então, o que são _dependências no gerenciamento de projetos ?
Para começar, elas são inevitáveis.
É como se você dependesse do seu contador para as finanças.
Ou de seu chefe para as aprovações.
Para simplificar, gerenciamento de projetos é impossível sem dependências.
Neste artigo, discutiremos o que são dependências, mostraremos os diferentes tipos e exemplos reais de dependências e como gerenciá-las facilmente.
Se você gosta mais de aprender visualmente, confira este vlog sobre dependências no gerenciamento de projetos!
O que são dependências no gerenciamento de projetos?
Dependências são qualquer tarefa, ocorrência ou condição:
- Que depende da conclusão de uma tarefa anterior
- Ou da qual uma tarefa sucessora é dependente
Elas ajudam os gerentes de projeto a entender o relacionamento entre as tarefas, dando-lhes uma ideia clara sobre a ordem em que devem executá-las.
_Você acha que poderia entender isso melhor se tivesse um exemplo?
Felizmente, há muitos exemplos de dependências de projetos.
Aqui está um exemplo simples:
Digamos que você seja o gerente de projeto e tenha que discutir as metas deste mês com sua equipe de projeto em uma reunião.
Isso depende de você ter feito a reunião primeiro, certo?
E isso depende da preparação de sua reunião.
Aqui há uma dependência.
4 termos-chave relacionados à dependência
Entendemos que as dependências do projeto podem parecer um pouco assustadoras no início.
Mas não se preocupe, aqui está um detalhamento de alguns termos específicos relacionados a dependências no gerenciamento de projetos:
- Restrição: as restrições do projeto são restriçõesatrasos, barreiras ou gargalos em um fluxo de trabalho.
A mais comum é a restrição tripla (tempo, custo e escopo do projeto ), mas há outros fatores, como regulamentação e questões ambientais, que constituem todas as restrições.
- Caminho crítico : Esse é o conjunto ou a cadeia de tarefas essenciais que devem ser concluídas em um projeto para chegar à linha de chegada
- Defasagem: O tempo de atraso é a duração pela qual você atrasa uma tarefa seguinte em relação à tarefa anterior
Por exemplo, uma determinada tarefa B deve ser iniciada em cinco dias, quando a tarefa A for concluída. No entanto, a tarefa predecessora A foi excluída e, portanto, a tarefa B começou em sete dias. Como resultado, considera-se que a tarefa B tem um atraso de dois dias (5+2)
- Lead: O tempo de avanço é a duração pela qual uma atividade sucessora pode ser acelerada ou avançada em relação à tarefa anterior.
Por exemplo, a tarefa B deve ser iniciada quando a tarefa A for concluída, o que ocorrerá em oito dias. Entretanto, se a tarefa predecessora A for concluída mais cedo e a tarefa B começar em apenas cinco dias, considera-se que a tarefa B tem uma vantagem de três dias (8-5).
Tipos de dependências e exemplos enfrentados pelos gerentes de projeto
Agora você sabe o que são dependências... Mas quantos tipos diferentes de dependências existem?
Nota: Esta é uma visão detalhada dos diferentes tipos de dependências que você pode encontrar ao gerenciar projetos. No entanto, se você quiser simplesmente pular para aprender como gerenciar suas dependências, clique aqui.
Tipos de dependências com base em condições
Aqui estão algumas das principais dependências comuns que você pode enfrentar.
1. Dependência lógica
As dependências lógicas, também conhecidas como dependências causais, são as que ocorrem naturalmente em um fluxo de trabalho, e você não pode se esquivar delas.
Não é possível executar tarefas com dependências lógicas simultaneamente.
Por exemplo, quando você está fazendo um vestido, o design vem primeiro e, depois, você pode começar a costurar. Ou, quando estiver fazendo um vídeo de mídia social o roteiro e o storyboard precisam ser planejados antes da filmagem.
2. Dependências de recursos
As dependências baseadas em recursos são detectadas quando duas ou mais tarefas precisam dos mesmos recursos para serem concluídas. Pode haver apenas um número limitado de número limitado desses recursos . O recurso pode ser um membro da equipe, um componente importado de uma máquina, fundos, profissionais qualificados etc.
Por exemplo, você precisa do disco rígido que contém os relatórios deste mês. Infelizmente, a equipe financeira também precisa. Portanto, um de vocês terá de esperar!
3. Dependências entre equipes
Isso ocorre quando diferentes membros da equipe multifuncional ou departamentos dependem uns dos outros para concluir um projeto ou uma atividade de projeto complexa. Laura Moonan gerente de projetos da Hospital da Clínica Cleveland a Cleveland Clinic Hospital, Inc., encontrou esse tipo de dependência ao trabalhar com médicos e com a equipe de conteúdo.
"Como gerente de projetos de um hospital, o uso de fluxos de trabalho e dependências pela nossa equipe é fundamental para a precisão, a comunicação e a consistência. Para que pudéssemos criar artigos com precisão médica para o conteúdo voltado para o consumidor, era necessário que os médicos editassem ou aprovassem o conteúdo em si. Uma dependência com a qual tivemos dificuldades foi quem iria revisar o conteúdo e quando?
"Antes de usar o software de gerenciamento de projetos, eu precisava de um departamento separado para identificar o médico e, em seguida, enviar um e-mail solicitando suas alterações ou aprovação. Por implementar as dependências do ClickUp minha linha do tempo do projeto ficou mais precisa e todos os envolvidos sabiam em que fase o projeto estava - aguardando revisão, pronto para enviar ou havia um bloqueador."
Leia mais: Guia para gerenciamento de projetos na área de saúde
4. Dependências externas
Há sempre algumas coisas que os gerentes de projeto não podem levar em conta no plano do projeto porque estão fora de seu controle. Essas são dependências externas. Erica Tahan gerente de Projetos de Marketing Digital da DENTRO a equipe do departamento de TI, trabalha frequentemente com dependências externas: comunicações e solicitações de clientes.
Quando você trabalha com marketing de agência, comunicação com o cliente é enorme, especialmente quando um projeto depende de recursos entregáveis do cliente (ou seja, criativo, marca, etc.). Por trazer os clientes para o gerenciamento de projetos para comunicação e prestação de contas, conseguimos realizar menos reuniões, reduzir a comunicação por e-mail e proporcionar um senso de transparência aos nossos pontos de contato.
"Coisas como a atribuição de tarefas, a configuração das notificações corretas quando os prazos estão se aproximando e os relatórios automatizados foram um grande progresso na redução dos problemas de dependência anteriores e melhoraram muito o relacionamento entre as equipes internas e os pontos de contato com o cliente."
5. Dependências internas
Uma dependência interna é o oposto de uma dependência externa. O controle está nas mãos das equipes de projeto sem nenhuma dependência de partes externas.
As empresas têm muitas dependências internas. Christa Reed gerente de Produto Júnior da Buscador de emprego descreve como sua equipe simplificou as dependências que vêm com a contratação e a integração de novos membros da equipe.
"Uma das maiores dependências que temos em nossa empresa é a logística por trás da contratação de novos funcionários. Por exemplo, precisamos trabalhar com o departamento de TI para que o novo funcionário tenha acesso ao computador e ao e-mail adequados. Também precisamos solicitar os suprimentos necessários, como cartões de visita ou crachá de identificação da empresa. Além disso, temos de coletar e revisar as credenciais do novo funcionário e garantir que estejam atualizadas antes que ele possa começar a trabalhar.
para superar esse desafio, implementamos várias estratégias diferentes para agilizar nosso processo de contratação, como a criação de uma função de "coordenador de contratação" em nossa empresa. Essa pessoa é responsável por supervisionar o processo de contratação do início ao fim e garantir que tudo esteja no caminho certo, trabalhando de forma multifuncional e mantendo todos na mesma página.
6. Dependências preferenciais
Em termos simples, as dependências preferenciais são aquelas que você prefere ter.
Uma dependência preferencial não é obrigatória para a conclusão do projeto. No entanto, você a deseja porque ela melhora a qualidade dos resultados do projeto.
Vamos dar um bom exemplo.
Um blogueiro pode editar seu trabalho logo após concluir a redação. Mas ele pode preferir um intervalo de algumas horas antes da edição para detectar mais erros. Essa é uma dependência preferencial que aumenta a qualidade do blog.
Mas ainda não terminamos!
Algumas outras dependências comuns incluem:
- Dependência direta: quando a tarefa A depende totalmente da tarefa B
- Dependência transitiva: dependências que sua tarefa precisa apenas porque outra dependência precisa delas
- Dependência opcional: dependências que existem somente se uma condição ou item específico for usado em um projeto
- Dependência ascendente: uma condição em que algo deve ocorrer antes que o projeto possa começar a trabalhar em outra coisa
- Dependência obrigatória: também conhecida como lógica rígida. São tarefas dependentes que são essenciais na natureza do trabalho e são legalmente exigidas
- Vinculação bidirecional : Cria uma relação entre tarefas com um caminho para a página, documento ou tarefa onde você insere um link de referência.
Bônus: saiba como_ **Mostrar dependências no Excel !
Mudar de Waterfall para Agile para remover gargalos e dependências Mercy Y. Gituroanalista de negócios da
KB Logística conta sua experiência de como a Metodologia Waterfall criou mais gargalos e dependências e sugere um método alternativo.
"Quando trabalhei em um projeto em que usamos o método tradicional de cascata, não verificamos com o cliente nem recebemos feedback em todas as etapas. As desvantagens disso começaram a aparecer quando o projeto estava quase na fase de entrega e percebemos que um requisito não havia sido cumprido e que eram necessárias mais mudanças. Ao perceber esse problema, procurei meu gerente e perguntei se poderíamos considerar a adoção do método Metodologia ágil . A aprovação do meu gerente para mudar para uma mentalidade ágil economizou dinheiro para a empresa, pois minha equipe recebeu feedback das partes interessadas antes de implementar novas alterações ou adições e, o mais importante, antes da entrega final.
Como gerenciar dependências no gerenciamento de projetos?
Lidar com dependências não é brincadeira.
Quer se trate de um recurso, tempo, qualidade ou custo, um gerente de projeto deve lidar com tudo para garantir que as atividades do projeto permaneçam no caminho certo.
Caso contrário, o projeto fracassará.
No entanto, os gerentes de projeto sempre podem facilitar as coisas com o planejamento adequado e o software de gerenciamento de projetos correto.
Portanto, vamos começar a gerenciar!
1. Identificar dependências e restrições
A primeira coisa a fazer é entender as dependências e restrições das tarefas que podem ter um impacto em seu projeto.
Você terá que fazer um brainstorming para saber onde existem todas as dependências.
Portanto, é melhor anotar todas as restrições e dependências do projeto que você identificar.
Você verá algumas das tarefas:
- Dependem da conclusão de outras tarefas
- Estão relacionadas umas às outras
- Precisam ser concluídas para garantir que o fluxo de trabalho não seja interrompido
Mas qual é o objetivo de apenas anotar essas dependências de gerenciamento de projetos?
Coloque-as em prática com um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp.
Aqui, os gerentes de projeto podem definir três tipos de Dependências de tarefas :
- Esperando em: Todas as tarefas que precisam ser concluídas antes dessa tarefa
- Bloqueio: Todas as tarefas que não podem ser iniciadas a menos que essa tarefa seja concluída
- Link to: Todas as tarefas que estão relacionadas, mas não dependem umas das outras
Tudo o que você precisa fazer é clicar no menu '...' para abrir o menu de ação da tarefa e, em seguida, adicionar uma ou mais tarefas como um tipo de dependência de sua escolha.
Como alternativa, você pode criar um relação de dependência entre tarefas usando a função Relacionamentos .
Além disso, talvez seja mais fácil gerenciar as dependências do projeto se você puder criar uma linha do tempo das tarefas do seu projeto.
como?
Bem, você sempre pode usar o velho marcador de quadro para criar seu diagrama de rede. Ou usar ferramentas complexas de repositório de software, como Python, para criar um gráfico de dependência .
Ou... você poderia Linha do tempo do ClickUp ou Gantt para identificar dependências.
Você pode facilmente criar e visualizar suas tarefas aqui. Basta adicionar a data de início, Data de vencimento e outros detalhes para cada um deles e, em seguida, comece a visualizar sua linha do tempo!
Dessa forma, você pode identificar facilmente quais tarefas são dependentes umas das outras:
Quer saber a diferença entre as duas visualizações? Dê uma olhada em nossa_ Gráfico de Gantt vs. linha do tempocomparação .
2. Adicione as dependências ao seu plano de projeto
A próxima coisa a fazer é adicionar todas as dependências ao seu carta de projeto .
Se a lista de dependências for curta, isso é muito bom.
No entanto, se for longa, adicione apenas as dependências essenciais ao seu plano de projeto.
Use Documentos do ClickUp para elaborar uma carta de projeto e documentar suas dependências.
O edição de rich text as possibilidades no Docs são infinitas.
Adicione cabeçalhos, banners, listas numéricas, fontes, tabelas etc.
Você pode até mesmo Modelo o esboço de seu rascunho no Docs para economizar tempo ao criar cartas de princípios para projetos futuros.
Infelizmente, como criar uma boa carta de projeto pode ser um processo demorado.
Aqui está a solução. Gráfico de Gantt do ClickUp foi projetado para definir rapidamente as dependências.
Bônus:_ **Cartas da equipe Quão rápido?
Basta desenhar linhas entre as tarefas e ele define automaticamente as dependências.
Quer reagendar?
Ative a opção "Reschedule Dependencies" e, em seguida, simplesmente arraste e solte uma tarefa com Dependencies.
Não se preocupe com a outra cadeia de tarefas.
Elas não serão bagunçadas. Em vez disso, as tarefas serão reagendadas automaticamente.
Não se esqueça de adicionar a tag Marcos para manter o controle de suas conquistas incríveis.
E, o mais importante, para tomar um drinque e comemorar com seus colegas depois do trabalho!
3. Calcule o caminho crítico
_Você identificou muitas dependências?
Então é um bom momento para encontrar o caminho crítico.
Encontrar o caminho crítico o ajuda a priorizar suas tarefas e dependências para garantir que o projeto inteiro não falhe.
Agora, não vamos impedi-lo de voltar àquele seu quadro de anotações para determinar o caminho crítico.
Mas aqui vai uma ideia.
Você pode usar a visualização de Gantt do ClickUp para calcular o caminho crítico também!
E tudo o que você terá que fazer é clicar algumas vezes.
- Abrir a visualização de Gantt
- Clique no ícone de cálculos de caminho
- Ative a opção "Caminho crítico"
E pronto! Aí está seu caminho crítico.
4. Compartilhe com as partes interessadas
Você deve sempre manter seus acionistas informados .
Quando eles estão cientes das dependências e restrições do projeto, eles têm uma melhor compreensão do seu funcionamento.
O estatuto do projeto pode comunicar esses detalhes aos seus acionistas.
Entretanto, se você estiver usando o ClickUp, não precisará enviar nenhum documento aos acionistas.
Basta usar o Compartilhamento público para compartilhar sua Listas linhas do tempo, mapas mentais, gráfico de Gantt e muito mais.
Você provavelmente está preocupado com a privacidade, certo?
Use Permissões avançadas para criar Funções personalizadas e até mesmo definir configurações de permissão específicas para Visitantes membros da equipe e administradores.
5. Rastrear dependências
Por fim, como um bom gerente de projeto, você deve rastrear e visualizar constantemente suas dependências para entregar uma conclusão bem-sucedida.
Para isso, você deve acompanhar as tarefas concluídas e o progresso feito por diferentes equipes.
Então, basicamente horas e horas de e-mails, reuniões e ligações? Não.
Você precisa de um ferramenta de gerenciamento de projetos para rastrear as dependências do projeto com facilidade e precisão.
_Lembra-se das diferentes Dependências que o ClickUp oferece?
Bem, rastreá-las também é muito conveniente devido às notificações e aos avisos de dependência de tarefas.
Portanto, se você estiver tentando fechar uma tarefa com Dependências, não haverá confusão.
As Aviso incompleto o notificará se for uma tarefa dependente e estiver inacabada. Assim, todo o cronograma e as tarefas do projeto não são afetados.
E você sempre receberá Notificações quando:
- Uma nova dependência de projeto é adicionada ou removida
- Uma tarefa ou item de trabalho é desbloqueado e pode ser iniciado
Dessa forma, nada passa despercebido!
Quando chegar a hora de rastrear essas dependências, basta usar o gráfico de Gantt, a visualização da linha do tempo ou até mesmo o Visualização de quadro se você gosta do Kanban abordagem.
Todas essas exibições mantêm o fluxo de trabalho e a Status da tarefa claro como o dia, para que você não precise ficar pedindo atualizações.
Depende do ClickUp para dependências
Veja, as dependências vieram para ficar.
Não há projeto sem elas.
A boa notícia é que as dependências não são de todo ruins.
Você só precisa gerenciá-las da maneira correta para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.
E a maneira mais fácil de fazer isso é por meio do ClickUp.
Esqueça documentos e softwares como o Python Package Index, pois o ClickUp é a única ferramenta de que você precisará.
De gerenciamento de tarefas e gráficos de Gantt a Estimativas de tempo e gerenciamento de dependências, o ClickUp pode fazer tudo isso.
É o pacote definitivo e um especialista em lidar com vários projetos ao mesmo tempo.
Assim obtenha o ClickUp gratuitamente e gerencie as dependências esperadas (e inesperadas) como um profissional.
