Deixe-nos fazer uma pergunta: como você gerencia seus projetos?
As equipes fazem isso de várias maneiras. Elas usam e-mails ou documentos para fazer seus planos. Muitas usam planilhas para acompanhar as tarefas. Ferramentas empresariais como o Google Suite têm recursos de lista de verificação integrados que algumas equipes utilizam.
Apesar de serem muito comuns, esses acordos costumam ser ineficazes. Como gerente de projetos, você entende isso, e é por isso que está lendo este post!
Então, vamos direto ao ponto e explorar os dez benefícios do software de gerenciamento de projetos. E como você pode integrar a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos aos seus projetos.
O que é um software de gerenciamento de projetos?
Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta digital para gerenciar todos os aspectos do seu projeto, incluindo tarefas, membros da equipe, alocação de recursos, metas e painéis de relatórios.
Que tipo de equipes podem se beneficiar do software de gerenciamento de projetos?
As melhores ferramentas de gerenciamento de projetos podem beneficiar absolutamente qualquer tipo de atividade ou equipe. Esteja você planejando sua festa de casamento, uma reforma na cozinha ou o lançamento de um produto tecnológico complexo, as soluções de gerenciamento de projetos atenderão às suas necessidades. Vejamos alguns exemplos no local de trabalho.
TI: os projetos de TI são altamente técnicos, com especificações complexas. As tarefas são frequentemente interdependentes. O gerenciamento de projetos envolve um planejamento detalhado e complexo, além da colaboração entre partes interessadas multifuncionais, como analistas de negócios, desenvolvedores, testadores, administradores de sistemas e usuários finais.
O software de gerenciamento de projetos ajuda as equipes de TI a definir requisitos, traçar cronogramas, estabelecer marcos, alocar recursos, acompanhar o progresso e visualizar dependências usando recursos como gráficos de Gantt.
Recursos humanos: o departamento de RH tem uma ampla gama de responsabilidades, incluindo contratação, integração, remuneração, gestão de desempenho, engajamento dos funcionários, demissões e muito mais.
Eles precisam de um software de gerenciamento de projetos para coordenar todas as atividades ao longo do ciclo de vida dos funcionários, desde a publicação de anúncios e agendamento de entrevistas até a criação de planos de retenção e liquidação de pagamentos finais.
Marketing: as equipes de marketing gerenciam várias campanhas, tarefas criativas, iterações e otimização. As plataformas de gerenciamento de projetos ajudam as equipes de marketing a coletar briefings de outros departamentos, avaliar criativos, iterar textos publicitários e acompanhar o sucesso em métricas como taxas de engajamento, geração de leads e ROI.
Vendas: depois que o marketing gera o lead, ele precisa ser facilmente repassado para a equipe de vendas para fechar o negócio.
As equipes de vendas utilizam softwares de gerenciamento de projetos para definir etapas do funil, monitorar status, identificar gargalos e priorizar esforços para mover leads pelo pipeline de forma eficiente. Você também pode integrar sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para uma análise detalhada.
Construção: Os projetos de construção envolvem inúmeras matérias-primas, máquinas, recursos qualificados e conformidades de qualidade. O software de gerenciamento de projetos de construção ajuda a gerenciar tudo isso, desde o trabalho inicial até as inspeções finais, incluindo riscos relacionados a perigos de segurança e impactos ambientais.
Operações: boas operações dependem de fluxos de trabalho claros e repetíveis. Um software de gerenciamento de projetos permite que as equipes de operações projetem, implementem e monitorem seus fluxos de trabalho. Por exemplo, você pode usar mapas mentais para projetar, tarefas/subtarefas para configurá-las, listas de verificação para controle de qualidade, relatórios para gerenciamento de riscos, etc.
Finanças: do orçamento à auditoria, as equipes financeiras gerenciam vários projetos, assim como o RH. As ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem recursos e modelos específicos para planejamento orçamentário, controle de despesas, previsão e monitoramento das finanças da organização.
Algumas ferramentas podem gerar relatórios automaticamente, como demonstrações de fluxo de caixa, e também categorizar demonstrações de despesas.
Independentemente da função que você desempenha na sua organização, o melhor software de gerenciamento de projetos pode ser extremamente benéfico. Veja como.
Quais são os benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos?
O nome “software de gerenciamento de projetos” esconde os inúmeros benefícios que a ferramenta oferece, desde a colaboração e comunicação da equipe até a mitigação de riscos. Vejamos os dez principais.
1. Visibilidade e controle
Ao contrário das planilhas e dos e-mails, o software de gerenciamento de projetos oferece melhor visibilidade e controle. Você pode ver todas as tarefas, a carga de trabalho de cada membro da equipe, o andamento do projeto, as dependências e os gargalos em detalhes granulares.
Isso permite que você ajuste e recalibre seus esforços para estar sempre no caminho certo.
2. Clareza
Essencialmente, o software de gerenciamento de projetos consolida todas as informações sobre um projeto em um único lugar. Ele permite que os usuários encontrem o que precisam dentro de seu espaço de trabalho. Por exemplo, sua tarefa pode incluir uma descrição, história do usuário, critérios de aceitação, prazos e dependências.
Isso cria clareza de pensamento e ação para todos os membros da equipe do projeto.
3. Trabalho remoto eficaz
Os softwares de gerenciamento de projetos baseados em nuvem permitem o acesso a arquivos e comunicações do projeto em qualquer lugar, a qualquer hora. Uma ferramenta acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana, é particularmente benéfica para equipes espalhadas por diferentes fusos horários.
Isso cria um espaço de trabalho online comum e colaborativo para equipes remotas/híbridas trabalharem com eficiência.
4. Suporte à produtividade
Um software de gerenciamento de projetos é um ótimo companheiro de produtividade para suas equipes. Além de organizar tarefas com base em suas estruturas de gerenciamento de projetos, ele também incentiva comportamentos desejáveis no local de trabalho. Por exemplo:
- As equipes tendem a seguir melhor os fluxos de trabalho quando eles são visíveis e estão disponíveis para elas.
- Recursos como o ClickUp Automations eliminam tarefas repetitivas, como entrada de dados e atualizações de status.
- Integrações com outras ferramentas de negócios, como ERP ou CRM, permitem uma melhor troca de dados.
Isso libera os membros da equipe para se concentrarem em aspectos mais críticos do projeto, aumentando assim a produtividade geral e reduzindo a chance de erros humanos.
5. Eficiência
Para que um projeto ou operação seja eficiente, as equipes precisam saber:
- O que fazer: Descrição da tarefa
- Como fazer: Critérios de aceitação
- Quando fazer isso: Prazos
- Quem fará isso: responsabilidade e prestação de contas
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos permite tudo isso e muito mais. Ela prepara os membros da equipe antes de assumirem uma tarefa. Ajuda as equipes a organizar o trabalho em um cronograma e a planejar bem. Ajuda a maximizar a produção sem criar gargalos desnecessários. Com o tempo, cria processos repetíveis que melhoram consistentemente a eficiência.
6. Minimizando o esgotamento
Uma boa gestão de projetos depende da alocação das pessoas certas para as tarefas certas, sem sobrecarregá-las. Um software permite que você veja a carga de trabalho atual e a disponibilidade de cada pessoa.
Ele permite que as equipes estimem quanto tempo uma tarefa pode levar e definam limites para a quantidade de trabalho que podem realizar. Isso é fundamental para reduzir a sobrecarga e o esgotamento dos funcionários.
7. Mitigação de riscos
O software de gerenciamento de projetos ajuda a identificar riscos potenciais no início do ciclo de vida. Por exemplo, se você programou um projeto para três meses, mas um dos seus desenvolvedores estará de licença durante o segundo mês, você saberá com bastante antecedência.
Isso permite que as equipes desenvolvam estratégias para mitigar riscos antes que eles se tornem problemas, economizando custos e mantendo o projeto dentro do prazo.
8. Ancoragem
É extremamente comum que um membro da equipe que trabalha em um projeto de alta atividade às vezes perca o controle do que estava fazendo. Isso é especialmente verdadeiro quando os mercados evoluem e as prioridades mudam rapidamente.
Um software de gerenciamento de projetos atua como uma âncora para a equipe. O gerente de projetos pode fazer alterações e atribuir novas prioridades que as equipes podem ver em tempo real.
Um membro da equipe pode então abrir sua ferramenta de gerenciamento de projetos e saber claramente o que precisa realizar a cada dia, concentrando-se no que é importante.
9. Compartilhamento de conhecimento
No mundo do trabalho moderno, as habilidades e o conhecimento tácito que cada pessoa possui são o maior patrimônio da organização. Compartilhar esse conhecimento é fundamental para o sucesso do projeto.
Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos documenta esse conhecimento de maneiras ativas e passivas. Por exemplo, contratos, acordos e processos podem ser ativamente registrados em documentos. Por outro lado, bate-papos, comentários e conversas registram o conhecimento tácito — uma maneira de fazer as coisas que não está explicitamente documentada.
Com um software de gerenciamento de projetos eficaz, agora você pode documentar um tesouro de conhecimento que antes não poderia ter.
10. Visão prospectiva
Você pode pensar que um software de gerenciamento de projetos simplesmente registra o trabalho à medida que ele ocorre, então o que isso tem a ver com previsão? Bem, tem muito a ver.
Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você cria referências para a sua forma de trabalhar, com base em um período prolongado de tempo. Por exemplo, você saberá:
- Quanto tempo leva para criar um e-book?
- Quantos dias para a revisão do código
- A taxa de bugs para cada 1000 linhas de código
- Quem é o membro mais e menos produtivo da equipe
Dependendo das informações de que você precisa, também é possível acompanhar as métricas que são importantes para você. Com base nessas métricas, é possível prever o que seria necessário para entregar o próximo projeto com eficiência, proporcionando uma previsibilidade precisa. A partir disso, você pode criar seus próprios modelos de plano de projeto para novos gerentes.
Para aproveitar esses benefícios, você precisa do software de gerenciamento de projetos certo. Veja como você pode escolher um.
Recursos a serem considerados ao escolher um software de gerenciamento de projetos
Os recursos que você deve ter em seu software de gerenciamento de projetos são aqueles que são mais importantes para você. Se você tem projetos de retenção com um número específico de entregas por semana, precisa de gerenciamento de tarefas. Se você está gerenciando um projeto de vendas, precisa de recursos de CRM.
No entanto, independentemente das suas necessidades específicas, existem alguns recursos que são essenciais em qualquer bom software gratuito de gerenciamento de projetos. Aqui estão eles.
Gerenciamento granular de tarefas
Em primeiro lugar, a capacidade de dividir projetos grandes e complexos em tarefas pequenas e gerenciáveis é um dos recursos mais importantes do software de gerenciamento de projetos.
Com as tarefas do ClickUp, você pode dividir seu projeto em listas, tarefas, subtarefas e listas de verificação.
Mais do que uma tarefa? Não se preocupe. Classifique-as como marcos, recursos, defeitos ou feedback.
Adicione descrições, atribua usuários e defina prazos para cada tarefa ou subtarefa. Vincule dependências para que você seja notificado quando houver um atraso que adie várias tarefas. Automatize tarefas recorrentes, como revisões semanais ou datas de pagamento.
Gerenciamento de tempo abrangente
A maioria dos projetos segue o modelo de faturamento por tempo e material, o que significa que tempo é dinheiro. Nesses casos, procure um software que permita rastrear o tempo com precisão.
O gerenciamento de tempo do ClickUp inclui vários recursos bem pensados.
- Antes de fazer uma proposta de projeto, estime o tempo necessário para cada tarefa (e configure-o na visualização de tarefas).
- Enquanto estiver trabalhando na tarefa, acompanhe o tempo com o cronômetro de início e fim ou simplesmente adicione o tempo gasto.
- Categorize o tempo faturável
- Compare estimativas com o tempo registrado e otimize o planejamento de projetos futuros.
Definição de metas para suas métricas norteadoras
Definir metas e objetivos claros para o projeto dá às equipes um propósito e uma direção em suas tarefas diárias. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos precisa permitir que você defina metas, áreas de responsabilidade-chave (KRAs) e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para equipes e indivíduos.
O ClickUp Goals foi projetado para ser flexível em relação a várias estruturas de definição de metas. Acompanhe o andamento do projeto com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso e de tarefas. As equipes de vendas podem definir metas de receita, as equipes de engenharia podem definir metas de sprint, as equipes de marketing podem definir metas de geração de leads e muito mais.
Comunicação e colaboração contextuais
Para que as equipes se comuniquem contextualmente, elas precisam de um local de trabalho virtual, que é o que o seu software de gerenciamento de projetos deve ser. Procure recursos de comunicação e colaboração abrangentes.
Os recursos de comunicação abrangentes do ClickUp permitem que as equipes trabalhem juntas em tempo real ou de forma assíncrona. Alguns recursos de comunicação populares incluem:
- Comentários aninhados em tarefas
- Visualização de bate-papo para todas as suas mensagens em um só lugar
- @menções em wikis, documentos, comentários e muito mais
- Incorpore páginas da web, planilhas, vídeos e artefatos do ClickUp
- Edição avançada com comandos /Slash
A detecção de colaboração do ClickUp ajuda você a ver quem está online. Esteja você visualizando a mesma tarefa ou editando um documento do ClickUp em conjunto, o ClickUp mostra com quem você está trabalhando.
O ClickUp Whiteboards permite que você se reúna e mapeie processos/fluxos de trabalho, debata ideias e até mesmo crie moodboards antes de tomar decisões de design.
Marque usuários ou atribua tarefas diretamente no quadro branco para colocar suas ideias em prática.
Visibilidade personalizada
Os gerentes de projeto precisam ver seus projetos do jeito que eles querem. Você pode querer uma visualização em lista para ver todas as tarefas futuras, uma visualização Kanban para tarefas por status, uma visualização de calendário para agendamento e uma visualização de linha do tempo para monitorar sobreposições e dependências.
Ao escolher soluções de software de gerenciamento de projetos, certifique-se de ter todas as visualizações necessárias. As mais de 15 visualizações do ClickUp permitem que você acompanhe o trabalho de qualquer ângulo!
Acompanhamento preciso do progresso
Como você mediria o sucesso do seu projeto? Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha todos os recursos analíticos necessários para acompanhar o progresso.
O ClickUp Dashboards oferece informações em tempo real sobre as métricas de sua escolha. Personalize o painel para ver o que é importante para você e tomar decisões baseadas em dados para atingir seus objetivos de gerenciamento de projetos.
Recursos de personalização
Seu software deve permitir que você siga sua própria metodologia exclusiva de gerenciamento de projetos. O ClickUp foi projetado para ser flexível.
- Visualizações do ClickUp para ver seus projetos da maneira que você precisa
- Campos personalizados para reunir as informações de que você precisa. Por exemplo, crie um campo personalizado para “data de aceitação do recurso” para acompanhar o tempo que o cliente leva para aceitar/aprovar a entrega.
- Status personalizados para criar seus próprios fluxos de trabalho. Por exemplo, adicione status como “pausado”, “rejeitado” ou “lista de desejos” para separar tarefas que não são importantes ou urgentes.
Recursos de gerenciamento de projetos com IA
Com a IA generativa impulsionando recursos em várias áreas, o gerenciamento de projetos não deve ficar para trás. As ferramentas de gerenciamento de projetos com IA aprimoram vários aspectos do seu trabalho.
O ClickUp Brain atua como seu assistente virtual 24 horas por dia, 7 dias por semana, ajudando você em várias tarefas diárias — resumir notas de reuniões, revisar documentos, fazer perguntas sobre processos e obter sugestões para otimização.
Modelos de gerenciamento de projetos
Processos repetíveis formam a base de um bom gerenciamento de projetos, e é por isso que sua ferramenta deve oferecer os modelos certos.
O ClickUp inclui vários modelos gratuitos de gerenciamento de projetos e modelos de visão geral de projetos para diferentes casos de uso.
O modelo de gerenciamento de projetos ClickUp é um dos mais populares. Com 25 status e cinco visualizações diferentes, além de uma estrutura de projeto abrangente, ele ajuda a gerenciar necessidades complexas de projetos com facilidade.
Preços
O fator mais importante a considerar ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos é a acessibilidade. Escolha o plano que oferece o máximo valor pelo melhor preço.
O ClickUp oferece planos gratuitos e pagos para atender às suas necessidades.
- Plano gratuito para sempre: Plano gratuito
- Plano ilimitado: US$ 7 por usuário por mês
- Plano empresarial: US$ 12 por usuário por mês
- Plano empresarial: entre em contato com a ClickUp para obter preços personalizados.
- ClickUp AI: Adicione a qualquer plano por US$ 5 por membro do espaço de trabalho
Confira os preços do ClickUp com uma lista detalhada dos recursos de todos os planos.
Aprimore suas capacidades de gerenciamento de projetos com o ClickUp
Todos gerenciam seus projetos, de uma forma ou de outra. Grandes eventos já foram planejados e executados apenas com um caderno e uma caneta. No entanto, isso é extremamente ineficiente e estressante.
Os projetos profissionais de hoje precisam de mais do que apenas “gerenciamento”. Eles precisam ser gerenciados com clareza, transparência, agilidade e eficiência. Isso requer um software de gerenciamento de projetos projetado para esse fim, como o ClickUp.
Com seus recursos totalmente personalizáveis, o ClickUp atua como uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa para equipes modernas.
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Perguntas frequentes sobre os benefícios do software de gerenciamento de projetos
1. Quais são os benefícios do software de gerenciamento de projetos?
Os vários benefícios do gerenciamento de projetos são:
- Excelente gerenciamento de tarefas
- Melhor qualidade do trabalho
- Aumento da produtividade
- Colaboração aprimorada
- Gerenciamento aprimorado de recursos
- Gerenciamento eficaz de riscos
- Melhoria no relacionamento com o cliente e na satisfação
2. Qual é a finalidade geral do software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos ajuda indivíduos e equipes a organizar, gerenciar e otimizar suas tarefas e comunicações relacionadas a projetos. Ele fornece ferramentas para planejamento, programação, alocação de recursos, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e tomada de decisões.