Como gerente de projetos, você sabe quanto tempo, esforço e suor são necessários para gerenciar um projeto desde a concepção até a conclusão. Não há nada de errado com uma abordagem intuitiva para o gerenciamento de projetos quando você tem apenas alguns projetos simples.
Porém, se estiver lidando com vários projetos complexos, você realmente se beneficiará de uma abordagem organizada que delineia seu fase do projeto s. 🤹
O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) criou um processo de gerenciamento de projetos em cinco etapas para oferecer aos gerentes de projetos uma base pronta para um melhor gerenciamento de projetos. Se você tiver dificuldades com desvios de escopo, retrabalho ou caos geral do projeto, seguir as cinco fases do gerenciamento de projetos manterá sua equipe no caminho certo.
Neste guia, explicaremos o que são as cinco fases e por que elas são tão benéficas. Também compartilharemos dicas práticas e recursos para ajudá-lo a dominar cada fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos.
Quais são as 5 fases do gerenciamento de projetos?
O PMI criou a abordagem de cinco etapas para oferecer aos gerentes de projeto um processo sistemático para levar os projetos de A a Z. Essas são as cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos:
1. Fase de iniciação
É quando você dá o pontapé inicial no projeto e obtém a adesão das partes interessadas, definindo o objetivo do projeto e estabelecendo metas.
Registre os principais elementos e partes interessadas do seu projeto com o Modelo de Carta de Projeto ClickUp A fase de iniciação geralmente culmina em uma carta de projeto, que é um documento que descreve o escopo, as metas e o gerenciamento de riscos do projeto, entregáveis e partes interessadas. O objetivo aqui é criar um entendimento compartilhado do projeto para que todos estejam na mesma página.
2. Fase de planejamento
Você fica mais detalhado na plano do projeto fase de planejamento. É nela que você cria planos detalhados para executar, monitorar e controlar o projeto. E é uma das fases mais essenciais do gerenciamento de projetos para garantir que você tenha uma estrutura do início ao fim.
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Você se reunirá com sua equipe para decidir os prazos, os recursos e o orçamento do projeto. Esse também é um bom momento para decidir sobre um ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a planejar e gerenciar suas tarefas, bate-papos, documentos, modelos e muito mais.
3. Fase de execução
Durante a execução, sua equipe de projeto fica ocupada fazendo o trabalho e você começa a gerenciar tudo.
Mas essa não é uma chance de descansar sobre os louros - uma bom gerente de projetos verifica regularmente com sua equipe para garantir que eles estão no caminho certo para cronogramas do projeto e atender aos padrões de qualidade. Quanto mais próximo você gerenciar durante a fase de execução, menos precisará mudar durante a próxima fase.
4. Fase de monitoramento e controle
Nem todo projeto tem uma data clara de início e término. Na quarta fase, você acompanha o progresso do projeto e o compara com as métricas do seu plano original.
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Se o projeto estiver fora dos trilhos, agora é a chance de corrigir o curso para que você ainda possa atingir suas metas.
5. Fase de encerramento
Depois que sua equipe concluir todas as tarefas, você encerra formalmente o projeto em seu software de gerenciamento de projetos . Mas não o deixe simplesmente morrer - marque uma reunião pós-morte para falar sobre o andamento do projeto e tirar lições para projetos futuros.
Essas fases do ciclo de vida do projeto são úteis porque fornecem a estrutura para a criação de um projeto sólido.
Elas são flexíveis o suficiente para dar suporte a praticamente qualquer projeto, negócio ou equipe, de modo que você pode adicionar seu próprio estilo e tornar essa metodologia de gerenciamento de projetos sua. ✨
Benefícios de seguir as fases do projeto
Os projetos sem uma base sólida têm um risco maior de desempenho ruim. Em vez de abordar os projetos com uma atitude de laissez-faire, adote uma abordagem em fases para ver diferenças mensuráveis no desempenho do seu projeto.
De fato, seguir essas fases do ciclo de vida do projeto traz muitas vantagens. 🤩
Clareza e direção
Dividir um projeto em etapas claras o torna muito menos intimidador e mais acessível. Isso garante que você defina todos os aspectos do projeto antes de iniciar qualquer trabalho, fornecendo à sua equipe um roteiro claro a ser seguido para que você não negligencie nenhum detalhe importante.
Envolvimento das partes interessadas
As pessoas não participarão se acharem que um projeto não se aplica a elas ou se for muito complicado. As fases do ciclo de vida do projeto permitem que você explique por que o projeto é importante antes que sua equipe faça qualquer trabalho. Isso não garantirá o engajamento, mas esse processo de gerenciamento de projetos torna muito mais provável que as pessoas entendam suas funções e por que seu trabalho é importante. 🧑🏽💼
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A abordagem de um projeto em fases claras também reduz o excesso de reflexão e o perfeccionismo. Se a sua equipe tem dificuldade em retrabalhar fases passadas ou com o aumento do escopo, uma abordagem passo a passo é perfeita para fazer com que os participantes tomem uma decisão e a mantenham.
Eficiência de recursos
Você tem recursos limitados para este projeto, portanto, aproveite-os ao máximo. As fases de gerenciamento de projetos extraem mais valor de seus recursos existentes, sejam eles o orçamento, as ferramentas ou as pessoas.
O ClickUp 3.0 oferece uma visualização simplificada para ver a carga de trabalho de toda a sua equipe ou de um indivíduo para manter o trabalho em andamento
Ele incentiva o planejamento proativo, o que torna possível fazer um trabalho melhor em menos tempo com os recursos que você já tem. ⚒️
Gerenciamento de riscos
Você identifica os possíveis riscos do projeto durante a início do projeto fase. Isso dá à sua equipe - incluindo o pessoal do jurídico e do RH - a chance de lidar com possíveis responsabilidades antes mesmo que elas aconteçam.
É muito menos provável que os projetos em fases tenham problemas evitáveis, o que o ajuda a evitar futuras dores de cabeça e a desfrutar de projetos mais tranquilos. 🧘
Produção de trabalho aprimorada
A divisão de um projeto em fases oferece pontos de verificação regulares para avaliar o trabalho da equipe. Você pode identificar quaisquer discrepâncias entre o entregas do projeto e o plano do projeto, o que dá à sua equipe tempo para corrigir problemas logo no início.
Melhor moral e responsabilidade
As fases claras do ciclo de vida do projeto dão a todos os membros da sua equipe itens de ação claros. Eles não precisam se perguntar o que precisam fazer ou se foram bem-sucedidos ou não - tudo está explicitado no planejamento do projeto.
À medida que os marcos são concluídos, a equipe do projeto tem uma sensação maior de realização, o que aumenta o moral. 🙌
Comunicação eficaz
A abordagem em fases exige a criação de um plano de comunicação que defina como interagir com as partes interessadas e os membros da equipe do projeto. Isso mantém todos informados para reduzir a confusão e os mal-entendidos.
Melhor desempenho ao longo do tempo
Um projeto bem-sucedido leva a mais projetos bem-sucedidos no futuro. Mesmo que esse projeto não tenha saído como você ou o gerente de projeto esperavam, a abordagem em fases exige que você reflita sobre o que deu certo e o que mudará na próxima vez.
Com esse plano, você evita repetir os mesmos erros e elabora projetos melhores no futuro. 🎉
5 Fases do gerenciamento de projetos ao longo do ciclo de vida do projeto
Está pronto para implementar as fases em seus próprios projetos? Dê uma olhada na seção Modelo de projeto em fases do ClickUp para dividir rapidamente seu projeto em etapas gerenciáveis.
Esse modelo é um ótimo começo, mas saber como executá-lo o ajudará a obter ainda mais valor de cada fase do ciclo de vida do projeto. Siga estas dicas para agilizar os projetos desde o início até o encerramento.
1. Início do projeto
Você decidiu dar início a um projeto. Ótimo! Durante a fase de iniciação do projeto, você irá:
- Identificar o caso de negócios para o projeto
- Conduzir um estudo de viabilidade para garantir que o projeto seja viável
- Fazer uma lista da equipe do projeto, das partes interessadas e dos membros da equipe que devem ser informados
Agendar uma reunião inicial para dar início às atividades. Essa reunião deve incluir todos os membros da equipe do projeto, além das partes interessadas relevantes, como seu chefe ou o CEO.
Durante a reunião, você criará a carta do projeto, que descreve a visão e a direção do seu projeto. Também não há necessidade de passar horas planejando essa reunião.
Organize seu projeto, defina métricas de sucesso e identifique possíveis problemas com o modelo de carta de projeto hiperorganizado do ClickUp
O modelo Modelo de estatuto do projeto ClickUp tem tudo o que você precisa para começar. Defina os objetivos do projeto, delegue tarefas e esclareça a comunicação nesse documento antes de planejar o projeto a sério - isso lhe poupará muito trabalho no futuro. ⏲️
**Dicas rápidas
- Realize uma análise dos participantes para se envolver com os principais participantes no início da equipe do projeto
- Escolha objetivos claros e alcançáveisobjetivos do projeto que estejam alinhadas com suas metas organizacionais
- Ter uma vaga ideia do cronograma e do orçamento de seu projeto para agilizar a próxima fase
2. Planejamento do projeto
O planejamento do projeto pode parecer semelhante à iniciação, mas não é a mesma coisa. Na fase de iniciação, você justifica o projeto e reúne uma equipe de especialistas. Na fase de planejamento do projeto, você cria um plano de projeto, que inclui:
- Decidir sobre um cronograma do projeto
- Priorizar as entregas
- Determinar o escopo do projeto
- DefiniçãoMetas SMART* Criação de uma estrutura de divisão de trabalho, que divide as tarefas em componentes menores e mais gerenciáveis
Essa parte do processo de gerenciamento de projetos pode ser um pouco cansativa, por isso é melhor colocar tudo em um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp. Faça um brainstorming de suas grandes ideias em um Quadro branco do ClickUp e convertê-los em Projetos e tarefas em apenas um clique.
Coloque seus planos em prática convertendo suas notas adesivas diretamente em tarefas usando o modelo de plano de ação do ClickUp Whiteboards
Visualize os roteiros de seus projetos em Visualização do quadro (Kanban) ou Visualização do gráfico de Gantt para ver o plano do projeto em um nível mais alto e ajustar tudo de acordo.
Como gerente de projeto, você está baseando todo o projeto nesse plano (sem pressão!), portanto, não tenha pressa em elaborar um plano de projeto bem pensado que facilite a execução. 💃
Dicas rápidas:
- Defina marcos claros com datas e resultados quantificáveis
- Aloque membros da equipe, ferramentas e um orçamento para cada tarefa
- Desenvolva um plano de comunicação para compartilhar quem precisa saber o quê, quando e como obterá essas informações
3. Execução do projeto
Com o plano do projeto em mãos, o gerente de projeto precisa se ocupar com a criação dos entregáveis no fase de execução . Se você tiver mais de duas partes interessadas (e provavelmente tem), é melhor monitorar todo o trabalho em seu software de gerenciamento de projetos.
Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os Dashboards no ClickUp 3.0
Acompanhe o progresso da sua equipe em tempo real Painéis do ClickUp . Crie Dashboards para cada projeto ou visualize todos os seus projetos em um nível elevado. O modelo de entregas do projeto ClickUp também economiza muito tempo. Pegue esse modelo, adicione as tarefas do seu projeto e monitore automaticamente todos os status no mesmo lugar em apenas alguns minutos.
O melhor de tudo é que esse software de ciclo de vida de gerenciamento de projetos alertará você ou um gerente de projeto dedicado se alguma tarefa ou projeto estiver saindo dos trilhos. Isso permite a intervenção precoce, o que faz a diferença entre o fracasso e o sucesso. 🏅
Dicas rápidas:
- Promova um ambiente em que os membros da equipe colaborem uns com os outros e compartilhem livremente suas ideias
- Agende check-ins regulares para atualizações de status
- Verifique novamente a qualidade das entregas para evitar grandes revisões posteriores
4. Monitoramento e controle de projetos
Depois que a execução inicial estiver em andamento, é hora de monitorar o progresso do projeto. Nesse estágio, você monitorar os controles do projeto como:
- Custo
- Riscos
- Tempo
- Escopo
- Recursos
- Qualidade
Crie painéis detalhados de KPI no ClickUp para analisar, visualizar e priorizar seu trabalho
Configurar um painel de controle personalizável do ClickUp para reunir dados de projetos em tempo real em um único visual. Você verá todas as métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) em um só lugar e tomará decisões em tempo recorde.
Mas o desempenho do projeto é apenas uma peça do quebra-cabeça. 🧩
Você também está gerenciando pessoas, e isso exige que você fique de olho na carga de trabalho da sua equipe. Software de monitoramento de funcionários da ClickUp oferece uma visão instantânea da carga de trabalho da sua equipe para que você possa distribuir o trabalho de acordo. Se você gerencia muitas pessoas, confira Visualização de atividades para ver a atividade agregada por funcionário, atividade ou departamento.
Dicas rápidas:
- Compare seus KPIs atuais com as metas definidas em seu plano de projeto
- Não tenha medo de ajustar seu plano de projeto com base no desempenho e nas mudanças externas
- Crie um ciclo de feedback no qual você coleta, analisa e age com base no feedback para criar um produto ainda melhor
5. Encerramento do projeto
Todas as coisas boas devem chegar ao fim, portanto, é hora de o gerente de projeto encerrar as pontas soltas do projeto encerramento do projeto fase. É claro que encerrar os projetos no software de gerenciamento de projetos é uma obrigação, mas agende uma pós-mortem com sua equipe antes de fazer isso.
As reuniões post-mortem analisam o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Se você falhou ou algo não saiu como planejado, anote isso para o próximo projeto. Se o projeto foi bem-sucedido, detalhe o motivo do sucesso em suas anotações post-mortem para que possa replicá-lo em projetos futuros.
Abra uma visualização de quadro para visualizar as tarefas com o modelo Post-Mortem do projeto ClickUp O modelo de post-mortem do ClickUp oferece um documento post-mortem pronto para identificar as tendências do projeto. Reúna os dados do seu projeto no documento, revise-o com sua equipe e compartilhe-o com todos depois. Não deixe de revisar os documentos post-mortem anteriores antes do seu próximo projeto para criar um trabalho ainda mais sólido no futuro. 💪
Dicas rápidas:
- Organize todos os documentos post-mortem em um espaço compartilhado ondepartes interessadas no projeto possam acessá-los - acelere o processo com amodelos post-mortem* Libere todos os recursos, inclusive o gerente de projeto, os membros da equipe e o software, do projeto para que possam trabalhar em outros projetos
- Reconheça sua equipe pelo trabalho árduo
Crie fluxos de trabalho de projeto melhores no ClickUp
As fases do projeto agilizam o seu dia de trabalho, melhoram a qualidade do trabalho da sua equipe e levam a um melhor desempenho geral. 🏆
O software de gerenciamento de projetos é indispensável para o gerenciamento de projetos baseado em fases. O ClickUp não apenas reúne todos os seus projetos, tarefas, quadros brancos, bate-papos e documentos sob o mesmo teto, mas também oferece suporte a uma abordagem mais estruturada para o gerenciamento de projetos.
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