Onde um projeto começa e onde termina? Com um patrocinador do projeto.
Qualquer coisa, desde a construção da Ponte Golden Gate até a organização de uma festa de aniversário, pode ser considerada um projeto. Independentemente da natureza do projeto, ele envolve inúmeras partes interessadas ao longo de seu ciclo de vida.
De todos eles, diríamos que o mais importante é o patrocinador do projeto. Vamos ver como.
O que é um patrocinador de projeto?
Um patrocinador de projeto inicia o projeto e aprova os resultados. Ele é uma parte interessada do negócio responsável pelo planejamento e entrega de um projeto bem-sucedido. Geralmente, ele pertence à equipe de liderança sênior, com influência e autoridade significativas, mesmo que não tenha nenhuma responsabilidade gerencial direta pelo projeto em si.
Para uma organização de serviços, um patrocinador de projeto pode pertencer a uma entidade externa, normalmente o cliente. Um patrocinador de projeto é interno a uma organização de produtos, às vezes conhecido como proprietário do projeto.
Patrocinador do projeto x gerente de projeto
Como tanto o patrocinador quanto o gerente de projeto são funções de liderança, eles são frequentemente confundidos entre si. Vamos esclarecer as diferenças primeiro.
| Patrocinador do projeto | Gerente de projetos |
| Líder sênior na organização | Líder do projeto, normalmente não tão sênior quanto o patrocinador do projeto |
| Pode ser interno ou externo. | Normalmente interno à organização responsável pela entrega do projeto |
| Responsável por atividades estratégicas e resultados | Responsável pela gestão diária do projeto |
| Inicia o projeto | Executa o projeto |
| Aprova o projeto | Aprova tarefas dentro do projeto |
Embora o patrocinador do projeto seja diferente do gerente de projeto em vários aspectos, a colaboração entre eles é fundamental para o sucesso do projeto.
Um patrocinador define as metas e o escopo do projeto, enquanto um gerente de projeto o executa. Eles acompanham as métricas do projeto, como tempo de lançamento no mercado ou satisfação do cliente.
Por outro lado, o gerente de projeto acompanha métricas no nível do projeto, como produtividade do desenvolvedor e qualidade do código, que contribuem para métricas de negócios de alto nível.
Um patrocinador aprova o orçamento, os prazos, etc., mas o gerente de projeto decide se são necessários recursos adicionais e faz essas solicitações.
Juntos, o patrocinador e o gerente são responsáveis pela gestão do projeto. O sucesso de um projeto exige que eles trabalhem juntos para entender as prioridades um do outro.
Patrocinador do projeto x parte interessada no projeto
“Parte interessada” é um termo genérico usado para qualquer pessoa envolvida no projeto. Pode ser um membro da equipe, supervisor, gerente, parceiro, fornecedor, cliente, autoridade governamental ou qualquer intermediário.
Nesse sentido, um patrocinador de projeto também é uma parte interessada no projeto. No entanto, nem todas as partes interessadas são patrocinadores.
Funções de um patrocinador de projeto
Liderança empresarial
O patrocínio de projetos é mais do que apenas pagar por eles. O patrocinador do projeto atua como um elo de ligação entre os negócios e a tecnologia. Ele oferece insights e orientação a partir de uma perspectiva comercial. Ele orientará a equipe de execução sobre o cliente, a organização, a estratégia comercial e os planos de entrada no mercado.
Digamos que uma empresa de varejo procure uma empresa de tecnologia para desenvolver uma solução de ponto de venda (POS). O patrocinador do projeto, um líder sênior da empresa de varejo, informará a empresa de tecnologia sobre os usuários do produto, o fluxo de trabalho, os requisitos de integração etc.
Embora eles possam não especificar os requisitos técnicos, são responsáveis por garantir que o produto atenda às necessidades comerciais.
Facilitando o fluxo de informações
Ao longo do projeto, eles garantem um fluxo contínuo de informações entre as partes interessadas. Eles conectam os membros da equipe aos recursos e especialistas de que precisam.
Por exemplo, ele pode conectar a equipe de pesquisa de usuários com o público-alvo certo para realizar pesquisas ou monitorar comportamentos.
Supervisão do projeto
Um patrocinador de projeto é responsável por definir objetivos e identificar métricas de sucesso. Quando a equipe do projeto retorna com o plano, ele analisa o escopo e aprova o início do projeto.
Periodicamente, eles realizam revisões e retrospectivas com a equipe do projeto para garantir que tudo esteja dentro do planejado. Eles também eliminam ativamente os obstáculos ao longo do caminho. Eles são responsáveis pelo desempenho do projeto.
Tomada de decisões de alto nível
Eles tomam decisões de alto nível sobre os orçamentos e a direção do projeto. Também são responsáveis por aprovar grandes solicitações da equipe do projeto para recursos adicionais, prorrogações de prazos, etc.
Os gerentes de projeto podem criar árvores de decisão para ajudar os patrocinadores a tomar decisões importantes, descrevendo as implicações dessas decisões.
Validação final
Um patrocinador de projeto tem autoridade para aprovar os resultados do projeto. Ele verifica se o resultado atende aos requisitos técnicos e comerciais. Um projeto precisa da aprovação do patrocinador para o encerramento e os pagamentos.
Várias dessas funções e responsabilidades podem se sobrepor às de um gerente de projeto ou de qualquer outra parte interessada. Portanto, vamos primeiro esclarecer as diferenças.
Importância de ter um patrocinador de projeto
A função de um patrocinador de projeto não é tão comum quanto a de um gerente de projeto. Considerando a natureza estratégica da função do patrocinador de projeto, ela é frequentemente negligenciada.
Em alguns casos, ele também é mal definido. A função de patrocinador de projeto é atribuída a um líder sênior que já tem várias outras responsabilidades. Isso só atrapalha o sucesso do projeto. Veja como.
Alinhamento comercial: esteja você desenvolvendo tecnologia ou criando um novo logotipo, os patrocinadores do projeto são importantes para garantir que o projeto atenda às necessidades comerciais.
Gerenciamento de relacionamentos: um patrocinador de projeto mantém relacionamentos saudáveis com as principais partes interessadas, como o cliente, fornecedores e autoridades governamentais. Eles possibilitam uma colaboração eficaz no projeto.
Aprovações e financiamento: eles são responsáveis por aprovar orçamentos, liberar fundos e negociar solicitações adicionais, se houver.
Resolução de conflitos: quando há uma grande diferença de opinião, o patrocinador do projeto constrói um consenso e toma decisões difíceis. Por exemplo, se houver ambiguidade na definição de um recurso, causando confusão entre as equipes técnicas, o patrocinador do projeto ajuda a esclarecer a situação. Ele desempenha um papel crucial para garantir que o projeto não seja paralisado.
Defendendo a causa: eles defendem o projeto e seu objetivo junto à alta liderança e ao conselho, trazendo visibilidade e engajamento das principais partes interessadas. Eles garantem que o projeto receba o reconhecimento que merece.
Responsabilidades de um patrocinador de projeto durante as várias etapas de um projeto
Agora que conhecemos o papel geral e o objetivo de um patrocinador de projeto, vamos examinar suas responsabilidades ao longo das várias etapas do projeto: iniciação, planejamento, execução e encerramento do projeto.
Início do projeto
As responsabilidades do patrocinador do projeto ao iniciar o projeto incluem:
- Definindo os objetivos e o escopo do projeto
- Aprovação do termo de abertura do projeto
- Explicando os requisitos comerciais e os resultados esperados
- Transferência de informações de alto nível para a equipe do projeto sobre o negócio e o cliente
Às vezes, eles nomeiam o gerente de projeto e o orientam na contratação e integração dos membros da equipe.
Planejamento de projetos
Depois que o projeto é iniciado, o patrocinador atua como um defensor do projeto. Ele não está mais envolvido nas atividades específicas. Ele orienta a fase de planejamento do projeto e o conduz até a execução.
- Forneça as informações necessárias para planejar o projeto
- Defina uma linha de base para métricas
- Certifique-se de que o plano do projeto esteja alinhado com o plano de negócios.
- Analise solicitações e dê aprovações
Execução do projeto
Aqui, o papel do patrocinador do projeto é ainda mais limitado. No entanto, ele trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto para garantir uma execução tranquila.
- Monitore o progresso periodicamente
- Acompanhe as métricas do projeto e forneça feedback
- Garanta que o projeto esteja avançando na direção certa e no ritmo adequado.
- Avalie e aprove as solicitações da equipe do projeto para recursos ou orçamentos adicionais.
- Resolva conflitos entre as partes interessadas, se houver.
Encerramento do projeto
Um patrocinador de projeto encerra o projeto. Ele é responsável por:
- Avaliando os resultados do projeto em relação aos requisitos de negócios
- Medindo os resultados do projeto
- Aprovação da entrega
- Aprovação do encerramento formal do projeto e pagamentos
Maneiras de trabalhar de forma eficaz com patrocinadores de projetos
Todo gerente de projeto trabalha com patrocinadores regularmente, pelo menos uma vez por mês, se não semanalmente. No entanto, o relacionamento entre eles não é simples.
O gerente de projeto colabora com o patrocinador do projeto no compartilhamento de informações, na compreensão dos requisitos de negócios e na resolução de problemas. O papel dos patrocinadores do projeto é preparar o gerente de projeto para o sucesso.
No entanto, os patrocinadores de projetos são líderes seniores com mais autoridade do que o gerente. O gerente de projeto apresenta o progresso, os resultados e os dados para análise. O gerente de projeto se reporta ao patrocinador nessa função, mesmo que não se trate de uma relação de gerente-subordinado.
Navegar nessa relação pode ser complexo. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os gerentes de projeto podem trabalhar de forma eficaz com os patrocinadores de projetos.
Organize o projeto
Em primeiro lugar, o patrocinador do projeto precisa de visibilidade. Ele precisa saber como o projeto será executado. Use um software de gerenciamento de projetos abrangente, como o ClickUp, para organizar o projeto. Com o ClickUp, você pode:
- Divida o projeto em tarefas e subtarefas
- Escreva descrições para cada tarefa para esclarecer os requisitos para os membros da sua equipe; o patrocinador pode validar, se necessário.
- Defina datas de início e término para cada tarefa
- Inclua prioridades, dependências e tags.
Se você é uma agência independente ou freelancer, é provável que seu cliente seja o patrocinador do projeto. Nesses casos, experimente um software de gerenciamento de projetos para pequenas empresas para se organizar.
Apresente seus planos
Use o ClickUp para prever os requisitos do projeto. Em seguida, apresente seus planos ao patrocinador do projeto e obtenha sua aprovação. Depois de configurar o projeto no ClickUp, use a visualização do gráfico de Gantt para visualizá-lo ao longo do tempo.
Use o quadro branco do ClickUp para explicar tópicos complexos. Use os mapas mentais do ClickUp para criar caminhos lógicos e demonstrar fluxos de trabalho.
Consolide recursos
Um patrocinador de projeto espera que o conhecimento que compartilhou com o gerente de projeto e a equipe inicial seja cuidadosamente transferido para todos os membros da equipe/partes interessadas. Para garantir isso:
- Coloque o regulamento do projeto no ClickUp Docs.
- Defina os objetivos do projeto como metas do ClickUp e conecte as tarefas para que todos possam acessá-las.
Facilite a comunicação
Nenhum patrocinador de projeto quer que informações sejam perdidas. Use o gerenciamento de projetos ClickUp para criar transparência e clareza na comunicação.
- Dê ao patrocinador acesso ao ClickUp Workspace para visibilidade completa.
- Use os comentários abaixo de cada tarefa para discutir questões contextualmente.
- Atribua itens de ação ao patrocinador quando precisar de esclarecimentos sobre qualquer assunto.
- Use a visualização do chat do ClickUp para colaboração em tempo real.
Ative as notificações no aplicativo ou por e-mail para que o patrocinador do projeto nunca perca uma atualização.
Fortaleça a documentação de gerenciamento de projetos
Todo patrocinador de projeto adora uma boa documentação. Use o ClickUp Docs para escrever documentação bem formatada para cada recurso. Conecte-os às tarefas para nunca mais perdê-los no meio da multidão.
Automatize a geração de relatórios
Mantenha o patrocinador do seu projeto informado sobre o seu progresso, mesmo antes que ele pergunte. Use os painéis do ClickUp para relatórios em tempo real com relatórios para:
- Progresso do projeto em relação às metas
- Gráficos de burn up e burn down
- Controle de tempo x estimativas
- Identificando gargalos nos fluxos de trabalho
- Carga de trabalho e alocação de recursos
Se o patrocinador do seu projeto solicitar relatórios específicos, crie gráficos personalizados para tudo o que você precisar diretamente na sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Dependendo do grau de envolvimento do patrocinador do projeto, ele precisará de atualizações regulares com detalhes variados. Personalize a granularidade e a frequência das atualizações com o ClickUp. Dê acesso à conta de convidado para que ele mesmo ajuste suas atualizações.
Colabore perfeitamente com o patrocinador do seu projeto com o ClickUp
Um patrocinador de projeto acompanhará você do início ao fim. Use o ClickUp para iniciar o projeto com confiança, executá-lo com eficiência e concluí-lo com orgulho.
Normalmente, os gerentes de projeto gastam uma quantidade excessiva de tempo elaborando relatórios mensais para os patrocinadores do projeto. Elimine o trabalho duplicado. Gerencie os projetos de forma eficaz e colabore com o patrocinador em um só lugar, no ClickUp!