Como redigir um escopo de trabalho (com exemplos e modelos de SOW)

O documento de escopo do trabalho é uma parte simples, porém necessária, do processo de gerenciamento de projetos.

Como gerente de projeto, é imperativo que todos os envolvidos em uma iniciativa futura se sintam informados, ouvidos e incluídos em cada etapa do processo. Um documento de escopo de trabalho (SOW) é fundamental para conseguir isso antes mesmo de terminar o estágio de planejamento.

Pense no escopo do trabalho como uma ferramenta - algo que você, a equipe do projeto e todos os principais participantes revisarão várias vezes ao longo do processo de gerenciamento de projetos e que evolui à medida que o cronograma avança.

Antes de abrir um novo documento para iniciar o processo de redação do escopo do trabalho, consulte este guia detalhado para informar sua estrutura.

Encontre análises detalhadas, exemplos e práticas recomendadas para redigir um documento de escopo de trabalho valioso. Além disso, acesse um guia gratuito modelo de escopo de trabalho para padronizar seu processo e contribuir com a equipe!

O que é um escopo de trabalho?

O escopo do trabalho define claramente o controles do projeto os controles de projeto são os controles de projetos, serviços e entregas que você fornecerá em um projeto futuro. Ele funciona como um contrato por escrito e é um dos documentos mais importantes e detalhados nos estágios iniciais de qualquer projeto.

Com os recursos certos à mão, a criação de um documento de escopo de trabalho pode ser um processo bastante simples! Mas é importante ter em mente os elementos essenciais e obrigatórios para manter sua equipe na mesma página quando se trata de:

• Entregáveis do projeto
• Todos os recursos necessários, incluindo orçamento, tempo e carga de trabalho
• Cronograma do projeto e fases
• Requisitos legais

A especificação desses fatores logo no início o ajudará a gerenciar projetos com mais sucesso e evitará contratempos no cronograma do projeto, a falta de recursos ou desvios de escopo posteriormente no processo de gerenciamento de projetos. Além disso, um escopo de trabalho completo garante que a equipe do projeto saiba exatamente o que se espera dela, inclusive o objetivo do projeto, os gastos gerais, os marcos do projeto e os prazos.

Melhores práticas ao escrever um escopo de trabalho

Aqui está seu novo mantra do escopo de trabalho: Em caso de dúvida, seja específico, visual e totalmente transparente.

• Específico: O que significam os principais termos? Quem faz quais tarefas e quando? Ser claro quanto às especificidades do projeto é uma maneira infalível de evitar confusão, falta de comunicação e desalinhamento. Tudo isso pode ser prejudicial para a execução de um projeto
• Visual: Qual é a aparência real do produto final? Os recursos visuais ajudam os principais participantes a evitar interpretações errôneas das expectativas do projeto desde o início
• Transparente: Certifique-se de que as principais partes interessadas aprovem o que está planejado, reconheçam os principais marcos à medida que eles acontecem e, em geral, mantenham-se informados

Essas três estratégias garantirão que você esteja enviando as informações corretas para qualquer projeto, sempre. Mas se quiser dar um passo adiante, comece a investir seu tempo de forma mais produtiva no processo de planejamento usando um modelo de escopo de trabalho para lidar com o trabalho pesado quando se trata de escrever seu escopo de trabalho.

Como redigir um escopo de trabalho

Agora que já discutimos as práticas recomendadas de um escopo de trabalho, vamos nos aprofundar em como redigi-lo. Aqui está uma lista passo a passo de como redigir um escopo de trabalho:

1. Defina o projeto: Comece definindo o projeto e seus objetivos. Isso deve incluir o que você está tentando alcançar, por que está realizando o projeto e quais benefícios ele trará.
2. Liste os entregáveis: Faça uma lista de todos os entregáveis que serão necessários para o projeto. Isso deve incluir todos os documentos, relatórios, software ou outros itens que serão necessários.
3. Determinar tarefas e cronogramas: Dividir o projeto em tarefas menores e determinar o cronograma para cada uma delas. Isso deve incluir as datas de início e término de cada tarefa e o cronograma geral do projeto.
4. Identificar recursos: Identificar os recursos que serão necessários para o projeto, inclusive pessoal, equipamento e orçamento.
5. Definir padrões de qualidade: Descreva os padrões de qualidade que precisarão ser atendidos no projeto. Isso deve incluir quaisquer requisitos para testes, controle de qualidade e garantia de qualidade.
6. Determinar procedimentos de comunicação: Definir os procedimentos que serão usados para a comunicação durante o projeto. Isso deve delinear a frequência com que a comunicação ocorrerá, quem estará envolvido e quais métodos serão usados.
7. Identificar riscos: Identificar quaisquer riscos potenciais que possam afetar o projeto. Isso deve incluir riscos relacionados a cronogramas, recursos, qualidade e outros fatores.
8. Definir critérios de aceitação: Definir os critérios de aceitação que serão usados para avaliar o sucesso do projeto. Isso deve incluir métricas ou medidas específicas que serão usadas para determinar se o projeto foi concluído com êxito.
9. Revisar e finalizar: Revisar o escopo do trabalho com todas as partes interessadas para garantir que ele reflita com precisão o escopo do projetorequisitos do projeto. Depois de finalizado, distribua o escopo do trabalho a todas as partes interessadas e use-o como referência durante todo o projeto.

Modelos de documentos do escopo do trabalho

Deseja padronizar suas práticas de planejamento? Comece com um modelo de gerenciamento de projetos para agilizar o processo do escopo do trabalho. Como regra geral, seu modelo de escopo de trabalho deve ter pelo menos estas cinco seções criadas para conectar e reproduzir as informações do seu projeto:

• Um glossário para termos relevantes
• A declaração do problema que seu projeto está resolvendo
• Metas SMART os objetivos do projeto, as entregas, os KPIs e outros
• Necessidades administrativas e aprovações necessárias
• Um cronograma ou linha do tempo personalizável do projeto

Mas, na verdade, essas cinco seções são o mínimo necessário.

Com as seções corretas editor de documentos e modelo, você também poderá colaborar no seu escopo de trabalho com a equipe, personalizar as configurações de compartilhamento e permissão, conectar o documento aos seus fluxos de trabalho e muito mais. 👀

Tudo isso é possível com a ferramenta amigável para iniciantes Modelo de escopo de trabalho do ClickUp -sem nenhum custo.

Faça o download deste modelo

Acesse este modelo de escopo de trabalho detalhado e personalizável da ClickUp para usar com a equipe a qualquer momento

Este modelo detalhado do ClickUp Doc vem organizado em seções claramente formatadas, incluindo:

• Histórico e objetivos do projeto
• Entregáveis
• Responsabilidades da agência e do cliente
• Cronograma e marcos
• Administração
• Aprovações

Além disso, planejamento completo de gerenciamento de recursos e objetivos do projeto . 🏆

O índice adesivo facilita a navegação pelas várias seções deste documento, enquanto as tabelas pré-construídas mantêm as informações concisas e fáceis de entender.

Defina e compartilhe os principais marcos do projeto usando o modelo de escopo de trabalho do ClickUp

A maior vantagem desse modelo é que ele é criado usando o ClickUp Docs. A detecção colaborativa em tempo real e o histórico de versões salvas automaticamente garantem que todos com acesso estejam visualizando a versão mais recente do escopo de trabalho o tempo todo. E como o texto pode ser convertido diretamente em tarefas do ClickUp, os membros da equipe podem agir de acordo com o plano do projeto do próprio escopo de trabalho.

Com os relacionamentos ClickUp, é simples vincular tarefas e documentos do espaço de trabalho

Além disso, as tarefas do ClickUp podem ser incorporadas aos documentos juntamente com conjuntos de dados de outros softwares, para que as informações necessárias do projeto nunca estejam longe do alcance. Faça o download deste modelo

O que incluir em um documento de escopo de trabalho?

Vamos dar uma olhada mais de perto nos elementos essenciais de um documento de escopo de trabalho eficaz e práticas recomendadas a serem adotadas antes de seu próximo projeto.

Principais entregáveis

Você está fornecendo um produto ou um serviço? Informe a equipe do projeto! Mesmo que pareça óbvio para você, manter um registro de todos os entregáveis do projeto é útil para ter em mãos e consultar mais tarde. Além disso, esse documento não é apenas para a equipe do projeto - participantes importantes como partes interessadas outros chefes de departamento e superiores também podem estar acessando esse documento, o que torna o processo de compreensão da escopo do projeto crítico.

Incorporação de imagens, diagramas ou mídia para contexto e recursos visuais adicionais são uma ótima maneira de transmitir detalhes sobre seus produtos. Especialmente se a sua equipe criar wireframes usando software de lousa digital ou usa documentos de relatório específicos para detalhar sua estrutura de trabalho, torne essas informações o mais acessíveis possível.

A opção de incorporar informações de outras ferramentas é um dos principais benefícios do uso de um editor de documentos dinâmico para gerenciar os registros do escopo do trabalho e as aprovações das partes interessadas, SOPs e muito mais.

O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência

Em Documentos do ClickUp você tem a capacidade de incorporar praticamente qualquer coisa, inclusive tarefas, tabelas, mídia, ativos de outras ferramentas e muito mais. Com o Comandos de barra para atalhos rápidos do teclado, edição colaborativa em tempo real com a ajuda de um editor de texto, formatação avançada e compartilhamento fácil via URL, os ClickUp Docs são ideais para criar um documento de escopo de trabalho completo com facilidade.

O cronograma do projeto

Seu cronograma de gerenciamento de projetos é a jornada do início ao fim do desenvolvimento de um projeto. Esta seção descreverá as fases pelas quais o seu projeto passará e detalhará os resultados esperados ao longo do caminho.

É necessário mapear o cronograma para definir o escopo de um projeto, mas você pode criar o cronograma de várias maneiras. Gráficos de Gantt tabelas e fluxogramas como mapas mentais são altamente gerenciamento visual de projetos para criar sua linha do tempo e garantir que todos os principais detalhes sejam incluídos. Esses recursos também são excelentes para identificar as relações e dependências das tarefas, o que tornará o fase de execução do projeto mais eficiente em geral!

Visualize os marcos do projeto com a visualização de Gantt no ClickUp Visualização de Gantt no ClickUp facilita a obtenção desse nível de gerenciamento de tempo com uma interface intuitiva de arrastar e soltar para desenhar relacionamentos entre tarefas, visualizar gargalos e priorizar itens de ação. Até mesmo calcular seu caminho crítico ou acompanhe suas porcentagens de progresso para ter uma visão geral do que está acontecendo e do que está por vir.

Principais marcos

Especialmente em projetos complexos, o cronograma sozinho pode ser assustador. Nessas situações, pode ser útil dividir e definir um cronograma maior por seus principais prazos, quando o projeto passa de um estágio para o outro. Esses momentos importantes são conhecidos como marcos do projeto .

Atingir um marco de projeto é uma ótima oportunidade para se reagrupar, voltar à mesma página e reavaliar o rumo do seu projeto. É o momento perfeito para entrar em contato com os participantes importantes e garantir que o projeto esteja se desenvolvendo conforme o esperado ou discutir quaisquer problemas enfrentados ao longo do caminho.

Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas, acompanhar os marcos do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos. Modelos de marcos ajudam a eliminar algumas das suposições envolvidas na identificação dos marcos mais significativos em um projeto e, ao mesmo tempo, garantem que a sua equipe esteja fazendo o melhor uso deles. No ClickUp, Marcos são representados visualmente com um ícone em forma de diamante em sua linha do tempo ou gráfico de Gantt. Isso o ajuda a identificar rapidamente suas principais conquistas e pode ser criado a partir de qualquer Tarefa ClickUp .

Relatórios de progresso

Os relatórios não são uma tarefa única em sua lista. Insights confiáveis e relatórios atualizados são elementos-chave de qualquer bom documento de escopo de trabalho, já que muitos gerentes e partes interessadas farão referência a ele várias vezes durante todo o processo de gerenciamento de projetos, não apenas na fase de planejamento.

Essa é outra área em que é melhor se apoiar em ativos mais visuais. Ninguém quer perder tempo decifrando longos conjuntos de dados ou clicando em pesquisas adicionais. Resuma os pontos mais importantes e orientados por dados de uma forma que seja fácil de digerir.

Crie Dashboards personalizados no ClickUp para obter uma visão geral de alto nível de todo o seu trabalho Dashboards no ClickUp são excelentes nesse aspecto. Escolha entre mais de 50 widgets para obter dados atualizados sobre as atividades recentes do projeto usando gráficos personalizados, acompanhamento do progresso, cálculos, tabelas e até mesmo outros aplicativos para criar Dashboards prontos para apresentação para seus projetos.

Exemplos de escopo de trabalho

Para que você tenha uma compreensão mais tangível de como escrever um escopo de trabalho eficaz, vamos nos aprofundar em alguns exemplos da vida real. Esses exemplos ilustrarão como várias organizações implementaram com sucesso seu escopo de trabalho, fornecendo a você insights práticos e inspiração para seus próprios projetos.

1. Escopo de trabalho da equipe de desenvolvimento de software

Projeto: Desenvolvimento de um aplicativo móvel

• Objetivo: Projetar edesenvolver um aplicativo móvel fácil de usar para entrega de alimentos com recursos exclusivos, como rastreamento ao vivo e várias opções de pagamento.
• Escopo: O aplicativo deve ser compatível com as plataformas iOS e Android. O projeto inclui design de UI/UX, desenvolvimento de back-end, testes, correção de bugs e implantação nas respectivas lojas de aplicativos.
• Cronograma: O projeto será concluído em seis meses, com marcos definidos para cada fase de desenvolvimento.
• Produtos a serem entregues: Um aplicativo móvel totalmente funcional, relatório de teste, manual do usuário e código-fonte.
• Dependências: Aprovação oportuna das partes interessadas em cada fase do desenvolvimento, disponibilidade de recursos e acessibilidade a APIs de terceiros para gateways de pagamento.

2. Escopo de trabalho da equipe de marketing

**Projeto: Lançamento de um novo produto

• Objetivo: Projetar e executar uma campanha de marketing abrangente para o lançamento de uma nova linha de produtos orgânicos para a pele.
• Escopo: O projeto inclui pesquisa de mercado,análise da concorrênciacriação de materiais de marketing, promoção em mídias sociais, relações públicas e acompanhamento do sucesso da campanha.
• Cronograma: O projeto será realizado durante quatro meses, com prazos específicos para cada tarefa.
• Produtos a serem entregues: Aestratégia de marketing detalhadaconteúdo para promoção (blogs, publicações em mídias sociais, comunicados à imprensa, etc.) e um relatório final descrevendo o impacto da campanha.
• Dependências: Feedback e aprovação oportunos da equipe deequipe de produtos e partes interessadascolaboração com influenciadores e resposta do mercado.

3. Escopo de trabalho da equipe de RH

Projeto: Programa de integração de funcionários

• **Objetivo: Desenvolver um programa abrangente de integração que ajudará os novos contratados a se tornarem proficientes em suas funções rapidamente e a se sentirem bem-vindos na organização.
• Escopo: O projeto inclui a criação de uma lista de verificação de integração, o desenvolvimento de materiais de treinamento, a organização de sessões de orientação e a coleta de feedback.
• Cronograma: O projeto levará dois meses para ser concluído, incluindo períodos de avaliação e revisão.
• Produtos a serem entregues: Um manual de integração, materiais de treinamento e um relatório de feedback.
• Dependências: Contribuição e cooperação oportunas de diferentes departamentos, disponibilidade de novas contratações efeedback dos novos funcionários.

Amostras de escopo de trabalho para outros casos de uso

Para tornar esse processo ainda mais simples e eficiente, também criamos um conjunto de modelos prontos para uso para diferentes casos de uso. Vamos nos aprofundar nesses modelos e ver como eles podem ajudá-lo a definir o escopo de seus projetos.

Empreiteiros: Ter um escopo de trabalho é essencial para que os empreiteiros definam os resultados esperados e o cronograma. Esse documento permite que eles entendam o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como deve ser concluído.

• Encanadores
• Trabalhadores manuais
• Montadores de tubulações
• Empreiteiros
• Trabalhadores de andaimes

Marketing: As equipes de marketing precisam ter um escopo de trabalho para garantir que seus projetos sejam concluídos no prazo e com a qualidade esperada. Este documento descreve as etapas necessárias para a conclusão de um projeto do início ao fim, facilitando para os membros da equipe manterem-se no caminho certo.

• Marketing digital
• Influenciadores
• Redação
• Rebranding

Defina seu escopo de trabalho em movimento

Então você redigiu seu documento de escopo de trabalho, e agora?

É fácil: você o conecta ao seu fluxo de trabalho em seu software de gerenciamento de projetos para começar a executar os planos que você mapeou agora.

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