O encerramento do projeto é uma parte integrante do gerenciamento de projetos. É a fase final em que os resultados são testados em relação a KPIs e o escopo quando o projeto é concluído, as pontas soltas são amarradas, as lições são aprendidas, a transferência é concluída e o projeto é assinado.
De muitas maneiras, o encerramento do projeto é tão importante quanto uma reunião inicial e o escopo do trabalho (SOW). É algo para o qual os gerentes devem reservar tempo, para garantir que resultados do projeto foram concluídos conforme o esperado e que o projeto foi executado com sucesso .
Nesta publicação, apresentaremos um processo passo a passo para encerrar um projeto e cinco modelos úteis que podem ser usados para agilizar o processo de encerramento do projeto para a sua equipe.
O que é encerramento de projeto?
Independentemente de um projeto ser interno ou estar sendo entregue de forma colaborativa por terceiros, como uma empresa de desenvolvimento de software ou uma agência de marketing, ele deve sempre terminar com uma fase de encerramento do projeto.
O encerramento do projeto é a fase final de missão crítica no gerenciamento de projetos ciclo de vida. Ele marca o fim de um projeto, o último indicador-chave de desempenho antes que qualquer produto possa começar a causar impacto em uma organização.
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Por exemplo, se o objetivo for implantar um novo software de gerenciamento de relacionamento com o cliente em uma organização empresarial, isso pode levar tempo, especialmente se o software de terceiros for desenvolvido por uma empresa de médio porte fornecedores ou consultores estão envolvidos.
No entanto, vale a pena dedicar o tempo necessário: A maioria dos projetos (de qualquer tamanho) é executada com muito mais facilidade quando há software de gerenciamento de projetos para manter todos na tarefa, concentrados e na mesma página.
Por que o encerramento do projeto é importante?
O encerramento eficaz de um projeto pode ajudar a definir a cultura de uma equipe. Tudo o que um membro da equipe ou líder de projeto aprende ao implementar e entregar um projeto - sucessos e fracassos - pode ser levado adiante em projetos futuros.
É igualmente importante garantir que a documentação, os ativos e outros entregáveis sejam repassados a um cliente e assinados. Caso contrário, o cliente poderá dizer que o projeto não foi concluído conforme o esperado, especialmente se esses ativos estiverem incluídos no contrato.
O encerramento do projeto envolve responder a uma série de perguntas para garantir que tudo esteja concluído, incluindo:
- As metas e os objetivos foram atingidos?
- O cliente está satisfeito com a documentação e os resultados do projeto?
- O projeto foi concluído adequadamente dentro do prazo e do orçamento?
- Há lições a serem tiradas de quaisquer gargalos ou problemas no meio do processo que seriam úteis para futuras equipes de projeto?
- Os líderes e gerentes seniores ou outras partes interessadas estão satisfeitos com os resultados do projeto?
- Que retorno sobre o investimento pode ser esperado ou que retorno sobre o investimento o cliente terá após o encerramento do projeto?
- Para referência futura - valeu a pena o tempo, o esforço e o dinheiro investidos?
- Agora que o produto foi entregue, os participantes e a equipe que usarão o produto (por exemplo, um novo aplicativo de software) estão cientes dele e foram treinados?
A resposta a essas perguntas depende do fato de você estar entregando um projeto internamente ou para um cliente. Cada parte abordará esse processo de gerenciamento de projetos de forma diferente.
O modelo Modelo de retrospectiva do projeto ClickUp avalia o sucesso ou o fracasso geral do projeto e identifica melhorias para evitar erros futuros
O encerramento do projeto é importante porque determina se o projeto foi um sucesso ou um fracasso e o que pode ser aprendido. Com muita frequência, os projetos são medidos apenas com base em padrões de orçamento e cronograma.
O sucesso é mais do que apenas números. Cumprimos a meta de qualidade? _Aumentamos nossas metas de negócios? Esses fatores são muito importantes se você quiser que o projeto seja um sucesso.
Tipos de encerramento de projeto
Há vários tipos de encerramento de projeto que podem ser implementados, dependendo das circunstâncias e dos objetivos específicos do projeto. Aqui estão alguns tipos comuns:
- Encerramento normal: Esse é o tipo padrão e mais comum de encerramento de projeto, no qual o projeto é concluído conforme planejado, todas as entregas são produzidas e todos os objetivos e metas são alcançados. A equipe do projeto conclui todas as tarefas restantes, realiza as revisões e aprovações finais e encerra formalmente o projeto.
- Encerramento prematuro: Se estiver usando um software de gerenciamento de projetos, isso significa que você poderá marcar todos os itens de ação como concluídos. Infelizmente, nem toda fase de encerramento de projeto termina dessa forma. Alguns projetos são encerrados antes de poderem sair do papel. Quando um projeto é cancelado quando está prestes a começar, isso é conhecido como encerramento prematuro.
- Encerramento parcial: Às vezes, um projeto pode ser parcialmente encerrado quando determinados componentes ou fases foram concluídos com êxito, mas outros ainda estão em andamento. Esse tipo de encerramento permite uma abordagem em fases, em que as partes concluídas são encerradas enquanto o trabalho restante continua. Isso ajuda a gerenciar as dependências e a priorizar os recursos de forma eficaz.
- Encerramento de consolidação: Nos casos em que vários projetos relacionados estão sendo executados simultaneamente, pode ser realizado um encerramento de consolidação. Isso envolve a consolidação dos resultados, aprendizados e recursos de vários projetos em um único processo de encerramento. Isso ajuda a garantir a consistência, a transferência de conhecimento e a utilização eficiente de recursos em todos os projetos.
- Encerramento de suspensão: Se um projeto precisar ser temporariamente suspenso devido a fatores externos ou restrições operacionais, será realizado um encerramento de suspensão. O projeto é colocado em espera até que as circunstâncias permitam a sua retomada. Durante o encerramento, a equipe documenta o status do projeto, os recursos e as ações necessárias para a retomada.
- Encerramento fracassado: Infelizmente, nem todos os projetos são bem-sucedidos. Um encerramento fracassado ocorre quando um projeto não consegue atingir seus objetivos ou entregar os resultados desejados. Nesses casos, o projeto é encerrado sem atingir os objetivos pretendidos. É fundamental realizar uma análise minuciosa dos motivos do fracasso, documentar as lições aprendidas e determinar quaisquer componentes recuperáveis ou possíveis ajustes para projetos futuros.
Agora vamos nos aprofundar nas etapas a serem seguidas ao encerrar um projeto.
5 etapas para concluir o processo de encerramento do projeto
Aqui estão cinco etapas para o gerenciamento de projetos as equipes de gerenciamento de projetos devem seguir ao encerrar um projeto e obter a aprovação dos clientes e das partes interessadas.
1. Implementar tarefas de conclusão
As pontas soltas sempre precisam ser resolvidas durante os estágios finais de qualquer projeto.
Os principais resultados do projeto terão sido concluídos, portanto, certifique-se de que os itens de ação e as metas menores não tenham sido esquecidos. Isso pode incluir o seguinte:
- Ativos auxiliares e entregáveis
- Documentação do projeto e, no caso de produtos de software, guias de produtos
- Qualquer treinamento que precise ser realizado
- Os arquivos e a propriedade intelectual que o cliente possui após a conclusão foram transferidos
- As faturas foram enviadas e pagas
- Quaisquer outras tarefas administrativas que precisem ser realizadas antes que você possa começar a passar pelo processo de encerramento do projeto
2. Consulte o escopo ou o resumo do projeto para garantir que as metas sejam atingidas
Agora que as pontas soltas foram resolvidas, é hora de verificar o escopo ou o briefing original para avaliar se as metas foram atingidas.
O sucesso do projeto é medido com base em vários critérios e indicadores-chave de desempenho. Em um nível mais elevado, a maioria dos projetos é avaliada com base em um punhado de métricas principais:
- Entregamos o que o cliente esperava?
- O processo de encerramento do projeto foi feito dentro do prazo e do orçamento?
- O cliente está satisfeito com a qualidade e com a aprovação dos resultados?
- As metas e os objetivos comerciais e operacionais foram alcançados?
Desde que a equipe de gerenciamento e a equipe de gerenciamento de projetos envolvida possam responder sim à maioria - idealmente, a todas - dessas perguntas, então o projeto foi um sucesso. Atingir os objetivos em um projeto pode ser útil se você quiser trabalhar novamente com a mesma organização em um novo projeto. 🛠️
Aproveite a visualização do quadro no modelo Modelo de lições aprendidas de gerenciamento de projetos do ClickUp para revisar, documentar, rastrear e organizar os insights de seu projeto anterior
É por isso que um desempenho post-mortem e o processo de encerramento do projeto é muito valioso. Você pode usar esse tempo para analisar os resultados e as lições com o cliente, bem como internamente.
Um gerente de projeto também pode usar essas informações para uma reunião interna de aprendizado de 360 graus, de modo que as lições acionáveis possam ser aplicadas a futuros documentos, fluxos de trabalho e processos do projeto.
Os membros da equipe apreciarão o feedback e a orientação sobre o desempenho do projeto para fazer ainda melhor na próxima vez.
3. Concluir um debriefing do cliente e uma reunião interna de aprendizado de 360 graus
Os relatórios de avaliação estão entre as partes mais úteis do processo de encerramento. Um gerente de projeto deve reservar tempo para dois: um debriefing interno, também conhecido como reunião de aprendizado de 360 graus, e um debriefing do cliente e uma reunião de entrega.
Procure realizar a chamada de reunião interna ou a sessão presencial antes de falar com o cliente. Dessa forma, todos em seus processos de gerenciamento de projetos estarão na mesma página.
Se algo der errado durante a fase de encerramento do projeto, é útil saber quem assume a responsabilidade pelos erros e como os problemas foram resolvidos.
Os gerentes de projeto precisam usar esse tempo para analisar todo o processo com a equipe do projeto, do início ao fim, incluindo os principais marcos.
Durante a reunião de 360 graus, seja honesto consigo mesmo e com a equipe do projeto. Pergunte a si mesmo:
- O que deu errado?
- O que deu certo?
- Os recursos do projeto foram usados de forma eficaz?
- Qual foi o grau de sucesso da equipe no cumprimento do plano do projeto?
- O que aprendemos?
- O que podemos fazer melhor da próxima vez?
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
Documente os resultados da reunião interna para que você esteja mais preparado para o debriefing da fase de encerramento do projeto com o cliente.
A maioria dos clientes fará perguntas semelhantes às listadas acima. Além disso, eles vão querer avaliar os resultados e as entregas em relação ao escopo, ao briefing inicial, às metas e aos objetivos.
As partes interessadas e os líderes seniores que avaliam o sucesso do projeto querem ter certeza de que receberam o que pagaram. Se quiser ser minucioso, escreva tudo isso em um relatório de encerramento do projeto para que eles possam compará-lo com o plano do projeto.
**DICA PRO E se um projeto não tiver saído exatamente como planejado? É fundamental documentar o que aconteceu e por quê. Durante um projeto, sempre registre tudo o que acontece em seu software de gerenciamento de projetos, registre reuniões e chamadas e mantenha cópias dos e-mails em sua plataforma também. Dessa forma, os clientes não podem contestar as faturas durante o processo de encerramento do projeto.
4. Garantir que a documentação esteja completa e que as entregas sejam feitas
Você tem um plano para a entrega de um projeto? Se sim, agora é a hora de colocar esse plano em ação como parte do processo de encerramento. Caso contrário, um gerente de projeto deve fazer um plano.
Nessa etapa do encerramento do projeto, geralmente trata-se apenas de garantir que os documentos, arquivos e outros ativos sejam entregues ao cliente conforme o esperado. Para entregas de projetos mais complicadas, como software e aplicativos, o ciclo de vida do fim do projeto pode envolver testes, treinamento e depuração.
Ao entregar qualquer coisa, desde um site até um software, o cliente precisa saber como ele funciona. Caso contrário, é como pagar por um carro que não pode dirigir. Como parte desse processo, certifique-se de que você forneceu ao cliente tudo o que ele precisa:
- Acesso em nível de administrador aos resultados do projeto
- Documentação e manuais
- Treinamento ou materiais de treinamento
- Propriedade intelectual e outros ativos
- Acesso ao suporte contínuo, conforme necessário
As transferências são úteis para estabelecer uma confiança de longo prazo. Será mais fácil conseguir projetos futuros sabendo que você encerrou um projeto com sucesso. Um relatório de encerramento de projeto pode ser útil para ajudar a garantir o próximo projeto da mesma empresa.
Além disso, uma entrega tranquila resulta em clientes mais satisfeitos, menos perguntas após o encerramento e a possibilidade de garantir um trabalho contínuo. Marque a lista de verificação de encerramento do projeto em sua ferramenta de documentação do projeto para ter certeza de que ele foi concluído.
5. Agradeça a todos os envolvidos e dissolva a equipe do projeto
Com o cliente satisfeito, o projeto concluído, a entrega feita e os documentos do projeto repassados, tudo o que resta é agradecer a todos e dissolver a equipe do projeto. 🙌
Como gerente de projeto, certifique-se de que todos os membros da equipe saibam como foi seu desempenho. Internalize as lições. Lembre-se de documentar as mudanças no processo e no fluxo de trabalho que você deseja implementar em projetos futuros.
O mesmo vale para quaisquer ganhos, atalhos ou novas ferramentas experimentadas. Se você descobriu algo que ajudará a realizar trabalhos futuros com mais eficiência, poderá incorporar tudo o que aprendeu aos fluxos de trabalho e processos no futuro.
Agora você pode reatribuir os membros da equipe a outros projetos, tarefas e clientes.
Para facilitar o gerenciamento de projetos, elaboramos esta lista de cinco modelos de encerramento de projetos que vale a pena salvar.
5 Modelos úteis de encerramento de projetos
Os modelos são úteis para vários cenários, fluxos de trabalho e processos de gerenciamento de projetos. Eles são especialmente valiosos quando você pode integrá-los a um software de gerenciamento de projetos, como ClickUp .
1. Modelo de visualização da lista de encerramento do projeto ClickUp
Uma versão de visualização de lista do modelo de encerramento de projeto do ClickUp
Use este modelo simples Modelo de visualização da lista de encerramento do projeto ClickUp para manter o controle de tudo.
Com uma variedade de campos e status personalizados, você pode adicionar esse modelo ao ClickUp e fazer dele a sua abordagem para encerramentos simples de projetos.
Ele vem equipado com diferentes tipos de visualização, como Gantt, Quadro e Linha do tempo. Portanto, qualquer que seja a maneira que sua equipe prefira visualizar e trabalhar com cronogramas de projetos, ele pode ser facilmente configurado de acordo com suas preferências.
2. Modelo de visualização de tarefa de encerramento de projeto ClickUp
Uma visão de tarefa do processo de encerramento do projeto com o ClickUp
A Modelo de visualização de tarefa de encerramento de projeto do ClickUp é como uma simples lista de tarefas do projeto que você pode usar no ClickUp. Use-o como sua lista de verificação de encerramento do projeto para garantir que você capture todas as pontas soltas.
Adicione o modelo e visualize o projeto inteiro (ou uma série de subtarefas), um item da lista de tarefas de cada vez. Marque-os à medida que avança, simples assim - além de fazer o trabalho, é claro! 👀
3. Modelo ClickUp 4Ls Retro
Adote uma abordagem retrô para as retrospectivas com este modelo 4L
Para aqueles que desejam ser um pouco mais expressivos com as tarefas de encerramento do projeto, aqui está o Modelo ClickUp 4Ls Retro .
Sua equipe pode dizer o que amou, desejou, detestou e aprendeu com um projeto. Esse modelo vem completo, com espaço para detalhar as lições que a equipe aprendeu.
Vale a pena preencher os quatro "L", especialmente quando os projetos são mais desafiadores, para que a equipe se sinta compreendida, o feedback seja recebido pelo gerente de projeto e lições valiosas possam ser aplicadas em trabalhos futuros.
4. Modelo de formulário de feedback do ClickUp
Colete e melhore o feedback dos clientes com nosso modelo de formulário de feedback personalizável para organizar o feedback em um só lugar e obter melhores insights
Os Modelo de formulário de feedback do ClickUp é útil para coletar opiniões de clientes quando um projeto é concluído e assinado. Você pode usá-lo para feedback interno e até mesmo para depoimentos de clientes.
Geralmente, os clientes dão feedback em chamadas de debriefing. Mesmo que seja negativo, vale a pena registrá-lo para que possa ser integrado aos aprendizados para o futuro.
O feedback e os depoimentos positivos são ainda mais valiosos. Publique-os on-line com a permissão de seu cliente. Colete esse feedback com o modelo de feedback digital do ClickUp e incorpore essas lições em sua ferramenta confiável de gerenciamento de projetos.
5. Modelo de entrega de projeto ClickUp
Um modelo de transferência é essencial para o encerramento de qualquer projeto
Você precisa implementar um transferência de projeto mas não sabe por onde começar?
Não se preocupe se não tiver um em seus procedimentos operacionais padrão. Nós o ajudamos com o Modelo de entrega de projeto do ClickUp .
Coloque todos os detalhes importantes neste documento para uma transferência bem-sucedida. Inclua itens essenciais, como logins e links para pastas, documentação, manuais de treinamento e qualquer outra coisa que o cliente precise após a transferência.
Mantenha todos os seus projetos em andamento e evite atrasos dispendiosos ou falhas de comunicação. Com o modelo de transferência de projeto do ClickUp, você tem uma solução completa para processos contínuos para todos os membros da equipe envolvidos.
Simplifique o encerramento de projetos com o software de gerenciamento de projetos
Modelos e processos são valiosos para economizar tempo ferramentas organizacionais ao executar uma lista de verificação de encerramento de projeto e itens de ação, tais como:
- Todas as tarefas foram concluídas?
- Todos os resultados e entregáveis foram assinados internamente e pelo cliente?
- Fizemos uma entrega e qualquer treinamento associado para o cliente?
- O projeto foi encerrado?
- Todas as tarefas de encerramento do projeto foram realizadas e assinadas pela gerência?
Mas para tornar esse processo mais tranquilo para todos, você precisa de um software de produtividade para gerenciar todo o ciclo de vida do projeto de ponta a ponta. Com o software de produtividade, toda a equipe do projeto é mantida na tarefa e responsável.
Se você lhes der acesso, os clientes também poderão fornecer suas contribuições, ideias, feedback e recursos para garantir que o projeto seja entregue e encerrado com sucesso. Registre-se para obter sua conta ClickUp gratuita hoje mesmo para cuidar de todo o ciclo de vida do projeto com um poderoso pacote de software, tornando o encerramento do projeto um processo mais fácil para todos.