Vamos ser honestos:
O planejamento de eventos é difícil.
Há o planejamento, a venda de ingressos, a organização dos assentos, o envolvimento dos participantes do evento e muito mais. Como planejador de eventos, lidar com tudo isso pode ser como tentar impedir que seu cachorro mastigue seus sapatos. É impossível!
No entanto, um software de gerenciamento de eventos de qualidade pode realmente simplificar as coisas para você. Neste artigo, destacaremos como um software gratuito de gerenciamento de eventos pode ajudá-lo a realizar seus eventos sem problemas.
Vamos começar este evento!
Como escolher o melhor software de gerenciamento de eventos?
Antes de chegarmos à nossa lista de ferramentas de planejamento de eventos, você precisa saber o que está procurando em uma ferramenta ou solução de software de gerenciamento de eventos.
Além disso, você pode saber mais sobre gerenciamento de projetos de eventos aqui .
Aqui estão algumas das perguntas que você pode fazer a si mesmo para fazer a escolha certa:
- Esse software gratuito para eventos permite que você colabore com várias partes interessadas no evento, como participantes, patrocinadores e fornecedores?
- A tecnologia de eventos é adequada para um evento presencial ouevento virtualou ambos?
- A ferramenta de planejamento de eventos precisa ter ferramentas de marketing integradas para ajudar você ou seu expositor a atrair mais visitantes?
- O software de planejamento de eventos é fácil de usar para todos os níveis de organizadores de eventos?
- O software permite que você acompanhe seu progresso e suas realizações?
- O aplicativo suporta integrações de mídia social ou outras formas de marketing de mídia social?
- E, o mais importante, é uma ferramenta de gerenciamento de eventos completa que pode reunir suas informações relacionadas ao evento em um só lugar?
Reserve um minuto para refletir sobre isso. 🤔
Isso o ajudará a encontrar a ferramenta certa para o trabalho.
O tipo que tem todos os recursos de que você precisa e nada mais.
suas respostas?
Muito bem, então, vamos dar uma olhada em alguns softwares de gerenciamento e planejamento de eventos.
Os 7 principais softwares gratuitos de gerenciamento de eventos
Aqui estão os sete melhores softwares gratuitos de gerenciamento de eventos que você pode adquirir hoje:
1. ClickUp
O primeiro é o ClickUp, um dos dispositivos mais bem avaliada do mundo software de gerenciamento de projetos.
Com o ClickUp, você pode simplificar todos os processos de planejamento de eventos e gerenciamento de participantes. de graça!_
Principais recursos do ClickUp
A. Agende eventos e tarefas com Visualização do calendário Ter dois acompanhantes em um casamento pode render um episódio hilário na TV.
Mas no planejamento de eventos?
É um pesadelo!
Evite essas situações embaraçosas e mantenha seu planejamento e itinerário atualizados com a visualização Calendar do ClickUp.
Use-o para planejar , cronograma e até mesmo gerenciar recursos para seu evento e visualize-o em um calendário .
Arraste e solte tarefas para agendá-las na visualização Calendar do ClickUp.
O ClickUp também permite que você integre suas aplicativos de calendário como, por exemplo Calendário do Google , Outlook, Calendário da Apple etc.
Como alternativa, confira o Visualização da linha do tempo para mapear todo o seu evento e atribuir tarefas no mesmo local.
B. Faça as coisas em conjunto usando Vários responsáveis Seja no brainstorming de temas de eventos ou na limpeza após a festa, algumas coisas precisam apenas de uma equipe para dar um passo à frente.
Para essas tarefas, você tem o Multiple Assignees do ClickUp. Use-o para atribuir tarefas a mais de uma pessoa e até mesmo a uma equipe inteira.
Que comece o trabalho em equipe!
Atribua facilmente tarefas a várias pessoas no ClickUp.
C. Sugerir alterações com Comprovação Você pode sobreviver a uma avalanche.
Mas não pode sobreviver a um erro de digitação do nome de seu convidado no cartão de convite.
Certifique-se de que o material de seu evento esteja 100% livre de erros e com aparência perfeita com os recursos de revisão do ClickUp.
Use-o para adicionar marcadores claros em modelos de design para garantir que você tenha o melhor convite da cidade. 🎉
Adicione comentários para colaborar em imagens, gifs e muito mais com a ferramenta Proofing do ClickUp.
D. Não perca tarefas importantes com Lembretes **e Prioridades Imagine esquecer de pegar o banner do evento.
Ou substituir aqueles guardanapos amarelos que o cliente odiou.
Vá em frente e cancele aquele plano para o fim de semana. Suspiro.
Como alternativa, você pode definir lembretes no ClickUp e evitar esses contratempos em primeiro lugar.
Adicione facilmente datas de vencimento aos lembretes.
E você sabe o que dizem sobre gerenciamento eficiente... tudo se resume a ter as prioridades certas.
Bem, nós temos exatamente isso para você.
Categorize suas tarefas de acordo com as prioridades Urgente, Alta, Normal ou Baixa. Dessa forma, sua equipe saberá exatamente como planejar seus dias.
E. Economize tempo com modelos de equipe O ClickUp tem vários modelos pré-construídos modelos de planejamento de eventos para todos os tipos de equipes, incluindo gerenciamento de eventos , CRM , design , finanças e muito mais.
Use um deles para criar instantaneamente um sistema de gerenciamento de eventos ou um fluxo de trabalho para seu próximo evento e economize um tempo valioso. ⌚
Use os modelos prontos do ClickUp ou crie novos modelos para salvar seus projetos e tarefas mais usados.
Você sempre pode criar seu próprio processo de planejamento e Modelo para reutilização futura.
Não se esqueça de usar Status de tarefas personalizadas para tornar seu fluxo de trabalho o mais personalizado possível.
Prós do ClickUp
- Transforme comentários em tarefas simples, atribuindo-as
- Controle o tempo de diferentes tarefas no ClickUp comRastreamento de tempo nativo Documente os processos de seu evento usandoDocumentos Organize webinars, conferências e eventos corporativos virtuaisbasicamente qualquer tipo de evento on-line com oZoom integração
- UseCampos personalizados para calcular fórmulas fáceis e avançadas para orçamentos
- Integrar comZendesk ouHubSpot para criar um eficientesistema de emissão de tíquetes juntamente com seu gerenciamento de eventos
- UseTarefas recorrentes para personalizar o que você deseja repetir
- Visualize os conceitos do seu evento e faça um planejamento sólido usandoMapas mentais* UseModo off-line para continuar o gerenciamento de eventos mesmo quando a Internet estiver fora do ar
- ClickUpaplicativo móvel está disponível para usuários de iOS e Android
Contras do ClickUp
- Não é possível exportar Dashboards
Mas não se preocupe!
Nossa equipe trabalha quase 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que sempre atendamos às suas sugestões e resolvamos suas preocupações.
Confira nosso_ roteiro de desenvolvimento **para ver o que está por vir!
Preços do ClickUp
O ClickUp tem três opções de preços:
- Free Forever Plan (melhor para uso pessoal)
- Plano Ilimitado (melhor para equipes pequenas (US$ 7/membro por mês)
- Plano Business (melhor para equipes de médio porte (US$ 12/membro por mês)
- Plano Business Plus (melhor para várias equipes (US$ 19/membro por mês)
Classificação de usuários do ClickUp
- Capterra: 4.7/5 (mais de 2000 avaliações)
- G2: 4.7/5 (2300+ avaliações)
Uso Modelo de planejamento de festa do ClickUp para seu próximo evento! Faça o download deste modelo
2. Tabelas sociais
Outro software gratuito de gerenciamento de eventos é o Social Tables. Sua especialidade é a diagramação de eventos, que permite organizar os assentos no local do evento.
Nenhum participante do evento fica sem assento!
O Social Table também é excelente para gerar leads diretamente do site do seu evento. O software tem até um aplicativo de check-in móvel para agilizar o registro do evento.
_Então, ele é perfeito?
Claro, se você não se importar com a falta de tarefas, prazos ou integrações com ferramentas de comunicação como o Zoom gmail, etc.
Ah, e eles também não têm um aplicativo para Android.
sentimos muito por vocês, usuários do Android_.
principais recursos do #### Social Tables
- Permite carregar plantas baixas em PDF
- Permite realizar diagramação personalizada de eventos em 3D
- Permite gerenciar convidados e seus detalhes
Social Tables pros
- Oferece suporte à colaboração da equipe em tempo real e atualizações sobre os check-ins dos participantes
- Permite que você visualize análises para descobrir o pico de participação em eventos
- Permite que os clientes vejam as edições em tempo real feitas nos diagramas do evento
Social Tables contras
- A versão gratuita permite apenas um evento ativo por vez e uma planta baixa por evento
- Não há modo off-line
- Não é ideal para o gerenciamento de tarefas
o #### Social Tables oferece duas opções de preço:
- Essencial (gratuito): 150 assentos para participantes, uma conta de usuário e colaboração em tempo real
- Profissional (US$ 199/mês): 250 assentos para participantes, suporte por e-mail e dois eventos ativos
Avaliação dos usuários do Social Tables
- Capterra: 4.5/5 (26 avaliações)
- G2: 4.4/5 (mais de 100 avaliações)
3. Damasco selvagem
A seguir, Wild Apricot.
Alguém está com vontade de comer damasco agora? 😋
Bem, desejos à parte, o Wild Apricot é um software de registro de eventos on-line e um bom concorrente nesta lista de ferramentas gratuitas de gerenciamento de eventos.
Ele fornece as ferramentas certas para o envolvimento dos participantes antes, durante e depois do evento.
Entretanto, para um software de gerenciamento de eventos, o Wild Apricot não tem como atribuir tarefas aos membros da sua equipe.
Felizmente, ao contrário do Social Tables, o software tem um aplicativo de evento móvel para dispositivos iOS e Android. Mas há um problema.
O aplicativo para eventos móveis não é gratuito. 🤷
Principais recursos do Wild Apricot
- Permite personalizar os formulários de registro
- Permite a promoção automatizada de eventos por e-mail
- Permite rastrear e cobrar taxas de inscrição
Prós do Wild Apricot
- Relatórios automáticos sobre a renda do evento
- Banco de dados on-line para membros
- Ferramentas de marketing de eventos, como criadores rápidos de sites com modelos compatíveis com dispositivos móveis
Contras do Wild Apricot
- Não há processamento de pagamentos on-line na versão gratuita
- Não há capacidade de agendamento ou atribuição de tarefas
- Não há aplicativo para Windows ou Mac
Preços do Wild Apricot
O Wild Apricot tem seis opções de preços:
- Free: inclui 50 contatos, importação de banco de dados e registro de convidados
- Pessoal (US$ 40/mês): inclui 100 contatos, venda de ingressos on-line e lembretes automáticos
- **Group (US$ 50/mês): inclui 50 contatos, hospedagem do site do evento no AWS, aplicativo para membros e administradores
- Comunidade (US$ 90/mês): inclui 500 contatos, integração com o WordPress e faturas automáticas por e-mail
- **Profissional (US$ 160/mês): inclui 2.000 contatos, preços de loja on-line somente para membros, arrastar e soltar para criação de sites
- Network (US$ 290/mês): inclui 5.000 contatos, gerador automático de faturas e registro de lista de espera
Classificação de usuários do Wild Apricot
- Capterra: 4.5/5 (mais de 500 avaliações)
- G2: 4.1/5 (26 avaliações)
4. Ticket Tailor
O número quatro da lista é o Ticket Tailor.
Ele se autodenomina seu aplicativo de gerenciamento de eventos para emissão de ingressos.
Esse aplicativo de ingressos para eventos é um dos melhores que você encontrará no mercado de software de gerenciamento de eventos quando se trata de vender ingressos para eventos gratuitos e pagos.
Se você está arrecadando fundos ou organizando uma conferência acadêmica ou uma festa, você pode vender ingressos para todos esses eventos no Ticket Tailor.
Infelizmente, ele não é páreo para os outros softwares de planejamento.
Não é possível planejar um evento ou criar um fluxo de trabalho com ele. Você pode gerenciar os ingressos do evento e os participantes diários, mas isso é tudo.
Portanto, se estiver procurando mais, talvez seja necessário encontrar uma alternativa.
principais recursos do #### Ticket Tailor
- Bilheteria integrada que pode ser incorporada ao seu site
- Entrega automatizada e personalizável de ingressos por e-mail
- Aplicativo de digitalização de ingressos para gerenciamento do dia do evento
Prós do Ticket Tailor
- Várias opções de pagamento para compradores de ingressos
- Oferece suporte a várias integrações, incluindo MailChimp, Zapier e Google Analytics
- Permite que você venda ingressos protegidos por senha para grupos especiais ou VIPs
contras do #### Ticket Tailor
- Não há aplicativos móveis (eles têm um aplicativo de check-in separado chamado Tazotix)
- Você precisa pagar uma taxa por cada ingresso vendido após os primeiros cinco ingressos
- Só permite a venda de ingressos on-line em páginas do Facebook com mais de 2.000 curtidas
Preços do Ticket Tailor
O Ticket Tailor tem três opções de preços:
- Eventos gratuitos: inclui ingressos gratuitos para qualquer evento gratuito
- Pré-pagamento (US$ 0,26/ingresso): inclui pagamentos off-line, seção de contato dos organizadores do evento e formulário de checkout personalizável
- Pay as you go (US$ 0,65/ingresso): inclui tipos de ingressos ilimitados, painel de análise e eventos ilimitados
classificação de usuários do #### Ticket Tailor
- Capterra: 4.9/5 (mais de 300 avaliações)
- G2: 4.9/5 (mais de 50 avaliações)
5. Pod de planejamento
O Planning Pod é um excelente software de gerenciamento de eventos. Seu conjunto de recursos principais ajuda no gerenciamento de locais e no planejamento de áreas.
Seja para envolver os participantes, gerenciar check-ins, lidar com o gerenciamento de inscrições ou processar pagamentos on-line, o Planning Pod tem como objetivo simplificar tudo isso.
No entanto, o que realmente nos incomoda é a versão gratuita do Planning Pod.
Que não existe.
Nós sabemos. Nós sabemos.
Esta deveria ser uma lista de ferramentas gratuitas.
Mas como a ferramenta é bastante conhecida, não poderíamos deixá-la de fora!
Infelizmente, há mais problemas.
Seu plano básico só suporta dois eventos por vez.
Portanto, se você for um gerente de eventos iniciante com apenas dois eventos, o Planning Pod pode funcionar para você. Para organizadores maiores ou profissionais de eventos, sua busca pela solução certa de gerenciamento de eventos talvez não termine aqui.
Principais recursos do Planning Pod
- Oferece um construtor de páginas da Web para eventos
- Possui gerenciamento de locais para casamentos, restaurantes, clubes de golfe etc.
- Oferece relatórios e painéis de produtividade
Profissionais do Pod de Planejamento
- Oferece promoção de mídia social para marketing e permite o planejamento de eventos virtuais
- Tem suporte por e-mail e chat
- Oferece formulários incorporados de registro on-line e RSVP
contras do #### Planning Pod
- Tecnicamente, você só tem direito a uma avaliação gratuita de 14 dias; não há plano gratuito
- Não há suporte de integração para os pacotes Essential ou Planner
- Muito caro para apenas um planejador de eventos e um software de registro de eventos on-line
Preços do Planning Pod
O Planning Pod tem três opções de preços:
- Essencial (US$ 19/mês): inclui usuários ilimitados, registro on-line e lista de participantes
- Planning (US$ 39/mês): inclui processamento de pagamento de faturas, itinerários e calendários
- Business (US$ 69/mês): inclui orçamentos, pesquisas e CRM
Classificação de usuários do Planning Pod
- Capterra: 4.3/5 (mais de 20 avaliações)
- G2: 4.1/5 (mais de 10 avaliações)
6. nTask
Em seguida, temos nTarefa
- uma ferramenta de gerenciamento de projetos que vai além de um software típico de gerenciamento de eventos.
Com listas de tarefas e checklists, essa ferramenta garante que qualquer pessoa que queira participar de seus eventos não passará despercebida ou desmarcada!
Gerencie atividades da vida real, eventos corporativos ou de PMEs e reuniões com funcionários importantes em toda a hierarquia organizacional.
o nTask está disponível para usuários nas plataformas Android e iOS.
Características principais do nTask
- Crie eventos como tarefas ou listas de tarefas, ou torne-os parte de uma lista de verificação de um projeto importante
- Evite riscos por meio de um recurso integrado de gerenciamento de riscos
- Gerencie convidados e seus detalhes
nTask pros
- Crie participantes, responsáveis e check-ins por meio de módulos dedicados
- Configure reuniões em todos os setores por meio do recurso de reuniões
- Permite que você cronometre as atividades por meio do sistema de gerenciamento de tempo
nTask cons
- Não é possível classificar tarefas e notas em ordem alfabética
- As reuniões não podem ser editadas após a postagem
- Pode ser um pouco difícil de usar
preço das tarefas
- Premium (US$ 3/usuário/mês): oferece um número selecionado de recursos
- Business (US$ 8/usuário/mês): recursos ilimitados e pode ser cobrado anualmente
- Enterprise e MNC (vendas de contato): soluções com recursos personalizados, white labeling e muito mais
Classificação de usuários do nTask
- Capterra: 4,2/5 (mais de 90 avaliações)
- G2: 4,4/5 (mais de 15 avaliações)
7. InEvent
Evento
é formada por profissionais de eventos e especialistas em A/V inspirados em ampliar os limites da tecnologia de webinars e eventos.
Como um software global de planejamento de eventos, o software da InEvent é capaz de agregar dados fundamentais para medir o ROI, controlar fornecedores e gerenciar orçamentos.
A InEvent também tem aplicativos móveis para iOS e Android, sem mencionar a possibilidade de realizar sua reunião virtual com sua equipe em um ambiente de trabalho.
Como a InEvent oferece suporte a grandes corporações, ela só oferece uma avaliação gratuita de 30 dias.
Características principais da InEvent
- Você pode ter uma sala de controle, sessões RTMP simultâneas, patrocinar feiras de negócios e salas de videoconferência.
- Gerencie suas informações com CRM, integração e gerenciamento de dados.
- Obtenha relatórios precisos e detalhados em toda a organização.
InEvent pros
- Mensagens privadas de bate-papo 1-1.
- Análise de relatórios do lobby virtual.
- Estúdio ao vivo disponível.
Consultas no evento
- Apenas 10 créditos gratuitos na versão de avaliação.
Preços do evento
- Basic (US$ 2990/ano): inclui o envolvimento em eventos ao vivo e a interatividade de vídeo da InEvent.
- Express (US$ 3990/ano): inclui registro e participação ao vivo, tudo em um único pacote.
- Advanced (vendas por contato): inclui branding personalizado, transmissão RTMP e transmissão ao vivo simulada.
- **Completo (entre em contato com a equipe de vendas): inclui integrações, suporte à API, vídeo Full HD e suporte ao gerente de projetos.
Classificação do usuário no evento
- Capterra: 4,5/5 (mais de 20 avaliações)
- G2: 4,5/5 (mais de 100 avaliações)
Torne cada evento memorável com o ClickUp
Como organizadores de eventos, seu prato já está cheio.
Cada momento pode parecer estar a um centímetro do caos.
É por isso que você precisa de uma ferramenta de planejamento de eventos ou de um software gratuito de gerenciamento de projetos que pode colocar os principais processos relacionados a eventos no piloto automático.
É aí que entra o ClickUp.
Ele é incrivelmente poderoso e se adapta a todos os tipos de setores. Além disso, ele é altamente personalizável para ajudá-lo nos pontos em que você está ficando para trás.
Ele está rastreando distribuição da carga de trabalho entre os membros de sua tripulação? Configurar um fluxo de trabalho ? Atribuição de tarefas para a equipe do evento?
O ClickUp pode ajudá-lo a fazer tudo isso em uma única plataforma.
Assim obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e organize um evento de sucesso após o outro. Para sempre. 🤝