faz magia com palavras em Crédito tribal _, a empresa de serviços financeiros feita sob medida para startups. Ele tem mais de 5 anos de experiência contando histórias de tomadores de decisão em assuntos públicos e agora em finanças e empreendedorismo. Quando não está no trabalho testando sua tolerância à cafeína, ele pode estar praticando Muay-Thai ou lendo ficção
Equilibrar o ritmo acelerado de uma empresa com uma tarefa que exige precisão, como o gerenciamento de despesas, é um desafio cada vez maior para a produtividade. Um relatório da SAP Concur mostra que 6 em cada 10 funcionários registraram pelo menos uma declaração incorreta relatório de despesas e pelo menos 33% enviaram documentos com cinco erros ou mais.
Para encontrar essa imprecisão, os colaboradores precisam digitalizar todas as entradas sem a garantia de identificá-las. Isso pode levar a altos custos e riscos de conformidade .
Hoje em dia, temos ferramentas de gerenciamento dedicadas a resolver esses problemas e medir a produtividade para detectar nossas áreas de oportunidade. Então, por que isso ainda é uma coisa?
O desafio não é a falta de ferramentas disponíveis, mas um número cada vez maior delas. Os líderes financeiros precisam escolher quais ferramentas e serviços são ideais para o desempenho da equipe e, muitas vezes, essa tarefa é um incômodo por si só.
Se a sua equipe precisar de um empurrãozinho, estamos aqui para ajudá-lo.
Aqui estão cinco dicas para aumentar a produtividade e a precisão da sua equipe de gerenciamento de despesas.
Mas, antes de mais nada.
O que faz uma equipe de gerenciamento de despesas?
Você se lembra daquela sua primeira viagem de negócios? Nós sim, e também nos lembramos de que perdemos os recibos de nossas passagens aéreas e, por isso, não pudemos apresentá-los à equipe de contabilidade. Inevitavelmente, recebemos o clássico olhar de decepção.
Para evitar problemas como os mencionados acima, uma equipe de gerenciamento de despesas verifica se todas as despesas são justificadas e se estão de acordo com a orçamento do projeto o gerente de vendas é o responsável pelo controle do fluxo de caixa da empresa, usando todos os bilhetes, faturas ou comprovantes que você coletou durante a viagem para garantir a responsabilidade nas operações da empresa. Basicamente, eles são os guardiões do fluxo de caixa da empresa e seu trabalho é crucial para a saúde financeira!
A ausência de uma equipe de gerenciamento de despesas com uma função tão vital pode ser prejudicial para toda a operação. Porque nenhuma empresa no mundo quer ficar sem dinheiro, certo?
Imagine o seguinte: A CB Insights argumenta que ficar sem dinheiro é a primeira razão pela qual as startups fracassam . Depois de analisar mais de 100 relatórios post-mortem quando a empresa começou a se preparar para a crise, eles perceberam que a projeção imprecisa das despesas era um dos principais motivos pelos quais não conseguiam garantir o envolvimento dos investidores em outras rodadas.
É por isso que a combinação precisa de ferramentas e serviços que podem aumentar a produtividade de uma equipe de gerenciamento de despesas pode beneficiar toda a organização.
Hack nº 1: Rastreamento em tempo real
Na época em que as despesas eram registradas em papel, um dispositivo que pudesse informar quando, onde e como o fluxo de caixa foi gasto em tempo real era o santo graal dos departamentos de contabilidade.
As empresas precisam que as equipes de despesas prevejam uma possível anomalia, pois é sempre melhor ser proativo e agir o mais rápido possível.
Com base no ponto de equilíbrio para cada período de operação, as equipes podem definir um teto de despesas e usar um
painel de controle que lhes permite acompanhar em tempo real como o fluxo de dinheiro está se movendo e ver quaisquer problemas em potencial.
Soluções de controle de gastos da Tribal
Hack #2: Crie um relatório com apenas alguns cliques
O Aberdeen Group estima que o processamento de um único relatório de despesas custa às pequenas e médias empresas uma média de US$ 35 .
Você não acha que seria mais barato verificar novamente do que fazer tudo de novo?
Gaste menos tempo gerando um relatório e crie espaço para que sua equipe verifique as inconsistências.
Usando soluções de software como ClickUp's Dashboard e suas ferramentas para criar relatórios permitem que a equipe otimize sua produtividade, reduzindo o tempo necessário para criar um relatório.
Além disso, você pode criar seu próprio centro de controle de missão para toda a sua equipe. Dessa forma, você pode ter insights valiosos sobre o trabalho da sua equipe e identificar onde pode melhorar o processo de relatório de despesas para reduzir custos.
Dica profissional: Assista
Universidade ClickUp: Aproveitamento de relatórios com Dashboards
Crie seu centro de controle de missão personalizado com Dashboards no ClickUp
Hack #3: Conte a história e construa pontes
Não é incomum que as equipes de finanças (e os profissionais de finanças em geral) tenham dificuldades para transmitir seus conhecimentos e informações de forma acessível e atraente_-_pelo menos para os não iniciados.
Quando perguntado por que os gráficos e as tabelas eram apenas compilações secas de estatísticas enfadonhas, Edward Tufte (você sabe, o cara chamado o Galileu dos gráficos pela Bloomberg ) respondeu:
Se as estatísticas são chatas, então você tem os números errados.
Evite ser enfadonho em seus relatórios, não apenas por uma questão de diversão, mas principalmente por uma questão de clareza. Incorpore técnicas de auxílio visual e de narração de histórias em seu fluxo de trabalho e você verá o quanto pode melhorar a comunicação entre as equipes.
Hack #4: Tomada de decisões com facilidade
Os líderes financeiros e os tomadores de decisões de negócios podem se concentrar quase que inteiramente no planejamento e na estratégia se a equipe puder gerar insights com dados de qualidade em tempo real_-graças a ferramentas como um painel e relatórios com um clique.
De acordo com a pesquisa anual de CFOs da Gartner, a principal prioridade dos líderes financeiros em 2021 é a análise avançada de dados.
via Gartner.com
A importância e a complexidade da análise avançada de dados e das ferramentas digitais na transformação dos departamentos financeiros serão fundamentais para que as partes interessadas impulsionem seu trabalho para o próximo nível.
É essencial ter os prestadores de serviços certos para facilitar o processo de transição.
Bônus:_ **Modelos do livro-razão
Hack #5: invista na sua equipe Um estudo da AMI-Partners descobriu que até 500 horas anuais por colaborador é o que uma equipe financeira pode economizar usando
uma solução integrada de despesas, viagens e faturas. Ter serviços integrados dedicados ao gerenciamento de despesas permite que eles reinvistam o tempo economizado em atividades decisivas, como:
- Analisar tendências de gastos
- Encontrar oportunidades de economia de custos
- Aprender e aplicar novos recursos de uma solução
Cada recurso que você investe para dar tempo à sua equipe para que ela se concentre no que é importante, e não no que é urgente, faz a diferença entre uma gestão que aumenta a produtividade e outra que não aumenta.
E, por falar nisso, aumenta as chances de a empresa ser financeiramente saudável.
O gerenciamento bem-sucedido de despesas começa aqui
A ponte construída entre as metodologias de gerenciamento de projetos e os hacks práticos com as equipes de finanças e gerenciamento de despesas visa a otimizar os fluxos de trabalho .
Ao reunir os dados e estar disponível em um único espaço, eles terão tudo o que precisam para agir sem ter que lutar contra a saturação.
É necessário posicionar a equipe de gerenciamento de despesas na vanguarda da produtividade com as ferramentas certas e inovações de última geração.
Esqueça a possibilidade de receber olhares de desapontamento de seus colegas novamente por causa de passagens aéreas perdidas.