Os gerentes de projeto são as pessoas mais indicadas para fazer as coisas de forma eficiente e eficaz. Eles garantem que os projetos permaneçam no caminho certo, que as equipes permaneçam coordenadas e que as metas sejam atingidas. Mas o que faz um bom gerente de projetos?
Um gerente de projetos bem-sucedido deve ter uma combinação de habilidades técnicas, de liderança e de comunicação. Abaixo estão 10 habilidades essenciais de gerenciamento de projetos que todos os grandes gerentes de projetos precisam ter para serem bem-sucedidos:
1. Agiliza a comunicação
Bons gerentes de projeto são capazes de comunicar de forma clara e eficaz o que precisa ser feito e quando, para que todos os envolvidos saibam o que se espera deles. Isso inclui manter os membros da equipe informados sobre quaisquer mudanças no projeto, além de fornecer feedback e orientação.
O PMI afirma que, se esse nível de comunicação continuar, "há o risco de perder o
ou outros resultados"
Ai. O excesso de comunicação pode ser ruim? Sim, quando ela não é sistematizada ou clara, ou quando sua "comunicação" consiste em alguns e-mails sem fio. O
faz uma enorme diferença no sucesso ou no fracasso de um projeto.
É de se esperar que os gerentes de projeto eficazes saibam como fazer isso com boa
ferramentas de gerenciamento de projetos
. Essa capacidade é uma habilidade de comunicação negligenciada.
Uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos como o
ajuda a otimizar a comunicação, fornece atualizações às partes interessadas/patrocinadores e define claramente quando o trabalho e as tarefas devem ser concluídos.
2. Positivo em relação ao trabalho
Se o gerente de projeto achar que o trabalho não é razoável ou realizável, como o restante dos membros da equipe se sentirá?
Um ótimo projeto
tem a capacidade de entender as prioridades da organização
traduzir esses valores para sua equipe de projeto e conectar como eles se relacionam com projetos e tarefas individuais. Esses gerentes de projeto também trabalham com a equipe nas estratégias para alcançar essa visão.
Para cumprir os prazos, as datas de vencimento e manter o projeto dentro do cronograma, o gerente de projeto deve ser positivo em relação ao trabalho em andamento, ajudando toda a equipe a alcançar o objetivo.
Equilibrar a positividade com a realidade sobre o
requer intuição e experiência, o que nos leva ao próximo ponto:
3. Resolve problemas
Isso pode parecer óbvio, mas um bom gerente de projeto
. E, melhor ainda, eles têm o poder de resolver
desafios de gerenciamento de projetos
. A solução básica de problemas envolverá estas cinco etapas.
- Identificar o problema
- Determinar as causas
- Gerar soluções
- Analisar as soluções
- Tomar medidas
Essas cinco etapas parecem simples, mas muitas vezes não dedicamos tempo para executá-las com clareza. Talvez conheçamos o problema, mas não o avaliamos de todos os ângulos nem documentamos as ideias da equipe sobre o que fazer em seguida.
Isso pode significar pegar caneta e papel para realmente se concentrar e pensar sobre o que aconteceu. Escreva cada etapa do processo e anote as ideias sobre o que funcionou e o que não funcionou em cada etapa.
Aqui está um exemplo de uso desse projeto
lista de verificação de gerenciamento
para resolver o problema de um funcionário:
**Primeira etapa: identificar o problema
O funcionário está tendo dificuldades para cumprir seus prazos.
**Segunda etapa: determinar as causas
O funcionário tem muito trabalho para fazer e não tem tempo suficiente para concluir tudo.
Terceira etapa: Gerar soluções
As possíveis soluções podem incluir delegar tarefas a outros membros da equipe, estabelecer prazos realistas ou usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar melhor as cargas de trabalho.
Quarta etapa: Analisar as soluções
A análise das soluções envolverá pesar os prós e os contras de cada solução e determinar o que funciona melhor para cada membro da equipe.
Quinta etapa: Tomar medidas
Depois de determinar qual é a melhor solução, é hora de agir e implementar um plano de gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Seguir essa simples lista de verificação para solução de problemas pode transformar um gerente de projetos decente em um gerente confiável.
4. Mantém a calma
Bem, não está no mesmo nível de ser um médico de emergência ou um policial. Mas o gerente de projetos precisa equilibrar as necessidades do projeto, juntamente com as prioridades organizacionais, o resultado da equipe e as contribuições pessoais que ele também deve fazer. Sem mencionar quaisquer elementos frustrantes que possam estar fora do controle do gerente de projetos, como sistemas ou fluxos de trabalho desatualizados.
Isso pode ser estressante.
Mas um bom gerente de projeto tem a capacidade de dar um passo atrás, analisar as próximas opções e aprender lições mesmo em meio aos contratempos.
O gerente de projeto é quem deve fazer a limpeza e abordar o projeto novamente - talvez de uma perspectiva diferente. Mas, nesse caso, o gerente de projeto precisa saber o que deu errado e não cometer o mesmo erro novamente. Um bom gerente de projeto deve ser capaz de identificar o que deu errado e oferecer soluções alternativas (consulte o ponto 3).
Mantenha a compostura e lidere bem. Colabore com a sua equipe para encontrar a solução certa para todos.
5. Delega bem
Por que delegar bem é importante? Um gerente de projeto pode fazer mais. Talvez você consiga assumir a função e contribuir por algum tempo, mas, eventualmente, as demandas por seu tempo o sobrecarregarão.
Na verdade, você obterá mais resultados se capacitar as pessoas imediatamente.
"O limite superior do que é possível aumentará somente com cada colaborador que você capacitar para contribuir com seu melhor trabalho para suas prioridades compartilhadas. Da mesma forma, seu poder diminui com cada iniciativa que você retém desnecessariamente", observa Jesse Sostrin, da PwC, no artigo
.
Para isso, os gerentes de projeto bem-sucedidos compreendem os pontos fortes e fracos das pessoas que gerenciam e, em seguida, utilizam e empregam seus pontos fortes para aumentar o resultado.
Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp
com seus recursos de transparência, relatórios, detalhes e comentários. E sua hierarquia é fácil de usar - robusta o suficiente para
mas com compartilhamentos de privacidade que podem ser personalizados para gerentes ou apenas para colaboradores selecionados.
6. Prioriza o trabalho
Nem todo item pode ser a prioridade número um. Por sua própria definição, algo tem que cair para o número dois. Um bom gerente de projeto entenderá
para a equipe e, em seguida, fazer a escolha certa.
O segredo aqui? Entender o
urgente vs. importante
e eliminar o ruído. Um patrocinador ou
pode gritar sobre o ASAP, mas um bom gerente de projeto mantém a calma e sabe como priorizar o que é mais importante.
Por que isso é importante? Porque as tarefas importantes agregam valor. Esse é o valor da matriz Eisenhower. O
Matriz de Eisenhower é um sistema baseado em quadrantes
em que as tarefas são separadas por sua importância e valor.
Depois de entender a importância e o valor de cada tarefa, um bom gerente de projeto estimará o tempo envolvido para cada uma delas e, a partir daí, as classificará por importância.
7. Colabora e ouve
Colaborar significa trabalhar em conjunto e, para fazer isso com sucesso, é fundamental ouvir ativamente. Não é possível colaborar sem ouvir e procurar entender.
Se você estiver trabalhando com uma equipe de projeto de desenvolvimento e o código estiver falhando ou não passar no controle de qualidade, será necessário avaliar a situação antes de chegar a uma conclusão precipitada. Uma ou duas perguntas iniciais podem não levar à resposta exata de que você precisa - em vez disso, talvez seja necessário usar abordagens diferentes para encontrar a solução.
Trabalhar em conjunto ajuda a tentar coisas novas, fazer experimentos e encontrar uma solução mais adiante.
Um bom gerente de projeto incentivará isso
e criar um ambiente estimulante, em vez de isolar cada pessoa em seu próprio silo.
Boas ferramentas, como
e esses outros
ferramentas de colaboração on-line
podem ajudá-lo a realizar esse trabalho.
Ao ter um conjunto transparente de projetos e tarefas, os membros da equipe podem ver o que precisam fazer e as datas em que precisam concluí-los. Boas ferramentas de colaboração devem promover a produtividade, não prejudicá-la.
bônus:_ *Modelos de currículo de gerenciamento de projetos* _!**_
8. Gerencia o tempo
Uma das principais funções de um gerente de projeto é garantir que a equipe cumpra os prazos e mantenha o cronograma do projeto em dia.
Isso não significa monitorar cada minuto gasto nas tarefas ou microgerenciar cada movimento (isso seria um pesadelo), mas sim entender o que precisa ser feito e quando precisa ser concluído.
também inclui o acompanhamento do que está acontecendo no momento e quais recursos estão disponíveis para quais tarefas. É nesse ponto que uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp se destaca, pois é possível dividir o trabalho em partes gerenciáveis que alimentam as metas maiores da sua equipe.
9. Foco nas partes interessadas
Uma parte interessada é qualquer pessoa que afeta ou é afetada por seu projeto e seus resultados.
Essas pessoas têm interesse no que você está fazendo, portanto, você precisa garantir que elas sejam mantidas atualizadas sobre o que está acontecendo. Um bom gerente de projeto manterá as partes interessadas informadas, mas também explicará o que é necessário para entregar o que elas estão buscando.
É isso que um bom gerente de projeto faz - ele constrói relacionamentos com as partes interessadas e os membros da equipe. Dessa forma, quando surgem mudanças ou desafios, o gerente de projeto pode tomar a iniciativa antes que isso se torne um problema maior.
10. Motivar
Por fim, um bom gerente de projeto deve entender o que é possível e quais são os limites.
Quando se depara com um desafio, ele deve ser criativo o suficiente para criar suas próprias soluções e maneiras de enfrentá-lo. Ele também deve pensar fora da caixa quando se trata de gerenciamento de projetos para se manter atualizado. Ele também deve pensar fora da caixa quando se trata de gerenciamento de projetos para se manter atualizado. Veja o que a nova tecnologia pode fazer para tornar o projeto mais rápido e melhor.
Gerentes de projeto inovadores e criativos são o que impulsionam os projetos. Eles apresentam soluções para problemas que as pessoas não sabiam que existiam e encontram maneiras de tornar possível o que antes era impossível.
Essas dicas e técnicas de gerenciamento de tempo ajudarão:
Torne-se um ótimo gerente de projetos para sua equipe
Os gerentes de projeto eficazes sabem o que é necessário para transformar um projeto sem graça em um projeto realmente bem-sucedido. Isso requer uma combinação de habilidades interpessoais, gerenciamento e liderança, juntamente com o conjunto de habilidades técnicas corretas para priorizar o trabalho e tomar as decisões certas.
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