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O encerramento do projeto é parte integrante do gerenciamento de projetos. É a fase final em que os resultados são testados em relação aos KPIs e ao escopo, as pontas soltas são amarradas, as lições são aprendidas, a transferência é concluída e o projeto é aprovado.
De muitas maneiras, o encerramento do projeto é tão importante quanto a reunião inicial e o escopo do trabalho (SOW). É algo para o qual os gerentes devem reservar tempo, a fim de garantir que os resultados do projeto tenham sido concluídos conforme o esperado e que o projeto tenha sido executado com sucesso.
Nesta publicação, vamos guiá-lo passo a passo pelo processo de encerramento de um projeto e fornecer cinco modelos úteis que você pode usar para otimizar o processo de encerramento de projetos para sua equipe.
O que é o encerramento de um projeto?
Seja um projeto interno ou realizado em colaboração com terceiros, como uma empresa de desenvolvimento de software ou uma agência de marketing, ele deve sempre terminar com uma fase de encerramento.
O encerramento do projeto é a fase final crítica do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Ele marca o fim de um projeto, o último indicador-chave de desempenho antes que quaisquer resultados possam começar a causar impacto em uma organização.
Por exemplo, se o objetivo for implementar um novo software de gestão de relacionamento com o cliente em uma organização empresarial, isso pode levar tempo, especialmente se houver envolvimento de fornecedores ou consultores terceirizados.
No entanto, vale a pena dedicar o tempo necessário: a maioria dos projetos (de qualquer tamanho) funciona muito melhor quando há um software de gerenciamento de projetos para manter todos focados nas tarefas e em sintonia.
Por que o encerramento do projeto é importante?
Conclusões eficazes de projetos podem ajudar a definir a cultura de uma equipe. Tudo o que um membro da equipe ou líder de projeto aprende com a implementação e entrega de um projeto — sucessos e fracassos — pode ser levado adiante em projetos futuros.
É igualmente importante garantir que a documentação, os ativos e outros resultados sejam repassados ao cliente e aprovados. Caso contrário, o cliente poderá alegar que o projeto não foi concluído conforme o esperado, especialmente se esses ativos estiverem incluídos no contrato.
O encerramento do projeto envolve responder a algumas perguntas para garantir que tudo esteja concluído, incluindo:
- As metas e os objetivos foram alcançados?
- O cliente está satisfeito com a documentação e os resultados do projeto?
- O projeto foi concluído adequadamente, dentro do prazo e do orçamento?
- Há lições a serem aprendidas com quaisquer gargalos ou problemas no meio do processo que possam ser úteis para futuras equipes de projeto?
- Os líderes seniores, gerentes e outras partes interessadas estão satisfeitos com os resultados do projeto?
- Qual retorno sobre o investimento pode ser esperado ou qual retorno sobre o investimento o cliente terá após o encerramento de um projeto?
- Para referência futura: valeu a pena o tempo, o esforço e o dinheiro investidos?
- Agora que o projeto foi entregue, as partes interessadas e os funcionários que usarão o produto final (por exemplo, um novo aplicativo de software) estão cientes dele e foram treinados?
A maneira como você responde a essas perguntas depende se você está entregando um projeto internamente ou para um cliente. Cada parte abordará esse processo de gerenciamento de projetos de maneira diferente.
O encerramento do projeto é importante porque determina se o projeto foi um sucesso ou um fracasso e o que pode ser aprendido. Muitas vezes, os projetos são avaliados apenas com base em padrões de orçamento e prazo.
O sucesso vai além dos números. Atingimos a meta de qualidade? Superamos nossas metas de negócios? Esses fatores são muito importantes se você deseja que o projeto seja um sucesso.
Tipos de encerramento de projetos
Existem vários tipos de encerramento de projeto que podem ser implementados, dependendo das circunstâncias e objetivos específicos do projeto. Aqui estão alguns tipos comuns:
- Encerramento normal: este é o tipo padrão e mais comum de encerramento de projeto, em que o projeto é concluído conforme planejado, todos os resultados são produzidos e todos os objetivos e metas são alcançados. A equipe do projeto conclui todas as tarefas restantes, realiza revisões e aprovações finais e encerra formalmente o projeto.
- Encerramento prematuro: se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, isso significa que poderá marcar todas as ações como concluídas. Infelizmente, nem todas as fases de encerramento de projetos terminam dessa forma. Alguns projetos são encerrados antes mesmo de começarem. Quando um projeto é cancelado antes de começar, isso é conhecido como encerramento prematuro.
- Encerramento parcial: às vezes, um projeto pode ser parcialmente encerrado quando certos componentes ou fases foram concluídos com sucesso, mas outros ainda estão em andamento. Esse tipo de encerramento permite uma abordagem em fases, em que as partes concluídas são encerradas enquanto o trabalho restante continua. Isso ajuda a gerenciar dependências e priorizar recursos de maneira eficaz.
- Encerramento de consolidação: nos casos em que vários projetos relacionados estão sendo executados simultaneamente, pode-se realizar um encerramento de consolidação. Isso envolve consolidar os resultados, aprendizados e recursos de vários projetos em um único processo de encerramento. Isso ajuda a garantir a consistência, a transferência de conhecimento e a utilização eficiente dos recursos entre os projetos.
- Encerramento por suspensão: se um projeto precisar ser temporariamente suspenso devido a fatores externos ou restrições operacionais, é realizado um encerramento por suspensão. O projeto é colocado em espera até que as circunstâncias permitam sua retomada. Durante o encerramento, a equipe documenta o status do projeto, os recursos e quaisquer ações necessárias para a retomada.
- Encerramento malsucedido: Infelizmente, nem todos os projetos são bem-sucedidos. Um encerramento malsucedido ocorre quando um projeto não consegue atingir seus objetivos ou entregar os resultados desejados. Nesses casos, o projeto é encerrado sem atingir as metas pretendidas. É fundamental realizar uma análise completa das razões do fracasso, documentar as lições aprendidas e determinar quaisquer componentes recuperáveis ou ajustes potenciais para projetos futuros.
Agora, vamos mergulhar nas etapas a serem seguidas ao encerrar um projeto.
5 etapas para concluir o processo de encerramento do projeto
Aqui estão cinco etapas que as equipes de gerenciamento de projetos devem seguir ao encerrar um projeto e obter a aprovação dos clientes e das partes interessadas.
1. Implemente tarefas de conclusão
As pontas soltas sempre precisam ser resolvidas durante as etapas finais de qualquer projeto.
Os principais resultados do projeto já terão sido concluídos, portanto, certifique-se de que as ações e metas menores não tenham sido esquecidas. Isso pode incluir o seguinte:
- Ativos auxiliares e resultados esperados
- Documentação do projeto e, no caso de entregas de software, guias do produto
- Qualquer treinamento que precise ser ministrado
- Os arquivos e a propriedade intelectual que pertencem ao cliente após a conclusão foram transferidos.
- Faturas enviadas e pagas
- Quaisquer outras tarefas administrativas que precisem ser realizadas antes de você poder iniciar o processo de encerramento do projeto.
2. Consulte o escopo ou o resumo do projeto para garantir que as metas sejam atingidas
Agora que todas as pontas soltas foram amarradas, é hora de verificar o escopo ou briefing original para avaliar se as metas foram atingidas.
O sucesso de um projeto é medido com base em vários critérios e indicadores-chave de desempenho. Em um nível geral, a maioria dos projetos é avaliada com base em algumas métricas principais:
- Cumprimos as expectativas do cliente?
- O processo de encerramento do projeto foi concluído dentro do prazo e do orçamento?
- O cliente está satisfeito com a qualidade e disposto a aprovar os resultados?
- As metas e objetivos comerciais e operacionais foram alcançados?
Se a equipe de gestão e a equipe de gerenciamento de projetos envolvidas puderem responder sim à maioria — idealmente, a todas — dessas perguntas, então o projeto foi um sucesso. Alcançar os objetivos de um projeto pode ser útil se você quiser trabalhar com a mesma organização novamente em um novo projeto. 🛠️
É por isso que uma análise pós-mortem do desempenho e um processo de encerramento do projeto são tão valiosos. Você pode usar esse tempo para revisar os resultados e as lições aprendidas com o cliente, bem como internamente.
Um gerente de projetos também pode usar essas informações para uma reunião interna de aprendizagem em 360 graus, para que lições práticas possam ser aplicadas a documentos, fluxos de trabalho e processos de projetos futuros.
Os membros da equipe apreciarão o feedback e as orientações sobre o desempenho do projeto para que possam se sair ainda melhor na próxima vez.
3. Conclua um relatório para o cliente e uma reunião interna de aprendizagem de 360 graus
As reuniões de avaliação são uma das partes mais úteis do processo de encerramento. Um gerente de projeto deve reservar tempo para duas delas: uma reunião interna de avaliação, também conhecida como reunião de aprendizagem 360 graus, e uma reunião de avaliação e transferência com o cliente.
Procure realizar a reunião interna por teleconferência ou presencialmente antes de falar com o cliente. Dessa forma, todos os envolvidos nos processos de gerenciamento do projeto estarão em sintonia.
Se algo deu errado durante a fase de encerramento do projeto, é útil saber quem assume a responsabilidade pelos erros e como as questões foram resolvidas.
Os gerentes de projeto precisam usar esse tempo para revisar todo o processo com a equipe do projeto, do início ao fim, incluindo os principais marcos.
Durante a reunião de 360 graus, seja honesto consigo mesmo e com a equipe do projeto. Pergunte a si mesmo:
- O que deu errado?
- O que deu certo?
- Os recursos do projeto foram usados de forma eficaz?
- Qual foi o nível de sucesso da equipe na execução do plano do projeto?
- O que aprendemos?
- O que podemos fazer melhor da próxima vez?
Documente os resultados da reunião interna para estar mais preparado para a fase de encerramento do projeto com o cliente.
A maioria dos clientes fará perguntas semelhantes às listadas acima. Além disso, eles vão querer avaliar os resultados e entregas em relação ao escopo, briefing inicial, metas e objetivos.
As partes interessadas e os líderes seniores que avaliam o sucesso do projeto querem, em última análise, ter certeza de que receberam o que pagaram. Se você quiser ser minucioso, registre tudo isso em um relatório de encerramento do projeto para que eles possam compará-lo com o plano do projeto.
DICA PROFISSIONAL E se um projeto não tiver saído exatamente como planejado? É fundamental documentar o que aconteceu e por quê. Durante um projeto, sempre registre tudo o que acontece em seu software de gerenciamento de projetos, grave reuniões e chamadas e mantenha cópias de e-mails em sua plataforma também. Dessa forma, os clientes não poderão contestar faturas durante o processo de encerramento do projeto.
4. Certifique-se de que a documentação esteja completa e que as transferências sejam feitas
Você tem um plano para a transferência de um projeto? Se sim, agora é a hora de colocar esse plano em ação como parte do processo de encerramento. Se não, então um gerente de projeto deve fazer um plano.
Nesta fase do encerramento do projeto, muitas vezes basta garantir que os documentos, arquivos e outros ativos sejam entregues ao cliente conforme o esperado. Para entregas de projetos mais complexas, como software e aplicativos, o ciclo de vida do projeto pode envolver testes, treinamento e depuração.
Ao entregar qualquer coisa, desde um site até um software, o cliente precisa saber como funciona. Caso contrário, é como pagar por um carro que você não pode dirigir. Como parte disso, certifique-se de fornecer ao cliente tudo o que ele precisa:
- Acesso de nível administrativo aos resultados do projeto
- Documentação e manuais
- Treinamento ou materiais de treinamento
- Propriedade intelectual e outros ativos
- Acesso a suporte contínuo, conforme necessário
As transferências são úteis para estabelecer uma confiança duradoura. Será mais fácil conseguir projetos futuros sabendo que você concluiu um com sucesso. Um relatório de encerramento de projeto pode ser útil para ajudar a garantir o próximo projeto da mesma empresa.
Uma transferência tranquila resulta em clientes mais satisfeitos, menos perguntas após o encerramento e o potencial para garantir trabalhos contínuos. Marque sua lista de verificação de encerramento de projeto na sua ferramenta de documentação de projetos para saber que tudo foi concluído.
5. Agradeça a todos os envolvidos e dissolva a equipe do projeto
Com o cliente satisfeito, o projeto concluído, a transferência feita e os documentos do projeto entregues, tudo o que resta é agradecer a todos e dissolver a equipe do projeto. 🙌
Como gerente de projetos, certifique-se de que todos os membros da equipe saibam como foi seu desempenho. Internalize as lições aprendidas. Lembre-se de documentar as mudanças no processo e no fluxo de trabalho que você deseja implementar em projetos futuros.
O mesmo se aplica a quaisquer conquistas, atalhos ou novas ferramentas experimentadas. Se você encontrou algo que ajudará a realizar trabalhos futuros com mais eficiência, então pode incorporar tudo o que aprendeu nos fluxos de trabalho e processos futuros.
Agora você pode reatribuir os membros da equipe a outros projetos, tarefas e clientes.
Para facilitar o gerenciamento de projetos, reunimos esta lista de cinco modelos de encerramento de projetos que vale a pena salvar.
5 modelos úteis para encerramento de projetos
Os modelos são úteis para vários cenários, fluxos de trabalho e processos de gerenciamento de projetos. Eles são especialmente valiosos quando você pode integrá-los a um software de gerenciamento de projetos, como o ClickUp.
1. Modelo de visualização da lista de encerramento do projeto ClickUp
Use este modelo simples de lista de visualização de encerramento de projeto do ClickUp para acompanhar tudo.
Com uma variedade de campos e status personalizados, você pode adicionar este modelo ao ClickUp e torná-lo sua abordagem preferida para encerramentos de projetos simples.
Ele vem equipado com diferentes tipos de visualização, como Gantt, Quadro e Linha do tempo. Portanto, independentemente da forma que sua equipe prefira visualizar e trabalhar com os cronogramas do projeto, ele pode ser facilmente configurado de acordo com suas preferências.
2. Modelo de visualização de tarefas de encerramento de projeto do ClickUp
O modelo de visualização de tarefas de encerramento de projeto do ClickUp é como uma lista simples de tarefas do projeto que você pode usar no ClickUp. Use-o como sua lista de verificação de encerramento de projeto para garantir que você capture todas as pontas soltas.
Adicione o modelo e visualize todo o projeto (ou uma série de subtarefas) um item da lista de tarefas por vez. Marque-os à medida que avança, simples assim — além de fazer o trabalho, é claro! 👀
3. Modelo ClickUp 4Ls Retro
Para aqueles que desejam ser um pouco mais expressivos nas tarefas de encerramento do projeto, aqui está o modelo ClickUp 4Ls Retro.
Sua equipe pode dizer o que amou, desejou, detestou e aprendeu com um projeto. Este modelo vem completo com espaço para aprofundar as lições que a equipe aprendeu.
Vale a pena preencher os quatro “L”s, especialmente quando os projetos são mais desafiadores, para que a equipe se sinta compreendida, o feedback seja levado em consideração pelo gerente de projeto e lições valiosas possam ser aplicadas em trabalhos futuros.
4. Modelo de formulário de feedback do ClickUp
O modelo de formulário de feedback do ClickUp é útil para coletar opiniões dos clientes quando um projeto é concluído e aprovado. Você pode usá-lo para feedback interno e até mesmo depoimentos de clientes.
Os clientes geralmente dão feedback em chamadas de debriefing. Mesmo que seja negativo, vale a pena registrá-lo para que possa ser integrado aos aprendizados para o futuro.
Feedback positivo e depoimentos são ainda mais valiosos. Publique-os online com a permissão do seu cliente. Colete esse feedback com o modelo de feedback digital do ClickUp e incorpore essas lições em sua ferramenta de gerenciamento de projetos confiável.
5. Modelo de transferência de projeto ClickUp
Você precisa implementar uma transferência de projeto, mas não sabe por onde começar?
Não se preocupe se você não tiver um em seus procedimentos operacionais padrão. Nós temos o que você precisa com o modelo de transferência de projeto do ClickUp.
Coloque todos os detalhes importantes neste documento para uma transferência bem-sucedida. Inclua itens essenciais, como logins e links para pastas, documentação, manuais de treinamento e qualquer outra coisa que o cliente possa precisar após a transferência.
Mantenha todos os seus projetos em andamento e evite atrasos ou falhas de comunicação que podem custar caro. Com o modelo de transferência de projetos do ClickUp, você tem uma solução completa para processos contínuos para todos os membros da equipe envolvidos.
Otimize o encerramento de projetos com um software de gerenciamento de projetos
Modelos e processos são ferramentas organizacionais valiosas que economizam tempo ao executar uma lista de verificação de encerramento de projeto e itens de ação, tais como:
- Todas as tarefas foram concluídas?
- Todos os resultados e entregáveis foram aprovados internamente e pelo cliente?
- Fizemos a transferência e qualquer treinamento associado para o cliente?
- O projeto foi encerrado?
- Todas as tarefas de encerramento do projeto foram concluídas e aprovadas pela gerência?
Mas, para tornar esse processo mais tranquilo para todos, você precisa de um software de produtividade para gerenciar todo o ciclo de vida do projeto, do início ao fim. Com um software de produtividade, toda a equipe do projeto se mantém focada nas tarefas e responsável por elas.
Se você lhes der acesso, os clientes também poderão fornecer suas opiniões, ideias, feedback e recursos para garantir que um projeto seja entregue e encerrado com sucesso.
Cadastre-se hoje mesmo para obter uma conta gratuita no ClickUp e gerencie todo o ciclo de vida do projeto com um poderoso pacote de software, tornando o encerramento de projetos um processo mais fácil para todos.