Vamos lhe fazer uma pergunta: Como você gerencia seus projetos?
As equipes fazem isso de todas as formas. Elas usam e-mails ou documentos para fazer seus planos. Muitas usam planilhas para manter o controle das tarefas. Ferramentas empresariais como o Google Suite têm recursos de lista de verificação incorporados que algumas equipes usam.
Apesar de serem comuns, esses arranjos geralmente são ineficazes. Como gerente de projetos, você entende isso, e é por isso que está lendo esta publicação do blog!
Então, vamos direto ao assunto e explorar os dez benefícios de software de gerenciamento de projetos . E como você pode integrar a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos em seus projetos.
O que é um software de gerenciamento de projetos?
Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta digital para gerenciar todos os aspectos do seu projeto, incluindo tarefas, membros da equipe, alocação de recursos, metas e painéis de relatórios.
Que tipos de equipes podem se beneficiar do software de gerenciamento de projetos? Melhores ferramentas de gerenciamento de projetos podem beneficiar absolutamente qualquer tipo de atividade ou equipe. Quer esteja planejando uma festa de casamento, a reforma de uma cozinha ou o lançamento de um produto tecnológico complexo, as soluções de gerenciamento de projetos atenderão às suas necessidades. Vejamos alguns exemplos no local de trabalho.
TI : Os projetos de TI são altamente técnicos, com especificações complexas. As tarefas geralmente são interdependentes. O gerenciamento de projetos envolve um planejamento detalhado e complexo, além da colaboração entre as partes interessadas multifuncionais, como analistas de negócios, desenvolvedores, testadores, administradores de sistemas e usuários finais.
O software de gerenciamento de projetos ajuda as equipes de TI a definir requisitos, mapear cronogramas, estabelecer marcos, alocar recursos, acompanhar o progresso e visualizar dependências usando recursos como Gráficos de Gantt . Recursos humanos : O departamento de RH tem uma ampla gama de responsabilidades em termos de contratação, integração, remuneração, gerenciamento de desempenho, envolvimento dos funcionários, rescisões e muito mais.
Eles precisam de um software de gerenciamento de projetos para coordenar todas as atividades ao longo do ciclo de vida do funcionário, desde a publicação de anúncios e o agendamento de entrevistas até a criação de planos de retenção e a liberação dos pagamentos finais. Marketing : As equipes de marketing gerenciam várias campanhas, tarefas criativas, iterações e otimização. As plataformas de gerenciamento de projetos ajudam as equipes de marketing a coletar briefs de outros departamentos, avaliar criativos, iterar o texto do anúncio e acompanhar o sucesso em métricas como taxas de engajamento, geração de leads e ROI. Vendas : Depois que o marketing gera o lead, ele precisa passá-lo sem esforço para a equipe de vendas fechar o negócio.
As equipes de vendas usam o software de gerenciamento de projetos para definir os estágios do funil, monitorar os status, identificar gargalos e priorizar os esforços para mover os leads pelo pipeline de forma eficiente. Você também pode integrar-se aos sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para obter uma análise granular. Construção : Os projetos de construção envolvem várias matérias-primas, maquinário, recursos qualificados e conformidade com a qualidade. Software de gerenciamento de projetos de construção ajuda a gerenciar tudo isso, desde o trabalho de base inicial até as inspeções finais, incluindo riscos relacionados a perigos de segurança e impactos ambientais. Operações : Boas operações dependem da existência de fluxos de trabalho claros e repetíveis. Um software de gerenciamento de projetos permite que as equipes de operações projetem, implementem e monitorem seus fluxos de trabalho. Por exemplo, é possível usar mapas mentais para projetar, tarefas/subtarefas para configurá-las, listas de verificação para controle de qualidade, relatórios para gerenciamento de riscos etc. Finanças : Do orçamento à auditoria, as equipes financeiras gerenciam vários projetos, assim como o RH. As ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem recursos e modelos específicos para planejamento de orçamento, acompanhamento de despesas, previsão e monitoramento das finanças da organização.
Algumas ferramentas podem gerar relatórios automaticamente, como demonstrativos de fluxo de caixa, e também categorizar demonstrativos de despesas.
Qualquer que seja a função que você desempenhe em sua organização, o melhor software de gerenciamento de projetos pode ser extremamente benéfico. Veja como.
Quais são os benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos?
O nome "software de gerenciamento de projetos" esconde os inúmeros benefícios que a ferramenta oferece, desde a colaboração e comunicação da equipe até a redução de riscos. Vamos dar uma olhada nos dez principais.
1. Visibilidade e controle
Ao contrário das planilhas e dos e-mails, o software de gerenciamento de projetos oferece melhor visibilidade e controle. Você pode ver cada tarefa, a carga de trabalho de cada membro da equipe, o progresso do projeto, as dependências e os gargalos em detalhes granulares.
Isso permite ajustar e recalibrar seus esforços para que você esteja sempre no caminho certo.
2. Clareza
Em essência, o software de gerenciamento de projetos consolida todas as informações sobre um projeto em um só lugar. Ele permite que os usuários encontrem o que precisam em seu espaço de trabalho. Por exemplo, sua tarefa pode incluir uma descrição, história do usuário, critérios de aceitação, prazos e dependências.
Isso cria clareza de pensamento e ação para todos os membros da equipe do projeto.
3. Trabalho remoto eficaz
O software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem permite o acesso aos arquivos e às comunicações do projeto em qualquer lugar, a qualquer momento. Uma ferramenta que pode ser acessada 24 horas por dia, 7 dias por semana, é particularmente benéfica para equipes espalhadas por diferentes fusos horários.
Isso cria um espaço de trabalho comum e colaborativo on-line para que as equipes remotas/híbridas trabalhem com eficiência.
4. Suporte à produtividade
Um software de gerenciamento de projetos é um ótimo companheiro de produtividade para suas equipes. Além de organizar as tarefas com base em suas estruturas de gerenciamento de projetos também estimula comportamentos desejáveis no local de trabalho. Por exemplo:
- É mais provável que as equipes sigam os fluxos de trabalho quando eles estão visíveis e disponíveis para elas
- Recursos comoAutomações do ClickUp eliminam tarefas repetitivas, como entrada de dados e atualizações de status
- As integrações com outras ferramentas de negócios, como ERP ou CRM, permitem uma melhor troca de dados
Isso libera os membros da equipe para se concentrarem em aspectos mais críticos do projeto, aumentando assim a produtividade geral e reduzindo a chance de erro humano.
5. Eficiência
Para que um projeto ou operações sejam eficientes, as equipes precisam saber:
- O que fazer: Descrição da tarefa
- Como fazer: Critérios de aceitação
- Quando fazer: Prazos
- Quem fará: Responsabilidade e prestação de contas
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos permite tudo isso e muito mais. Ela prepara os membros da equipe antes de assumirem uma tarefa. Ela ajuda as equipes a empilhar o trabalho em uma linha do tempo e a planejar bem. Ajuda a maximizar a produção sem criar gargalos desnecessários. Com o tempo, ela cria processos repetíveis que melhoram consistentemente a eficiência.
6. Minimizar o esgotamento
Um bom gerenciamento de projetos depende da alocação das pessoas certas para as tarefas certas, sem sobrecarregá-las demais. Um software permite que você veja a carga de trabalho atual e a disponibilidade de cada pessoa.
Ele permite que as equipes estimem o tempo que uma tarefa pode levar e estabeleçam limites para o volume de trabalho que podem realizar. Isso é fundamental para reduzir a sobrecarga e o esgotamento dos funcionários.
7. Mitigação de riscos
O software de gerenciamento de projetos ajuda a identificar possíveis riscos no início do ciclo de vida. Por exemplo, se você programou um projeto para três meses, mas um de seus desenvolvedores está de licença durante o segundo mês, você saberá com bastante antecedência.
Isso permite que as equipes desenvolvam estratégias para atenuar os riscos antes que eles se tornem problemas, economizando custos e mantendo o projeto no caminho certo.
8. Ancoragem
É extremamente comum que um membro da equipe que trabalha em um projeto de alta atividade às vezes perca a noção do que estava fazendo. Isso é especialmente verdadeiro quando os mercados evoluem e as prioridades mudam rapidamente.
Um software de gerenciamento de projetos funciona como uma âncora para a equipe. O gerente de projetos pode fazer alterações e atribuir novas prioridades que as equipes podem ver em tempo real.
Um membro da equipe pode então abrir sua ferramenta de gerenciamento de projetos e saber claramente o que precisa realizar a cada dia, ancorando-se no que é importante.
9. Compartilhamento de conhecimento
No mundo do trabalho moderno, as habilidades e o conhecimento tácito que cada pessoa possui são o maior patrimônio da organização. Compartilhar esse conhecimento é fundamental para o sucesso do projeto.
Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos documenta esse conhecimento de forma ativa e passiva. Por exemplo, contratos, acordos e processos podem ser ativamente registrados em documentos. Por outro lado, bate-papos, comentários e conversas registram o conhecimento tácito - uma maneira de fazer as coisas que não está explicitamente documentada.
Com um software eficaz de gerenciamento de projetos, agora você pode documentar um tesouro de conhecimento que antes não podia ter.
10. Previsão
Você pode pensar que um software de gerenciamento de projetos simplesmente registra o trabalho à medida que ele acontece, então o que isso tem a ver com previsão? Bem, tem.
Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você cria referências para o seu trabalho, com base em um longo período de tempo. Por exemplo, você saberá:
- Quanto tempo leva para criar um e-book
- Quantos dias para a revisão do código
- A taxa de bugs para cada 1.000 linhas de código
- Quem é o membro da equipe mais e menos produtivo
Dependendo das informações de que precisa, você também pode acompanhar as métricas que lhe interessam. Com base nessas métricas, você pode prever o que seria necessário para entregar o próximo projeto de forma eficiente, proporcionando uma previsibilidade precisa. A partir disso, você pode criar sua própria modelos de plano de projeto para novos gerentes.
Para obter esses benefícios, você precisa do software de gerenciamento de projetos certo. Veja a seguir como escolher um.
Recursos a serem considerados na escolha de um software de gerenciamento de projetos
Os recursos que você deve ter em seu software de gerenciamento de projetos são os mais importantes para você. Se você tem projetos de retenção com um número específico de entregas por semana, precisa de gerenciamento de tarefas. Se estiver gerenciando um projeto de vendas, precisará de recursos de CRM.
Entretanto, independentemente de suas necessidades específicas, há alguns recursos que são cruciais em qualquer bom software de gerenciamento de projetos software gratuito de gerenciamento de projetos . Aqui estão eles.
Gerenciamento granular de tarefas
Em primeiro lugar, a capacidade de dividir projetos grandes e complexos em tarefas pequenas e gerenciáveis é um dos recursos mais importantes do software de gerenciamento de projetos.
Com Tarefas ClickUp no ClickUp tasks, você pode dividir seu projeto em listas, tarefas, subtarefas e listas de verificação.
Mais de uma tarefa? Sem problemas. Categorize-as como marcos, recursos, defeitos ou feedback.
Adicione descrição, atribua usuários e defina prazos para cada tarefa ou subtarefa. Vincule as dependências para que você possa ser notificado quando houver um atraso que possa adiantar várias tarefas. Automatize tarefas recorrentes, como revisões semanais ou datas de pagamento.
O ClickUp é totalmente flexível software de gerenciamento de tarefas
Gerenciamento abrangente do tempo
A maioria dos projetos segue o modelo de faturamento por tempo e material, o que significa que tempo é dinheiro. Nesses casos, procure um software que lhe permita controlar o tempo com precisão. Gerenciamento de tempo do ClickUp do ClickUp inclui vários recursos bem pensados.
- Antes de fazer uma proposta de projeto, estime o tempo necessário para cada tarefa (e configure-o na visualização de tarefas)
- Enquanto estiver trabalhando na tarefa, monitore o tempo com o cronômetro de início e parada ou simplesmente adicione o tempo gasto
- Categorize o tempo faturável
- Compare as estimativas com o tempo monitorado e otimize o planejamento de projetos futuros
Rastreamento de tempo abrangente com o ClickUp
Definição de metas para suas métricas de estrela do norte
Definição clara metas do projeto e metas dão às equipes o propósito e a direção em suas tarefas diárias. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos precisa permitir que você defina metas, áreas de responsabilidade chave (KRAs) e indicadores chave de desempenho (KPIs) para equipes e indivíduos. Metas do ClickUp foi projetado para ser flexível a várias estruturas de definição de metas. Acompanhe o progresso do projeto com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso e de tarefas. As equipes de vendas podem definir metas de receita, as equipes de engenharia podem definir metas de sprint, as equipes de marketing podem definir metas de geração de leads e muito mais.
Alvos flexíveis com o ClickUp Goals
Comunicação e colaboração contextual
Para que as equipes se comuniquem contextualmente, elas precisam de um local de trabalho virtual, que deve ser o seu software de gerenciamento de projetos. Procure recursos de comunicação e colaboração em grande escala.
Os recursos abrangentes de comunicação do ClickUp permitem que as equipes trabalhem juntas em tempo real ou de forma assíncrona. Alguns recursos de comunicação populares incluem:
- Comentários aninhados em tarefas
- Visualização de bate-papo para todas as suas mensagens em um só lugar
- @menções em wikis, documentos, comentários e muito mais
- Incorporação de páginas da Web, planilhas, vídeos e artefatos do ClickUp
- Edição avançada com comandos /Slash
visualização do ClickUp Chat_ Detecção de colaboração do ClickUp ajuda você a ver quem está on-line. Se vocês estiverem visualizando a mesma tarefa ou editando um documento do ClickUp juntos, o ClickUp mostra com quem você está trabalhando. Quadros brancos do ClickUp permite que você se reúna e mapeie processos/fluxos de trabalho, faça brainstorming de ideias e até mesmo crie moodboards antes de tomar decisões de design.
Marque usuários ou atribua tarefas diretamente do Whiteboard para colocar suas ideias em ação.
Mapeamento de processos com o ClickUp
Visibilidade personalizada
Os gerentes de projeto precisam ver seus projetos do jeito deles. Você pode querer um modo de exibição de lista para ver todas as tarefas futuras, um modo de exibição Kanban para tarefas por status, um modo de exibição de calendário para agendamento e um modo de exibição de linha do tempo para monitorar sobreposições e dependências.
Ao escolher soluções de software de gerenciamento de projetos, certifique-se de que você tenha todas as visualizações de que precisa. Mais de 15 visualizações do ClickUp permitem que você acompanhe o trabalho de qualquer ângulo!
Visualize fluxos de trabalho com o ClickUp Mind Maps
Acompanhamento preciso do progresso
Como você mediria o sucesso do seu projeto? Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha todos os recursos de análise de que você precisa para acompanhar o progresso. Dashboards do ClickUp oferece insights em tempo real sobre as métricas de sua escolha. Personalize o painel para ver o que é importante para você e tomar decisões baseadas em dados para atingir seus objetivos metas de gerenciamento de projetos .
Obtenha relatórios instantâneos e percepções críticas com o painel do ClickUp
Recursos de personalização
Seu software deve permitir que você siga sua própria metodologia exclusiva de gerenciamento de projetos. O ClickUp foi projetado para ser flexível.
- Visualizações do ClickUp para ver seus projetos da maneira que você precisa
- Campos personalizados para reunir as informações de que você precisa. Por exemplo, crie um campo personalizado para "data de aceitação do recurso" para rastrear o tempo gasto pelo cliente para aceitar/aprovar a entrega
- Status personalizados para projetar seus próprios fluxos de trabalho. Por exemplo, adicione status como "pausado", "rejeitado" ou "lista de desejos" para deixar de lado as tarefas que não são importantes ou urgentes
Recursos de gerenciamento de projetos de IA
Com a IA generativa aumentando os recursos em todos os campos, o gerenciamento de projetos não deve ser deixado para trás. Ferramentas de gerenciamento de projetos de IA aprimoram vários aspectos de seu trabalho. Cérebro ClickUp atua como seu assistente virtual 24 horas por dia, 7 dias por semana, ajudando-o em várias tarefas diárias - resumir anotações de reuniões, revisar documentos, fazer perguntas sobre processos e obter sugestões de otimização.
Obtenha respostas instantâneas com o ClickUp Brain
Modelos de gerenciamento de projetos
Processos repetíveis formam a base de um bom gerenciamento de projetos, e é por isso que sua ferramenta deve oferecer os modelos certos.
O ClickUp inclui vários modelos gratuitos de gerenciamento de projetos e modelos de visão geral do projeto para diferentes casos de uso.
Os Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp é um dos mais populares. Com 25 status e cinco visualizações diferentes, além de uma estrutura de projeto abrangente, ele ajuda a gerenciar necessidades complexas de projetos com facilidade.
Gerencie seus projetos de forma eficiente com o modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp
Preços
O fator mais importante a ser considerado ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos é a acessibilidade. Escolha o plano que ofereça o valor máximo pelo melhor preço.
O ClickUp oferece planos gratuitos e pagos para atender às suas necessidades.
- Plano gratuito para sempre: Plano gratuito
- Plano ilimitado: US$ 7 por usuário por mês
- Plano Business: US$ 12 por usuário por mês
- Plano Enterprise: Entre em contato com a ClickUp para obter preços personalizados* ClickUp AI: adicione a qualquer plano por US$ 5 por membro do espaço de trabalho
Confira Preços do ClickUp com uma lista detalhada dos recursos de todos os planos.
Aprimore seus recursos de gerenciamento de projetos com o ClickUp
Todos gerenciam seus projetos - de uma forma ou de outra. Grandes eventos foram planejados e executados apenas com um caderno e uma caneta. No entanto, isso é extremamente ineficiente e estressante.
Os projetos profissionais de hoje precisam de mais do que apenas "gerenciamento" Eles precisam ser gerenciados com clareza, transparência, agilidade e eficiência. Para isso, é necessário um software de gerenciamento de projetos com finalidade específica, como o ClickUp.
Com seus recursos totalmente personalizáveis, o ClickUp funciona como uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa para equipes modernas. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente !
FAQs sobre os benefícios do software de gerenciamento de projetos
1. Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos de software?
Os vários benefícios do gerenciamento de projetos são:
- Excelente gerenciamento de tarefas
- Melhor qualidade do trabalho
- Aumento da produtividade
- Melhoria da colaboração
- Gerenciamento aprimorado de recursos
- Gerenciamento eficaz de riscos
- Melhoria no relacionamento e na satisfação do cliente
2. Qual é o objetivo geral do software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos ajuda indivíduos e equipes a organizar, gerenciar e otimizar suas tarefas e comunicações relacionadas a projetos. Ele fornece ferramentas para planejamento, agendamento, alocação de recursos, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e tomada de decisões.