas cumprem basicamente o cronograma, embora algumas etapas demorem um pouco mais do que o planejado, e você não consegue os preços mais baixos, mas também não paga taxas excessivas.
Pegue esses três números e calcule a média para determinar seu orçamento total. Considere atribuir maior peso a um deles, dependendo do cenário que você considerar mais provável.
Se você está indeciso entre os métodos de estimativa de orçamento do projeto, não se preocupe! Você sempre pode combiná-los. Por exemplo, você pode usar estimativas bottom-up para construir o orçamento do seu projeto para o método de três pontos.
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4. Adicione uma contingência
Contingências são o fundo de reserva para o caso de você realmente atingir o pior cenário possível para o orçamento. É uma parte essencial do seu plano de gerenciamento de riscos de custos.
Normalmente, seu fundo de contingência será de 5 a 10% do orçamento total do projeto. Talvez você não precise recorrer ao seu fundo de contingência com frequência, o que é ótimo!
Mas todo orçamento de projeto deve ter isso, por precaução. Gerenciar orçamentos de projetos é um pouco menos estressante quando você sabe que tem um plano B!
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5. Documente seu orçamento
Depois de ter todos os seus resultados esperados e os números associados a eles, é hora de criar um documento oficial de orçamento. Adoramos usar o ClickUp para orçamentos de projetos (e compartilhamos alguns modelos úteis abaixo!).
💡 Dica profissional: o Clickup Docs ajuda você a documentar o orçamento do seu projeto de forma segura e colaborativa.
Se você ainda não usa o ClickUp, recomendamos que utilize um software gratuito de gerenciamento de projetos em vez de uma planilha. Um bom aplicativo facilita a organização e a atualização de todas as informações que você precisa incluir.
E, por falar nisso, seu documento de orçamento do projeto deve incluir:
- Cada entrega (e todas as subtarefas de cada uma), juntamente com as datas finais de entrega e os prazos internos.
- Itens de linha abaixo de cada subtarefa com todos os recursos necessários e seu custo previsto.
- Quando você espera gastar o dinheiro para cada recurso com base no cronograma do seu projeto.
- Um espaço para listar os custos reais e as datas das despesas, para que você possa atualizar seu orçamento à medida que o projeto se desenvolve.
- Quem é responsável por cada item: quem irá reunir os recibos de viagem? Quem irá supervisionar as faturas dos freelancers?
Depois de ter todas essas informações, some os custos totais de cada entrega ou marco para calcular o orçamento projetado para o projeto.
E, como último passo, peça aos membros da sua equipe que trabalham no projeto para revisar o orçamento (novamente) para garantir que você não tenha esquecido nada. É muito melhor detectar um erro nesta fase do que no meio do processo de orçamento do projeto.
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Com o ClickUp, você converte metas em tarefas acionáveis de maneira integrada, permitindo que você as conquiste passo a passo. Além disso, nossos painéis sem código fornecem representações visuais claras do seu progresso, mostrando seu avanço e dando a você mais controle e visibilidade sobre o seu trabalho. Porque “esperar pelo melhor” não é uma estratégia confiável.
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6. Obtenha a aprovação do orçamento do seu projeto
Você pode apresentar seu orçamento a um cliente ou simplesmente enviá-lo ao seu chefe ou outras partes interessadas. Adapte sua solicitação ao público.
Mas certifique-se de incluir detalhes que mostrem como seu orçamento levará aos resultados desejados do projeto — e como qualquer redução no financiamento exigirá mudanças no escopo. O trabalho que você fez nas etapas anteriores facilitará a justificativa da sua solicitação de orçamento para o projeto.
7. Monitore (e ajuste) seu orçamento
Seu orçamento só poderá ajudá-lo a acompanhar seu progresso e controlar custos e escopo se você mantiver ele atualizado. Você não precisa atualizar seu orçamento logo após cada compra, mas deve reservar um tempo para adicionar despesas e avaliar se está se desviando muito dos custos estimados.
A frequência ideal de atualização varia de acordo com a duração de cada etapa e/ou o tempo entre cada entrega. Um orçamento que inclui muitos gastos com publicidade nas redes sociais pode precisar ser atualizado a cada poucos dias; um orçamento de projeto para um site de 200 páginas pode ser verificado semanalmente ou quinzenalmente.
💡 Dica profissional: os campos personalizados no ClickUp ajudam você a identificar rapidamente as variações entre os gastos do projeto e o orçamento.
Se você detectar discrepâncias significativas entre o orçamento e os gastos reais, passe para o modo de mitigação. Primeiro, descubra o que deu errado. Você esqueceu uma subtarefa que levou um dia inteiro para ser concluída pelo freelancer? O cliente alterou o plano do projeto no meio do caminho, obrigando você a refazer o trabalho?
Sempre que identificar um erro, verifique se ele se repetiu em outras etapas e entregas. Por fim, verifique se sua contingência cobrirá o excedente inesperado. Caso contrário, você pode realocar recursos ou encontrar uma maneira de usar menos recursos para outras subtarefas que sua equipe ainda não começou?
Ou você precisa discutir outras opções?
Essas discussões podem envolver seus chefes ou o cliente e não são agradáveis de se ter. Mas quanto mais cedo você as tiver, mais provável será encontrar uma solução que, pelo menos, funcione para todos, mesmo que não seja a ideal.
Certifique-se de que todas as alterações sejam registradas no orçamento do projeto, juntamente com notas, para que você possa lembrar o que deu errado e planejar os gastos com precisão no futuro.
Confira estes modelos de razão geral!
7 modelos para gerenciar orçamentos de projetos
A esta altura, você já sabe que o gerenciamento do orçamento de projetos é complexo — então, por que não facilitar sua vida com um modelo? Você economizará tempo com toda a sua configuração e terá acesso aos excelentes painéis do ClickUp para ajudar a visualizar o orçamento e o progresso do seu projeto.
Aqui estão sete dos nossos modelos gratuitos favoritos de orçamento de projeto do ClickUp que farão de você um profissional em gerenciamento de orçamento em pouco tempo:
1. Modelo de esboço de projeto ClickUp
Como o processo orçamentário começa com um esboço completo do projeto, por que não iniciar seu processo com o modelo de esboço de projeto do ClickUp? Ele tem espaço para você adicionar tudo o que precisa para o planejamento pré-orçamentário:
- Contexto do projeto
- Introdução ao projeto
- Objetivos
- Restrições e suposições
- Cronograma
- Principais resultados esperados
- Orçamento e investimentos
Este não será o único modelo de que você precisará para elaborar o orçamento de um projeto, mas será o primeiro modelo que você deverá usar durante o processo de orçamento.
Ideal para: Criar um plano de projeto abrangente para basear seus cálculos orçamentários.
2. Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
As estimativas de custos exigem matemática... muita matemática. O modelo de matriz de recursos do projeto do ClickUp orienta você nesses cálculos, indicando onde inserir os números e calculando os valores finais com campos de fórmula.
Use-o para estimar os custos de todos os tipos de recursos (mão de obra, equipamentos, despesas gerais, ferramentas SaaS e matérias-primas), portanto, não tenha medo de usá-lo mesmo para os projetos mais improváveis. As visualizações deste modelo incluem:
- Guia de introdução
- Quadro Kanban
- Formulário de entrada de recursos
- Lista de recursos
- Tabela de custos
- Cronograma
Esses recursos facilitam a inserção de estimativas de custos, o planejamento do gerenciamento de recursos do projeto e a visualização de onde você deve estar em termos de orçamento em qualquer momento do cronograma orçamentário.
Ideal para: Calcular com eficiência todos os custos de recursos para a preparação do orçamento do seu projeto.
3. Modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp
O modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a manter o orçamento e o cronograma.
Com este modelo, você poderá:
- Organize as tarefas em fases sequenciais
- Priorize as tarefas de acordo com as restrições orçamentárias
- Acompanhe o progresso e os custos em tempo real
Categorize e adicione nove atributos, como Orçamento restante, Orçamento do projeto, Fase do projeto, Dentro do orçamento e Notas.
A Visualização do Cronograma do Projeto permite que você planeje o cronograma e os marcos do projeto. A Visualização do Orçamento ajuda a gerenciar e acompanhar as despesas associadas ao projeto.
Ideal para: Gerenciar orçamentos e rentabilidade de projetos com facilidade.
4. Modelo de análise de custos do ClickUp
Com o modelo de análise de custos do ClickUp, você pode avaliar com rapidez e precisão o impacto dos custos no sucesso de um projeto, acompanhando-os e analisando-os em um único lugar.
Abra seis visualizações diferentes em diferentes configurações do ClickUp, como Variáveis de Custo, Variáveis de Benefício, Perfil de Custo do Ano Atual, Análise e Guia de Introdução, para que você possa analisar rapidamente.
O modelo oferece aos gerentes de projeto uma maneira simplificada de acompanhar as despesas e identificar áreas com potencial de economia.
Ideal para: Analisar os custos do projeto para identificar oportunidades de melhorar a eficiência.
5. Modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp
Se você deseja um rastreador mais avançado e detalhado do que o modelo de Entregas do Projeto, consulte o Modelo de Solicitação e Aprovação de Projeto do ClickUp.
- Ele vem com visualizações pré-construídas de Lista, Kanban e Gantt para que você possa organizar sua lista de tarefas e ver seu cronograma rapidamente.
- A lista pré-salva requer apenas que você adicione detalhes, para que você não precise construir seu projeto do zero.
- Existem seis campos personalizados no ClickUp, incluindo orçamento, gastos e orçamento restante.
Você pode definir prazos e prioridades, o que pode ajudar a orientar os ajustes orçamentários, caso sejam necessários.
Ideal para: acompanhar e gerenciar todas as solicitações e aprovações do projeto.
6. Modelo de gerenciamento de custos de projetos do ClickUp
Se você tem muitos orçamentos de projetos para gerenciar, use o modelo de gerenciamento de custos de projetos do ClickUp para ter uma visão geral de tudo. Esse modelo vem com seis status (para cobrir tudo, desde novos projetos até orçamentos em evolução e projetos concluídos) e seis visualizações:
- Lista de projetos
- Tabela de custos do projeto
- Quadro do processo de aprovação
- Guia de introdução
- Calendário
- Formulário de solicitação de custos do projeto
É o único modelo de gerenciamento de orçamento de projetos que você precisa — e ele vai mantê-lo extremamente organizado.
Ideal para: Acompanhamento e visualização do orçamento de projetos em vários projetos.
7. Modelo de resultados esperados do projeto ClickUp
A esta altura, você já sabe como é importante dividir o orçamento do seu projeto por entregas (e depois por subtarefas). O modelo de entregas do projeto do ClickUp inclui campos personalizados para orçamento, orçamento restante e despesas até o momento.
Ele oferece seis visualizações, incluindo uma visualização Gantt e uma lista de orçamento do projeto, além de automação que publica um comentário quando qualquer campo personalizado é alterado por um líder de equipe ou gerente de projeto.
Em outras palavras, este modelo é um rastreador de orçamento em tempo real pronto para uso em agências. Gerenciar orçamentos de projetos será muito fácil com este modelo ao seu lado.
Ideal para: acompanhamento em tempo real dos orçamentos dos projetos por entregas.
Gerenciamento de orçamentos de projetos: melhores práticas para o sucesso
- Seja realista: use dados de projetos anteriores e insights dos membros da equipe para criar um orçamento realista e viável. Crie um documento (ou use o modelo de pós-mortem do projeto do ClickUp ) para acompanhar seus insights. Isso ajuda a estimar os custos com precisão e alinhá-los com as metas do projeto.
- Destaque as restrições: defina limites orçamentários gerais e restrições específicas para tarefas individuais para garantir o uso eficiente dos recursos.
- Mantenha os custos transparentes: divida o projeto em tarefas menores e estime os custos de cada uma, incluindo mão de obra, materiais e despesas gerais. Essa transparência ajuda a rastrear possíveis economias ou excedentes.
- Tenha uma reserva para imprevistos: ao planejar o projeto, reserve de 10% a 20% do orçamento total para despesas inesperadas, a fim de manter a estabilidade financeira.
- Monitore e faça ajustes conforme necessário: compare regularmente as despesas reais com o orçamento para identificar variações antecipadamente. Além disso, atualize regularmente as previsões orçamentárias para refletir mudanças no escopo do projeto ou custos inesperados, garantindo o alinhamento com o andamento do projeto.
- Comunique-se excessivamente: mantenha linhas de comunicação abertas com as partes interessadas sobre o status do orçamento, despesas futuras e quaisquer ajustes necessários. Isso promove a transparência e ajuda a gerenciar as expectativas. Realize reuniões frequentes de revisão do orçamento com elas para validar suposições e confirmar estimativas.
- Defina bem o escopo: um escopo bem definido evita o aumento do escopo, o que pode levar a excedentes orçamentários. Implemente também um processo formal de controle de mudanças para gerenciar quaisquer modificações no escopo do projeto que possam afetar o orçamento.
- Aproveite a tecnologia: use um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp para otimizar o acompanhamento e a geração de relatórios de despesas orçamentárias, aumentando a precisão e a eficiência.
Ao aderir a essas práticas recomendadas, os gerentes de projeto podem gerenciar seus orçamentos com eficácia, garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e das restrições financeiras, mantendo os padrões de qualidade.
Simplifique o gerenciamento do orçamento do projeto com o ClickUp
O sucesso na gestão do orçamento significa o sucesso do projeto... portanto, reserve um tempo para criar um processo de orçamento do projeto completo e bem pensado. No entanto, isso não é tudo.
O sucesso vem da gestão dos orçamentos do projeto ao longo de todo o projeto, para garantir que não haja variações significativas. Quando há muita coisa acontecendo, isso pode consumir um tempo precioso. É por isso que os gerentes de projeto contam com ferramentas especializadas como o ClickUp.
Combine seu conhecimento com nossas excelentes ferramentas, disponíveis em várias faixas de preço convenientes, para criar orçamentos que levarão ao sucesso dos projetos.
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