Quando você ouve "multifuncional", o que lhe vem à mente?
É provável que você tenha pensado em colaboração ou equipes antes de pensar na palavra disfuncional. Mas essa costuma ser a realidade de muitas equipes multifuncionais.
Por quê?
Há uma série de motivos pelos quais as equipes multifuncionais têm dificuldade para funcionar bem. No entanto, a pergunta mais interessante é: como criar equipes multifuncionais realmente produtivas, que realizem um excelente trabalho e obtenham resultados? 📈
É sobre isso que este guia o orienta. Primeiro, é sempre uma boa ideia começar com uma definição sólida.
O que são equipes multifuncionais?
As equipes multifuncionais são compostas por membros de diferentes departamentos e áreas de especialização que coordenam esforços para atingir um objetivo comum.
Bem-sucedidas colaboração multifuncional acontece quando as equipes reúnem diferentes perspectivas e especialidades para criar uma abordagem abrangente para resolver melhor os problemas, tomar decisões mais inteligentes e executar projetos .
Benefícios das equipes multifuncionais
Com as equipes multifuncionais, você tem acesso a recursos adicionais que, de outra forma, talvez não tivesse. Quanto mais recursos, melhores serão os resultados. Mas essa é apenas a ponta do iceberg no que diz respeito ao valor exato que as equipes multifuncionais podem ter. 🧊
As Revista de Negócios da Harvard enfatizou a importância das equipes multifuncionais, destacando: "Os sistemas de recursos mais importantes não se encaixam perfeitamente em agrupamentos criados há muitas décadas. Na verdade, grande parte da distinção em um sistema de recursos poderoso decorre das faíscas criadas quando pessoas com diferentes formações, habilidades, tecnologias e perspectivas desenvolvem práticas e processos em conjunto."
Considere os seguintes benefícios:
Um aumento na produtividade
Funcionalidade cruzada as equipes podem trabalhar mais rapidamente porque as habilidades especializadas de diferentes departamentos ou áreas de especialização são reunidas para trabalhar em um único problema - usando, em última análise, sua experiência funcional. Eles atuam como facilitadores para que as ideias surjam em todas as equipes relevantes.
Velocidade de comunicação
O recurso Annotation do ClickUp permite que as equipes atribuam comentários aos arquivos para uma colaboração mais rápida
As equipes multifuncionais tendem a ir mais longe do que qualquer equipe com uma única função, devido à grande quantidade de recursos que as equipes acessam quando cada membro da equipe tem diferentes conhecimentos especializados na área. Além disso, lembre-se de que uma equipe multifuncional não precisa ser enorme. Ela pode ser pequena, mas poderosa. 🛼
Autonomia para evitar gargalos
Você já se deparou com o meme do cachorro segurando a própria coleira? Isso é bem parecido com as equipes multifuncionais em poucas palavras.
Devido à forma como são estruturadas, uma equipe multifuncional tende a cultivar muita autonomia, o que significa que ela não é retardada ou estrangulada por longos processos de aprovação. Isso significa que as metas podem ser atingidas mais rapidamente. 💪
Comunicar melhor as ideias
Agilize a comunicação e envie projetos mais rapidamente com o ClickUp Whiteboards. Faça brainstorming, planeje, crie estratégias e comunique-se com sua equipe em tempo real
As equipes multifuncionais abrem o diálogo e ajudam com colaboração da equipe muito mais rápido. Isso permite uma melhor compreensão das tarefas, reduz as falhas de comunicação e, por fim, acelera o progresso da equipe.
Criar trabalho de maior qualidade
As equipes multifuncionais oferecem aos indivíduos a oportunidade de trabalhar em tarefas que exigem uma variedade de habilidades e conhecimentos. Isso geralmente permite que eles assumam projetos mais interessantes e desafiadores do que normalmente fariam.
Leia: Você tende a encontrar soluções mais criativas quando permite que uma equipe multifuncional se misture e faça o que tem de fazer. 💡
Por quê? Porque uma equipe multifuncional permite uma espécie de caixa de areia inovadora. As equipes podem experimentar e brincar com ideias, mesmo que as tarefas e responsabilidades do projeto recaiam sobre membros específicos com conhecimentos específicos.
Responsabilidade
Uma equipe multifuncional tem um maior senso de propriedade, pois cada departamento desempenha um papel importante no sucesso do projeto. Isso leva a uma maior responsabilidade, o que é positivo para o crescimento, a definição de metas e a organização como um todo. 💸
Custo-benefício
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
As equipes multifuncionais reduzem os custos ao diminuir a quantidade de tempo e recursos necessários para concluir projetos e tarefas. Sobre a 70% dos líderes que atingem consistentemente suas metas de otimização de custos trabalham com equipes multifuncionais, em comparação com 40% que não o fazem.
Quais são os tipos de equipes multifuncionais?
Se você pode construí-la, é provável que haja uma equipe multifuncional que o ajudará a realizá-la. Aqui está uma lista das equipes multifuncionais mais comuns com as quais vale a pena se familiarizar. 🛠️
- Equipes focadas: Essas equipes são reunidas temporariamente para se concentrar em uma tarefa ou projeto específico e geralmente se dissolvem após a conclusão da tarefa ou do projeto
- Equipes funcionais: Esse tipo de equipe é composto por especialistas de disciplinas específicas que trabalham juntos para resolver problemas oudesenvolver projetos dentro da área de sua especialidade
- Equipes executivas: A tomada de decisões importantes sobre a direção, as metas e a estratégia geral de uma empresa se beneficia da formação de equipes executivas
- Forças-tarefa: As forças-tarefa multifuncionais geralmente são formadas para resolver problemas ou encontrar soluções para problemas específicos
- **Equipes de consultoria: quando é necessário oferecer conselhos e percepções abrangentes sobre determinadas áreas relacionadas à organização, forma-se uma equipe de consultoria de colaboração multifuncional
- Equipes conjuntas: Isso acontece quando membros de diferentes organizações e entidades se reúnem para atingir um objetivo comum
- Equipes matriciais: Essas equipes são formadas por membros de diferentesdepartamentos que colaboram entre si em um projeto ou tarefa e se reportam aos gerentes de seus departamentos
Como criar uma equipe multifuncional bem-sucedida
1. Crie uma visão clara
É importante estabelecer uma visão e um objetivo claros para o projeto, para que todos entendam para o que estão trabalhando. Independentemente de qual seja a sua visão, ela precisa ser organizada, gerenciada e armazenada em algum lugar.
É aqui que o ClickUp ajuda você criar seu centro de controle de missão . Dessa forma, os gerentes de projeto estabelecem sua visão em toda a sua grandeza. Afinal de contas, as ideias são apenas isso se não forem colocadas em prática e divididas em sprints factíveis .
Reúna todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com os Dashboards
O ClickUp funciona muito bem para as necessidades mais básicas, bem como para as demandas exigidas das equipes de alto desempenho. Com quadros e visualizações de calendário as equipes são informadas sobre o que deve ser feito e quando, além de uma visão geral da execução do projeto. Documentos do ClickUp são compartilhados, as edições são salvas em tempo real e o progresso é altamente visual.
Precisa com tarefa ou dependências do projeto ? O ClickUp também oferece total personalização disso.
2. Estabeleça as principais funções e metas
Antes de iniciar o projeto, é importante atribuir funções e objetivos a cada membro da equipe. Isso facilita a coordenação e a sintonia da equipe. As metas se beneficiam de atribuições de funções e marcos claramente delineados.
Visualize os marcos do projeto com a visualização de Gantt no ClickUp
Com o ClickUp, a configuração e o controle de marcos do projeto torna-se uma segunda natureza. O ClickUp permite que uma equipe ágil multifuncional transforme uma tarefa em um marco. Você também pode filtrar por eles, caso queira ver um roteiro de todos os marcos que a equipe concluiu.
3. Fornecer suporte
À medida que as equipes se comunicam, conversam em sessões de brainstorming e elaboram estratégias, certifique-se de fornecer bastante suporte. Em termos funcionais, isso se resume às ferramentas que você usa e como as usa.
Crie seu processo de suporte na ferramenta Mind Maps do ClickUp para visualizar todo o fluxo de trabalho
Certifique-se de que seus processos de suporte estejam bem documentados. Felizmente, você pode usar Mapa mental para conectar facilmente os pontos e visualizar um fluxo de trabalho completo para seu processo de suporte.
Além disso, A ferramenta de bate-papo integrada do ClickUp faz com que você não precise alternar os contextos ao trabalhar com sua equipe. Basta iniciar um bate-papo na plataforma e se comunicar com qualquer pessoa da sua equipe.
São pequenas coisas como essa que fazem uma grande diferença quando você está nas trincheiras do gerenciamento de tarefas, e marcos ou em execução reuniões ágeis .
4. Incentivar a colaboração e a criatividade
Incentive os membros da equipe a colaborar compartilhar novas ideias e pensar fora da caixa quando se trata de resolver problemas. É aqui que software de quadro branco como Quadros brancos ClickUp brilhar.
A Detecção de Colaboração permite que as equipes trabalhem e editem simultaneamente nos quadros brancos do ClickUp
Como uma caixa de areia criativa criada para brainstorming, você dificilmente desejará usar qualquer outra ferramenta nos estágios iniciais de dar vida a um projeto. As equipes colaboram em tempo real salve conceitos, desenhe diagramas explicativos e use recursos de detecção de colaboração para evitar trabalho duplicado ou repetitivo!
5. Reconheça e recompense as conquistas
Reconheça e recompense os membros individualmente, bem como a equipe equipe coletivamente por suas realizações . Isso ajudará a promover um senso de responsabilidade e propriedade sobre o projeto.
O problema é que há muitas organizações que não documentam e não fornecem uma explicação clara de como os funcionários serão recompensados ou reconhecidos por seu trabalho. O uso do ClickUp Docs ajuda a centralizar os documentos operacionais e organizacionais em um só lugar, de modo que seja fácil para as equipes pesquisarem informações críticas.
Centralize as informações e os recursos sobre a cultura da sua empresa em um único espaço com este modelo do ClickUp Docs
Além disso, você não precisa começar do zero. Use o modelo de cultura da empresa do ClickUp para documentar tudo o que você quer da sua equipe e como vai recompensá-la. Quando as equipes souberem que serão reconhecidas, elas sempre vão querer dar um pouco mais de atenção ao trabalho.
Exemplos de desafios para equipes multifuncionais com modelos
Quando se trabalha com várias funções, é natural que surjam lacunas de conhecimento. Quando as equipes não têm clareza de função e/ou treinamento, isso leva a uma colaboração ineficiente e a uma queda na produtividade.
Mas esse não é o único desafio que uma equipe multifuncional enfrenta no dia a dia. Muitos deles têm a ver com estilos de organização e comunicação. Aqui estão mais alguns.
Funções e responsabilidades pouco claras
Com uma variedade de funções e responsabilidades, é difícil para as equipes determinar quem é responsável pelo quê. A menos que haja um fluxo de trabalho predeterminado pela liderança que determine como uma equipe multifuncional será executada - juntamente com a centralização intencional dessa responsabilidade -, as equipes estão fadadas a ficar presas a funções e responsabilidades pouco claras.
Visualize facilmente a estrutura e o layout de suas equipes com este modelo simples de organograma para quadro branco
Em vez disso, use um modelo pré-criado para começar a trabalhar em seu organograma para que todos saibam exatamente quem é responsável pelo quê.
Silos de dados
Os silos de dados ocorrem quando diferentes departamentos estão trabalhando de forma independente e não compartilham dados - ainda mais quando estão usando plataformas SaaS completamente diferentes para gerenciá-los.
É provável que a pilha de tecnologia que a equipe de vendas está usando seja diferente da pilha que as equipes de marca e design usam . E então? É nesse ponto que a centralização de sua carga de trabalho do início ao fim é fundamental. 🔑
Uma equipe multifuncional precisa de uma fonte de verdade para trabalhar. Dessa forma, as tarefas são organizadas e atribuídas, as atualizações são as mesmas e acessíveis a todos na equipe de marketing ou em qualquer outro lugar, e todos estão trabalhando sob as mesmas diretrizes.
Conecte as equipes de toda a organização com este modelo detalhado Gerenciamento de equipes Modelo de plano
Se você precisa reunir equipes em um único espaço, por que não trabalhar com um modelo personalizado para garantir que todos e todas as equipes sejam contabilizados? Simplifique o trabalho de uma equipe multifuncional com visibilidade dos projetos e status para que a equipe de vendas e marketing possa colaborar melhor.
Alocação deficiente de recursos
Uma variedade de recursos, materiais, tecnologia e dinheiro exige a alocação adequada em um projeto do início ao fim. Sem as ferramentas e os sistemas adequados para que isso aconteça, a má alocação de recursos funciona apenas como um gargalo no caminho das equipes multifuncionais até a linha de chegada.
Objetivos, funções e cronogramas claros são essenciais para que uma equipe multifuncional trabalhe com sucesso. Sem esses elementos, os membros da equipe podem não ter certeza do que se espera deles e quando.
Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para manter o controle dos materiais, mão de obra e outros itens da organização para cada projeto
Não use demais nem subutilize os membros da sua equipe adivinhando quem pode trabalhar em quê. Identifique os recursos disponíveis e use este modelo para monitorar, gerenciar e ajustar a disponibilidade de recursos em um local central.
Combate aos fluxos de trabalho da equipe
É claro que há recursos para gerenciar e tarefas para atribuir, mas os problemas de fluxo de trabalho tendem a surgir quando equipes multifuncionais trabalham juntas. A abordagem de trabalho de uma equipe pode não ser adequada para outra, e esses compromissos precisam ser feitos por ambas as partes.
As diferenças de terminologia e fluxos de trabalho tornam muito mais difícil para uma equipe multifuncional colaborar de forma produtiva. Se você tivesse que resumir o desafio número um para uma equipe multifuncional, ele se resumiria ao desalinhamento.
Ele está praticamente no centro de muitos dos pontos problemáticos existentes. Isso significa que, para formar uma equipe multifuncional bem-sucedida, é necessário abordar o alinhamento do seu fluxo de trabalho.
Use este modelo para estabelecer processos em sua organização, destacando como as tarefas se alinham e potencialmente fluem para outras equipes
Alinhe todas as equipes criando uma lista de documentação de processos e procedimentos. Felizmente, este modelo gratuito de processo e procedimento simplifica a delegação e a determinação dos fluxos de trabalho da equipe ou, pelo menos, documenta como cada um funciona para que não haja mais confusão entre os departamentos.
Faça mais em todas as funções com o poder do ClickUp
A plataforma intuitiva e personalizável do ClickUp permite que as equipes configurem espaços de trabalho e tarefas com o clique de um botão e atribuam tarefas aos membros da equipe com facilidade.
Ela também oferece recursos robustos de geração de relatórios, permitindo que os membros da equipe obtenham rapidamente insights sobre o andamento de tarefas e projetos. Com o ClickUp, as equipes compartilham arquivos e comentários em tempo real, dando-lhes acesso instantâneo às atualizações mais recentes, além de permitir que as equipes trabalhem de qualquer lugar.