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“É melhor prevenir do que remediar” é uma frase clichê, certo?
Ainda assim, alguns gerentes de projeto negligenciam a obtenção de dados que poderiam ajudá-los a evitar que os projetos saiam dos trilhos. Mas a questão é a seguinte: mesmo os planos de projeto mais cuidadosamente elaborados não estão isentos de problemas.
E os problemas surgem quase inevitavelmente ao longo do ciclo de vida do projeto. Eles podem ser desvios das metas do projeto ou o fracasso total do projeto.
De qualquer forma, evitar esses problemas em tempo hábil é tarefa do gerente de projetos e o objetivo dos KPIs para gerenciamento de projetos.
Continue lendo e conheça nossa seleção de KPIs de gerenciamento de projetos (com exemplos). Queremos que você aprenda o que cada indicador significa e identifique aqueles que fazem mais sentido para o desempenho do seu projeto.
⏰ Resumo de 60 segundos
Acompanhe os KPIs certos para manter o orçamento, cumprir prazos e gerenciar recursos com eficiência.
- Índice de desempenho de custos (CPI): você está aproveitando ao máximo o seu orçamento?
- Variação de custo (CV): Quanto você está acima ou abaixo do orçamento?
- Valor planejado (PV): Que trabalho deveria estar concluído até agora?
- Tempo do ciclo de criação do orçamento: quanto tempo leva para criar um orçamento?
- Número de iterações do orçamento: Quantas vezes o orçamento precisa ser revisado?
- Índice de desempenho do cronograma (SPI): Você está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma?
- Variação do cronograma (SV): Qual é o seu desvio em relação ao cronograma planejado?
- Capacidade de recursos (RC): você tem pessoal suficiente para realizar o trabalho?
- Porcentagem de conclusão dentro do prazo: quantas tarefas são concluídas dentro do prazo?
- Horas planejadas x horas reais: as tarefas estão levando mais ou menos tempo do que o esperado?
- Taxa de rotatividade de funcionários: com que frequência os membros da equipe saem no meio do projeto?
- Net Promoter Score (NPS): Qual é o nível de satisfação dos seus clientes ou partes interessadas?
- Utilização faturável: qual porcentagem do trabalho é realmente faturável?
- Custo médio por hora: quanto cada hora de trabalho está custando ao seu projeto?
Acompanhar esses KPIs pode ajudá-lo a detectar problemas antecipadamente, tomar decisões mais inteligentes e manter os projetos funcionando perfeitamente.
O ClickUp facilita isso com ferramentas como:
- Painéis para acompanhamento de KPIs em tempo real
- Metas para definir e monitorar os marcos do projeto
- Controle de tempo para comparar as horas planejadas com as horas reais
O que são KPIs de gerenciamento de projetos?
Os KPIs de gerenciamento de projetos — ou indicadores-chave de desempenho — são as variáveis relevantes para medir o desempenho do projeto ou o caminho para a conclusão bem-sucedida do projeto. As indicações que você obtém ao avaliar e, às vezes, combinar essas variáveis têm dois objetivos:
- Os KPIs na gestão de projetos determinam o progresso do seu projeto (ou o cronograma do projeto).
- Os KPIs de gerenciamento de projetos revelam os pontos fracos do seu projeto e as variáveis potenciais que poderiam levar ao fracasso.
Por exemplo, seus indicadores-chave de desempenho podem revelar pontos fracos em um processo, um responsável ou uma tarefa. Mas cabe a você, como gerente de projeto ou líder de equipe, fazer as correções ou melhorias para eliminar ou fortalecer esses pontos antes que seja tarde demais.
Como os KPIs são usados para determinar o sucesso de um projeto
Os KPIs na gestão de projetos não dependem de subjetividade. Em vez disso, eles se baseiam em dados quantitativos — geralmente um valor mensurável que você pode comparar com as metas do seu projeto.
No entanto, você não deve usar KPIs em gerenciamento de projetos e métricas de desempenho de forma intercambiável. Como os KPIs são métricas, ambos medem o sucesso do projeto. Mas nem todas as métricas são importantes o suficiente para se tornarem KPIs.
Leia nosso artigo sobre métricas de KPI para saber mais!
Outra distinção que você deve estar ciente é a diferença entre resultados objetivos e principais e indicadores-chave de desempenho. A maioria dos exemplos de OKR que você encontrará funciona como uma estrutura para o estabelecimento de metas, enquanto os KPIs medem fatores que contribuem para alcançar essas metas e os resultados desejados.
A equipe geral do projeto precisa chegar a um acordo sobre os indicadores-chave de desempenho para avaliar a saúde do projeto e saber como é o sucesso. Mas seus objetivos não são apenas respostas aos desafios de gerenciamento do projeto, eles são o que determinará a direção e o raciocínio de um projeto específico.
Se você precisar de mais informações para diferenciar melhor os dois, confira nosso guia sobre OKRs x KPIs!
15 KPIs de gerenciamento de projetos que você precisa conhecer
Existem muitos exemplos de KPIs de gerenciamento de projetos à sua espera. Mas queremos que você se concentre apenas em alguns deles até entender a relação entre os KPIs do projeto e as metas.
Além disso, aprender um número limitado de KPIs para começar ajuda você a ser seletivo. Porque a tentação de usar todos os KPIs para gerenciamento de projetos existentes é simplesmente contraproducente.
Você deve descartar os KPIs que não indicam realmente o sucesso do seu projeto. E você só desenvolverá a capacidade de identificar esses indicadores com a experiência.
Você também não pode sobrecarregar seus gerentes de projeto e equipes com muitos dados. Cada indicador-chave de desempenho deve ser significativo e apresentado em quantidades digeríveis para que sua equipe possa agir com base nele. Você deve confiar nos KPIs na gestão de projetos para realinhar a equipe com seus objetivos gerais.
Organizamos uma lista selecionada de KPIs por quatro áreas comuns de sucesso do projeto:
KPIs do orçamento do projeto
Gerenciar o dinheiro e os recursos pagos de um projeto sem um orçamento seria um desastre anunciado. E, francamente, seria financeiramente irresponsável. É por isso que os gerentes de projeto definem um orçamento real logo no início do projeto. E eles monitoram continuamente a variação de custos em relação à variação do orçamento até a conclusão do projeto.
Talvez seja necessário aumentar ou reduzir o orçamento do seu projeto devido a despesas ou projetos cancelados. Além disso, você pode querer realocar todo o orçamento do projeto ou apenas partes dele para outras atividades, pacotes de trabalho ou até mesmo para vários projetos.
Vejamos alguns KPIs de projeto para gerenciar seu orçamento de forma mais eficaz:
1. Índice de desempenho de custos (CPI)
Fórmula: CPI = EV / AC, onde
- EV (ou valor agregado, que significa o custo planejado do trabalho efetivamente concluído) = % do trabalho realizado * orçamento para realizar 100% do trabalho
- AC (ou custo real) = dinheiro gasto no trabalho realizado
Resultado: se o CPI for menor que 1, o custo do projeto está acima do esperado.
Crie um orçamento usando modelos de proposta orçamentária!
2. Variação de custo (CV)
Fórmula: CV = EV – AC
Resultado: Se CV < 0, então o custo real do projeto está atualmente acima do esperado.
3. Valor planejado (PV)
Fórmula: PV = BAC * trabalho programado, onde
- BAC (orçamento na conclusão) = orçamento aprovado
- Trabalho programado = trabalho que se espera que seja concluído em um determinado momento
Exemplo: O PV é de $23.000 se 100% do trabalho tiver um custo estimado de $100.000 e 77% do trabalho tiver sido programado.
AJUSTANDO SEU ORÇAMENTO PLANEJADODica profissional: Compare o PV com o AC e ajuste o orçamento do seu projeto de acordo com o melhor retorno sobre o investimento (ROI). Use essas informações em projetos futuros e continue avaliando para obter informações mais precisas.
4. Tempo do ciclo de criação do orçamento
Este é o tempo gasto no orçamento do projeto. Inclui todas as atividades — especialmente o planejamento — envolvidas na elaboração e aprovação do orçamento mais realista.
O QUE É O VALOR PLANEADODica profissional: Correlacione este KPI com outros KPIs para compreender se o tempo gasto num orçamento planeado foi suficiente para atingir o sucesso ou os objetivos do projeto.
5. Número de itens no orçamento
Em um orçamento por item, as despesas são agrupadas por categorias, como fases ou pacotes de trabalho. Um número baixo de itens nesse tipo de orçamento indicará que será mais difícil acompanhar os gastos orçamentários.
6. Número de iterações orçamentárias
Este é o número de versões que o orçamento do seu projeto teve antes de sua aprovação final. Muitas iterações indicam que seus gerentes de projeto provavelmente dedicaram tempo suficiente ao planejamento do orçamento, conforme esperado.
O CUSTO ORÇADO ESTÁ LEVANDO AO SUCESSODica profissional: Compare esse KPI com outros indicadores para revelar a relação entre o tempo de planejamento do orçamento e o sucesso do projeto. Isso ajudará você a medir o progresso em direção a
Pontualidade
Em termos simples, o gerenciamento de projetos envolve duas coisas: dinheiro e tempo. E o objetivo é atingir todas as metas dentro do orçamento e do prazo.
Mas se o seu projeto tiver muitas fases, pacotes de trabalho e atividades, isso será um desafio. Estimar quantas tarefas você terá, a duração para concluí-las, os recursos disponíveis e a variação do seu cronograma se torna complexo.
Como resultado, a execução do projeto pode ficar atrasada e as empresas podem perder dinheiro. Aqui estão alguns KPIs de cronograma de projeto para ajudá-lo a evitar perder seus marcos, para que toda a sua equipe permaneça dentro do prazo.
7. Índice de desempenho do cronograma (SPI)
Fórmula: SPI = EV / PV
Exemplo: Se 53% do trabalho planejado foi concluído e o orçamento para realizar 100% do trabalho é de US$ 100.000, então o SPI é 0,53 (ou 53%). O cálculo é (53% * US$ 100.000) / US$ 100.000.
Resultado: se o SPI for menor que 1, o projeto está atrasado.
O VALOR PLANEADO FAZ SENTIDO PARA O SEU SPIDica profissional: Considere aumentar a eficiência dos seus recursos se o SPI do seu projeto for < 1.
8. Variação do cronograma (SV)
Fórmula: SV = EV – PV
Resultado: se SV < 0, então o projeto está atualmente atrasado.
Aviso: o SV é expresso em unidades monetárias, como dólares, e não em unidades de tempo, como dias ou meses.
O VALOR PLANEADO FAZ SENTIDO PARA O SEU SPIDica profissional: Considere aumentar a eficiência dos seus recursos se o índice de desempenho do cronograma do seu projeto for < 1.
9. Capacidade de recursos (RC)
Fórmula: capacidade de recursos = horas de trabalho disponíveis por dia * número de dias úteis alocados ao projeto
MELHORES PRÁTICAS DE RCDica profissional: Ajuste o cronograma do projeto para corresponder à capacidade dos seus recursos ou traga mais membros para a equipe para aumentar o seu RC. O tempo diário disponível deve excluir os intervalos. Como você está calculando o RC para um projeto específico, deve excluir o tempo gasto em outros projetos.
10. Porcentagem de conclusão dentro do prazo
Fórmula: (número de projetos concluídos dentro do prazo / número total de projetos) * 100%
Defina níveis de desempenho, especialmente um nível de desempenho abaixo do esperado, digamos, 90%. Em seguida, considere qualquer gerente de projeto com uma taxa de conclusão dentro do prazo abaixo desse nível como um profissional com desempenho abaixo do esperado e sinalize-o para um plano de melhoria de desempenho.
11. Horas planejadas x horas reais
Fórmula: duração planejada – duração real, em que a duração planejada é o tempo programado para executar o trabalho e é uma estimativa.
Resultado: Se < 0, então você subestimou o tempo do cronograma do projeto.
Qualidade
Os próximos KPIs avaliam o desempenho da execução dos seus projetos. Mas eles também determinam se os resultados entregues atenderam às expectativas das partes interessadas, além das tarefas concluídas.
Certos KPIs de qualidade indicam se a qualidade do trabalho realizado nos seus projetos foi positiva. Outros KPIs de qualidade indicam se o ambiente em que suas equipes executaram seus projetos foi positivo. Em outras palavras, os KPIs de qualidade são medidas da satisfação do cliente ou do funcionário.
12. Taxa de rotatividade de funcionários
Fórmula: (número de funcionários que deixaram sua empresa / número médio de funcionários) * 100%
Resultado: Uma alta taxa de rotatividade de funcionários provavelmente causará ineficiência no projeto, como marcos não alcançados, despesas imprevistas e, consequentemente, baixa satisfação do cliente.
13. Índice de recomendação líquida (NPS)
Este KPI avalia a satisfação do cliente e a fidelidade à marca por meio de uma pesquisa com uma única pergunta. O NPS é um número entre -100 e 100, e você deve buscar o valor mais alto possível.
Se você possui ou gerencia projetos para uma empresa ou marca de produto único, a pergunta da pesquisa seria: “Qual é a probabilidade de você recomendar nosso produto a seus amigos e colegas?” E se você possui ou gerencia projetos para uma marca de vários produtos, você ajustaria a pergunta e mencionaria “marca” em vez de “produto”.
Os participantes da pesquisa NPS classificam a probabilidade de recomendar seu produto ou marca em uma escala de 0 a 10, sendo zero altamente improvável e dez extremamente provável. Em seguida, dependendo de suas respostas, os participantes são classificados em três categorias.
- Promotores. Com uma pontuação de nove ou dez, os promotores são clientes fiéis, entusiasmados com o seu produto ou marca, e muito provavelmente irão recomendar a sua oferta a outras pessoas.
- Passivos. Com pontuação de sete ou oito, os passivos estão satisfeitos com o seu produto ou marca. No entanto, eles não estão satisfeitos o suficiente para divulgá-lo, o que os torna vulneráveis a ofertas competitivas.
- Detratores. Com uma pontuação de 0 a 6, os detratores estão insatisfeitos com o seu produto ou marca e provavelmente nunca mais comprarão de você. Na verdade, eles podem até convencer outras pessoas a não comprar de você.
Fórmula: % de promotores – % de detratores
Transforme detratores em promotores para aumentar os níveis de fidelidade dos seus clientes. Você pode criar formulários personalizados para obter feedback crítico dos seus clientes e ajudar a aumentar o seu NPS.
Eficácia
Os KPIs abaixo medem a relação custo-benefício do seu projeto. E isso está intimamente relacionado à forma como você utiliza seus recursos.
Eles estão dedicando tempo ao trabalho do projeto de maneira eficaz? E você está gastando dinheiro com seus recursos de maneira eficaz?
Em outras palavras, você está gastando mais tempo e dinheiro em seu projeto do que o valor que cobrará de seus clientes? Os KPIs de eficácia são indicadores que ajudam você a tirar conclusões sobre a variação de custos entre os projetos.
14. Utilização faturável
Este é o KPI ideal para avaliar o desempenho dos membros da sua equipe durante a execução do trabalho do projeto. Ele fornece informações sobre o tempo que sua equipe dedicou à geração de receita e a receita que você realmente obterá de seus clientes.
Fórmula: (número de horas faturáveis/número de horas dedicadas ao trabalho do projeto) * 100%
EVITE O ESGOTAMENTO DA SUA EQUIPEDica profissional: Evite buscar a utilização máxima. Isso maximizaria sua receita, mas sua força de trabalho correria o risco de esgotamento, o que teria um custo para você.
15. Custo médio por hora
Some todos os custos para proporcionar aos seus funcionários as condições necessárias para executar o seu projeto com sucesso. Esses custos podem variar de salários e benefícios aos funcionários a equipamentos de escritório, entre outros.
Compare o custo médio por hora com os resultados do seu projeto. Se o último superar o primeiro, então sua equipe utilizou o tempo do projeto ou as horas planejadas de forma eficaz. Como resultado, você também gastou seu dinheiro de forma eficaz!
Quem se beneficia com a definição de KPIs?
Empresas: qualquer empresa que busque melhorar continuamente suas operações, monitorar o desempenho e garantir o sucesso geral do projeto se beneficiará da definição de KPIs. Eles adicionam uma medida quantificável aos objetivos, facilitando para as empresas acompanhar o progresso e tomar decisões baseadas em dados. Os KPIs oferecem às empresas a capacidade de ter uma visão em tempo real de suas operações e corrigir o curso, se necessário.
Gerentes de projeto: Para os gerentes de projeto, definir KPIs é crucial para o funcionamento contínuo das tarefas e o alcance dos objetivos do projeto. Os KPIs oferecem um roteiro claro dos resultados esperados, dividindo projetos complexos em partes gerenciáveis. Eles fornecem aos gerentes de projeto uma maneira de avaliar se a equipe está no caminho certo ou se são necessários ajustes, minimizando assim os riscos envolvidos.
Como acompanhar os KPIs de gerenciamento de projetos
Depois de escolher seus KPIs para gerenciamento de projetos, você ou seus gerentes de projeto devem monitorá-los.
Você pode começar criando um painel de KPIs no Excel. Mas se o seu projeto for complexo, com orçamentos elevados, exigir várias partes interessadas e recursos e envolver inúmeras restrições de cronograma e dependências de tarefas, então você precisa de uma abordagem de gerenciamento de projetos mais robusta!
É aí que entramos em cena com o ClickUp. Nosso software de KPI fornece os relatórios de KPI de que você precisa, sejam eles quais forem. E a coleção de modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece uma vantagem inicial. Ele simplifica a configuração de projetos com as informações dos seus relatórios de KPI.
Além disso, o ClickUp permite associar tarefas de diferentes equipes a uma única meta mensurável. Juntamente com cronogramas claramente definidos, nosso software permite que você acompanhe as metas automaticamente. Mas não para por aí! Use o ClickUp para acompanhar a conclusão das fases e até mesmo os OKRs.
Vincule tarefas a metas. Em seguida, organize metas relacionadas em pastas para acompanhar o progresso geral automaticamente em um único local. Experimente o ClickUp Goals e descubra como é o monitoramento adequado de KPIs para gerenciamento de projetos!