Antonio é um mago das palavras na Tribal Credit, empresa de serviços financeiros feita sob medida para startups. Ele tem mais de cinco anos de experiência contando histórias de tomadores de decisão em relações públicas e, agora, em finanças e empreendedorismo. Quando não está no trabalho testando sua tolerância à cafeína, ele pode estar praticando muay thai ou lendo ficção.
Equilibrar o ritmo acelerado de uma empresa com uma tarefa que exige precisão, como a gestão de despesas, é cada vez mais desafiador para a produtividade.
Um relatório da SAP Concur mostra que 6 em cada 10 funcionários já apresentaram pelo menos um relatório de despesas incorreto e pelo menos 33% já enviaram documentos com cinco ou mais erros.
Para encontrar essa imprecisão, os colaboradores precisam verificar cada entrada sem a garantia de identificá-la. Isso pode levar a altos custos e riscos de conformidade.
Hoje em dia, temos ferramentas de gestão dedicadas a resolver essas questões e medir a produtividade para detectar nossas áreas de oportunidade.
Então, por que isso ainda é um problema?
O desafio não é a falta de ferramentas disponíveis, mas sim o número crescente delas. Os líderes financeiros precisam escolher quais ferramentas e serviços são ideais para o desempenho da equipe, e muitas vezes essa tarefa é complicada por si só.
Se sua equipe precisa de um empurrãozinho, estamos aqui para ajudá-lo.
Aqui estão cinco dicas para aumentar a produtividade e a precisão da sua equipe de gestão de despesas.
Mas, primeiro, vamos ao que interessa.
O que faz uma equipe de gestão de despesas?
Você se lembra da sua primeira viagem de negócios? Nós nos lembramos, e também nos lembramos de que perdemos os recibos das nossas passagens aéreas, por isso não pudemos apresentá-los à equipe de contabilidade. Inevitavelmente, recebemos o clássico olhar de desapontamento.
Para evitar problemas como os mencionados acima, uma equipe de gestão de despesas verifica se todas as despesas são justificadas e estão dentro do orçamento do projeto, usando todos os bilhetes, faturas ou recibos que você coletou durante a viagem para garantir a responsabilidade nas operações da empresa. Basicamente, eles são os guardiões do fluxo de caixa da empresa e seu trabalho é crucial para a saúde financeira!
Sem uma equipe de gestão de despesas com uma função tão vital, isso poderia ser prejudicial para toda a operação. Afinal, nenhuma empresa no mundo quer ficar sem dinheiro, certo?
Imagine o seguinte: a CB Insights argumenta que ficar sem dinheiro é a principal razão pela qual as startups fracassam. Depois de analisar mais de 100 relatórios pós-mortem, eles perceberam que a projeção imprecisa de despesas era uma das principais razões pelas quais não conseguiam garantir o envolvimento de investidores em rodadas posteriores.
É por isso que a combinação precisa de ferramentas e serviços que possam aumentar a produtividade de uma equipe de gestão de despesas pode beneficiar toda a organização.
Dica nº 1: acompanhamento em tempo real
Na época em que as despesas eram registradas em papel, um dispositivo que pudesse informar quando, onde e como o fluxo de caixa era gasto em tempo real era o Santo Graal dos departamentos de contabilidade.
As empresas precisam de equipes de despesas para prever possíveis anomalias, pois é sempre melhor ser proativo e agir o mais rápido possível.
Com base no ponto de equilíbrio para cada período operacional, as equipes podem definir um teto de despesas e usar um painel que permite acompanhar em tempo real como o fluxo de dinheiro está se movendo e ver quaisquer problemas potenciais.
Dica nº 2: crie um relatório com apenas alguns cliques
O Aberdeen Group estima que o processamento de um único relatório de despesas custa às pequenas e médias empresas uma média de US$ 35.
Você não acha que seria mais barato verificar duas vezes do que refazer o trabalho?
Gaste menos tempo gerando relatórios e crie espaço para sua equipe verificar inconsistências.
O uso de soluções de software como o Dashboard da ClickUp e suas ferramentas para criar relatórios permite que a equipe otimize sua produtividade, reduzindo o tempo necessário para elaborá-los.
Além disso, você pode criar seu próprio centro de controle de missões para toda a sua equipe. Dessa forma, você pode obter informações valiosas sobre o trabalho da sua equipe e identificar onde pode melhorar o processo de relatórios de despesas para reduzir custos.
📌 Dica profissional: Assista à ClickUp University: Aproveite os relatórios com painéis
Dica nº 3: Conte a história e construa pontes
Não é incomum que as equipes financeiras (e os profissionais de finanças em geral) tenham dificuldade em transmitir seus conhecimentos e insights de maneira acessível e convincente, pelo menos para os não iniciados.
Quando questionado sobre por que os gráficos e tabelas eram apenas compilações secas de estatísticas enfadonhas, Edward Tufte (você sabe, o cara chamado de Galileu dos gráficos pela Bloomberg ) respondeu:
Se as estatísticas são enfadonhas, então você tem os números errados.
Evite relatórios enfadonhos, não apenas por uma questão de diversão, mas principalmente por uma questão de clareza.
Incorpore recursos visuais e técnicas de narrativa ao seu fluxo de trabalho e você verá como é possível melhorar a comunicação entre as equipes.
Dica nº 4: Tomada de decisões com facilidade
Os líderes financeiros e tomadores de decisão podem se concentrar quase que exclusivamente no planejamento e na estratégia se a equipe puder gerar insights com dados de qualidade em tempo real, graças a ferramentas como painéis e relatórios com um clique.
De acordo com a pesquisa anual da Gartner com diretores financeiros, a principal prioridade dos líderes financeiros em 2021 é a análise avançada de dados.
A importância e a complexidade da análise avançada de dados e das ferramentas digitais na transformação dos departamentos financeiros serão fundamentais para que as partes interessadas impulsionem seu trabalho para o próximo nível.
É fundamental contar com os prestadores de serviços certos para facilitar o processo de transição.
Bônus: modelos de contabilidade geral
Dica nº 5: Invista na sua equipe
Um estudo da AMI-Partners descobriu que uma equipe financeira pode economizar até 500 horas por ano por colaborador usando uma solução integrada de despesas, viagens e faturas.
Ter serviços integrados dedicados à gestão de despesas permite que eles reinvestam o tempo economizado em atividades decisivas, tais como:
- Analisando tendências de gastos
- Encontrando oportunidades de redução de custos
- Aprendendo e aplicando novos recursos de uma solução
Cada recurso que você investe para dar tempo à sua equipe para se concentrar no que é importante, em vez do que é urgente, faz a diferença entre uma gestão que aumenta a produtividade e outra que não.
E, por extensão, para aumentar as chances de a empresa ter uma saúde financeira sólida.
Uma gestão de despesas bem-sucedida começa aqui.
A ponte construída entre as metodologias de gerenciamento de projetos e os truques práticos com as equipes de finanças e gerenciamento de despesas visa otimizar os fluxos de trabalho.
Ao reunir os dados e disponibilizá-los em um único espaço, eles terão tudo o que precisam para agir sem se preocupar com a saturação.
É necessário posicionar a equipe de gestão de despesas na vanguarda da produtividade com as ferramentas certas e inovação de ponta.
Esqueça os olhares decepcionados dos seus colegas por causa de passagens aéreas perdidas.