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Todo projeto tem partes interessadas — pessoas que têm interesse ou influência no trabalho. Saber quem é afetado por um projeto é fundamental para obter adesão e apoio para o sucesso do projeto. Uma maneira pela qual os gerentes de projeto podem realizar essa etapa crítica de gerenciamento é fazendo uma análise das partes interessadas.
Parte de um plano mais amplo de envolvimento das partes interessadas, essa análise permite que você saiba quem são essas pessoas. Ela também mostra como o projeto as afeta e qual o papel que elas desempenham para garantir que as metas sejam alcançadas.
Neste artigo, mostraremos o que é a análise das partes interessadas e por que ela é importante. Você também aprenderá como fazer uma análise das partes interessadas e encontrará um exemplo real para usar como referência ao criar a sua própria análise. 🛠️
O que é análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas é o processo de identificação das pessoas afetadas por um projeto e suas necessidades. Essa análise inclui etapas para organizar e priorizar os diferentes tipos de grupos de partes interessadas.
O processo se concentra em agrupar partes interessadas semelhantes do projeto com base em seu nível de participação, interesse e influência. Também há um foco em como se comunicar com cada um dos diferentes tipos de partes interessadas.
O objetivo da análise das partes interessadas é identificar grupos internos e externos que possam ter impacto nas iniciativas do projeto em termos de poder ou interesse. É a primeira etapa na gestão das partes interessadas e um componente crítico para obter apoio para um projeto. ✨
Por que a análise das partes interessadas é importante?
A análise das partes interessadas é vital para garantir o sucesso dos resultados do projeto. Ela proporciona um alinhamento precoce, ajuda a evitar possíveis obstáculos e cria um roteiro de comunicação para atingir seus objetivos. Veja mais de perto o que torna a análise das partes interessadas tão importante. 👀
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Ele cria um objetivo e uma estratégia claros.
Os estágios iniciais dos projetos costumam ser caóticos. Realizar uma análise das partes interessadas fornece um objetivo claro e traça uma estratégia para envolver as pessoas-chave desde o início. Isso torna as reuniões iniciais e de estágio inicial mais fáceis de organizar e mais eficazes.
Além disso, o monitoramento do projeto é contínuo, pois você tem uma visão clara.
Cada parte interessada saberá o que se espera dela e como se beneficiará dos objetivos do projeto. Você também terá um roteiro do processo para guiá-lo ao longo do caminho quando precisar fornecer atualizações a diferentes grupos de partes interessadas em potencial.
Ele ajuda você a obter apoio.
Quando você está no modo de planejamento de projetos, saber quem será afetado pelo seu trabalho e obter apoio é fundamental durante os estágios iniciais. A análise das partes interessadas fornece informações sobre quem ajudará e quem pode precisar de um incentivo para apoiar sua visão e seus objetivos.
Ao trabalhar com pessoas que influenciam seu projeto, você pode aproveitar o conhecimento e a experiência delas para criar resultados. Essas pessoas fornecem uma forma de apoio ao apoiar seu projeto e influenciar outras partes interessadas a aderirem a ele.
Evita conflitos
Nada é pior do que passar algumas semanas em um projeto e descobrir que uma parte interessada importante não apoia sua abordagem e deseja alocar recursos para outro lugar. Identificar as partes interessadas internas e externas desde o início significa que você evitará esses contratempos.
Com uma análise bem-sucedida das partes interessadas, você identificará quaisquer potenciais detratores e suas preocupações. Em seguida, é hora de formular um plano que aborde suas objeções e mostre como este projeto os beneficia. Se eles ainda decidirem não participar, você não terá desperdiçado o tempo da equipe do projeto e poderá buscar uma nova abordagem.
Como fazer uma análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas varia muito dependendo do setor em que você atua ou do tipo de projeto em que está trabalhando. Em geral, as etapas básicas permanecem as mesmas, mesmo que o processo geral varie. Veja a seguir como a maioria das organizações realiza uma análise das partes interessadas. ✍️
1. Identifique as partes interessadas
A primeira etapa é identificar as partes interessadas que têm interesse financeiro ou emocional no projeto. É uma boa ideia tornar essa lista o mais abrangente possível. Você sempre pode reduzi-la mais tarde, se necessário, mas definitivamente não deve deixar de fora nenhum participante importante.
Para identificar as partes interessadas, comece com uma sessão de brainstorming com os membros da equipe. Você deve definir rapidamente o escopo do projeto e trabalhar em conjunto para identificar as principais partes interessadas.
Isso pode incluir partes interessadas do projeto, como:
- Executivos
- Equipes de desenvolvimento
- Consultores
- Equipes financeiras
- Funcionários de marketing
- Órgãos reguladores
- Patrocinadores do projeto
Seja meticuloso na identificação das partes interessadas e certifique-se de documentar seu processo de gerenciamento de projetos com um software de gerenciamento de projetos. Use ferramentas de análise das partes interessadas, como um software de mapeamento mental, para otimizar seu processo de brainstorming e acompanhar as discussões da equipe.
Certifique-se de levar em consideração os diferentes tipos de partes interessadas, incluindo as internas e externas. Aqui está uma breve descrição dos três principais tipos de partes interessadas:
- Principais partes interessadas: pessoas que têm um impacto direto no seu projeto.
- Partes interessadas principais: indivíduos que são afetados pelo projeto de alguma forma, positiva ou negativa.
- Partes interessadas secundárias: pessoas que são indiretamente afetadas pelo projeto.
2. Categorize as partes interessadas
Depois de determinar os principais participantes e criar uma lista de partes interessadas, é hora de categorizá-las. O objetivo é dividir as partes interessadas em grupos com base em interesses ou incentivos comuns.
Existem várias metodologias para fazer isso, mas vamos nos concentrar nas duas mais comuns: a matriz de poder/interesse e o Modelo de Saliência. Você também pode usar ferramentas como modelos de mapeamento de partes interessadas para facilitar o processo. 🙌
Grade de poder/interesse
Essa metodologia, também conhecida como matriz de interesses, divide as partes interessadas com base em seu nível de interesse e poder. A análise as divide em quatro quadrantes e fornece uma abordagem visual clara do nível de influência e envolvimento de cada pessoa.
À medida que você trabalha na sua lista de partes interessadas identificadas, divida-as nas quatro categorias a seguir:
- Alto poder, alto interesse: Essas são as partes interessadas mais poderosas e, portanto, as mais importantes. Grande parte do seu tempo deve ser dedicada a garantir que elas estejam satisfeitas com o andamento do projeto.
- Alto poder, baixo interesse: esses indivíduos têm grande influência na empresa, mas podem não querer ser incluídos na comunicação diária do seu projeto.
- Baixo poder, alto interesse: essas pessoas não têm muita autoridade, mas estão envolvidas no seu projeto. Trabalhe para manter as partes interessadas com alto interesse informadas, a fim de garantir que elas não tenham problemas ao longo do caminho.
- Baixo poder, baixo interesse: são membros da equipe que não têm um alto nível de interesse ou poder sobre o seu trabalho. Você deve mantê-los informados, mas eles serão sua menor prioridade.
O Modelo de Saliência
A segunda metodologia é chamada de Modelo de Saliência, que usa três parâmetros e oito classificações de partes interessadas. É ideal se sua empresa for maior ou se você estiver trabalhando com grupos mais complexos de partes interessadas.
O Modelo de Saliência divide as partes interessadas usando três atributos:
- Poder: Pessoas com autoridade e influência no projeto em si, bem como na empresa como um todo.
- Legitimidade: Indivíduos que são obrigados a fazer parte do projeto (por exemplo: pessoas com obrigações morais ou legais)
- Urgência: Membros da equipe cujas funções envolvem sensibilidade ao tempo
Esses três atributos criam a base de um diagrama de Venn com três grandes círculos. Existem, então, oito áreas onde você categoriza as partes interessadas com base em seus atributos.
3. Priorize as partes interessadas
A etapa final do processo de análise das partes interessadas é a priorização. Você sabe quem é afetado pelo projeto, dividiu-os em categorias e agora é hora de atribuir maior prioridade àqueles com mais influência e interesse. ✅
Essa priorização pode mudar ao longo do projeto. No início, talvez seja necessário atender primeiro às necessidades das partes interessadas da área financeira.
Mais tarde, você pode precisar priorizar as partes interessadas no setor de desenvolvimento. Saber quem são suas partes interessadas e o que elas precisam formará a base do seu processo de priorização.
Depois de priorizar suas partes interessadas, trabalhe com outros membros da equipe para criar estratégias de comunicação para diferentes partes interessadas. Algumas exigirão atualizações regulares e de alto nível, enquanto outras precisarão apenas de breves resumos para se manterem informadas.
Exemplo de análise das partes interessadas
Procurando um exemplo de análise das partes interessadas para usar como referência ao elaborar a sua própria? Nós temos o que você precisa. Aqui, vamos guiá-lo pelo processo de criação de uma análise das partes interessadas usando o modelo de matriz de análise das partes interessadas do ClickUp.
Digamos que você trabalhe em uma empresa de marketing e esteja realizando uma análise das partes interessadas para um projeto futuro de veiculação de anúncios em uma plataforma importante. Este será um projeto totalmente novo. Para garantir o sucesso do projeto, você precisa do apoio dos executivos da empresa, bem como de outros membros da equipe do departamento de marketing.
Comece por identificar quem são as partes interessadas. Reúna a sua equipe para debater e destacar qualquer pessoa que possa ter interesse ou influência no projeto definido. Use mapas mentais para documentar o processo ou simplesmente anote nomes e funções numa lista.
Algumas partes interessadas que você pode querer considerar incluem:
- O diretor financeiro ou controlador
- O gerente de marketing
- Profissionais de marketing da sua equipe que irão escrever e publicar os anúncios
- Gerentes de projeto que supervisionarão o trabalho diário
Depois de ter uma lista, registre tudo em um único local de fácil acesso. Use a matriz para adicionar informações sobre cada indivíduo. O modelo apresenta uma grade colorida que destaca os vários interesses e níveis de poder. À direita, você preenche a lista de partes interessadas e as plotagem diretamente no modelo da matriz.
Trace os diferentes stakeholders no gráfico com base em seu nível de interesse e poder. Cada célula da grade é codificada por cores para facilitar a identificação dos membros da equipe que precisam ser priorizados e aqueles que devem ser monitorados ou informados ao longo do processo.
Neste exemplo de empresa de marketing, você colocaria o gerente de marketing e o controlador em níveis elevados de poder. No entanto, o nível de interesse do controlador seria menor do que o do gerente de marketing.
O mesmo se aplica a todos os outros participantes da sua lista. Os gerentes de projeto provavelmente terão grande interesse, mas menos poder. Os redatores que criam seus anúncios ainda são partes interessadas, embora tenham menos poder e menos interesse.
Você também pode usar o modelo de análise das partes interessadas do ClickUp para fazer uma lista das suas partes interessadas. Para começar, baixe o modelo e clique em “Adicionar tarefa”. Preencha o nome, a função, o e-mail, o nível de apoio, a influência e a ação da parte interessada.
Acesse a visualização Partes interessadas por ação para ver quais indivíduos contribuem para cada aspecto do projeto. Use os filtros para ver apenas os indivíduos que afetam as ações financeiras, como o controlador, ou aqueles que desempenham um papel no controle e planejamento do projeto, como os gerentes de projeto.
A visualização Partes interessadas por apoio permite que você veja quem está apoiando seu projeto e quem tem uma visão negativa do trabalho. Usando essas informações, priorize a comunicação com as pessoas que precisam de mais orientação. Certifique-se de abordar as preocupações para que elas apoiem o projeto.
Além disso, aproveite o apoio das principais partes interessadas para fornecer suporte e ajudar a envolver outras pessoas. Essas pessoas têm mais influência sobre os colegas, fornecendo um apoio valioso quando você mais precisa.
Por exemplo, digamos que seu gerente de marketing acredita que o projeto de publicidade é uma ótima maneira de aumentar a receita e construir sua marca. No entanto, o controlador acredita que você está jogando dinheiro fora. Pedir ao gerente de marketing para ajudar a explicar as implicações financeiras do projeto ao controlador pode ajudar a gerar apoio.
A visualização das partes interessadas por influência permite que você veja quem são as partes interessadas mais poderosas. Dessa forma, você pode concentrar seus esforços de comunicação nessas pessoas. Isso inclui o início do projeto, bem como atualizações regulares ao longo do projeto.
Agora que você sabe qual é a posição de cada um, é hora de elaborar um plano de comunicação para cada um deles. Adicione tarefas no ClickUp para monitoramento e comunicações regulares, especialmente para as partes interessadas mais importantes.
É importante dedicar tempo para garantir que seu controlador esteja atualizado, especialmente porque eles são céticos em relação ao projeto. Para indivíduos com menor interesse, você pode planejar atualizações menos frequentes. Aqueles com alto interesse e alto poder devem ser atualizados com mais frequência.
Automatize reuniões e relatórios de progresso para acompanhar o sucesso e os resultados do projeto. Você pode planejar reuniões semanais ou bimestrais para manter as partes interessadas informadas. Lembre-se de que diferentes grupos de partes interessadas precisarão de uma frequência diferente quando se trata de relatórios.
Realize uma análise eficaz das partes interessadas
Para ser um gerente de projetos eficaz, você precisa saber como seus projetos afetam os indivíduos da sua equipe e da empresa. Com uma análise eficaz das partes interessadas, você poderá criar uma estratégia clara, evitar conflitos e obter o apoio dos principais participantes da sua organização.
Experimente o ClickUp hoje mesmo e comece a elaborar análises informativas das partes interessadas para todos os seus projetos importantes. Com as ferramentas do ClickUp, você economizará tempo ao elaborar listas de partes interessadas e desenvolver as melhores abordagens para cada uma delas!