Como medir a produtividade no local de trabalho?
Produtividade

Como medir a produtividade no local de trabalho?

Você sabia que funcionários desmotivados custam à economia dos EUA um valor colossal de uS$ 1,9 trilhão em perda de produtividade por ano?

Funcionários produtivos são um ativo para qualquer empresa. Eles fazem mais em menos tempo, aumentando a receita da empresa sem aumentar a força de trabalho.

As organizações investem muito tempo, ferramentas e recursos para medir produtividade dos funcionários . Esse esforço não ajuda apenas a identificar funcionários de alto desempenho e a planejar bônus e incentivos. Ele também permite que as empresas identifiquem gargalos e processos ineficientes que afetam os níveis de produtividade coletiva dos funcionários.

Mas, primeiro, o que é produtividade? É o número de tarefas concluídas, horas trabalhadas ou metas atingidas? Para a maioria das empresas, é uma mistura de todos esses elementos e muito mais.

Nesta postagem do blog, exploraremos diversos métricas de produtividade que as empresas podem empregar para avaliar os níveis de produtividade individual e coletiva dos funcionários.

Entendendo a produtividade

Produtividade significa obter o resultado mais valioso dos recursos que você investe. Portanto, a produtividade e o crescimento econômico estão intrinsecamente ligados. Os ciclos comerciais, as recessões e as taxas de inflação afetam muito a produtividade. Por exemplo, as recessões podem levar a demissões, o que pode reduzir a produtividade da força de trabalho.

Da mesma forma, um ambiente macroeconômico estável aumenta a confiança dos funcionários e a segurança no emprego. É mais provável que sua força de trabalho se concentre em suas tarefas com mais dedicação e envolvimento. Além disso, como um "ambiente macroeconômico estável" geralmente significa "condições comerciais estáveis", as empresas mantêm operações consistentes e evitam medidas de corte de custos.

Uma estrutura que analisa o impacto das condições econômicas na produtividade da força de trabalho é o Resíduo de Solow, também chamado de Produtividade Total dos Fatores (TFP).

Na estrutura do Resíduo de Solow, "produtividade" refere-se ao fator inexplicável na comparação entre produção e insumos. Esse crescimento inexplicável da produção é atribuído a ganhos de eficiência decorrentes de avanços tecnológicos e da produtividade dos funcionários.

Quais fatores afetam a produtividade

Aqui estão alguns fatores comuns que afetam a produtividade dos funcionários:

  • Dinâmica da equipe: As relações tensas entre colegas de equipe e gerentes podem levar a conflitos e à diminuição do moral, o que acaba prejudicando os níveis de produtividade da equipe
  • Processos organizacionais: Fluxos de trabalho ineficientes e processos complicados também podem resultar em erros e atrasos, deixando os funcionários frustrados e reduzindo sua produtividade
  • Comunicação: Outro fator que pode prejudicar os níveis de produtividade são as práticas de comunicação inadequadas, como diretrizes pouco claras, microgerenciamento ou reuniões frequentes que consomem o dia de trabalho
  • Infraestrutura tecnológica: Não ter o equipamento e o software certos também pode fazer uma grande diferença. Computadores desatualizados, internet lenta ou software inadequado podem afetar negativamente a eficiência
  • Carga de trabalho: Prazos irrealistas e recursos insuficientes são outros elementos importantes que afetam não apenas os níveis de produtividade do funcionário, mas também seu bem-estar geral

A produtividade é uma função de muitos fatores interligados. Assim, a medição do nível correto de produtividade torna-se importante para uma organização que deseja melhorar seus processos e manter sua força de trabalho saudável e feliz.

Como medir a produtividade

Há vários métodos e estruturas para quantificar a produtividade. Essas medições de produtividade levam em conta vários elementos, métricas e fórmulas fundamentais para chegar a uma medida do grau de produtividade de cada funcionário, departamento e função na organização (e se há espaço para melhorias nos números).

Os diferentes níveis de medição de produtividade

Para medir a produtividade em uma empresa, você tem diferentes camadas a considerar - de funcionários individuais a toda a organização. Cada camada oferece uma visão diferente das operações da empresa, como a produção de uma pessoa, os resultados da equipe ou o desempenho geral da empresa.

Indivíduos

Os relatórios de produtividade pessoal são uma ótima maneira de analisar a eficiência individual. Felizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de projetos ou ferramentas de produtividade fornecem relatórios incorporados sobre o desempenho e a produtividade de um indivíduo.

Por exemplo, a ferramenta Modelo de relatório de produtividade pessoal do ClickUp permite que os funcionários controlem seu tempo em várias tarefas semanais e mensais.

Permita que os funcionários avaliem seus níveis de desempenho com o modelo de relatório de produtividade pessoal ClickUp

O modelo mostra dados como:

  • Quanto tempo um funcionário gasta em tarefas de diferentes níveis de prioridade
  • Como ele pode melhorar seus níveis de desempenho etrabalhar mais rápido* O progresso geral que fizeram em relação a seus objetivos ou metas

Os indivíduos também podem usar atributos personalizados, como Billing, Task Type, Progress e Lead Time para armazenar detalhes importantes da tarefa e visualizar os dados de produtividade de forma mais detalhada.

Equipes

A medição da produtividade das equipes começa com o alinhamento dos esforços individuais com as metas compartilhadas. Isso envolve a definição de metas claras e mensuráveis para a equipe e o acompanhamento do progresso para alcançá-las. Isso garante que os membros da equipe trabalhem em prol de objetivos comuns e permite a avaliação do desempenho com base no alcance de metas coletivas.

Isso pode se traduzir em metas como o número de leads qualificados para as equipes de marketing e a receita por usuário para as equipes de vendas. Aqui, também, você pode aproveitar os recursos de acompanhamento de metas da sua ferramenta de gerenciamento de projetos.

Metas do ClickUp

Defina metas específicas e com prazo determinado para cada equipe ou departamento e monitore seu progresso com o ClickUp Goals

Com Metas do ClickUp por exemplo, você pode definir diferentes tipos de metas para medir o progresso e a produtividade, como:

  • Metas de número: Para rastrear quantos leads qualificados foram gerados em um mês
  • Metas de sim/não: Para verificar se um recurso ou correção de bug foi lançado conforme planejado
  • Metas de tarefas: Contar quantos tíquetes de suporte um agente de atendimento ao cliente fecha por semana

Ao definir metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) e acompanhar regularmente o progresso em relação a elas, você pode avaliar com eficácia a produtividade coletiva da sua equipe e garantir o cumprimento das metas a cada semana, mês e trimestre.

Organizações

**A maioria das organizações determina seu índice de produtividade examinando números como taxas de crescimento da receita, margens de lucro e retorno sobre o investimento (ROI)

Nesse caso, diferentes departamentos, como marketing, vendas e sucesso do cliente, alinham-se e trabalham para atingir algumas metas estratégicas, como geração de leads, envolvimento do cliente e receita recorrente anual (ARR).

Aqui estão duas maneiras de medir sua taxa de produtividade em toda a organização:

  • Receita por funcionário: Basta dividir sua receita total pelo número total de funcionários para encontrar sua receita por funcionário. Portanto, se você tem 20 funcionários e sua receita é de US$ 100.000 em uma semana, cada funcionário estaria gerando US$ 5.000 em média
  • Índice de eficácia da equipe: Primeiro, calcule seu lucro bruto (receita menos todas as despesas). Em seguida, divida o lucro pelos custos da folha de pagamento de seus funcionários. Se o seu lucro bruto for de US$ 50.000 e o investimento total em seus funcionários for de US$ 5.000, o índice de eficiência da equipe será de 10:1

A vantagem do índice de eficácia da equipe é que você não precisa se limitar apenas à receita ou aos lucros. Você também pode usar outras métricas de desempenho, como Net Promoter Score (NPS) e taxa de conclusão de sprint.

As três fórmulas para medir a produtividade

Aqui estão algumas fórmulas comuns que podem medir o índice de produtividade para diferentes setores.

1. Produtividade da mão de obra

Essa é a mais simples de todas as fórmulas - tudo o que você precisa fazer é dividir sua produção pela sua entrada.

Se uma empresa de manufatura produz 1.000 unidades de um produto em uma semana, são necessárias 100 horas de trabalho para produzi-las. Então, a produtividade seria 1.000/100, ou seja, 10 unidades por hora.

2. Cálculo baseado em metas

Essa abordagem se concentra na avaliação do desempenho em relação a metas ou alvos predefinidos. Aqui, ela indica claramente se uma determinada meta foi atingida, excedida ou fracassou. Você pode então reavaliar sua estratégia e planejar o sucesso futuro.

Por exemplo, se sua meta é aumentar a receita mensal em 20%, sua taxa de produtividade é medida pelo fato de você

  • Atingiu essa meta e aumentou sua receita em 20% (taxa de produtividade de 100%)
  • Excedeu a meta e aumentou sua receita em 25% (taxa de produtividade de 125%)
  • Ficou aquém e aumentou sua receita em 15% (taxa de produtividade de 75%)

3. feedback em nível 360

Nesse método, você obtém feedback de várias fontes, como colegas, supervisores, clientes e funcionários, para avaliar de forma abrangente o desempenho de um indivíduo ou de uma equipe.

É possível coletar feedback por meio de pesquisas e entrevistas ou pontuando um indivíduo ou uma equipe de acordo com critérios predefinidos. Ao contrário dos outros dois métodos, feedback de 360 graus é mais qualitativo do que quantitativo e pode fornecer informações mais detalhadas sobre o desempenho de uma pessoa ou equipe.

Cálculo de produtividade e eficiência

A produtividade é frequentemente usada de forma intercambiável com a eficiência, mas as duas diferem quando usadas em contextos específicos.

  • A produtividade analisa a relação entre produção e entrada - a quantidade ou a qualidade da produção gerada por unidade de entrada. Portanto, a fórmula seria uma medida de Output / Input
  • A eficiência, por outro lado, avalia como os recursos são utilizados para alcançar os resultados desejados. Portanto, a fórmula seria uma medida de (Output / Input) x 100%

Embora ambas as métricas sejam importantes para o desempenho organizacional, elas oferecem perspectivas diferentes sobre a eficácia operacional.

Medindo a produtividade: Exemplos do mundo real

Veja como você pode medir a produtividade em diferentes setores:

  • Fabricação: Rastreamento de unidades produzidas por hora em uma linha de montagem
  • Serviços: Contar as chamadas de clientes atendidas por agente por dia em um call center
  • Varejo: Cálculo da receita de vendas por funcionário em uma loja de varejo
  • Tecnologia: Medição de novos recursos enviados em cada ciclo de sprint
  • Hotelaria: Medir a taxa de ocupação do quarto ou a receita por quarto disponível em um hotel

Aqui estão alguns KPIs que você pode usar para diferentes equipes ou funções:

  • Marketing: Leads de entrada, visitas ao site, conversões de anúncios
  • Vendas: Novas contas, receita gerada, taxa de conversão
  • Produto e engenharia: Novos recursos, hotfixes, tempo de lançamento no mercado
  • Sucesso do cliente: Pontuação NPS, número de respostas, avaliações de clientes

Por fim, ao medir a produtividade, certifique-se de não dar ênfase excessiva a nenhum fator, seja ele individual em relação à equipe ou quantidade em relação à qualidade. Não se trata apenas de números; é preciso levar em conta a qualidade, o contexto e outras nuances.

A medição da produtividade envolve o uso de uma combinação de métricas quantitativas e qualitativas, a definição de metas realistas e a promoção de uma cultura de melhoria contínua.

É igualmente importante medir a produtividade de suas equipes remotas.

Medição da produtividade no trabalho remoto

A Quarta Revolução Industrial, caracterizada por avanços tecnológicos - Inteligência Artificial (IA), Blockchain, Realidade Virtual (RV) e automação - mudou fundamentalmente a forma como trabalhamos.

As empresas não só estão aderindo ao trabalho híbrido e remoto, mas também estão constantemente se unindo a prestadores de serviços, agências e freelancers. Essa força de trabalho espalhada globalmente torna um verdadeiro incômodo o emprego de medidas corretas de produtividade.

É aqui que o gerenciamento do espaço de trabalho e as ferramentas de controle de produtividade, como o ClickUp, entram em ação. Com um conjunto abrangente de ferramentas - gerenciamento de projetos, comunicação interna, documentos e até automações - o ClickUp pode ajudar as organizações a monitorar a produtividade individual e da equipe

Além disso, suas ferramentas de comunicação assíncrona e em tempo real, recursos de automação e muito mais podem ajudar a agilizar as comunicações e reduzir o trabalho pesado. Veja como:

Mantenha-se em dia com os projetos

Com o ClickUp, você pode configurar projetos separados (com tarefas, subtarefas e itens de ação), atribuí-los a membros da equipe e discutir atualizações de status em um só lugar. Além disso, você pode usar o Visualização do quadro do ClickUp para organizar (e arrastar e soltar tarefas) para atualizar seu status rapidamente.

Visualização do quadro do ClickUp

Organize suas tarefas em um quadro Kanban e tenha uma visão panorâmica de suas tarefas e do progresso delas

Meça a produtividade atribuindo Pontos de sprint e níveis de prioridade para cada tarefa ou item de ação no ClickUp. Isso pode ajudá-lo a quantificar o trabalho que cada funcionário (e equipe) realiza em cada ciclo de sprint.

Visualização de tarefas do ClickUp

Meça a produtividade da sua equipe atribuindo pontos de sprint para cada tarefa

Como benefício adicional, os pontos de sprint também podem ajudá-lo a estimar o tempo e o esforço necessários para concluir cada tarefa, garantindo a alocação eficiente das tarefas sem sobrecarregar a equipe.

Medir gráficos de desempenho de progresso

Outra ótima maneira de medir sua produtividade é definir metas para cada sprint ou projeto. O ClickUp dá acesso a vários relatórios de desempenho que podem analisar o progresso da sua equipe, identificar gargalos e modificar suas metas planos de produtividade . Alguns gráficos incluem:

  • Gráficos de burnup e burndown: Isso mostra a quantidade de trabalho concluído e o que resta
  • Fluxo cumulativo: Esses diagramas ajudam a visualizar como as tarefas progridem em diferentes estágios, como backlog, em andamento e testes, para que você possa identificar quanto tempo as tarefas passam em cada estágio
  • Velocidade: Mostra quanto tempo os funcionários levam para concluir uma tarefa, em média, para que você possa planejar melhor os sprints futuros

Gráficos de velocidade do ClickUp

Compare as previsões com o tempo real gasto usando gráficos de velocidade no ClickUp para entender o desempenho da sua equipe em vários sprints

Calcule a produtividade com o controle de tempo

Vimos que a maneira mais simples de rastrear a produtividade é input vs. output. Para os trabalhadores do conhecimento, esse é o tempo gasto em uma tarefa versus as tarefas concluídas.

**Se você tiver freelancers ou funcionários de meio período que são pagos por hora, poderá usar um software de controle de horas para ter uma ideia das horas faturáveis deles

O ClickUp, por exemplo, oferece um recurso integrado de controle de tempo que permite que funcionários individuais adicionem registros de tempo para cada tarefa, juntamente com uma nota descrevendo o que fizeram.

Recurso de controle de tempo do ClickUp

Gere planilhas de horas para cada funcionário e entenda como eles gastam seu tempo durante a semana ou o ciclo de sprint

Os gerentes podem acessar as planilhas de horas de cada funcionário e avaliar seus níveis de produtividade e desempenho. Eles também podem usar o controle de tempo cumulativo para entender quanto tempo cada membro da equipe gasta em diferentes grupos de tarefas.

Leia também:_ 8 metas de produtividade para aumentar a produtividade em 2024

Meça a produtividade da sua equipe com o ClickUp

Aumentar os níveis de produtividade da sua equipe é importante para atingir suas metas e aumentar a receita e a taxa de lucratividade da sua empresa. Priorizar a medição da produtividade é essencial para impulsionar o crescimento, a inovação e o sucesso.

Se você faz parte da Quarta Revolução Industrial, recomendamos que experimente o ClickUp. Ele não só ajuda a monitorar os níveis de produtividade individual e coletiva em sua organização, mas também vem com um conjunto de ferramentas que podem aumentar a produtividade da sua equipe .

Não acredita em nós? Veja o que um cliente do ClickUp tem a dizer:

_Sua agência está perdendo muita produtividade se não estiver usando o ClickUp! Sem o ClickUp, eu teria que contratar mais 3 pessoas para fazer as mesmas coisas

Ravi Tharuma, CEO e fundador, LAVA

Sua equipe pode reduzir o trabalho repetitivo com Automações de fluxo de trabalho do ClickUp encontre informações rapidamente com Cérebro ClickUp (seu assistente genAI) e simplificar a comunicação com videoclipes, bate-papos e quadros brancos.

Em resumo, você obtém uma ferramenta completa que aumenta a produtividade e a mede para que você possa melhorar continuamente. Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje mesmo e explore como ele pode ajudá-lo a monitorar as tendências de produtividade de sua empresa.

Perguntas frequentes (FAQ)

1. Qual é a melhor medida de produtividade?

Embora não exista uma única maneira de medir a produtividade, os KPIs específicos do projeto podem ser úteis. Eles fornecem pontos de dados claros que acompanham o progresso em direção a metas específicas. Além disso, eles podem ser personalizados para diferentes departamentos, como desenvolvimento, marketing e vendas.

2. Como você calcula a produtividade?

A maneira mais simples de calcular a produtividade é dividir o resultado produzido pelo total de insumos usados.

Por exemplo, se um representante de vendas fizer 20 ligações para clientes em 5 horas, sua produtividade será:

20 chamadas / 5 horas = 2 chamadas por hora

3. Quais são as três medidas de produtividade?

As três medidas comuns de produtividade são:

  1. Produção por entrada: Calcular a produção total (bens ou serviços produzidos) dividida pela entrada total (recursos usados, como horas de trabalho ou capital investido)
  2. Metas: Acompanhar o progresso em direção a metas específicas de produtividade para verificar se os recursos são usados de forma eficaz
  3. Tempo: Meça o tempo que as tarefas levam (por exemplo, tempo de ciclo) para identificar gargalos no fluxo de trabalho