é o presidente e fundador da Institute of Project Management _, ex-vice-presidente da International Project Management Association (IPMA) e um especialista respeitado internacionalmente na disciplina
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Você sabia que até 35% dos projetos não conseguem atingir os objetivos comerciais de satisfação das partes interessadas?
O sucesso de um projeto geralmente depende de sua abordagem para
principalmente como você lida com o risco de custo do projeto.
Portanto, de todos os projetos bem-sucedidos, apenas 62% conseguem ficar dentro do orçamento. Exceder o
orçamento planejado do projeto
o excesso de custos é um dos riscos mais comuns.
Para evitar que isso aconteça, todo projeto deve ter seu
plano. A análise e o gerenciamento de riscos são essenciais para garantir que seu projeto seja executado sem problemas e com o mínimo possível de surpresas.
Embora os riscos não sejam algo que possa ser totalmente gerenciado, ter um plano adequado para sua ocorrência é crucial se você quiser evitar que seu projeto se torne um fracasso.
Malcolm Bright via
O que é risco de custo no gerenciamento de projetos?
O risco de custo é um dos riscos de projeto mais comuns. Ele pode surgir de um planejamento orçamentário deficiente e de uma estimativa de custos imprecisa. O risco de custo é o risco de exceder o orçamento de um projeto ou de não entregar um valor justo para compensar os custos. Além disso, você pode enfrentar custos mais altos devido a fatores internos ou externos. Mas o que são esses fatores exatamente?
Riscos de custos internos
Os riscos internos ocorrem devido a ações internas da empresa. Por exemplo, subestimar a quantidade de trabalho necessária para um projeto provavelmente resultará em um cronograma estendido, o que aumenta o custo do projeto. Quanto mais longo for o projeto, mais ele custará. Isso é óbvio! Isso também significa que esse risco está relacionado não apenas ao cronograma, mas também ao desempenho e à qualidade.
O lado bom dos riscos internos é que é possível evitá-los com planejamento e gerenciamento de projetos adequados. Por outro lado, os riscos de custos externos geralmente estão fora do seu controle.
Riscos de custos externos
Os riscos de custos externos incluem riscos que ocorrem fora da empresa. Isso pode incluir mudanças nas regulamentações ou nos padrões do setor, ou cobranças bancárias. Embora você
não possa controlar esses problemas
mas você pode atenuar o impacto deles em seu projeto.
O maior problema com esses riscos é que você não pode prever a probabilidade de ocorrência deles. Os subgrupos de riscos de custos externos incluem riscos econômicos, políticos e naturais.
Por que o gerenciamento de riscos de custos é importante?
Há uma variedade de
mas a maioria dos problemas está ligada ao gerenciamento deficiente dos custos. Em termos simples, se você não conseguir manter os custos sob controle, seu projeto fracassará. Com o gerenciamento de riscos de custos, você pode
. É muito bom ter essa visibilidade do orçamento, pois ela permite que você tome decisões que o afastarão das dívidas. De acordo com o estudo de 2021 do PMI 38% dos projetos não ficam dentro da faixa de orçamento planejada e 35% dos projetos fracassam devido a uma perda de orçamento.
O gerenciamento de risco de custo é uma parte crucial do gerenciamento de um projeto, pois muitas vezes o sucesso ou o fracasso do projeto depende disso.
Use as dicas a seguir para gerenciar melhor os riscos de custo do projeto e aumentar suas chances de sucesso.
10 dicas eficazes para gerenciar os riscos de custo do projeto
Embora talvez não seja possível controlar todos os riscos envolvidos no seu projeto, você deve se preparar para eles o máximo que puder, especialmente para aqueles que você pode controlar. Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao tentar gerenciar os riscos de custo do projeto:
1. Preste atenção às áreas em que os custos podem aumentar
Os custos do projeto são normalmente divididos em três grupos básicos:
- Custos diretos* são os custos diretamente necessários para apoiar seu projeto. Isso inclui mão de obra, equipamentos e materiais.
- Os custos indiretos cobrem os custos administrativos e aspectos operacionais de um projeto como o custo de revisão de documentos, realização de avaliações ou contratação de inspetores para um projeto.
- Custos indiretos incluem os custos de atividades que você não pode vincular direta ou indiretamente ao projeto. Os custos essenciais da empresa, como aluguel e serviços públicos, despesas legais, treinamento e seguro, também fazem parte dos custos indiretos.
*Os custos diretos geralmente são a fonte dos riscos de custo dessas categorias. Portanto, é essencial prestar atenção ao custo da mão de obra, dos equipamentos e dos materiais para ajudar a diminuir o risco de aumento dos custos.
2. Inclua contingências no orçamento do seu projeto
Uma contingência é uma circunstância futura que você não pode garantir que ocorrerá ou não. Por exemplo, você não pode garantir que seu projeto será concluído no prazo, o que aumenta o custo da mão de obra e dos custos indiretos.
A inclusão de contingências no orçamento do projeto minimiza o impacto desses eventos em seu resultado final. Além disso, reservar uma parte do orçamento o ajuda a lidar com custos imprevistos.
Considere reservar uma parte ainda maior de seu orçamento para projetos com riscos maiores.
via Broadleaf.com
3. Crie um plano completo de gerenciamento de riscos
A
projeto bem-sucedido precisa de um roteiro detalhado
. Um roteiro fornece uma visão geral do
cronogramas e objetivos do projeto
. Como parte do seu roteiro, você precisará identificar possíveis riscos.
O planejamento do gerenciamento de riscos ajuda a identificar, avaliar e mitigar os possíveis riscos. Ele também exige que você defina sua tolerância ao risco; você pode estabelecer limites para o nível de risco que está disposto a assumir.
A tolerância ao risco facilita a priorização dos riscos. Você pode decidir quais problemas exigem atenção imediata e quais podem levar a uma melhor tomada de decisão e a custos mais baixos no longo prazo.
Um plano de gerenciamento de riscos também deve incluir um plano de resposta. Primeiro, decida como lidar com eventos específicos, como ultrapassar o orçamento de mão de obra ou gastar mais em materiais do que o previsto.
4. Inicie um registro de riscos do projeto para rastrear os riscos
Como parte de seu plano de gerenciamento de riscos,
. Um registro de riscos fornece uma lista de todos os riscos que você identifica durante a avaliação do projeto. Ele fornece um plano para antecipar e resolver problemas rapidamente.
Inclua uma variedade de campos para registrar cada risco. Por exemplo, descreva o risco, o impacto previsto no projeto e como você planeja reagir caso ele ocorra. Talvez você também queira designar alguém para cada risco, em vez de fazer com que o rastreamento dos riscos seja responsabilidade de um único membro da equipe.
Continue a monitorar os riscos em cada estágio do projeto. Acompanhe o status dos riscos para saber quando iniciar o plano de resposta.
5. Determine a probabilidade e o impacto de cada risco
Seu registro de riscos deve incluir a probabilidade e o impacto de cada risco. A probabilidade de um risco específico é a probabilidade de que ele ocorra em algum momento durante o projeto.
Por exemplo, o risco de atrasos devido à falta de materiais de vendedores ou fornecedores pode aumentar durante problemas na cadeia de suprimentos. Você também pode enfrentar uma probabilidade maior de lentidão ao lidar com a falta de mão de obra ou de recursos.
Depois de analisar a probabilidade de um evento, você precisará considerar seu impacto. Pense em como o evento pode atrapalhar seus planos, exigindo que você interrompa outros trabalhos ou atrase uma etapa do projeto.
Você também pode classificar a probabilidade e o impacto de cada evento em uma escala numérica de um a cinco ou de um a dez. As classificações o ajudam a priorizar seus recursos ao lidar com os riscos.
Bônus: Use_ **Modelos_RAID **Para gerenciar riscos
6. Descreva os
Estrutura de decomposição do trabalho
(
)
A estimativa de custos é o processo de prever o custo do projeto para atingir metas específicas. A estimativa de custos deve levar em conta todos os elementos necessários para o projeto, inclusive mão de obra e materiais.
A
estrutura analítica do trabalho (WBS)
ajuda a criar uma estimativa de custo mais precisa. Ela exige que você divida o projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis.
A EAP também é uma ferramenta comum para projetos baseados em entregas. Você pode separar o projeto em pacotes de trabalho (WPs) menores. Cada WP deve ter seus próprios custos, riscos e membros de equipe designados. Um pacote de trabalho facilita a detecção de custos excedentes em uma tarefa específica antes que isso comece a afetar outras áreas do projeto.
7. Medir o desempenho com o Earned Value Management (EVM)
O gerenciamento de valor agregado (EVM) ajuda você a medir o desempenho de cada tarefa ou pacote de trabalho. Ele envolve a avaliação do desempenho atual em relação ao desempenho planejado.
Essa técnica pode ajudá-lo a gerenciar e controlar seu projeto, mas você não pode confiar apenas no EVM porque ele pode mudar rapidamente.
Se você medir todos os riscos com o EVM, poderá cobrir o impacto da ocorrência de um ou mais riscos com o orçamento de contingência.
O valor agregado é o valor do orçamento que você ganhou com base na quantidade de trabalho concluído.
via Planningengineer.net
Vamos dar um exemplo: o orçamento do projeto é de US$ 20.000 com um cronograma de seis meses. Após três meses, você concluiu 50% do trabalho. O valor ganho atual é de US$ 10.000. Nesse estágio do projeto, você deveria ter gasto cerca de metade do orçamento.
Quando os custos reais começam a exceder o valor agregado, você precisa parar e avaliar a causa do excesso de custos.
8. Compare os vendedores e fornecedores do projeto
Encontrar os vendedores e fornecedores certos para o projeto pode ajudar a reduzir os riscos de custo do projeto. Atrasos e aumento das cobranças de vendedores e fornecedores podem afetar o custo de seu projeto de várias maneiras.
Ao comparar vendedores e fornecedores, preste atenção a mais do que apenas os preços. Você também precisa garantir que seus parceiros sejam confiáveis e capazes de entregar mercadorias ou serviços no prazo.
Por exemplo, se um fornecedor não puder atender a um pedido, talvez você precise usar equipamentos, materiais ou software diferentes para concluir uma tarefa. Essas mudanças podem aumentar os custos e o cronograma.
9. Evite aumentar o escopo do projeto
Alterar o escopo de um projeto geralmente leva ao aumento dos custos. Os clientes e as partes interessadas podem propor mudanças no projeto a qualquer momento. Entretanto, algumas alterações podem aumentar drasticamente os custos ou o cronograma de conclusão.
Os gerentes de projeto precisam saber quais mudanças são muito difíceis de implementar sem fundos adicionais. Aderir ao escopo planejado do projeto ajuda a manter o orçamento e o cronograma no caminho certo.
Saiba mais sobre o_ **Triângulo de gerenciamento de projetos **e veja como os custos, o escopo e o tempo afetam a qualidade de um projeto
Dê uma olhada nestes_ **Modelos de proposta orçamentária !
10. Use o software de gerenciamento de projetos para monitorar os custos
Nunca pare de procurar custos inesperados. Em vez disso, monitore frequentemente seu progresso usando as melhores ferramentas disponíveis, como
software de gerenciamento de projetos
.
Plataformas de gerenciamento de projetos
como, por exemplo
o ClickUp, por exemplo, oferece uma solução personalizável para rastrear todas as áreas do seu projeto. Por exemplo, se você estiver se sentindo sobrecarregado com o gerenciamento de riscos do projeto,
O modelo de orçamento do ClickUp
do ClickUp pode ser útil para monitorar o orçamento do projeto e ajudá-lo a ficar atento aos riscos de custo. Além disso, você pode gerenciar facilmente fluxos de trabalho, definir metas e visualizar estatísticas em tempo real com o
Painel de controle visual do ClickUp
.
Esses são apenas alguns dos
vantagens do software de gerenciamento de projetos
. Você também pode economizar tempo,
e muito mais.
Criação de relatórios orçamentários com Dashboards no ClickUp
Mantenha os custos do seu projeto sob controle
O gerenciamento de risco de custo é essencial para o sucesso de seu próximo projeto. Preste muita atenção a todos os custos relacionados em cada estágio do projeto.
Você tem o maior controle sobre os custos diretos, inclusive os custos de equipamentos, materiais e mão de obra. Para se preparar melhor para eventos de risco e obter maior controle sobre os riscos de custo do projeto, considere usar um software de gerenciamento de projetos .
Uma solução eficaz de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, pode evitar o excesso de programação e atenuar outros fatores de risco associados ao aumento de custos. Use-a para se manter organizado, gerenciar seus orçamentos e obter relatórios em tempo real, comunicar-se com sua equipe e muito mais.