O que é um stakeholder de projeto e como gerenciá-lo

Neste artigo, aprenderemos quem são as partes interessadas na gestão de projetos, os tipos de partes interessadas em projetos, exemplos e como analisá-las. Também aprenderemos a maneira mais eficiente de realizar a gestão das partes interessadas em projetos.

Muito bem, vamos descobrir tudo sobre as partes interessadas em projetos. 🔍

O que é uma parte interessada em um projeto?

Uma parte interessada em um projeto é um indivíduo, organização ou grupo que participa ativamente ou tem interesse nas atividades do projeto, tem um impacto potencial nos resultados e/ou no ambiente do projeto e é afetado pelo resultado do projeto ou está próximo de outras pessoas que podem ser afetadas pelo projeto.

Basicamente, as partes interessadas são pessoas ou grupos que têm algo a ganhar (ou a perder) com o projeto. O Project Management Institute define uma parte interessada no projeto como “indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto ou cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente como resultado da execução ou conclusão bem-sucedida do projeto ”.

Portanto, se os projetos forem bem-sucedidos, as partes interessadas serão beneficiadas.

No entanto, se o projeto der errado, as partes interessadas também serão prejudicadas... 😅

Quem são as partes interessadas do projeto?

Você pode classificar as partes interessadas na gestão de projetos em dois tipos: partes interessadas internas e externas.

Esses dois tipos de partes interessadas na gestão de projetos baseiam-se no relacionamento das partes interessadas com a organização:

Partes interessadas internas

Como o nome sugere, um stakeholder interno é alguém que faz parte da organização ou empresa. Eles se concentram nos riscos do projeto e estão diretamente envolvidos em todo o processo do projeto. Esses membros da equipe da empresa geralmente possuem um profundo conhecimento do seu público, dos clientes e da empresa, e são frequentemente vistos como uma autoridade, ocupando cargos de liderança de alto nível que trabalham diretamente com diferentes níveis de operações para alcançar os resultados desejados.

Como gerente de projetos, aqui estão algumas das partes interessadas internas mais comuns com as quais você pode lidar:

Partes interessadas externas

Os stakeholders externos, por outro lado, não pertencem à sua organização ou empresa. Esses stakeholders do gerenciamento de projetos são pessoas externas, como clientes ou usuários finais. Em outras palavras, é sua responsabilidade gerenciar essa comunicação com os stakeholders essenciais e clientes externos, mantendo as informações críticas em sigilo até que seja necessário divulgá-las a todas as partes.

Atender às expectativas de diferentes tipos de partes interessadas influentes, dar-lhes visibilidade e manter as diferentes partes interessadas informadas é metade de um plano de gerenciamento de partes interessadas. Mas, como gerentes de projeto, você deve primeiro ser capaz de nomear essas partes interessadas e também entender as necessidades dos patrocinadores do projeto. O mais importante a lembrar é comunicar claramente o escopo do projeto e gerenciar as expectativas das partes interessadas e, às vezes, longas listas de demandas da liderança.

Isso é ótimo. Mas quem são as partes interessadas em um projeto? Como gerente de projetos, é importante que você identifique as partes interessadas no projeto desde o início e mantenha o foco na execução do projeto. Gerentes de recursos, gerentes funcionais e outros membros da alta administração podem estar mais focados na fase do projeto e no planejamento do ciclo de vida do projeto, enquanto as partes interessadas que oferecem apoio tratam todos os membros da equipe do projeto como se estivessem no mesmo nível e gostam de se manter atualizados sobre o andamento do projeto, bem como sobre o feedback dos clientes.

Aqui estão algumas das partes interessadas externas mais comuns:

Como fazer uma análise das partes interessadas?

A análise das partes interessadas, ou como alguns podem chamá-la, o mapeamento das partes interessadas, é IMPORTANTE porque:

O melhor caminho para o sucesso do projeto é definir claramente as expectativas do projeto para as partes interessadas relevantes, identificar riscos e fornecer feedback para gerenciar as partes interessadas do projeto e suas

Construir uma equipe forte que inclua as principais partes interessadas do projeto é a única maneira de ter sucesso em um projeto.

Exemplo de diagrama de contexto de análise das partes interessadas:

Além disso, identificar padrões no envolvimento das partes interessadas ajudará você a evitar influências negativas no futuro. Partes interessadas com alto interesse e alta influência, proprietários e outros gerentes de outras equipes e/ou departamentos podem ter agendas ocultas ou simplesmente não estar em sintonia com você e sua equipe.

Seja positivo ou negativo, é fundamental que você faça tudo o que puder para garantir que está comunicando ideias, esboços, informações gerais e que os investidores e principais partes interessadas estejam satisfeitos com os cronogramas, processos e cooperação dos membros da equipe do projeto.

Vamos dividir a análise das partes interessadas em três etapas:

1. Identifique as partes interessadas em potencial

O primeiro passo é identificar as partes interessadas.

Você deve identificar tanto as partes interessadas internas quanto as externas.

E nós entendemos. Às vezes, é bastante óbvio.

Obviamente, o seu cliente SPOC e os membros da equipe do projeto são partes interessadas fundamentais.

Mas será que há mais por trás dessa história?

Para isso, você precisará do seu termo de abertura do projeto e de outros documentos importantes do projeto. Antes do início do projeto, um termo de abertura do projeto deve ser criado e apresentado a todas as partes interessadas. Você deve informar as partes interessadas importantes sobre quaisquer riscos potenciais, incluindo fatores ambientais, que possam afetar o resultado do projeto.

Identificar algumas partes interessadas difíceis pode levar horas de sessões de brainstorming e revisão da documentação.

Os dados coletados desses itens devem ajudá-lo a listar todas as partes interessadas.

Você pode começar essa análise usando as ferramentas de produtividade e gerenciamento de projetos mais bem avaliadas do mundo; deixe-nos mostrar como!

Dê as boas-vindas ao ClickUp.

Você pode usar o ClickUp Docs para criar sua lista de partes interessadas com edição de rich text, incluindo banners, cabeçalhos, fontes, etc. — tudo o que for do seu interesse!

Os documentos são organizados por categoria: Todos, Atribuídos a mim, Compartilhados e Privados.

Use as funcionalidades aprimoradas de catalogação e wiki do Docs para acessar toda a documentação do projeto. Pesquise por palavra ou frase e encontre os nomes de todas as partes interessadas!

A melhor parte é que você pode dividir todo o “processo de identificação das partes interessadas” entre os membros da equipe do seu projeto.

Todos vocês podem continuar identificando as partes interessadas, adicioná-las ao arquivo do Docs em tempo real e criar um registro das partes interessadas do projeto.

O registro das partes interessadas do projeto conterá todos os nomes, funções, poder e interesses das diferentes partes interessadas.

Colaboração em equipe, ftw!

2. Saiba como priorizar as partes interessadas como gerente de projetos

O Project Management Institute (PMI) afirma que “para ser classificado como parte interessada, a pessoa ou grupo deve ter algum interesse ou nível de influência que possa impactar o projeto”.

Nem todas as partes interessadas identificadas têm o mesmo peso em um projeto.

Algumas são mais importantes devido à sua influência.

Portanto, o segundo passo é priorizar suas partes interessadas.

Aqui estão algumas perguntas para ajudar sua equipe de projeto a distinguir as partes interessadas primárias das secundárias:

Se a resposta a essas perguntas for “sim”, então eles são partes interessadas primárias.

Sua lista de partes interessadas primárias e secundárias deve ajudá-lo a criar um mapa mental das partes interessadas.

Para isso, você precisará do ClickUp Mind Maps.

Crie quantos nós desejar para pontos de referência nos mapas mentais do ClickUp.

Esboce suas partes interessadas usando o modo em branco para visualizar todas as pessoas que podem influenciar seu projeto ou como elas estão conectadas.

3. Envolva as partes interessadas

Agora que você conhece todas as partes interessadas importantes e sabe quem priorizar, é hora de envolver as partes interessadas.

Ao contrário das etapas anteriores, envolver as partes interessadas é um processo contínuo ao longo do seu projeto. Você precisa identificar as expectativas das partes interessadas e abordar suas preocupações.

E o ClickUp está aqui para te ajudar em cada etapa do caminho.

Como gerenciar as partes interessadas em projetos

Gerenciar as expectativas das partes interessadas significa, principalmente, mantê-las satisfeitas.

Elas precisam de informações por meio de uma comunicação transparente.

E nós o ajudaremos a criar um processo de gerenciamento de partes interessadas com base nisso.

1. Mostre a eles seu plano de projeto

Pense nas partes interessadas como convidados em seu restaurante.

Qual é a primeira coisa que você faz? Mostra a eles o que está no menu de hoje.

Da mesma forma, o gerenciamento das partes interessadas deve começar com você mostrando a elas seu plano de projeto, que contém:

O destaque de hoje? Comunicação!

Mas, primeiro, você deve criar um plano de projeto.

O gráfico de Gantt do ClickUp é perfeito para o planejamento de projetos e leva apenas três etapas simples para ser criado.

Pronto. Você tem um belo gráfico de Gantt.

Remapeie as datas de início e vencimento de todas as tarefas contidas

2. Estabeleça um plano de comunicação para alinhar, esclarecer e criar um ambiente positivo e bem-sucedido, onde todos possam colaborar como uma equipe.

Para as principais partes interessadas, o gerenciamento de projetos tem tudo a ver com atualizações oportunas.

Você precisa manter todos os grupos e indivíduos interessados informados, e isso requer um plano de comunicação.

Será por e-mail, reuniões iniciais, videoconferências e chamadas telefônicas?

Como na Visualização de Chat do ClickUp. Você pode conversar sobre qualquer assunto sem sair da sua plataforma de gerenciamento de projetos.

Não é conveniente?

Você não precisará perder tempo alternando entre aplicativos ou mesmo abas para se comunicar.

Adicione convidados (partes interessadas externas) aos seus chats e decida se eles podem criar uma Visualização de Chat ou não.

Não gosta de conversar?

Organize e participe de reuniões do Zoom diretamente do ClickUp, graças à integração com o Zoom.

Inicie uma reunião no Zoom diretamente a partir de uma tarefa do ClickUp

E se você é uma daquelas pessoas que não consegue se separar dos e-mails, também temos uma solução para você.

Você pode enviar e receber e-mails diretamente do ClickUp usando o Email ClickApp.

Por falar em e-mails, se você precisar enviar documentos legais ou contratos que precisem de algumas alterações, não precisará procurar em outro lugar.

Nossos recursos de revisão também oferecem anotações em PDF.

3. Compartilhe sua distribuição de carga de trabalho

Compartilhar sua distribuição de carga de trabalho é uma parte importante do seu plano de gerenciamento de partes interessadas, pois mostra a elas:

Em seguida, mostre às partes interessadas o que você está fazendo com a visualização Carga de trabalho.

E voilà!

As partes interessadas não ficarão mais no escuro.

Além disso, você pode solicitar mais tempo, recursos ou conhecimento com base na distribuição da sua carga de trabalho.

4. Permita que a liderança e as principais partes interessadas visualizem as responsabilidades e obtenham insights

Quem não gosta de ver os resultados? Os líderes de projeto e outras partes interessadas envolvidas sempre terão interesse no andamento do projeto e, principalmente, em participar de sua conclusão bem-sucedida.

As partes interessadas do seu projeto querem saber como ele está indo e a que distância está da linha de chegada. E nada melhor do que um painel de controle do projeto para dar a você e às partes interessadas uma visão geral do andamento do projeto.

O primeiro passo é experimentar os painéis do ClickUp .

Use widgets personalizáveis para criar seu centro de controle de missões nos painéis do ClickUp.

Para trazer insights do projeto para o seu painel, você pode adicionar widgets como:

E muito mais!

Os widgets Sprint do ClickUp oferecem gráficos úteis de gerenciamento de projetos para visualizar o progresso do seu projeto:

Para partes interessadas internas, compartilhe o acesso para visualizar ou editar usando Permissões.

Você decide.

Para partes interessadas externas, você sempre pode exportar dados dos seus Widgets do Painel em vários formatos, incluindo PDF, JPEG, CSV, etc.

Gerenciamento completo das partes interessadas em um só lugar

A influência das partes interessadas pode determinar o sucesso ou o fracasso do resultado do seu projeto. Isso também pode ser uma influência positiva ou negativa nas relações com as partes interessadas.

É assim que elas podem ser poderosas.

Você precisa atender às necessidades das partes interessadas, mantê-las informadas e levar em consideração outros atores importantes em todas as organizações.

E a única maneira de fazer tudo isso é com uma estratégia sólida de gerenciamento de partes interessadas e uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos.

É aí que entra o ClickUp.

É uma ferramenta completa para gerenciar tarefas de projetos, atribuí-las, controlar o tempo e até mesmo gerenciar as partes interessadas do projeto!

Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo para que você e suas partes interessadas possam produzir um projeto de sucesso após o outro!