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O documento de escopo de trabalho é uma parte simples, mas necessária, do processo de gerenciamento de projetos.
Como gerente de projetos, é fundamental que todos os envolvidos em uma iniciativa futura se sintam informados, ouvidos e incluídos em todas as etapas do processo. Um documento de escopo de trabalho (SOW) é essencial para alcançar isso antes mesmo do término da fase de planejamento.
Pense no escopo do trabalho como uma ferramenta — algo que você, a equipe do projeto e todos os principais participantes revisitarão várias vezes ao longo do processo de gerenciamento do projeto e que evoluirá à medida que o cronograma avança.
Antes de abrir um novo documento para iniciar o processo de redação do escopo de trabalho, consulte este guia detalhado para informar sua estrutura.
Encontre análises detalhadas, exemplos e melhores práticas para redigir um documento de escopo de trabalho valioso. Além disso, acesse um modelo gratuito de escopo de trabalho para padronizar seu processo e contribuir com a equipe!
O que é um escopo de trabalho?
O escopo do trabalho define claramente os controles, serviços e resultados que você fornecerá em um projeto futuro. Ele funciona como um acordo por escrito e é um dos documentos mais importantes e detalhados nas etapas iniciais de qualquer projeto.
Com os recursos certos à mão, criar um documento de escopo de trabalho pode ser um processo bastante simples! Mas é importante ter em mente seus elementos essenciais para manter sua equipe em sintonia quando se trata de:
- Resultados do projeto
- Todos os recursos necessários, incluindo orçamento, tempo e carga de trabalho.
- Cronograma e fases do projeto
- Requisitos legais
Especificar esses fatores desde o início ajudará você a gerenciar projetos com mais sucesso e evitar contratempos no cronograma do projeto, esgotamento de recursos ou aumento do escopo mais tarde no processo de gerenciamento do projeto. Além disso, um escopo de trabalho completo garante que a equipe do projeto saiba exatamente o que se espera dela, incluindo o objetivo do projeto, os gastos gerais, os marcos do projeto e os prazos.
Melhores práticas ao redigir um escopo de trabalho
Aqui está o seu novo mantra para o escopo de trabalho: Em caso de dúvida, seja específico, visual e totalmente transparente.
- Específico: O que significam os termos-chave? Quem realiza quais tarefas e quando? Ser claro sobre os detalhes do projeto é uma maneira infalível de evitar confusão, falhas de comunicação e desalinhamento. Tudo isso pode ser prejudicial para a execução de um projeto.
- Visual: Como será realmente o resultado final? Os recursos visuais ajudam os principais envolvidos a evitar erros de leitura ou interpretação das expectativas do projeto desde o início.
- Transparência: certifique-se de que as principais partes interessadas aprovem o que foi planejado, reconheçam os marcos importantes à medida que eles ocorrem e, em geral, mantenham-se informadas.
Essas três estratégias garantirão que você envie as informações corretas para qualquer projeto, sempre. Mas se você quiser dar um passo adiante, comece a investir seu tempo de forma mais produtiva no processo de planejamento, usando um modelo de escopo de trabalho para lidar com o trabalho pesado quando se trata de redigir seu escopo de trabalho.
Como redigir um escopo de trabalho
Agora que discutimos as melhores práticas para um escopo de trabalho, vamos nos aprofundar em como redigir um. Aqui está uma lista passo a passo de como redigir um escopo de trabalho:
- Defina o projeto: Comece definindo o projeto e seus objetivos. Isso deve incluir o que você está tentando alcançar, por que está realizando o projeto e quais benefícios ele trará.
- Liste os resultados esperados: Faça uma lista de todos os resultados esperados que serão necessários para o projeto. Isso deve incluir quaisquer documentos, relatórios, software ou outros itens que serão necessários.
- Determine tarefas e cronogramas: Divida o projeto em tarefas menores e determine o cronograma para cada uma delas. Isso deve incluir as datas de início e término de cada tarefa e o cronograma geral do projeto.
- Identifique os recursos: identifique os recursos que serão necessários para o projeto, incluindo pessoal, equipamentos e orçamento.
- Defina padrões de qualidade: descreva os padrões de qualidade que deverão ser atendidos para o projeto. Isso deve incluir quaisquer requisitos para testes, controle de qualidade e garantia de qualidade.
- Determine os procedimentos de comunicação: defina os procedimentos que serão usados para comunicação durante o projeto. Isso deve descrever a frequência com que a comunicação ocorrerá, quem estará envolvido e quais métodos serão usados.
- Identifique os riscos: identifique quaisquer riscos potenciais que possam afetar o projeto. Isso deve incluir riscos relacionados a prazos, recursos, qualidade e outros fatores.
- Defina os critérios de aceitação: defina os critérios de aceitação que serão usados para avaliar o sucesso do projeto. Isso deve incluir métricas ou medidas específicas que serão usadas para determinar se o projeto foi concluído com sucesso.
- Revise e finalize: revisite o escopo do trabalho com todas as partes interessadas para garantir que ele reflita com precisão os requisitos do projeto. Depois de finalizado, distribua o escopo do trabalho a todas as partes interessadas e use-o como referência ao longo do projeto.
Modelos de documentos de escopo de trabalho
Quer padronizar suas práticas de planejamento? Comece com um modelo de gerenciamento de projetos para agilizar o processo de definição do escopo do trabalho. Como regra geral, seu modelo de escopo de trabalho deve ter pelo menos estas cinco seções para inserir e utilizar as informações do seu projeto:
- Um glossário com termos relevantes.
- A descrição do problema que seu projeto está resolvendo
- Metas SMART, objetivos do projeto, resultados esperados, KPIs e similares.
- Necessidades administrativas e aprovações necessárias
- Um cronograma ou linha do tempo personalizável para o projeto
Mas, para ser sincero, essas cinco seções são o mínimo necessário.
Com o editor de documentos e o modelo certos, você também poderá colaborar no escopo de trabalho com a equipe, personalizar as configurações de compartilhamento e permissão, conectar o documento aos seus fluxos de trabalho e muito mais. 👀
Tudo isso é possível com o modelo de escopo de trabalho do ClickUp, fácil de usar para iniciantes — e totalmente gratuito.
Este modelo detalhado do ClickUp Doc está organizado em seções claramente formatadas, incluindo:
- Contexto e objetivos do projeto
- Resultados esperados
- Responsabilidades da agência e do cliente
- Cronograma e marcos
- Administração
- Aprovações
Além disso, planejamento completo de gerenciamento de recursos e objetivos do projeto. 🏆
O índice fixo facilita a navegação pelas várias seções deste documento, enquanto as tabelas pré-construídas mantêm as informações concisas e fáceis de entender.
A maior vantagem deste modelo, porém, é que ele foi criado usando o ClickUp Docs. A detecção colaborativa em tempo real e o histórico de versões salvo automaticamente garantem que todos com acesso estejam visualizando a versão mais recente do escopo de trabalho em todos os momentos. E como o texto pode ser convertido diretamente em tarefas do ClickUp, os membros da equipe podem agir no plano do projeto a partir do próprio escopo de trabalho.
Além disso, as tarefas do ClickUp podem ser incorporadas ao Docs junto com conjuntos de dados de outros softwares, para que as informações necessárias do projeto estejam sempre à mão.
O que incluir em um documento de escopo de trabalho?
Vamos examinar mais de perto os elementos essenciais de um documento de escopo de trabalho eficaz e as melhores práticas a serem adotadas antes do seu próximo projeto.
Principais resultados esperados
Você está fornecendo um produto ou um serviço? Informe a equipe do projeto! Mesmo que pareça óbvio para você, manter um registro de todos os resultados do projeto é útil para ter à mão e consultar posteriormente. Além disso, esse documento não é apenas para a equipe do projeto — participantes importantes, como partes interessadas, outros chefes de departamento e superiores também podem acessá-lo, tornando o processo de compreensão do escopo do projeto fundamental.
Incorporar imagens, diagramas ou mídia para contextualizar e adicionar recursos visuais é uma ótima maneira de transmitir detalhes sobre seus resultados. Especialmente se sua equipe cria wireframes usando software de quadro branco digital ou usa documentos de relatório específicos para detalhar sua estrutura de trabalho, torne essas informações o mais acessíveis possível.
A opção de incorporar informações de outras ferramentas é uma grande vantagem de usar um editor de documentos dinâmico para gerenciar seus registros de escopo de trabalho, aprovações das partes interessadas, SOPs e muito mais.
No ClickUp Docs, você tem o poder de incorporar praticamente qualquer coisa, incluindo tarefas, tabelas, mídia, ativos de outras ferramentas e muito mais. Com comandos de barra para atalhos rápidos do teclado, edição colaborativa ao vivo, formatação rica e fácil compartilhamento via URL, o ClickUp Docs é ideal para criar um documento completo de escopo de trabalho com facilidade.
O cronograma do projeto
O cronograma de gerenciamento do seu projeto é a jornada do início ao fim do desenvolvimento de um projeto. Esta seção descreverá as fases pelas quais seu projeto passará e detalhará os resultados esperados ao longo do caminho.
Você precisa traçar seu cronograma para definir o escopo de um projeto, mas pode criá-lo de várias maneiras. Gráficos de Gantt, tabelas e fluxogramas, como mapas mentais, são soluções de gerenciamento de projetos altamente visuais para criar seu cronograma e garantir que todos os detalhes importantes sejam incluídos. Esses recursos também são excelentes para identificar relações e dependências entre tarefas, o que tornará a fase de execução do projeto mais eficiente em geral!
A visualização Gantt no ClickUp facilita alcançar esse nível de gerenciamento de tempo com uma interface intuitiva de arrastar e soltar para estabelecer relações entre tarefas, visualizar gargalos e priorizar itens de ação. Você pode até calcular seu caminho crítico ou acompanhar suas porcentagens de progresso para ter uma visão geral do que está acontecendo e do que está por vir.
Principais marcos
Especialmente para projetos complexos, o cronograma por si só pode ser assustador. Nessas situações, pode ser útil dividir e definir um cronograma mais amplo por seus prazos principais, quando o projeto passa de uma fase para a outra. Esses momentos importantes são conhecidos como marcos do projeto.
Alcançar um marco do projeto é uma ótima oportunidade para se reorganizar, voltar a estar em sintonia e reavaliar o rumo do seu projeto. É o momento perfeito para entrar em contato com as partes interessadas importantes e garantir que o projeto está se desenvolvendo conforme o esperado ou discutir quaisquer questões enfrentadas ao longo do caminho.
Os modelos de marcos ajudam a eliminar algumas das suposições envolvidas na identificação dos marcos mais significativos de um projeto, garantindo que sua equipe esteja fazendo o melhor uso deles. No ClickUp, os marcos são representados visualmente com um ícone em forma de diamante em sua linha do tempo ou gráfico de Gantt. Isso ajuda você a identificar rapidamente suas principais conquistas e pode ser criado a partir de qualquer tarefa do ClickUp.
Relatórios de progresso
A elaboração de relatórios não é uma tarefa única na sua lista. Informações confiáveis e relatórios atualizados são elementos essenciais de qualquer bom documento de escopo de trabalho, pois muitos gerentes e partes interessadas irão consultá-lo várias vezes ao longo do processo de gerenciamento do projeto, não apenas na fase de planejamento.
Essa é outra área em que é melhor recorrer a recursos mais visuais. Ninguém quer perder tempo decifrando conjuntos de dados extensos ou clicando em pesquisas adicionais. Resuma os pontos mais importantes e baseados em dados de uma maneira fácil de entender.
Os painéis do ClickUp se destacam nessa área. Escolha entre mais de 50 widgets para obter dados atualizados sobre as atividades recentes do projeto usando gráficos personalizados, acompanhamento do progresso, cálculos, tabelas e até mesmo outros aplicativos para criar painéis prontos para apresentação para seus projetos.
Exemplos de escopo de trabalho
Para lhe dar uma compreensão mais tangível de como redigir um escopo de trabalho eficaz, vamos nos aprofundar em alguns exemplos da vida real. Esses exemplos ilustrarão como várias organizações implementaram com sucesso seu escopo de trabalho, fornecendo insights práticos e inspiração para seus próprios projetos.
1. Escopo de trabalho da equipe de desenvolvimento de software
Projeto: Desenvolvimento de um aplicativo móvel
- Objetivo: Projetar e desenvolver um aplicativo móvel fácil de usar para entrega de comida, com recursos exclusivos, como rastreamento em tempo real e várias opções de pagamento.
- Escopo: O aplicativo deve ser compatível com as plataformas iOS e Android. O projeto inclui design de UI/UX, desenvolvimento de back-end, testes, correção de bugs e implantação nas respectivas lojas de aplicativos.
- Cronograma: O projeto será concluído em seis meses, com marcos definidos para cada fase de desenvolvimento.
- Resultados: Um aplicativo móvel totalmente funcional, relatório de teste, manual do usuário e código-fonte.
- Dependências: aprovação oportuna das partes interessadas em cada fase do desenvolvimento, disponibilidade de recursos e acessibilidade a APIs de terceiros para gateways de pagamento.
2. Escopo de trabalho da equipe de marketing
Projeto: Lançamento de um novo produto
- Objetivo: Projetar e executar uma campanha de marketing abrangente para o lançamento de uma nova linha de produtos orgânicos para a pele.
- Escopo: O projeto inclui pesquisa de mercado, análise da concorrência, criação de materiais de marketing, promoção nas redes sociais, relações públicas e acompanhamento do sucesso da campanha.
- Cronograma: O projeto será realizado ao longo de quatro meses, com prazos específicos para cada tarefa.
- Resultados: Uma estratégia de marketing detalhada, conteúdo para promoção (blogs, publicações nas redes sociais, comunicados de imprensa, etc.) e um relatório final descrevendo o impacto da campanha.
- Dependências: Feedback e aprovação oportunos da equipe de produto e das partes interessadas, colaboração com influenciadores e resposta do mercado.
3. Escopo de trabalho da equipe de RH
Projeto: Programa de integração de funcionários
- Objetivo: Desenvolver um programa de integração abrangente que ajude os novos contratados a se tornarem proficientes em suas funções rapidamente e se sentirem bem-vindos à organização.
- Escopo: O projeto inclui a criação de uma lista de verificação de integração, o desenvolvimento de materiais de treinamento, a organização de sessões de orientação e a coleta de feedback.
- Cronograma: O projeto levará dois meses para ser concluído, incluindo os períodos de avaliação e revisão.
- Resultados: Um manual de integração, materiais de treinamento e um relatório de feedback.
- Dependências: Contribuições e cooperação oportunas de diferentes departamentos, disponibilidade de novos contratados e feedback dos novos funcionários.
Exemplos de escopo de trabalho para outros casos de uso
Para tornar esse processo ainda mais simples e eficiente, também criamos um conjunto de modelos prontos para uso em diferentes casos. Vamos mergulhar nesses modelos e ver como eles podem ajudá-lo a definir o escopo de seus projetos.
Empreiteiros: Ter um escopo de trabalho é essencial para que os empreiteiros definam os resultados esperados e o cronograma. Esse documento permite que eles entendam o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como deve ser concluído.
Marketing: As equipes de marketing precisam ter um escopo de trabalho para garantir que seus projetos sejam concluídos dentro do prazo e com a qualidade esperada. Este documento descreve as etapas necessárias para concluir um projeto do início ao fim, facilitando o acompanhamento dos membros da equipe.
Defina seu escopo de trabalho em ação
Você redigiu seu documento de escopo de trabalho, e agora?
Fácil — basta conectá-lo ao seu fluxo de trabalho no software de gerenciamento de projetos para começar a executar os planos que você traçou.
Com mais de 15 visualizações exclusivas, incluindo Gantt, Lista, Kanban, Linha do tempo, Calendário e muito mais, o ClickUp permite visualizar seu trabalho de todos os ângulos. Além disso, seu editor de documentos dinâmico ClickUp Whiteboard e o recurso Docs integrado permitem que as equipes coloquem suas ideias em prática no momento em que elas surgem.
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