Você sabia que funcionários desmotivados custam à economia dos EUA um valor colossal de uS$ 1,9 trilhão em perda de produtividade por ano?
Funcionários produtivos são um ativo para qualquer empresa. Eles fazem mais em menos tempo, aumentando a receita da empresa sem aumentar a força de trabalho.
As organizações investem muito tempo, ferramentas e recursos para medir produtividade dos funcionários . Esse esforço não ajuda apenas a identificar funcionários de alto desempenho e a planejar bônus e incentivos. Ele também permite que as empresas identifiquem gargalos e processos ineficientes que afetam os níveis de produtividade coletiva dos funcionários.
Mas, primeiro, o que é produtividade? É o número de tarefas concluídas, horas trabalhadas ou metas atingidas? Para a maioria das empresas, é uma mistura de todos esses elementos e muito mais.
Nesta postagem do blog, exploraremos diversos métricas de produtividade que as empresas podem empregar para avaliar os níveis de produtividade individual e coletiva dos funcionários.
Entendendo a produtividade
Produtividade significa obter o resultado mais valioso dos recursos que você investe. Portanto, a produtividade e o crescimento econômico estão intrinsecamente ligados. Os ciclos comerciais, as recessões e as taxas de inflação afetam muito a produtividade. Por exemplo, as recessões podem levar a demissões, o que pode reduzir a produtividade da força de trabalho.
Da mesma forma, um ambiente macroeconômico estável aumenta a confiança dos funcionários e a segurança no emprego. É mais provável que sua força de trabalho se concentre em suas tarefas com mais dedicação e envolvimento. Além disso, como um "ambiente macroeconômico estável" geralmente significa "condições comerciais estáveis", as empresas mantêm operações consistentes e evitam medidas de corte de custos.
Uma estrutura que analisa o impacto das condições econômicas na produtividade da força de trabalho é o Resíduo de Solow, também chamado de Produtividade Total dos Fatores (TFP).
Na estrutura do Resíduo de Solow, "produtividade" refere-se ao fator inexplicável na comparação entre produção e insumos. Esse crescimento inexplicável da produção é atribuído a ganhos de eficiência decorrentes de avanços tecnológicos e da produtividade dos funcionários.
Quais fatores afetam a produtividade
Aqui estão alguns fatores comuns que afetam a produtividade dos funcionários:
- Dinâmica da equipe: As relações tensas entre colegas de equipe e gerentes podem levar a conflitos e à diminuição do moral, o que acaba prejudicando os níveis de produtividade da equipe
- Processos organizacionais: Fluxos de trabalho ineficientes e processos complicados também podem resultar em erros e atrasos, deixando os funcionários frustrados e reduzindo sua produtividade
- Comunicação: Outro fator que pode prejudicar os níveis de produtividade são as práticas de comunicação inadequadas, como diretrizes pouco claras, microgerenciamento ou reuniões frequentes que consomem o dia de trabalho
- Infraestrutura tecnológica: Não ter o equipamento e o software certos também pode fazer uma grande diferença. Computadores desatualizados, internet lenta ou software inadequado podem afetar negativamente a eficiência
- Carga de trabalho: Prazos irrealistas e recursos insuficientes são outros elementos importantes que afetam não apenas os níveis de produtividade do funcionário, mas também seu bem-estar geral
A produtividade é uma função de muitos fatores interligados. Assim, a medição do nível correto de produtividade torna-se importante para uma organização que deseja melhorar seus processos e manter sua força de trabalho saudável e feliz.
Como medir a produtividade
Há vários métodos e estruturas para quantificar a produtividade. Essas medições de produtividade levam em conta vários elementos, métricas e fórmulas fundamentais para chegar a uma medida do grau de produtividade de cada funcionário, departamento e função na organização (e se há espaço para melhorias nos números).
Os diferentes níveis de medição de produtividade
Para medir a produtividade em uma empresa, você tem diferentes camadas a considerar - de funcionários individuais a toda a organização. Cada camada oferece uma visão diferente das operações da empresa, como a produção de uma pessoa, os resultados da equipe ou o desempenho geral da empresa.
Indivíduos
Os relatórios de produtividade pessoal são uma ótima maneira de analisar a eficiência individual. Felizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de projetos ou ferramentas de produtividade fornecem relatórios incorporados sobre o desempenho e a produtividade de um indivíduo.
Por exemplo, a ferramenta Modelo de relatório de produtividade pessoal do ClickUp permite que os funcionários controlem seu tempo em várias tarefas semanais e mensais.
O modelo mostra dados como:
- Quanto tempo um funcionário gasta em tarefas de diferentes níveis de prioridade
- Como ele pode melhorar seus níveis de desempenho etrabalhar mais rápido* O progresso geral que fizeram em relação a seus objetivos ou metas
Os indivíduos também podem usar atributos personalizados, como Billing, Task Type, Progress e Lead Time para armazenar detalhes importantes da tarefa e visualizar os dados de produtividade de forma mais detalhada.
Equipes
A medição da produtividade das equipes começa com o alinhamento dos esforços individuais com as metas compartilhadas. Isso envolve a definição de metas claras e mensuráveis para a equipe e o acompanhamento do progresso para alcançá-las. Isso garante que os membros da equipe trabalhem em prol de objetivos comuns e permite a avaliação do desempenho com base no alcance de metas coletivas.
Isso pode se traduzir em metas como o número de leads qualificados para as equipes de marketing e a receita por usuário para as equipes de vendas. Aqui, também, você pode aproveitar os recursos de acompanhamento de metas da sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Defina metas específicas e com prazo determinado para cada equipe ou departamento e monitore seu progresso com o ClickUp Goals
Com Metas do ClickUp por exemplo, você pode definir diferentes tipos de metas para medir o progresso e a produtividade, como:
- Metas de número: Para rastrear quantos leads qualificados foram gerados em um mês
- Metas de sim/não: Para verificar se um recurso ou correção de bug foi lançado conforme planejado
- Metas de tarefas: Contar quantos tíquetes de suporte um agente de atendimento ao cliente fecha por semana
Ao definir metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) e acompanhar regularmente o progresso em relação a elas, você pode avaliar com eficácia a produtividade coletiva da sua equipe e garantir o cumprimento das metas a cada semana, mês e trimestre.
Organizações
**A maioria das organizações determina seu índice de produtividade examinando números como taxas de crescimento da receita, margens de lucro e retorno sobre o investimento (ROI)
Nesse caso, diferentes departamentos, como marketing, vendas e sucesso do cliente, alinham-se e trabalham para atingir algumas metas estratégicas, como geração de leads, envolvimento do cliente e receita recorrente anual (ARR).
Aqui estão duas maneiras de medir sua taxa de produtividade em toda a organização:
- Receita por funcionário: Basta dividir sua receita total pelo número total de funcionários para encontrar sua receita por funcionário. Portanto, se você tem 20 funcionários e sua receita é de US$ 100.000 em uma semana, cada funcionário estaria gerando US$ 5.000 em média
- Índice de eficácia da equipe: Primeiro, calcule seu lucro bruto (receita menos todas as despesas). Em seguida, divida o lucro pelos custos da folha de pagamento de seus funcionários. Se o seu lucro bruto for de US$ 50.000 e o investimento total em seus funcionários for de US$ 5.000, o índice de eficiência da equipe será de 10:1
A vantagem do índice de eficácia da equipe é que você não precisa se limitar apenas à receita ou aos lucros. Você também pode usar outras métricas de desempenho, como Net Promoter Score (NPS) e taxa de conclusão de sprint.
As três fórmulas para medir a produtividade
Aqui estão algumas fórmulas comuns que podem medir o índice de produtividade para diferentes setores.
1. Produtividade da mão de obra
Essa é a mais simples de todas as fórmulas - tudo o que você precisa fazer é dividir sua produção pela sua entrada.
Se uma empresa de manufatura produz 1.000 unidades de um produto em uma semana, são necessárias 100 horas de trabalho para produzi-las. Então, a produtividade seria 1.000/100, ou seja, 10 unidades por hora.
2. Cálculo baseado em metas
Essa abordagem se concentra na avaliação do desempenho em relação a metas ou alvos predefinidos. Aqui, ela indica claramente se uma determinada meta foi atingida, excedida ou fracassou. Você pode então reavaliar sua estratégia e planejar o sucesso futuro.
Por exemplo, se sua meta é aumentar a receita mensal em 20%, sua taxa de produtividade é medida pelo fato de você
- Atingiu essa meta e aumentou sua receita em 20% (taxa de produtividade de 100%)
- Excedeu a meta e aumentou sua receita em 25% (taxa de produtividade de 125%)
- Ficou aquém e aumentou sua receita em 15% (taxa de produtividade de 75%)
3. feedback em nível 360
Nesse método, você obtém feedback de várias fontes, como colegas, supervisores, clientes e funcionários, para avaliar de forma abrangente o desempenho de um indivíduo ou de uma equipe.
É possível coletar feedback por meio de pesquisas e entrevistas ou pontuando um indivíduo ou uma equipe de acordo com critérios predefinidos. Ao contrário dos outros dois métodos, feedback de 360 graus é mais qualitativo do que quantitativo e pode fornecer informações mais detalhadas sobre o desempenho de uma pessoa ou equipe.
Cálculo de produtividade e eficiência
A produtividade é frequentemente usada de forma intercambiável com a eficiência, mas as duas diferem quando usadas em contextos específicos.
- A produtividade analisa a relação entre produção e entrada - a quantidade ou a qualidade da produção gerada por unidade de entrada. Portanto, a fórmula seria uma medida de Output / Input
- A eficiência, por outro lado, avalia como os recursos são utilizados para alcançar os resultados desejados. Portanto, a fórmula seria uma medida de (Output / Input) x 100%
Embora ambas as métricas sejam importantes para o desempenho organizacional, elas oferecem perspectivas diferentes sobre a eficácia operacional.
Medindo a produtividade: Exemplos do mundo real
Veja como você pode medir a produtividade em diferentes setores:
- Fabricação: Rastreamento de unidades produzidas por hora em uma linha de montagem
- Serviços: Contar as chamadas de clientes atendidas por agente por dia em um call center
- Varejo: Cálculo da receita de vendas por funcionário em uma loja de varejo
- Tecnologia: Medição de novos recursos enviados em cada ciclo de sprint
- Hotelaria: Medir a taxa de ocupação do quarto ou a receita por quarto disponível em um hotel
Aqui estão alguns KPIs que você pode usar para diferentes equipes ou funções:
- Marketing: Leads de entrada, visitas ao site, conversões de anúncios
- Vendas: Novas contas, receita gerada, taxa de conversão
- Produto e engenharia: Novos recursos, hotfixes, tempo de lançamento no mercado
- Sucesso do cliente: Pontuação NPS, número de respostas, avaliações de clientes
Por fim, ao medir a produtividade, certifique-se de não dar ênfase excessiva a nenhum fator, seja ele individual em relação à equipe ou quantidade em relação à qualidade. Não se trata apenas de números; é preciso levar em conta a qualidade, o contexto e outras nuances.
A medição da produtividade envolve o uso de uma combinação de métricas quantitativas e qualitativas, a definição de metas realistas e a promoção de uma cultura de melhoria contínua.
É igualmente importante medir a produtividade de suas equipes remotas.
Medição da produtividade no trabalho remoto
A Quarta Revolução Industrial, caracterizada por avanços tecnológicos - Inteligência Artificial (IA), Blockchain, Realidade Virtual (RV) e automação - mudou fundamentalmente a forma como trabalhamos.
As empresas não só estão aderindo ao trabalho híbrido e remoto, mas também estão constantemente se unindo a prestadores de serviços, agências e freelancers. Essa força de trabalho espalhada globalmente torna um verdadeiro incômodo o emprego de medidas corretas de produtividade.
É aqui que o gerenciamento do espaço de trabalho e as ferramentas de controle de produtividade, como o ClickUp, entram em ação. Com um conjunto abrangente de ferramentas - gerenciamento de projetos, comunicação interna, documentos e até automações - o ClickUp pode ajudar as organizações a monitorar a produtividade individual e da equipe
Além disso, suas ferramentas de comunicação assíncrona e em tempo real, recursos de automação e muito mais podem ajudar a agilizar as comunicações e reduzir o trabalho pesado. Veja como:
Mantenha-se em dia com os projetos
Com o ClickUp, você pode configurar projetos separados (com tarefas, subtarefas e itens de ação), atribuí-los a membros da equipe e discutir atualizações de status em um só lugar. Além disso, você pode usar o Visualização do quadro do ClickUp para organizar (e arrastar e soltar tarefas) para atualizar seu status rapidamente.
Organize suas tarefas em um quadro Kanban e tenha uma visão panorâmica de suas tarefas e do progresso delas
Meça a produtividade atribuindo Pontos de sprint e níveis de prioridade para cada tarefa ou item de ação no ClickUp. Isso pode ajudá-lo a quantificar o trabalho que cada funcionário (e equipe) realiza em cada ciclo de sprint.
Meça a produtividade da sua equipe atribuindo pontos de sprint para cada tarefa
Como benefício adicional, os pontos de sprint também podem ajudá-lo a estimar o tempo e o esforço necessários para concluir cada tarefa, garantindo a alocação eficiente das tarefas sem sobrecarregar a equipe.
Medir gráficos de desempenho de progresso
Outra ótima maneira de medir sua produtividade é definir metas para cada sprint ou projeto. O ClickUp dá acesso a vários relatórios de desempenho que podem analisar o progresso da sua equipe, identificar gargalos e modificar suas metas planos de produtividade . Alguns gráficos incluem:
- Gráficos de burnup e burndown: Isso mostra a quantidade de trabalho concluído e o que resta
- Fluxo cumulativo: Esses diagramas ajudam a visualizar como as tarefas progridem em diferentes estágios, como backlog, em andamento e testes, para que você possa identificar quanto tempo as tarefas passam em cada estágio
- Velocidade: Mostra quanto tempo os funcionários levam para concluir uma tarefa, em média, para que você possa planejar melhor os sprints futuros
Compare as previsões com o tempo real gasto usando gráficos de velocidade no ClickUp para entender o desempenho da sua equipe em vários sprints
Calcule a produtividade com o controle de tempo
Vimos que a maneira mais simples de rastrear a produtividade é input vs. output. Para os trabalhadores do conhecimento, esse é o tempo gasto em uma tarefa versus as tarefas concluídas.
**Se você tiver freelancers ou funcionários de meio período que são pagos por hora, poderá usar um software de controle de horas para ter uma ideia das horas faturáveis deles
O ClickUp, por exemplo, oferece um recurso integrado de controle de tempo que permite que funcionários individuais adicionem registros de tempo para cada tarefa, juntamente com uma nota descrevendo o que fizeram.
Gere planilhas de horas para cada funcionário e entenda como eles gastam seu tempo durante a semana ou o ciclo de sprint
Os gerentes podem acessar as planilhas de horas de cada funcionário e avaliar seus níveis de produtividade e desempenho. Eles também podem usar o controle de tempo cumulativo para entender quanto tempo cada membro da equipe gasta em diferentes grupos de tarefas.
Leia também:_ 8 metas de produtividade para aumentar a produtividade em 2024
Meça a produtividade da sua equipe com o ClickUp
Aumentar os níveis de produtividade da sua equipe é importante para atingir suas metas e aumentar a receita e a taxa de lucratividade da sua empresa. Priorizar a medição da produtividade é essencial para impulsionar o crescimento, a inovação e o sucesso.
Se você faz parte da Quarta Revolução Industrial, recomendamos que experimente o ClickUp. Ele não só ajuda a monitorar os níveis de produtividade individual e coletiva em sua organização, mas também vem com um conjunto de ferramentas que podem aumentar a produtividade da sua equipe .
Não acredita em nós? Veja o que um cliente do ClickUp tem a dizer:
_Sua agência está perdendo muita produtividade se não estiver usando o ClickUp! Sem o ClickUp, eu teria que contratar mais 3 pessoas para fazer as mesmas coisas
Ravi Tharuma, CEO e fundador, LAVA
Sua equipe pode reduzir o trabalho repetitivo com Automações de fluxo de trabalho do ClickUp encontre informações rapidamente com Cérebro ClickUp (seu assistente genAI) e simplificar a comunicação com videoclipes, bate-papos e quadros brancos.
Em resumo, você obtém uma ferramenta completa que aumenta a produtividade e a mede para que você possa melhorar continuamente. Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje mesmo e explore como ele pode ajudá-lo a monitorar as tendências de produtividade de sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
1. Qual é a melhor medida de produtividade?
Embora não exista uma única maneira de medir a produtividade, os KPIs específicos do projeto podem ser úteis. Eles fornecem pontos de dados claros que acompanham o progresso em direção a metas específicas. Além disso, eles podem ser personalizados para diferentes departamentos, como desenvolvimento, marketing e vendas.
2. Como você calcula a produtividade?
A maneira mais simples de calcular a produtividade é dividir o resultado produzido pelo total de insumos usados.
Por exemplo, se um representante de vendas fizer 20 ligações para clientes em 5 horas, sua produtividade será:
20 chamadas / 5 horas = 2 chamadas por hora
3. Quais são as três medidas de produtividade?
As três medidas comuns de produtividade são:
- Produção por entrada: Calcular a produção total (bens ou serviços produzidos) dividida pela entrada total (recursos usados, como horas de trabalho ou capital investido)
- Metas: Acompanhar o progresso em direção a metas específicas de produtividade para verificar se os recursos são usados de forma eficaz
- Tempo: Meça o tempo que as tarefas levam (por exemplo, tempo de ciclo) para identificar gargalos no fluxo de trabalho