Muitas empresas modernas defendem uma hierarquia plana. E embora isso faça parecer que quase não existe hierarquia, as organizações e os projetos sempre têm algum tipo de hierarquia.
Ao explorar os diferentes estilos e maneiras de estruturar projetos, você evita que eles se transformem em uma bagunça. Com a estrutura de gerenciamento de projetos certa, todos na sua equipe — e nas equipes ao seu redor — saberão exatamente quem é quem.
Será muito mais fácil controlar o trabalho e tomar as melhores decisões para o projeto e, em última análise, para o negócio.
Neste artigo, você aprenderá o que define uma estrutura de gerenciamento de projetos e como escolher uma. Mas, mais importante ainda, daremos orientações sobre como criar facilmente essas estruturas no ClickUp!
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Para que servem as estruturas de gerenciamento de projetos?
Uma estrutura de gerenciamento de projetos é usada para esclarecer a hierarquia e, consequentemente, as linhas de reporte em um projeto. A estrutura descreve a função e a autoridade de cada interveniente do projeto para supervisionar e tomar decisões.
Essas estruturas organizacionais assumem a forma de gráficos. E seu valor reside em servir como referência para os membros da equipe consultarem durante a execução do projeto.
Afinal, com a rotatividade e a saída de funcionários, as estruturas de gerenciamento de projetos mudam. E o mesmo pode acontecer durante feriados e quando você contrata muitos novos funcionários.
Mas o projeto pode ter acabado de começar, exigindo a definição de sua estrutura organizacional. Ou pode ser tão antigo que sua estrutura organizacional mudou com o tempo.
É mais rápido e confortável consultar um gráfico em um repositório acessível do que incomodar (às vezes vários) colegas perguntando com quem falar para resolver um assunto urgente.
GESTÃO DE PROJETOS OU ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE PROJETOS? Alguns se referem a essas estruturas como “estruturas organizacionais de projetos” em vez de “estruturas de gestão de projetos”. Isso porque elas representam a organização das pessoas em torno de um projeto. E, dependendo da estrutura, o estilo de coordenação e gestão do trabalho e da comunicação da equipe do projeto muda.
No entanto, qualquer estrutura de gerenciamento de projetos serve como base para:
- Comunicação clara: alinhe todos os membros da equipe antes e durante um projeto sobre o tipo de contribuição esperada de cada um para minimizar conflitos.
- Colaboração eficaz em equipe: funções e responsabilidades claramente definidas e as conexões entre elas.
- Otimização dos fluxos de trabalho : A equipe, os sistemas tecnológicos e os materiais dentro e entre os projetos são definidos.
- Remoção de possíveis obstáculos: eles podem existir devido à alocação excessiva ou deficiente de recursos e carga de trabalho.
E todas as características acima são, de alguma forma, princípios de gerenciamento de projetos.
Diferentes tipos de estruturas organizacionais de projetos
Vamos dar uma olhada nos três principais tipos de estruturas de gerenciamento de projetos. Cada uma tem uma configuração diferente das funções dos membros da equipe dentro dos projetos e da empresa.
Isso determina as responsabilidades e a autoridade de cada indivíduo no contexto de um projeto ou da empresa. Esteja ciente de que mostraremos modelos que talvez você precise personalizar de acordo com a sua realidade.
Mas, enquanto isso, verifique as diferenças entre os tipos de estrutura nestes níveis:
- O papel do gerente de projetos
- A coordenação do trabalho e das pessoas, que pode ser vertical ou horizontal
- As posições de linha versus posições de equipe, considerando que uma posição de linha representa um membro da equipe diretamente envolvido com o produto. Uma posição de equipe representa alguém que apoia o trabalho daqueles em posições de linha sem se envolver diretamente com o produto.
- Uma posição de linha representa um membro da equipe diretamente envolvido com o produto.
- Um cargo de funcionário representa alguém que apoia o trabalho daqueles em cargos de linha sem se envolver diretamente com o produto.
- A concentração da tomada de decisões, que é realizada por alguns membros da equipe ou distribuída por toda a empresa
- Uma posição de linha representa um membro da equipe diretamente envolvido com o produto.
- Um cargo de funcionário representa alguém que apoia o trabalho daqueles em cargos de linha sem se envolver diretamente com o produto.
Estrutura organizacional funcional
A estrutura organizacional funcional de gerenciamento de projetos organiza os membros da equipe em departamentos. E cada um desses departamentos representa uma área funcional dentro da empresa, como RH, finanças ou marketing.
Um gerente funcional é responsável por cada um dos departamentos. E um executivo supervisiona o trabalho deles.
Os gerentes funcionais são as autoridades decisórias e coordenam os projetos horizontalmente. Para cada projeto, eles selecionam membros da equipe entre os funcionários do respectivo departamento. Esses membros da equipe acumulam suas responsabilidades dentro do departamento — por exemplo, processamento da folha de pagamento — com o trabalho do projeto.
Recomendado para: projetos multifuncionais que os funcionários podem acumular com suas responsabilidades departamentais.
Estrutura organizacional projetizada
Na estrutura organizacional de gerenciamento de projetos (ou baseada em projetos), as maiores divisões de pessoas dentro da empresa são projetos (não departamentos). Da mesma forma, a coordenação do trabalho é orientada para projetos, portanto vertical.
Além disso, a autoridade para supervisionar o trabalho pertence aos gerentes de projeto — um por projeto. E eles alocam os membros da equipe aos projetos, o que significa que esses membros se dedicam aos projetos (em vez de aos departamentos).
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Estrutura organizacional matricial
Uma estrutura matricial é uma grade na qual os membros da equipe do projeto têm duas linhas de reporte. Existem variações dessa estrutura, incluindo:
Estrutura fraca
À primeira vista, essa estrutura matricial de gerenciamento de projetos parece igual à estrutura organizacional funcional. Mas há uma diferença: nessa estrutura matricial, os membros da equipe coordenam o trabalho do projeto entre os departamentos (em vez de um gerente funcional).
Estrutura equilibrada
As estruturas matriciais equilibradas não têm gerentes de projeto em tempo integral. Em vez disso, o gerente de projeto também é um membro da equipe e acumula o trabalho departamental com as responsabilidades de coordenação de projetos em tempo parcial. Além disso, um gerente funcional ainda é quem toma as decisões sobre orçamentos de projetos, alocação de recursos e outros aspectos.
Estrutura sólida
A estrutura matricial forte contém um departamento especial dedicado exclusivamente à gestão de projetos. E os membros desse departamento são todos gerentes de projetos multifuncionais em tempo integral (supervisionados por um gerente funcional).
Um gerente de todos os gerentes de projeto lidera o departamento de gerenciamento de projetos. E cada gerente de projeto tem autoridade sobre seus próprios projetos.
Como escolher a melhor estrutura organizacional para sua equipe
Não sabe qual estrutura organizacional de gerenciamento de projetos é a melhor para você? Não se preocupe! Aqui estão algumas ideias e orientações para ajudá-lo a descobrir:
Analise suas restrições para alocação de recursos
Ao considerar suas restrições de recursos, pense na equipe e na mão de obra, mas também avalie recursos como software, ferramentas e outras despesas da equipe.
Seu orçamento para contratações afeta a alocação de recursos humanos. E determina as funções que cada funcionário assume. Além disso, o orçamento influencia o tempo disponível de cada membro da equipe para o trabalho no projeto.
- Uma estrutura organizacional funcional é adequada para funcionários que precisam acumular trabalho de projeto com responsabilidades departamentais.
- Em estruturas de matriz fraca, os membros da equipe coordenam o projeto juntamente com o trabalho departamental.
- As estruturas matriciais equilibradas fazem com que alguns membros da equipe acumulem a coordenação do projeto com o trabalho departamental.
- Estruturas projetizadas exigem que você planeje ter um gerente de projetos dedicado exclusivamente à supervisão do trabalho do projeto.
- Estruturas de matriz forte exigem orçamento suficiente para um gerente de projetos em tempo integral e um departamento de gerenciamento de projetos com um chefe dedicado.
Perceba qual autoridade seus gerentes de projeto precisam
Essa é a autonomia de decisão deles, que depende em grande parte da estrutura de gerenciamento de projetos que você selecionar. Mas o poder de decisão também depende da existência de gerentes funcionais, além de um gerente de projetos.
Além disso, a estrutura organizacional do projeto afeta a comunicação entre a equipe e os gerentes de projeto. Em outras palavras, ela define as linhas de reporte dentro dos projetos.
- Em uma estrutura matricial equilibrada, o gerente de projetos não toma decisões sobre orçamento ou contratação de pessoal.
- Um gerente de projetos em estruturas projetizadas não compartilha autoridade nos projetos.
- Estruturas matriciais fazem com que os membros da equipe do projeto se reportem tanto a um gerente de projeto quanto a um gerente funcional.
Avalie o tamanho e a complexidade dos seus projetos
Quando um projeto é menos complexo ou menor, o gerente de projetos pode ter outras funções além de coordenar o trabalho do projeto. Ele pode acumular a coordenação do projeto com o trabalho do projeto e/ou do departamento.
Projetos menores funcionam melhor com estruturas funcionais, de matriz fraca e de matriz equilibrada.
Por outro lado, projetos maiores ou mais complexos se adaptam a estruturas organizacionais com gerentes de projeto que não realizam o trabalho departamental ou do projeto. Uma estrutura organizacional que funciona melhor nesse caso inclui estruturas projetizadas e de matriz forte.
Avalie a maturidade da sua empresa
Se uma organização ainda não estiver madura, ela pode não ter departamentos. E isso significa que as funções departamentais são residuais, de modo que o pessoal se dedica ao trabalho do projeto quase todo o tempo. Isso funciona melhor para startups jovens.
5 exemplos e modelos de estrutura de gerenciamento de projetos para diferentes equipes
Depois de escolher uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos, talvez seja necessário personalizá-la para sua equipe. Mas estamos um passo à frente e temos alguns exemplos para economizar seu tempo. Dê uma olhada nos cinco exemplos diferentes de estrutura de gerenciamento de projetos que você pode encontrar:
1. Estrutura de gerenciamento de projetos da equipe de marketing
Este exemplo simples de uma estrutura organizacional se aplica a equipes de marketing de conteúdo. No exemplo, o gerente do blog é um gerente de projetos. Os blogs são tarefas do projeto, e os membros da equipe são os estrategistas de conteúdo, redatores de blogs e ilustradores envolvidos na criação de posts.
Os ilustradores se reportam não apenas ao gerente do blog, mas também ao gerente criativo. Este último decide o orçamento e a alocação de ilustradores e outros cargos criativos para o projeto do blog e outros projetos, como campanhas nas redes sociais.
Normalmente, o gerente do blog e, às vezes, o gerente criativo se reportam ao diretor de conteúdo (ou chefe de criação). E esse diretor se reporta ao vice-presidente de marketing ou diretor de marketing.
2. Estrutura de gerenciamento de projetos da equipe de design
Uma estrutura organizacional pode funcionar melhor para uma equipe do que para outra — e é por isso que uma estrutura organizacional funcional é importante para equipes de design. Mas acabamos de mostrar uma das possibilidades, que inclui um líder de design entre os membros da equipe do projeto.
Neste exemplo de estrutura, cada gerente de projeto supervisiona uma equipe de projeto. E o coordenador dos gerentes de projeto é o gerente de produto, que define o roteiro que rege todos os projetos relacionados a um produto.
A equipe de projeto 1 desenvolve o site. A equipe 2 cria os componentes de design que aparecem no site. E a equipe 3 cria os componentes de software que o programador de computador da equipe 1 usa.
Isso significa que as equipes podem ser multidisciplinares, mas ter seu próprio designer visual. No entanto, um líder de design coordena o trabalho desses designers, para que ele esteja em conformidade com as mesmas diretrizes de design.
3. Estrutura de gerenciamento de projetos da equipe de vendas
É comum organizar equipes de vendas e projetos geograficamente, pois um diretor de vendas geralmente supervisiona vários gerentes regionais de vendas, e cada um deles supervisiona gerentes distritais de vendas.
Dependendo do tamanho do distrito, cada gerente de vendas distrital coordena o trabalho de uma ou mais equipes de representantes de vendas. O objetivo de cada equipe é aumentar a base de clientes e aumentar a receita dentro do distrito correspondente.
4. Estrutura de gerenciamento de projetos da equipe de RH
Para equipes de recursos humanos, um projeto consiste em um trabalho grande ou complexo de RH que exige um gerente de projetos para supervisioná-lo. Exemplos desses projetos seriam a criação de uma experiência de integração de funcionários, um manual ou o desenvolvimento de um programa de demissão.
Uma configuração do departamento de RH com um diretor de RH supervisionando um gerente de RH pode ser uma estrutura organizacional funcional usada para uma empresa. Às vezes, os gerentes de RH são responsáveis por suas próprias equipes, organizadas de acordo com a natureza de seu trabalho — recrutamento, remuneração, benefícios e aprendizagem e desenvolvimento (L&D).
Por exemplo, para criar um curso de treinamento de integração, o designer instrucional poderia desempenhar a função de gerente de projeto, além de desenvolver o curso em si. E ele contaria com a contribuição dos membros das outras duas equipes para criar o curso, desde que estas mantivessem suas funções departamentais recorrentes, como entrevistas ou processamento da folha de pagamento.
Bônus: software de manual do funcionário!
5. Estrutura de gerenciamento de projetos da equipe de construção
As equipes de construção podem ter estruturas de projeto bastante elaboradas. E para criar uma estrutura, você deve entender o que cada função dentro de um projeto de construção significa:
- Um gerente de projetos sênior supervisiona o trabalho dos gerentes de projetos e superintendentes.
- Os gerentes de projeto permanecem no escritório, planejam as metas do projeto com o gerente sênior e garantem que a equipe atinja essas metas. Eles supervisionam os superintendentes — pelo menos um por projeto — e os administradores de projeto — geralmente um por projeto, se o projeto for grande o suficiente.
- Os superintendentes são gerentes no local de trabalho responsáveis por definir cronogramas e supervisionar o encarregado geral.
- O encarregado geral — um por canteiro de obras — supervisiona os encarregados especializados e a execução do trabalho por todos os outros trabalhadores de campo, como carpinteiros, pintores, profissionais de drywall, eletricistas e encanadores.
- Os administradores de projetos cuidam de toda a documentação necessária para que um projeto funcione sem problemas. Isso pode incluir, por exemplo, solicitar e acompanhar pagamentos a fornecedores e subcontratados.
Como criar uma estrutura organizacional no ClickUp
As duas maneiras mais fáceis de criar uma estrutura de gerenciamento de projetos no ClickUp são por meio dos recursos ClickUp Mind Map e ClickUp Whiteboards.
Usando os mapas mentais do ClickUp para definir estruturas de projetos
Primeiro, o que é um mapa mental? No contexto deste artigo, um mapa mental é uma representação visual da estrutura interna da sua organização.
É um diagrama que representa as relações de hierarquia e autoridade entre os membros da equipe do projeto, gerentes e outros executivos. Você pode usá-lo para planejar e configurar seu projeto e comunicar a estrutura de gerenciamento de projetos às partes interessadas.
Agora, no ClickUp, você pode criar um mapa mental de formato livre na Visualização de Mapa Mental ou nos Quadros Brancos. No primeiro caso, adicione uma visualização de mapa mental ao seu espaço de trabalho do ClickUp. No segundo caso, adicione um mapa mental a um quadro branco.
Observação: você pode converter elementos do mapa mental em tarefas do ClickUp. Mas se estiver trabalhando em uma visualização de mapa mental pela primeira vez, recomendamos que escolha o modo em branco (em vez do modo de tarefa).
Vamos examinar as etapas que você deve seguir para criar um mapa mental, seja em uma visualização de mapa mental ou em um quadro branco.
Etapa 1: Defina a autoridade máxima
Como os mapas mentais são estruturas hierárquicas, comece representando a posição de maior autoridade em seu projeto. Essa posição é um nó raiz no diagrama.
Etapa 2: Representar o primeiro nível de nós filhos
Dependendo do tipo de estrutura organizacional do projeto que você selecionou, desenhe os nós filhos do nó raiz. Eles podem ser gerentes funcionais, gerentes de projeto ou gerentes de gerentes de projeto. E, se for útil, nomeie cada cargo com o nome da pessoa.
Etapa 3: Ramificar nós filhos
Neste ponto, dependendo da sua estrutura de gerenciamento de projetos, faça uma das seguintes opções:
- Adicione membros da equipe e gerentes de projeto a departamentos funcionais, separando-os dos gerentes funcionais.
- Adicione membros da equipe às equipes de projeto, separando-os dos gerentes de projeto.
E se você tiver um departamento de gerenciamento de projetos, adicione gerentes de projetos a esse departamento, separando-os do gerente de gerentes de projetos.
Etapa 4: Destaque as equipes do projeto
Delimite cada equipe de projeto. Você pode fazer isso, por exemplo, usando cores diferentes para equipes de projeto distintas. Existem outras maneiras no Whiteboards de indicar por formas ou cores também.
Etapa 5: Marque os gerentes de projeto
Identifique os gerentes de projeto em tempo integral e em tempo parcial. Por exemplo, marque os nós com símbolos para fazer essa distinção.
Quer uma maneira mais rápida de começar? Use o modelo Simple Mind Map do ClickUp para implementar sua estrutura de gerenciamento de projetos.
E se você não tiver certeza se o ClickUp é a ferramenta certa para criar mapas mentais, confira nosso artigo sobre as melhores opções de software de mapeamento mental disponíveis no mercado!
Usando os quadros brancos do ClickUp para definir estruturas de projetos
Os quadros brancos são especialmente adequados para colaborar remotamente e em tempo real com gerentes e outros executivos enquanto se determina uma estrutura de gerenciamento de projetos.
As etapas para criar mapas mentais ainda se aplicam ao projeto de estruturas organizacionais em quadros brancos. No entanto, em vez de criar um mapa mental em um quadro branco, você pode aprimorar suas estruturas com outros elementos visuais e restrições de diagramação.
No ClickUp Whiteboards, você pode desenhar formas e conectá-las com conectores. Você também pode adicionar notas adesivas e texto às suas estruturas de gerenciamento de projetos e fazer upload de arquivos de imagem, como fotos ou símbolos, para distinguir posições.
Dica profissional: use o modelo Introdução aos quadros brancos do ClickUp para começar.
Considerações importantes
Ao escolher a melhor estrutura organizacional para o seu projeto, você otimiza talentos e recursos. E você está estabelecendo as bases para um gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho e equipes de alto desempenho.
Porque sem esses dois ingredientes, objetivos claros do projeto e uma visão, não há como obter os resultados e a qualidade desejados.
Entre em contato conosco! Nós o ajudaremos a configurar uma estrutura de gerenciamento de projetos que tenha o melhor impacto em seus projetos.