Todo e qualquer projeto tem partes interessadas - pessoas que têm interesse ou influência no trabalho. Saber quem é afetado por um projeto é fundamental para obter a adesão e o apoio para o sucesso do projeto. Uma forma de os gerentes de projeto realizarem essa etapa crítica de gerenciamento é por meio da análise dos participantes.
Parte de um plano mais amplo de envolvimento das partes interessadas, essa análise permite que você saiba quem são essas pessoas. Ela também mostra como o projeto as afeta e qual o papel que desempenham para garantir que as metas sejam atingidas.
Neste artigo, mostraremos a você o que é a análise das partes interessadas e por que ela é importante. Você também aprenderá como fazer a análise das partes interessadas e encontrará um exemplo real para usar como referência ao criar a sua própria análise. 🛠️
O que é análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas é o processo de identificação de indivíduos afetados por um projeto e suas necessidades. Essa análise inclui etapas para organizar e priorizar os diferentes tipos de grupos de partes interessadas.
O processo se concentra no agrupamento de grupos semelhantes partes interessadas no projeto com base em quanto eles participarão, seu nível de interesse e seu nível de influência. Há também um foco em como se comunicar com cada um dos diferentes tipos de partes interessadas.
O objetivo da análise das partes interessadas é identificar grupos internos e externos que possam ter um impacto sobre as iniciativas do projeto em termos de poder ou interesse. É a primeira etapa do gerenciamento das partes interessadas e um componente essencial para obter apoio para um projeto. ✨
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Por que a análise das partes interessadas é importante?
A análise das partes interessadas é vital para garantir resultados bem-sucedidos do projeto. Ela proporciona alinhamento antecipado, ajuda a evitar possíveis bloqueios e cria um roteiro de comunicação para atingir suas metas. Veja a seguir mais detalhes sobre o que torna a análise das partes interessadas tão importante. 👀
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Cria um objetivo e uma estratégia claros
Os estágios iniciais dos projetos geralmente são caóticos. A realização de uma análise das partes interessadas proporciona um objetivo claro e estabelece uma estratégia para conseguir a adesão dos principais indivíduos desde o início. Isso torna as reuniões iniciais e de estágio inicial mais fáceis de organizar e mais eficazes.
E mais, monitoramento de projetos é perfeito, pois você tem uma visão clara.
Todas as partes interessadas saberão o que se espera delas e como se beneficiarão do projeto objetivos do projeto . Você também terá um roteiro do processo para guiá-lo ao longo do caminho quando for necessário fornecer atualizações a diferentes grupos de possíveis interessados.
Ajuda você a obter apoio
Quando você está no modo de planejamento do projeto, saber quem o seu trabalho impactará e obter apoio é fundamental durante os estágios iniciais. A análise dos participantes lhe dá uma visão de quem ajudará e de quem pode precisar de um empurrãozinho para apoiar sua visão e suas metas.
Ao trabalhar com pessoas que influenciam seu projeto, você pode aproveitar o conhecimento e a experiência delas para criar resultados. Esses indivíduos fornecem uma forma de apoio para apoiar seu projeto e influenciar outras partes interessadas a participarem dele.
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Evita conflitos
Nada é pior do que começar um projeto há algumas semanas e descobrir que um dos principais participantes não apoia sua abordagem e quer atribuir recursos a outro lugar. Identificar os participantes internos e externos logo no início significa que você evitará esses problemas.
Com uma análise bem-sucedida das partes interessadas, você identificará os possíveis detratores e suas preocupações. Em seguida, é hora de formular um plano que aborde suas objeções e mostre como o projeto os beneficia. Se, mesmo assim, eles decidirem não participar, você não desperdiçou o tempo da equipe do projeto e pode procurar uma nova abordagem.
Como fazer uma análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas tem um aspecto muito diferente, dependendo do setor em que você está ou do tipo de projeto em que está trabalhando. Em geral, as etapas básicas permanecem as mesmas, mesmo que o processo geral varie. Veja a seguir como a maioria das organizações realiza uma análise das partes interessadas. ✍️
1. Identificar as partes interessadas
A primeira etapa é identificar as partes interessadas que têm interesse financeiro ou emocional no projeto. É uma boa ideia fazer essa lista da forma mais abrangente possível. Você sempre pode reduzi-la mais tarde, se necessário, mas definitivamente não quer deixar de fora nenhum participante importante.
Para identificar os participantes, comece com uma sessão de brainstorming com os membros da equipe. Você deseja apresentar rapidamente os escopo do projeto e trabalhem juntos para identificar as principais partes interessadas.
Esses podem incluir participantes do projeto como:
- Executivos
- Equipes de desenvolvimento
- Consultores
- Equipes de finanças
- Funcionários de marketing
- Reguladores
- Patrocinadores de projetos
Seja minucioso na identificação das partes interessadas e certifique-se de documentar seu processo de gerenciamento de projetos com software de gerenciamento de projetos . Use ferramentas de análise das partes interessadas, como software de mapeamento mental para agilizar seu processo de brainstorming e acompanhar a discussão da equipe.
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Não se esqueça de levar em conta os diferentes tipos de participantes, incluindo os internos e os externos. Aqui está uma rápida análise dos três principais tipos de participantes:
- Participantes principais : Pessoas que têm um impacto direto no seu projeto
- Partes interessadas primárias: Indivíduos que são afetados pelo projeto de alguma forma, positiva ou negativa
- Partes interessadas secundárias : Pessoas que são indiretamente afetadas pelo projeto
2. Categorizar as partes interessadas
Depois de determinar os principais participantes e criar uma lista de partes interessadas, é hora de categorizá-los. O objetivo é dividir as partes interessadas em grupos com base em interesses ou incentivos comuns.
Há várias metodologias para fazer isso, mas vamos nos concentrar nas duas mais comuns: a grade de poder/interesse e o Modelo de Saliência. Você também pode usar ferramentas como modelos de mapeamento de partes interessadas para facilitar o processo. 🙌
Grade de energia/juros
Essa metodologia, também conhecida como matriz de interesse, divide as partes interessadas com base em seu nível de interesse e poder. A análise os divide em quatro quadrantes e oferece uma abordagem visual clara do nível de influência e do nível de envolvimento de cada pessoa.
Ao analisar sua lista de participantes identificados, divida-os nas quatro categorias a seguir:
- Alto poder , Alto interesse : Essas são as partes interessadas mais poderosas e, portanto, as mais importantes. Grande parte do seu tempo deve ser dedicado a garantir que eles estejam satisfeitos com o andamento do projeto
- Alto poder, baixo interesse: Esses indivíduos têm grande influência na empresa, mas talvez não queiram ser incluídos na comunicação diária do seu projeto
- Poder baixo , Interesse alto : Essas pessoas não têm muita autoridade, mas investem em seu projeto. Trabalhe para manter as partes interessadas de alto interesse informadas para garantir que elas não tenham problemas ao longo do caminho
- Baixo poder, baixo interesse: Esses são os membros da equipe que não têm um alto nível de interesse ou poder sobre o seu trabalho. Você quer mantê-los informados, mas eles serão sua prioridade mais baixa
Classifique a importância das partes interessadas externas e internas em um quadro branco do ClickUp
O modelo de saliência
A segunda metodologia é chamada de Modelo de saliência que usa três parâmetros e oito classificações de partes interessadas. É ideal se a sua empresa for maior ou se você estiver trabalhando com grupos mais complexos de partes interessadas.
O Salience Model divide os participantes usando três atributos:
- Poder: Pessoas com autoridade e influência no projeto em si e na empresa como um todo
- Legitimidade: Indivíduos que precisam fazer parte do projeto (pense: pessoas com obrigações morais ou legais)
- Urgência: Membros da equipe cujas funções envolvem sensibilidade ao tempo
Esses três atributos criam a base de um Diagrama de Venn com três círculos grandes. Há então oito áreas em que você categoriza os participantes com base em seus atributos.
3. Priorizar os participantes
A etapa final do processo de análise das partes interessadas é a priorização. Você sabe quem é afetado pelo projeto, dividiu-os em categorias e agora é hora de atribuir maior prioridade aos que têm mais influência e interesse. ✅
Essa priorização pode mudar no decorrer do projeto. No início, talvez você precise atender primeiro às necessidades dos participantes do setor financeiro.
Posteriormente, talvez seja necessário priorizar as partes interessadas do setor de desenvolvimento. Saber quem são seus participantes e o que eles precisam formará a base de seu processo de priorização.
Depois de priorizar os participantes, trabalhe com outros membros da equipe para criar estratégias de comunicação para os diferentes participantes. Alguns exigirão atualizações regulares e de alto nível, enquanto outros precisarão apenas de breves resumos para se atualizarem.
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Exemplo de análise das partes interessadas
Procurando um exemplo de análise das partes interessadas para usar como referência ao elaborar a sua própria análise? Nós o ajudamos. Aqui, vamos orientá-lo no processo de criação de uma análise das partes interessadas usando o Modelo de matriz de análise das partes interessadas do ClickUp .
Digamos que você trabalhe em uma empresa de marketing e esteja fazendo uma análise das partes interessadas para um projeto futuro de veiculação de anúncios em uma plataforma importante. Esse será um projeto totalmente novo. Para garantir o sucesso do projeto, você precisa da adesão dos executivos da empresa, bem como de outros membros da equipe do departamento de marketing.
Você começará descobrindo quem são as partes interessadas. Reúna a sua equipe para fazer um brainstorming e destacar qualquer pessoa que possa ter interesse ou influência sobre o seu projeto declarado. Use mapas mentais para documentar o processo ou simplesmente anote os nomes e as funções em uma lista.
Algumas partes interessadas que você pode considerar incluem:
- O CFO ou o controlador
- O gerente de marketing
- Profissionais de marketing da sua equipe que escreverão e publicarão os anúncios
- Gerentes de projeto que supervisionarão o trabalho diário
Quando tiver uma lista, registre tudo em um local fácil. Use a matriz para adicionar informações sobre cada indivíduo. O modelo apresenta uma grade colorida que destaca os vários interesses e níveis de poder. À direita, você preenche a lista de partes interessadas e as coloca diretamente na grade modelo de matriz .
A Matriz de Análise de Partes Interessadas do ClickUp facilita a plotagem de indivíduos investidos com base em seu nível de poder e interesse
Coloque os diferentes participantes no gráfico com base em seu nível de interesse e poder. Cada caixa de grade é codificada por cores para ver facilmente quais membros da equipe precisam ser priorizados e quais devem ser monitorados ou informados ao longo do caminho.
Para esse exemplo de empresa de marketing, você colocaria o gerente de marketing e o controlador em altos níveis de poder. Entretanto, o nível de interesse do controlador seria menor do que o do gerente de marketing.
O mesmo vale para todos os outros participantes de sua lista. Os gerentes de projeto provavelmente teriam alto interesse, mas menos poder. Os redatores que criam seus anúncios ainda são partes interessadas, embora tenham menos poder e menos interesse.
Você também pode usar Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp para fazer uma lista de suas partes interessadas. Para começar, faça o download do modelo e clique em "Add Task" (Adicionar tarefa) Preencha o nome, a função, o e-mail, o nível de suporte, a influência e a ação do interessado.
O modelo de análise de partes interessadas do ClickUp permite que você crie uma lista codificada por cores de todos os envolvidos em um projeto
Acesse a visualização Stakeholders by Action (Partes interessadas por ação) para ver quais indivíduos contribuem para cada aspecto do projeto. Use os filtros para ver apenas os indivíduos que afetam as ações financeiras - como o controlador - ou aqueles que desempenham um papel no manuseio de controles do projeto e planejamento, como os gerentes de projeto.
A visualização Stakeholders by Support permite que você veja quem está apoiando o projeto e quem tem uma visão negativa do trabalho. Usando essas informações, priorize a comunicação com os indivíduos que precisam de mais orientação. Certifique-se de abordar as preocupações para que elas apoiem o projeto.
A visualização Stakeholders by Action facilita a visualização de quais stakeholders desempenham um papel em termos de ação, investimento e alavancagem
Além disso, aproveite o suporte das principais partes interessadas para fornecer apoio e ajudar a trazer outras pessoas para a equipe. Essas pessoas têm mais influência sobre os colegas, fornecendo um apoio valioso quando você mais precisa.
Por exemplo, digamos que seu gerente de marketing ache que o projeto de anúncios é uma ótima maneira de gerar receita e construir sua marca. No entanto, o controlador acha que você está jogando dinheiro fora. Fazer com que o gerente de marketing ajude a explicar as implicações financeiras do projeto para o controlador pode ajudar a gerar apoio.
Use a visualização Stakeholders by Influence (Partes interessadas por influência) para ver quem tem o maior poder sobre o sucesso de seu projeto
A visualização Stakeholders by Influence permite que você veja quem são os stakeholders mais poderosos. Dessa forma, você pode concentrar seus esforços de comunicação nessas pessoas. Isso inclui o início do estágio inicial, bem como atualizações regulares durante todo o projeto.
Use a visualização Stakeholders by Support para ver seus maiores apoiadores e identificar os detratores que você precisa conquistar
Agora que você sabe a posição de cada um, é hora de elaborar um plano de comunicação para cada um deles. Adicione tarefas no ClickUp para monitoramento e comunicações regulares, especialmente para as partes interessadas mais importantes.
Você deve reservar um tempo para garantir que seu controlador seja atualizado, principalmente porque ele é cético em relação ao projeto. Para indivíduos com menos interesse, você pode planejar atualizações menos frequentes. Aqueles com alto interesse e alto poder devem ser atualizados com mais frequência.
Automatize reuniões e relatórios de progresso para ficar por dentro do sucesso e dos resultados do projeto. Você pode planejar previamente reuniões semanais ou bimestrais para manter as partes interessadas informadas. Tenha em mente que diferentes grupos de participantes precisarão de uma cadência diferente quando se trata de relatórios.
Realize uma análise eficaz das partes interessadas
Para ser um gerente de projetos eficaz, você precisa saber como os seus projetos afetam as pessoas da sua equipe e da empresa. Com uma análise eficaz dos participantes, você poderá criar uma estratégia clara, evitar conflitos e obter o apoio dos principais participantes da sua organização. Experimente o ClickUp hoje mesmo e comece a elaborar uma análise informativa das partes interessadas para todos os seus principais projetos. Com as ferramentas do ClickUp, você poderá economizar tempo elaborar listas de partes interessadas e desenvolver as melhores abordagens para cada uma delas!