O que faz um bom gerente de projetos? 10 habilidades do gerente de projetos

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "O que faz um bom gerente de projetos?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Gerentes de projeto são as pessoas certas para realizar tarefas de maneira eficiente e eficaz. Eles garantem que os projetos permaneçam no caminho certo, as equipes continuem coordenadas e as metas sejam alcançadas. " } } ] }

Os gerentes de projeto são as pessoas certas para realizar as tarefas de maneira eficiente e eficaz. Eles garantem que os projetos permaneçam no caminho certo, as equipes continuem coordenadas e as metas sejam alcançadas. Mas o que faz um bom gerente de projeto?

Um gerente de projetos bem-sucedido deve ter uma combinação de habilidades técnicas, de liderança e de comunicação. Abaixo estão 10 habilidades essenciais de gerenciamento de projetos que todos os grandes gerentes de projetos precisam possuir para ter sucesso:

1. Simplifica a comunicação

Bons gerentes de projeto são capazes de comunicar de forma clara e eficaz o que precisa ser feito e quando, para que todos os envolvidos saibam o que se espera deles. Isso inclui manter os membros da equipe informados sobre quaisquer mudanças no projeto, bem como fornecer feedback e orientação.

O PMI afirma que, se esse nível de comunicação continuar, “há o risco de não cumprir as metas ou outros resultados”.

Ai. Comunicação em excesso pode ser ruim? Sim, quando não é sistematizada ou clara, ou quando sua “comunicação” consiste em alguns e-mails desconexos. A capacidade de se comunicar faz uma enorme diferença no sucesso ou fracasso de um projeto.

Seria de se esperar que gerentes de projeto eficazes soubessem como fazer isso com boas ferramentas de gerenciamento de projetos. Essa habilidade é uma competência de comunicação frequentemente negligenciada.

Uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos como o ClickUp ajuda a otimizar a comunicação, fornece atualizações às partes interessadas/patrocinadores e define claramente quando o trabalho e as tarefas devem ser concluídos.

2. Atitude positiva em relação ao trabalho

Se o gerente de projetos achar que o trabalho não é razoável ou viável, como os demais membros da equipe se sentirão?

Um ótimo gerente de projetos tem a capacidade de entender as prioridades da organização, traduzir esses valores para sua equipe de projeto e conectar como eles se relacionam com projetos e tarefas individuais. Esses gerentes de projetos também trabalham com a equipe nas estratégias para alcançar essa visão.

Para cumprir os prazos, datas de entrega e manter o projeto dentro do cronograma, o gerente de projetos deve ter uma atitude positiva em relação ao trabalho em questão, ajudando toda a equipe a alcançar os objetivos.

Equilibrar o otimismo com a realidade sobre os riscos e problemas requer intuição e experiência, o que nos leva ao próximo ponto:

3. Resolve problemas

Isso pode parecer óbvio, mas um bom gerente de projetos sabe resolver problemas. E, melhor ainda, tem autonomia para resolver os desafios da gestão de projetos. A resolução básica de problemas envolve estas cinco etapas.

Essas cinco etapas parecem simples, mas muitas vezes não dedicamos tempo para executá-las com clareza. Podemos conhecer o problema, mas não avaliá-lo sob todos os ângulos ou documentar as ideias da equipe sobre o que fazer a seguir.

Isso pode significar pegar caneta e papel para realmente se concentrar e pensar sobre o que aconteceu. Anote cada etapa do processo e registre ideias sobre o que funcionou e o que não funcionou em cada fase.

Aqui está um exemplo de como usar esta lista de verificação de gerenciamento de projetos para resolver um problema de funcionários:

Primeiro passo: identificar o problema

O funcionário está tendo dificuldade em cumprir seus prazos.

Passo dois: determine as causas

Eles têm muito trabalho a fazer e pouco tempo para concluir tudo.

Passo três: Gere soluções

As soluções possíveis podem incluir delegar tarefas a outros membros da equipe, definir prazos realistas ou usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar melhor as cargas de trabalho.

Passo quatro: analise as soluções

Analisar as soluções envolverá pesar os prós e os contras de cada solução e determinar o que funciona melhor para cada membro da equipe.

Passo cinco: entre em ação

Depois de determinar qual é a melhor solução, é hora de agir e implementar um plano de gerenciamento de projetos bem-sucedido.

Seguir esta lista simples de verificação para resolução de problemas pode transformar um gerente de projetos competente em um gerente confiável.

4. Mantém a calma

Bem, não é o mesmo que ser médico de emergência ou policial. Mas o gerente de projetos precisa equilibrar as necessidades do projeto, juntamente com as prioridades organizacionais, o rendimento da equipe e quaisquer contribuições pessoais que eles também devam fazer. Sem mencionar quaisquer elementos frustrantes que possam estar fora do controle do gerente de projetos, como sistemas ou fluxos de trabalho desatualizados.

Isso pode ser estressante.

Mas um bom gerente de projetos tem a capacidade de dar um passo atrás, analisar as próximas opções e aprender lições mesmo em meio aos contratempos.

O gerente de projetos é aquele que deve reorganizar e abordar o projeto novamente, talvez de uma perspectiva diferente. Mas, nesse caso, o gerente de projetos precisa saber o que deu errado e não cometer o mesmo erro novamente. Um bom gerente de projetos deve ser capaz de identificar o que deu errado e oferecer soluções alternativas (veja o ponto nº 3).

Mantenha a compostura e lidere bem. Colabore com sua equipe para encontrar a solução certa para todos.

5. Sabe delegar bem

Por que delegar bem é importante? Um gerente de projetos pode alcançar mais. Você pode assumir a função e contribuir por um tempo, mas, eventualmente, as demandas pelo seu tempo vão sobrecarregá-lo.

Na verdade, você alcançará mais resultados se capacitar as pessoas da maneira certa.

“O limite máximo do que é possível só aumentará com cada colaborador que você capacitar para contribuir com seu melhor trabalho para suas prioridades compartilhadas. Da mesma forma, seu poder diminui com cada iniciativa à qual você se apega desnecessariamente”, observa Jesse Sostrin, da PwC, na Harvard Business Review.

Para isso, gerentes de projeto bem-sucedidos entendem os pontos fortes e fracos das pessoas que gerenciam e, então, utilizam e empregam seus pontos fortes para aumentar a produtividade.

Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp ajuda você a delegar tarefas com transparência, relatórios, detalhes e recursos de comentários. E sua hierarquia é fácil de usar – robusta o suficiente para equipes multifuncionais, mas com compartilhamentos de privacidade que podem ser personalizados para gerentes ou apenas colaboradores selecionados.

6. Prioriza o trabalho

Nem todos os itens podem ser a prioridade número um. Por definição, algo tem que ficar em segundo lugar. Um bom gerente de projetos saberá como priorizar o trabalho da equipe e, então, fazer a escolha certa.

O segredo aqui? Entenda a diferença entre urgente e importante e elimine o ruído. Um patrocinador ou parte interessada no projeto pode gritar para que tudo seja feito o mais rápido possível, mas um bom gerente de projetos mantém a calma e sabe como priorizar o que é mais importante.

Por que isso é importante? Porque tarefas importantes agregam valor. É o valor da matriz de Eisenhower. A matriz de Eisenhower é um sistema baseado em quadrantes, no qual as tarefas são separadas por sua importância e valor.

Depois de compreender a importância e o valor de cada tarefa, um bom gerente de projetos estimará o tempo necessário para cada uma delas e, a partir daí, classificará as tarefas por ordem de importância.

7. Colabora e escuta

Colaborar significa trabalhar em conjunto e, para fazer isso com sucesso, é fundamental saber ouvir ativamente. Não é possível colaborar sem ouvir e procurar entender.

Se você estiver trabalhando com uma equipe de desenvolvimento de projetos e o código estiver falhando ou não passar na garantia de qualidade, avalie a situação antes de tirar conclusões precipitadas. As primeiras perguntas podem não levar você à resposta exata de que precisa. Em vez disso, talvez seja necessário usar diferentes abordagens para encontrar a solução.

Trabalhar em equipe ajuda você a experimentar coisas novas, fazer testes e encontrar soluções para seguir em frente.

Um bom gerente de projetos incentivará a colaboração em equipe e criará um ambiente estimulante, em vez de isolar cada pessoa em seu próprio silo.

Boas ferramentas, como o ClickUp e outras ferramentas de colaboração online, podem ajudá-lo a realizar esse trabalho.

Com um conjunto transparente de projetos e tarefas, os membros da equipe podem ver o que precisam fazer e as datas em que precisam concluir as tarefas. Boas ferramentas de colaboração devem promover a produtividade, não prejudicá-la.

Bônus: modelos de currículo para gerenciamento de projetos!

8. Gerencia o tempo

Uma das principais funções de um gerente de projetos é garantir que a equipe cumpra os prazos e acompanhe o cronograma do projeto.

Isso não significa controlar cada minuto gasto nas tarefas ou microgerenciar cada movimento (isso seria um pesadelo), mas sim entender o que precisa ser feito e quando precisa ser concluído.

A gestão do tempo também inclui acompanhar o que está acontecendo no momento e quais recursos estão disponíveis para quais tarefas. É aqui que uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp se destaca, porque você pode dividir o trabalho em partes gerenciáveis que contribuem para os objetivos maiores da sua equipe.

9. Foco nas partes interessadas

Uma parte interessada é qualquer pessoa que tenha impacto ou seja afetada pelo seu projeto e seus resultados.

Essas pessoas têm interesse direto no que você está fazendo, então você precisa garantir que elas sejam mantidas atualizadas sobre o que está acontecendo. Um bom gerente de projetos manterá as partes interessadas informadas, mas também explicará o que é necessário para entregar o que elas estão procurando.

Isso é o que um bom gerente de projetos faz: ele constrói relacionamentos com as partes interessadas e os membros da equipe. Dessa forma, quando surgem mudanças ou desafios, o gerente de projetos pode tomar a iniciativa antes que se tornem um problema maior.

10. Motivar

Por fim, um bom gerente de projetos deve entender o que é possível e quais são os limites.

Quando se deparam com um desafio, eles devem ser criativos o suficiente para elaborar suas próprias soluções e maneiras de enfrentá-lo. Eles também devem pensar fora da caixa quando se trata de gerenciamento de projetos, a fim de acompanhar os tempos. Veja o que as novas tecnologias podem fazer para tornar o projeto mais rápido e melhor.

Gerentes de projeto inovadores e criativos são os que impulsionam os projetos. Eles apresentam soluções para problemas que as pessoas nem sabiam que existiam e encontram maneiras de tornar possível o que antes era impossível.

Estas dicas e técnicas de gerenciamento de tempo vão ajudar:

Torne-se um ótimo gerente de projetos para sua equipe

Gerentes de projeto eficazes sabem o que é preciso para transformar um projeto medíocre em um projeto verdadeiramente bem-sucedido. Isso requer uma combinação de habilidades interpessoais, gerenciamento e liderança, juntamente com o conjunto certo de habilidades técnicas para priorizar o trabalho e tomar as decisões certas.

Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e use o software de gerenciamento de projetos para obter o máximo de sua equipe!