O gerenciamento de projetos é muito mais do que atribuir e revisar tarefas. Há o equilíbrio das cargas de trabalho dos membros da equipe, a criação de fluxos de trabalho que antecipam e evitam bloqueios e a elaboração de SOPs para procedimentos.
Com tantas partes móveis, o monitoramento e o controle de projetos são componentes essenciais de qualquer atividade comercial bem-sucedida.
Com um sistema eficiente e as ferramentas certas, o monitoramento dos seus projetos não precisa ser uma tarefa árdua para a sua empresa ou para o gerente de projetos. Não sabe por onde começar?
Aqui, vamos nos aprofundar no que realmente é o monitoramento de projetos e por que ele é importante para a sua equipe. Além disso, daremos dicas de práticas recomendadas e mostraremos como criar um plano de monitoramento e controle de projetos em apenas algumas etapas simples. ✨
O que é monitoramento e controle de projetos no gerenciamento de projetos?
O monitoramento e o controle do projeto têm tudo a ver com o acompanhamento do progresso do projeto. É uma das cinco etapas principais do processo de ciclo de vida do projeto que ocorre junto com a fase de execução.
Aqui está uma rápida análise dos estágios do ciclo de vida do projeto:
- Início do projeto: Definir o escopo do projeto, os marcos do projeto, as partes interessadas e os entregáveis
- Planejamento do projeto: Criar um roteiro para atingir as metas do projeto, incluindo a elaboração de um plano de projeto, a definição do cronograma do projeto e a identificação dos riscos do projeto
- Execução do projeto: Inicie o projeto trazendo os membros da equipe para a equipe, atribuindo tarefas e gerenciando as comunicações
- monitoramento do projeto e controle: Capture dados do projeto, analise os resultados e aja rapidamente para enfrentar quaisquer desafios
- Encerramento do projeto: Encerre o projeto reunindo-se uma última vez para analisar as métricas, o que deu certo e o que você mudaria no futuro
O monitoramento do projeto tem tudo a ver com a coleta e a avaliação de dados do projeto do início ao fim. Isso inclui a visualização e a avaliação do sucesso de tarefas e etapas individuais do projeto que compõem o projeto maior escopo do projeto .
Use a visualização Timeline para exibir as informações mais importantes para você e ver as tarefas em ordem cronológica ou alfabética ou por data de vencimento ou início
O processo de controle envolve pegar essas percepções e transformá-las em itens de ação e fazer alterações para garantir que tudo corra bem. Em um mundo de sonhos, todos os projetos sairiam de acordo com o planejado. A realidade é que a maioria dos projetos terá percalços ao longo do caminho:
- Um membro da equipe pode ter uma emergência familiar que o afaste do trabalho
- Os custos podem exceder as expectativas devido a problemas na cadeia de suprimentos
- Desvio de escopo pode aumentar as entregas de seu projeto e desacelerar o processo decronograma do projeto para seus gerentes de projeto
Combata o desvio de escopo desde o início com o Contrato de escopo de trabalho do ClickUp Seja qual for o problema, o monitoramento do seu projeto lhe dá tempo para reagir a qualquer risco em potencial. Se as coisas derem errado, os dados coletados nesse estágio serão inestimáveis para otimizar os esforços futuros e aprimorar seus processos. 💪
Importância do monitoramento de projetos para a sua equipe
O monitoramento de projetos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Uma das principais motivos pelos quais os projetos fracassam é a falta de avaliação ou supervisão.
Se você não puder prever possíveis problemas ou ver os problemas à medida que eles surgem, não poderá tomar medidas corretivas com rapidez suficiente para manter o projeto no caminho certo. Seus gerentes de projeto precisam estar atentos a isso ou você corre o risco de falhas, atrasos e estouros do orçamento do projeto.
Visualize a quantidade de trabalho atribuída a colaboradores individuais, bem como a cada uma de suas equipes, com a visualização de carga de trabalho no ClickUp
O monitoramento da sua equipe ajuda a manter o orçamento, o cronograma e o andamento. Ele também fornece aos gerentes de projeto insights sobre as cargas de trabalho dos diferentes membros da equipe e pode informar o sucesso de projetos futuros e da fase inicial de planejamento.
Com um monitoramento eficaz, você vê o que funciona bem e o que precisa ser melhorado. Em seguida, você tem o controle para fazer alterações e ajustes para que o projeto continue da forma mais tranquila possível. 🛠️
Como criar um plano de monitoramento e controle do projeto
A partir do planejamento fase do projeto para a execução, é importante ter um plano de monitoramento e controle para manter as coisas no caminho certo. Ao fazer isso desde o início, você evitará dores de cabeça e terá mais chances de realizar um projeto bem-sucedido.
Uma maneira fácil de começar é usar um modelo como Plano de monitoramento e controle de projetos do ClickUp . Ele apresenta campos personalizados e links rápidos para os elementos essenciais do projeto, incluindo estruturas de divisão de trabalho, o plano do projeto e informações sobre a equipe.
O Plano de Controle e Monitoramento de Projetos do ClickUp facilita a criação de estruturas de divisão de trabalho, a vinculação ao plano do projeto e o acompanhamento da colaboração da equipe
Independentemente de você optar por usar um modelo ou não, há várias etapas que são fundamentais para criar um plano de monitoramento e controle bem-sucedido. Continue lendo para obter um guia passo a passo para elaborar seus próprios planos em minutos. 👀
1. Criar um plano
Para que o processo de monitoramento de projetos seja bem-sucedido, você precisa ter um roteiro ou plano de como atingir seus objetivos resultados do projeto . Seu plano de gerenciamento de projetos deve incluir etapas para monitorar, avaliar e controlar o projeto. Isso significa ter uma visão do projeto como um todo, bem como das tarefas individuais e uma maneira de identificar possíveis problemas.
Definir tarefas para serem repetidas por hora ou evento no ClickUp
Usar controles de projeto para criar um plano específico para suas metas. Aqui estão alguns pontos a serem abordados nesse estágio do processo de monitoramento e controle.
Crie uma estrutura para gerenciar, organizar e supervisionar todas as suas tarefas relacionadas
Você precisa de um centro onde possa acompanhar todas as tarefas individuais e os dados relacionados ao projeto. Com ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode ver facilmente quem está trabalhando em quê, quando as tarefas devem ser concluídas e acessar os POPs, tudo em um só lugar.
Durante esse estágio, você deve abordar o gerenciamento de recursos, o escopo do projeto, as entregas e os custos do projeto. Essencialmente, você deve planejar o projeto do início ao fim, prestando muita atenção a todas as áreas em que possam surgir problemas.
ClickUp's Plano de projeto O modelo ajuda você a começar seu próximo projeto com o pé direito
Use o Exemplo de modelo de plano de projeto do ClickUp para eliminar as suposições do planejamento do seu projeto com um modelo fácil de usar e completo. Ganhe confiança e garanta que seu projeto permaneça no caminho certo desde o início até a conclusão.
Atribua responsabilidades para que todos saibam quais são
Não importa se você está gerenciando um grande projeto entre departamentos ou trabalhando com uma equipe menor, é preciso atribuir responsabilidades. Identifique quem está encarregado do quê e como se espera que eles apresentem relatórios sobre o status do projeto .
A atribuição de projetos pode ser um equilíbrio complicado entre a notificação excessiva dos membros da equipe e a falta de comunicação sobre suas responsabilidades. Os gerentes de projeto podem aproveitar os recursos que lhes permitem atribuir comentários às tarefas para que os membros da equipe saibam quando algo está esperando por eles.
Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar instantaneamente pensamentos em itens de ação
Crie critérios de avaliação para entender como sua equipe será bem-sucedida
Estabeleça um plano de avaliação para o projeto. Essa etapa é fundamental para identificar obstáculos e ter tempo suficiente para fazer ajustes.
Responda a perguntas como:
- Com que frequência você fará a avaliação? Será uma vez por semana ou uma vez por mês?
- Como você obterá feedback?
- Qual é o processo para solicitações de mudança?
- De que tipos de relatórios você precisará para avaliar o progresso do projeto?
2. Dividir o trabalho
Depois de ter um plano para o projeto, é hora de começar a atribuir tarefas e subtarefas aos membros da equipe do projeto. Você deverá definir datas de vencimento e expectativas para cada etapa do projeto.
Mantenha-se organizado agrupando as tarefas por fase ou departamento, dependendo de como estiver executando o projeto. Veja a seguir como as equipes usam os painéis do ClickUp para se manterem organizadas e atribuírem tarefas de projeto:
Acompanhe e monitore as tarefas, os recursos e o progresso do projeto na visualização do Painel do ClickUp Painéis do ClickUp oferecem uma maneira fácil de criar um centro de controle com todas as tarefas do seu projeto. Crie gráficos personalizados para obter uma visão geral das tarefas semanais ou das várias fases do projeto.
O recurso de controle de progresso identifica gargalos e a visualização da carga de trabalho permite monitoramento de funcionários -incluindo informações sobre a largura de banda dos funcionários para que você possa avaliar e ajustar conforme necessário.
No ClickUp Dashboards, há Gráficos de Gantt para ver facilmente a linha do tempo do projeto, o que está no caminho certo e o que está ficando para trás. Use-os para monitorar o tempo necessário para concluir as tarefas e obter uma visão rápida das dependências das tarefas.
Bônus:_ **Terceirização do gerenciamento de projetos !
3. Acompanhar os KPIs e monitorar o desempenho do projeto
O monitoramento em tempo real é fundamental para o sucesso do projeto. Use ferramentas de relatório como indicadores-chave de desempenho (KPIs), relatórios de status e relatórios de desempenho para ficar de olho no andamento do projeto. Esses relatórios não apenas destacam o sucesso, mas também são, muitas vezes, o primeiro lugar onde você verá os problemas surgirem no trabalho do projeto.
Ao monitorar o projeto, você pode identificar variações e desvios da linha de base e realizar o controle de qualidade. Se algo parecer errado, você poderá examinar mais de perto e desenvolver uma lista de itens de ação para corrigir o problema.
Acompanhe as métricas de desempenho usando o modelo de KPI do ClickUp, que destaca as metas que estão no caminho certo, em risco e que não atingiram o objetivo Modelo de KPI do ClickUp facilita a identificação e o controle das principais métricas do seu projeto. Com quatro visualizações diferentes, você pode ter uma visão geral rápida do desempenho ou se aprofundar nos detalhes minuciosos do que está funcionando e do que precisa de mais ajustes.
Use a visualização Summary List para agrupar as tarefas por status. Isso lhe dá uma visão do que está fora do caminho, do que está em risco, do que foi concluído e do que está em andamento. Mude para a visualização Departamental para dividir as tarefas por departamentos.
Entre no Quadro de Progresso para ter uma visão de alto nível dos possíveis problemas e tarefas que estão em risco. A partir daí, você pode fazer uma lista de itens a serem verificados e fazer ajustes para colocar as coisas no caminho certo novamente.
Por fim, a visualização do Cronograma plota todas as tarefas em um calendário com base em suas datas de início e de vencimento, o que a torna uma ótima opção para monitorar o cronograma do projeto. 🗓️
Bônus: **Software de monitoramento de funcionários para usuários de Mac !
4. Melhorar os fluxos de trabalho
Durante a fase de monitoramento, é provável que você encontre problemas. Essa é apenas a natureza do gerenciamento de projetos. A fase de controle é onde você pode aproveitar os insights obtidos com as avaliações e fazer alterações para que o restante do projeto continue sem problemas ou para que os projetos futuros sejam mais bem-sucedidos.
Seu projeto sofreu atrasos? Use a análise que você reuniu para descobrir o motivo. Talvez você pudesse ter gerenciado cargas de trabalho melhor. Talvez houvesse uma maneira melhor de resolver um problema de recursos em tarefas demoradas ou repetitivas.
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
É por isso que Automações do ClickUp em sua ferramenta de gerenciamento de projetos é fundamental para melhorar os fluxos de trabalho - você elimina o trabalho manual desnecessário para dedicar tempo ao que é mais importante. Os gerentes de projeto geralmente fazem malabarismos com uma tonelada de fluxos de trabalho e automações, o que lhes permite concentrar-se no processo de monitoramento e controle para trabalhar com sucesso em todas as fases do ciclo de vida do projeto.
Seja qual for o problema, dedique algum tempo para descobrir o que deu errado, como foi resolvido e que outras ações você poderia ter implementado. Passar por esse processo o torna um gerente de projetos melhor e mais bem-sucedido e o ajuda a criar fluxos de trabalho melhores para trabalhos futuros. 🌻
Melhores práticas de monitoramento de projetos
Agora que você conhece as etapas para implementar planos de monitoramento e controle de projetos, é hora de se concentrar nas práticas recomendadas. Em última análise, fazer algo não é o mesmo que fazê-lo bem. 🤩
Aqui estão algumas práticas recomendadas de monitoramento de projetos que você ou seu gerente de projeto devem considerar:
- Estabeleça expectativas: Definir metas e expectativas claras no início facilita o monitoramento do progresso. Decida o que espera de cada membro da equipe, gerente de projeto ou departamento e comunique-os claramente
- Faça a lição de casa: Faça pesquisas e reúna-se com as partes interessadas e com os membros da equipe para obter informações sobre o projeto. Por meio desse processo, você deve conhecer as limitações do projeto, incluindo orçamentos, cargas de trabalho e riscos de recursos
- Seja claro e coerente com as comunicações: Nada é mais confuso do que fornecer informações conflitantes ou instruções inoportunas. Defina um cronograma para fornecer atualizações e feedback sobre o projeto. Informe aos membros da equipe como planeja se comunicar e com que frequência. Em seguida, você e seu gerente de projeto devem cumprir o cronograma
- Obtenha feedback regularmente: Grandes gerentes de projeto obtêm insights dos membros da equipe. Afinal de contas, eles estão no local e podem fornecer as informações mais atualizadas. Além disso, é provável que sejam os primeiros a identificar qualquer problema em potencial. Configure um sistema para que os membros da equipe possam fazer check-in, dar feedback e informá-lo sobre o que está acontecendo
- Identifique um contato principal: Se surgirem problemas, os funcionários devem saber para quem encaminhar a questão. Inicie o projeto designando uma pessoa para ser responsável por rastrear, documentar e relatar os problemas
- Determine a frequência dos relatórios: Estabeleça a frequência com que os relatórios de progresso devem ser enviados. Dependendo do seu projeto, você pode querer fazer check-ins semanais, mensais ou bimestrais. Para algumas fases do projeto, pode ser necessário fazer check-ins diários. Determine o cronograma e comunique-o claramente a todos os membros da equipe e aos gerentes de projeto
- Crie umaestrutura do processo de tomada de decisãoLogo no início, estabeleça um processo para quem tomará as decisões. Pode ser você ou outro membro da equipe, e pode haver mais de um tomador de decisões para diferentes aspectos do projeto (por exemplo, orçamento, recursos etc.)
Técnicas de monitoramento e controle de projetos
Além das práticas recomendadas para a fase de monitoramento e controle, há também algumas técnicas úteis que facilitam o monitoramento do projeto. Esses são métodos testados e comprovados que informam seu processo de tomada de decisão ao criar um plano de monitoramento. ✍️
Aqui estão alguns métodos de monitoramento e avaliação que você pode considerar:
O método do caminho crítico (CPM)
Visualize sua carga de trabalho pelas tarefas restantes em seu caminho crítico com uma única alternância no ClickUp!
Esse método envolve a divisão do projeto em diferentes fases de progresso usando gráficos. O caminho crítico é a sequência mais longa de tarefas que precisam ser concluídas antes da conclusão do projeto.
Essencialmente, é o roteiro mais longo para a conclusão de um projeto e envolve a identificação de atividades, dependências de tarefas e duração de tarefas e, em seguida, a inserção dessas informações em um diagrama.
Gerenciamento de valor agregado
Essa técnica de monitoramento compara o trabalho concluído até a data e o custo em relação às previsões de linha de base. No estágio de planejamento, você atribui um valor em dólares - também chamado de custo orçado para o trabalho programado (BCWS).
Durante a execução, você compara os custos reais com a quantidade de trabalho concluído para monitorar o progresso financeiro e material.
Monitore e controle seus projetos como um profissional
O monitoramento do gerenciamento de projetos é complexo. Além de planejar, mitigar e gerenciar, você precisa monitorar e controlar os projetos do início ao fim. Além disso, o monitoramento do gerenciamento de projetos exige que você tome decisões informadas sobre o objetivos do projeto e, ao mesmo tempo, manter sua equipe na mesma página (e a liderança no desempenho geral do projeto e nos principais indicadores de desempenho).
Com este guia prático, você dominará o monitoramento de projetos em pouco tempo. Desde a elaboração de um plano até o acompanhamento do desempenho e a realização de alterações, você pode assumir o controle do sucesso de seus projetos em apenas algumas etapas. Experimente o ClickUp hoje mesmo para começar a simplificar o sucesso de seu gerenciamento de projetos. De painéis fáceis de usar a visualizações detalhadas de gráficos, há uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar um projeto do início ao fim. 🙌