Todo projeto tem partes interessadas, e é a maneira como você constrói relacionamentos com essas pessoas que pode ser decisiva para o sucesso ou fracasso do projeto. Relacionamentos sólidos ajudam a criar confiança e capacitam sua equipe a usar seus conhecimentos para atingir as metas do projeto, enquanto relacionamentos ruins podem levar a conflitos e clientes insatisfeitos.
Gerenciar relacionamentos com os participantes requer tempo, esforço e intenção. Faça com que toda a experiência seja mais tranquila com a ajuda de um plano de gerenciamento das partes interessadas.
Neste guia, abordaremos os conceitos básicos do gerenciamento de participantes, por que ele é importante e como criar seu próprio plano de gerenciamento de participantes.
Vamos nos aprofundar.
O que é gerenciamento de partes interessadas no gerenciamento de projetos?
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar as partes interessadas como responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
As partes interessadas são as pessoas com as quais você trabalha (ou para as quais trabalha) durante um projeto. São as pessoas essenciais para o sucesso do projeto e aquelas que devem ser mantidas atualizadas sobre o andamento do projeto durante todo o processo.
O gerenciamento das partes interessadas é a arte e o processo de criar e manter um bom relacionamento com essas pessoas durante todo o projeto para que você possa obter o melhor resultado possível. 🏆
No entanto, o gerenciamento das partes interessadas do projeto não se resume a fazer uma lista de todos os que estão ligados ao seu projeto. É um processo que envolve a categorização e a priorização de seus participantes, bem como a adaptação da maneira como você se comunica com cada participante.
O objetivo é criar uma experiência que seja tranquila, eficiente e eficaz para os participantes do projeto.
Tipos de partes interessadas
O que é uma parte interessada no gerenciamento de projetos? Quando pensamos nas principais partes interessadas, geralmente pensamos no cliente principal e em quaisquer outros beneficiários, mas, na realidade, sua lista de partes interessadas no projeto vai muito além disso.
Uma parte interessada é qualquer pessoa que seja direta ou indiretamente afetada pelo seu projeto e qualquer pessoa que tenha grande interesse em que ele seja bem-sucedido - como um investidor ou uma agência governamental. Isso significa que você pode ter partes interessadas internas e externas em seu plano de gerenciamento de projetos.
As partes interessadas geralmente são influentes, têm um senso de poder de decisão ou uma participação financeira no projeto e se encaixam em uma função exclusiva dentro da equipe do projeto, como o cliente principal ou um parceiro essencial. 🤝
Os tipos mais comuns de partes interessadas no projeto incluem:
- Clientes
- Consultores
- Órgãos governamentais
- Patrocinadores de projetos
- Investidores
- Representantes eleitos
- Membros do conselho e executivos
- Proprietários de terras ou recursos
- Vendedores e fornecedores (confira estesmodelos de lista de fornecedores)
- Empreiteiros e subempreiteiros
- Membros da equipe do projeto
- Usuários finais
- Membros da comunidade
Essa lista não é exaustiva. Talvez você descubra que em seu projeto há partes interessadas internas que ocupam outras funções ou têm responsabilidades exclusivas. No início de um projeto, reserve um tempo para identificar as partes interessadas de todos os ângulos, tomando cuidado para não perder ninguém.
Por que o gerenciamento das partes interessadas é importante?
Os projetos geralmente têm muitas partes interessadas internas e externas, e manter o controle de todos e de tudo o que está acontecendo no próprio projeto rapidamente se torna um desafio se não houver uma boa maneira de gerenciar tudo isso.
O gerenciamento dos participantes é essencial, pois permite que você se organize, priorize os participantes e dê ao seu projeto a melhor chance de sucesso. O gerenciamento eficaz das partes interessadas ajuda você a:
- Identificar os principais participantes e fazer priorizações
- Criar relacionamentos sólidos e de confiança para um envolvimento eficaz dos interessados
- Adaptar sua abordagem para atender às necessidades de cada parte interessada
- Lidar com obstáculos com o menor impacto possível
- Comunique-se de forma eficaz com todas as partes durante todo o projeto
- Manter as partes interessadas engajadas durante o ciclo de vida do projeto
- Façaexecução do projeto mais fácil para todas as partes interessadas envolvidas
- Trabalhar melhor em conjunto para atingir seus objetivos estratégicos eresultados do projeto Pelos motivos acima e outros, o gerenciamento eficaz das partes interessadas é crucial para o sucesso de um projeto. Sem um processo de gerenciamento de participantes em vigor, é quase impossível manter as pessoas certas atualizadas, no momento certo, sobre os detalhes certos.
A melhor maneira de fazer isso acontecer é com um plano estratégico de gerenciamento de partes interessadas. 📄
Como criar um plano de gerenciamento das partes interessadas
Um bom plano estratégico de gerenciamento de partes interessadas oferece a estrutura necessária para gerenciar as partes interessadas da maneira mais eficaz. Aqui está um processo de sete etapas para criar o seu próprio plano estratégico, de modo que você possa trabalhar mais de perto com as partes interessadas e mantê-las envolvidas com o que você está fazendo.
1. Identificar os participantes
Antes de envolver as partes interessadas, primeiro você precisa saber quem elas são. A primeira etapa de qualquer plano bem-sucedido é identificar as partes interessadas externas ou internas. 🕵️
Pense em sua escopo do projeto e os objetivos do projeto, e anote qualquer pessoa que lhe venha à mente como possível parte interessada. Os gerentes de projeto também devem incluir qualquer item da lista acima, além de outros membros do público, pessoas ou órgãos profissionais ou parceiros que estejam envolvidos nas métricas gerais de sucesso do projeto.
No estágio de identificação das partes interessadas, sua lista não precisa ser muito detalhada. À medida que avança no processo, você categorizará e priorizará as partes interessadas. No momento, o objetivo é simplesmente fazer uma lista inicial.
2. Crie um banco de dados de seus participantes
Acompanhe as partes interessadas internas e externas em uma lista do ClickUp
Depois de ter uma lista dos participantes do projeto, você pode começar a formar um quadro mais detalhado de quem eles são e quais são suas funções e responsabilidades. Agora é o momento ideal para começar a criar uma lista ou um registro de participantes, para que você possa usá-lo para se comunicar com eles e envolvê-los posteriormente.
Reúna detalhes sobre os participantes, incluindo a empresa ou organização em que trabalham, o título, a função no projeto, como entrar em contato com eles e quaisquer observações essenciais, como um relacionamento existente ou quaisquer problemas conhecidos. 📝
Use o Modelo de lista de partes interessadas do ClickUp para organizar as informações de seus stakeholders de forma simples e visual. O modelo o ajuda a diferenciar facilmente entre stakeholders internos e externos, ou a personalizar os rótulos para criar suas próprias categorias. Veja o nome, a função, os canais de comunicação e os detalhes de contato de uma parte interessada em um piscar de olhos.
Esse modelo é incrivelmente útil não só para organizar os dados, mas também para os membros da equipe quando precisam identificar rapidamente ou entrar em contato com os gerentes de projeto ou líderes de projeto.
3. Categorize e priorize seus participantes
Use o Modelo de Análise de Partes Interessadas do ClickUp para manter o controle de todas as suas partes interessadas
Embora devamos criar a melhor experiência possível para cada parte interessada, nem todas as partes interessadas são criadas da mesma forma. Diferentes grupos de partes interessadas exigem estilos de gerenciamento e comunicação ligeiramente diferentes, portanto, é essencial identificar quem são eles.
Use um processo de mapeamento de partes interessadas para identificar as partes interessadas mais importantes. As Modelo de análise das partes interessadas da ClickUp ajuda você a fazer isso de forma colaborativa com uma grade de poder/interesse de fácil utilização.
Coloque todas as partes interessadas na grade modelo de matriz de acordo com seu nível de poder (ou nível de influência) e nível de interesse. Esse análise das partes interessadas permitirá que você entenda a quais grupos precisa dar mais atenção e quais podem simplesmente ser mantidos informados sobre o progresso. 👀
Para partes interessadas de alto poder e alto interesse (como patrocinadores de projetos e clientes), gerencie-os de perto e mantenha-os satisfeitos e informados durante todo o processo. Mas a análise das partes interessadas também pode ajudá-lo a encontrar as partes interessadas de baixo interesse e baixo poder (como grupos comunitários ou membros do público).
Essas pessoas podem exigir um nível reduzido de envolvimento e podem ser mantidas informadas ocasionalmente e monitoradas levemente.
4. Desenvolver um plano de comunicação com as partes interessadas
Com seus stakeholders priorizados, você precisará de um plano de como se comunicará e se envolverá com eles durante todo o processo. É hora de criar um plano estratégico de comunicação com as partes interessadas.
Considere cada parte interessada do seu projeto e planeje um plano personalizado de alcance para cada uma delas. Seu plano de comunicação e envolvimento das partes interessadas deve abranger:
- A comunicação do seu projeto ou as metas de envolvimento das partes interessadas
- Métodos ou canais de comunicação
- Frequência da comunicação
- Estilo e tom
- Recursos necessários para executar seu plano de comunicação
- Membro(s) responsável(is) da equipe para cada estágio do seu plano de comunicação
- Possíveis mensagens ou resultados de comunicação em vários estágios do seu plano
Comunique-se com sua equipe diretamente em uma tarefa, compartilhe outras tarefas e carregue arquivos com comentários encadeados no ClickUp!
Em seu plano de ação de comunicação, você pode especificar que, para o seu cliente, você fornecerá comunicações semanais por meio de Slack ou e-mail ou por meio de reuniões regulares do projeto. Para os membros da comunidade, você pode enviar uma atualização mensal ou trimestral do projeto por e-mail. 📧
A criação de um plano personalizado para cada grupo de participantes pode parecer um pouco complicado no início, mas dedicar tempo e esforço no início facilita a manutenção da responsabilidade e da consistência durante todo o ciclo de vida do projeto.
5. Atribua recursos ao seu plano
Use o modelo de Alocação de recursos Modelo para acompanhar os materiais da organização, os membros da equipe e muito mais para cada projeto
Ter um plano é ótimo, mas você também precisa dos recursos certos para poder executá-lo de fato. Considere quais recursos você precisa e, em seguida, aloque-os para o seu plano de projeto e membros da equipe de acordo.
Alguns elementos do seu plano de comunicação com as partes interessadas exigirão mais recursos do que outros, mas você sempre precisará do tempo e da energia de um membro da equipe para que isso aconteça. Outros recursos possíveis incluem um orçamento para ferramentas de comunicação e design, materiais impressos, eventos de imprensa, fotografia promocional e muito mais. 📷
Se você já usa o ClickUp ou está pensando em fazer uma mudança, há muitos modelos para ajudá-lo com o gerenciamento de recursos. Use o Modelo de alocação de recursos do ClickUp para organizar solicitações de recursos e obter uma visão geral clara de todos os recursos acordados e atribuídos.
6. Compartilhe seu plano com as partes interessadas
Quando estiver satisfeito com seu plano de engajamento e tiver certeza de que ele é realista, é hora de compartilhá-lo com as partes interessadas. Essa pode não parecer uma etapa óbvia, mas é uma etapa que pode ajudar muito a gerenciar as expectativas das partes interessadas.
Compartilhe seu plano de comunicação para um melhor envolvimento das partes interessadas, ajudando-as a entender o processo, seu cronograma de comunicações e o que elas podem esperar ver. Pense no seu plano como um roteiro de como os gerentes de projeto se mantêm em contato uns com os outros durante o projeto.
Visualize e gerencie seu roteiro de produtos no ClickUp Timeline View
Se ambas as partes estiverem cientes do plano, você poderá gerenciar as expectativas e, ao mesmo tempo, sentir-se motivado a manter-se responsável e no caminho certo.
Ao compartilhar seu plano e os documentos de mapeamento das partes interessadas, você também facilita a construção de um relacionamento com elas. Envolver as partes interessadas pode ser difícil, especialmente se elas estiverem ocupadas, portanto, ser aberto e transparente com elas desde o início pode gerar confiança e criar um vínculo mais forte que facilita o trabalho conjunto. 🤩
7. Monitore e adapte seu plano
Até mesmo os melhores planos para as partes interessadas podem mudar, e o seu deve mudar às vezes se você estiver fazendo o gerenciamento correto das partes interessadas. À medida que você avança no ciclo de vida do projeto, novos desafios e oportunidades podem aparecer - portanto, faz todo o sentido mudar seu plano para corresponder a eles.
Trabalhe no gerenciamento dos participantes e em seus relacionamentos com eles durante todo o projeto. Verifique regularmente se o seu plano está sendo eficaz. Você pode descobrir que as atualizações planejadas ocorrem com muita frequência e isso está fazendo com que os participantes não se envolvam.
Talvez você descubra que os canais de comunicação que escolheu não estão se adequando ao seu plano de gerenciamento de participantes. Monitore proativamente para poder fazer ajustes para melhor. ⚒️
Dicas para o plano de gerenciamento das partes interessadas
Saber que você precisa de um plano e entender a melhor maneira de torná-lo realidade são duas coisas diferentes. Encontre maneiras de tornar um plano de gerenciamento de partes interessadas bem-sucedido ainda mais eficaz e bem-sucedido com estas cinco dicas úteis.
1. Torne seu plano mais fácil de usar
Seu plano de gerenciamento de partes interessadas não é apenas um documento interno para orientá-lo, mas um documento que você compartilhará com toda a equipe do projeto e, talvez, com as partes interessadas também. Isso significa que ele precisa ser fácil de entender, com linguagem clara e concisa.
Evite ser muito técnico com as palavras que usa e use diagramas, linhas do tempo, tabelas e imagens relevantes para quebrar o texto e fornecer recursos visuais úteis, tornando a experiência mais fácil de usar. ✨
2. Planeje-se para o inesperado
Não podemos planejar todas as eventualidades, mas podemos antecipar alguns dos problemas mais prováveis. Certifique-se de que seu plano apresente um elemento de gerenciamento de riscos que considere possíveis obstáculos e complicações, juntamente com ideias de como lidar com eles. ⚒️
Você pode planejar o lançamento de atualizações em um cronograma específico, mas atrasos e bloqueios de projetos significam que elas podem ser adiadas. Considere os momentos em que isso pode acontecer e inclua algum espaço em seu cronograma para que você não esteja sempre um passo atrás se encontrar um problema.
3. Seja aberto e transparente
A transparência gera confiança, e isso é algo que você deseja que as partes interessadas tenham em você com abundância. Seja aberto e transparente durante todo o projeto para que você tenha a adesão dos principais participantes do projeto e eles confiem em você para fazer o melhor trabalho possível.
Seja honesto em relação a prazos, cronogramas e marcos para poder gerenciar as expectativas. Admita quando cometer um erro e peça desculpas por qualquer impacto que isso possa ter causado em outras pessoas. Responsabilize a si mesmo e aos outros, e execute seu projeto com transparência e confiança em mente para um plano de gerenciamento de partes interessadas realmente bem-sucedido. 🤝
4. Esteja disponível para suas partes interessadas
Embora não seja necessário estar disponível para as partes interessadas a cada minuto do dia, elas devem sentir que têm um bom relacionamento com você e que podem entrar em contato se tiverem alguma dúvida. Defina antecipadamente as expectativas sobre quem estará disponível para discutir o projeto e quando, para que você possa manter as linhas de comunicação abertas e adequadas. 📞
Designe um membro da equipe para ser a pessoa de referência para cada um dos principais participantes - ou alguém para cada grupo de participantes, se estiver executando um projeto de grande escala. Forneça aos participantes os detalhes de contato do membro da equipe responsável e informe-os sobre a melhor maneira de manter contato entre as atualizações oficiais.
A construção da comunicação tranquiliza as partes interessadas e oferece outra maneira de mantê-las envolvidas por meio de um plano eficaz de gerenciamento de partes interessadas.
5. Use ferramentas para facilitar o gerenciamento das partes interessadas
A visualização da linha do tempo no ClickUp oferece uma visão geral de seus recursos e tarefas
Gerenciar as partes interessadas e o restante do processo do projeto sem as ferramentas certas pode ser um desafio. Felizmente, criamos a melhor software de gerenciamento de projetos por aí-ClickUp.
O ClickUp é o centro ideal para todos os seus gerenciamento de projetos necessidades. Organizar pessoas, recursos, orçamentos e tarefas. Criar e monitorar gráficos de gerenciamento de projetos cronogramas, listas de tarefas e dependências.
Reúna-se para fazer brainstorming ou resolver problemas com os quadros brancos e colabore no Docs para criar documentação do projeto para toda a equipe. Personalize seu painel e veja o status do projeto em um instante, permitindo que você trabalhe de forma proativa e estratégica. ✨
Crie uma abordagem vencedora para o gerenciamento das partes interessadas
O gerenciamento das partes interessadas é crucial para o processo de planejamento do seu projeto - especialmente se estiver trabalhando em um projeto grande ou importante ou que se estenda por um longo período de tempo, ou se o seu projeto envolver alguns clientes de alta prioridade. Use estas dicas para ajudá-lo a entender o processo e criar um plano de gerenciamento de partes interessadas que mantenha todos informados do início ao fim.
Se a execução de projetos bem-sucedidos estiver em sua lista de tarefas, considere usar o ClickUp como sua plataforma de gerenciamento de projetos. O ClickUp não só tem modelos específicos para ajudá-lo a simplificar o processo de gerenciamento das partes interessadas, mas também oferece muitos recursos e modelos integrados para ajudar em todas as áreas de gerenciamento de projetos e produtividade.
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