O estouro do orçamento é uma epidemia. E, muitas vezes, vem acompanhado do atraso na entrega do projeto. Juntos, esses são sinais de um projeto fracassado.
Infelizmente, apenas 43% dos projetos estão a salvo dessa epidemia. Quer saber por quê? É porque a maioria dos projetos carece de controles funcionais e bem estabelecidos.
Felizmente, o controle de projetos não é ciência espacial. Continue lendo, pois este artigo explica tudo sobre o assunto e apresenta insights práticos para implementá-lo!
O que são controles de projetos?
Os controles de projetos são sistemas e processos usados para gerenciar o escopo, o custo, o cronograma, a qualidade, os recursos e os riscos de um projeto. Essas ferramentas fornecem a base para um gerenciamento eficiente de projetos e apoiam a tomada de decisões ao longo do ciclo de vida de um projeto.
O uso de processos de controle de projetos pode ajudar a garantir que os projetos permaneçam dentro do planejado, identificando possíveis problemas antecipadamente e tomando as medidas corretivas necessárias. Isso também permite que os gerentes avaliem o desempenho em relação aos objetivos definidos e tomem medidas corretivas rapidamente quando necessário.
Controle de projetos x gerenciamento de projetos: qual é a diferença?
Os controles de projetos e o gerenciamento de projetos são frequentemente considerados como significando a mesma coisa e definindo elementos semelhantes do projeto, o que não é o caso. Antes de mais nada, vamos esclarecer isso.
O gerenciamento de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades e técnicas para entregar um projeto com sucesso. Ele gerencia seis restrições principais do projeto, conforme mostrado abaixo.
Por outro lado, os controles de projeto são um subconjunto do gerenciamento de projetos que supervisiona duas dessas restrições: custos e tempo do projeto. Em essência, os controles de projeto são uma parte do gerenciamento de projetos que ajuda a analisar e otimizar os dados do projeto para garantir que ele seja entregue dentro do prazo e do orçamento estipulado.
Em termos simples, o controlador de projetos aconselha o gerente sobre questões relacionadas a prazos e cronogramas. Em seguida, o gerente decide se implementará ou não essas sugestões.
Pense no gerente de projetos como o capitão de um navio e no controlador de projetos como o oficial de navegação que informa a distância ou a proximidade do navio ao seu destino final. Essa função também sugere a rota mais rápida para o destino e deixa a cargo do capitão seguir ou ignorar a sugestão.
A importância dos controles de projetos na gestão de projetos
Os controles de projeto garantem que tudo permaneça dentro do planejado e do escopo do projeto, desde a fase inicial de planejamento até o encerramento do projeto.
Como espinha dorsal do gerenciamento de projetos, os controles de projetos ajudam a criar um plano de projeto. No plano de projeto, os controles são responsáveis por sugerir cronogramas ideais, planejamento de despesas, alocação de recursos, etc.
À medida que o projeto avança para a fase de execução, os controles do projeto informam ao gerente de projeto como o projeto está se saindo em relação ao uso do orçamento e à entrega dentro do prazo. Isso ajuda a criar e acompanhar KPIs relacionados a custos e cronogramas.
Os controles de projeto também preveem para onde o projeto está indo em termos de orçamento e tempo. E, se houver algum desvio, eles identificam esses problemas e sugerem maneiras práticas de recuperá-los.
Com o controle de projetos, você também tem mais chances de eliminar custos excedentes do ciclo de vida do seu projeto. Um relatório da PWC descobriu que a falta de um controle adequado de projetos é uma das principais causas de custos excedentes.
Dito isso, vamos dar uma olhada rápida em alguns dos fatores que influenciam os controles de projetos.
Quatro fatores que afetam o controle de projetos
Aqui estão quatro fatores que podem influenciar seus controles de projeto.
1. Escopo do projeto
O escopo do projeto é um documento que indica tudo o que é necessário para o sucesso do projeto. O documento define as partes interessadas no projeto, o nivelamento de recursos, os prazos, os resultados esperados e as limitações relevantes para o projeto.
Aqui está um exemplo.
Por exemplo, se o seu projeto for criar um cartão de visita digital, você deve identificar o software, as habilidades, o cronograma e outras variáveis envolvidas. Isso constituirá o escopo do projeto.
A falta de um escopo definido para o projeto dificulta o alinhamento com um cronograma ou uma estimativa de custos. Mas, quando você trabalha com um escopo definido, fica mais fácil monitorar o status do seu projeto. Assim, você pode ver facilmente se ele será concluído dentro do prazo e do orçamento.
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2. Riscos e desafios
Os controles de projetos estão sujeitos a muitos riscos e desafios. Normalmente, categorizamos esses riscos em duas categorias.
O primeiro são os riscos financeiros, incluindo um aumento inesperado nos custos dos materiais, requisitos de mão de obra superiores ao esperado, etc. Esses riscos podem afetar significativamente a capacidade de monitorar projetos com precisão ou fazer previsões financeiras.
Os outros riscos do projeto são aqueles que podem atrasar a entrega do projeto além do prazo predeterminado. Alguns desses riscos incluem materiais roubados, bugs não rastreados ou uma queda repentina na força de trabalho.
Essencialmente, os resultados imprevistos desses riscos podem influenciar significativamente a trajetória do projeto e, em alguns casos, impedir que você cumpra o cronograma e as metas orçamentárias do projeto.
Ao tomar medidas proativas para definir esses riscos no controle de projetos e estabelecer estratégias eficazes de gerenciamento de riscos, você pode preveni-los ou gerenciá-los de forma eficaz para garantir a estabilidade em todas as frentes.
Leia também: Modelos de escopo de projeto
3. Custo do projeto
Compreender os custos associados a um projeto é a base dos controles de projetos. Geralmente, existem dois tipos de custos para cada projeto: diretos e indiretos.
- Os custos diretos estão relacionados a produtos específicos. Eles incluem custos de materiais, mão de obra fixa, etc.
- Custos indiretos são custos relacionados à execução do projeto como um todo. Esses custos incluem custos de controle de qualidade e serviços públicos.
Sem entender esses custos, é impossível definir o orçamento de um projeto.
Além disso, você não conseguirá acompanhar a realidade financeira do projeto nem fazer previsões precisas. Consequentemente, o projeto estará sujeito a excedentes orçamentários, indicando uma falha no seu processo de controle de projetos.
4. Prazos do projeto
O prazo do projeto é a data e hora decididas para a conclusão do projeto. De acordo com a revista Journal of Consumer Research, esse prazo determina a relevância e a urgência percebida de um projeto.
A ausência de um prazo significa que não há critérios de conclusão para o projeto. Assim, você terá dificuldade em analisar os dados de tempo relacionados ao status do seu projeto.
Sem prazos definidos, você não pode programar tarefas específicas no projeto. Além disso, você não poderá definir prioridades de tarefas ou controlar outras restrições relacionadas ao tempo em seu fluxo de trabalho.
Agora que você entende os quatro principais fatores que afetam os controles de projetos, vamos responder a esta pergunta: como acertar esses fatores e implementá-los em seu plano de gerenciamento de projetos?
Não se preocupe. Nós cuidamos de tudo para você.
Como implementar controles de projetos em toda a sua equipe
Existem cinco maneiras de implementar controles de projeto. Com elas, você pode monitorar melhor seu projeto e manter seus resultados dentro do prazo, sem exceder o orçamento predefinido.
1. Recursos
Os recursos são os impulsionadores que levam todos os projetos ao sucesso. Eles incluem dinheiro, tempo, membros da equipe e ferramentas de gerenciamento de projetos, como ClickUp e Tara AI.
No controle de projetos, a eficácia com que você gerencia esses recursos determina a eficácia com que você pode controlar os custos, os materiais e o tempo do projeto.
Durante a fase de início do projeto, a estimativa de custos e o planejamento extensivo de recursos podem ajudá-lo a embarcar no projeto sem exceder o orçamento. Esses processos informam quais recursos estão disponíveis e como usá-los de maneira otimizada.
Além disso, à medida que o projeto avança, você precisa ter uma noção clara de como acompanhar esses recursos. Realize uma estimativa da variação de custos para monitorar o quanto você está utilizando bem seus recursos financeiros. Essa estimativa ajuda a descobrir o desempenho financeiro atual do projeto.
É claro que você também deseja garantir que a equipe do projeto esteja trabalhando de forma eficaz. Portanto, é essencial gerenciar a carga de trabalho e garantir que ninguém fique sobrecarregado.
Com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de equipe como o ClickUp, você pode ver a carga de trabalho da sua equipe e identificar membros específicos que estão sobrecarregados ou não estão trabalhando em sua capacidade total.
Com essas informações, você entenderá melhor como delegar tarefas e gerenciar seus recursos humanos de maneira eficaz.
2. Cronograma do projeto
Acompanhar e analisar consistentemente os cronogramas do seu projeto ajuda você a entender se está progredindo de acordo com o cronograma predefinido. Você pode obter esses dados da sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou planejamento de sprints, se estiver executando seu projeto por meio de sprints iterativos.
Aqui está um exemplo de um calendário de lançamento de projeto na visualização Calendário do ClickUp.
Conforme mostrado acima, você terá uma visão clara dos seus prazos, tarefas e outras áreas-chave relacionadas. Além disso, essas informações facilitam a definição de indicadores-chave de desempenho e marcos para avaliar o seu progresso.
Lembre-se de manter as partes interessadas em sincronia com o andamento do projeto. Se o projeto se desviar do plano original, você poderá identificar facilmente as causas e propor soluções adequadas.
Agora você sabe como acompanhar os cronogramas dos projetos. Mas como criar cronogramas eficazes? É aí que entram os gráficos de Gantt. Esses gráficos permitem definir cronogramas, acompanhar dependências e priorizar tarefas, conforme mostrado abaixo.
Ao integrar esses insights ao seu fluxo de trabalho, você poderá começar a escrever uma carta de despedida aos prazos não cumpridos.
3. Análise de riscos
A análise de riscos é necessária para identificar gargalos e riscos que podem prejudicar o prazo e o orçamento do seu projeto.
Para analisar os riscos adequadamente, você precisa identificar os riscos mais comuns atribuíveis ao seu projeto, o que pode ser feito facilmente com a ajuda de uma análise SWOT. Conforme mencionado na seção anterior, a maioria dos riscos geralmente se enquadra nas categorias financeira e de desempenho do projeto. Exemplos incluem atrasos nos cronogramas, atrasos na comunicação, violações de dados etc.
Depois de identificá-los, use uma ferramenta de gerenciamento de riscos como o ClickUp para classificar e priorizar esses riscos.
O ClickUp oferece centenas de recursos para ajudá-lo a criar um registro de riscos para rastrear facilmente quaisquer riscos potenciais e empregar medidas preventivas antes mesmo que eles ocorram.
Aqui está um exemplo para você:
E se você quiser ver como é um bom registro de riscos, use o modelo de pasta de registro de riscos da ClickUp para ajudá-lo a configurar o seu!
Depois de priorizar esses riscos com o registro de riscos, fica mais fácil gerenciá-los adequadamente.
4. Mude o processo de controle
Às vezes, as partes interessadas tendem a incluir entregas adicionais no projeto ou adiar prazos. Isso é chamado de “scope creep” (aumento do escopo). O aumento do escopo pode resultar em atrasos nos prazos e custos excedentes.
Mas, felizmente, existe uma maneira de evitar o aumento do escopo: o processo de controle de mudanças.
O processo de controle de mudanças é uma medida proativa que o prepara para possíveis alterações no escopo do projeto. Com esse processo, você pode avaliar as mudanças para ver se elas são necessárias ou não.
Se necessário, você pode aprofundar ainda mais, identificando aqueles que você pode permitir sem afetar o escopo do projeto ou o cronograma de entrega.
Além disso, se essas alterações não afetarem o cronograma ou o escopo, você pode integrar um modelo de plano de gerenciamento de alterações ao seu fluxo de trabalho. Com isso, você pode planejar, monitorar e implementar essas alterações com facilidade.
Com um processo de controle de mudanças, você pode manter os membros da sua equipe em sincronia com todas as mudanças. Isso faz com que eles se sintam envolvidos e informados. Assim, eles lidam com as mudanças de maneira eficaz.
5. Monitore o desempenho
O monitoramento do desempenho é o que ajuda você a gerenciar o sucesso do seu projeto. Para monitorar o desempenho, você precisa ter KPIs SMART em vigor. Esses KPIs variam desde o ROI e as horas faturadas até a entrega dentro do prazo e o acompanhamento das despesas em relação à linha de base.
Os KPIs SMART atendem aos critérios abaixo.
Você não precisa esperar pelo término do projeto para determinar se ele foi bem-sucedido ou não. Essas métricas de projeto servem como uma ferramenta eficaz de controle de projetos, ajudando você a medir o progresso e verificar se ainda está no caminho certo.
Gerenciar controles de projetos com uma estrutura de divisão do trabalho?
Para usar o WBS de forma eficaz, você deve inserir a meta geral que deseja alcançar. Digamos que você queira criar um curso. Essa é a meta geral. Em seguida, divida esse projeto em partes e fases gerenciáveis, como concepção, redação, revisão, publicação etc.
Tudo o que está representado em sua WBS deve incluir apenas o que é necessário para atingir sua meta. Você não precisa de tarefas desnecessárias ou não relacionadas.
Em seguida, insira essas tarefas no gráfico WBS em diferentes níveis, desde contas de controle até pacotes de trabalho, conforme mostrado abaixo.
Você pode criar sua própria estrutura de divisão do trabalho no ClickUp do zero ou simplesmente usar o modelo de estrutura de divisão do trabalho do ClickUp abaixo para criar algo semelhante.
Com essa estrutura em vigor, você pode monitorar facilmente suas tarefas e ver o quanto está alinhado com a entrega dentro do prazo e o uso ideal do orçamento.
Gerencie controles de projetos com o ClickUp!
Os controles de projeto são necessários para gerenciar seus projetos e garantir a entrega dentro do prazo. Eles também trazem benefícios como alocação otimizada de recursos, prevenção de excedentes orçamentários, resultados de alta qualidade e programação otimizada.
No entanto, você deve levar em consideração fatores como prazos, custos, escopo e riscos do projeto para não comprometer o controle do projeto.
Boas práticas de controle de projetos envolvem gerenciar seus recursos, acompanhar e analisar cronogramas de projetos e realizar uma análise de riscos consistente. Além disso, monitore seu desempenho com KPIs e preste atenção ao seu processo de controle de mudanças para evitar desvios de escopo. Por fim, integre a estrutura de divisão do trabalho ao seu fluxo de trabalho.
Siga este guia definitivo sobre controles de projetos e use ferramentas como ClickUp e Tara A I para ajudá-lo a entregar projetos consistentemente dentro do prazo e do orçamento.
Autor convidado:
Tam Pham é gerente de operações comerciais da Tara AI. A Tara é uma plataforma de entrega de produtos projetada para ajudar equipes de engenharia a obter insights de desenvolvimento, melhorar o desempenho e entregar com previsibilidade.