12 princípios-chave do gerenciamento de projetos (Guia essencial)

{ “@context”: “http://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [ { “@type”: “Question”, “name”: “Quais são os princípios da gestão de projetos?”, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Deve ser um projeto" } }, { "@type": "Question", "name": "Quais são os princípios básicos do gerenciamento de projetos?", "resposta aceita": { "@type": "Resposta", "texto": "Embora existam opiniões divergentes sobre os pontos mais delicados, os princípios básicos do gerenciamento de projetos incluem o seguinte: um projeto claramente definido por meio de estrutura, resultados e estratégia; funções da equipe claramente identificadas, incluindo o gerente de projeto, e o estabelecimento de valores como alinhamento organizacional, comunicação, transparência, responsabilidade, gerenciamento de riscos e medição de desempenho. " } }, { "@type": "Pergunta", "nome": "Quantos princípios de gerenciamento de projetos existem?", "resposta aceita": { "@type": "Resposta", "texto": "Existem 12 princípios, que podem ser agrupados em 3 categorias - definição do projeto, definição de funções e responsabilidades e estabelecimento de valores. " } } ] }

Há muitos aspectos envolvidos no gerenciamento de projetos.

Orçamentação, obtenção da aprovação das partes interessadas no projeto, criação da sua equipe, monitoramento do progresso, elaboração de relatórios...

E isso é apenas a ponta do iceberg!

Se você está gritando internamente, não se preocupe!

Aqui está algo para ajudá-lo:

Os princípios de gerenciamento de projetos funcionam como uma bússola confiável enquanto você navega por todo o processo de gerenciamento de projetos.

Neste artigo, explicaremos quais são esses princípios básicos de gerenciamento de projetos, suas vantagens e como você pode usá-los para gerenciar projetos de sucesso.

Vamos começar.

Quais são os princípios da gestão de projetos?

Os princípios de gerenciamento de projetos são conceitos fundamentais que você pode usar para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.

Muito simples, certo?

Então, quais são os princípios básicos de gerenciamento de projetos que todos os gerentes de projetos devem seguir à risca?

Agrupamos esses 12 princípios em três categorias.

Vamos dar uma olhada:

Definindo um projeto

Princípio 1: Deve ser um projeto

O princípio mais básico é que deve haver um projeto.

Vamos usar a definição de projeto do Project Management Institute: para ser considerado um projeto, o trabalho deve ser um esforço temporário e seu objetivo deve ser criar valor.

Como o gerenciamento de projetos é uma ferramenta usada para gerenciar um projeto de forma eficaz, os princípios do gerenciamento de projetos devem se aplicar a essa definição.

Atividades como responder a tickets ou editar conteúdo, portanto, não contam como um projeto.

Princípio 2: Uma estrutura clara do projeto

Um princípio fundamental em um plano de gerenciamento de projetos durante a fase de definição é a estrutura do projeto.

Sem isso, seu projeto desmoronará mais rápido do que uma torre de Jenga!

Aqui estão três componentes que precisam ser definidos:

A. Objetivos do projeto

Como você começa algo se não sabe o que quer fazer em primeiro lugar?

Determinar uma meta colocará as coisas em movimento e ajudará você a criar a estrutura do projeto. Comece perguntando a si mesmo quais são os requisitos do projeto, o que precisa ser feito e por quê.

Como gerente de projetos, você precisa esclarecer o objetivo do projeto e torná-lo compreensível para todos os envolvidos nele.

Mas como definir as metas do projeto? E qual é a diferença entre metas e objetivos?

Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, tornam o estabelecimento de metas e objetivos muito fácil.

B. Cronograma do projeto

Ninguém tem tempo ilimitado para concluir um projeto.

(a menos que você possa reverter o tempo como o Dr. Strange)

Para concluir um projeto rapidamente, você precisa ter um cronograma claro.

Ele contém as tarefas que precisam ser realizadas e suas datas de início e término.

Ele também indica a ordem em que as tarefas precisam ser realizadas.

C. Marcos

Você deve primeiro definir marcos e, em seguida, dividir seu cronograma nesses marcos importantes.

O que é isso?

Os marcos são indicadores que ajudam você a entender quando o projeto entrou em uma nova fase.

Por exemplo, se sua equipe está avançando de um marco para outro em apenas alguns dias, você sabe que eles estão trabalhando mais rápido do que o Flash com cafeína!

E se houver um longo intervalo entre dois marcos, você precisará garantir que eles avancem em alta velocidade.

Com essa abordagem, você poderá cumprir o cronograma do projeto. Sempre.

Ufa!

Outra coisa: os marcos impulsionam o moral da equipe.

Porque, lembre-se, todos gostam de ver progressos visíveis.

Princípio 3: Identificar os resultados esperados do projeto

O próximo princípio de gerenciamento de projetos é definir os resultados esperados do projeto.

Entregáveis referem-se a qualquer resultado ou produto exclusivo relacionado a um processo ou fase específica do projeto.

Então, como você define os resultados esperados de um projeto?

Comece fazendo a si mesmo as perguntas corretas, como:

Esses tipos de perguntas ajudarão você a determinar os resultados e os requisitos do projeto.

Aqui estão alguns exemplos de resultados que sua equipe pode ter que trabalhar:

Parece que as coisas finalmente estão melhorando para Jim, de “Stranger Things”!

Há outro benefício em ter resultados bem definidos com antecedência.

Você não precisará se esforçar para adicionar novos resultados no meio do projeto.

Isso não só evitará que você gaste muito tempo com isso, como também não precisará trabalhar horas extras para cumprir os prazos.

Dessa forma, você não precisará reduzir o tempo que passa assistindo a séries policiais na Netflix.

Princípio 4: Alocação dos orçamentos dos projetos

Não seria maravilhoso se você tivesse um orçamento ilimitado?

Infelizmente, a menos que você tenha um gênio que realize esses desejos, precisará trabalhar com um orçamento de projeto rigoroso.

Com recursos limitados, você precisa estar muito atento às suas despesas.

Lembre-se: você não vai querer ficar chocado quando descobrir que suas despesas estão fora do controle!

Então, eis o que você pode fazer:

O orçamento e a contabilidade podem dar muito trabalho e exigir diferentes ferramentas.

Mas por que adquirir várias ferramentas quando um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudá-lo a equilibrar as contas?

Com o modelo de contabilidade pré-definido do ClickUp, você pode gerenciar seus registros de vendas, despesas de projetos, faturas e muito mais, tudo dentro do seu espaço de trabalho.

Princípio 5: Estratégia clara para execução

Antes da fase de execução, você precisa ter um termo de abertura do projeto e um plano do projeto em vigor. Eles desempenham um papel importante no sucesso de grandes projetos.

O que deve ser incluído?

A fase de planejamento deve ter uma definição clara dos indicadores-chave de desempenho (KPIs), do software de gerenciamento de projetos utilizado e dos fatores de risco que podem afetar o resultado.

Você também deve identificar possíveis problemas que possam causar desvios no escopo ou atrapalhar seu progresso.

Identificando as funções e responsabilidades da equipe

Princípio 6: Responsabilidade do gerente ou patrocinador do projeto

O próximo princípio fundamental é que uma pessoa, o gerente de projetos, precisa assumir a responsabilidade pelo sucesso do projeto. Essa pessoa precisa atuar como porta-voz e entrar em acordo com a equipe executiva.

Assim, os gerentes de projeto orientam as partes interessadas no projeto durante o processo de tomada de decisão, definem as responsabilidades da equipe, iniciam o plano do projeto e medem o sucesso.

Devido à natureza multifuncional dessa função, os gerentes de projetos precisam ter ótimas habilidades interpessoais, conhecimento de negócios e tecnologia e experiência na estrutura de divisão do trabalho.

Princípio 7: Funções e responsabilidades atribuídas à equipe

Não basta apenas conhecer o objetivo do seu projeto e definir metas.

Você também deve determinar o que cada membro deve fazer.

Se você não fizer isso, pode começar a se preparar para um funeral: porque seu projeto está morto, mesmo antes de você começar a trabalhar nele!

Quando você define funções e responsabilidades, cada membro da equipe se torna responsável por suas tarefas.

E como os membros da sua equipe sabem exatamente o que fazer, eles não perderão tempo tentando obter clareza sobre o projeto.

Estabelecendo valores

Princípio 8: Comunicação clara entre os membros da equipe

Comunicação deficiente na equipe = resultados ruins.

Ao gerenciar projetos, uma comunicação forte desde o primeiro dia deve ser seu principal objetivo.

Você não quer que a comunicação do seu projeto se transforme em um jogo de “ele disse, ela disse”.

Porque isso seria um desastre.

Mas por quê?

Uma comunicação clara com sua equipe é fundamental para evitar contratempos. Cada membro sabe no que está trabalhando e no que os outros estão trabalhando, o que cria um fluxo de trabalho otimizado.

Além disso, uma comunicação clara permite que você identifique e comemore as conquistas dos membros da equipe.

Princípio 9: Alinhamento em toda a organização

Este é um princípio importante para evitar problemas mais tarde, quando o projeto estiver em andamento.

As partes interessadas e o gerente de projetos trabalham juntos para que todos os componentes da organização se apoiem mutuamente. Isso inclui a missão, a estrutura e os sistemas da empresa.

Estabelecer uma linha de base para o gerenciamento de desempenho com três componentes básicos — custo, cronograma e escopo do projeto — é importante ao alinhar-se aos valores da empresa e definir o escopo de um projeto maior.

Depois que expectativas claras são definidas com a gerência e um gerente de projeto é designado para ser responsável pelas atividades do projeto, essa pessoa deve ter liberdade para tomar decisões relacionadas ao projeto.

Princípio 10: Transparência e responsabilidade

Passando para o próximo princípio de gerenciamento de projetos.

Transparência do projeto.

A menos que você seja um espião fugitivo, se esconder é uma péssima ideia.

Quando você oculta dados ou status do projeto de seus stakeholders e patrocinadores, isso vai te assombrar no futuro.

E isso pode diminuir a confiança entre sua equipe e as partes interessadas.

No entanto, isso não aconteceria se você e sua equipe mantivessem sempre a transparência.

Se todos puderem acessar informações relevantes sobre o projeto, incluindo status, marcos e cronograma, tudo ficará muito mais fácil.

O resultado?

Os níveis de engajamento da sua equipe vão disparar, e eles ficarão muito mais felizes e satisfeitos com o trabalho também.

Com o recurso Convidados do ClickUp, você pode colaborar com pessoas fora da sua equipe, como partes interessadas ou clientes.

Princípio 11: Gerenciamento e detecção de riscos

Todo projeto envolve certos riscos. Isso é especialmente verdadeiro quando se lida com várias partes complexas no gerenciamento de projetos empresariais.

Experimente estas ferramentas de software de gerenciamento de projetos empresariais!

Ao avaliar esses riscos antes do início do projeto, você estará preparado para enfrentar quaisquer problemas potenciais que possam surgir.

E esse não é o único benefício:

Com essa abordagem, você também pode designar uma equipe inteira para se concentrar nos riscos que surgem durante o ciclo de vida do projeto.

Confira estes modelos de gerenciamento de riscos!

(Achamos que “Riskbusters” seria um nome adequado para essa equipe. 😉 )

Princípio 12: Medição do progresso do projeto

Monitorar e medir o progresso é um princípio básico que é crucial para todo o processo de gerenciamento de projetos.

Imagine se não houvesse monitoramento.

Trabalhar em casa seria algo assim...

Com os gráficos de Gantt do ClickUp, você pode visualizar todas as tarefas que precisam ser realizadas, seus prazos e os membros da equipe designados para elas.

E aí está.

Todos os princípios para gerenciar projetos bem-sucedidos agrupados em três categorias.

Perguntas frequentes

Quais são os princípios básicos do gerenciamento de projetos?

Embora existam opiniões divergentes sobre os detalhes, os princípios básicos do gerenciamento de projetos incluem o seguinte: um projeto claramente definido por meio de estrutura, resultados e estratégia; funções da equipe claramente identificadas, incluindo o gerente de projeto, e o estabelecimento de valores como alinhamento organizacional, comunicação, transparência, responsabilidade, gerenciamento de riscos e medição de desempenho.

Quantos princípios de gerenciamento de projetos existem?

Existem 12 princípios, que podem ser agrupados em três categorias: definir o projeto, definir funções e responsabilidades e estabelecer valores.

Conclusão

Os princípios de gerenciamento de projetos são os alicerces de todas as empresas, independentemente do seu tamanho.

Use-os com sabedoria e todos os seus projetos serão um grande sucesso!

No entanto, esses princípios não vão ajudá-lo a gerenciar um projeto inteiro sozinho.

Felizmente, ferramentas como o ClickUp foram projetadas especificamente para fazer todo o trabalho pesado, auxiliando você em todas as suas tarefas, cronogramas e membros da equipe.

Quer você siga metodologias como Waterfall, Agile ou Lean, o ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para organizar seu trabalho.

Então, baixe o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e gerenciar seus projetos será muito fácil!