Onde um projeto começa e onde ele termina? Com um patrocinador de projeto.
Qualquer coisa, desde a construção da Ponte Golden Gate até a realização de uma festa de aniversário, pode ser considerada um projeto. Qualquer que seja a natureza do projeto, ele envolve várias partes interessadas durante todo o seu ciclo de vida.
De todos eles, diríamos que o mais importante é o patrocinador do projeto. Vamos ver como.
O que é um patrocinador de projeto?
O patrocinador do projeto inicia o projeto e aprova
. É uma parte interessada da empresa responsável pelo planejamento e entrega de um projeto bem-sucedido. Geralmente pertencem à equipe de liderança sênior, com influência e autoridade significativas, mesmo que não tenham nenhuma responsabilidade gerencial direta pelo projeto em si.
Em uma organização de serviços, o patrocinador do projeto pode pertencer a uma entidade externa, normalmente o cliente. Um patrocinador de projeto é interno em uma organização de produto, às vezes conhecido como proprietário do projeto.
Patrocinador do projeto vs. gerente de projeto
Como o patrocinador e o gerente do projeto são funções de liderança, eles são frequentemente confundidos. Vamos esclarecer as diferenças primeiro.
Diferença entre um patrocinador de projeto e um gerente de projeto
Embora o patrocinador do projeto seja diferente do gerente de projeto em aspectos distintos, a colaboração entre eles é fundamental para o sucesso do projeto.
Um patrocinador define as metas e o escopo do projeto, enquanto um gerente de projeto o executa. Eles rastreiam
como tempo de colocação no mercado ou satisfação do cliente.
Por outro lado, o gerente de projeto acompanha as métricas em nível de projeto, como a produtividade do desenvolvedor e a qualidade do código, que contribuem para as métricas comerciais de alto nível.
Um patrocinador aprova o orçamento, os cronogramas, etc., mas o gerente de projeto decide se precisa de recursos adicionais e faz essas solicitações.
Juntos, o patrocinador e o gerente são responsáveis pelo gerenciamento do projeto. O sucesso de um projeto exige que eles trabalhem juntos para entender as prioridades de cada um.
Patrocinador do projeto vs. Stakeholder do projeto
"Parte interessada" é um termo genérico usado para qualquer pessoa envolvida no projeto. Pode ser um membro da equipe, supervisor, gerente, parceiro, fornecedor, cliente, autoridade governamental ou qualquer intermediário.
Nesse sentido, um patrocinador de projeto também é um
. Entretanto, nem todas as partes interessadas são patrocinadores.
Funções do patrocinador do projeto
Liderança empresarial
O patrocínio do projeto é mais do que apenas pagar por ele. O patrocinador do projeto atua como um elo entre a empresa e a tecnologia. Ele oferece percepções e orientações de uma perspectiva comercial. Ele orientará a equipe de execução sobre o cliente, a organização, a estratégia de negócios e os planos de entrada no mercado.
Digamos que uma empresa de varejo procure uma empresa de tecnologia para desenvolver uma solução de ponto de venda (PDV). O patrocinador do projeto, um líder sênior da empresa de varejo, informará a empresa de tecnologia sobre os usuários do produto, o fluxo de trabalho, os requisitos de integração etc.
Embora não especifiquem os requisitos técnicos, eles são responsáveis por garantir que o produto atenda às necessidades comerciais.
Possibilitando o fluxo de informações
ClickUp Docs para gerenciar planos e pesquisas de usuários
Durante todo o projeto, eles garantem um fluxo contínuo de informações entre as partes interessadas. Eles conectam os membros da equipe com os recursos e especialistas de que precisam.
Por exemplo, eles podem conectar a equipe de pesquisa de usuários com o público-alvo certo para realizar pesquisas ou monitorar o comportamento.
Supervisão do projeto
Um patrocinador de projeto é responsável por definir objetivos e identificar métricas de sucesso. Quando a equipe do projeto retorna com o plano, ele analisa o escopo e aprova o início.
De tempos em tempos, ele realiza revisões e retrospectivas com a equipe do projeto para garantir que eles permaneçam no caminho certo. Eles também eliminam ativamente os obstáculos ao longo do caminho. Eles são responsáveis pelo desempenho do projeto.
Tomada de decisões de alto nível
Quadro branco do ClickUp para fazer um brainstorming da árvore de decisão
Eles tomam decisões de alto nível sobre os orçamentos e a direção do projeto. Também são responsáveis pela aprovação de grandes solicitações da equipe do projeto para recursos adicionais, extensões de prazo, etc.
Os gerentes de projeto podem criar árvores de decisão para ajudar os patrocinadores a tomar decisões importantes, descrevendo as implicações dessas decisões.
Validação final
O patrocinador do projeto tem autoridade para aprovar
. Eles verificam se a entrega atende aos requisitos técnicos e comerciais. Um projeto precisa da aprovação de seu patrocinador para o encerramento e os pagamentos do projeto.
Várias dessas funções e responsabilidades podem se sobrepor a um gerente de projeto ou a qualquer outra parte interessada. Portanto, vamos primeiro esclarecer as diferenças.
Importância de ter um patrocinador de projeto
A função de um patrocinador de projeto não é tão comumente vista como a de um gerente de projeto. Considerando a natureza estratégica da função do patrocinador do projeto, ela é frequentemente negligenciada.
Em alguns casos, ela também é mal definida. A função de um patrocinador de projeto é acumulada sobre um líder sênior que já possui várias outras responsabilidades. Isso só prejudica o sucesso do projeto. Veja como.
Alinhamento do negócio: Não importa se você está criando tecnologia ou desenhando um novo logotipo, os patrocinadores do projeto são importantes para garantir que o projeto atenda às necessidades do negócio.
Gerenciamento de relacionamentos: Um patrocinador de projeto mantém relacionamentos saudáveis com as principais partes interessadas, como o cliente, os fornecedores e as autoridades governamentais. Eles possibilitam uma
.
Aprovações e financiamento: Eles são responsáveis pela aprovação de orçamentos, liberação de fundos e negociação de solicitações adicionais, se houver.
Resolução de conflitos: Quando há uma diferença de opinião de alto nível, o patrocinador do projeto cria um consenso e toma decisões difíceis. Por exemplo, se houver ambiguidade na definição de um recurso, causando confusão entre as equipes de tecnologia, o patrocinador do projeto ajuda a esclarecer. Ele desempenha um papel fundamental para garantir que o projeto não seja paralisado.
Defender a causa: Eles defendem o projeto e seu propósito entre a liderança sênior e o conselho, trazendo visibilidade e envolvimento das principais partes interessadas. Eles garantem que o projeto receba o reconhecimento que merece.
Responsabilidades de um patrocinador de projeto durante os vários estágios de um projeto
Agora que conhecemos a função e o objetivo gerais de um patrocinador de projeto, vamos examinar suas responsabilidades nos vários estágios do projeto: Iniciação, planejamento, execução e
.
Início do projeto
As responsabilidades do patrocinador do projeto ao iniciar o projeto incluem:
- Definir objetivos do projeto e o escopo
- Assinar o termo de abertura do projeto
- Explicar os requisitos comerciais e os resultados esperados
- Transferência de informações de alto nível para a equipe do projeto sobre o negócio e o cliente
Às vezes, eles nomeiam o gerente de projeto e o orientam na contratação e na integração dos membros da equipe.
Planejamento do projeto
Oferece ao patrocinador do projeto uma visão clara e organizada do plano do projeto
Depois que o projeto é iniciado, o patrocinador atua como um defensor do projeto. Ele não está mais envolvido nas atividades essenciais. Ele dirige o
fase de planejamento e conduzi-lo à execução.
- Forneça os insumos necessários para planejar o projeto
- Definir a linha de base para as métricas
- Garantir que o plano do projeto esteja alinhado com o plano de negócios
- Analisar solicitações e dar aprovações
Execução do projeto
Aqui, a função do patrocinador do projeto é ainda mais limitada. No entanto, ele trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto para garantir uma execução tranquila.
- Monitorar o progresso de tempos em tempos
- Acompanhar as métricas do projeto e fornecer feedback
- Garantir que o projeto esteja indo na direção certa e no ritmo certo
- Avaliar e aprovar solicitações da equipe do projeto para recursos ou orçamentos adicionais
- Resolver conflitos entre as partes interessadas, se houver
Encerramento do projeto
Um patrocinador do projeto encerra o projeto. Ele é responsável por:
- Avaliar as entregas do projeto em relação aos requisitos comerciais
- Medir os resultados do projeto
- Assinar a entrega
- Aprovar o encerramento formal do projeto e os pagamentos
Maneiras de trabalhar de forma eficaz com os patrocinadores do projeto
Todo gerente de projeto trabalha com os patrocinadores regularmente, pelo menos mensalmente, se não semanalmente. Entretanto, o relacionamento entre eles não é simples.
O gerente de projeto colabora com o patrocinador do projeto no compartilhamento de informações, na compreensão dos requisitos comerciais e na solução de problemas. A função dos patrocinadores do projeto é preparar o gerente de projeto para o sucesso.
No entanto, os patrocinadores do projeto são líderes seniores com mais autoridade do que o gerente. O gerente de projeto apresenta o progresso, os resultados e os dados para análise. O gerente de projeto se reporta ao patrocinador nessa capacidade, mesmo que não seja um relacionamento gerente-subordinado.
A navegação nesse relacionamento pode ser complexa. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os gerentes de projeto podem trabalhar de forma eficaz com os patrocinadores do projeto.
Organizar o projeto
Criar tarefas e subtarefas com o ClickUp
Antes de mais nada, o patrocinador do projeto precisa de visibilidade. Ele precisa saber como o projeto será executado. Use um
software de gerenciamento de projetos
como o ClickUp para organizar o projeto. Com o ClickUp, você pode:
- Dividir o projeto em tarefas e subtarefas
- Escrever descrições para cada tarefa para esclarecer os requisitos para os membros da sua equipe; o patrocinador pode validar, se necessário
- Definir datas de início e término para cada tarefa
- Incluir prioridades, dependências e tags
Se você for uma agência independente ou freelancer, é provável que seu cliente seja o patrocinador do projeto. Nesses casos, tente
software de gerenciamento de projetos para pequenas empresas
para se organizar.
Apresente seus planos
Use o ClickUp para
prever os requisitos do projeto
. Em seguida, apresente seus planos ao patrocinador do projeto e obtenha sua aprovação. Depois de configurar o projeto no ClickUp, use a exibição do gráfico de Gantt para visualizá-lo ao longo do tempo.
Use o ClickUp Whiteboard para explicar tópicos complexos. Use o ClickUp Mind Maps para criar caminhos lógicos e demonstrar fluxos de trabalho.
Consolidar recursos
Um patrocinador de projeto espera que o conhecimento que ele compartilhou com o gerente de projeto e a equipe inicial seja cuidadosamente transferido para todos os membros da equipe/partes interessadas. Para garantir isso:
- Coloque o estatuto do projeto no ClickUp Docs
- Configure os objetivos do projeto como Metas do ClickUp e conecte as tarefas para que todos possam acessá-las
Facilitar a comunicação
Nenhum patrocinador de projeto quer que as informações sejam perdidas. Use
Gerenciamento de projetos do ClickUp
para criar transparência e clareza de comunicação.
- Dê ao patrocinador acesso ao espaço de trabalho do ClickUp para obter visibilidade total
- Use os comentários em cada tarefa para discutir questões contextualmente
- Atribua itens de ação ao patrocinador quando precisar de esclarecimentos sobre algo
- Use a seção Bate-papo do ClickUp para colaboração em tempo real
Ative as notificações no aplicativo ou por e-mail para que o patrocinador do projeto nunca perca uma atualização.
Fortaleça a documentação de gerenciamento de projetos
Todo patrocinador de projeto adora uma boa documentação. Use
para escrever documentação bem formatada para cada recurso. Conecte-os às tarefas, para que você nunca os perca no palheiro.
Automatizar relatórios
ClickUp Dashboard para relatórios
Mantenha o patrocinador do projeto informado sobre seu progresso antes mesmo que ele pergunte. Use o ClickUp Dashboards para gerar relatórios em tempo real com relatórios para:
- Progresso do projeto em relação às metas
- Gráficos de queima e queima
- Rastreamento de tempo vs. estimativas
- Identificação de gargalos em fluxos de trabalho
- Alocação de carga de trabalho e recursos
Se o patrocinador do projeto solicitar relatórios específicos, crie gráficos personalizados para o que for necessário, diretamente em sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Dependendo do grau de envolvimento do patrocinador do projeto, ele precisará de atualizações de detalhes variados regularmente. Personalize a granularidade e a frequência das atualizações com o ClickUp. Dê acesso à conta de convidado para que ele possa ajustar as atualizações por conta própria.
Colabore perfeitamente com o patrocinador do projeto com o ClickUp
Um patrocinador de projeto o acompanhará do início ao fim. Use o ClickUp para iniciar o projeto com confiança, executá-lo com eficiência e terminá-lo com orgulho.
Normalmente, os gerentes de projeto gastam uma quantidade excessiva de tempo fazendo relatórios para os patrocinadores do projeto todos os meses. Elimine o trabalho duplicado. Gerencie os projetos de forma eficaz e colabore com o patrocinador em um único lugar, no ClickUp!
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