Estratégias para desenvolver um plano claro de gerenciamento de partes interessadas

Todo projeto tem partes interessadas, e é a maneira como você constrói relacionamentos com essas pessoas que pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu projeto. Relacionamentos sólidos ajudam a construir confiança e capacitam sua equipe a usar seus conhecimentos para atingir as metas do projeto, enquanto relacionamentos ruins podem levar a conflitos e clientes insatisfeitos.

Gerenciar relacionamentos com as partes interessadas requer tempo, esforço e intenção. Torne toda a experiência mais tranquila com a ajuda de um plano de gerenciamento das partes interessadas.

Neste guia, abordaremos os fundamentos da gestão das partes interessadas, por que ela é importante e como criar seu próprio plano de gestão das partes interessadas.

Vamos começar.

O que é gestão das partes interessadas na gestão de projetos?

As partes interessadas são as pessoas com quem você trabalha (ou para quem trabalha) durante um projeto. São pessoas essenciais para o sucesso do projeto e que devem ser mantidas atualizadas sobre o andamento do projeto durante todo o processo.

A gestão das partes interessadas é a arte e o processo de construir e manter um bom relacionamento com essas pessoas ao longo do projeto, para que você possa alcançar o melhor resultado possível. 🏆

No entanto, a gestão das partes interessadas do projeto não se resume a fazer uma lista de todas as pessoas relacionadas ao seu projeto. É um processo que envolve categorizar e priorizar suas partes interessadas, bem como adaptar a forma como você se comunica com cada uma delas.

O objetivo é criar uma experiência tranquila, eficiente e eficaz para as partes interessadas no projeto.

Tipos de partes interessadas

O que é uma parte interessada na gestão de projetos? Quando pensamos nas principais partes interessadas, geralmente pensamos no cliente principal e em quaisquer outros beneficiários — mas, na realidade, sua lista de partes interessadas no projeto vai muito além disso.

Uma parte interessada é qualquer pessoa que seja direta ou indiretamente afetada pelo seu projeto e qualquer pessoa que tenha um grande interesse no seu sucesso, como um investidor ou órgão governamental. Isso significa que você pode ter partes interessadas internas e externas em seu plano de gerenciamento de projetos.

As partes interessadas costumam ser influentes, têm poder de decisão ou participação financeira no projeto e desempenham um papel único na equipe do projeto, como o cliente principal ou um parceiro essencial. 🤝

Os tipos mais comuns de partes interessadas em projetos incluem:

Esta lista não é exaustiva. Você pode descobrir que, em seu projeto, há partes interessadas internas que ocupam outras funções ou têm responsabilidades exclusivas. No início de um projeto, reserve um tempo para identificar as partes interessadas de todos os ângulos, tomando cuidado para não deixar ninguém de fora.

Por que a gestão das partes interessadas é importante?

Os projetos geralmente têm muitas partes interessadas internas e externas, e acompanhar todas as pessoas e tudo o que está acontecendo no projeto em si rapidamente se torna um desafio sem uma boa maneira de gerenciar tudo isso.

A gestão das partes interessadas é essencial, permitindo que você se organize, priorize suas partes interessadas e dê ao seu projeto a melhor chance de sucesso. Uma gestão eficaz das partes interessadas ajuda você a:

Pelas razões acima e outras mais, gerenciar seus stakeholders de forma eficaz é crucial para o sucesso de um projeto. Sem um processo de gerenciamento de stakeholders em vigor, é quase impossível manter as pessoas certas atualizadas, no momento certo, sobre os detalhes certos.

A melhor maneira de fazer isso é com um plano estratégico de gestão das partes interessadas. 📄

Como criar um plano de gestão das partes interessadas

Um bom plano estratégico de gestão das partes interessadas fornece a estrutura necessária para gerenciar suas partes interessadas da maneira mais eficaz. Veja um processo de sete etapas para criar seu próprio plano estratégico, para que você possa trabalhar mais estreitamente com as partes interessadas e mantê-las envolvidas no que você está fazendo.

1. Identifique as partes interessadas

Antes de envolver suas partes interessadas, você precisa saber quem elas são. O primeiro passo em qualquer plano bem-sucedido é identificar suas partes interessadas externas ou internas. 🕵️

Pense no escopo e nos objetivos do seu projeto e anote todos que vierem à sua mente como potenciais partes interessadas. Os gerentes de projeto também devem incluir qualquer item da lista acima, além de outros membros do público, profissionais ou órgãos, ou parceiros envolvidos nas métricas gerais de sucesso do projeto.

Na fase de identificação das partes interessadas, sua lista não precisa ser muito detalhada. À medida que você avança no processo, você categorizará e priorizará suas partes interessadas. No momento, o objetivo é simplesmente fazer uma lista inicial.

2. Crie um banco de dados com suas partes interessadas

Depois de ter uma lista das partes interessadas no projeto, você pode começar a formar uma imagem mais detalhada de quem são e quais são suas funções e responsabilidades. Agora é o momento ideal para começar a criar uma lista ou um registro das partes interessadas, para que você possa usá-lo para se comunicar com elas e envolvê-las posteriormente.

Reúna detalhes sobre suas partes interessadas, incluindo em que empresa ou organização trabalham, seu cargo, sua função no projeto, como entrar em contato com elas e quaisquer observações essenciais, como um relacionamento existente ou quaisquer questões conhecidas. 📝

Use o modelo de lista de partes interessadas do ClickUp para organizar as informações das partes interessadas de maneira simples e visual. O modelo ajuda a diferenciar facilmente entre partes interessadas internas e externas, ou personalizar os rótulos para criar suas próprias categorias. Veja o nome, a função, os canais de comunicação e os detalhes de contato de uma parte interessada rapidamente.

Este modelo é extremamente útil não apenas para organizar seus dados, mas também para os membros da sua equipe quando precisam identificar rapidamente ou entrar em contato com gerentes ou líderes de projeto.

3. Categorize e priorize suas partes interessadas

Embora devamos criar a melhor experiência possível para todas as partes interessadas, nem todas elas são iguais. Diferentes grupos de partes interessadas exigem estilos de gestão e comunicação ligeiramente diferentes, por isso é essencial identificar quem é essencial.

Use um processo de mapeamento das partes interessadas para identificar as mais importantes. O modelo de análise das partes interessadas da ClickUp ajuda você a fazer isso de forma colaborativa com uma grade de poder/interesse fácil de usar.

Coloque todas as partes interessadas na grade do modelo de matriz de acordo com o seu nível de poder (ou nível de influência) e nível de interesse. Essa estratégia de análise das partes interessadas permitirá que você entenda quais grupos precisam receber atenção especial e quais podem simplesmente ser mantidos informados sobre o andamento do projeto. 👀

Para partes interessadas com alto poder e grande interesse (como patrocinadores e clientes do projeto ), gerencie-as de perto e mantenha-as satisfeitas e informadas durante todo o processo. Mas a análise das partes interessadas também pode ajudá-lo a identificar as partes interessadas com baixo interesse e baixo poder (como grupos comunitários ou membros do público).

Essas pessoas podem exigir um nível reduzido de envolvimento e podem ser mantidas informadas ocasionalmente e monitoradas de forma superficial.

4. Desenvolva um plano de comunicação com as partes interessadas

Depois de priorizar as partes interessadas, você precisa de um plano para se comunicar e interagir com elas ao longo do processo. É hora de criar um plano estratégico de comunicação com as partes interessadas.

Considere todas as partes interessadas em seu projeto e planeje uma estratégia personalizada de aproximação para cada uma delas. Seu plano de comunicação e engajamento das partes interessadas deve abranger:

Em seu plano de ação de comunicação, você pode especificar que, para seu cliente, fornecerá comunicações semanais por meio do Slack, e-mail ou reuniões regulares do projeto. Para os membros da comunidade, você pode enviar uma atualização mensal ou trimestral do projeto por e-mail. 📧

Criar um plano personalizado para cada grupo de partes interessadas pode parecer complicado à primeira vista, mas dedicar tempo e esforço no início facilita a responsabilidade e a consistência ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

5. Atribua recursos ao seu plano

Ter um plano é ótimo, mas você também precisa dos recursos certos para poder realmente executá-lo. Considere quais recursos você precisa e, em seguida, aloque-os ao seu plano de projeto e aos membros da equipe de acordo com a necessidade.

Alguns elementos do seu plano de comunicação com as partes interessadas exigirão mais recursos do que outros, mas você sempre precisará do tempo e da energia de um membro da equipe para que isso aconteça. Outros recursos potenciais incluem um orçamento para ferramentas de comunicação e design, materiais impressos, eventos para a imprensa, fotografia promocional e muito mais. 📷

Se você já usa o ClickUp ou está pensando em mudar, há vários modelos para ajudá-lo com o gerenciamento de recursos. Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para organizar solicitações de recursos e obter uma visão geral clara de todos os recursos acordados e atribuídos.

6. Compartilhe seu plano com as partes interessadas

Quando estiver satisfeito com seu plano de engajamento e tiver certeza de que ele é realista, é hora de compartilhá-lo com as partes interessadas. Isso pode não parecer um passo óbvio, mas é algo que pode ajudar muito no gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

Compartilhe seu plano de comunicação para um melhor envolvimento das partes interessadas, a fim de ajudá-las a entender o processo, seu cronograma de comunicações e o que elas podem esperar. Pense no seu plano como um roteiro de como os gerentes de projeto devem se manter em contato uns com os outros durante o projeto.

Se ambas as partes estiverem cientes do plano, você poderá gerenciar as expectativas e, ao mesmo tempo, se sentir motivado a permanecer responsável e no caminho certo.

Ao compartilhar seu plano e os documentos de mapeamento das partes interessadas, você também facilita o estabelecimento de um relacionamento com elas. Envolver as partes interessadas pode ser difícil, especialmente se elas estiverem ocupadas, portanto, ser aberto e transparente com elas desde o início pode construir confiança e criar um vínculo mais forte que facilita o trabalho em conjunto. 🤩

7. Monitore e adapte seu plano

Mesmo os melhores planos para as partes interessadas podem mudar, e o seu deve mudar às vezes, se você estiver fazendo a gestão das partes interessadas da maneira correta. À medida que você avança no ciclo de vida do projeto, novos desafios e oportunidades podem surgir — portanto, faz todo o sentido alterar seu plano para se adequar a eles.

Trabalhe na gestão das partes interessadas e no relacionamento com elas ao longo do projeto. Verifique regularmente se o seu plano está sendo eficaz. Você pode descobrir que as atualizações planejadas estão ocorrendo com muita frequência e isso está fazendo com que as partes interessadas se desliguem do projeto.

Você pode descobrir que os canais de comunicação escolhidos não estão em sintonia com o seu plano de gestão das partes interessadas. Monitore de forma proativa para que você possa fazer ajustes para melhor. ⚒️

Dicas para o plano de gestão das partes interessadas

Saber que você precisa de um plano e entender a melhor maneira de colocá-lo em prática são duas coisas diferentes. Descubra maneiras de tornar um plano de gestão das partes interessadas ainda mais eficaz e bem-sucedido com estas cinco dicas úteis.

1. Torne seu plano mais fácil de usar

Seu plano de gestão das partes interessadas não é apenas um documento interno para orientá-lo, mas também um documento que você compartilhará com toda a equipe do projeto e, talvez, com as partes interessadas. Isso significa que ele precisa ser fácil de entender, com uma linguagem clara e concisa.

Evite usar termos muito técnicos e recorra a diagramas, cronogramas, tabelas e imagens relevantes para dividir o texto e fornecer recursos visuais úteis, tornando a experiência mais fácil de usar. ✨

2. Planeje-se para o inesperado

Não podemos planejar todas as eventualidades, mas podemos antecipar alguns dos problemas mais prováveis. Certifique-se de que seu plano inclua um elemento de gestão de riscos que considere possíveis obstáculos e complicações, juntamente com ideias sobre como lidar com eles. ⚒️

Você pode planejar divulgar atualizações em um cronograma específico, mas atrasos e obstáculos no projeto podem fazer com que elas sejam adiadas. Considere os momentos em que isso pode acontecer e inclua uma margem de segurança em seu cronograma para não ficar sempre um passo atrás se encontrar um problema.

3. Seja aberto e transparente

A transparência gera confiança, e isso é algo que você deseja que seus stakeholders tenham em abundância. Seja aberto e transparente durante todo o projeto para obter o apoio dos principais stakeholders e garantir que eles confiem que você fará o seu melhor trabalho.

Seja honesto sobre prazos, cronogramas e marcos para que você possa gerenciar as expectativas. Admita quando cometer um erro e peça desculpas por qualquer impacto que isso possa ter causado aos outros. Responsabilize-se e responsabilize os outros, e execute seu projeto com transparência e confiança em mente para um plano de gestão das partes interessadas verdadeiramente bem-sucedido. 🤝

4. Esteja disponível para suas partes interessadas

Embora você não precise estar disponível para as partes interessadas a cada minuto do dia, elas devem sentir que têm um bom relacionamento com você e que podem entrar em contato se tiverem alguma dúvida. Defina antecipadamente as expectativas sobre quem estará disponível para discutir o projeto e quando, para que você possa manter as linhas de comunicação abertas e adequadas. 📞

Designe um membro da equipe para ser a pessoa de contato para cada uma das principais partes interessadas — ou alguém para cada grupo de partes interessadas, se você estiver executando um projeto de grande escala. Forneça às partes interessadas os detalhes de contato do membro da equipe responsável e informe-as sobre a melhor maneira de manter contato entre as atualizações oficiais.

Estabelecer uma comunicação tranquilizadora com eles é outra maneira de mantê-los engajados por meio de um plano eficaz de gestão das partes interessadas.

5. Use ferramentas para facilitar a gestão das partes interessadas

Gerenciar suas partes interessadas e o restante do processo do projeto sem as ferramentas certas pode ser um desafio. Felizmente, criamos o melhor software de gerenciamento de projetos do mercado: o ClickUp.

O ClickUp é o centro ideal para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. Organize pessoas, recursos, orçamentos e tarefas. Crie e monitore gráficos de gerenciamento de projetos, cronogramas, listas de tarefas e dependências.

Reúna-se para brainstorming ou resolução de problemas com quadros brancos e colabore em documentos para criar a documentação do projeto para toda a equipe. Personalize seu painel e veja o status do seu projeto em um instante, permitindo que você trabalhe de forma proativa e estratégica. ✨

Crie uma abordagem vencedora para a gestão das partes interessadas

A gestão das partes interessadas é crucial para o processo de planejamento do seu projeto, especialmente se você estiver trabalhando em um projeto grande ou importante, ou que se estenda por um longo período, ou se o seu projeto envolver alguns clientes de alta prioridade. Use estas dicas para ajudá-lo a entender o processo e criar um plano de gestão das partes interessadas que mantenha todos informados do início ao fim.

Se executar projetos bem-sucedidos está na sua lista de tarefas, considere usar o ClickUp como sua plataforma de gerenciamento de projetos. O ClickUp não só tem modelos específicos para ajudar você a otimizar o processo de gerenciamento das partes interessadas, mas também oferece muitos recursos e modelos integrados para ajudar em todas as áreas do gerenciamento de projetos e produtividade.

Embarque nessa jornada e experimente o ClickUp hoje mesmo gratuitamente para ver como seria o seu novo centro de produtividade. 🤩