Há muita coisa envolvida em gerenciamento de projetos .
Elaboração de orçamentos, obtenção de aprovação de sua equipe partes interessadas no projeto criando sua equipe, monitorando o progresso, elaborando relatórios....
_E isso é apenas a ponta do iceberg!
Se estiver gritando internamente, não se preocupe!
Aqui está algo para ajudá-lo:
Os princípios de gerenciamento de projetos funcionam como uma bússola confiável enquanto você navega por todo o processo de gerenciamento de projetos.
Neste artigo, explicaremos o que são esses princípios básicos de gerenciamento de projetos, suas vantagens e como você pode usá-los para gerenciar projetos bem-sucedidos.
Vamos começar.
Quais são os princípios do gerenciamento de projetos?
Os princípios de gerenciamento de projetos são conceitos fundamentais que você pode usar para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Bastante simples, certo?
Então, quais são os princípios básicos de gerenciamento de projetos que todo gerente de projeto deveria jurar?
Agrupamos esses 12 itens em 3 categorias.
Vamos dar uma olhada:
Definição de um projeto
Princípio 1: Deve ser um projeto
O princípio mais básico é que deve haver um projeto.
Vamos considerar o definição de um projeto pelo Project Management Institute: para se qualificar como um projeto, o trabalho deve ser um empreendimento temporário e seu objetivo é criar valor.
Como o gerenciamento de projetos é uma ferramenta usada para gerenciar efetivamente um projeto, os princípios do gerenciamento de projetos devem ser aplicados a essa definição.
Atividades como responder a tíquetes ou editar conteúdo, portanto, não contam como projeto.
Princípio 2: uma estrutura de projeto clara
Um princípio fundamental em um plano de gerenciamento de projetos durante a fase de definição é a estrutura do projeto.
Sem ela, seu projeto desmoronará mais rápido do que uma torre de Jenga!
Aqui estão três componentes que precisam ser definidos:
A. Objetivos do projeto
_Como começar algo, se você não sabe o que quer fazer em primeiro lugar?
A determinação de uma meta colocará as coisas em movimento e o ajudará a criar a estrutura do projeto. Comece perguntando a si mesmo o que o requisitos do projeto são, o que precisa ser feito e por quê.
Como gerente de projeto, você precisa esclarecer a meta do projeto e fazer com que ela seja universalmente compreendida por todos os envolvidos nele.
Mas como você define metas do projeto? E qual é a diferença entre metas e objetivos ? Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos como o ClickUp facilitam muito a definição de metas e objetivos.
B. Cronograma do projeto
Ninguém tem um prazo ilimitado para concluir um projeto.
(a menos que você possa reverter o tempo como o Dr. Estranho)
Para concluir rapidamente o projeto, você precisa ter um cronograma de projeto claro .
Ele contém as tarefas que precisam ser realizadas e suas datas de início e término.
Também indica a ordem em que as tarefas precisam ser realizadas.
C. Marcos
Primeiro, você deve definir os marcos e, em seguida, dividir seu cronograma nesses marcos importantes.
_O que é isso? Os marcos são indicadores que ajudam você a entender quando o projeto entrou em uma nova fase.
Por exemplo, se a sua equipe estiver passando de um marco para outro em apenas alguns dias, você sabe que eles estão trabalhando mais rápido do que o Flash com cafeína!
E se houver um longo intervalo entre dois marcos, você precisará garantir que eles entrem em alta velocidade.
Com essa abordagem, você conseguirá cumprir o cronograma do projeto. **Sempre
Phew!
Outra coisa: os marcos aumentam o moral da equipe.
Porque, lembre-se, todos gostam de progresso visível.
Princípio 3: Identificação dos entregáveis do projeto
O próximo princípio de gerenciamento de projetos é definir as entregas do projeto .
As entregas referem-se a qualquer resultado ou produto exclusivo relacionado a um determinado processo ou fase do projeto.
_Então, como você define as entregas do projeto?
Comece fazendo a si mesmo as perguntas corretas, como:
- O que é oobjetivo do projeto?
- O que você precisa para atingir esse objetivo?
- Quanto tempo isso levará equanto custará?
Esses tipos de perguntas o ajudarão a determinar os entregáveis e os requisitos do projeto.
Aqui estão alguns exemplos de entregáveis em que sua equipe pode ter de trabalhar:
- Para umweb design os resultados podem incluir o desenvolvimento de um mockup
- Para um projeto de marketing, um produto final pode ser um comercial maluco
_Parece que as coisas estão finalmente melhorando para Jim de 'Stranger Things!
Há outro benefício de ter entregáveis bem definidos com antecedência.
Você não precisará se esforçar para adicionar novas entregas no meio do projeto.
Isso não apenas impedirá que você gaste muito tempo com isso, mas também não precisará fazer horas extras para cumprir os prazos.
dessa forma, você não precisará reduzir o tempo de assistir a séries de crimes reais na Netflix
Princípio 4: Alocação de orçamentos de projetos
_Não seria maravilhoso se você tivesse um orçamento ilimitado?
Infelizmente, a menos que tenha um gênio que lhe conceda esses desejos, você precisará trabalhar com um orçamento rigoroso orçamento do projeto .
Com recursos limitados, você precisa estar muito atento às suas despesas.
Lembre-se, você não quer ficar chocado quando descobrir que suas despesas estão fora dos padrões!
Portanto, aqui está o que você pode fazer:
- considerar as possíveis áreas em que você pode economizar ou eliminar gastos
- garantir que cada fase de seu projeto seja contabilizada
- reservar uma parte do orçamento para despesas emergenciais
A elaboração de orçamentos e a contabilidade podem dar muito trabalho e podem exigir ferramentas diferentes.
_Mas por que ter várias ferramentas quando um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudá-lo a equilibrar as contas?
Com o ClickUp pré-fabricado Modelo de contabilidade com o modelo de contabilidade, você pode gerenciar seus registros de vendas, despesas de projetos, faturas e muito mais, tudo dentro do seu Workspace.
Princípio 5: Estratégia clara para execução
Antes de fase de execução você precisa de um termo de abertura de projeto e plano do projeto em vigor. Eles desempenham um papel importante no sucesso de grandes projetos.
O que deve ser incluído?
A fase de planejamento deve ter uma definição clara dos principais indicadores de desempenho (KPIs), do software de gerenciamento de projetos usado e dos fatores de risco que possam afetar o resultado .
Você também deve identificar possíveis problemas que possam causar desvios de escopo ou prejudicar seu progresso.
Identificação das funções e responsabilidades da equipe
Princípio 6: Propriedade de um gerente de projeto ou patrocinador do projeto
O próximo princípio fundamental é que uma pessoa, o gerente de projeto, precisa assumir a responsabilidade pelo sucesso do projeto. Essa pessoa precisa agir como porta-voz e estar na mesma página que a equipe executiva.
Dessa forma, os gerentes de projeto orientam os participantes do projeto em suas processo de tomada de decisão definir as responsabilidades da equipe, iniciar o plano do projeto e medir o sucesso.
Devido à natureza multifuncional dessa função, os gerentes de projeto precisam ter excelentes habilidades interpessoais, conhecimento de negócios e tecnologia e experiência na estrutura de divisão de trabalho.
Princípio 7: Funções e responsabilidades atribuídas à equipe
Apenas conhecer o objetivo do seu projeto e definir metas não é suficiente.
Você também deve determinar o que cada membro deve fazer.
Se não fizer isso, pode começar a se preparar para um funeral: porque seu projeto está morto, mesmo antes de você começar a trabalhar nele!
Quando você define funções e responsabilidades, cada membro da equipe se torna responsável por suas tarefas.
E como os membros da sua equipe sabem exatamente o que fazer, eles não perderão tempo tentando obter clareza sobre o projeto.
Estabelecimento de valores
Princípio 8: Comunicação clara entre os membros da equipe
Comunicação ruim na equipe = resultados ruins.
Ao gerenciar projetos, uma comunicação forte desde o primeiro dia deve ser o seu primeiro objetivo
Você não quer que a comunicação do seu projeto se transforme em um jogo de "ele disse, ela disse".
Porque isso seria um desastre.
_Mas por quê?
A comunicação clara com sua equipe é fundamental para evitar contratempos. Cada membro sabe no que está trabalhando e no que os outros estão trabalhando, o que cria um fluxo de trabalho simplificado.
Além disso, uma comunicação clara permite identificar e comemorar as conquistas dos membros da equipe.
Princípio 9: Alinhamento em toda a organização
Esse é um princípio importante para evitar problemas mais tarde, quando o projeto estiver progredindo.
As partes interessadas e o gerente de projetos trabalham juntos para que todos os componentes da organização apoiem uns aos outros. Isso inclui a missão, a estrutura e os sistemas da empresa.
O estabelecimento de uma linha de base de gerenciamento de desempenho com três componentes básicos - custo, cronograma e escopo do projeto
- é importante para alinhar-se aos valores da empresa e definir o escopo de um projeto maior.
Depois que expectativas claras são definidas com a gerência e um gerente de projeto é designado para assumir as atividades do projeto, essa pessoa deve ter a liberdade de tomar decisões sobre o projeto.
Princípio 10: Transparência e responsabilidade
Passando para o próximo princípio de gerenciamento de projetos. Transparência do projeto .
A menos que você seja um espião desonesto em fuga, esconder-se é uma boa ideia
Quando você oculta dados ou status de projetos de seus participantes e patrocinadores, isso o assombrará no futuro.
E isso pode diminuir a confiança entre sua equipe e as partes interessadas.
No entanto, isso não aconteceria se você e sua equipe sempre mantivessem a transparência.
Se todos puderem acessar informações relevantes sobre o projeto, inclusive status, marcos e cronograma, as coisas serão muito mais tranquilas.
O resultado?
Os níveis de engajamento da sua equipe serão altíssimos, e eles também ficarão muito mais felizes e satisfeitos com o trabalho.
Com os recursos do ClickUp Recurso de convidados você pode colaborar com pessoas de fora da equipe, como partes interessadas ou clientes.
Princípio 11: gerenciamento e detecção de riscos
Todo projeto terá certos riscos associados a ele. Isso é especialmente verdadeiro quando se faz malabarismo com várias peças complexas em gerenciamento de projetos empresariais .
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Ao avaliar esses riscos antes do início do projeto, você estará preparado para enfrentar quaisquer problemas potenciais que possam surgir.
E esse não é o único benefício:
- Você poderá evitar atrasos na execução do projeto
- Os membros da sua equipe de projeto terão um plano para ajudá-los a lidar com quaisquer riscos
- Você poderá eliminar ou limitar o impacto que qualquer problema pode ter em seu projeto
Com essa abordagem, você também pode designar uma equipe inteira para se concentrar nos riscos que surgirem durante o ciclo de vida do projeto.
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(Achamos que "Riskbusters" seria um nome adequado para esta equipe. 😉 )
Princípio 12: Medição do progresso do projeto
Monitorar e medir o progresso é um princípio básico crucial para todo o processo de gerenciamento de projetos.
Imagine se não houvesse monitoramento. Trabalhar em casa seria algo parecido com isto..
Com o ClickUp's Gráficos de Gantt você pode visualizar todas as tarefas que precisam ser feitas, seus prazos e os membros da equipe que estão atribuídos a ele.
E aí está.
Todos os princípios para gerenciar projetos bem-sucedidos agrupados em três grupos.
Perguntas frequentes
Quais são os princípios básicos do gerenciamento de projetos?
Embora existam opiniões divergentes sobre os pontos mais delicados, os princípios básicos do gerenciamento de projetos incluem o seguinte: um projeto claramente definido por meio de estrutura, entregáveis e estratégia funções de equipe claramente identificadas, incluindo o gerente de projeto, e o estabelecimento de valores como alinhamento organizacional, comunicação, transparência e responsabilidade, gerenciamento de riscos e medição de desempenho.
Quantos princípios de gerenciamento de projetos existem?
Há 12 princípios, que podem ser agrupados em três grupos: definição do projeto, definição de funções e responsabilidades e estabelecimento de valores.
Conclusão
Os princípios de gerenciamento de projetos são os blocos de construção de todas as empresas, não importa se são grandes ou pequenas.
Use-os com sabedoria, e todos os seus projetos serão um sucesso!
Entretanto, esses princípios não o ajudarão a gerenciar um projeto inteiro por conta própria.
Felizmente, ferramentas como o ClickUp foram projetadas especificamente para fazer todo o trabalho pesado, auxiliando-o com todas as suas tarefas, cronogramas e membros da equipe.
Se você estiver seguindo metodologias tais como Cachoeira , Ágil ou Enxuto o ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para organizar seu trabalho.
Assim obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e gerenciar seus projetos será muito fácil!
