Você sabia que funcionários desmotivados custam à economia dos EUA uma perda de produtividade de US$ 1,9 trilhão por ano?
Funcionários produtivos são um trunfo para qualquer empresa. Eles fazem mais em menos tempo, aumentando a receita do negócio sem expandir a força de trabalho.
As organizações investem tempo, ferramentas e recursos significativos na medição da produtividade dos funcionários. Esse esforço não ajuda apenas a identificar funcionários de alto desempenho e planejar bônus e incentivos. Ele também permite que as empresas identifiquem gargalos e processos ineficientes que afetam os níveis de produtividade coletiva dos funcionários.
Mas, primeiro, o que é produtividade? É o número de tarefas concluídas, horas trabalhadas ou metas alcançadas? Para a maioria das empresas, é uma combinação de todos esses elementos e muito mais.
Nesta postagem do blog, exploraremos diversas métricas de produtividade que as empresas podem empregar para avaliar os níveis de produtividade individual e coletiva entre os funcionários.
Entendendo a produtividade
Produtividade significa obter o máximo rendimento dos recursos que você investe. Portanto, produtividade e crescimento econômico estão intimamente ligados. Ciclos econômicos, recessões e taxas de inflação têm grande impacto na produtividade. Por exemplo, recessões podem levar a demissões, o que pode reduzir a produtividade da força de trabalho.
Da mesma forma, um ambiente macroeconômico estável melhora a confiança dos funcionários e a segurança no emprego. É mais provável que sua força de trabalho se concentre em suas tarefas com maior dedicação e engajamento. Além disso, como um “ambiente macroeconômico estável” geralmente significa “condições comerciais estáveis”, as empresas mantêm operações consistentes e evitam medidas de corte de custos.
Uma estrutura que analisa o impacto das condições econômicas na produtividade da força de trabalho é o Resíduo de Solow, também chamado de Produtividade Total dos Fatores (PTF).
Na estrutura residual de Solow, “produtividade” refere-se ao fator inexplicável na comparação entre produção e insumos. Esse crescimento inexplicável da produção é atribuído a ganhos de eficiência decorrentes de avanços tecnológicos e da produtividade dos funcionários.
Quais fatores afetam a produtividade
Aqui estão alguns fatores comuns que afetam a produtividade dos funcionários:
- Dinâmica da equipe: relações tensas entre colegas de equipe e gerentes podem levar a conflitos e diminuir o moral, prejudicando, em última instância, os níveis de produtividade dentro da equipe.
- Processos organizacionais: fluxos de trabalho ineficientes e processos complicados também podem resultar em erros e atrasos, deixando os funcionários frustrados e reduzindo sua produtividade.
- Comunicação: outro fator que pode prejudicar os níveis de produtividade são práticas de comunicação inadequadas, como diretrizes pouco claras, microgerenciamento ou reuniões frequentes que consomem tempo do expediente.
- Infraestrutura tecnológica: Não ter o equipamento e o software adequados também pode fazer uma grande diferença. Computadores desatualizados, internet lenta ou software inadequado podem afetar negativamente a eficiência.
- Carga de trabalho: prazos irrealistas e recursos insuficientes são outros elementos importantes que afetam não apenas os níveis de produtividade dos funcionários, mas também seu bem-estar geral.
A produtividade é uma função de muitos fatores interligados. Portanto, medir o nível certo de produtividade torna-se importante para uma organização que leva a sério a melhoria de seus processos e a manutenção de uma força de trabalho saudável e feliz.
Como medir a produtividade
Existem vários métodos e estruturas para quantificar a produtividade. Essas medições de produtividade levam em consideração vários elementos, métricas e fórmulas fundamentais para chegar a uma medida de quão produtivo é cada funcionário, departamento e função na organização (e se há espaço para melhorias nos números).
Os diferentes níveis de medição da produtividade
Para medir a produtividade em uma empresa, você deve considerar diferentes níveis, desde os funcionários individualmente até a organização como um todo. Cada nível oferece uma visão diferente das operações da empresa, como a produção de uma pessoa, os resultados da equipe ou o desempenho geral da empresa.
Indivíduos
Os relatórios de produtividade pessoal são uma ótima maneira de analisar a eficiência individual. Felizmente, a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos ou produtividade fornece relatórios integrados sobre o desempenho e a produtividade de cada indivíduo.
Por exemplo, o modelo de relatório de produtividade pessoal do ClickUp permite que os funcionários acompanhem o tempo dedicado a várias tarefas semanais e mensais.
O modelo mostra dados como:
- Quanto tempo um funcionário gasta em tarefas de diferentes níveis de prioridade?
- Como eles podem melhorar seus níveis de desempenho e trabalhar mais rápido
- O progresso geral que eles fizeram em direção às suas metas ou objetivos
Os indivíduos também podem usar atributos personalizados, como Faturamento, Tipo de tarefa, Progresso e Prazo de entrega, para armazenar detalhes importantes da tarefa e visualizar seus dados de produtividade de forma mais granular.
Equipes
A medição da produtividade das equipes começa com o alinhamento dos esforços individuais com os objetivos comuns. Isso envolve definir metas claras e mensuráveis para a equipe e acompanhar o progresso para alcançá-las. Isso garante que os membros da equipe trabalhem em direção a objetivos comuns e permite a avaliação do desempenho com base no alcance coletivo das metas.
Isso pode se traduzir em metas como o número de leads qualificados para equipes de marketing e receita por usuário para equipes de vendas. Aqui, também, você pode aproveitar os recursos de acompanhamento de metas da sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Com o ClickUp Goals, por exemplo, você pode definir diferentes tipos de metas para medir o progresso e a produtividade, tais como:
- Metas numéricas: acompanhar quantos leads qualificados foram gerados em um mês
- Metas sim/não: para verificar se um recurso ou correção de bug foi implementado conforme planejado.
- Metas da tarefa: contar quantos tickets de suporte um agente de atendimento ao cliente fecha por semana.
Ao definir metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado) e acompanhar regularmente o progresso em direção a elas, você pode avaliar com eficácia a produtividade coletiva da sua equipe e garantir que suas metas sejam atingidas todas as semanas, meses e trimestres.
Organizações
A maioria das organizações determina seu índice de produtividade examinando números como taxas de crescimento da receita, margens de lucro e retorno sobre o investimento (ROI).
Nesse caso, diferentes departamentos, como marketing, vendas e sucesso do cliente, se alinham e trabalham em direção a algumas metas estratégicas, como geração de leads, engajamento do cliente e receita recorrente anual (ARR).
Aqui estão duas maneiras de medir a taxa de produtividade em toda a sua organização:
- Receita por funcionário: basta dividir sua receita total pelo número total de funcionários para descobrir sua receita por funcionário. Portanto, se você tem 20 funcionários e sua receita é de US$ 100.000 por semana, cada funcionário estaria gerando US$ 5.000 em média.
- Índice de eficácia da equipe: primeiro, calcule seu lucro bruto (receita menos todas as suas despesas). Em seguida, divida o lucro pelos custos com a folha de pagamento dos seus funcionários. Se o seu lucro bruto for de US$ 50.000 e o investimento total em seus funcionários for de US$ 5.000, então o índice de eficácia da sua equipe é de 10:1.
O bom do índice de eficácia da equipe é que você não precisa se limitar apenas à receita ou aos lucros. Você também pode usar outras métricas de desempenho, como o Net Promoter Score (NPS) e a taxa de conclusão de sprints.
As três fórmulas para medir a produtividade
Aqui estão algumas fórmulas comuns que podem medir o índice de produtividade para diferentes setores.
1. Produtividade do trabalho
Esta é a fórmula mais simples de todas — basta dividir sua produção pelo seu investimento.
Se uma empresa de manufatura produz 1.000 unidades de um produto em uma semana, são necessárias 100 horas de trabalho para produzi-las. Então, a produtividade seria 1.000/100, ou seja, 10 unidades por hora.
2. Cálculo baseado em metas
Essa abordagem se concentra na avaliação do desempenho em relação a metas ou objetivos predefinidos. Aqui, ela indica claramente se uma determinada meta foi atingida, superada ou não alcançada. Você pode então reavaliar sua estratégia e planejar o sucesso futuro.
Por exemplo, se sua meta é aumentar a receita mensal em 20%, sua taxa de produtividade é medida com base no seguinte:
- Alcance essa meta e aumente sua receita em 20% (taxa de produtividade de 100%).
- Superou a meta e aumentou sua receita em 25% (taxa de produtividade de 125%).
- Fique aquém e aumente sua receita em 15% (taxa de produtividade de 75%)
3. Feedback de 360 graus
Nesse método, você coleta feedback de várias fontes, como colegas, supervisores, clientes e funcionários, para avaliar de forma abrangente o desempenho de um indivíduo ou equipe.
Você pode coletar feedback por meio de pesquisas e entrevistas ou avaliando um indivíduo ou equipe com base em critérios predefinidos. Ao contrário dos outros dois métodos, o feedback 360 graus é mais qualitativo do que quantitativo e pode fornecer informações mais detalhadas sobre o desempenho de um indivíduo ou equipe.
Calculando a produtividade e a eficiência
Produtividade é frequentemente usada de forma intercambiável com eficiência, mas as duas diferem quando usadas em contextos específicos.
- A produtividade analisa a relação entre produção e insumos — a quantidade ou qualidade da produção gerada por unidade de insumo. Portanto, a fórmula seria uma medida de Produção / Insumos
- A eficiência, por outro lado, avalia quão bem os recursos são utilizados para alcançar os resultados desejados. Portanto, a fórmula seria uma medida de (Saída / Entrada) x 100%.
Embora ambas as métricas sejam importantes para o desempenho organizacional, elas fornecem perspectivas diferentes sobre a eficácia operacional.
Medindo a produtividade: exemplos reais
Veja como você pode medir a produtividade em diferentes setores:
- Fabricação: acompanhamento das unidades produzidas por hora em uma linha de montagem
- Serviço: Contagem das chamadas de clientes atendidas por agente por dia em um call center
- Varejo: Calculando a receita de vendas por funcionário em uma loja de varejo
- Tecnologia: Medindo novos recursos lançados em cada ciclo de sprint
- Hotelaria: Medindo a taxa de ocupação dos quartos ou a receita por quarto disponível em um hotel
Aqui estão alguns KPIs que você pode usar para diferentes equipes ou funções:
- Marketing: leads inbound, visitas ao site, conversões de anúncios
- Vendas: novas contas, receita gerada, taxa de conversão
- Produto e engenharia: novos recursos, hotfixes, tempo de lançamento no mercado
- Sucesso do cliente: pontuação NPS, número de respostas, avaliações dos clientes
Por fim, ao medir a produtividade, certifique-se de não enfatizar excessivamente nenhum fator, seja o indivíduo em detrimento da equipe ou a quantidade em detrimento da qualidade. Não se trata apenas de números; você precisa levar em consideração a qualidade, o contexto e outras nuances.
Medir a produtividade envolve usar uma combinação de métricas quantitativas e qualitativas, definir metas realistas e promover uma cultura de melhoria contínua.
É igualmente importante medir a produtividade das suas equipes remotas.
Medindo a produtividade no trabalho remoto
A Quarta Revolução Industrial, caracterizada por avanços tecnológicos — Inteligência Artificial (IA), Blockchain, Realidade Virtual (RV) e automação — mudou fundamentalmente a forma como trabalhamos.
As empresas não estão apenas aderindo à tendência do trabalho híbrido e remoto, mas também estão constantemente formando parcerias com prestadores de serviços, agências e freelancers. Essa força de trabalho espalhada globalmente torna muito difícil empregar medidas corretas de produtividade.
É aqui que entram em cena as ferramentas de gerenciamento do espaço de trabalho e acompanhamento da produtividade, como o ClickUp. Com um conjunto abrangente de ferramentas — gerenciamento de projetos, comunicação interna, documentos e até mesmo automações —, o ClickUp pode ajudar as organizações a acompanhar a produtividade individual e da equipe.
Além disso, suas ferramentas de comunicação assíncrona e em tempo real, recursos de automação e muito mais podem ajudar a otimizar as comunicações e reduzir o trabalho excessivo. Veja como:
Mantenha-se em dia com os projetos
Com o ClickUp, você pode configurar projetos separados (com tarefas, subtarefas e itens de ação), atribuí-los aos membros da equipe e discutir atualizações de status em um único lugar. Além disso, você pode usar a visualização do quadro do ClickUp para organizar (e arrastar e soltar tarefas) para atualizar seu status rapidamente.
Avalie a produtividade atribuindo Pontos Sprint e níveis de prioridade para cada tarefa ou ação no ClickUp. Isso pode ajudá-lo a quantificar o trabalho que cada funcionário (e equipe) realiza em cada ciclo sprint.
Como benefício adicional, os pontos de sprint também podem ajudá-lo a estimar o tempo e o esforço necessários para concluir cada tarefa, garantindo que você distribua as tarefas de forma eficiente, sem sobrecarregar sua equipe.
Avalie o progresso com gráficos de desempenho
Outra ótima maneira de medir sua produtividade é definir metas para cada sprint ou projeto. O ClickUp dá acesso a vários relatórios de desempenho que podem analisar o progresso da sua equipe, identificar gargalos e modificar seus planos de produtividade. Alguns gráficos incluem:
- Gráficos de burnup e burndown: mostram a quantidade de trabalho concluído e o que ainda resta a ser feito.
- Fluxo cumulativo: esses diagramas ajudam a visualizar o progresso das suas tarefas em diferentes estágios, como pendentes, em andamento e em teste, para que você possa identificar quanto tempo as tarefas permanecem em cada estágio.
- Velocidade: mostra quanto tempo os funcionários levam, em média, para concluir uma tarefa, para que você possa planejar melhor os sprints futuros.
Calcule a produtividade com o controle de tempo
Vimos que a maneira mais simples de acompanhar a produtividade é comparar entrada e saída. Para os profissionais do conhecimento, isso significa o tempo gasto em uma tarefa versus as tarefas concluídas.
Se você tem freelancers ou funcionários em regime de meio período que são pagos por hora, pode usar um software de controle de tempo para ter uma ideia das horas faturáveis deles.
O ClickUp, por exemplo, oferece um recurso integrado de controle de tempo que permite que cada funcionário adicione entradas de tempo para cada tarefa, juntamente com uma nota descrevendo o que foi feito.
Os gerentes podem acessar as planilhas de horas trabalhadas de cada funcionário e avaliar seus níveis de produtividade e desempenho. Eles também podem usar o controle de horas acumuladas para entender quanto tempo cada membro da equipe dedica a diferentes grupos de tarefas.
Avalie a produtividade da sua equipe com o ClickUp
Aumentar os níveis de produtividade da sua equipe é importante para atingir suas metas e aumentar a receita e a taxa de lucratividade da sua empresa. Priorizar a medição da produtividade é essencial para impulsionar o crescimento, a inovação e o sucesso.
Se você faz parte da Quarta Revolução Industrial, recomendamos experimentar o ClickUp. Ele não apenas ajuda a acompanhar os níveis de produtividade individual e coletiva da sua organização, mas também vem com um conjunto de ferramentas que podem aumentar a produtividade da sua equipe.
Não acredita em nós? Veja o que um cliente da ClickUp tem a dizer:
Sua agência está perdendo muita produtividade se não estiver usando o ClickUp! Sem o ClickUp, eu teria que contratar mais três pessoas para fazer o mesmo trabalho.
Sua agência está perdendo muita produtividade se não estiver usando o ClickUp! Sem o ClickUp, eu teria que contratar mais três pessoas para fazer o mesmo trabalho.
Sua equipe pode reduzir o trabalho repetitivo com as automações de fluxo de trabalho do ClickUp, encontrar informações rapidamente com o ClickUp Brain (seu assistente genAI) e otimizar a comunicação com videoclipes, chats e quadros brancos.
Em resumo, você obtém uma ferramenta completa que aumenta a produtividade e a mede, para que você possa melhorar continuamente.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e descubra como ele pode ajudá-lo a monitorar as tendências de produtividade da sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
1. Qual é a melhor forma de medir a produtividade?
Embora não exista uma única maneira ideal de medir a produtividade, os KPIs específicos do projeto podem ser úteis. Eles fornecem dados claros que acompanham o progresso em direção a metas específicas. Além disso, podem ser personalizados para diferentes departamentos, como desenvolvimento, marketing e vendas.
2. Como você calcula a produtividade?
A maneira mais simples de calcular a produtividade é dividir a produção pelo total de insumos utilizados.
Por exemplo, se um representante de vendas faz 20 ligações para clientes em 5 horas, sua produtividade é:
20 chamadas / 5 horas = 2 chamadas por hora
3. Quais são as três medidas de produtividade?
As três medidas comuns de produtividade são:
- Produção por insumo: calcule a produção total (bens ou serviços produzidos) dividida pelo insumo total (recursos utilizados, como horas de trabalho ou capital investido).
- Objetivos: acompanhe o progresso em direção a metas específicas de produtividade para verificar se os recursos estão sendo usados de forma eficaz.
- Tempo: avalie quanto tempo as tarefas levam (por exemplo, tempo de ciclo) para identificar gargalos no fluxo de trabalho.