No dinâmico mundo dos negócios de hoje, a colaboração em equipe desempenha um papel fundamental para garantir o sucesso. Ela estimula a inovação, promove a diversidade na solução de problemas e incentiva o compartilhamento de conhecimentos e habilidades.
Na ClickUp, acreditamos que o trabalho em equipe não se trata apenas de trabalhar em equipe a colaboração em equipe é o uso dos diferentes pontos fortes de cada membro da equipe para atingir metas compartilhadas. Neste blog, vamos nos aprofundar nas nuances da colaboração em equipe, explorando seu impacto na produtividade e oferecendo insights para otimizar seus esforços de colaboração.
Quer você seja uma empresa iniciante ou uma organização estabelecida, compreender a importância das equipes colaborativas pode lhe dar uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes.
Vamos começar!
O que é colaboração em equipe?
A colaboração em equipe bem-sucedida acontece quando equipes de duas ou mais pessoas trabalham juntas para atingir um objetivo comum. Esse processo exige um alto nível de comunicação, confiança e respeito entre cada membro da equipe. E quando é bem feito, leva a resultados surpreendentes.
Benefícios da colaboração eficaz da equipe
Uma pesquisa da Queens University constatou que 75% dos funcionários acham que a colaboração é essencial no local de trabalho. Mas apenas cerca de 39% dos funcionários acreditam que sua empresa não é suficientemente colaborativa.
Via Queens University of Charlotte
Quando as pessoas trabalham juntas, elas compartilham ideias e apresentam soluções mais rapidamente. Isso permite que as equipes resolvam problemas de forma criativa e produzam trabalhos de maior qualidade.
A colaboração bem-sucedida da equipe também ajuda os membros da equipe a se sentirem mais envolvidos e investidos no trabalho. Se você já fez parte de uma equipe, sabe que é mais fácil se motivar e se concentrar em um objetivo compartilhado.
E os benefícios mais impactantes que você verá com a colaboração eficaz da equipe incluem:
Aumento da produtividade
É óbvio, não é? Mesmo assim, vale a pena repetir. Quando os membros da equipe são capazes de colaborar com menos obstáculos no caminho, eles realizam mais trabalho em menos tempo. Em última análise, isso leva a níveis elevados de produtividade para toda a equipe.
Comunicação aprimorada
A colaboração em equipe garante que todos os envolvidos estejam na mesma página. Qualquer desalinhamento do projeto é tratado rapidamente, e você lida com menos mal-entendidos que atrasam os resultados.
Flexibilidade adicional Ferramentas colaborativas e softwares podem dar aos membros da equipe a capacidade de trabalhar de qualquer lugar e a qualquer momento, o que resulta em um cronograma mais flexível para os membros da equipe
colaborar de forma assíncrona ou em tempo real. Confira estas ferramentas assíncronas !
Tomada de decisão aprimorada
Quem não gosta de tomar decisões melhores?
Quando os membros da equipe colaboram de forma mais eficaz, eles alinham diferentes pontos de vista, habilidades e dados para tomar decisões melhores que levam a melhores resultados.
A lista de benefícios que advêm da
colaboração real da equipe
é longo. No entanto, um aspecto importante para garantir a colaboração da equipe é equipar cada membro da equipe com as ferramentas certas para ter sucesso.
Tipos de colaboração em equipe
- Colaboração assíncrona : Esse tipo de colaboração em equipe é aquele em que os membros trabalham em tarefas diferentes e se comunicam em momentos diferentes, seja por e-mail, sistemas de bate-papo ou outras plataformas de mensagens. A colaboração assíncrona pode ajudar a obter resultados com mais eficiência e, ao mesmo tempo, permitir maior flexibilidade para se adaptar a diferentes horários de trabalho.
- Colaboração síncrona: A colaboração síncrona ocorre quando os membros da equipe estão trabalhando juntos em tempo real e se comunicando virtualmente ao vivo. Ela exige que todos estejam on-line ao mesmo tempo para discutir tópicos, compartilhar ideias ou concluir um projeto. Esse tipo de colaboração permite uma tomada de decisões mais eficiente e também pode ajudar a criar relacionamentos entre os membros da equipe.
- Colaboração multifuncional: A colaboração multifuncional envolve ter membros da equipe de diferentes áreas da organização trabalhando juntos para atingir uma meta. Esse tipo de colaboração permite o uso de diferentes perspectivas e conjuntos de habilidades, o que pode levar a soluções mais inovadoras e criativas.
- Colaboração paralela: A colaboração paralela ocorre quando duas ou mais equipes estão trabalhando em tarefas relacionadas, mas que exigem conjuntos de habilidades distintos ou têm objetivos diferentes. Esse tipo de colaboração pode ajudar a dividir a carga de trabalho e tornar uma tarefa mais gerenciável para as equipes concluírem.
- Colaboração híbrida: A colaboração híbrida combina elementos da colaboração assíncrona e síncrona, permitindo que as equipes trabalhem juntas em tempo real, mas ainda dando aos membros a liberdade de gerenciar seus próprios horários. É uma abordagem eficaz quando as equipes precisam colaborar em tarefas, mas também precisam ser flexíveis com seu tempo.
- Colaboração off-line: A colaboração off-line é quando as equipes trabalham juntas sem o uso de tecnologia, contando com reuniões físicas e workshops para desenvolver ideias e encontrar soluções. Esse tipo de colaboração pode ajudar a criar uma experiência de equipe coletiva e, ao mesmo tempo, promover relacionamentos sólidos entre os membros.
10 Estratégias de colaboração em equipe
1. Use um software de colaboração em equipe
Você precisará de um software de ferramenta de colaboração em equipe para realmente subir de nível. Felizmente, o ClickUp é a ferramenta ideal para isso. Confira estes recursos e funcionalidades para gerenciar seu trabalho em equipe .
Para começar, dê uma olhada neste prático Tutorial de introdução que descreve tudo o que você precisa saber sobre o ClickUp.
Aqui está um resumo rápido dos principais recursos de colaboração do ClickUp:
- Hierarquia **A maneira como você cria seus espaços, pastas e listas é a primeira etapa para aumentar a colaboração da equipe
- Projetos e listas : Outras plataformas não têm a organização necessária para um ótimo trabalho. É claro que você pode começar bem, mas à medida que suas tarefas aumentam, as coisas saem do controle. Os projetos e as listas oferecem mais flexibilidade e controle sobre como fazer seu trabalho
- Checklists e modelos : Nunca perca uma etapa de uma tarefa e execute-a uma a uma. Isso funciona bem para tarefas com várias etapas que precisam ser realizadas por diferentes pessoas da sua equipe. Você também pode salvar as listas de verificação como modelos para usá-las sempre
- **Múltiplos responsáveis Colaboração significa trabalhar em conjunto! E, às vezes, é preciso mais de uma pessoa para concluir uma tarefa. Com o ClickUp, você sempre pode atribuir uma tarefa a mais de uma pessoa, e até mesmoatribuir comentários* **Clique no bloco de notas : Anote lembretes eitens de ação que você deseja compartilhar com outras pessoas posteriormente
2. Crie equipes multifuncionais
Tradicionalmente, a maioria das equipes adota uma abordagem de linha de montagem, com cada trabalhador contribuindo para as tarefas que lhe são atribuídas na linha de produção.
Mas há outra maneira: Combinar membros da equipe com diferentes habilidades, talentos e interesses para que possam trabalhar juntos para criar um produto mais rapidamente.
A beleza de equipes multifuncionais é que elas podem lidar com um problema específico com mais eficiência e menos etapas intermediárias. Adicione a automação à mistura e recursos como Rastreamento de metas no ClickUp e você estará pronto para as corridas.
3. Concentre-se na eficiência da equipe
O que, de fato, torna uma equipe eficaz? Se você acha que tudo se resume à cultura ou à definição de metas melhores, aqui estão algumas maneiras rápidas de melhorar a eficiência da sua equipe:
- Envie uma nota de incentivo se algo não estiver saindo como planejado
- Aponte o que está indo bem em vez de apontar apenas as falhas da equipe
- Agende umasessão de brainstorming para aquele problema incômodo
- Use seuferramenta de gerenciamento de projetos* Busque feedback dos líderes de sua equipe
- Definir metas pessoais e de trabalho claras
4. Faça reuniões focadas
Todos nós já participamos de reuniões que pareciam não valer a pena, sem nenhum fim em vista. Na verdade, talvez você nem saiba qual era o objetivo da reunião.
Isso acontece com mais frequência do que a maioria de nós gostaria, o que prejudica o moral da equipe e níveis de energia. Resumindo: não gaste a energia da sua equipe com divagações inúteis. Otimize suas reuniões.
Recursos relacionados:
- 12 dicas sobre como planejar uma reunião
- Gerencie suas reuniões com o ClickUp
- Como usar o ClickUp para agendas
- Como conduzir ótimas reuniões iniciais
5. Priorize a inspiração da equipe
Embora sua equipe possa estar animada para riscar tarefas da lista e receber o feedback dos gerentes em um dia, ela pode muito bem chegar ao trabalho sem nenhuma inspiração no dia seguinte.
O que você pode fazer? Considere usar a gamificação como uma forma de manter os membros da equipe motivados. Por exemplo, premiar pontos de carma para os membros da equipe, que podem ser acumulados e trocados por prêmios valiosos.
Se você quiser ir além, encontre maneiras criativas de incentivar o descanso para reduzir o esgotamento. Sua equipe agradecerá e estará mais bem equipada para colaborar a longo prazo.
6. Defina normas para um melhor desempenho da equipe
De quais normas sua equipe precisa para criar uma cultura colaborativa melhor?
Que regras de engajamento sua liderança deve usar com seus funcionários? Normas da equipe são apenas o primeiro conjunto de padrões para decoro no local de trabalho .
Isso elimina as suposições sobre o que é necessário para dar andamento aos projetos entre todos os membros da equipe quando as coisas não estão indo como esperado.
7. Use a combinação certa de ferramentas de colaboração em equipe
Não perca as toneladas de ferramentas de software incríveis projetadas especificamente para tornar o trabalho mais rápido e fácil. Para começar, este ferramentas de colaboração irá ajudá-lo. Ela está repleta de tudo o que uma equipe colaborativa pode precisar. Mesmo que a sua equipe já esteja na vanguarda, você certamente encontrará algo para ajudá-la.
Quer ainda mais? Consulte estas ferramentas digitais e analógicas para mantê-lo organizado.
Bônus:_ Melhores filmes de amigos para trabalho em equipe
8. Adicione modelos reutilizáveis ao seu fluxo de trabalho
Se você está pedindo à sua equipe para realizar tarefas semelhantes todos os dias, todas as semanas ou todos os meses, então é hora de armazenar os detalhes, as informações e as listas de verificação em um modelo reutilizável . Felizmente, existe um Modelo ClickUp para cada tipo de caso de uso!
Leve seus modelos um passo adiante e conecte suas tarefas com datas de vencimento recorrentes e você também receberá um lembrete. Sem dúvida, os modelos economizam tempo e poupe a sua equipe do inevitável trabalho pesado que vem com a colaboração.
9. Melhore a comunicação da sua equipe
Nunca é um dia ruim estar preparado com maneiras de comunicar-se com sua equipe de forma mais eficaz.
Sem implementar melhores estratégias de comunicação você terá que lidar com problemas que se estendem a outras áreas de trabalho:
- Não cumprimento de prazos
- Deixar de lado as tarefas
- Pedir mais tempo
- Pedir folga
Considere a possibilidade de se reunir constantemente com sua equipe, tanto em conjunto quanto individualmente. Essa é uma maneira de ficar por dentro do que está acontecendo, tanto do ponto de vista individual quanto do grupo.
10. Desfaça seus maiores silos
Os silos são o maior obstáculo de uma equipe colaborativa.
A não ser que você queira incentivar a tomada de decisões inadequadas, diminuir a visibilidade do projeto e tornar o trabalho mais penoso do que precisa ser, fazer o trabalho de quebrar os silos de colaboração da equipe é crucial para uma equipe produtiva e sustentável.
Veja o que você pode fazer:
- Defina metas compartilhadas e torne-as bem visíveis para todos os membros da sua equipe
- Criar modelos de processos e sistemas que sejam usados constantemente
- Manter a responsabilidade de toda a equipe em relação ao compartilhamento do progresso e dos dados
- Unificar todos os dados e o histórico do seu projeto em uma plataforma acessível
- Incentive a visibilidade com ferramentas voltadas para grupos
Ferramentas de colaboração da equipe
O primeiro passo para criar um ambiente de trabalho colaborativo? Certifique-se de que você tenha as ferramentas de colaboração certas.
Aqui estão algumas das ferramentas obrigatórias: **Ferramenta de gerenciamento de projetos colaborativos : A ferramenta de gerenciamento de projetos como Clique emUp ajuda a sua equipe a acompanhar as tarefas, os prazos e o progresso, além de centralizar tudo o que é necessário para dar andamento a um projeto.
Ferramenta de bate-papo da equipe: Ferramentas de bate-papo como o Slack são essenciais para manter os membros individuais da equipe conectados e facilitar a comunicação. Embora um líder de equipe também possa usar os recursos de bate-papo integrados que muitas ferramentas, como o ClickUp, oferecem.
Ferramenta de compartilhamento de arquivos: A ferramenta de compartilhamento de arquivos como o Google Drive permite que toda a sua equipe compartilhe documentos importantes, imagens e outros arquivos de forma rápida e fácil. É por isso que o ClickUp Docs é um recurso incrível para centralizar documentos, atribuir tarefas a esses documentos e compartilhar facilmente com os membros da sua equipe.
Ferramenta de videoconferência: Uma ferramenta de videoconferência como o Zoom permite que sua equipe permaneça conectada mesmo quando estiver trabalhando remotamente e em fusos horários diferentes.
Quadro branco digital: O Quadro branco do ClickUp equipa as equipes com todas as ferramentas de colaboração visual que eles usariam para fazer brainstorming, refinar projetos e apresentar suas melhores ideias.
Crie a tela perfeita para ideias e fluxos de trabalho da equipe com o ClickUp Whiteboards
Colaboração de equipe no local versus remota
Colaboração da equipe no local
A colaboração no local ocorre de forma diferente da colaboração remota colaboração remota embora o objetivo final ainda seja o mesmo. Considere algumas dicas que o ajudarão a elevar o nível de suas sessões de colaboração no local.
Elimine os obstáculos
Se a meta for a colaboração incrível em equipe, você não conseguirá ir muito longe sem antes dedicar algum tempo para eliminar os obstáculos que possam estar no caminho. Isso significa que você precisa fornecer à sua equipe o melhor software de colaboração em equipe para que ela possa se conectar, editar, questionar e registrar ideias.
Por exemplo, os recursos que eliminam obstáculos em uma ferramenta de colaboração como o ClickUp incluem:
- Ferramentas integradas de criação de documentos para mapear processos e cronogramas
- Lembretes automatizados para garantir que as equipes se comuniquem dentro do cronograma
- Recursos de controle de tempo para obter uma visão geral de alto nível de onde o tempo da sua equipe é gasto
- Ferramentas de criação de formulários personalizados para a coleta e organização de ideias
Criar formulários personalizados Formulários no ClickUp para capturar feedback e transformar as respostas da pesquisa em tarefas acionáveis
Crie uma cultura colaborativa
Para promover um ambiente em que as pessoas se sintam à vontade para trabalhar juntas e compartilhar ideias, é necessário definir o tom. Uma maneira de fazer isso é realizar reuniões regulares com a equipe, nas quais todos são incentivados a participar por aqueles que ocupam cargos de liderança.
Você também pode criar um canal de bate-papo da equipe em que as pessoas possam fazer perguntas e compartilhar ideias livremente em seu próprio tempo.
Bônus:_ Atividades de formação de equipe !
Fortalecer a comunicação aberta
Isso significa criar um ambiente em que as pessoas se sintam à vontade para expressar opiniões iniciais, ideias, refutações e dúvidas sobre qualquer coisa que precise ser discutida.
Bate-papos, documentos, atribuições de funções, tarefas, histórico de marcações e formulários ajudam a permitir uma comunicação aberta processo de comunicação contínuo .
Simplifique a comunicação da equipe com canais de bate-papo em tempo real no ClickUp
Colaboração remota da equipe
A colaboração no local era a maneira tradicional de levar os projetos adiante e tomar decisões melhores. Mas agora, trabalho remoto é a nova norma para muitas equipes atualmente.
É por isso que é importante encontrar para as equipes remotas se comunicarem com a mesma eficácia que teriam se estivessem no escritório trocando ideias cara a cara.
Veja a seguir como incentivar os membros da equipe a colaborar de forma produtiva.
Coloque todos os membros da equipe em dia
Quando todos estão cientes do objetivos da equipe é mais provável que eles se mantenham alinhados e atinjam seus marcos dentro do prazo. Certifique-se de que todos estejam na mesma página, realizando reuniões regulares da equipe (virtualmente, é claro) e mantendo a comunicação aberta.
Promova a transparência
Incentive a transparência criando um "bebedouro" virtual onde os membros da equipe possam conversar casualmente. Ou faça check-ins regulares em que todos possam compartilhar o que estão fazendo por meio de um bate-papo ao vivo no Zoom. A cadência é importante aqui. Embora não seja necessário sobrecarregar sua equipe com inúmeras reuniões no Zoom, é possível agendar uma reunião recorrente a cada poucas semanas em que as equipes possam compartilhar feedback de forma construtiva.
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Centralizar, centralizar, centralizar
Recursos de equipe isolados são os piores. As informações se perdem no meio da bagunça e a visibilidade não é encontrada em lugar nenhum. Mas existem várias ferramentas excelentes, como o ClickUp, que ajudam as equipes remotas a se manterem conectadas e centralizam as ferramentas e os recursos de que as equipes remotas precisam para executar projetos.
Incentive a interação social
O fato de sua equipe ser remota não significa que ela não possa socializar entre si. De fato, a interação social pode ser uma ótima maneira de incentivar a colaboração.
Organize happy hours virtuais ou intervalos para café, ou crie um clube do livro virtual em que os membros da equipe possam discutir o que estão lendo.
Comemore os sucessos em conjunto
Quando sua equipe atingir uma meta, comemorem juntos. Isso ajudará os membros da equipe a se sentirem parte de uma unidade coesa e os incentivará a trabalhar juntos para o sucesso futuro.
Aprenda mais maneiras de *Construir um trabalho em equipe eficaz* !
ClickUp: A melhor ferramenta para equipes colaborativas
Quem disse que a colaboração em equipe bem-sucedida é difícil provavelmente não leu este guia. Estou brincando, na maioria das vezes. Mas o veredito está dado: A colaboração em equipe é possível e pode ser produtiva. Ainda mais quando você tem as ferramentas certas a seu favor.
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