Neste artigo, aprenderemos quem são as partes interessadas em gerenciamento de projetos o objetivo deste artigo é mostrar os tipos de participantes do projeto, exemplos e como analisá-los. Também aprenderemos a maneira mais eficiente de realizar o gerenciamento das partes interessadas do projeto.
Muito bem, vamos descobrir tudo sobre as partes interessadas do projeto. 🔍
O que é um participante do projeto?
Uma parte interessada no projeto é um indivíduo, uma organização ou um grupo que participa ativamente ou tem interesse nas atividades do projeto, tem um impacto potencial sobre o projeto entregáveis e/ou o ambiente do projeto, e é afetado pelo resultado do projeto ou está próximo de outras pessoas que podem ser afetadas pelo projeto.
Basicamente, as partes interessadas são pessoas ou grupos que têm algo a ganhar (ou perder) com o projeto. Instituto de Gerenciamento de Projetos define uma parte interessada no projeto como "indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto ou cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente como resultado de execução do projeto ou conclusão bem-sucedida do projeto"
Portanto, se os projetos forem bem-sucedidos, as partes interessadas se beneficiarão disso.
No entanto, se o projeto for mal, as partes interessadas também serão prejudicadas... 😅
Quem são as partes interessadas do projeto?
Você pode classificar as partes interessadas em gerenciamento de projetos em dois tipos: partes interessadas internas e externas.
Esses dois tipos de partes interessadas no gerenciamento de projetos são baseados no relacionamento das partes interessadas com a organização:
Interessados internos
Como o nome sugere, uma parte interessada interna vem de dentro da organização ou da empresa, concentra-se nos riscos do projeto e está diretamente envolvida em todo o processo do projeto. Esses membros da equipe da empresa geralmente possuem um profundo conhecimento do seu público, dos clientes e da empresa, e costumam ser vistos como uma autoridade, geralmente ocupando cargos de liderança de alto nível que trabalham diretamente com diferentes níveis de operações para alcançar os resultados desejados.
Como gerente de projeto, aqui estão alguns dos participantes internos comuns com os quais você pode lidar:
- Patrocinador do projeto
- Investidor do projeto
- Gerente de projeto
- Membros da equipe do projeto
Partes interessadas externas
As partes interessadas externas, por outro lado, não pertencem à sua organização ou empresa. Essas partes interessadas no gerenciamento de projetos são pessoas de fora, como clientes ou usuários finais. Em outras palavras, é sua responsabilidade gerenciar essa comunicação com as partes interessadas essenciais e os clientes externos, mantendo as informações críticas em sigilo até que seja essencial defini-las para todas as partes.
Atender às expectativas de diferentes tipos de partes interessadas influentes, dar-lhes visibilidade e manter as diferentes partes interessadas informadas é metade de um plano de gerenciamento de partes interessadas. Mas, como gerentes de projeto, vocês devem primeiro ser capazes de nomear essas partes interessadas e também entender as necessidades dos patrocinadores do projeto. A coisa mais importante a ser lembrada é comunicar claramente o escopo do projeto e as necessidades dos patrocinadores gerenciar as expectativas das partes interessadas e, às vezes, longas listas de exigências da liderança.
Isso é ótimo. Mas quem são as partes interessadas em um projeto? Como gerente de projeto, é importante que você identifique as partes interessadas do projeto desde o início e mantenha o foco na execução do projeto. Os gerentes de recursos, gerentes funcionais e outros membros da alta gerência podem estar mais concentrados na fase do projeto e no planejamento do ciclo de vida do projeto, enquanto as partes interessadas de apoio tratam todos os membros da equipe do projeto como se estivessem no mesmo nível e gostam de se manter atualizados sobre o andamento do projeto e sobre o feedback do cliente.
Aqui estão alguns dos participantes externos comuns:
- Fornecedor
- Fornecedor
- Cliente
- Subcontratados
Como fazer a análise das partes interessadas? Análise das partes interessadas ou, como alguns podem chamá-la, mapeamento das partes interessadas, é IMPORTANTE porque:
- Cria confiança com as partes interessadas
- Molda oplanos do projeto e mantém a transparência* Aumenta as chances de seusucesso do projeto O melhor caminho para o sucesso do projeto é definir claramente as expectativas do projeto para as partes interessadas relevantes, identificar os riscos e fornecer feedback para gerenciar as partes interessadas do projeto e seus
A formação de uma equipe forte que contenha as principais partes interessadas do projeto é a única maneira de obter sucesso em um projeto.
Exemplo de diagrama de contexto de análise de partes interessadas:
Fonte: pmi.org Além disso, a identificação de padrões no envolvimento dos participantes o ajudará a evitar a influência negativa dos participantes no futuro. Partes interessadas de alto interesse e alta influência, proprietários e outros gerentes de outras equipes e/ou outros departamentos podem ter agendas ocultas ou simplesmente podem não estar na mesma página que você e sua equipe.
Positiva ou negativamente, é fundamental que você faça tudo o que puder para garantir que esteja comunicando ideias, esboços, informações gerais e que os investidores e os principais interessados estejam satisfeitos com os cronogramas, os processos e a corporação dos membros da equipe do projeto.
Vamos dividir a análise das partes interessadas em três etapas:
1. Identificar os possíveis interessados
A primeira etapa é a identificação das partes interessadas.
Você deve identificar as partes interessadas internas e externas.
E nós entendemos. Às vezes, isso é bastante óbvio.
É claro que o SPOC do cliente e os membros da equipe do projeto são as principais partes interessadas.
Mas será que há algo mais na história?
Para isso, você precisará do seu carta de projeto e outros documentos importantes do projeto . Antes do início do projeto, deve ser criado um estatuto do projeto e apresentado a todas essas partes interessadas. Você deve informar as partes interessadas importantes sobre quaisquer riscos potenciais, inclusive fatores ambientais, que possam afetar o resultado do projeto.
A identificação de algumas partes interessadas difíceis pode levar horas de sessões de brainstorming e revisão da documentação.
Os dados coletados nesses itens devem ajudá-lo a listar todas as partes interessadas.
Você pode começar essa análise usando a ferramenta de produtividade e análise de dados mais bem avaliada do mundo ferramentas de gerenciamento de projetos do mundo; deixe-nos mostrar a você como!
Dizer olá para o ClickUp .
Você pode usar Documentos do ClickUp para criar sua lista de partes interessadas com edição de rich text, incluindo banners, cabeçalhos, fontes, etc... tudo o que for interessante!
Os documentos são organizados por categoria: Todos, Atribuídos a mim, Compartilhados e Privados
Use as funcionalidades aprimoradas de catalogação e wiki do Docs para acessar todas as partes da documentação do projeto. Pesquise por palavra ou frase e encontre os nomes de todas as partes interessadas!
A melhor parte é que você pode dividir todo o processo de identificação das partes interessadas entre os membros da equipe do projeto.
Todos vocês podem continuar identificando as partes interessadas, adicioná-las ao arquivo Docs em tempo real e criar um registro das partes interessadas do projeto.
O registro dos participantes do projeto conterá todos os nomes, funções, poder e interesse dos diferentes participantes. Colaboração da equipe , ftw!
2. Saiba como priorizar as partes interessadas como gerente de projetos
O Project Management Institute (PMI) afirma que, "Para ser classificada como uma parte interessada, a pessoa ou o grupo deve ter algum interesse ou nível de influência que possa afetar o projeto"
Nem todas as partes interessadas identificadas são iguais em um projeto.
Alguns são mais importantes devido à sua influência.
Portanto, a segunda etapa é priorizar seus participantes.
Aqui estão algumas perguntas para ajudar a sua equipe de projeto a distinguir os participantes primários dos secundários:
- Eles compartilham sua visão sobre os principais objetivos do projeto?
- Eles podem contribuir significativamente para a sua capacidade na forma de fundos, informações, escopo do projeto etc.?
- Eles são muito difíceis ou impossíveis de substituir?
Se a resposta a essas perguntas for "sim", então ele é um stakeholder primário.
Sua lista de partes interessadas primárias e secundárias deve ajudá-lo a criar uma mapa mental das partes interessadas .
Para isso, você precisará de Mapas mentais do ClickUp .
Crie quantos nós você quiser para pontos de referência no ClickUp Mind Maps
Esboce suas partes interessadas usando o modo Blank para visualizar todas as pessoas que podem influenciar seu projeto ou como elas estão conectadas.
3. Envolver as partes interessadas
Agora que você conhece todas as partes interessadas importantes e sabe quem deve ser priorizado, é hora de envolver as partes interessadas.
Diferentemente das etapas anteriores, o envolvimento dos interessados é um processo contínuo durante todo o projeto. Você precisa identificar as expectativas das partes interessadas e abordar suas preocupações.
E o ClickUp está aqui para ajudá-lo em cada etapa do processo.
Como gerenciar as partes interessadas do projeto
Gerenciar as expectativas das partes interessadas é principalmente mantê-las felizes.
Eles precisam de informações por meio de uma comunicação transparente com as partes interessadas.
E nós o ajudaremos a a criar um processo de gerenciamento de partes interessadas em torno disso.
1. Mostre a eles seu plano de projeto
Pense na parte interessada como um convidado em seu restaurante.
Qual é a primeira coisa que você faz? Mostre a eles o que está no cardápio de hoje.
Da mesma forma, o gerenciamento das partes interessadas deve começar com você mostrando a elas o seu plano do projeto que contém seu:
- Metas do projeto
- Objetivos do projeto
- Cronograma do projeto
- Dependências
- Recursos
O especial de hoje? Comunicação!
Mas, primeiro, você deve criar um plano de projeto. Gráfico de Gantt do ClickUp é perfeito para o planejamento de projetos e requer apenas três etapas simples para ser criado.
- Clique no sinal + em qualquer espaço, lista ou pasta
- Selecione Gantt
- Dê um nome a ele
Pronto. Você tem um belo gráfico de Gantt.
Remapear as datas de início e de vencimento de todas as tarefas contidas
2. Defina um plano de comunicação para alinhar, esclarecer e criar um ambiente positivo e bem-sucedido onde todos possam colaborar como uma equipe.
Para as principais partes interessadas, o gerenciamento de projetos tem tudo a ver com essas atualizações oportunas.
Você precisa manter todos os grupos de partes interessadas e indivíduos informados, e isso requer um plano de comunicação.
Será por meio de e-mails? reuniões iniciais videoconferências e chamadas de banana?
Como em Exibição de bate-papo do ClickUp . Você pode conversar sobre tudo e qualquer coisa sem sair de sua plataforma de gerenciamento de projetos.
_Não é conveniente?
Você não precisará perder tempo alternando entre aplicativos ou mesmo guias para se comunicar.
Adicionar Visitantes (participantes externos) para seus chats e decidir se eles podem criar uma visualização de chat ou não.
O bate-papo não é sua praia?
Organize e participe de reuniões do Zoom diretamente do ClickUp, graças ao Integração do Zoom .
Inicie uma reunião do Zoom diretamente de uma tarefa do ClickUp
E se você é uma daquelas pessoas que não consegue se separar dos e-mails, também temos uma solução para você.
Você pode enviar e receber e-mails diretamente do ClickUp usando E-mail ClickApp .
Por falar em e-mails, se você precisar enviar documentos legais ou contratos que precisem de alterações, não precisará procurar em outro lugar.
Nossos recursos de revisão oferecem Anotação em PDF também.
3. Compartilhe sua distribuição de carga de trabalho
Compartilhar a distribuição da sua carga de trabalho é uma parte importante do seu plano de gerenciamento de partes interessadas porque mostra a elas:
- Suas metas de projeto podem ser alcançadas
- Você sabe o que está fazendo
- Você tem os recursos certos
Então, mostre às partes interessadas com o que você está trabalhando Visualização da carga de trabalho .
E pronto!
As partes interessadas não ficarão mais no escuro.
Além disso, você poderá defender a necessidade de mais tempo, recursos ou conhecimento especializado com base na distribuição da carga de trabalho.
4. Permita que a liderança e os principais interessados visualizem as responsabilidades e obtenham insights
_Quem não gosta de ver a agulha se mover? Líderes de projeto e outras partes interessadas envolvidas sempre estarão interessados no andamento de um projeto e, principalmente, em participar de sua conclusão bem-sucedida.
Os participantes do seu projeto querem saber se o projeto está indo bem e se está longe da linha de chegada. E o que há de melhor do que um painel de projeto para dar a você e às partes interessadas uma visão do progresso do projeto?
O primeiro passo é tentar Painéis do ClickUp em vez disso.
Use widgets personalizáveis para criar seu centro de controle de missão nos ClickUp Dashboards
Para trazer informações sobre o projeto para seu Dashboard, você pode adicionar Widgets como:
- Sprints
- Controle de tempo
- Prioridades
- Personalizados
- Status
E muito mais!
Os Widgets Sprint do ClickUp oferecem a você estes úteis gráficos de gerenciamento de projetos para visualizar o progresso de seu projeto:
- Gráfico de velocidade : visualize a taxa de conclusão das tarefas do projeto e determine a capacidade de trabalho para sprints futuros
- Diagrama de fluxo cumulativo : visualize o progresso do status de suas tarefas ao longo do tempo e detecte gargalos
- Gráfico de queima : visualize seu trabalho concluído e o trabalho total do projeto
- Gráfico de Burndown : rastreia a quantidade de trabalho restante e o tempo restante para fazer o trabalho
Para os participantes internos, compartilhe o acesso para visualizar ou editar usando Permissões .
Você atende a chamada.
Para as partes interessadas externas, você sempre pode exportar dados do seu Painéis de controle Widgets em vários formatos, incluindo PDF, JPEG, CSV, etc.
Gerenciamento completo das partes interessadas em um único local
A influência das partes interessadas pode ser decisiva ou negativa para o resultado do projeto. Isso também pode ser uma influência positiva ou negativa nos relacionamentos com as partes interessadas.
Esse é o poder que elas podem ter.
É preciso atender às necessidades das partes interessadas, mantê-las informadas e levar em consideração outros participantes importantes em todas as organizações.
E a única maneira de fazer tudo isso é com uma sólida estratégia de gerenciamento de partes interessadas e uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos.
É aí que entra o ClickUp.
É uma ferramenta completa para gerenciar as tarefas do projeto, atribuí-las, controlar o tempo e até mesmo gerenciar os participantes do projeto! Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo para que você e suas partes interessadas possam produzir um projeto bem-sucedido após o outro!