Esses termos são bastante usados. Mas há alguma diferença real entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas?
Considere este exemplo.
Em minha casa, quero colocar uma nova passarela de pedra que leva à minha porta da frente. Para fazer isso, preciso limpar o terreno, nivelá-lo, colocar as pedras e também fazer muitas outras coisas nas quais não estou pensando.
Não é minha casa de verdade
O projeto é criar a passarela. As tarefas são o que eu preciso fazer para que isso aconteça.
Mas outras tarefas envolvem coleta de recursos : comprar pedras, encontrar minha pá e, ah, sim, pedir ajuda aos amigos. Todas essas também são tarefas.
A definição do escopo e a consideração dos recursos necessários são vitais para um grande projeto.
- O projeto é o objetivo geral que tem muitas tarefas: criar uma passarela de pedra.
- As tarefas são tudo o que precisa ser feito para atingir a meta.
- O gerenciamento de projetos geralmente engloba as tarefas.
Cada projeto geralmente tem várias tarefas, com prazos diferentes. Geralmente, elas são dependentes umas das outras e, às vezes, uma tarefa não pode ser concluída até que a próxima comece.
Gerenciamento de tarefas vs. gerenciamento de projetos em termos simples
Em vez de nos referirmos ao gerenciamento de projetos e ao gerenciamento de tarefas de forma intercambiável, vamos tentar definir as diferenças.
A principal diferença entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de tarefas é que o gerenciamento de tarefas refere-se ao gerenciamento do trabalho individual e das atividades pessoais, enquanto o gerenciamento de projetos refere-se ao gerenciamento do trabalho com equipes inteiras e partes interessadas. Portanto, o gerenciamento de tarefas é um subconjunto do gerenciamento de projetos.
Projetos vs. Tarefas
Vamos ser mais específicos com relação a tarefas e projetos. Os projetos são blocos de trabalho com datas específicas de início e término. Eles têm marcos e um resultado claro, geralmente com uma entrega no final. As tarefas são unidades individuais de trabalho, e várias tarefas podem compor um projeto ou podem ser independentes de projetos.
Às vezes, as tarefas independentes de um projeto não são necessariamente tão grandes.
Por exemplo, se você for um vendedor, provavelmente terá de responder a muitos e-mails e fazer várias ligações. Sua tarefa é ligar para a próxima pessoa de sua lista.
Seu projeto seria fazer o acompanhamento de 100 contatos que você conheceu em sua última conferência.
Você ligará para alguns deles (tarefas), enviará e-mails para outros (mais tarefas) e reunirá seus material de capacitação de vendas que se relacione especificamente aos tópicos da conferência (mais tarefas).
Os projetos geralmente envolvem mais de uma pessoa, com um gerente de projeto e uma equipe. Cada membro da equipe executa tarefas individuais relacionadas aos projetos. A soma do gerenciamento de tarefas de todos será um projeto concluído . Por exemplo, as versões de recursos contam como vários projetos.
Como você pode ver, o gerenciamento de tarefas é claramente parte do gerenciamento de projetos.
Você está confundindo projetos com tarefas?
Isso lhe causará muita frustração. Por exemplo, se você estiver escrevendo as palavras "Criar novo produto" em seu lista de tarefas ...bem, isso é um pouco demais. Você não conseguirá fazer isso em um dia. Em vez disso, você precisará dividi-la em partes ou tarefas menores e, em seguida, agir de acordo com essas etapas menores.
Um método que é muito bom para separar projetos e tarefas é o Faça as coisas acontecerem Metodologia. Ela realmente ajuda você a separar o que leva muito tempo do que é mais fácil de fazer em poucas etapas.
Criamos recursos adicionais para ajudá-lo com os princípios básicos do gerenciamento de projetos:
- Principais metodologias de gerenciamento de projetos
- Princípios de gerenciamento de projetos
- Habilidades de gerenciamento de projetos necessárias para gerentes de projeto
Dê uma olhada em nosso_ Glossário de gerenciamento de projetos **Para mais termos de gerenciamento de projetos!
Você precisa de um software de gerenciamento de projetos ou de um software de gerenciamento de tarefas?
Independentemente do tamanho do seu projeto, você provavelmente ainda tem alguns lembretes colados em post-its. É hora de atualizar sua pilha de tecnologia para incluir uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
O que o software de gerenciamento de tarefas resolve? Software de gerenciamento de tarefas ajuda a manter listas de tarefas e outras anotações em um só lugar. Um software como esse o ajudará a realizar tarefas mais rapidamente ao iniciar um novo projeto.
Com esse software, você pode criar listas de tarefas, agrupar tarefas e programar sua conclusão. Eles o ajudam a avançar em uma tarefa antes de iniciar outra. Na maioria das vezes, não há dependências específicas de tarefas relacionadas umas às outras.
Os aplicativos populares de gerenciamento de tarefas incluem Todoist ou Qualquer.do . Esses aplicativos são simples e orientados para tarefas. Geralmente, elas são classificadas por urgência e os lembretes podem ser definidos com frequência.
O que o software de gerenciamento de projetos resolve?
O software de gerenciamento de projetos, por outro lado, destina-se a coordenar projetos e geralmente fornece todos os recursos que um software de gerenciamento de tarefas oferece.
Esses ferramentas de gerenciamento de projetos têm tudo a ver com colaboração coordenação e planejamento de projetos. Os softwares de gerenciamento de projetos têm subtarefas, comentários, anexos e descrições de tarefas que fornecem detalhes sobre quando um projeto deve ser concluído.
Geralmente, é necessário um robusto visualização de tempo ou gráfico de Gantt para ver como todos os projetos se comparam uns com os outros.
O software de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a criar estimativas de tempo acompanhar o trabalho dos membros da equipe e relatórios de projetos. A maioria dos programas de software de gerenciamento de tarefas simplesmente não tem isso. Em geral, as tarefas não são tão urgentes ou tão envolvidas para incluir estimativas de tempo nelas.
Bônus:_ Alternativas de tarefas_ !
O melhor software de gerenciamento de projetos também é um software de gerenciamento de tarefas
Não há necessariamente intervalos limpos entre seu trabalho e sua vida pessoal.
Sim, há um equilíbrio, mas o recital de dança de seus filhos pode coincidir com a próxima ligação de um cliente. Ou você pode precisar encaixar aquele pedido da Amazon enquanto escreve seu próximo proposta de projeto .
Está vendo o que quero dizer?
O melhor software combina gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos. Você tem as ferramentas para fazer as duas coisas com a simplicidade necessária para não sobrecarregar uma com a outra. Você deve encontrar um software que seja agradável de usar - seja para tarefas ou projetos, pessoais ou profissionais.
FYI, foi por isso que criamos o ClickUp
Sim, o ClickUp é realmente um plataforma de produtividade que você poderia usar para tarefas pessoais e projetos profissionais. Essa é uma pergunta que tem motivado nosso CEO, Zeb Evans, desde o início. Ele pergunta o seguinte:
- _"Por que minha vida profissional e minha vida fora do trabalho não podem estar no mesmo lugar, mas separadas o suficiente para não se misturarem?
- _Por que não posso ter tudo em uma plataforma simples e bonita?
- _Estas são as perguntas que fiz a mim mesmo. E essa é a essência da missão do ClickUp
- Não estamos aqui apenas para resolver o problema do gerenciamento de projetos. Nós nos unimos para resolver problemas maiores."
É uma meta ambiciosa resolver um problema enorme de separação de tarefas e projetos. Mas é por isso que tornamos o ClickUp gratuito e fácil de usar.
O ClickUp tem todos os recursos de gerenciamento de tarefas para ajudá-lo a concluir suas tarefas, como:
- Listas de tarefas
- Status simples
- ...eum bloco de notaspara anotar ideias.
Mas ele também tem os poderosos recursos de gerenciamento de projetos de que você precisa para fazer as coisas no trabalho, como:
- Vários responsáveis
- Colaborem juntos em uma única tarefa, se o seu espaço permitir.
- Comentários atribuídos
- Crie e atribua instantaneamenteitens de ação para você ou para outras pessoas.
- Prioridades
- Crie níveis de prioridade personalizados e organize tarefas com base em sua importância para um projeto.
- Favoritos
- Crie sua própria barra lateral personalizada para incluir classificação, filtragem e até mesmo sua visualização favorita.
- Extensão do Chrome
- Oferece recursos totalmente abrangentes para aumentar a produtividade, incluindo controle de tempo, marcação de imagens e criação de tarefas.
- Múltiplas visualizações -Exibição de lista,Visualização do quadroeVisualização da caixa e gráficos de Gantt, Calendar e outros oferecem a visualização perfeita para desenvolvedores, gerentes e todos os demais.
- Dependências
- Vincule tarefas com base em seus requisitos para garantir que as tarefas certas sejam concluídas na ordem certa.
- Visualização de tempo / calendário
- Arraste e solte facilmente as tarefas para facilitar o agendamento. Você também verá as tarefas que ainda não foram agendadas.
- Integrações
- Conecte-se ao Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl e muitas outras integrações para simplificar seu fluxo de trabalho.
No ClickUp, criamos o software de gerenciamento de projetos certo para resolver os problemas pessoais e profissionais. Você se juntará a nós para fazer isso acontecer? A maneira mais fácil de fazer isso é experimentá-lo. Registre-se hoje mesmo!