Liderar uma equipe?
É provável que você passe muito tempo pensando em como se comunica ou se está fazendo isso bem. Não é nenhuma surpresa. Afinal, a comunicação eficaz é o alicerce de uma dinâmica de equipe saudável.
Estudos também destacaram a importância da comunicação, incluindo descobertas como
- Equipes bem conectadas experimentam uma20-25% de aumento na produtividade Reuniões improdutivas resultantes de má comunicação custam às grandes empresas americanas mais deuS$ 100 milhões por ano Um valor colossal97% dos funcionários acreditam que a forma como se comunicam afeta a eficiência no local de trabalho
Para criar uma estratégia de comunicação eficaz para o local de trabalho, os líderes precisam entender e considerar os tipos de habilidades de comunicação que melhor se adaptam à situação em questão. Embora alguns modos de comunicação possam parecer óbvios, o diabo está nos detalhes de como você aplica cada abordagem e começa a aprender dicas de linguagem corporal.
Para ajudá-lo a aperfeiçoar a forma como você se comunica, confira
equipe se comunica
considere 12 estratégias de comunicação que trazem muitas vantagens, independentemente do tamanho da sua equipe. 🚀
Por que as estratégias de comunicação são importantes?
Embora não seja preciso ser um cientista para descobrir por que as estratégias de comunicação para o local de trabalho são tão importantes, vale a pena destacar os benefícios.
- Distribuir melhor o conhecimento necessário: A criação de canais abertos para uma comunicação eficaz no local de trabalho, como reuniões programadas regularmente, boletins informativos da empresa e avaliações de desempenho, fornecerá aos funcionários o conhecimento necessário para entender suas funções e como gerenciar suas responsabilidades. Uma estratégia de comunicação aberta oferece às equipes melhores oportunidades paraatingir seus KPIs. 📈
- Incentivar a solução colaborativa de problemas: Promover um ambiente decolaboração em equipe e solução de problemas no local de trabalho, incentivando os funcionários afazer brainstorming e encontrar soluções juntos. 🧠
- Realize apenas reuniões eficazes e necessárias: Uma das formas mais comuns de comunicação em equipe épor meio de uma reunião. Mas reuniões desnecessárias e improdutivas prejudicam a comunicação eficaz. É por isso que você deve se concentrar apenas nos pontos críticos de discussão, que devem ser delineados antes da chamada ou reunião. ⏰
- Incentive o alinhamento : Um grande problema paraequipes remotas é o desalinhamento devido aos vários fusos horários. Seuplano de comunicação do projeto deve considerar maneiras defortalecer as relações da equipe-sejam elasmembros remotos da equipe ou não, regularmentealinhando todos. 👯
- Construir confiança e manter a transparência: A transparência é fundamental para qualquer estratégia de comunicação quandogerenciar uma equipe. Estabeleça um ambiente de escuta ativa para criar confiança. 🤝
12 Estratégias de comunicação
Sem clareza comunicação da equipe a equipe não consegue se desenvolver, os projetos não cruzam a linha de chegada e o crescimento é interrompido. É por isso que conhecer e implementar as estratégias de comunicação que funcionam melhor para sua equipe é fundamental para o sucesso dela.
Vamos nos aprofundar nas 12 principais estratégias de comunicação que você pode começar a usar na sua equipe imediatamente:
1. Use vários tipos de comunicação
Sua equipe deve ter várias maneiras de se comunicar, incluindo conversas pessoais, e-mail, chamadas telefônicas, chamadas de vídeo e ferramentas de bate-papo. O uso de uma variedade de métodos faz com que todos na equipe estejam na mesma página e tenham acesso às informações de que precisam.
Mencione os membros da equipe diretamente nas tarefas com a opção de enviar uma notificação
Por exemplo, se você usar soluções de comunicação de equipe como o ClickUp, com a capacidade de marcar e mencionar os membros da equipe em tarefas, documentos e muito mais, você permite que sua equipe se comunique enquanto trabalha. Isso diminui a troca de contexto o que facilita o processo de realização do trabalho.
2. Defina regras básicas de comunicação
Defina diretrizes sobre como e quando os membros da equipe devem se comunicar. Isso pode incluir os tempos de resposta esperados, como usar diferentes plataformas de comunicação e quem deve ser copiado em determinados e-mails. 📝
Isso também se estende às reuniões, sem dúvida uma das tarefas no local de trabalho que consome grande parte dos recursos da sua equipe. Considere a possibilidade de estabelecer regras básicas para a comunicação verbal e como os membros devem se comunicar nas reuniões (ou seja, detalhe as expectativas de trabalho preparatório com antecedência).
3. Elimine os silos de comunicação
Garantir que todos na equipe estejam incluídos no ciclo de comunicação é difícil quando você não tem as ferramentas digitais que facilitam isso. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver trabalhando com equipes híbridas -ou seja, alguns membros da equipe trabalham remotamente e no escritório.
O recurso de tabela do ClickUp permite que você crie uma matriz de comunicação sem sair do painel
Ninguém deve ser deixado de fora da conversa, e é por isso que uma boa comunicação elimina os silos. Sua estratégia de comunicação deve envolver uma pequena seleção de ferramentas de comunicação no local de trabalho para que você não se sobrecarregue com muitas ferramentas de negócios . Faça o download do modelo de matriz de comunicação do ClickUp
4. Tenha um facilitador designado
Designar uma pessoa para facilitar o processo de comunicação e garantir que todos entendam seus pontos de vista em tempo hábil. Procure sempre manter as reuniões produtivas e focadas na tarefa.
Mas se quiser dar um passo adiante, atribua a responsabilidade a alguém da equipe para manter a comunicação sob controle além das reuniões. Um facilitador designado ajuda a assumir a responsabilidade pela tarefa e a preencher as lacunas.
5. Use ferramentas de colaboração em tempo real
Monitore as atualizações do projeto, gerencie fluxos de trabalho e colabore com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace
comunique-se facilmente com as várias ferramentas de projeto integradas do Whiteboard, perfeitas para brainstorming e troca de ideias
Ferramentas de colaboração em tempo real, como Mapas mentais do ClickUp whiteboards e Docs, oferecem uma ótima maneira de as equipes se comunicarem entre si e trabalharem em projetos simultaneamente.
Pense nos Whiteboards como uma caixa de areia onde as equipes usam tipos de comunicação visual e escrita para compartilhar e refinar ideias. A melhor parte é que as ferramentas do Whiteboard são fáceis de usar e personalizáveis o suficiente para que as equipes façam referência e editem à medida que avançam.
6. Defina metas claras para a equipe
Ter metas claras e mensuráveis é essencial para que as equipes se mantenham no caminho certo e garantam que todos estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos. Recursos de metas do ClickUp facilitam a definição, o controle e a atingir as metas da equipe com bastante visibilidade.
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
Crie metas rastreáveis conectadas às suas tarefas de trabalho para que você possa medir as metas e visualizar os cronogramas. Em termos de estilos de comunicação, ele usa tanto a escrita quanto o visual para manter sua equipe conectada às metas .
7. Incentive a comunicação bidirecional
Para que a comunicação seja eficaz, ela precisa ser bidirecional. Quando se diz que "são necessários dois para dançar o tango", isso também se aplica à comunicação no local de trabalho. 💃
Incentive os membros da equipe a fazer perguntas e compartilhar suas ideias abertamente. Isso ajuda a formar uma equipe mais unificada que trabalha com as mesmas ideias e feedback.
8. Use aplicativos de compartilhamento de tela
Compartilhe gravações de tela para transmitir sua mensagem com precisão sem a necessidade de uma cadeia de e-mails ou reunião pessoal
Aplicativos de compartilhamento de tela como Ferramenta Clip do ClickUp são extremamente úteis para equipes remotas. Elas permitem que os membros da equipe compartilhem seu trabalho em tempo real, garantindo que todos estejam alinhados e possam colaborar .
É claro que também existem ferramentas como o Zoom que permitem que as equipes compartilhem suas telas em tempo real. 💻
É uma questão de encontrar a combinação de ferramentas que suaviza os soluços no fluxo de trabalho de uma equipe. Dessa forma, a transferência de informações se torna muito fácil e gerenciamento de mudanças acontece de forma eficaz.
9. Desmembre tópicos complexos
Divida os tópicos complexos em partes menores para facilitar a compreensão. Isso inclui a dissecação de problemas em tarefas menores e mais gerenciáveis para que você possa se concentrar em um aspecto de cada vez.
Visualize e gerencie seu roteiro de produtos no ClickUp Timeline View
Apresentações, documentos, modelos , matrizes e ferramentas como quadros brancos são úteis para dividir tarefas complexas e cronogramas de projetos para que nada passe despercebido.
Uma vantagem de usar essas ferramentas é que todas elas tornam seus esforços de detalhamento referenciáveis, para que as equipes estejam sempre atualizadas.
10. Centralize seus esforços de comunicação
Centralize, centralize, centralize. Muitas vezes, os esforços de comunicação da equipe são desperdiçados por causa de alguns erros no gerenciamento da equipe. Isso pode acontecer devido a uma variedade de coisas, como:
- Uma pilha de tecnologia desarticulada
- Nenhuma estrutura de referência sobre como os projetos devem ser abordados
- Documentos desconectados que vivem em muitas plataformas separadas
Quando a comunicação é centralizada, as equipes acompanham melhor suas conversas, tarefas e projetos em um único espaço. Isso reduz a troca de tarefas e de contexto e ajuda a manter a equipe concentrada no que é importante.
É importante ter em mente que as estratégias de comunicação - quando bem utilizadas - ajudam as equipes a progredir no trabalho em si, em vez de se perderem em tarefas gerenciais. Um grande passo nessa direção começa com a centralização da forma como você se comunica e compartilha informações.
11. Realize reuniões regulares da equipe
Realizar reuniões regulares da equipe é uma ótima maneira de garantir que todos estejam atualizados sobre suas tarefas e em sincronia uns com os outros . As reuniões de equipe também são uma ótima oportunidade para discussões abertas e colaboração.
Qualquer coisa que não seja óbvia é esclarecida e as equipes têm permissão para levantar todo e qualquer problema em potencial. As reuniões regulares da equipe são, em sua maioria, verbais, mas você não deve se esquecer de acrescentar a comunicação visual e escrita para transmitir seus pontos de vista.
12. Priorize a comunicação individual
Os líderes de equipe não devem se esquecer de priorizar a comunicação individual . Para colher os benefícios dessas reuniões, você precisa de habilidades de comunicação sólidas em seu local de trabalho.
Comece agendando reuniões regulares com os membros da equipe para discutir tópicos específicos. Use esse tempo para dar feedback positivo regularmente para que os membros da equipe se sintam seguros e valorizados. Aqui, você começará a aprender dicas de linguagem corporal e outras formas de comunicação não verbal.
Reuniões individuais dar aos membros da equipe a chance de fazer perguntas compartilhar ideias e se atualizar sobre quaisquer problemas. Realize essas reuniões regularmente e certifique-se de estabelecer regras básicas claras de comunicação.
Defina claramente as funções e as expectativas em suas reuniões individuais com este modelo do ClickUp
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Tipos de estratégias de comunicação
Em geral, há quatro estratégias de comunicação principais a serem consideradas ao trabalhar com a sua equipe. Vamos detalhar cada estratégia de comunicação para que você saiba o que funcionaria melhor para sua situação ou função:
Comunicação verbal
Quando os funcionários usam a linguagem verbal para trocar informações, eles estão usando a comunicação verbal. Seja em uma conversa cara a cara, em uma apresentação ou em uma reunião pelo Zoom, seu objetivo é se comunicar de forma eficaz por meio de interações verbais.
Inicie e participe de reuniões diretamente de suas tarefas com a integração do Zoom do ClickUp
Para obter a melhor comunicação individual, você precisa considerar suas habilidades verbais, como explicar ideias de forma eficaz, ir direto ao ponto e manter os ouvintes envolvidos.
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal é quando os funcionários transmitem mensagens sem o uso de palavras. Isso inclui linguagem corporal, expressões faciais, gestos ou até mesmo contato visual. De todas as estratégias de comunicação, essa costuma ser a mais importante de se entender.
A comunicação não verbal fornece contexto para a mensagem verbal. E, em última análise, ajuda você a perceber os sinais não verbais dos funcionários. Nem todo mundo vai querer se comunicar diretamente por meio de uma conversa.
Com o aumento da comunicação virtual pode ser muito mais desafiador captar a linguagem corporal, o tom de voz e outros sinais não verbais que são mais fáceis de ver pessoalmente.
É por isso que é recomendável usar câmeras quando estiver em uma chamada da equipe do Zoom. Entender a comunicação não verbal é importante para se comunicar remotamente porque isso ajuda a fornecer contexto e minimiza os riscos de mal-entendidos.
Comunicação escrita
E-mails, memorandos, boletins informativos, notas e até mesmo símbolos são exemplos perfeitos de comunicação escrita. Há muita coisa envolvida em estratégias de comunicação eficazes simplesmente por meio da escrita - tudo, desde as palavras que você escolhe, a estrutura das frases e a forma como a escrita é organizada, conta na comunicação dessa maneira.
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
No local de trabalho, os funcionários trocam informações por meio de documentos escritos que assumem várias formas. Esse tipo de comunicação é benéfico porque permite um registro permanente da conversa para que todos possam consultá-la e revisá-la facilmente.
Ter um único base de conhecimento o uso de um sistema de comunicação para trabalhar facilita o compartilhamento com vários colegas e elimina a possibilidade de interpretações errôneas. Essa estratégia de comunicação também é uma excelente maneira de os gerentes delegar tarefas e responsabilidades .
Bônus:_ Software de comunicação interna !
Comunicação visual
Recursos visuais, como diagramas, gráficos, vídeos, fotografias e outros, são usados para transmitir mensagens por meio da comunicação visual. Dentre as estratégias de comunicação mais eficazes, essa é benéfica porque ajuda a quebrar conceitos complexos e a torná-los mais fáceis de entender.
Usando os ClickUp Whiteboards como uma ferramenta de colaboração visual para qualquer necessidade
Visual Quadros brancos ClickUp -ajudam a adicionar contexto à mensagem, facilitando a compreensão. É por isso que existem os livros ilustrados. Além disso, esse tipo de estratégia de comunicação permite que você explique conceitos complexos, tome decisões mais rápidas, aumente o envolvimento em reuniões e seja facilmente consultável.
Use estratégias de comunicação com sua equipe no ClickUp
O uso das ferramentas, estratégias e métodos de comunicação corretos ajudará a melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. A meta é garantir que todos estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos, e a melhor maneira de fazer isso é por meio de uma estratégia de comunicação sólida.
Melhor ainda, o uso de ferramentas de colaboração em tempo real para centralizar a comunicação da equipe garantirá que todos tenham acesso às informações de que precisam. ClickUp oferece uma ampla variedade de recursos para fazer exatamente isso!
Use as ferramentas de colaboração em tempo real do ClickUp, o recurso de acompanhamento de metas, a extensão de gravação de tela e os modelos de reunião para ajudar as equipes a se manterem alinhadas e produtivas.
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