Gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas .
Esses termos são bastante utilizados. Mas existe alguma diferença real entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas?
Considere este exemplo.
Na minha casa, quero colocar um novo caminho de pedras que leva até a porta da frente. Para fazer isso, precisarei limpar o terreno, nivelá-lo, adicionar as pedras e também fazer muitas outras coisas que não estou pensando agora.
O projeto é a criação da passarela. As tarefas são o que preciso fazer para que isso aconteça.
Mas outras tarefas envolvem reunir recursos: comprar pedras, encontrar minha pá e, ah, sim, pedir ajuda aos amigos. Todas essas também são tarefas.
Definir o escopo e considerar os recursos necessários é fundamental para um projeto de sucesso.
- O projeto é o objetivo geral que envolve muitas tarefas: criar um caminho de pedras.
- As tarefas são tudo o que precisa ser feito para atingir o objetivo.
- O gerenciamento de projetos geralmente abrange tarefas.
Cada projeto geralmente tem várias tarefas, com prazos diferentes. Muitas vezes, elas são interdependentes e, às vezes, uma tarefa não pode ser concluída até que a próxima seja iniciada.
Gerenciamento de tarefas x gerenciamento de projetos em termos simples
Em vez de usar os termos gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas de forma intercambiável, vamos tentar definir as diferenças.
O gerenciamento de projetos é o processo de planejar, organizar e supervisionar uma iniciativa inteira — desde definir metas e alocar recursos até acompanhar cronogramas e garantir a entrega bem-sucedida. Dentro dessa estrutura mais ampla, o gerenciamento de tarefas se concentra nas ações individuais que compõem o projeto. Enquanto o gerenciamento de projetos garante que tudo permaneça dentro do planejado em um nível macro, o gerenciamento de tarefas se concentra na execução eficiente de trabalhos específicos. Em resumo, o gerenciamento de tarefas é uma parte essencial do gerenciamento de projetos — ambos são essenciais, mas operam em diferentes níveis de detalhe e controle.
Projetos x Tarefas
Vamos ser mais específicos sobre tarefas versus projetos. Projetos são blocos de trabalho com datas específicas de início e término. Eles têm marcos e um resultado claro, geralmente com uma entrega no final. Tarefas são unidades únicas de trabalho, e várias tarefas podem compor um projeto ou podem ser independentes de projetos.
Às vezes, as tarefas independentes de um projeto não são necessariamente tão grandes assim.
Por exemplo, se você é um vendedor, provavelmente precisa responder a muitos e-mails e fazer várias ligações. Sua tarefa é ligar para a próxima pessoa da sua lista.
Seu projeto seria fazer o acompanhamento de 100 contatos que você conheceu na última conferência.
Para alguns, você ligará (tarefas), para outros, enviará e-mails (mais tarefas) e desejará reunir seu material de capacitação de vendas relacionado especificamente aos tópicos da conferência (mais tarefas).
Os projetos geralmente envolvem mais de uma pessoa, com um gerente de projetos e uma equipe. Cada membro da equipe executa tarefas individuais relacionadas aos projetos. A soma do gerenciamento de tarefas de todos resultará em um projeto concluído. Por exemplo, lançamentos de recursos contam como vários projetos.
Como você pode ver, o gerenciamento de tarefas é claramente parte do gerenciamento de projetos.
Você está confundindo projetos com tarefas?
Isso causará muita frustração. Por exemplo, se você estiver escrevendo as palavras “Criar novo produto” na sua lista de tarefas... bem, isso é um pouco exagerado. Você não conseguirá fazer isso em um dia. Em vez disso, você precisará dividir essa tarefa em partes ou tarefas menores e, então, agir de acordo com essas etapas menores.
Um método que é realmente ótimo para separar projetos e tarefas é a Metodologia Get Things Done. Ela realmente ajuda a separar o que leva muito tempo do que é mais fácil de fazer em poucas etapas.
Criamos recursos adicionais para ajudá-lo com os conceitos básicos de gerenciamento de projetos:
- Principais metodologias de gerenciamento de projetos
- Princípios de gerenciamento de projetos
- Habilidades de gerenciamento de projetos necessárias para gerentes de projetos
Confira nosso glossário de gerenciamento de projetos para conhecer mais termos relacionados a essa área!
Você precisa de um software de gerenciamento de projetos ou de um software de gerenciamento de tarefas?
Independentemente do tamanho do seu projeto, você provavelmente ainda tem alguns lembretes colados em post-its. É hora de atualizar sua pilha de tecnologia para incluir uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
O que o software de gerenciamento de tarefas resolve?
O software de gerenciamento de tarefas ajuda você a manter listas de afazeres e outras notas em um só lugar. Softwares como esse ajudam você a realizar tarefas mais rapidamente quando inicia um novo projeto.
Com este software, você pode criar listas de tarefas, agrupar tarefas e programar sua conclusão. Elas ajudam você a avançar em uma tarefa antes de iniciar outra. Na maioria das vezes, não há dependências específicas entre as tarefas.
Aplicativos populares de gerenciamento de tarefas incluem Todoist ou Any.do. São aplicativos simples, orientados para tarefas. Geralmente, eles são classificados por urgência e os lembretes podem ser configurados com frequência.
O que o software de gerenciamento de projetos resolve?
O software de gerenciamento de projetos, por outro lado, destina-se a coordenar projetos e geralmente oferece todos os recursos que um software de gerenciamento de tarefas oferece.
Essas ferramentas de gerenciamento de projetos têm tudo a ver com colaboração, coordenação e planejamento de projetos. Os softwares de gerenciamento de projetos têm subtarefas, comentários, anexos e descrições de tarefas que fornecem detalhes sobre quando um projeto deve ser concluído.
Muitas vezes, é necessário um cronograma robusto ou um gráfico de Gantt para ver como todos os projetos se comparam entre si.
O software de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a criar estimativas de tempo, acompanhar o trabalho dos membros da equipe e gerar relatórios do projeto. A maioria dos programas de software de gerenciamento de tarefas simplesmente não tem isso. As tarefas geralmente não são tão urgentes ou complexas a ponto de incluir estimativas de tempo.
Bônus: alternativas ao Taskade!
O melhor software de gerenciamento de projetos também é um software de gerenciamento de tarefas
Não há necessariamente uma separação clara entre sua vida profissional e pessoal.
Sim, há um equilíbrio, mas a apresentação de dança dos seus filhos pode coincidir com a sua próxima ligação para um cliente. Ou talvez você precise dar entrada naquele pedido da Amazon enquanto redige a proposta do seu próximo projeto.
Entende o que quero dizer?
O melhor software combina gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos. Você tem as ferramentas para fazer as duas coisas com simplicidade, sem sobrecarregar uma com a outra. Você deve encontrar um software que seja agradável de usar, seja para tarefas ou projetos, pessoais ou profissionais.
Para sua informação, foi por isso que criamos o ClickUp
Sim, o ClickUp é realmente uma plataforma de produtividade que você pode usar tanto para tarefas pessoais quanto para projetos profissionais. Essa é uma questão que tem motivado nosso CEO, Zeb Evans, desde o início. Ele pergunta:
- “Por que minha vida profissional e minha vida pessoal não podem estar no mesmo lugar, mas separadas o suficiente para que não se misturem?”
- Por que não posso ter tudo em uma plataforma simples e bonita?
- Essas são as perguntas que eu me fiz. E esse é o cerne da missão do ClickUp.
- Não estamos aqui apenas para resolver o problema do gerenciamento de projetos. Nos reunimos para resolver problemas maiores.
É uma meta ambiciosa resolver o grande problema de separar tarefas e projetos. Mas é por isso que tornamos o ClickUp gratuito e fácil de usar.
O ClickUp tem todos os recursos de gerenciamento de tarefas para ajudá-lo a concluir suas tarefas, tais como:
- Listas de tarefas
- Status simples
- ... e um bloco de notas para anotar ideias.
Mas também possui os poderosos recursos de gerenciamento de projetos de que você precisa para realizar suas tarefas no trabalho, como:
- Vários responsáveis – Colaborem juntos em uma única tarefa, se o seu Espaço permitir.
- Comentários atribuídos – Crie e atribua instantaneamente itens de ação para você ou para outras pessoas.
- Prioridades – Crie níveis de prioridade personalizados e organize as tarefas com base na sua importância para um projeto.
- Favoritos – Crie sua própria barra lateral personalizada para incluir classificação, filtragem e até mesmo sua visualização favorita.
- Extensão do Chrome – Oferece recursos completos para aumentar a produtividade, incluindo controle de tempo, marcação de imagens e criação de tarefas.
- Várias visualizações – Visualização em lista, visualização em quadro, visualização em caixa, gráficos de Gantt, calendário e muito mais oferecem a visualização perfeita para desenvolvedores, gerentes e todos os demais.
- Dependências – Vincule tarefas com base em seus requisitos para garantir que as tarefas certas sejam concluídas na ordem correta.
- Visualização de tempo/calendário – Arraste e solte tarefas facilmente para facilitar o agendamento. Você também verá tarefas que ainda não foram agendadas.
- Integrações – Conecte-se ao Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl e muitas outras integrações para simplificar seu fluxo de trabalho.
Na ClickUp, criamos o software de gerenciamento de projetos ideal para resolver questões pessoais e profissionais. Você vai se juntar a nós para tornar isso realidade? A maneira mais fácil de fazer isso é experimentando. Inscreva-se hoje mesmo!