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Quando você ouve “multifuncional”, o que vem à sua mente?
É provável que você tenha pensado em colaboração ou equipes antes de pensar na palavra disfuncional. Mas essa é frequentemente a realidade de muitas equipes multifuncionais.
Por quê?
Há uma série de razões pelas quais as equipes multifuncionais têm dificuldade em funcionar bem. A questão mais interessante, no entanto, é como construir equipes multifuncionais verdadeiramente produtivas que realizem um excelente trabalho e obtenham resultados? 📈
É isso que este guia explica. Primeiro, é sempre uma boa ideia começar com uma definição sólida.
O que são equipes multifuncionais?
As equipes multifuncionais são compostas por membros de diferentes departamentos e áreas de especialização que coordenam esforços para atingir um objetivo comum.
A colaboração multifuncional bem-sucedida ocorre quando as equipes reúnem diferentes perspectivas e especialidades para criar uma abordagem abrangente para resolver melhor os problemas, tomar decisões mais inteligentes e executar projetos.
Benefícios das equipes multifuncionais
Com equipes multifuncionais, você tem acesso a recursos adicionais que, de outra forma, não teria. Quanto mais recursos, melhores resultados. Mas isso é apenas a ponta do iceberg quando se trata do valor exato das equipes multifuncionais. 🧊
A Harvard Business Review enfatizou a importância das equipes multifuncionais, destacando que “os sistemas de capacidades mais importantes não se encaixam perfeitamente nos agrupamentos projetados há muitas décadas. Na verdade, grande parte da distinção em um sistema de capacidades poderoso decorre das faíscas criadas quando pessoas com diferentes origens, habilidades, tecnologias e perspectivas constroem práticas e processos juntas”.
Considere os seguintes benefícios:
Aumento da produtividade
As equipes multifuncionais podem trabalhar mais rapidamente porque as habilidades especializadas de diferentes departamentos ou áreas de especialização são reunidas para trabalhar em um único problema — utilizando, em última análise, sua experiência funcional. Elas atuam como um facilitador para que as ideias surjam em todas as equipes relevantes.
Rapidez na comunicação
As equipes multifuncionais tendem a ir mais longe do que qualquer equipe de função única devido à grande riqueza de recursos aos quais as equipes têm acesso quando cada membro da equipe tem especialização em diferentes áreas. Além disso, tenha em mente que uma equipe multifuncional não precisa ser grande. Elas podem ser pequenas, mas poderosas. 🛼
Autonomia para evitar gargalos
Você já viu o meme do cachorro segurando sua própria coleira? Isso resume bem o que são equipes multifuncionais.
Devido à sua estrutura, uma equipe multifuncional tende a cultivar bastante autonomia, o que significa que não é retardada ou prejudicada por longos processos de aprovação. Isso significa que os objetivos podem ser alcançados mais rapidamente. 💪
Comunique melhor as suas ideias
As equipes multifuncionais abrem o diálogo e ajudam na colaboração da equipe de forma muito mais rápida. Isso permite uma melhor compreensão das tarefas, reduz falhas de comunicação e, por fim, acelera o progresso da equipe.
Crie um trabalho de maior qualidade
As equipes multifuncionais oferecem aos indivíduos a oportunidade de trabalhar em tarefas que exigem uma variedade de habilidades e conhecimentos. Isso muitas vezes permite que eles assumam projetos mais interessantes e desafiadores do que normalmente fariam.
Leia: Você tende a encontrar soluções mais criativas quando permite que uma equipe multifuncional se misture e faça o seu trabalho. 💡
Por quê? Porque uma equipe multifuncional permite uma espécie de ambiente inovador. As equipes podem experimentar e brincar com ideias, mesmo que as tarefas e responsabilidades do projeto recaiam sobre membros específicos com conhecimentos específicos.
Responsabilidade
Uma equipe multifuncional tem um maior senso de propriedade, pois cada departamento desempenha um papel importante no sucesso do projeto. Isso leva a uma maior responsabilidade, o que se traduz em um resultado positivo para o crescimento, o estabelecimento de objetivos e a organização como um todo. 💸
Custo-benefício
As equipes multifuncionais reduzem custos ao diminuir a quantidade de tempo e recursos necessários para concluir projetos e tarefas. Cerca de 70% dos líderes que atingem consistentemente suas metas de otimização de custos trabalham com equipes multifuncionais, em comparação com 40% que não o fazem.
Quais são os tipos de equipes multifuncionais?
Se você pode construir isso, é provável que exista uma equipe multifuncional que o ajudará a realizar essa tarefa. Aqui está uma lista das equipes multifuncionais mais comuns que vale a pena conhecer. 🛠️
- Equipes focadas: essas equipes são formadas temporariamente para se concentrar em uma tarefa ou projeto específico e geralmente se dissolvem após a conclusão da tarefa ou projeto.
- Equipes funcionais: esse tipo de equipe é composta por especialistas de disciplinas específicas que trabalham juntos para resolver problemas ou desenvolver projetos dentro da área de sua especialização.
- Equipes executivas: a tomada de decisões importantes sobre a direção, os objetivos e a estratégia geral de uma empresa se beneficia da formação de equipes executivas.
- Forças-tarefa: as forças-tarefa multifuncionais são geralmente formadas para resolver problemas ou encontrar soluções para problemas específicos.
- Equipes consultivas: quando você precisa oferecer consultoria e insights abrangentes sobre determinadas áreas relacionadas à organização, você forma uma equipe consultiva de colaboração multifuncional.
- Equipes conjuntas: isso ocorre quando membros de diferentes organizações e entidades se reúnem para alcançar um objetivo comum.
- Equipes matriciais: essas equipes são formadas por membros de diferentes departamentos que colaboram em um projeto ou tarefa e se reportam aos gerentes de seus departamentos.
Como construir uma equipe multifuncional de sucesso
1. Crie uma visão clara
É importante estabelecer uma visão e um objetivo claros para o projeto, para que todos entendam o que estão buscando alcançar. Independentemente de qual seja sua visão, ela precisa ser organizada, gerenciada e armazenada em algum lugar.
É aqui que o ClickUp ajuda você a construir seu centro de controle de missões. Dessa forma, os gerentes de projeto estabelecem sua visão em toda a sua grandeza. Afinal, as ideias são apenas isso se não forem colocadas em prática e divididas em etapas viáveis.
O ClickUp funciona muito bem para as necessidades mais básicas, bem como para as exigências de equipes de alto desempenho. Com visualizações em quadro e calendário, as equipes ficam a par do que precisa ser feito e quando, além de terem uma visão geral da execução do projeto. Os documentos do ClickUp são compartilhados, as edições são salvas em tempo real e o progresso é altamente visual.
Precisa lidar com dependências de tarefas ou projetos? O ClickUp também oferece personalização total para isso.
2. Estabeleça funções e objetivos principais
Antes de iniciar o projeto, é importante atribuir funções e objetivos a cada membro da equipe. Isso facilita a coordenação da equipe e mantém todos alinhados. Os objetivos se beneficiam de atribuições de funções e marcos claramente definidos.
Com o ClickUp, configurar e acompanhar os marcos do projeto torna-se algo natural. O ClickUp permite que uma equipe ágil multifuncional transforme uma tarefa em um marco. Você também pode filtrar por eles, caso queira ver um roteiro de todos os marcos que a equipe completou.
3. Oferecer suporte
À medida que as equipes se comunicam, discutem em sessões de brainstorming e elaboram estratégias, certifique-se de fornecer todo o apoio necessário. Funcionalmente, isso se resume às ferramentas que você usa e como você as usa.
Certifique-se de que seus processos de suporte estejam bem documentados. Felizmente, você pode usar ferramentas de mapa mental para conectar facilmente os pontos e visualizar um fluxo de trabalho completo para o seu processo de suporte.
Além disso, a ferramenta de chat integrada do ClickUp faz com que você não precise alternar entre contextos ao trabalhar com sua equipe. Basta iniciar um chat dentro da plataforma e se comunicar com qualquer pessoa da sua equipe.
São pequenas coisas como essa que fazem uma grande diferença quando você está no meio do trabalho, gerenciando tarefas e marcos ou conduzindo reuniões ágeis.
4. Incentive a colaboração e a criatividade
Incentive os membros da equipe a colaborar, compartilhar novas ideias e pensar fora da caixa quando se trata de resolver problemas. É aqui que softwares de quadro branco como o ClickUp Whiteboards se destacam.
Como uma área criativa criada para brainstorming, você dificilmente vai querer usar qualquer outra ferramenta nas etapas iniciais da criação de um projeto. As equipes colaboram em tempo real, salvam conceitos, desenham diagramas explicativos e usam recursos de detecção de colaboração para evitar trabalho duplicado ou repetitivo!
5. Reconheça e recompense as conquistas
Reconheça e recompense os membros individualmente, bem como a equipe coletivamente, por suas conquistas. Isso ajudará a promover um senso de responsabilidade e propriedade sobre o projeto.
O problema é que muitas organizações não documentam e não fornecem uma explicação clara sobre como os funcionários serão recompensados ou reconhecidos pelo seu trabalho. O uso do ClickUp Docs ajuda a centralizar documentos operacionais e organizacionais em um único lugar, facilitando a busca por informações críticas pelas equipes.
Além disso, você não precisa começar do zero. Use o modelo de cultura empresarial do ClickUp para documentar tudo o que você espera da sua equipe e como você irá recompensá-la. Quando as equipes sabem que serão reconhecidas, elas sempre se esforçam um pouco mais no trabalho.
Exemplos de desafios para equipes multifuncionais com modelos
Quando você trabalha de forma multifuncional, é inevitável que surjam lacunas de conhecimento. Quando as equipes não têm clareza quanto às funções e/ou treinamento, isso leva a uma colaboração ineficiente e a uma queda na produtividade.
Mas esse não é o único desafio que uma equipe multifuncional enfrenta no dia a dia. Muitas delas precisam lidar com estilos de organização e comunicação. Aqui estão mais alguns.
Funções e responsabilidades pouco claras
Com uma variedade de funções e responsabilidades, é difícil para as equipes determinar quem é responsável por quê. A menos que haja um fluxo de trabalho pré-determinado pela liderança que dite como uma equipe multifuncional funcionará — juntamente com a centralização intencional dessa responsabilidade —, as equipes ficarão presas a funções e responsabilidades pouco claras.
Em vez disso, use um modelo pré-construído para obter uma vantagem inicial no seu organograma, para que todos saibam exatamente quem é responsável por quê.
Silos de dados
Os silos de dados ocorrem quando diferentes departamentos trabalham de forma independente e não compartilham dados, ainda mais quando utilizam plataformas SaaS completamente diferentes para gerenciar qualquer informação.
É provável que a pilha de tecnologia que a equipe de vendas usa seja diferente daquela usada pelas equipes de branding e design. E daí? É aqui que centralizar sua carga de trabalho do início ao fim é fundamental. 🔑
Uma equipe multifuncional precisa de uma fonte única de informações para trabalhar. Dessa forma, as tarefas são organizadas e atribuídas, as atualizações são as mesmas e acessíveis a todos na equipe de marketing ou em outros departamentos, e todos trabalham seguindo as mesmas diretrizes.
Se você precisa reunir equipes em um único espaço, por que não trabalhar com um modelo personalizado para garantir que todos e todas as equipes sejam considerados? Facilite o sucesso de uma equipe multifuncional com visibilidade dos projetos e status, para que as equipes de vendas e marketing possam colaborar melhor.
Alocação inadequada de recursos
Uma variedade de recursos, materiais, tecnologia e dinheiro requer uma alocação adequada ao longo de um projeto, do início ao fim. Sem as ferramentas e os sistemas adequados para que isso aconteça, a má alocação de recursos apenas funciona como um obstáculo no caminho das equipes multifuncionais para chegar à linha de chegada.
Objetivos, funções e prazos claros são essenciais para que uma equipe multifuncional trabalhe com sucesso. Sem esses elementos, os membros da equipe podem não ter certeza do que se espera deles e quando.
Não utilize em excesso ou subutilize os membros da sua equipe tentando adivinhar quem pode trabalhar em quê. Identifique seus recursos disponíveis e use este modelo para acompanhar, gerenciar e ajustar a disponibilidade de recursos em um local central.
Combate aos fluxos de trabalho em equipe
É claro que há recursos a serem gerenciados e tarefas a serem atribuídas, mas problemas de fluxo de trabalho tendem a surgir quando equipes multifuncionais trabalham juntas. A abordagem de trabalho de uma equipe pode não ser adequada para outra, e esses compromissos precisam ser feitos por ambos os lados.
As diferenças na terminologia e nos fluxos de trabalho tornam muito mais difícil para uma equipe multifuncional colaborar de forma produtiva. Se você tivesse que resumir o principal desafio para uma equipe multifuncional, ele se resumiria ao desalinhamento.
Isso é basicamente o cerne de muitos dos pontos críticos existentes. Isso significa que, para formar uma equipe multifuncional de sucesso, é necessário abordar a forma como seu fluxo de trabalho se alinha.
Alinhe todas as equipes criando uma lista de documentação de processos e procedimentos. Felizmente, este modelo gratuito de processos e procedimentos simplifica a delegação e a determinação dos fluxos de trabalho das equipes ou, pelo menos, documenta como cada um funciona, para que não haja mais confusão entre os departamentos.
Faça mais de forma multifuncional com o poder do ClickUp
A plataforma intuitiva e personalizável do ClickUp permite que as equipes configurem espaços de trabalho e tarefas com o clique de um botão e atribuam tarefas aos membros da equipe com facilidade.
Ele também oferece recursos robustos de relatórios, permitindo que os membros da equipe obtenham rapidamente informações sobre o andamento das tarefas e projetos. Com o ClickUp, as equipes compartilham arquivos e comentários em tempo real, o que lhes dá acesso instantâneo às atualizações mais recentes, além de permitir que trabalhem de qualquer lugar.