Ed Naughton é presidente e fundador do Instituto de Gestão de Projetos, ex-vice-presidente da Associação Internacional de Gestão de Projetos (IPMA) e especialista internacionalmente respeitado na área.
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Você sabia que até 35% dos projetos não conseguem atingir os objetivos comerciais de satisfação das partes interessadas?
O sucesso de um projeto depende frequentemente da sua abordagem à gestão de riscos, principalmente da forma como lida com o risco de custo do projeto.
Assim, de todos os projetos bem-sucedidos, apenas 62% conseguem permanecer dentro do orçamento. Exceder o orçamento planejado do projeto, também conhecido como excedente de custos, é um dos riscos mais comuns.
Para evitar que isso aconteça, todo projeto deve ter seu plano de gerenciamento de riscos. A análise e o gerenciamento de riscos são essenciais para garantir que seu projeto corra bem, com o mínimo possível de surpresas.
Embora os riscos não sejam algo que possa ser totalmente gerenciado, ter um plano adequado para sua ocorrência é crucial se você quiser evitar que seu projeto se torne um fracasso.
O que é risco de custo na gestão de projetos?
O risco de custo é um dos riscos mais comuns em projetos. Ele pode surgir de um planejamento orçamentário inadequado e de uma estimativa de custos imprecisa. O risco de custo é o risco de exceder o orçamento de um projeto ou de não conseguir entregar um valor justo para compensar os custos. Além disso, você pode enfrentar custos mais altos devido a fatores internos ou externos. Mas o que exatamente são esses fatores?
Riscos de custo internos
Os riscos internos ocorrem devido a ações internas da empresa. Por exemplo, subestimar a quantidade de trabalho necessária para um projeto provavelmente resultará em um cronograma prolongado, o que aumenta o custo do projeto. Quanto mais longo for o projeto, mais ele custará. É óbvio! Isso também significa que esse risco está relacionado não apenas ao cronograma, mas também ao desempenho e à qualidade.
O lado positivo dos riscos internos é que você pode evitá-los com um planejamento e gerenciamento de projetos adequados. Por outro lado, os riscos de custo externos geralmente estão fora do seu controle.
Riscos de custos externos
Os riscos de custo externos incluem riscos que ocorrem fora da empresa. Isso pode incluir alterações nas regulamentações ou normas do setor, ou encargos bancários. Embora você não possa controlar essas questões, é possível mitigar seu impacto no seu projeto.
O maior problema com esses riscos é que você não pode prever a probabilidade de ocorrência deles. Os subgrupos de riscos de custos externos incluem riscos econômicos, políticos e naturais.
Por que o gerenciamento do risco de custo é importante?
Existem várias causas para o fracasso, mas a maioria dos problemas está relacionada à má gestão de custos. Simplificando, se você não conseguir manter os custos sob controle, seu projeto fracassará. Com a gestão do risco de custo, você pode prever despesas futuras. Essa visibilidade do orçamento é algo muito útil, pois permite que você tome decisões que o afastarão das dívidas.
De acordo com o estudo do PMI de 2021, 38% dos projetos não ficam dentro do orçamento planejado e 35% dos projetos fracassam devido a uma perda orçamentária.
O gerenciamento do risco de custo é uma parte crucial do gerenciamento de um projeto, pois muitas vezes o sucesso ou o fracasso do projeto depende disso.
Use as dicas a seguir para gerenciar melhor os riscos de custo do projeto e aumentar suas chances de sucesso.
10 dicas eficazes para gerenciar os riscos de custo do projeto
Embora você possa não ser capaz de controlar todos os riscos envolvidos em seu projeto, deve se preparar para eles o máximo possível, especialmente aqueles que você pode controlar. Aqui estão algumas coisas a ter em mente ao tentar gerenciar os riscos de custo do projeto:
1. Preste atenção às áreas em que os custos podem aumentar
Os custos do projeto são normalmente divididos em três grupos básicos:
- Os custos diretos são os custos diretamente necessários para apoiar o seu projeto. Isso inclui mão de obra, equipamentos e materiais.
- Os custos indiretos abrangem os aspectos administrativos e operacionais de um projeto, tais como o custo da revisão de documentos, da realização de avaliações ou da contratação de inspetores para um projeto.
- As despesas gerais incluem os custos de atividades que você não pode vincular direta ou indiretamente ao projeto. Custos essenciais da empresa, como aluguel e serviços públicos, despesas legais, treinamento e seguros, também fazem parte das suas despesas gerais.
*Os custos diretos são frequentemente a fonte dos riscos de custo dessas categorias. Portanto, é essencial prestar atenção ao custo da mão de obra, equipamentos e materiais para ajudar a diminuir o risco de aumento dos custos.
2. Inclua contingências no orçamento do seu projeto
Uma contingência é uma circunstância futura que você não pode garantir que irá ou não acontecer. Por exemplo, você não pode garantir que seu projeto será concluído no prazo, o que aumenta o custo de mão de obra e despesas gerais.
Incluir contingências no orçamento do seu projeto minimiza o impacto desses eventos nos seus resultados financeiros. Além disso, reservar uma parte do orçamento ajuda você a lidar com custos imprevistos.
Considere reservar uma parte ainda maior do seu orçamento para projetos com riscos maiores.
3. Crie um plano de gerenciamento de riscos completo
Um projeto bem-sucedido precisa de um roteiro detalhado. Um roteiro fornece uma visão geral dos prazos e objetivos do projeto. Como parte do seu roteiro, você precisará identificar possíveis riscos.
O planejamento do gerenciamento de riscos ajuda a identificar, avaliar e mitigar riscos potenciais. Também exige que você defina sua tolerância ao risco; você pode definir limites para o nível de risco que está disposto a assumir.
A tolerância ao risco facilita a priorização dos riscos. Você pode decidir quais questões requerem atenção imediata e quais podem levar a melhores tomadas de decisão e custos mais baixos a longo prazo.
Um plano de gerenciamento de riscos também deve incluir um plano de resposta. Primeiro, decida como você lidará com eventos específicos, como exceder seu orçamento de mão de obra ou gastar mais com materiais do que o previsto.
4. Crie um registro de riscos do projeto para acompanhar os riscos
Como parte do seu plano de gerenciamento de riscos, crie um registro de riscos. Um registro de riscos fornece uma lista de todos os riscos que você identifica durante a avaliação do projeto. Ele oferece um plano para antecipar e resolver problemas rapidamente.
Inclua vários campos para registrar cada risco. Por exemplo, descreva o risco, o impacto previsto no projeto e como você planeja responder se ele ocorrer. Você também pode designar alguém para cada risco, em vez de tornar o acompanhamento dos riscos responsabilidade de um único membro da equipe.
Continue monitorando os riscos em todas as etapas do projeto. Acompanhe o status dos riscos para saber quando iniciar seu plano de resposta.
5. Determine a probabilidade e o impacto de cada risco
Seu registro de riscos deve incluir a probabilidade e o impacto de cada risco. A probabilidade de um risco específico é a chance de que ele ocorra em algum momento durante o projeto.
Por exemplo, o risco de atrasos devido à escassez de materiais de fornecedores ou distribuidores pode aumentar durante problemas na cadeia de abastecimento. Você também pode enfrentar uma maior probabilidade de lentidão ao lidar com a falta de mão de obra ou recursos.
Depois de analisar a probabilidade de um evento, você precisará considerar seu impacto. Pense em como o evento pode atrapalhar seus planos, exigindo que você interrompa outros trabalhos ou adie uma etapa do projeto.
Você também pode classificar a probabilidade e o impacto de cada evento em uma escala numérica de um a cinco ou de um a dez. As classificações ajudam você a priorizar seus recursos ao lidar com riscos.
Bônus: use modelos RAID para gerenciar riscos!
6. Descreva a Estrutura Analítica do Projeto ( EAP )
A estimativa de custos é o processo de prever o custo do projeto para atingir objetivos específicos. A estimativa de custos deve levar em conta todos os elementos necessários para o projeto, incluindo mão de obra e materiais.
Uma estrutura de divisão do trabalho (WBS) ajuda você a criar uma estimativa de custo mais precisa. Ela exige que você divida seu projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis.
Uma WBS também é uma ferramenta comum para projetos baseados em entregas. Você pode separar o projeto em pacotes de trabalho (WPs) menores. Cada WP deve ter seus próprios custos, riscos e membros da equipe designados. Um pacote de trabalho facilita a detecção de excedentes de custos em uma tarefa específica antes que isso comece a afetar outras áreas do projeto.
7. Avalie o desempenho com o Gerenciamento do Valor Agregado (EVM)
A gestão do valor agregado (EVM) ajuda você a medir o desempenho de cada tarefa ou pacote de trabalho. Ela envolve a avaliação do desempenho atual em relação ao desempenho planejado.
Essa técnica pode ajudá-lo a gerenciar e controlar seu projeto, mas você não pode confiar apenas no EVM, pois ele pode mudar rapidamente.
Se você medir todos os seus riscos com EVM, poderá cobrir o impacto de um ou mais riscos que ocorram com o orçamento de contingência.
O valor agregado é o valor do orçamento que você ganhou com base na quantidade de trabalho concluído.
Vamos dar um exemplo: o orçamento do projeto é de US$ 20.000, com um prazo de seis meses. Após três meses, você concluiu 50% do trabalho. O valor ganho atual é de US$ 10.000. Nesta fase do projeto, você deveria ter gasto cerca de metade do orçamento.
Quando os custos reais começarem a exceder o valor ganho, você precisa parar e avaliar a causa do excedente de custos.
8. Compare fornecedores e prestadores de serviços para o projeto
Encontrar os fornecedores certos para o projeto pode ajudar a mitigar os riscos de custo do projeto. Atrasos e aumento de custos por parte dos fornecedores podem afetar o custo do seu projeto de várias maneiras.
Ao comparar fornecedores e prestadores de serviços, preste atenção a mais do que apenas os preços. Você também precisa garantir que seus parceiros sejam confiáveis e capazes de entregar bens ou serviços dentro do prazo.
Por exemplo, se um fornecedor não puder atender a um pedido, talvez seja necessário usar equipamentos, materiais ou softwares diferentes para concluir uma tarefa. Essas mudanças podem aumentar seus custos e prolongar o prazo.
9. Evite aumentar o escopo do projeto
Alterar o escopo de um projeto muitas vezes leva a um aumento nos custos. Clientes e partes interessadas podem propor mudanças no projeto a qualquer momento. No entanto, algumas mudanças podem aumentar drasticamente os custos ou o prazo para conclusão.
Os gerentes de projeto precisam saber quais mudanças são muito difíceis de implementar sem fundos adicionais. Manter o escopo planejado do projeto ajuda a manter o orçamento e o cronograma dentro do previsto.
Saiba mais sobre o triângulo da gestão de projetos e veja como os custos, o escopo e o tempo afetam a qualidade dos projetos.
Confira estes modelos de proposta orçamentária!
10. Use um software de gerenciamento de projetos para monitorar os custos
Nunca deixe de procurar custos inesperados. Em vez disso, monitore frequentemente o seu progresso usando as melhores ferramentas disponíveis, como software de gerenciamento de projetos.
Plataformas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, oferecem uma solução personalizável para acompanhar todas as áreas do seu projeto. Por exemplo, se você está se sentindo sobrecarregado com o gerenciamento de riscos do projeto, o modelo de orçamento do ClickUp pode ser útil para acompanhar o orçamento do seu projeto e ajudá-lo a ficar atento aos riscos de custo. Além disso, você pode gerenciar facilmente fluxos de trabalho, definir metas e visualizar estatísticas em tempo real com o painel visual do ClickUp.
Estas são apenas algumas das vantagens do software de gerenciamento de projetos. Você também pode economizar tempo, melhorar a comunicação e muito mais.
Mantenha os custos do seu projeto sob controle
O gerenciamento do risco de custo é essencial para o sucesso do seu próximo projeto. Preste muita atenção a todos os custos relacionados em cada etapa do projeto.
Você tem maior controle sobre os custos diretos, incluindo os custos de equipamentos, materiais e mão de obra. Para se preparar melhor para eventos de risco e obter maior controle sobre os riscos de custo do projeto, considere o uso de um software de gerenciamento de projetos.
Uma solução eficaz de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, pode evitar o excesso de programação e mitigar outros fatores de risco associados ao aumento de custos. Use-a para se manter organizado, gerenciar seus orçamentos, obter relatórios em tempo real, comunicar-se com sua equipe e muito mais.