Ao iniciar um novo projeto com um cliente, uma das primeiras coisas em que você deve se concentrar é conquistar a confiança dele. Tranquilize seus clientes com uma proposta de projeto sólida — uma declaração que esclareça o que sua agência fará para ajudar o cliente a atingir seus objetivos.
Essa proposta é basicamente um “diagnóstico” e um “plano de tratamento”. Ela mostra ao cliente que você entende a situação dele e descreve os resultados que sua agência irá criar para ajudá-lo a atingir seu objetivo.
Aumente a confiança dos clientes no projeto proposto com este guia. Ele está repleto de práticas recomendadas para a redação de propostas, exemplos de propostas de projetos e um modelo gratuito de proposta de projeto para ajudá-lo a fortalecer suas apresentações.
Resumo de 60 segundos
- Introdução às propostas de projeto e diferenças em relação a outros documentos de projeto
- O que incluir em uma proposta de projeto
- Tipos de propostas de projeto
- Como redigir uma proposta de projeto (exemplos incluídos)
- Nossas dicas para escrever uma proposta vencedora
- Modelos e recursos para propostas de projetos
O que é uma proposta de projeto?
Uma proposta de projeto é um documento que descreve os resultados que sua agência irá criar e os objetivos que você planeja atingir com o trabalho. É um documento essencial para o projeto, e seu principal objetivo é obter a adesão das partes interessadas.
A proposta de projeto resume os detalhes do seu projeto e desperta o interesse das partes interessadas internas e externas. Ela deve descrever sua abordagem diagnóstica e prescritiva para levá-las onde desejam chegar.
Antes de nos aprofundarmos no assunto, vamos esclarecer a confusão em torno de alguns tipos comuns de documentação de projeto que podem parecer iguais a uma proposta de projeto.
Proposta de projeto x carta de projeto
Uma proposta de projeto é como uma apresentação; ela é criada antes da aprovação do projeto e tem como objetivo convencer as partes interessadas ou os tomadores de decisão a darem sinal verde para o projeto.
Exemplo de proposta de projeto: uma proposta para desenvolver um aplicativo móvel para melhorar a produtividade dos funcionários pode destacar o problema da ineficiência dos fluxos de trabalho, a solução proposta (um aplicativo móvel) e os benefícios esperados.
Depois que o projeto é aprovado, o termo de abertura do projeto formaliza a decisão. É como um contrato ou declaração de intenções para o projeto, concedendo ao gerente de projeto autoridade para prosseguir.
Exemplo de carta de projeto: após a aprovação do projeto do aplicativo, a carta de projeto pode definir o escopo do aplicativo (por exemplo, recursos como gerenciamento de tarefas e controle de tempo), identificar o gerente de projeto e estabelecer marcos de alto nível, como “Conclusão do protótipo em 2 meses”.
Proposta de projeto x plano de projeto
O plano e a proposta do projeto têm alguns elementos em comum, o que pode causar confusão. No entanto, o plano do projeto só entra em ação depois que a proposta do projeto é aprovada.
O plano é como uma planta: detalha como o projeto será executado, monitorado e encerrado.
Exemplo de plano de projeto: O plano de projeto para o aplicativo pode incluir tarefas específicas como “Projetar interface do usuário”, recursos atribuídos, um cronograma detalhado e estratégias de mitigação de riscos (por exemplo, treinamento do usuário para impulsionar a adoção).
Proposta de projeto x caso de negócios
Um caso de negócios é usado nas organizações para justificar a necessidade de um projeto ou para priorizar um projeto em detrimento de outro. Portanto, embora esteja relacionado à proposta do projeto, ele vem antes da proposta (ou junto com ela) e se concentra no motivo do projeto.
Pense no caso de negócios como uma justificativa detalhada que mostra como o projeto se alinha aos objetivos estratégicos e por que vale a pena persegui-lo.
Exemplo de caso de negócios: O caso de negócios para o aplicativo pode incluir dados sobre quanto tempo os funcionários perdem em processos manuais, o ROI previsto do aplicativo e riscos como baixas taxas de adoção.
Vamos ver essas comparações de documentos de projeto em uma tabela para maior clareza. Continuaremos com nosso exemplo de um projeto para um aplicativo de produtividade.
| Documento | Objetivo | Quando criado | Exemplo de conteúdo | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|
| Antes ou junto com a proposta | Para apresentar o projeto e obter aprovação. | Antes da aprovação do projeto | Problema: os processos manuais reduzem a produtividade. Solução proposta: um aplicativo móvel. | Executivos, patrocinadores |
| Caso de negócios | Para justificar a viabilidade do projeto e o retorno sobre o investimento (ROI). | Antes ou com a proposta | Análise de custo-benefício mostrando ROI de 120% em 2 anos. | Tomadores de decisão, equipes financeiras |
| Carta do projeto | Para autorizar formalmente o projeto. | Após a aprovação do projeto | Objetivos: criar um aplicativo com gerenciamento de tarefas e controle de tempo. Gerente de projeto designado: Alec. | Equipe do projeto, patrocinadores |
| Plano do projeto | Para detalhar como o projeto será executado. | Após a aprovação do contrato | Divisão de tarefas, cronogramas, alocação de recursos, gerenciamento de riscos. | Equipe do projeto, partes interessadas |
Componentes de uma proposta de projeto
Uma boa proposta de projeto deve incluir quem, o quê, onde, quando e como da solução que você oferece. Aqui está um resumo do que sua proposta de projeto precisa incluir:
- Índice: um índice do que está por vir na proposta de projeto e números das páginas
- Resumo executivo : uma declaração que descreve o histórico do projeto e oferece uma breve visão geral do que está por vir na proposta.
- Metas: o resultado a longo prazo ou os objetivos do projeto que o cliente deseja alcançar.
- Descrição do problema : um resumo dos obstáculos que impedem o cliente de atingir seus objetivos.
- Declaração de valor: uma declaração resumida de como os serviços e a experiência da sua agência resolverão o problema e beneficiarão o cliente.
- Estratégia: a solução proposta de alto nível para atingir os objetivos do cliente.
- Escopo do projeto: os serviços que serão incluídos na abordagem do projeto da sua agência.
- Resultados do projeto : tarefas individuais dentro dos serviços que você presta que contribuem para os objetivos do projeto.
- Requisitos de recursos: uma estimativa dos recursos, como materiais, equipamentos e recursos humanos, necessários para executar o projeto.
- Medidas de sucesso: métricas que serão usadas para medir o sucesso do projeto (KPIs)
- Cronogramas do projeto : um roteiro com as datas em que o cliente pode esperar os resultados do projeto e os principais marcos ao longo do caminho.
- Riscos potenciais: detalhes dos possíveis riscos para o projeto devido a vários motivos e as estratégias de mitigação de riscos que você empregará.
- Estudos de caso: histórias de sucesso e depoimentos de clientes com quem você já trabalhou em projetos semelhantes.
- Custo e orçamento do projeto: os recursos financeiros necessários para concluir a proposta do projeto. Inclua mais de um pacote com uma variedade de preços para se adequar a diferentes orçamentos e objetivos do projeto.
- Resumo do projeto : uma conclusão concreta que resume os principais detalhes da proposta de projeto.
- Próximos passos: Não se esqueça da sua chamada à ação! Informe ao cliente como começar a trabalhar com você.
Não sabe como juntar tudo isso? Não se preocupe, abordaremos isso mais tarde!
Tipos de propostas de projeto
Existem algumas situações diferentes em que você enviaria uma proposta de projeto a um cliente:
- Proposta de projeto solicitada: um cliente em potencial entra em contato com você com uma solicitação de proposta (RFP) e você envia uma proposta em resposta.
- Proposta de projeto não solicitada: você identifica um cliente potencial em seu CRM que se encaixa no seu perfil de cliente ideal (ICP) e envia uma proposta de projeto não solicitada para iniciar uma conversa sobre contratação sem que o cliente potencial entre em contato primeiro.
- Proposta de projeto informal: uma abordagem mais coloquial para uma proposta ou uma que não foi especificamente solicitada por meio de uma RFP.
- Proposta de renovação de projeto: um cliente existente está prestes a renovar. Você envia essa proposta como pré-requisito para a renovação, para que possa reavaliar seu relacionamento atual e definir novas metas. Ela inclui destaques e conquistas do trabalho realizado até o momento.
- Proposta de continuação do projeto: lembre ou convença os clientes atuais a continuar o projeto ou forneça detalhes sobre quaisquer tarefas pendentes ou novas que possam ser necessárias para concluir o projeto.
- Proposta de projeto complementar: você identifica a necessidade de expandir o escopo de trabalho de um projeto existente e redefinir o relacionamento com o cliente.
Leia também: Modelos de propostas comerciais
Os benefícios de escrever propostas para projetos
Uma proposta de projeto bem redigida é uma ferramenta poderosa para mostrar aos clientes por que contratar sua agência é a melhor chance de sucesso para eles.
Especificamente, as propostas de projeto têm algumas vantagens importantes:
- Credibilidade: oferece uma plataforma para estabelecer sua experiência com o cliente em potencial.
- Diferenciação: Dê ao cliente potencial algo concreto para levar aos stakeholders internos para comparar e contrastar seus serviços com outros que estão competindo pelo projeto e obter a aprovação dos tomadores de decisão.
- Alinhamento: Alinha as equipes internas e externas sobre quais são os objetivos e a visão da proposta de projeto desde o início.
Como escrever uma proposta de projeto em 8 etapas (exemplos incluídos)
Uma proposta de projeto pode ser um grande argumento de venda ou uma oportunidade perdida; a diferença está no seu processo de desenvolvimento. Antes de começar a redigir uma proposta de projeto, centralize a comunicação da sua equipe. Em seguida, você pode estabelecer um processo de planejamento claro para que nada seja esquecido.
Etapa 1: Comece entendendo o público-alvo e os objetivos da proposta
Antes de escrever, pergunte-se quem irá ler a proposta de projeto e o que é importante para eles: viabilidade, ROI ou outra coisa?
Considere o que a proposta pretende alcançar — você deseja garantir a aprovação do projeto ou obter o apoio de um patrocinador? Você está buscando financiamento?
Adapte seu tom, foco e nível de detalhes para atender às expectativas deles. Por exemplo, os executivos podem querer benefícios e riscos de alto nível, enquanto os patrocinadores podem se preocupar com detalhes de orçamento e cronograma.
Etapa 2: Escreva um resumo executivo envolvente
Um resumo executivo é uma breve visão geral da sua proposta de projeto em apenas alguns parágrafos. Seu objetivo é chamar a atenção.
Elabore o resumo executivo com base no problema a ser resolvido, na solução proposta e nos benefícios esperados. Torne-o atraente — seu resumo pode ser tudo o que algumas partes interessadas lerão!
Vejamos um exemplo de resumo executivo de uma proposta de projeto usando o mesmo conceito de um aplicativo de produtividade.
Exemplo:
“As ineficiências do fluxo de trabalho manual custam à nossa organização cerca de 500 horas por mês. Esta proposta descreve um plano para desenvolver um aplicativo móvel de produtividade que pode automatizar o acompanhamento de tarefas e melhorar a eficiência. Com um investimento de US$ 50.000, projetamos um ROI de 120% em dois anos, por meio do aumento da produtividade dos funcionários.”
💡Dica profissional: use o ClickUp Docs, a ferramenta de documentação colaborativa, para criar um resumo executivo envolvente e sem erros, com formatação de texto rico e compartilhamento com sua equipe com um clique.
Etapa 3: Defina o contexto do projeto
Explique o problema ou a oportunidade que motivou o projeto. Fale sobre:
- Qual é o problema?
- Por que isso é importante para a organização
- A oportunidade, ou seja, como a resolução do problema beneficiaria a organização
Se uma solução já tiver sido tentada anteriormente, inclua um histórico sobre o que foi feito e o que foi aprendido com essa tentativa.
Exemplo: Novamente com o exemplo do aplicativo de produtividade, vamos escrever o histórico.
“O gerenciamento atual de tarefas depende muito de processos manuais, o que leva a ineficiências e erros. Estudos mostram que 70% dos funcionários perdem em média 3 horas por semana em tarefas redundantes. Automatizar esses fluxos de trabalho representa uma oportunidade significativa para aumentar a produtividade.”
Etapa 4: Proponha sua solução
Descreva claramente o que você está propondo e por que essa é a melhor solução. Essa etapa permite que você aborde sua abordagem ao projeto em detalhes.
Inclua:
- Uma breve visão geral do projeto
- Como a solução aborda o problema
- Principais resultados esperados
Exemplo:“Propomos o desenvolvimento de um aplicativo móvel de produtividade com recursos de gerenciamento de tarefas e controle de tempo. O aplicativo reduzirá o esforço manual, melhorará a precisão do controle e fornecerá insights acionáveis por meio de análises. ”
Etapa 5: Destaque os benefícios potenciais
Liste os motivos pelos quais seu público deve aprovar o projeto. Concentre-se em benefícios e resultados mensuráveis, usando métricas e projeções sempre que possível.
Se esta seção for longa, certifique-se de adicionar também uma pequena lista com os pontos principais para torná-la mais legível.
Exemplo:
- Ganhos de produtividade: “Reduza os fluxos de trabalho manuais em 40%, economizando 200 horas/mês.”
- Economia de custos: “Elimine US$ 10.000 em custos anuais relacionados à ineficiência.”
- Alinhamento estratégico: “Apoia nossa meta de melhoria de 20% na eficiência.”
Etapa 6: Forneça um cronograma ou plano de alto nível
Descreva como você executará o projeto. Encare isso como um mini roteiro que inclui os principais marcos, um cronograma aproximado e um orçamento aproximado para o projeto.
Você pode usar um cronograma ou um gráfico de Gantt para apresentar essas informações de forma visual.
Exemplo:
- Fase 1: Pesquisa e design (Mês 1)
- Fase 2: Desenvolvimento e testes (meses 2-3)
- Fase 3: Lançamento e treinamento (mês 4)
- Orçamento estimado: US$ 50.000 (detalhamento fornecido no Apêndice A)
Etapa 7: Avalie os riscos e forneça estratégias de mitigação
Todo projeto tem riscos; você deve mostrar em sua proposta que pensou nos possíveis desafios e tem um plano para lidar com eles.
Exemplo:
“Para lidar com possíveis desafios de adoção, incluiremos sessões de treinamento e um programa piloto com 10 funcionários antes do lançamento completo.”
Etapa 8: Termine com força com uma chamada à ação
Depois de apresentar seus argumentos, conclua com uma solicitação definitiva e convincente.
Repita suas observações sobre o valor esperado do projeto, especifique o que você está buscando (aprovação, financiamento etc.) e sugira um cronograma.
Exemplo:
“Acreditamos que este projeto representa uma oportunidade única para aumentar a produtividade e nos alinharmos com nossos objetivos estratégicos. Solicitamos sua aprovação para um orçamento de US$ 50.000 para iniciar a Fase 1 até 1º de fevereiro do próximo ano.”
Dicas para escrever uma proposta de projeto vencedora
Aqui estão algumas dicas e sugestões de especialistas para criar a proposta de projeto perfeita:
a. Pesquise o produto e o setor do seu cliente em potencial
Seu cliente em potencial deseja uma declaração que mostre que você entende sua história, marca, setor e clientes. Mostre ao cliente que você o compreende e o que é importante para ele, realizando pesquisas para sua proposta de projeto.
Ao realizar sua pesquisa, considere o seguinte:
- Contexto da pesquisa: Quais são os objetivos do seu cliente que estão impulsionando este projeto? Quais lacunas no conhecimento do setor sua agência tem que você precisa explorar durante a pesquisa de mercado?
- Quais são os objetivos do seu cliente que estão impulsionando este projeto?
- Quais lacunas no conhecimento do setor sua agência tem que você precisa explorar durante a pesquisa de mercado?
- Metodologia: Quanto tempo você terá para conduzir sua pesquisa? Que forma de coleta de dados você utilizará? Você realizará uma auditoria da concorrência, pesquisas com clientes ou uma análise de lacunas organizacionais? Depois de coletar os dados, como você os analisará? Existem limitações em sua pesquisa que precisam ser consideradas durante o planejamento?
- Quanto tempo você terá para realizar sua pesquisa?
- Que tipo de coleta de dados você usará?
- Você realizará uma auditoria da concorrência, pesquisas com clientes ou uma análise de lacunas organizacionais?
- Depois de coletar os dados, como você os analisará?
- Existem limitações em sua pesquisa que precisam ser consideradas durante o planejamento?
- Principais conclusões: algum tema se destaca à medida que você conduz sua pesquisa?
- Algum tema se destaca à medida que você conduz sua pesquisa?
- Referências: Que recursos você utilizou no desenvolvimento de sua pesquisa? As fontes são confiáveis? As fontes são diversificadas o suficiente para representar com precisão o setor?
- Que recursos você utilizou no desenvolvimento de sua pesquisa?
- As fontes são confiáveis?
- As fontes são diversificadas o suficiente para representar com precisão o setor?
- Quais são os objetivos do seu cliente que estão impulsionando este projeto?
- Quais lacunas no conhecimento do setor sua agência tem que você precisa explorar durante a pesquisa de mercado?
- Quanto tempo você terá para realizar sua pesquisa?
- Que tipo de coleta de dados você usará?
- Você realizará uma auditoria da concorrência, pesquisas com clientes ou uma análise de lacunas organizacionais?
- Depois de coletar os dados, como você os analisará?
- Existem limitações em sua pesquisa que precisam ser consideradas durante o planejamento?
- Algum tema se destaca à medida que você conduz sua pesquisa?
- Que recursos você utilizou no desenvolvimento de sua pesquisa?
- As fontes são confiáveis?
- As fontes são diversificadas o suficiente para representar com precisão o setor?
Não se esqueça de documentar todas as suas descobertas no modelo de plano de pesquisa do usuário do ClickUp para que você possa facilmente consultar sua análise na proposta do projeto!
b. Faça um brainstorming com sua equipe interna
Munido de sua pesquisa, reúna sua equipe! É hora de colaborar com sua equipe interna sobre como você pode resolver as necessidades do cliente antes de colocar tudo no papel.
Faça um brainstorming em conjunto usando ferramentas que permitem às equipes compartilhar ideias e discutir cada uma de suas perspectivas únicas sobre o projeto, chegando, por fim, às melhores ideias.
Os mapas mentais do ClickUp e os quadros brancos virtuais do ClickUp são ideais para esse fim.
c. Use ferramentas de gerenciamento de projetos
Você poderá criar sua proposta de projeto com mais eficiência usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp que irão ajudá-lo:
- Campos personalizados: os campos personalizados do ClickUp permitem que você atribua valores exclusivos a tarefas, como orçamentos, responsáveis pelas tarefas, prazos e muito mais.
- Gráfico de Gantt: É fácil definir cronogramas quando você analisa as tarefas na visualização do gráfico de Gantt do ClickUp, onde é possível definir dependências entre tarefas e organizar os resultados do projeto em ordem sequencial.
- Listas de verificação: às vezes, você só precisa de uma lista simples de tarefas para garantir que todas as partes do projeto foram atribuídas; é aí que as listas de verificação são muito úteis! Marque facilmente os responsáveis pelas tarefas, defina prazos e notifique a equipe do projeto sobre a conclusão com um único clique.
d. Seja claro, conciso e visual
Os patrocinadores e as partes interessadas do projeto são pessoas ocupadas e apreciarão a concisão.
Limite sua proposta a algumas páginas e mantenha o texto simples e conciso. Além disso, dê à sua equipe interna de projeto a oportunidade de revisar e sugerir quaisquer alterações necessárias antes de enviar a proposta de projeto.
Use tabelas, gráficos ou infográficos para dividir o texto visualmente e tornar os dados mais fáceis de assimilar.
💡Dica profissional: use o redator de IA do ClickUp Brain para aperfeiçoar sua proposta em poucos minutos.
e. Use modelos de propostas de projeto
Economize tempo e mantenha suas propostas de projeto alinhadas à marca com modelos padronizados. Você pode criar seu próprio modelo ou simplesmente usar o Modelo de Proposta de Projeto do ClickUp. Ele ajuda você a organizar, priorizar e gerenciar as propostas dos seus clientes em um só lugar.
💡Dica profissional: Você envia muitos e-mails com propostas? Torne essa etapa rápida, fácil e consistente entre as equipes desenvolvendo um modelo de e-mail padronizado no ClickUp.
f. Acompanhamento
Não deixe que os clientes em potencial escapem. Acompanhe todas as etapas das suas propostas de projeto para saber quem é responsável por entrar em contato com o cliente em potencial e quando sua equipe entrou em contato com ele pela última vez.
Acompanhar o ciclo de vida do cliente em tempo real é fácil no ClickUp com campos personalizados. Você pode definir as etapas de suas propostas de projeto por meio de campos personalizados, atribuir funções, definir prazos para acompanhamentos de rotina e marcar membros da equipe.
Você também pode enviar e-mails e comentários aos clientes diretamente da janela de tarefas, o que lhe dá um registro claro de cada comunicação com o cliente.
Modelos de propostas de projeto e outros recursos
Use o ClickUp para sua próxima proposta de projeto
Esperamos que esses exemplos, modelos e dicas de propostas de projeto ajudem você a se sentir mais confiante para criar um documento vencedor.
No centro das propostas de projeto bem-sucedidas, há uma equipe que colabora de forma eficaz. E é exatamente isso que o ClickUp permite que você faça.
Reunimos todas as suas ferramentas, documentos, equipes, painéis, orçamentos e fluxos de trabalho em um único software de gerenciamento de projetos. Tudo isso com o objetivo de acabar com a alternância de contextos e os fluxos de trabalho isolados decorrentes do uso de várias ferramentas.
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Temos mais de 1.000 integrações de aplicativos e uma biblioteca completa de modelos gratuitos criados por especialistas em gerenciamento de projetos que facilitam a criação de fluxos de trabalho. Você não precisa mais gastar seu precioso tempo criando cada processo e procedimento do zero.
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